20. App mobile Prozence

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Puoi usare Prozence sul telefono anche con l'app Prozence, invece che con il browser. L'app è gratuita per iPhone (App Store) e Android (Google Play). Alla prima apertura scrivi l'indirizzo Prozence della tua azienda oppure inquadri un codice QR Prozence della tua azienda; poi accedi con l'account della tua azienda.

Le schermate all'interno dell'app sono le stesse dell'app per i dipendenti che vedi nel browser. Per questo le descrizioni per il telefono negli altri capitoli della guida valgono anche nell'app. In più, l'app usa funzioni del telefono come le notifiche, la lettura dei codici QR con la fotocamera e il riconoscimento del Wi-Fi dell'ufficio nella registrazione dell'orario di lavoro.

Per chi: Dipendente

In questo capitolo

• Installare l'app
• Collegarsi alla tua azienda
• Accedere nell'app
• Accesso con Google o Microsoft (tramite il browser)
• Cambiare azienda e aziende salvate
• Attivare le notifiche sul telefono nell'app
• Posizione e Wi-Fi dell'ufficio nella registrazione dell'orario di lavoro (iPhone e Android)
• Informativa sulla privacy dell'app
• Widget del telefono: Orario di lavoro, Azioni rapide, Approvazioni in sospeso, Oggi
• Uscire dall'app
• Cosa devi sapere sull'app

Installare l'app

Per chi: Dipendente · Dove: App Store (iPhone) o Google Play (Android) · Versione: 0.99.10 (app mobile 1.0)

A cosa serve: Apri Prozence sul telefono come app a sé. Non servono una scheda del browser né una scorciatoia nella schermata Home.

Prima di iniziare:

• La tua azienda deve usare Prozence e aver creato un account per te. Dall'app non si può creare un nuovo account.
• Conosci l'indirizzo Prozence della tua azienda oppure tieni a portata di mano un codice QR Prozence della tua azienda (ad es. il QR sul biglietto da visita digitale di un collega).

1. Su iPhone apri l'App Store, su Android Google Play.
2. Scrivi Prozence nella casella di ricerca.
3. Scegli l'app Prozence e installala.
4. Tocca l'icona Prozence nella schermata Home. Si apre la schermata Indirizzo della tua azienda (vedi Collegarsi alla tua azienda).

Suggerimento: Se usi l'app, non serve aggiungere alla schermata Home l'app del browser (vedi 00. Per iniziare). Puoi usare entrambe insieme; sono due sessioni separate.

Importante: L'app apre solo indirizzi Prozence. Se la tua azienda usa Prozence con un proprio nome di dominio, l'indirizzo potrebbe non essere ancora abilitato nell'app. In questo caso continua dal browser e rivolgiti all'amministratore Prozence della tua azienda.

Collegarsi alla tua azienda

Per chi: Dipendente · Dove: Prima schermata dell'app → Indirizzo della tua azienda · Versione: 0.99.10

A cosa serve: Dici all'app quale indirizzo Prozence aziendale aprire. Lo fai una volta sola; alle aperture successive la tua azienda si apre da sola.

Scrivendo l'indirizzo:

1. Nella casella Indirizzo dell'azienda scrivi l'indirizzo Prozence che la tua azienda ti ha dato (ad es. ornek.prozon.net). Non serve scrivere https:// all'inizio.
2. Tocca Continua. L'app controlla l'indirizzo.
3. Compaiono il nome, il logo e l'indirizzo della tua azienda: «Verrà aperto l'indirizzo Prozence di questa azienda. Accederai con l'account della tua azienda.»
4. Se i dati sono corretti, tocca Apri. Se l'azienda è sbagliata, tocca Annulla e correggi l'indirizzo.
5. Si apre la schermata di accesso della tua azienda (vedi Accedere nell'app).

