17. Masraf, iş avansı ve harcırah

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

İş için yaptığınız harcamaları fişiyle birlikte telefondan girersiniz. Masraf önce yöneticinizin, gerekirse ek onaycıların, sonra muhasebenin onayından geçer ve size iade edilir. Seyahatten önce iş avansı isteyebilir, seyahat gündeliğinizi (harcırah) şirket politikasına göre otomatik hesaplatabilirsiniz.

Bu bölüm çalışanlar ve onaycılar (yöneticiler) içindir. Ayarlar, muhasebe ekranı ve dışa aktarma için bkz. 18. Masraf yönetimi ve muhasebe.

Bu bölümde

• Masraflarım kutusu
• Masraf ekleme (fişle)
• Fişsiz kalem ekleme
• Harcırah (seyahat gündeliği) ekleme
• Masrafı gönderme ve uyarılar
• Masrafın durumunu izleme
• Düzeltme istenen masrafı düzeltme
• Avans isteme (iş avansı)
• Harcamaları avanstan mahsup etme
• Onaycı olarak masraf onaylama

Başlamadan önce: Masraf modülü şirkette kapalı gelir. Masraflarım kutusunu görmüyorsanız yöneticinize ya da BT ekibinize sorun. İş avansı ve harcırah ayrı ayrı açılır; kapalıysa Avans iste ve Harcırah ekle düğmeleri görünmez.

Masraflarım kutusu

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Benim Alanım → Masraflarım (bilgisayarda Pano → Benim Alanım)

Ne işe yarar: Onay bekleyen ve size ödenecek toplamı, son masraflarınızı ve durumlarını tek bakışta gösterir.

1. Alttaki menüden Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Benim Alanım'ı seçin; Masraflarım kutusuna gelin. Bilgisayarda Pano → Benim Alanım'dadır. Bugün ekranının üstündeki Masraflarım kutucuğuna dokunarak da gelebilirsiniz.
2. Üstte iki toplam görünür: Onay bekleyen ve Ödenecek.
3. Altında son masraflarınız durumlarıyla listelenir (Taslak, Yönetici onayında, Ödemeye hazır …). Bir masrafa dokunarak ayrıntısını açın.
4. Kutudaki düğmeler: Masraf ekle, Avans iste, Masraflarım (tüm liste). Onaycıysanız Onay bekleyen (N), muhasebeyseniz Muhasebe ve Rapor da görünür.

İpucu: Telefonda sağ alttaki + düğmesinden de Masraf ekle'ye ulaşırsınız (bkz. 00. Başlarken).

Masraf ekleme (fişle)

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraflarım → Masraf ekle

Ne işe yarar: Bir iş için yaptığınız harcamaları (bir ya da birden çok fiş) tek masrafta toplar.

1. Masraf ekle'ye dokunun.
2. Başlık yazın (ör. "Ekim — İzmir fuarı").
3. Neden yapıldı? (gerekçe) alanını doldurun. Gerekçe zorunludur; onaycılar görür.
4. Masraf iadesi nasıl ödensin? listesinden şirketinizin sunduğu yolu seçin (ör. Havale / EFT, Bordro ile).
5. Kalemler bölümünde Fiş fotoğrafı çek'e dokunun ve fişin fotoğrafını çekin. Fotoğraf bilgisayarınızdaysa ya da PDF faturanız varsa Dosya seç (fotoğraf / PDF)'i kullanın.
   • Fişte e-Arşiv / e-Fatura karekodu varsa bilgiler (satıcı, vergi numarası, tarih, belge no, tutar, KDV) kendiliğinden dolar ve kalem "karekodla doğrulandı" olarak işaretlenir. Karekodlu fiş cihazınızda okunur, dışarı gönderilmez.
   • Karekod yoksa ve şirketiniz açtıysa fiş yapay zekâ ile okunur; alanları mutlaka kontrol edin.
6. Her kalemde tarih, kategori, tutar (KDV dahil), KDV oranı ve gerekiyorsa satıcı, belge no, açıklama alanlarını kontrol edin. Yabancı para birimindeki kalemde belge tarihindeki kuru girin.
7. Başka fişler için 5. adımı tekrarlayın. Bir masrafta birden çok kalem ve fiş olabilir.
8. İşiniz bitmediyse Taslak kaydet'e, hazırsa Gönder'e dokunun (bkz. Masrafı gönderme).

İpucu: Fotoğraf telefonda küçültülür (en çok 2000 piksel); fişin tamamı ve yazılar okunur olsun, fişi düz bir zemine koyun.

Dikkat: Aynı fişi iki kez girerseniz sistem uyarır ya da gönderimi engeller (şirket kuralına göre).

