01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Cada empleado tiene una página pública de tarjeta de visita digital. La persona que tienes delante escanea tu QR, ve tu tarjeta y la guarda en sus contactos con un solo toque. Aunque tus datos cambien, el QR y la dirección siguen siendo los mismos. En Mi kit de identidad encuentras imágenes ya preparadas con tu nombre, tu cargo y tu QR:

• pantalla de bloqueo del teléfono;
• fondo para reuniones;
• portada de LinkedIn;
• tarjeta de visita impresa lista para la imprenta;
• etiqueta NFC.

Para quién: Empleado

En este capítulo

• Ver tu tarjeta y mostrar tu QR
• Compartir tu tarjeta
• Compartir tu tarjeta desde la página de perfil
• Enviar a un cliente tu tarjeta y las de tu equipo
• Seguir las tarjetas enviadas y enviar recordatorios
• Enviar mi tarjeta automáticamente
• Tarjeta de contacto (vCard) y Wallet
• Compañeros sugeridos en tu tarjeta
• ¿Qué ve quien abre la tarjeta?
• Que el visitante deje sus datos
• Mi kit de identidad: descargar las imágenes
• Poner el QR en la pantalla de bloqueo
• Configurar el fondo para reuniones
• Tarjeta de visita impresa
• Grabar en una etiqueta NFC
• Foto de perfil corporativa
• Estadísticas de la tarjeta

Ver tu tarjeta y mostrar tu QR

Para quién: Empleado · Dónde: en el menú inferior, Tarjeta (en el ordenador, Mi perfil → Mi tarjeta) · Versión: 0.4.2

1. Toca Tarjeta en el menú inferior. Se abre la pestaña Mi tarjeta.
2. En Mi código QR aparece tu QR. La otra persona lo escanea con la cámara del teléfono y se abre tu tarjeta.
3. Para imprimirlo o usarlo en una presentación, descarga el QR con Descargar PNG o SVG (para imprimir).

Consejo: Aunque tus datos cambien, el QR sigue siendo el mismo; no hace falta volver a imprimir las tarjetas de visita.

Consejo: También se abre Mi tarjeta si haces clic en tu nombre en el saludo de la parte superior del Tablón (p. ej. «Buenos días, Ayşe») (0.99.96).

Compartir tu tarjeta

Para quién: Empleado · Dónde: Mi tarjeta → Compartir mi tarjeta · Versión: 0.4.2

1. Ve a la sección Compartir mi tarjeta; allí aparece la dirección de tu tarjeta.
2. Elige una opción:
   • Copiar enlace: pega la dirección en un correo, en un mensaje o en redes sociales.
   • WhatsApp: envía tu tarjeta directamente por WhatsApp.
   • Abrir mi tarjeta: abre tu tarjeta tal como la ve un visitante.

Compartir tu tarjeta desde la página de perfil

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Ver mi perfil → Tarjeta de visita digital · Versión: 0.99.32

Para qué sirve: Tu página de perfil interna de la empresa también muestra tu tarjeta de visita con el QR. Desde ahí también puedes compartirla. Tus compañeros pueden abrir y compartir tu tarjeta desde tu perfil.

1. Toca Ver mi perfil al principio de Mi perfil (consulta 08. Directorio y organización). En el teléfono, la tarjeta está en la parte superior de la página; en el ordenador, en la columna derecha.
2. En el recuadro Tarjeta de visita digital, elige una opción:
   • Compartir tarjeta: abre el menú de compartir del teléfono. Si no hay menú de compartir, se copia el enlace.
   • WhatsApp: envía el enlace de tu tarjeta por WhatsApp.
   • Copiar enlace: copia la dirección de tu tarjeta en el portapapeles.
   • Abrir tarjeta: abre tu tarjeta tal como la ve un visitante.

Enviar a un cliente tu tarjeta y las de tu equipo

Para quién: Empleado · Dónde: Tarjeta → Clientes → persona → Enviar mi tarjeta · Versión: 0.6.1 (tarjetas del equipo 0.99.16)

Para qué sirve: Envías tu tarjeta por correo, WhatsApp o SMS a una persona de tu directorio de clientes. Si quieres, añades al mismo envío las tarjetas de hasta 5 compañeros; por ejemplo, las de los compañeros de ventas y de soporte que trabajarán con el cliente.