Inquadrando un QR:

1. Tocca Inquadra il codice QR. Al primo utilizzo il telefono chiede il permesso per la fotocamera; consentilo.
2. Punta la fotocamera su un codice QR Prozence della tua azienda («Inquadra il codice QR Prozence della tua azienda»). Va bene anche il QR sul biglietto da visita digitale di un collega.
3. L'indirizzo viene scritto da solo nella casella e controllato. Prosegui dal passaggio 3.

Avvisi frequenti:

Suggerimento: Gli indirizzi delle aziende sono conservati solo sul tuo telefono.

Accedere nell'app

Per chi: Dipendente · Dove: Schermata di accesso della tua azienda (dentro l'app) · Versione: 0.99.10

A cosa serve: Accedi all'app con l'account della tua azienda. I modi di accesso sono gli stessi del browser: codice via e-mail, codice via SMS, link di invito, Google, Microsoft o l'accesso unico con il provider di identità della tua azienda (in base a ciò che la tua azienda ha attivato).

1. Dopo esserti collegato alla tua azienda, si apre la schermata Accesso all'area dipendenti di ….
2. Se accedi con e-mail o SMS, i passaggi sono gli stessi del browser: scrivi il tuo indirizzo o numero, richiedi il codice, scrivi il codice di 6 cifre ricevuto e tocca Accedi (vedi 00. Per iniziare).
3. Se accedi con Google o Microsoft, vedi Accesso con Google o Microsoft (tramite il browser).
4. Quando l'accesso è completato, l'app si apre. Può comparire una volta la finestra che chiede il permesso per le notifiche del telefono (vedi Attivare le notifiche sul telefono nell'app).

In fondo alla schermata di accesso ci sono due link: Cambia azienda (per scegliere un altro indirizzo aziendale) e Informativa sulla privacy (l'informativa sulla privacy dell'app).

Suggerimento: Se sei su un telefono usato da più persone, prima di accedere seleziona la casella Dispositivo condiviso (vedi 00. Per iniziare).

Accesso con Google o Microsoft (tramite il browser)

Per chi: Dipendente la cui azienda ha attivato l'accesso con Google o Microsoft · Dove: Schermata di accesso nell'app → Accedi con Google / Accedi con Microsoft / Accedi con Google o Microsoft · Versione: 0.99.10

A cosa serve: Google e Microsoft non permettono schermate di accesso aperte dentro le app. Per questo l'accesso si fa nel browser del telefono; quando finisci, torni all'app.

1. Nella schermata di accesso tocca il pulsante Accedi con Google (oppure, in base alla tua azienda, Accedi con Microsoft o Accedi con Google o Microsoft). Sotto il pulsante è scritto «Per sicurezza l'accesso si apre nel browser; quando finisci, torni all'app.»
   • Se la tua azienda ha attivato l'accesso unico (SAML), sul pulsante è scritto il nome del provider di identità (ad es. Accedi con Okta); se è attivo anche l'accesso con Google o Microsoft, il pulsante diventa Accedi con l'account aziendale. I passaggi sono gli stessi (0.99.53).
2. La pagina di accesso si apre nel browser del telefono. In alto compare la fascia Accesso per l’app mobile Prozence: «Quando accedi, ti verrà chiesto di tornare all'app; in questo browser non viene aperta una sessione.»
3. Accedi con il tuo account Google o Microsoft aziendale (puoi accedere anche con un codice via e-mail o SMS).
4. Si apre la pagina Il tuo accesso è pronto; sono scritti il tuo nome e il nome della tua azienda.
5. Tocca Torna all’app Prozence. Se il telefono chiede «Aprire in Prozence?», conferma.
6. L'app si apre e la tua sessione inizia nell'app («Completamento dell'accesso…»).

