42. Prozence IA: l’assistente di intelligenza artificiale
Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.
Prozence IA è un assistente di IA a cui fai domande nella tua lingua: «Quanti giorni di ferie mi restano?», «A che punto sono le mie spese?», «Come si configura la VPN?». L’assistente cerca la risposta solo nelle informazioni che puoi già vedere, con i tuoi permessi; sotto le risposte dalla Wiki trovi i link alle fonti. L’assistente legge soltanto: non salva, non invia, non approva e non elimina nulla al posto tuo; le azioni le fai tu nella schermata relativa.
Per chi: Tutti i dipendenti (se la tua azienda lo ha attivato) · Editor della Wiki (allegare documenti) · Admin (impostazioni)
In questo capitolo
- Aprire l’assistente e l’informativa
- Fare una domanda e leggere la risposta
- Cosa puoi chiedere?
- Risposte da pagine e documenti della Wiki
- Allegare documenti a una pagina della Wiki
- Quota di utilizzo e limiti
- Nascondere l’assistente e revocare il consenso
- Impostazioni dell’Admin
- Chi vede cosa?
- Limiti noti
Prima di iniziare: Prozence IA è un modulo aggiuntivo a pagamento dei piani Professional ed Enterprise; è attivo durante la prova di 14 giorni. Di default è disattivato e lo attiva l’Admin. Nelle sessioni su dispositivo condiviso (ad es. un tablet della reception) l’assistente è disattivato.
Aprire l’assistente e l’informativa
Per chi: Dipendente · Dove: Sul computer, il pulsante Prozence IA in basso a destra dello schermo; sul telefono e su schermi stretti, l’icona a stella a sinistra della campanella nella barra in alto · Versione: 2.0.0
- Premi il pulsante Prozence IA. Il pannello si apre in basso a destra sul computer e a schermo intero sul telefono.
- Al primo utilizzo compare l’informativa Informazioni su Prozence IA: spiega cosa legge l’assistente, a quale servizio di IA va la tua domanda, cosa non viene mai inviato e cosa viene registrato. Leggila e premi Ho capito, inizia.
- Il pannello si apre con un messaggio di benvenuto e alcune domande di esempio. Se premi una domanda di esempio, viene inviata subito.
- Chiudi il pannello con Chiudi o con il tasto Esc; la conversazione resta.
Importante: L’Admin può completare l’informativa con un paragrafo della tua azienda. Finché non dai il consenso, l’assistente non legge alcuna informazione.
Fare una domanda e leggere la risposta
Per chi: Dipendente · Dove: Pannello Prozence IA · Versione: 2.0.0
- Scrivi la domanda nella casella Chiedi qualcosa… e premi Invia (anche Invio invia; Maiusc+Invio va a capo).
- Finché non arriva la risposta compare Preparazione della risposta…. Una risposta può richiedere qualche secondo.
- La riga Informazioni lette sotto la risposta mostra cosa ha consultato l’assistente (ad es. Il tuo saldo ferie è stato letto, Il contenuto del Wiki è stato letto).
- Le risposte dalla Wiki mostrano un elenco Fonti; premi un link Pagina del Wiki o Documento del Wiki per aprire la fonte.
- Per continuare sullo stesso argomento scrivi la domanda successiva; l’assistente ricorda le domande precedenti della conversazione. Per cambiare argomento premi Nuova conversazione.
Suggerimento: Le domande brevi e su un solo argomento danno i risultati migliori. Se la tua app è in un’altra lingua, anche la risposta arriva in quella lingua.
Importante: L’IA può sbagliare; verifica le informazioni importanti alla fonte. La conversazione resta sul server per 30 minuti e poi viene eliminata; se riapri il pannello più tardi, si apre vuoto.
Cosa puoi chiedere?