Antes de empezar: El registro de la persona debe tener correo electrónico o teléfono. Si no hay correo, el botón Correo electrónico se ve atenuado; si no hay teléfono, se ven atenuados los botones WhatsApp y SMS.

1. Toca Tarjeta en el menú inferior y, después, Clientes en la parte superior.
2. Toca a la persona y, después, Enviar mi tarjeta (si ya la enviaste antes, el botón dice Tarjeta enviada:…). Se abre la ventana Enviar mi tarjeta; arriba aparecen el nombre, el correo y el teléfono de la persona.
3. Para añadir una tarjeta de compañero, escribe al menos 2 letras en el campo Añadir compañero (nombre), debajo de Enviar también tarjetas de compañeros.
4. Toca a un compañero de la lista. La persona elegida se añade como un botón verde; para quitarla, toca la × de su botón.
5. Elige cómo enviarla: Correo electrónico, WhatsApp o SMS.
6. Si elegiste Correo electrónico, edita el Asunto y el Mensaje si hace falta y toca Enviar el correo. En WhatsApp o SMS, el mensaje se abre ya preparado; envíalo desde ahí.

Resultado:

• En el correo, cada compañero aparece con su nombre, su cargo, el enlace Dijital kartvizitini aç («abrir su tarjeta de visita digital») y un archivo adjunto de contacto (.vcf). La dirección de respuesta del correo eres tú.
• Al texto de WhatsApp y de SMS se añaden líneas del tipo «Ekibimizden: Ad (Unvan): bağlantı» («De nuestro equipo: Nombre (Cargo): enlace»).
• En el registro de la persona se anota el envío y la persona sale de la lista de clientes que se enfrían (consulta 04. Directorio de clientes).

Consejo: Si no has modificado el texto a mano, la selección del equipo se refleja en el texto de inmediato. Si añades compañeros después de modificar el texto, tendrás que añadir tú las líneas del equipo.

Importante:

• No se puede elegir a un empleado que haya dejado la empresa o cuya tarjeta no esté publicada. Se pueden elegir como máximo 5 compañeros («Hasta 5 compañeros.»).
• No puedes enviar tu tarjeta por correo a la misma persona una segunda vez en 12 horas («Hoy ya enviaste tu tarjeta por correo a esta persona.»). Puedes enviar como máximo 40 correos con tarjetas al día («Alcanzaste el límite de correos de hoy (40).»).

Seguir las tarjetas enviadas y enviar recordatorios

Para quién: Empleado · Dónde: Tarjeta → Clientes → persona → Enviar mi tarjeta → Tarjetas enviadas a esta persona · Versión: 0.99.16

Para qué sirve: Ves de quién son las tarjetas que se han enviado a un cliente, si el cliente las ha abierto y si las ha añadido a sus contactos. A quienes no las han añadido, les envías un recordatorio.

1. Abre la ventana Enviar mi tarjeta (o Tarjeta enviada:…) de la persona.
2. En la lista Tarjetas enviadas a esta persona, cada fila indica de quién es la tarjeta, por qué medio se envió (p. ej. Correo electrónico) y cuándo fue el último envío; si la envió otra persona, aparece Enviado por:.
3. Mira el estado a la derecha de la fila:
   • No abierta: la persona aún no ha abierto la tarjeta.
   • Abierta, no añadida: la persona abrió la tarjeta pero no la guardó en sus contactos.
   • Añadida a contactos: la persona guardó la tarjeta en su teléfono con Guardar en contactos.
4. Para una tarjeta que no se ha añadido a los contactos, toca Recordar.
   • Si la persona tiene correo electrónico, se envía un correo de recordatorio: «Correo de recordatorio enviado.» En un solo correo van todas las tarjetas que la persona que envió esa fila mandó a este contacto y que no se han añadido a los contactos, con botones Añadir a contactos y archivos .vcf adjuntos. El correo sale con el nombre de esa persona (si la fila dice Enviado por:, con su nombre y no con el tuyo).
   • Si no tiene correo, se abre en WhatsApp un texto de recordatorio ya preparado.