Importante:

• Il link Torna all’app Prozence è valido 2 minuti e si usa una volta sola. Se non hai avviato tu questo accesso dall'app, non premere il pulsante; chiudi la pagina.
• Se il tempo è scaduto, nella pagina è scritto Il link è scaduto. Torna all'app e riavvia l'accesso.
• Anche se nel browser hai già una sessione, non viene trasferita da sola all'app; per l'app accedi di nuovo.
• Se vuoi entrare in Prozence nel browser per usarlo nel browser e non per l'app, tocca Accedi in questo browser nella fascia.

Messaggi più frequenti:

• «L'accesso non è stato avviato su questo dispositivo. Riprova.»: l'accesso è stato avviato su un altro telefono o con un tentativo precedente. Tocca di nuovo il pulsante di accesso nell'app.
• «L'accesso è stato avviato per un altro indirizzo aziendale.» oppure «Questo accesso è stato avviato per un'altra azienda.»: l'azienda aperta nell'app è diversa da quella con cui hai effettuato l'accesso. Scegli l'azienda giusta e riprova.
• «Impossibile aprire il browser. Riprova.»: tocca di nuovo il pulsante; se continua, chiudi e riapri l'app.

Cambiare azienda e aziende salvate

Per chi: Dipendente · Dove: Profilo → Il mio profilo → App mobile → Cambia azienda (oppure parte bassa della schermata di accesso) · Versione: 0.99.10

A cosa serve: Se usi Prozence in più aziende (ad es. società di un gruppo), passi da un'azienda all'altra oppure rimuovi un'azienda aggiunta per errore.

1. Tocca Profilo nel menu in basso e in Il mio profilo scendi alla sezione App mobile. Questa sezione si vede solo dentro l'app; qui sono scritti l'indirizzo dell'azienda aperta e la Versione dell'app.
2. Tocca Cambia azienda. Si apre la schermata Indirizzo della tua azienda.
3. Nell'elenco Aziende salvate tocca un'azienda; quell'azienda si apre. Per aggiungere una nuova azienda scrivi il suo indirizzo e tocca Continua.
4. Per eliminare un'azienda dall'elenco tocca Rimuovi accanto a essa.

Suggerimento: «Quando cambi azienda, la tua sessione in questa azienda non si chiude; quando torni, non serve accedere di nuovo.»

Importante: Se all'apertura dell'app non si riesce a raggiungere l'indirizzo dell'azienda, compare la schermata Impossibile raggiungere l'indirizzo dell'azienda. Controlla la connessione a Internet e tocca Riprova, oppure scegli un'altra azienda con Cambia azienda.

Attivare le notifiche sul telefono nell'app

Per chi: Dipendente · Dove: Profilo → Notifiche · Versione: 0.99.39 (app mobile 1.0.2)

A cosa serve: Le pratiche che attendono la tua approvazione, gli annunci, chi ha lasciato i dati dal tuo biglietto e i promemoria arrivano al telefono come notifiche. Scegli per quali eventi ricevere notifiche dall'elenco Cosa vuoi che ti venga notificato?, come nel browser.

Prima di iniziare: L'amministratore della tua azienda deve aver configurato le notifiche sul telefono (vedi 13. Integrazioni). Se non sono state configurate, sullo schermo è scritto «La tua azienda non ha ancora configurato le notifiche sul telefono; quando lo farà, inizieranno ad arrivare da sole. Le notifiche e-mail continuano.»

Al primo accesso: Dopo l'accesso, l'app chiede una volta il permesso per le notifiche. Ti basta toccare Consenti.

Per attivarle in seguito:

1. Tocca Profilo nel menu in basso, poi la scheda Notifiche.
2. Leggi la riga di stato: «Su questo telefono le notifiche sono disattivate.» oppure «Su questo telefono le notifiche sono attive.»
3. Se sono disattivate, tocca Attiva le notifiche su questo dispositivo e consenti nella finestra delle autorizzazioni del telefono.
4. Compare il messaggio «Notifiche attivate su questo telefono.». Per provare, tocca Invia notifica di prova.