Per chi: Dipendente · Dove: Pannello Prozence IA · Versione: 2.0.0
| Argomento | Domanda di esempio | Cosa legge l’assistente |
|---|---|---|
| Saldo ferie | Quanti giorni di ferie mi restano? | Il tuo saldo, i giorni usati e in attesa |
| Richieste di ferie | La mia richiesta di ferie è stata approvata? | Stato e approvatore delle tue richieste |
| In attesa di approvazione | Ci sono ferie in attesa della mia approvazione? | Solo responsabili e HR: le ferie che attendono la tua approvazione; la decisione si prende nella schermata |
| Orario | Quante ore ho lavorato questa settimana? | Le tue entrate / uscite e il tuo tempo netto |
| Spese | A che punto sono le mie spese? | Lo stato delle tue spese e dei tuoi anticipi |
| Richieste | Che fine ha fatto la mia richiesta all’IT? | Le richieste che hai aperto tu |
| Oggi | Cosa mi aspetta oggi? | Le voci della tua scheda Oggi |
| Avvisi | Quali sono gli ultimi avvisi? | Gli avvisi aperti a te |
| Calendario aziendale | Quali festività si avvicinano? | Festività ed eventi aziendali (al massimo 60 giorni) |
| Busta paga | È arrivata la mia nuova busta paga? | Solo il numero di buste paga in attesa di presa visione; importi e contenuto non vengono letti |
| Wiki | Cosa dice la policy sul lavoro da casa? | Pagine della Wiki pubblicate che puoi leggere e i loro documenti allegati |
L’assistente non risponde a domande su ferie, stipendio o dati personali di un altro dipendente; non invia richieste di ferie e non approva nulla al posto tuo. Se un modulo è disattivato nella tua azienda, l’assistente non legge nemmeno quell’argomento.
Risposte da pagine e documenti della Wiki
Per chi: Dipendente · Dove: Pannello Prozence IA → Fonti · Versione: 2.0.0
Per una domanda sulla Wiki l’assistente cerca prima nella Wiki, legge le sezioni pertinenti e basa la risposta su di esse. Se la fonte è una pagina della Wiki, il link apre la sezione relativa della pagina; se è un documento allegato, apre il documento stesso, e sono indicati anche pagina, diapositiva o foglio.
- Fanno da fonte solo le pagine pubblicate che hai il permesso di leggere. Le bozze e le pagine chiuse per te non entrano né nella ricerca né nell’IA.
- Un documento allegato lo vede chiunque possa vedere la sua pagina; l’assistente risponde da quel documento solo a queste persone.
- Se la Wiki non ha una risposta, l’assistente lo dice e non la inventa.
Suggerimento: La casella Chiedi alla Wiki funziona come prima e guarda solo il testo delle pagine; le risposte dai documenti allegati arrivano solo in Prozence IA (vedi 06. Bacheca e intranet).
Allegare documenti a una pagina della Wiki
Per chi: Editor della Wiki (editor di categoria, editor generale o Admin) · Dove: Wiki → articolo → Modifica → Documenti · Versione: 2.0.0
- Apri l’articolo e tocca Modifica. Per un articolo nuovo premi prima Salva; la sezione Documenti compare in un articolo salvato.
- Nella sezione Documenti tocca Allega documento e scegli il file. Puoi allegare PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), TXT, MD o CSV.
- A caricamento finito compare Documento allegato.. Il testo del documento viene estratto sul server; quando la riga dice Prozence IA può leggerlo, l’assistente può rispondere da questo documento. Durante l’estrazione la riga dice In preparazione.
- Per togliere un documento tocca Rimuovi nella sua riga; il file e il testo estratto vengono eliminati insieme.
I lettori vedono e scaricano i documenti nell’elenco Documenti sotto l’articolo. Per sostituire un documento togli quello vecchio e allega quello nuovo; l’assistente legge il nuovo testo.
Importante: Chiunque possa vedere questo articolo vede e scarica il documento; non allegare a un articolo aperto a tutti un documento con dati personali o informazioni riservate a certe persone. Il testo dei PDF scansionati (solo immagine) o cifrati non viene estratto; la riga dice Impossibile estrarre il testo (potrebbe essere un’immagine scansionata) o Impossibile leggere, e il documento resta scaricabile. Al massimo 10 MB per documento e 10 documenti per pagina.
Quota di utilizzo e limiti
Per chi: Dipendente · Dove: Pannello Prozence IA · Versione: 2.0.0
- Con il servizio Prozence IA la tua azienda ha una quota mensile di domande: di default 100 domande per persona attiva al mese (20 durante la prova). Se l’Admin usa la chiave Anthropic dell’azienda, i limiti li decide l’Admin.