Sık sorulanlar:

• Taslağım ne kadar saklanır? Hiç gönderilmemiş bir taslak 180 gün boyunca değiştirilmezse fişleriyle birlikte silinir.
• Fişi kim görür? Siz, onay zincirindeki kişiler, muhasebe ve modül admini.

Fişsiz kalem ekleme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraf ekle → Fişsiz kalem ekle

Ne işe yarar: Fişi olmayan küçük harcamaları (ör. otopark, köprü) girer.

1. Masraf penceresinde Fişsiz kalem ekle'ye dokunun.
2. Tarih, kategori, tutar ve açıklamayı yazın.
3. Masrafı kaydedin ya da gönderin.

Dikkat: Şirketiniz fişsiz kalem için bir üst sınır belirler; sınırın üstündeki fişsiz kalem uyarı verir ya da gönderilemez.

Harcırah (seyahat gündeliği) ekleme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraf ekle → Harcırah ekle

Ne işe yarar: Şehir dışı ya da yurt dışı iş seyahatinizin gündeliğini şirket politikasına göre hesaplar. Tutarı siz yazmazsınız; sistem hesaplar.

Başlamadan önce: Harcırah seyahatten sonra girilir; dönüş tarihi bugünden sonra olamaz. Seyahatten önce paraya ihtiyacınız varsa iş avansı isteyin.

1. Masraf penceresinde Harcırah ekle'ye dokunun.
2. Bölge seçin: Yurt içi (şehir dışı) ya da Yurt dışı.
3. Yurt içindeyse Gidilen şehir'i yazın, yurt dışındaysa Ülke'yi seçin.
4. Gidiş tarihi ve Dönüş tarihi'ni seçin.
5. Şirketin karşıladıkları bölümüne, şirketin ödediği gece ve öğün sayılarını yazın: Konaklama (gece), Kahvaltı, Öğle yemeği, Akşam yemeği. Bunlar gündelikten düşülür.
6. Hesapla'ya dokunun. Hesap satırında gün sayısı, günlük tutar ve düşüm görünür (ör. "1 gün × 1.200,00 TL − düşüm 360,00 TL").
7. Doğruysa Kalem olarak ekle'ye dokunun. Yurt dışı harcırahta, dönüş tarihindeki kur'u girmeniz istenir.

Nasıl hesaplanır?

• Birden çok günlük seyahatte gidiş ve dönüş günleri yarım gündelik sayılır (şirket ayarı).
• Aynı gün dönüşte gündeliğin bir yüzdesi ödenir (varsayılan %50).
• Yurt dışında tutar ve para birimi ülkenin grubuna (A / B / C) göre belirlenir.
• Unvanınıza göre bir çarpan uygulanabilir (ör. müdürler için 1,5).
• Yurt içinde şirketin belirlediği vergi istisnası sınırını aşan kısım bordroda "vergiye tabi" olarak gösterilir.

Dikkat: Aynı tarihlere ikinci bir harcırah girerseniz sistem uyarır ya da gönderimi engeller. Bir masrafta en çok 10 harcırah kalemi olabilir.

Masrafı gönderme ve uyarılar

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraf penceresi → Gönder

Ne işe yarar: Masrafı onaya gönderir. Şirket kurallarına uymayan bir durum varsa önce sizi uyarır.

1. Masraf penceresinde Gönder'e dokunun.
2. Bir kural uyarısı çıkarsa (fişsiz kalem, kategori limiti, hafta sonu tarihi, KDV tutarı uyumsuz, çok eski tarih, mükerrer belge…) uyarıyı okuyun.
   • Uyarı ise kısa bir açıklama yazıp Yine de gönder'e dokunabilirsiniz; onaycılar açıklamanızı görür. Düzeltmek isterseniz Geri dön ve düzelt'e dokunun.
   • Engel ise önce düzeltmeniz gerekir.
3. Gönderince masraf Yönetici onayında olur. Onay sırası pencerenin altında yazar (ör. "yöneticiniz (Murat Çelik), gerekirse ek onaycılar, sonra muhasebe").

Dikkat: Gönderdikten sonra masrafı değiştiremezsiniz. Onaycı düzeltme isterse masraf taslağa döner.

Masrafın durumunu izleme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraflarım → masrafa dokunun

1. Masraflarım kutusunda masrafa dokunun.
2. Üstte onay adımları kutucuklar hâlinde görünür: Admin (adıyla), ek onaycılar, Muhasebe, Ödeme. Tamamlanan adımda ✓, bekleyende "bekliyor" yazar.
3. Altta kalemler (tarih, kategori, satıcı / belge, KDV, tutar) ve Gör ile fiş görüntüsü, en altta Geçmiş vardır.