Per disattivarle: Nella stessa schermata tocca Disattiva su questo dispositivo («Notifiche disattivate su questo telefono.»). Quando le disattivi, anche la registrazione del telefono viene cancellata dal server dell'azienda.

Risultato: La notifica compare nell'area notifiche del telefono, con il nome della tua azienda. Toccando la notifica si apre nell'app la schermata corrispondente.

Importante:

• Se in precedenza hai negato il permesso, sullo schermo è scritto «Il permesso per le notifiche è disattivato. Attivalo da Impostazioni → Prozence → Notifiche del telefono.». Attiva il permesso dalle impostazioni del telefono, poi torna all'app.
• Se sullo schermo è scritto «Per le notifiche sul telefono, aggiorna l'app Prozence dall'App Store / Google Play; le notifiche e-mail continuano.», la tua app è una versione vecchia; aggiornala dallo store.
• Le notifiche sono solo testo: non ci sono immagini, pulsanti di azione né numeri sull'icona.
• Anche con le notifiche del telefono disattivate, le notifiche e-mail arrivano secondo le tue preferenze. Per le preferenze vedi 09. Notifiche.

Posizione e Wi-Fi dell'ufficio nella registrazione dell'orario di lavoro (iPhone e Android)

Per chi: Dipendente che registra l'orario di lavoro dal telefono · Dove: Strumenti → Il mio spazio → Orario di lavoro · Versione: 0.99.12 (Android), 0.99.39 (iPhone, app mobile 1.0.2)

A cosa serve: Se la tua azienda ha attivato nella registrazione dell'orario di lavoro la verifica della «rete dell'ufficio», l'app legge il nome della rete Wi-Fi a cui sei collegato e l'indirizzo wireless del modem (BSSID) e verifica che sei in ufficio. Il browser non può leggere queste informazioni; le legge solo l'app Prozence.

Prima di iniziare:

• Il Wi-Fi del telefono deve essere attivo e collegato alla rete Wi-Fi dell'ufficio.
• Per le informazioni sul Wi-Fi serve il permesso di posizione (i telefoni forniscono i dati della rete Wi-Fi con il permesso di posizione). Il permesso viene chiesto solo mentre usi l'app; l'app non raccoglie la posizione in background.

1. Quando arrivi in ufficio, apri l'app.
2. Tocca Strumenti nel menu in basso e scegli Il mio spazio.
3. Nel riquadro Orario di lavoro registra l'ingresso con il modo indicato dalla tua azienda (ad es. Sono in ufficio).
4. Alla prima registrazione il telefono chiede il permesso di posizione. Su iPhone, nella finestra del permesso è scritta questa spiegazione: «La tua posizione e la rete Wi-Fi a cui sei collegato vengono usate per verificare che sei in ufficio all'ingresso e all'uscita dall'orario di lavoro.» Scegli Consenti mentre usi l'app.
5. Quando la registrazione è fatta, in basso sullo schermo compare il messaggio «Ingresso registrato: (ora) · (ufficio)»; se la rete è stata letta, alla fine del messaggio è scritto anche «Wi-Fi: (nome della rete)». Nel riquadro Orario di lavoro il tuo stato diventa In ufficio.

Per tutti i modi di registrare l'orario di lavoro (codice QR, rete dell'ufficio, posizione, selfie, lavoro da casa e da remoto) vedi 22. Orario di lavoro.

Importante:

• Se neghi il permesso di posizione, l'iPhone non fornisce le informazioni sul Wi-Fi; la verifica della rete dell'ufficio non può essere fatta. Concedi il permesso in Impostazioni → Prozence → Posizione del telefono, con Mentre usi l'app.
• Se sei collegato con i dati mobili (4G / 5G) o a un'altra rete Wi-Fi, la rete dell'ufficio non viene riconosciuta.
• Quando l'app è chiusa, entrando e uscendo dall'ufficio non viene fatta nessuna registrazione automatica; ingresso e uscita li registri tu aprendo l'app.

