02. Firma e-mail

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Prozence crea per ogni dipendente una firma e-mail con il design dell'azienda e con dati aggiornati. La firma contiene il tuo nome, la tua qualifica, i tuoi numeri di telefono, gli indirizzi degli uffici, i pulsanti «Salva in rubrica», «Biglietto da visita digitale» e «Pianifica una riunione», il logo aziendale e i banner che l'azienda gestisce a livello centrale. Se la tua azienda usa Google Workspace, la firma può essere scritta in Gmail in modo centralizzato. In questo caso non devi copiare la firma: ti basta selezionare in Gmail la nuova firma come firma predefinita. Se la tua azienda usa Yandex 360, la firma viene scritta in Yandex 360 in modo centralizzato e impostata come firma predefinita. Se la tua azienda usa Zoho Mail, la firma viene scritta in Zoho Mail con il nome «Prozence» e assegnata al tuo indirizzo di lavoro. Negli altri casi copi la firma una sola volta e la incolli nel tuo programma di posta.

Per le impostazioni lato azienda (design, modelli, banner, distribuzione) vedi 11. Gestione di marchio, identità e firma.

In questo capitolo

• Vedere la tua firma e-mail
• Copiarla e aggiungerla al programma di posta
• Firma in testo semplice (per CRM e strumenti di automazione)
• Firma breve (risposte e uso interno)
• Nota di assenza
• Link ai social
• Quando la tua firma e-mail cambia
• Sondaggio di soddisfazione (nella firma)

Vedere la tua firma e-mail

Per chi: Dipendente · Dove: Nel menu in basso Biglietto → Il mio biglietto → La mia firma · Versione: 0.88.0

1. Sul telefono tocca Biglietto nel menu in basso. Sul computer apri Il mio profilo dal menu a sinistra, poi la scheda Il mio biglietto.
2. Tra le schede in alto scegli La mia firma. Per aprirla direttamente, puoi aggiungere #imzam alla fine dell'indirizzo dell'applicazione.
3. Sotto il titolo Firma e-mail vedi l'anteprima della tua firma.

Suggerimento: I dati della firma provengono dal tuo biglietto da visita. Se la qualifica, il telefono o la foto non sono corretti, correggili in Il mio profilo oppure segnalalo al tuo responsabile (vedi 00. Per iniziare). I banner sono gestiti a livello centrale: quando l'azienda li cambia, cambiano da soli anche nella tua firma.

Copiarla e aggiungerla al programma di posta

Per chi: Dipendente · Dove: La mia firma → Copia firma · Versione: 0.4.2

Prima di iniziare: Se la tua azienda scrive la firma in Gmail in modo centralizzato, non servono questi passaggi: in Gmail la firma è già pronta.

1. Tocca o clicca Copia firma. La firma viene copiata negli appunti con la sua formattazione.
2. Apri il tuo programma di posta e segui i passaggi qui sotto. Gli stessi passaggi sono scritti anche nella schermata La mia firma:
   • Gmail: Impostazioni → Visualizza tutte le impostazioni → Generali → Firma → Crea nuova → incolla → in fondo Salva modifiche.
   • Outlook: Impostazioni → Account → Firme → Nuova firma → incolla → in Firme predefinite selezionala per i nuovi messaggi e per le risposte → Salva. Outlook classico: File → Opzioni → Posta → Firme.
   • Apple Mail: Mail → Impostazioni → Firme → il tuo account → + → incolla. Togli la spunta da «Usa sempre il carattere predefinito dei messaggi».
   • CRM e altri programmi: Nelle impostazioni del programma apri il campo E-mail oppure Profilo → Firma → incolla → salva.
3. Invia un'e-mail di prova a te stesso e controlla che la firma venga visualizzata correttamente.

Suggerimento: Alcuni programmi non supportano l'incolla formattata e richiedono HTML. In questo caso usa Copia codice HTML.

Importante: Ti consigliamo di copiare la firma dal computer. In alcuni programmi la firma copiata dal telefono può essere incollata come testo semplice.

Firma in testo semplice (per CRM e strumenti di automazione)

Per chi: Dipendente · Dove: La mia firma → Firma in testo semplice · Versione: 0.18.0

A cosa serve: È la firma per gli strumenti che accettano solo testo semplice, come l'automazione delle vendite o le sequenze e-mail del CRM.

1. Tocca il titolo Firma in testo semplice per aprirla.
2. Tocca Copia testo semplice e incollalo nel campo della firma dello strumento.

Suggerimento: I link nella firma in testo semplice sono personali; i clic vengono conteggiati a parte nelle analisi della firma.

Firma breve (risposte e uso interno)

Per chi: Dipendente · Dove: La mia firma → Firma breve (risposte e uso interno) · Versione: 0.77.0

A cosa serve: Evita di aggiungere ogni volta la firma lunga nelle risposte e nella corrispondenza interna. La firma breve non ha immagini né pulsanti. Contiene nome, qualifica, reparto, interno, cellulare, e-mail e il link al biglietto da visita.

