17. Xərc, xidməti avans və ezamiyyə

Ekran görüntüləri Prozence-in türkcə interfeysini və uydurma "Örnek Teknoloji A.Ş." məlumatlarını göstərir.

İş üçün çəkdiyiniz xərcləri qəbzi ilə birlikdə telefondan daxil edirsiniz. Xərc əvvəlcə rəhbərinizin, lazım gələrsə əlavə təsdiqləyicilərin, sonra mühasibatlığın təsdiqindən keçir və sizə qaytarılır. Ezamiyyədən əvvəl xidməti avans istəyə, ezamiyyə gündəliyinizi (ezamiyyə) şirkət siyasətinə uyğun olaraq avtomatik hesablada bilərsiniz.

Bu bölmə işçilər və təsdiqləyicilər (rəhbərlər) üçündür. Ayarlar, mühasibatlıq ekranı və ixrac üçün bax: 18. Xərclərin idarə edilməsi və mühasibat.

Bu bölmədə

• Xərclərim qutusu
• Xərc əlavə etmə (qəbzlə)
• Qəbzsiz bənd əlavə etmə
• Ezamiyyə (ezamiyyə gündəliyi) əlavə etmə
• Xərci göndərmə və xəbərdarlıqlar
• Xərcin statusunu izləmə
• Düzəliş istənilən xərci düzəltmə
• Avans istəmə (xidməti avans)
• Xərcləri avansdan çıxma
• Təsdiqləyici kimi xərci təsdiqləmə

Başlamazdan əvvəl: Xərc modulu şirkətdə bağlı gəlir. Xərclərim qutusunu görmürsünüzsə rəhbərinizdən və ya İT komandasından soruşun. Xidməti avans və ezamiyyə ayrı-ayrılıqda açılır; bağlıdırsa Avans istə və Ezamiyyə əlavə et düymələri görünmür.

Xərclərim qutusu

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Alətlər → Mənim sahəm → Xərclərim (kompüterdə Lövhə → Mənim sahəm) · Versiya: 0.93.0, Mənim sahəm 0.96.0

Nə üçündür: Təsdiq gözləyən və sizə ödəniləcək cəmi, son xərclərinizi və onların statuslarını bir baxışda göstərir.

1. Alt menyudan Alətlər-ə toxunun və üst zolaqdan Mənim sahəm-i seçin; Xərclərim qutusuna gəlin. Kompüterdə Lövhə → Mənim sahəm bölməsindədir. Bu gün ekranının üstündəki Xərclərim kvadratına toxunmaqla da gələ bilərsiniz.
2. Üstdə iki cəm görünür: Təsdiq gözləyən və Ödəniləcək.
3. Altında son xərcləriniz statusları ilə sıralanır (Qaralama, Rəhbərin təsdiqində, Ödənişə hazır …). Bir xərcə toxunaraq təfərrüatını açın.
4. Qutudakı düymələr: Xərc əlavə et, Avans istə, Xərclərim (bütün siyahı). Təsdiqləyicisinizsə Təsdiq gözləyən (N), mühasibatlıqdasınızsa Mühasibatlıq və Hesabat da görünür.

Məsləhət: Telefonda sağ alt küncdəki + düyməsindən də Xərc əlavə et-ə çata bilərsiniz (bax: 00. Başlanğıc).

Xərc əlavə etmə (qəbzlə)

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərclərim → Xərc əlavə et · Versiya: 0.93.0

Nə üçündür: Bir iş üçün çəkdiyiniz xərcləri (bir və ya bir neçə qəbz) tək xərcdə toplayır.