Consejo:

• En cada envío se usa un enlace de tarjeta exclusivo para esa persona; los estados se deducen de ese enlace. Las aperturas automáticas de los programas de seguridad del correo no cuentan.
• Si tu empresa lo ha activado, a quien no añada la tarjeta en el plazo establecido (p. ej. 3 días) se le envía un recordatorio por correo una sola vez, de forma automática. El recordatorio automático solo funciona en horario laboral (09:00–19:00) y para los envíos de los últimos 30 días.

Importante:

• A la misma persona se le envía un recordatorio cada 20 horas como máximo («Ya se envió un recordatorio a esta persona hoy.»). Por cada tarjeta se envían como máximo 3 recordatorios («Para esta tarjeta se envían como máximo 3 recordatorios.»).
• Si la persona ya añadió la tarjeta, Recordar no aparece («La persona ya añadió esta tarjeta a sus contactos.»).

Enviar mi tarjeta automáticamente

Para quién: Empleado · Dónde: Tarjeta → Clientes → persona → Enviar mi tarjeta → en la parte inferior de la ventana, Enviar mi tarjeta automáticamente · Versión: 0.99.16

Para qué sirve: Cuando escaneas una tarjeta de visita en una feria o en una reunión, tu tarjeta le llega a esa persona por correo de forma automática. No necesitas tocar Enviar mi tarjeta además.

Antes de empezar: Tu empresa debe haber permitido el envío automático. Si no lo permite, esta opción no aparece.

1. Abre la ventana Enviar mi tarjeta de cualquier persona de clientes.
2. Marca la casilla Enviar mi tarjeta automáticamente, en la parte inferior de la ventana. Aparece el mensaje «El envío automático está activado.»
3. Si quieres que también se envíen tarjetas de compañeros, elígelos en la ventana y toca Añadir también las tarjetas de compañeros elegidas al envío automático. Los elegidos aparecen en la línea «Tarjetas de compañeros que se envían:».
4. Para desactivarlo, desmarca la casilla («El envío automático está desactivado.»).

Resultado: Cuando escaneas una tarjeta de visita con una foto o con un QR, la pantalla de resultado muestra «Tu tarjeta se está enviando por correo automáticamente.» (consulta 03. Añadir tarjetas (escaneo de tarjetas de visita)).

Importante:

• El envío automático solo funciona al escanear una tarjeta de visita física (foto o QR). Si añades un contacto a mano, desde una firma de correo, con un registro recibido por correo o con una importación, tu tarjeta no se envía.
• La persona debe tener correo electrónico y tu tarjeta no debe haberse enviado ya por correo a esa persona.
• El límite diario de 40 correos es común con los envíos manuales.

Tarjeta de contacto (vCard) y Wallet

Para quién: Empleado · Dónde: Mi tarjeta → Tarjeta de contacto (vCard) / Cartera (Wallet) · Versión: 0.4.2

• Descargar .vcf: es el archivo de contacto de tu tarjeta. Puedes enviarlo como adjunto por correo; es compatible con los contactos de iPhone y de Android.
• Cartera (Wallet): si el administrador ha completado la configuración, aparecen los botones Añadir a Apple Wallet y Añadir a Google Wallet. La tarjeta añadida a la cartera se abre con un toque desde la pantalla de bloqueo y se actualiza sola cuando cambian tus datos.

Compañeros sugeridos en tu tarjeta

Para quién: Empleado · Dónde: Mi tarjeta → Personas sugeridas en mi tarjeta · Versión: 0.7.1

Para qué sirve: Quien escanea tu tarjeta también ve a los compañeros que hayas elegido y los añade a sus contactos con un toque (hasta 6 personas).

1. Busca y elige a las personas con Buscar en el equipo.
2. Toca Guardar. Comprueba el resultado con Mostrar en mi tarjeta.

Consejo: Con el modo evento activado, en tu tarjeta aparece el equipo de ese evento (consulta 05. Eventos y ferias).

¿Qué ve quien abre la tarjeta?

