17. Spese, anticipi di lavoro e diaria

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Inserisci dal telefono le spese sostenute per lavoro, insieme alla ricevuta. La spesa passa prima dall'approvazione del tuo responsabile, se serve di altri approvatori e poi della contabilità, e ti viene rimborsata. Prima di un viaggio puoi richiedere un anticipo di lavoro e far calcolare automaticamente la diaria di viaggio (diaria) secondo la policy dell'azienda.

Questo capitolo è per i dipendenti e per gli approvatori (responsabili). Per le impostazioni, la schermata della contabilità e l'esportazione vedi 18. Gestione delle spese e contabilità.

In questo capitolo

• Il riquadro Le mie spese
• Aggiungere una spesa (con ricevuta)
• Aggiungere una voce senza ricevuta
• Aggiungere una diaria (diaria di viaggio)
• Inviare la spesa e gli avvisi
• Seguire lo stato della spesa
• Correggere una spesa per cui è stata richiesta una correzione
• Richiedere un anticipo (anticipo di lavoro)
• Compensare le spese con l'anticipo
• Approvare le spese come approvatore

Prima di iniziare: Il modulo Spese in azienda è disattivato per impostazione predefinita. Se non vedi il riquadro Le mie spese, chiedi al tuo responsabile o al team IT. L'anticipo di lavoro e la diaria si attivano separatamente; se sono disattivati, i pulsanti Richiedi anticipo e Aggiungi diaria non compaiono.

Il riquadro Le mie spese

Per chi: dipendente · Dove: Strumenti → Il mio spazio → Le mie spese (sul computer Bacheca → Il mio spazio) · Versione: 0.93.0, Il mio spazio 0.96.0

A cosa serve: Mostra a colpo d'occhio il totale in attesa di approvazione e quello che ti sarà pagato, le tue ultime spese e il loro stato.

1. Tocca Strumenti nel menu in basso e scegli Il mio spazio dalla barra in alto; vai al riquadro Le mie spese. Sul computer si trova in Bacheca → Il mio spazio. Puoi arrivarci anche toccando il riquadro Le mie spese in cima alla schermata Oggi.
2. In alto compaiono due totali: In attesa di approvazione e Da pagare.
3. Sotto sono elencate le tue ultime spese con il loro stato (Bozza, In attesa del responsabile, Pronta per il pagamento …). Tocca una spesa per aprirne i dettagli.
4. I pulsanti nel riquadro sono: Aggiungi spesa, Richiedi anticipo, Le mie spese (tutto l'elenco). Se sei un approvatore compare anche In attesa di approvazione (N); se lavori in contabilità compaiono anche Contabilità e Report.

Suggerimento: Sul telefono puoi arrivare a Aggiungi spesa anche dal pulsante + in basso a destra (vedi 00. Per iniziare).

Aggiungere una spesa (con ricevuta)

Per chi: dipendente · Dove: Le mie spese → Aggiungi spesa · Versione: 0.93.0

A cosa serve: Raccoglie in un'unica spesa le spese sostenute per un lavoro (una o più ricevute).

1. Tocca Aggiungi spesa.
2. Scrivi un Titolo (ad es. «Ottobre — fiera di Izmir»).
3. Compila il campo Perché? (motivazione). La motivazione è obbligatoria; la vedono gli approvatori.
4. Dall'elenco Come deve essere pagato il rimborso? scegli il metodo offerto dalla tua azienda (ad es. Bonifico bancario, In busta paga).
5. Nella sezione Voci tocca Fotografa la ricevuta e fotografa la ricevuta. Se la foto è sul computer o hai una fattura in PDF, usa Scegli file (foto / PDF).
   • Se sulla ricevuta c'è il codice QR e-Arşiv / e-Fatura, i dati (venditore, codice fiscale, data, numero del documento, importo, IVA) si compilano da soli e la voce viene contrassegnata come «verificata con il QR». La ricevuta con QR viene letta sul tuo dispositivo e non viene inviata all'esterno.
   • Se non c'è il QR e la tua azienda l'ha attivato, la ricevuta viene letta con l'intelligenza artificiale; controlla sempre i campi.
6. In ogni voce controlla i campi data, categoria, importo (IVA inclusa), aliquota IVA e, se serve, venditore, n. documento, descrizione. Per una voce in valuta estera inserisci il cambio alla data del documento.
7. Per altre ricevute ripeti il passaggio 5. Una spesa può avere più voci e più ricevute.
8. Se non hai finito tocca Salva bozza, se è pronta tocca Invia (vedi Inviare la spesa).

Suggerimento: La foto viene ridotta sul telefono (al massimo 2000 pixel); la ricevuta deve essere leggibile per intero, compresi i testi: appoggiala su una superficie piana.

Importante: Se inserisci due volte la stessa ricevuta, il sistema ti avvisa o blocca l'invio (secondo la regola dell'azienda).