- Ci sono inoltre un limite mensile e uno orario per persona e un limite giornaliero per tutta l’azienda.
- Quando un limite è raggiunto, il pannello indica quale e quando la quota si rinnova (la tua quota mensile personale a inizio mese, il limite giornaliero dell’azienda il giorno dopo). Il lavoro non si ferma: puoi sempre vedere le stesse informazioni nella schermata relativa.
Nascondere l’assistente e revocare il consenso
Per chi: Dipendente · Dove: Profilo → Il mio profilo → Prozence IA · Versione: 2.0.0
- Se togli la spunta da Mostra l’assistente, il pulsante Prozence IA non compare più sul tuo schermo. Per riaverlo rimetti la spunta; il pulsante torna quando la pagina si ricarica.
- Se premi Revoca il mio consenso, il consenso viene revocato e la tua conversazione eliminata. Per usare di nuovo l’assistente accetti di nuovo l’informativa.
Impostazioni dell’Admin
Per chi: Admin · Dove: Admin → Moduli → Prozence IA · Versione: 2.0.0
- Spunta Prozence IA attivo. Se la tua licenza non comprende il modulo aggiuntivo, la casella è disattivata e la schermata spiega come aggiungerlo (Admin → Abbonamento).
- Scegli il Fornitore di IA:
- Servizio Prozence IA (consigliato): nessuna chiave necessaria; contratto, fatturazione e accordo di trasferimento KVKK passano da Prozon; si applica la quota aziendale.
- La mia chiave Anthropic: scrivi la chiave nel campo Chiave API Anthropic. La chiave è conservata solo sul server, cifrata, e non viene più mostrata; si vedono solo gli ultimi 4 caratteri. Se lasci il campo vuoto, si usa la chiave del sito della schermata di scansione biglietti. La spesa la segui nella tua console Anthropic.
- Scegli il Modello: di default Claude Haiku 4.5; Claude Sonnet 4.6 è più potente, costa circa 3 volte tanto ed esaurisce prima la quota aziendale.
- Inserisci i limiti: Domande mensili per utente (quota aziendale), Numero massimo di domande per utente al mese, Numero massimo di domande per utente all’ora, Numero massimo di domande al giorno per l’azienda.
- Nell’elenco Cosa può leggere l’assistente togli la spunta dagli argomenti che non vuoi. Ogni argomento viene letto con i permessi della persona; un argomento il cui modulo è disattivato non viene comunque usato.
- Se vuoi, scrivi un paragrafo in Aggiunta della tua azienda all’informativa (facoltativa); viene aggiunto alla fine dell’informativa che vedono i dipendenti.
- Premi Salva. Compare Impostazioni di Prozence IA salvate..
La tabella Utilizzo di questo mese mostra il numero di persone che lo usano, il numero di domande, le domande di oggi, i token in ingresso / uscita, la cache e il costo stimato. I testi di domande e risposte non vengono conservati; si tengono solo numeri.
Importante: L’informativa proposta è una bozza; falla rivedere dal tuo consulente legale. Quando disattivi Prozence IA, tutti gli endpoint dell’assistente si chiudono e il pannello non viene disegnato; nessun altro modulo cambia. Nell’inventario KVKK il servizio di IA è indicato come destinatario (vedi 15. Più aziende, lingua, KVKK e licenza).
Chi vede cosa?
| Chi | Cosa vede |
|---|---|
| Dipendente | Solo la propria conversazione; ciò che legge l’assistente è ciò che vede già nelle proprie schermate |
| Responsabile e HR | In più l’elenco delle ferie che attendono la sua approvazione |
| Admin | Le impostazioni e i numeri del mese; non vede domande o risposte di nessuno |
| Registro di controllo | Chi ha consultato quale argomento e quando; il testo di domande e risposte non viene scritto |
Limiti noti
- L’assistente aiuta a cercare e leggere; non prende decisioni HR e non dà pareri legali o medici.
- Stipendio, importi della busta paga, dati sanitari e tipi di assenza particolari non vengono mai dati all’assistente; i tipi di assenza particolari compaiono come «Permesso speciale».
- L’assistente non crea bozze e non invia nulla in approvazione; richieste di ferie, spese e richieste si aprono nella schermata relativa.
- La risposta arriva tutta insieme; non compare mentre viene scritta.