Para quién: Empleado · Versión: 0.4.2

Quien abre tu tarjeta ve lo siguiente:

• tu foto, tu nombre, tu cargo, la empresa y las líneas de contacto;
• las direcciones de las oficinas y los banners de la empresa;
• botones rápidos como Buscar, Correo electrónico, WhatsApp, LinkedIn y Reunión;
• el botón Guardar en contactos.

Los campos que dejas vacíos no se muestran. La tarjeta se abre en el idioma del navegador del visitante; abajo hay un selector de idioma.

Casos especiales:

• Si estás de permiso: si en la sección de permisos y sustituto de Mi perfil está marcada la opción Mostrar a quien abra mi tarjeta una nota de «fuera de la oficina» y la tarjeta de quien me sustituye, la tarjeta muestra tu fecha de regreso y la persona que puede ayudar.
• Si dejas la empresa: el QR y el enlace antiguos abren la página «ya no está en nuestro equipo» y la tarjeta de quien te sustituye. Tus datos de contacto no se muestran.

Que el visitante deje sus datos

Para quién: Empleado (titular de la tarjeta) · Versión: 0.5.1

Quien abre tu tarjeta puede dejar con Dejar mis datos su nombre, su empresa, su correo o su teléfono y dónde os conocisteis. El registro llega a tu lista de clientes («Dejaron sus datos»), recibes un correo y se programa un recordatorio de seguimiento.

Importante: El formulario se abre si la empresa tiene definido el aviso informativo de la KVKK. El visitante no puede enviarlo sin aceptar el aviso informativo; el consentimiento para comunicaciones comerciales es independiente y opcional.

Mi kit de identidad: descargar las imágenes

Para quién: Empleado · Dónde: Mi tarjeta → Mi kit de identidad · Versión: 0.88.0

Para qué sirve: Descargas o compartes imágenes preparadas con tu nombre, tu cargo y tu QR. Cuando tus datos cambian, las imágenes también se actualizan solas.

1. En la pantalla Mi tarjeta, toca la pestaña Mi kit de identidad (la dirección termina en #kimlik-kiti).
2. Ve al tipo de imagen que quieras:
   • Pantalla de bloqueo
   • Pantalla de inicio
   • Imagen de tarjeta de visita
   • Fondo para reuniones
   • Fondo de escritorio
   • Portada de LinkedIn
   • Tarjeta de visita impresa
   • Etiqueta NFC
3. Si los hay, elige la plantilla y el color (p. ej. Abierto, Azul marino, Oscuro). Las plantillas de la empresa están al principio de la lista.
4. Elige el dispositivo o el tamaño (p. ej. iPhone / Android, 2560 × 1440 / 1920 × 1080).
5. Toca Descargar. En el teléfono puedes enviarla directamente con Compartir.
6. En el enlace ¿Cómo se usa? se explica cómo poner esa imagen en el dispositivo.

Consejo: Puede que tu empresa solo haya activado las plantillas de la empresa; en ese caso no se ven las variantes personales.

Poner el QR en la pantalla de bloqueo

Para quién: Empleado · Dónde: Mi kit de identidad → Pantalla de bloqueo · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: Compartes tu tarjeta mostrando la pantalla de bloqueo de tu teléfono, sin abrir ninguna aplicación.

1. En la tarjeta Pantalla de bloqueo, elige el color (Abierto / Azul marino) y el teléfono (iPhone / Android).
2. Toca Descargar; la imagen se guarda en tus fotos.
3. iPhone: Fotos → imagen → Compartir → Usar como fondo de pantalla → Pantalla de bloqueo. Android: Galería → imagen → ⋮ → Establecer como fondo → Pantalla de bloqueo.
4. En la pantalla de bloqueo, el reloj y los accesos directos no tapan el QR; la imagen está preparada para eso.

Configurar el fondo para reuniones

Para quién: Empleado · Dónde: Mi kit de identidad → Fondo para reuniones · Versión: 0.89.0

Para qué sirve: En una videorreunión, la otra parte puede escanear tu QR desde la pantalla y añadirte a sus contactos.