Durumlar: Taslak · Yönetici onayında · Ek onayda · Muhasebede · Ödemeye hazır · Ödendi · Reddedildi · İptal edildi. İş avansında ayrıca Verildi (açık) ve Kapandı. Muhasebe onayı, ödeme, ret, düzeltme isteği ve başkasının yaptığı iptal size telefon bildirimi olarak gelir (e-posta gönderilmez). Yönetici ve ek onaylarda bildirim gelmez; adımları masraf ayrıntısından izlersiniz.

Düzeltme istenen masrafı düzeltme

Kimler için: Çalışan

1. "Masrafınızda düzeltme istendi" bildirimine dokunun ya da masrafı Masraflarım'dan açın. Onaycının notu ayrıntıda görünür.
2. Masraf Taslak durumundadır; istenen düzeltmeyi yapın.
3. Gönder'e dokunun. Onay sırası baştan başlar.

Avans isteme (iş avansı)

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraflarım → Avans iste

Ne işe yarar: Seyahat ya da iş öncesinde şirketten para alırsınız; sonra harcamalarınızı bu avanstan düşersiniz.

1. Avans iste'ye dokunun.
2. Başlık, Avans neden gerekiyor? (gerekçe), Tutar ve Para alanlarını doldurun. TL dışında bir para biriminde bugünkü kuru da girin.
3. Ne zaman gerekiyor? tarihini ve Nasıl verilsin? (ör. Havale / EFT) seçin.
4. Gönder'e dokunun. Avans, masrafla aynı onay sırasından geçer: yöneticiniz, gerekirse ek onaycılar, sonra muhasebe.
5. Muhasebe avansı ödediğinde size "Avansınız ödendi" bildirimi gelir; avans Verildi (açık) olur.

Dikkat:

• Şirketiniz tek avans için bir üst sınır ve kişi başı açık avans sayısı (genellikle 1) belirleyebilir. Kapanmamış avansınız varken yenisini gönderemezsiniz.
• Avans verildikten belirli bir süre sonra (varsayılan 30 gün) hâlâ kapanmamışsa haftada bir hatırlatma alırsınız.

Harcamaları avanstan mahsup etme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Masraf ekle → Avanstan mahsup edilsin mi?

Ne işe yarar: Avansla yaptığınız harcamaları avansa bağlar. Bu masraflar size ayrıca ödenmez; avanstan düşülür.

1. Avansınız Verildi (açık) durumundayken Masraf ekle'ye dokunun.
2. Avanstan mahsup edilsin mi? listesinden avansınızı seçin (ör. "Frankfurt fuarı · kalan 20.000,00 TL"). Seçince ödeme şekli sorulmaz.
3. Kalemleri (fişleri, harcırahı) her zamanki gibi ekleyip Gönder'e dokunun.
4. Masraflarınız onaylandıktan sonra muhasebe avansı kapatır:
   • Harcamalarınız avanstan azsa, kalan tutarı şirkete geri ödersiniz (havale, kasa ya da bordrodan kesinti).
   • Harcamalarınız avanstan fazlaysa, fark size ödenir.

İpucu: Avansın kalan tutarı Masraflarım kutusunda "Açık avans (kalan)" olarak görünür.

Onaycı olarak masraf onaylama

Kimler için: Yönetici, ek onaycı · Nerede: Masraflarım → Onay bekleyen (N)

Ne işe yarar: Ekibinizin masraf ve avans taleplerini onaylar, reddeder ya da düzeltme istersiniz.

1. "Masraf onayınızı bekliyor" bildirimine (ya da e-postasına) dokunun ya da Masraflarım kutusunda Onay bekleyen (N)'e dokunun.
2. Listede kişi, başlık ve tutar görünür. Birden çok masrafı işaretleyip Seçilenleri onayla ile toplu onaylayabilirsiniz.
3. Bir masrafa dokunun: kalemleri, fişleri (Gör), kural uyarılarını ve çalışanın açıklamasını inceleyin.
4. Karar verin:
   • Onayla: masraf bir sonraki onaycıya ya da muhasebeye geçer.
   • Düzeltme iste: not yazmanız gerekir; masraf taslak olarak çalışana döner.
   • Reddet: not yazmanız gerekir; masraf reddedilir, çalışana bildirilir.

Dikkat:

• Kendi masrafınızı onaylayamazsınız.
• Siz izindeyseniz yerinize bakan kişi de onaylayabilir.
• Masraf gönderildikten sonra değiştiyse onay durdurulur; düzeltme isteyin ya da reddedin.
• Avansa bağlı bir masrafın avansı bu arada kapandıysa masraf onaylanamaz; düzeltme isteyin, çalışan avans seçimini kaldırıp yeniden gönderir.