1. Xərc əlavə et-ə toxunun.
2. Başlıq yazın (məs. "Oktyabr — İzmir sərgisi").
3. Nə üçün edilib? (səbəb) sahəsini doldurun. Səbəb məcburidir; təsdiqləyicilər onu görür.
4. Xərcin qaytarılması necə ödənilsin? siyahısından şirkətinizin təklif etdiyi yolu seçin (məs. Bank köçürməsi, Əmək haqqı ilə).
5. Bəndlər bölməsində Qəbzin şəklini çək-ə toxunun və qəbzin şəklini çəkin. Şəkil kompüterinizdədirsə və ya PDF qaimə-fakturanız varsa Fayl seç (şəkil / PDF) düyməsindən istifadə edin.
   • Qəbzdə e-Arşiv / e-Faktura QR-kodu varsa məlumatlar (satıcı, vergi nömrəsi, tarix, sənəd №, məbləğ, ƏDV) öz-özünə dolur və bənd "QR-kodla təsdiqləndi" kimi qeyd olunur. QR-kodlu qəbz cihazınızda oxunur, kənara göndərilmir.
   • QR-kod yoxdursa və şirkətiniz aktivləşdiribsə, qəbz süni intellektlə oxunur; sahələri mütləq yoxlayın.
6. Hər bənddə tarix, kateqoriya, məbləğ (ƏDV daxil), ƏDV dərəcəsi və lazım gələrsə satıcı, sənəd №, izahat sahələrini yoxlayın. Xarici valyutadakı bənddə sənəd tarixindəki məzənnəni daxil edin.
7. Başqa qəbzlər üçün 5-ci addımı təkrarlayın. Bir xərcdə bir neçə bənd və qəbz ola bilər.
8. İşiniz bitməyibsə Qaralamanı saxla-ya, hazırdırsa Göndər-ə toxunun (bax: Xərci göndərmə).

Məsləhət: Şəkil telefonda kiçildilir (ən çox 2000 piksel); qəbzin hamısı və yazılar oxunaqlı olsun, qəbzi düz səthə qoyun.

Diqqət: Eyni qəbzi iki dəfə daxil etsəniz sistem xəbərdarlıq edir və ya göndərməyə icazə vermir (şirkət qaydasına görə).

Tez-tez verilən suallar:

• Qaralamam nə qədər saxlanılır? Heç göndərilməmiş qaralama 180 gün ərzində dəyişdirilməzsə qəbzləri ilə birlikdə silinir.
• Qəbzi kim görür? Siz, təsdiq zəncirindəki şəxslər, mühasibatlıq və modul admini.

Qəbzsiz bənd əlavə etmə

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərc əlavə et → Qəbzsiz bənd əlavə et · Versiya: 0.93.0

Nə üçündür: Qəbzi olmayan kiçik xərcləri (məs. dayanacaq, körpü) daxil edir.

1. Xərc pəncərəsində Qəbzsiz bənd əlavə et-ə toxunun.
2. Tarixi, kateqoriyanı, məbləği və izahatı yazın.
3. Xərci yadda saxlayın və ya göndərin.

Diqqət: Şirkətiniz qəbzsiz bənd üçün yuxarı hədd müəyyən edir; həddi aşan qəbzsiz bənd xəbərdarlıq verir və ya göndərilə bilmir.

Ezamiyyə (ezamiyyə gündəliyi) əlavə etmə

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərc əlavə et → Ezamiyyə əlavə et · Versiya: 0.94.0

Nə üçündür: Şəhərdən kənar və ya xaricə iş ezamiyyətinizin gündəliyini şirkət siyasətinə uyğun hesablayır. Məbləği siz yazmırsınız; sistem hesablayır.

Başlamazdan əvvəl: Ezamiyyə, ezamiyyətdən sonra daxil edilir; qayıdış tarixi bu gündən sonra ola bilməz. Ezamiyyətdən əvvəl pula ehtiyacınız varsa xidməti avans istəyin.

1. Xərc pəncərəsində Ezamiyyə əlavə et-ə toxunun.
2. Bölgə seçin: Ölkədaxili (şəhərdən kənar) və ya Xaric.
3. Ölkə daxilindədirsə Gedilən şəhər-i yazın, xaricdədirsə Ölkə-ni seçin.
4. Gediş tarixi və Qayıdış tarixi-ni seçin.
5. Şirkətin ödədikləri bölməsinə şirkətin ödədiyi gecə və yemək sayını yazın: Yaşayış (gecə), Səhər yeməyi, Nahar, Şam yeməyi. Bunlar gündəlikdən çıxılır.
6. Hesabla-ya toxunun. Hesab sətrində gün sayı, gündəlik məbləğ və çıxılan hissə görünür (məs. "1 gün × 1.200,00 TL − çıxılan 360,00 TL").
7. Düzgündürsə Maddə kimi əlavə et-ə toxunun. Xaricə ezamiyyədə qayıdış tarixindəki məzənnə-ni daxil etməyiniz istənir.

Necə hesablanır?

