02. Firma de correo

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Prozence genera para cada empleado una firma de correo con el diseño de la empresa y datos actualizados. La firma incluye tu nombre, tu cargo, tus teléfonos, las direcciones de las oficinas, los botones "Guardar en contactos", "Tarjeta digital" y "Programar reunión", el logotipo de la empresa y los banners que la empresa gestiona de forma centralizada. Si tu empresa usa Google Workspace, tu firma se puede escribir en Gmail de forma centralizada. En ese caso no tienes que copiar la firma; basta con elegir en Gmail la firma nueva como firma predeterminada. Si tu empresa usa Yandex 360, tu firma se escribe en Yandex 360 de forma centralizada y se establece como predeterminada. Si tu empresa usa Zoho Mail, tu firma se escribe en Zoho Mail con el nombre "Prozence" y se asigna a tu dirección de trabajo. En los demás casos, copias la firma una vez y la pegas en tu programa de correo.

Para los ajustes de la empresa (diseño, plantillas, banners, distribución) consulta 11. Gestión de marca, identidad y firma.

En este capítulo

• Ver tu firma de correo
• Copiarla y añadirla al programa de correo
• Firma en texto plano (para CRM y herramientas de automatización)
• Firma corta (respuestas y comunicación interna)
• Nota de ausencia
• Enlaces de redes sociales
• Cuando cambia tu firma de correo
• Encuesta de satisfacción (en la firma)

Ver tu firma de correo

Para quién: Empleado · Dónde: En el menú inferior, Tarjeta → Mi tarjeta → Mi firma · Versión: 0.88.0

1. En el teléfono, toca Tarjeta en el menú inferior. En el ordenador, abre Mi perfil en el menú de la izquierda y después la pestaña Mi tarjeta.
2. Entre las pestañas superiores, elige Mi firma. Para abrirla directamente, puedes añadir #imzam al final de la dirección de la aplicación.
3. Bajo el título Firma de correo aparece la vista previa de tu firma.

Consejo: Los datos de la firma proceden de tu tarjeta de visita. Si el cargo, el teléfono o la foto son incorrectos, corrígelos en Mi perfil o avisa a tu responsable (consulta 00. Primeros pasos). Los banners se gestionan de forma centralizada; cuando la empresa los cambia, también cambian solos en tu firma.

Copiarla y añadirla al programa de correo

Para quién: Empleado · Dónde: Mi firma → Copiar firma · Versión: 0.4.2

Antes de empezar: Si tu empresa escribe la firma en Gmail de forma centralizada, no necesitas estos pasos; la firma ya está lista en Gmail.

1. Toca o haz clic en Copiar firma. La firma se copia al portapapeles con su formato.
2. Abre tu programa de correo y sigue los pasos siguientes. Los mismos pasos están escritos también en la pantalla Mi firma:
   • Gmail: Configuración → Ver todos los ajustes → General → Firma → Crear nueva → pega → abajo del todo, Guardar cambios.
   • Outlook: Configuración → Cuentas → Firmas → Nueva firma → pega → en Firmas predeterminadas, elígela para los mensajes nuevos y las respuestas → Guardar. Outlook clásico: Archivo → Opciones → Correo → Firmas.
   • Apple Mail: Mail → Ajustes → Firmas → tu cuenta → + → pega. Desactiva la casilla "Usar siempre la tipografía de mensaje predeterminada".
   • CRM y otros programas: En los ajustes del programa, abre el campo Correo o Perfil → Firma → pega → guarda.
3. Envíate un correo de prueba y comprueba que la firma se ve bien.

Consejo: Algunos programas no admiten pegar con formato y piden HTML. En ese caso, usa Copiar código HTML.

Importante: Te recomendamos copiar la firma desde el ordenador. En algunos programas, la firma copiada desde el teléfono se pega como texto plano.

Firma en texto plano (para CRM y herramientas de automatización)

Para quién: Empleado · Dónde: Mi firma → Firma en texto plano · Versión: 0.18.0

Para qué sirve: Es la firma para herramientas que solo aceptan texto plano, como la automatización de ventas o las secuencias de correo de un CRM.

1. Toca el título Firma en texto plano para abrirlo.
2. Toca Copiar texto plano y pega la firma en el campo de firma de la herramienta.

Consejo: Los enlaces de la firma en texto plano son personales; los clics se cuentan por separado en las analíticas de la firma.

Firma corta (respuestas y comunicación interna)

Para quién: Empleado · Dónde: Mi firma → Firma corta (respuestas e interna) · Versión: 0.77.0

Para qué sirve: Evita que la firma larga se añada una y otra vez en las respuestas y en la comunicación interna. La firma corta no lleva imágenes ni botones. Incluye nombre, cargo, departamento, extensión, móvil, correo y el enlace a la tarjeta de visita.