1. En la tarjeta Fondo para reuniones, elige la plantilla de la empresa (p. ej. Fondo corporativo para reuniones) o una variante personal.
2. Haz clic en Descargar (PNG) o, para Google Meet, en JPEG (Meet).
3. Sigue los pasos de la sección ¿Cómo se configura como fondo?:
   • Google Meet: en la reunión, abre ⋮ → Efectos visuales (también se abre antes de unirte). En Fondos, sube con + la imagen que descargaste.
   • Microsoft Teams: en la reunión, abre Más (…) → Efectos de vídeo y configuración. Con Añadir nuevo, elige la imagen PNG y pulsa Aplicar.
   • Zoom: Configuración → Fondo y efectos → Fondos virtuales → + → Añadir imagen. En la configuración de vídeo, desactiva «Reflejar mi vídeo».
4. En tu propia pantalla, los textos pueden verse invertidos como en un espejo; la otra parte los ve normales.

Consejo: Si tu empresa ha conectado Zoom, aparece el botón Subir a Zoom. La imagen va a tu perfil de Zoom y se renueva sola cuando cambian tus datos.

Tarjeta de visita impresa

Para quién: Empleado · Dónde: Mi kit de identidad → Tarjeta de visita impresa · Versión: 0.89.0

1. Mira la vista previa con Anverso / Reverso. La línea discontinua marca el lugar del corte.
2. Elige el color (Oscuro / Abierto).
3. Haz clic en Descargar PDF (listo para imprenta). El PDF mide 85 × 55 mm, tiene 3 mm de sangrado y marcas de corte. Con Descargar PNG obtienes las imágenes del anverso y del reverso.
4. Envía el PDF a la imprenta.

Importante: El PDF está en color RGB; la imprenta offset hace su propia conversión.

Grabar en una etiqueta NFC

Para quién: Empleado · Dónde: Mi kit de identidad → Etiqueta NFC · Versión: 0.89.0

Para qué sirve: Grabas la dirección de tu tarjeta en una etiqueta NFC o en una tarjeta de visita con NFC. A quien acerque el teléfono a la etiqueta se le abre tu tarjeta; no hace falta ninguna aplicación.

1. Android (Chrome): toca Grabar el enlace de mi tarjeta en una etiqueta NFC y acerca el teléfono a la etiqueta.
2. iPhone y otros teléfonos:
   1. Instala una aplicación gratuita para escribir etiquetas NFC (p. ej. NFC Tools).
   2. En la aplicación, elige Escribir → Añadir registro → URL / Dirección web.
   3. Copia y pega la dirección de tu tarjeta y confirma.
   4. Toca «Escribir» y acerca el teléfono a la etiqueta (en el iPhone, la parte superior del teléfono).
3. En la sección Etiqueta y consejos se indican los tipos de etiqueta adecuados (NTAG213 / NTAG215; en superficies metálicas, etiqueta antimetal).

Foto de perfil corporativa

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Foto → Convertir en foto corporativa · Versión: 0.90.0

Para qué sirve: Quita el fondo de tu foto y te coloca sobre el fondo de marca de la empresa. La misma foto se usa en la tarjeta, en la firma y (si está conectado) en tu perfil de Google / Microsoft.

1. En la sección Foto de Mi perfil, toca Convertir en foto corporativa. Se abre tu foto guardada; si no tienes foto, se te pide que elijas una.
2. Para usar otra foto, toca Elegir otra foto en la ventana que se abre. (Una foto que elegiste con Elegir foto y que aún no has guardado no se convierte.)
3. El fondo se quita en tu dispositivo; tu foto original no se envía al servidor, solo se guarda la imagen final. Si hace falta, ajusta el encuadre con Encuadre automático o con el zoom.
4. Toca Guardar. Si tu empresa exige aprobación para los cambios de foto, la foto se verá cuando se apruebe.

Importante: No funciona en navegadores antiguos (p. ej. anteriores a iOS 16.4); actualiza tu teléfono o prueba desde el ordenador.

Estadísticas de la tarjeta

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Hoy → recuadro Mi tarjeta (en el ordenador, Tablón → Hoy) · Versión: 0.14.0

Ves cuántas veces se ha abierto tu tarjeta en el último periodo, cuántas veces se ha guardado en contactos y cuántas veces se ha abierto tu página de reuniones. No se guarda la identidad de los visitantes; solo hay recuentos diarios.