1. Tocca il titolo Firma breve (risposte e uso interno) per aprirla.
2. Tocca Copia firma breve (oppure Copia come testo semplice).
3. Segui i passaggi della sezione Come aggiungere la firma breve al programma di posta?. In Gmail selezioni la firma breve in «Per risposte/inoltro»; in Outlook e in Apple Mail per le risposte si sceglie una firma separata.

Importante: Gmail permette una sola firma centralizzata. Devi selezionare tu stesso la firma breve in Gmail, in «Per risposte/inoltro».

Nota di assenza

Per chi: Dipendente · Dove: La mia firma → Nota di assenza · Versione: 0.83.0

A cosa serve: Quando sei in ferie o fuori ufficio, sotto la tua firma viene aggiunta una sottile riga di nota, che scompare da sola dopo la data di fine.

1. Scegli le date Inizio e Fine (ultimo giorno).
2. Se vuoi, scegli un collega dall'elenco Per le urgenze (facoltativo).
3. Tocca Salva. La nota viene scritta con un testo standard, a partire dalle date e dalla persona che hai scelto.

Importante:

• Se la tua firma non viene scritta in Gmail in modo centralizzato, copia e incolla di nuovo la firma alla data di inizio perché la nota compaia e dopo la data di fine perché scompaia.
• La firma che Outlook aggiunge con la regola del server aziendale non contiene questa nota; usa la funzione Risposte automatiche di Outlook.
• Se hai un'assenza approvata, la nota «fuori ufficio» può comparire anche sul tuo biglietto da visita (vedi 01. Biglietto da visita digitale e Kit identità).

Link ai social

Per chi: Dipendente · Dove: La mia firma → I miei link social · Versione: 0.83.0

A cosa serve: I tuoi link compaiono nella pagina del tuo biglietto da visita. L'icona dei link con Mostra nella mia firma selezionato viene aggiunta anche alla tua firma e-mail.

1. Scegli una rete dall'elenco Aggiungi rete (ad es. LinkedIn). Sono elencate solo le reti attivate dalla tua azienda.
2. Scrivi l'indirizzo del tuo profilo.
3. Se vuoi che compaia anche nella firma, seleziona Mostra nella mia firma.
4. Tocca Salva.

Importante: La tua azienda può subordinare alcuni campi all'approvazione di un amministratore; in questo caso la modifica compare dopo l'approvazione.

Quando la tua firma e-mail cambia

Per chi: Dipendente · Versione: 0.4.2

Quando cambiano la tua qualifica, il tuo telefono, la tua foto o il design della firma aziendale, puoi ricevere l'e-mail «La tua firma e-mail è stata aggiornata» e una notifica sul telefono. Nell'e-mail trovi l'anteprima della nuova firma e i passaggi per installarla.

• Se è scritta in Gmail in modo centralizzato: non devi copiarla. Seguendo il passaggio indicato nell'e-mail, in Gmail vai su Impostazioni → Visualizza tutte le impostazioni → Generali → Firma e, nelle impostazioni della firma predefinita, seleziona la tua nuova firma per i nuovi messaggi e per le risposte.
• Se è scritta in Yandex 360 in modo centralizzato: non devi né copiarla né selezionarla. Puoi vedere la tua firma in Yandex Mail → icona a forma di ingranaggio → Tutte le impostazioni → Dati personali, firma, immagine; una modifica fatta lì viene sostituita dalla nuova firma al successivo aggiornamento centrale.
• Se è scritta in Zoho Mail in modo centralizzato: non devi copiarla. Vedi la tua firma in Zoho Mail → Impostazioni → Firma con il nome «Prozence»; se non compare da sola in un nuovo messaggio, selezionala lì per il tuo indirizzo di lavoro. Una modifica fatta a questa firma viene sostituita dalla nuova al successivo aggiornamento centrale.
• Se l'hai incollata tu: copia di nuovo la firma da La mia firma e incollala.

Sondaggio di soddisfazione (nella firma)

Per chi: Dipendenti che scrivono ai clienti · Versione: 0.68.0

Se la tua azienda lo ha attivato, sotto la firma compare la riga «Sei soddisfatto di questa conversazione? 😀 Ottima · 🙂 Così così · 🙁 Pessima». Quando il cliente clicca su un'opzione, si apre una breve pagina; quando preme Invia, la sua valutazione viene registrata. Al cliente non vengono chiesti né il nome né l'e-mail.

• Quando arriva una valutazione, ricevi la notifica «Il tuo cliente ha valutato la vostra conversazione».
• I risultati degli ultimi 90 giorni li vedi nel riquadro Strumenti → Il mio spazio → Soddisfazione clienti (sul computer Bacheca → Il mio spazio). La scheda breve mostra la percentuale e la distribuzione; per gli ultimi commenti tocca Apri tutto.