Informativa sulla privacy dell'app

Per chi: Dipendente · Dove: Profilo → Il mio profilo → App mobile → Informativa sulla privacy dell’app; in fondo alla schermata di accesso Informativa sulla privacy · Versione: 0.99.41

A cosa serve: Leggi a quali funzioni del telefono accede l'app, quali dati vanno dove e chi è responsabile dei tuoi dati.

1. Tocca Profilo nel menu in basso e in Il mio profilo scendi alla sezione App mobile.
2. Tocca Informativa sulla privacy dell’app. L'informativa si apre nel browser dell'app. Con English in alto a destra puoi aprirne la versione in inglese.
3. Per leggerla senza accedere usa il link Informativa sulla privacy in fondo alla schermata di accesso.

Riepilogo dell'informativa:

• Il titolare del trattamento è l'azienda che ha creato il tuo account (spesso il tuo datore di lavoro). All'inizio dell'informativa sono scritti il titolare del servizio a questo indirizzo e, se la tua azienda lo ha pubblicato, il link Richiesta sui dati personali.
• Cosa viene conservato sul telefono: solo gli indirizzi, i nomi e i loghi delle aziende che salvi.
• Autorizzazioni facoltative: fotocamera (scansione dei biglietti da visita, QR, foto), foto e file (solo il file che scegli), microfono (solo nota vocale), posizione (solo all'ingresso / uscita dell'orario di lavoro, una volta, con l'app aperta), notifiche.
• Wi-Fi: all'ingresso / uscita dell'orario di lavoro, il nome della rete (SSID) e l'indirizzo del punto di accesso (BSSID).
• Nessuna pubblicità né tracciamento; i tuoi dati non vengono venduti.
• Cancellazione: per cancellare il tuo account e i tuoi dati ti rivolgi all'amministratore della tua azienda o alla pagina delle richieste sui dati personali della tua azienda.

Suggerimento: Le foto di biglietti da visita, badge o documenti che scatti con la fotocamera non vengono salvate nella galleria del telefono.

Widget del telefono: Orario di lavoro, Azioni rapide, Approvazioni in sospeso, Oggi

Per chi: Dipendente · Dove: Schermata Home del telefono (su iPhone anche la schermata di blocco) · Versione: 0.99.99 (app mobile 1.5.0)

A cosa serve: Senza aprire l'app vedi la tua situazione di oggi dell'orario di lavoro, le pratiche che attendono la tua approvazione e le tue riunioni, eventi di calendario e promemoria di oggi; raggiungi con un tocco le operazioni che usi più spesso. Resta al suo posto anche il widget del biglietto da visita («Il mio biglietto», QR e il tuo nome).

Prima di iniziare: L'app Prozence deve essere alla versione 1.5.0 o successiva e devi aver effettuato l'accesso nell'app come dispositivo personale. Dopo aver aggiunto il widget, apri l'app una volta; il widget si collega a questo telefono.

Per aggiungerlo su iPhone:

1. Nella schermata Home tieni premuto in un punto vuoto; le icone iniziano a muoversi.
2. Tocca il pulsante + in alto a sinistra (oppure Modifica → Aggiungi widget).
3. Nell'elenco scegli Prozence, scorri a destra per trovare Orario di lavoro, Azioni rapide, Approvazioni in sospeso oppure Oggi, scegli la dimensione e tocca Aggiungi widget.
4. Per aggiungerlo alla schermata di blocco tieni premuta la schermata di blocco → Personalizza → Schermata di blocco → area dei widget → Prozence (Orario di lavoro e Approvazioni in sospeso).

Per aggiungerlo su Android:

1. Nella schermata Home tieni premuto in un punto vuoto e tocca Widget.
2. Nell'elenco trova Prozence; tieni premuto Orario di lavoro, Azioni rapide, Approvazioni in sospeso oppure Oggi e trascinalo nella schermata Home.