• Bir neçə günlük ezamiyyətdə gediş və qayıdış günləri yarım gündəlik sayılır (şirkət ayarı).
• Eyni gün qayıdışda gündəliyin bir faizi ödənilir (standart olaraq 50%).
• Xaricdə məbləğ və valyuta ölkənin qrupuna (A / B / C) görə müəyyən edilir.
• Vəzifənizə görə bir vurğu tətbiq oluna bilər (məs. müdirlər üçün 1,5).
• Ölkə daxilində şirkətin müəyyən etdiyi vergi azadolması həddini aşan hissə əmək haqqı cədvəlində "vergiyə cəlb olunan" kimi göstərilir.

Diqqət: Eyni tarixlərə ikinci ezamiyyə daxil etsəniz sistem xəbərdarlıq edir və ya göndərməyə icazə vermir. Bir xərcdə ən çox 10 ezamiyyə bəndi ola bilər.

Xərci göndərmə və xəbərdarlıqlar

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərc pəncərəsi → Göndər · Versiya: 0.93.0

Nə üçündür: Xərci təsdiqə göndərir. Şirkət qaydalarına uyğun gəlməyən hal varsa əvvəlcə sizi xəbərdar edir.

1. Xərc pəncərəsində Göndər-ə toxunun.
2. Qayda xəbərdarlığı çıxarsa (qəbzsiz bənd, kateqoriya limiti, həftəsonu tarixi, ƏDV məbləği uyğunsuz, çox köhnə tarix, təkrar sənəd…) xəbərdarlığı oxuyun.
   • Xəbərdarlıq-dırsa qısa izahat yazıb Yenə də göndər-ə toxuna bilərsiniz; təsdiqləyicilər izahatınızı görür. Düzəltmək istəsəniz Geri qayıt və düzəlt-ə toxunun.
   • Maneə-dirsə əvvəlcə düzəltməlisiniz.
3. Göndərdikdən sonra xərc Rəhbərin təsdiqində olur. Təsdiq sırası pəncərənin altında yazılır (məs. "rəhbəriniz (Murat Çelik), lazım gələrsə əlavə təsdiqləyicilər, sonra mühasibatlıq").

Diqqət: Göndərdikdən sonra xərci dəyişə bilməzsiniz. Təsdiqləyici düzəliş istəsə, xərc qaralamaya qayıdır.

Xərcin statusunu izləmə

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərclərim → xərcə toxunun · Versiya: 0.93.0

1. Xərclərim qutusunda xərcə toxunun.
2. Üstdə təsdiq addımları kvadratlar şəklində görünür: Rəhbər (adı ilə), əlavə təsdiqləyicilər, Mühasibatlıq, Ödəniş. Tamamlanan addımda ✓, gözləyəndə "gözləyir" yazılır.
3. Altda bəndlər (tarix, kateqoriya, satıcı / sənəd, ƏDV, məbləğ) və Bax ilə qəbz təsviri, ən altda Tarixçə var.

Statuslar: Qaralama · Rəhbərin təsdiqində · Əlavə təsdiqdə · Mühasibatlıqda · Ödənişə hazır · Ödənildi · Rədd edildi · Ləğv edildi. Xidməti avansda əlavə olaraq Verildi (açıq) və Bağlandı var. Mühasibatlığın təsdiqi, ödəniş, rədd, düzəliş istəyi və başqası tərəfindən edilən ləğv sizə telefon bildirişi kimi gəlir (e-poçt göndərilmir). Rəhbərin və əlavə təsdiqlərdə bildiriş gəlmir; addımları xərc təfərrüatından izləyirsiniz.

Düzəliş istənilən xərci düzəltmə

Kimlər üçün: İşçi · Versiya: 0.93.0

1. "Xərcinizdə düzəliş istənildi" bildirişinə toxunun və ya xərci Xərclərim-dən açın. Təsdiqləyicinin qeydi təfərrüatda görünür.
2. Xərc Qaralama statusundadır; istənilən düzəlişi edin.
3. Göndər-ə toxunun. Təsdiq sırası baştan başlayır.

Avans istəmə (xidməti avans)

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərclərim → Avans istə · Versiya: 0.94.0

Nə üçündür: Ezamiyyətdən və ya işdən əvvəl şirkətdən pul alırsınız; sonra xərclərinizi bu avansdan çıxırsınız.