Domande frequenti:

• Per quanto tempo viene conservata la mia bozza? Una bozza mai inviata, se non viene modificata per 180 giorni, viene eliminata insieme alle sue ricevute.
• Chi vede la ricevuta? Tu, le persone della catena di approvazione, la contabilità e l'admin del modulo.

Aggiungere una voce senza ricevuta

Per chi: dipendente · Dove: Aggiungi spesa → Aggiungi voce senza ricevuta · Versione: 0.93.0

A cosa serve: Inserisce le piccole spese senza ricevuta (ad es. parcheggio, ponte).

1. Nella finestra della spesa tocca Aggiungi voce senza ricevuta.
2. Scrivi la data, la categoria, l'importo e la descrizione.
3. Salva o invia la spesa.

Importante: La tua azienda stabilisce un limite massimo per le voci senza ricevuta; una voce senza ricevuta oltre il limite dà un avviso oppure non può essere inviata.

Aggiungere una diaria (diaria di viaggio)

Per chi: dipendente · Dove: Aggiungi spesa → Aggiungi diaria · Versione: 0.94.0

A cosa serve: Calcola la diaria del tuo viaggio di lavoro fuori città o all'estero secondo la policy dell'azienda. Non scrivi tu l'importo; lo calcola il sistema.

Prima di iniziare: La diaria si inserisce dopo il viaggio; la data di rientro non può essere successiva a oggi. Se prima del viaggio ti serve del denaro, richiedi un anticipo di lavoro.

1. Nella finestra della spesa tocca Aggiungi diaria.
2. Scegli l'Area: Nazionale (fuori città) oppure Estero.
3. Se è nazionale scrivi la Città di destinazione, se è all'estero scegli il Paese.
4. Scegli la Data di partenza e la Data di rientro.
5. Nella sezione Cosa copre l'azienda scrivi il numero di notti e di pasti pagati dall'azienda: Alloggio (notti), Colazione, Pranzo, Cena. Vengono detratti dalla diaria.
6. Tocca Calcola. Nella riga del calcolo compaiono il numero di giorni, l'importo giornaliero e la detrazione (ad es. «1 giorno × 1.200,00 TL − detrazione 360,00 TL»).
7. Se è corretto, tocca Aggiungi come voce. Per la diaria all'estero ti viene chiesto di inserire il cambio alla data di rientro.

Come viene calcolata?

• In un viaggio di più giorni, i giorni di partenza e di rientro contano come mezza diaria (impostazione dell'azienda).
• Se si rientra lo stesso giorno, viene pagata una percentuale della diaria (predefinita 50%).
• All'estero l'importo e la valuta sono stabiliti in base al gruppo del paese (A / B / C).
• In base alla tua qualifica può essere applicato un moltiplicatore (ad es. 1,5 per i dirigenti).
• Per il territorio nazionale, la parte che supera il limite di esenzione fiscale stabilito dall'azienda viene indicata in busta paga come «soggetta a imposta».

Importante: Se inserisci una seconda diaria per le stesse date, il sistema ti avvisa o blocca l'invio. In una spesa possono esserci al massimo 10 voci di diaria.

Inviare la spesa e gli avvisi

Per chi: dipendente · Dove: Finestra della spesa → Invia · Versione: 0.93.0

A cosa serve: Invia la spesa in approvazione. Se c'è qualcosa che non rispetta le regole dell'azienda, ti avvisa prima.

1. Nella finestra della spesa tocca Invia.
2. Se compare un avviso su una regola (voce senza ricevuta, limite di categoria, data nel fine settimana, importo IVA non coerente, data troppo vecchia, documento duplicato…), leggilo.
   • Se è un avviso, puoi scrivere una breve spiegazione e toccare Invia comunque; gli approvatori vedono la tua spiegazione. Se vuoi correggere, tocca Torna indietro e correggi.
   • Se è un blocco, devi prima correggere.
3. Quando invii, la spesa passa a In attesa del responsabile. L'ordine di approvazione è scritto in fondo alla finestra (ad es. «il tuo responsabile (Murat Çelik), se serve altri approvatori, poi la contabilità»).

Importante: Dopo l'invio non puoi modificare la spesa. Se l'approvatore chiede una correzione, la spesa torna in bozza.

Seguire lo stato della spesa

Per chi: dipendente · Dove: Le mie spese → tocca la spesa · Versione: 0.93.0

1. Nel riquadro Le mie spese tocca la spesa.
2. In alto i passaggi di approvazione compaiono come riquadri: Responsabile (con il nome), eventuali altri approvatori, Contabilità, Pagamento. Sul passaggio completato c'è ✓, su quello in attesa c'è scritto «in attesa».
3. In basso ci sono le voci (data, categoria, venditore / documento, IVA, importo) e, con Vedi, l'immagine della ricevuta; in fondo c'è lo Storico.