Risultato: I widget si aggiornano subito ogni volta che apri l'app e, con l'app chiusa, circa ogni 30 minuti (il telefono può allungare l'intervallo in base alla batteria). I testi sono nella lingua del telefono.

Importante:

• Dal widget non si eseguono operazioni: la registrazione dell'orario di lavoro, l'approvazione o la richiesta di ferie si fanno nell'app, con le solite verifiche (rete dell'ufficio, posizione, selfie…). Toccando il widget, l'app si apre nella schermata corrispondente.
• Con l'iPhone bloccato, i testi dei widget Approvazioni in sospeso e Oggi sono nascosti; si vede solo il numero.
• Se hai effettuato l'accesso come Dispositivo condiviso, il widget non si collega. Quando esci, le informazioni nei widget vengono cancellate dal telefono e l'accesso ai widget di questo telefono viene chiuso anche sul server dell'azienda.
• Se il widget dice «Apri l'app Prozence una volta per collegare il widget.», apri l'app. Se non la apri per molto tempo (60 giorni), il collegamento decade per essere rinnovato; quando apri l'app si rinnova da solo.
• Se la licenza dell'azienda è bloccata, il widget mostra solo «Licenza scaduta; apri Prozence.».
• Mac: con macOS 14 (Sonoma) e successivi i widget dell'iPhone si possono aggiungere anche alla scrivania del Mac (Mac e iPhone devono avere lo stesso ID Apple). Fai clic con il tasto destro sulla scrivania → Modifica widget → Widget iPhone → Prozence.

Uscire dall'app

Per chi: Dipendente · Dove: Profilo → Il mio profilo → in fondo Esci · Versione: 0.99.45

Uscire dall'app è uguale che nel browser: tocca Esci in fondo a Il mio profilo e, alla domanda «Vuoi uscire?», scegli Sì, esci. Per i dettagli vedi 00. Per iniziare.

Suggerimento: Se vuoi solo passare a un'altra azienda, non serve uscire; usa Cambia azienda (vedi Cambiare azienda e aziende salvate).

Cosa devi sapere sull'app

Per chi: Dipendente · Versione: 0.99.10–0.99.45

• Le schermate sono le stesse: Le schermate dell'app sono la visualizzazione per telefono dell'app per i dipendenti nel browser. I passaggi per il telefono della guida valgono anche nell'app.
• Link esterni: I link che portano a un altro sito (ad es. il link di una riunione, l'informativa sulla privacy) si aprono nel browser dell'app. Quando lo chiudi, torni all'app.
• Non servono i suggerimenti per la schermata Home: Nell'app la scheda per attivare le notifiche e le istruzioni «aggiungi alla schermata Home» specifiche per iPhone sono nascoste. La nota «Aggiungi alla schermata Home» nella schermata di accesso si vede anche nell'app; ignorala. Il passaggio «Aggiungi alla schermata Home del telefono» nell'elenco di benvenuto viene considerato completato da solo quando apri l'app.
• Download di file: Il download dei file generati nell'app (ad es. CSV o PDF) può non funzionare su ogni telefono. Se serve, fai la stessa operazione dal computer o dal browser.
• Tasto indietro di Android: Funziona con il comportamento standard del telefono; di solito torna alla pagina precedente. Per spostarti tra le schermate usa il menu in basso.
• Domanda di ritorno su iPhone: Quando torni all'app dal browser, l'iPhone può chiedere «Aprire in Prozence?»; scegli Apri.
• Nessuna posizione in background: La posizione viene letta solo nella registrazione dell'orario di lavoro, con l'app aperta.
• Versione dell'app: Quando chiedi assistenza, comunica la versione. La versione è scritta come «Versione dell'app: …» in Profilo → Il mio profilo → App mobile. Tieni l'app aggiornata dall'App Store / Google Play.