1. Avans istə-yə toxunun.
2. Başlıq, Avans nə üçün lazımdır? (əsaslandırma), Məbləğ və Valyuta sahələrini doldurun. TL-dən başqa valyutada bugünkü məzənnəni də daxil edin.
3. Nə vaxt lazımdır? tarixini və Necə verilsin? (məs. Bank köçürməsi) seçin.
4. Göndər-ə toxunun. Avans xərclə eyni təsdiq sırasından keçir: rəhbəriniz, lazım gələrsə əlavə təsdiqləyicilər, sonra mühasibatlıq.
5. Mühasibatlıq avansı ödədikdə sizə "Avansınız ödənildi" bildirişi gəlir; avans Verildi (açıq) olur.

Diqqət:

• Şirkətiniz tək avans üçün yuxarı hədd və adam başına açıq avans sayı (adətən 1) müəyyən edə bilər. Bağlanmamış avansınız varkən yenisini göndərə bilməzsiniz.
• Avans verildikdən müəyyən müddət sonra (standart olaraq 30 gün) hələ də bağlanmayıbsa həftədə bir xatırlatma alırsınız.

Xərcləri avansdan çıxma

Kimlər üçün: İşçi · Harada: Xərc əlavə et → Avansdan çıxılsın? · Versiya: 0.94.0

Nə üçündür: Avansla çəkdiyiniz xərcləri avansa bağlayır. Bu xərclər sizə ayrıca ödənilmir; avansdan çıxılır.

1. Avansınız Verildi (açıq) statusundaykən Xərc əlavə et-ə toxunun.
2. Avansdan çıxılsın? siyahısından avansınızı seçin (məs. "Frankfurt sərgisi · qalıq 20.000,00 TL"). Seçdikdə ödəniş forması soruşulmur.
3. Bəndləri (qəbzləri, ezamiyyəni) həmişəki kimi əlavə edib Göndər-ə toxunun.
4. Xərcləriniz təsdiqləndikdən sonra mühasibatlıq avansı bağlayır:
   • Xərcləriniz avansdan azdırsa, qalan məbləği şirkətə geri ödəyirsiniz (bank köçürməsi, kassa və ya əmək haqqından tutulma).
   • Xərcləriniz avansdan çoxdursa, fərq sizə ödənilir.

Məsləhət: Avansın qalan məbləği Xərclərim qutusunda "Açıq avans (qalıq)" kimi görünür.

Təsdiqləyici kimi xərci təsdiqləmə

Kimlər üçün: Rəhbər, əlavə təsdiqləyici · Harada: Xərclərim → Təsdiq gözləyən (N) · Versiya: 0.93.0

Nə üçündür: Komandanızın xərc və avans sorğularını təsdiqləyir, rədd edir və ya düzəliş istəyirsiniz.

1. "Xərc təsdiqinizi gözləyir" bildirişinə (və ya e-poçtuna) toxunun və ya Xərclərim qutusunda Təsdiq gözləyən (N)-ə toxunun.
2. Siyahıda şəxs, başlıq və məbləğ görünür. Bir neçə xərci işarələyib Seçilənləri təsdiqlə ilə toplu təsdiq edə bilərsiniz.
3. Bir xərcə toxunun: bəndləri, qəbzləri (Bax), qayda xəbərdarlıqlarını və işçinin izahatını nəzərdən keçirin.
4. Qərar verin:
   • Təsdiqlə: xərc növbəti təsdiqləyiciyə və ya mühasibatlığa keçir.
   • Düzəliş istə: qeyd yazmalısınız; xərc qaralama olaraq işçiyə qayıdır.
   • Rədd et: qeyd yazmalısınız; xərc rədd edilir, işçiyə bildirilir.

Diqqət:

• Öz xərcinizi təsdiqləyə bilməzsiniz.
• Siz məzuniyyətdəsinizsə yerinizə baxan şəxs də təsdiqləyə bilər.
• Xərc göndərildikdən sonra dəyişibsə təsdiq dayandırılır; düzəliş istəyin və ya rədd edin.
• Avansa bağlı xərcin avansı bu arada bağlanıbsa xərc təsdiqlənə bilməz; düzəliş istəyin, işçi avans seçimini götürüb yenidən göndərir.