Stati: Bozza · In attesa del responsabile · In approvazione aggiuntiva · In contabilità · Pronta per il pagamento · Pagata · Rifiutata · Annullata. Per l'anticipo di lavoro ci sono anche Erogato (aperto) e Chiuso. L'approvazione della contabilità, il pagamento, il rifiuto, la richiesta di correzione e l'annullamento fatto da un altro ti arrivano come notifica sul telefono (non viene inviata un'e-mail). Per le approvazioni del responsabile e degli altri approvatori non arriva nessuna notifica; segui i passaggi dai dettagli della spesa.

Correggere una spesa per cui è stata richiesta una correzione

Per chi: dipendente · Versione: 0.93.0

1. Tocca la notifica «È stata richiesta una correzione per la tua spesa» oppure apri la spesa da Le mie spese. La nota dell'approvatore compare nei dettagli.
2. La spesa è in stato Bozza; fai la correzione richiesta.
3. Tocca Invia. L'ordine di approvazione ricomincia dall'inizio.

Richiedere un anticipo (anticipo di lavoro)

Per chi: dipendente · Dove: Le mie spese → Richiedi anticipo · Versione: 0.94.0

A cosa serve: Ricevi denaro dall'azienda prima di un viaggio o di un lavoro; poi scali le tue spese da questo anticipo.

1. Tocca Richiedi anticipo.
2. Compila i campi Titolo, Perché serve l'anticipo? (motivo), Importo e Valuta. Se la valuta non è TL, inserisci anche il cambio di oggi.
3. Scegli la data Quando serve? e Come va erogato? (ad es. Bonifico bancario).
4. Tocca Invia. L'anticipo passa dalla stessa catena di approvazione della spesa: il tuo responsabile, se serve altri approvatori, poi la contabilità.
5. Quando la contabilità paga l'anticipo, ti arriva la notifica «Il tuo anticipo è stato pagato»; l'anticipo diventa Erogato (aperto).

Importante:

• La tua azienda può stabilire un limite massimo per un singolo anticipo e un numero di anticipi aperti per persona (di solito 1). Finché hai un anticipo non chiuso, non puoi inviarne un altro.
• Se, dopo un certo periodo dall'erogazione dell'anticipo (predefinito 30 giorni), questo non è ancora chiuso, ricevi un promemoria una volta alla settimana.

Compensare le spese con l'anticipo

Per chi: dipendente · Dove: Aggiungi spesa → Compensare con un anticipo? · Versione: 0.94.0

A cosa serve: Collega all'anticipo le spese sostenute con l'anticipo. Queste spese non ti vengono pagate a parte; vengono scalate dall'anticipo.

1. Quando il tuo anticipo è in stato Erogato (aperto), tocca Aggiungi spesa.
2. Dall'elenco Compensare con un anticipo? scegli il tuo anticipo (ad es. «Fiera di Francoforte · residuo 20.000,00 TL»). Quando lo scegli, non viene chiesto il metodo di pagamento.
3. Aggiungi le voci (ricevute, diaria) come al solito e tocca Invia.
4. Dopo l'approvazione delle tue spese, la contabilità chiude l'anticipo:
   • Se le tue spese sono inferiori all'anticipo, restituisci all'azienda la somma restante (bonifico, cassa o trattenuta in busta paga).
   • Se le tue spese sono superiori all'anticipo, la differenza ti viene pagata.

Suggerimento: L'importo residuo dell'anticipo compare nel riquadro Le mie spese come «Anticipo aperto (residuo)».

Approvare le spese come approvatore

Per chi: responsabile, approvatore aggiuntivo · Dove: Le mie spese → In attesa di approvazione (N) · Versione: 0.93.0

A cosa serve: Approvi, rifiuti o chiedi la correzione delle richieste di spesa e di anticipo del tuo team.

1. Tocca la notifica (o l'e-mail) «La tua approvazione della spesa è in attesa» oppure, nel riquadro Le mie spese, tocca In attesa di approvazione (N).
2. Nell'elenco compaiono la persona, il titolo e l'importo. Puoi spuntare più spese e approvarle insieme con Approva selezionate.
3. Tocca una spesa: esamina le voci, le ricevute (Vedi), gli avvisi sulle regole e la spiegazione del dipendente.
4. Decidi:
   • Approva: la spesa passa al successivo approvatore o alla contabilità.
   • Richiedi correzione: devi scrivere una nota; la spesa torna in bozza al dipendente.
   • Rifiuta: devi scrivere una nota; la spesa viene rifiutata e il dipendente ne viene informato.

Importante:

• Non puoi approvare la tua spesa.
• Se sei in permesso, può approvare anche chi ti sostituisce.
• Se la spesa è cambiata dopo l'invio, l'approvazione si ferma; chiedi la correzione oppure rifiuta.
• Se l'anticipo collegato a una spesa nel frattempo è stato chiuso, la spesa non può essere approvata; chiedi la correzione, il dipendente toglie la scelta dell'anticipo e la invia di nuovo.