1. Toca el título Firma corta (respuestas e interna) para abrirlo.
2. Toca Copiar firma corta (o Copiar como texto sin formato).
3. Sigue los pasos de la sección ¿Cómo añadir la firma corta a su programa de correo?. En Gmail eliges la firma corta en "Para responder / reenviar"; en Outlook y Apple Mail se elige una firma distinta para las respuestas.

Importante: Gmail solo permite una firma centralizada. Tienes que elegir tú mismo la firma corta en Gmail, en "Para responder / reenviar".

Nota de ausencia

Para quién: Empleado · Dónde: Mi firma → Nota de ausencia · Versión: 0.83.0

Para qué sirve: Cuando estás de vacaciones o fuera de la oficina, se añade una línea de nota discreta bajo tu firma; desaparece sola después de la fecha de fin.

1. Elige las fechas de Inicio y Fin (último día).
2. Si quieres, elige a un compañero en la lista Para urgencias (opcional).
3. Toca Guardar. La nota se redacta con un texto estándar a partir de las fechas y de la persona que elijas.

Importante:

• Si tu firma no se escribe en Gmail de forma centralizada, copia y pega de nuevo tu firma al inicio para que aparezca la nota y después de la fecha de fin para que desaparezca.
• En la firma que Outlook añade con la regla de servidor de la empresa no aparece esta nota; usa la función Respuestas automáticas de Outlook.
• Si tienes una ausencia aprobada, también puede aparecer la nota "fuera de la oficina" en tu tarjeta de visita (consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad).

Enlaces de redes sociales

Para quién: Empleado · Dónde: Mi firma → Mis enlaces de redes sociales · Versión: 0.83.0

Para qué sirve: Tus enlaces aparecen en la página de tu tarjeta de visita. El icono de los que tienen marcada la opción Mostrar en mi firma también se añade a tu firma de correo.

1. Elige una red en la lista Añadir red (por ejemplo, LinkedIn). Solo aparecen las redes que tu empresa ha activado.
2. Escribe la dirección de tu perfil.
3. Si quieres que aparezca también en la firma, marca Mostrar en mi firma.
4. Toca Guardar.

Importante: Tu empresa puede someter algunos campos a la aprobación de un administrador; en ese caso, el cambio aparece cuando se aprueba.

Cuando cambia tu firma de correo

Para quién: Empleado · Versión: 0.4.2

Cuando cambian tu cargo, tu teléfono, tu foto o el diseño de firma de la empresa, puedes recibir un correo "Tu firma de correo se ha actualizado" y una notificación en el teléfono. El correo incluye la vista previa de la firma nueva y los pasos para instalarla.

• Si se escribe en Gmail de forma centralizada: no tienes que copiarla. Siguiendo el paso del correo, en Gmail, en Configuración → Ver todos los ajustes → General → Firma, dentro de los ajustes de firma predeterminada, elige tu firma nueva para los correos nuevos y las respuestas.
• Si se escribe en Yandex 360 de forma centralizada: no tienes que copiarla ni elegirla. Puedes ver tu firma en Yandex Mail → icono de engranaje → Todos los ajustes → Datos personales, firma, imagen; cualquier cambio que hagas allí se sustituye por la firma nueva en la siguiente actualización centralizada.
• Si se escribe en Zoho Mail de forma centralizada: no tienes que copiarla. Verás tu firma en Zoho Mail → Ajustes → Firma con el nombre "Prozence"; si no aparece sola en un correo nuevo, elígela allí para tu dirección de trabajo. Cualquier cambio que hagas en esta firma se sustituye por la firma nueva en la siguiente actualización centralizada.
• Si la pegaste tú mismo: copia de nuevo la firma desde Mi firma y pégala.

Encuesta de satisfacción (en la firma)

Para quién: Empleados que escriben a clientes · Versión: 0.68.0

Si tu empresa la ha activado, bajo tu firma aparece la línea "¿Te ha gustado esta conversación? 😀 Genial · 🙂 Regular · 🙁 Mala". Cuando el cliente hace clic en una opción, se abre una página breve; al pulsar Enviar, se registra su valoración. No se pide al cliente ni su nombre ni su correo.

• Cuando llega una valoración, recibes la notificación "Tu cliente ha valorado tu conversación".
• Los resultados de los últimos 90 días los ves en el recuadro Satisfacción del cliente, en Herramientas → Mi espacio (en el ordenador, Tablón → Mi espacio). La tarjeta corta muestra el porcentaje y la distribución; para ver los últimos comentarios, toca Ver todo.