42. Prozence IA: el asistente de inteligencia artificial

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Prozence IA es un asistente de IA al que puede hacer preguntas en su propio idioma: «¿Cuántos días de vacaciones me quedan?», «¿En qué estado están mis gastos?», «¿Cómo se configura la VPN?». El asistente busca la respuesta solo en la información que usted ya puede ver, con sus propios permisos; las respuestas de la wiki incluyen debajo enlaces a las fuentes. El asistente solo lee: nunca guarda, envía, aprueba ni elimina nada en su nombre; las acciones las hace usted en la pantalla correspondiente.

Para quién: Todos los empleados (si su empresa lo ha activado) · Editor de la wiki (adjuntar documentos) · Admin (ajustes)

En este capítulo

• Abrir el asistente y el aviso
• Hacer una pregunta y leer la respuesta
• ¿Qué puede preguntar?
• Respuestas a partir de páginas y documentos de la wiki
• Adjuntar documentos a una página de la wiki
• Cupo de uso y límites
• Ocultar el asistente y retirar su aceptación
• Ajustes del Admin
• ¿Quién ve qué?
• Límites conocidos

Antes de empezar: Prozence IA es un módulo adicional de pago para los planes Profesional y Corporativo; está activo durante la prueba de 14 días. Viene desactivado y lo activa el Admin. En las sesiones de dispositivo compartido (p. ej., una tableta de recepción) el asistente está desactivado.

Abrir el asistente y el aviso

Para quién: Empleado · Dónde: En el ordenador, el botón Prozence IA en la esquina inferior derecha de la pantalla; en el teléfono y en pantallas estrechas, el icono de estrella a la izquierda de la campana en la barra superior · Versión: 2.0.0

1. Pulse el botón Prozence IA. El panel se abre abajo a la derecha en el ordenador y a pantalla completa en el teléfono.
2. La primera vez aparece el aviso Acerca de Prozence IA: indica qué lee el asistente, a qué servicio de IA va su pregunta, qué no se envía nunca y qué se registra. Léalo y pulse Entendido, empezar.
3. El panel se abre con un mensaje de bienvenida y preguntas de ejemplo. Si pulsa una pregunta de ejemplo, se envía al momento.
4. Cierre el panel con Cerrar o con la tecla Esc; la conversación se mantiene.

Importante: El Admin puede completar el aviso con un párrafo de su empresa. Hasta que usted no acepta, el asistente no lee ninguna información.

Hacer una pregunta y leer la respuesta

Para quién: Empleado · Dónde: Panel Prozence IA · Versión: 2.0.0

1. Escriba su pregunta en el cuadro Pregunte algo… y pulse Enviar (Intro también envía; Mayús+Intro abre una línea nueva).
2. Hasta que llega la respuesta aparece Preparando la respuesta…. Una respuesta puede tardar unos segundos.
3. La línea Información consultada bajo la respuesta muestra qué ha mirado el asistente (p. ej., Se leyó su saldo de ausencias, Se leyó contenido del Wiki).
4. Las respuestas de la wiki muestran una lista Fuentes; pulse un enlace Página del Wiki o Documento del Wiki para abrir la fuente.
5. Para seguir con el mismo tema, escriba la siguiente pregunta; el asistente recuerda las preguntas anteriores de la conversación. Para cambiar de tema, pulse Nueva conversación.

Consejo: Las preguntas cortas y sobre un solo tema dan el mejor resultado. Si su aplicación está en otro idioma, la respuesta también llega en ese idioma.

Importante: La IA puede equivocarse; compruebe la información importante en su fuente. La conversación se guarda 30 minutos en el servidor y después se elimina; si vuelve a abrir el panel más tarde, empieza vacío.

¿Qué puede preguntar?

Para quién: Empleado · Dónde: Panel Prozence IA · Versión: 2.0.0

El asistente no responde a preguntas sobre las ausencias, el salario o los datos personales de otro empleado; no envía solicitudes de ausencia ni aprueba nada en su nombre. Si un módulo está desactivado en su empresa, el asistente tampoco lee ese tema.

Respuestas a partir de páginas y documentos de la wiki

Para quién: Empleado · Dónde: Panel Prozence IA → Fuentes · Versión: 2.0.0

Ante una pregunta sobre la wiki, el asistente busca primero en la wiki, lee las secciones relacionadas y basa su respuesta en ellas. Si la fuente es una página de la wiki, el enlace abre la sección correspondiente de la página; si es un documento adjunto, abre el propio documento, y también se indica la página, la diapositiva o la hoja.

• Solo sirven de fuente las páginas publicadas que usted puede leer. Los borradores y las páginas cerradas para usted no llegan ni a la búsqueda ni a la IA.
• Un documento adjunto lo ve toda persona que puede ver su página; el asistente responde a partir de ese documento solo a esas personas.
• Si la wiki no tiene respuesta, el asistente lo dice y no se la inventa.

Consejo: El cuadro Preguntar a la wiki funciona como antes y solo mira el texto de las páginas; las respuestas a partir de documentos adjuntos solo llegan en Prozence IA (consulte 06. Tablón e intranet).

Adjuntar documentos a una página de la wiki

Para quién: Editor de la wiki (editor de categoría, editor general o Admin) · Dónde: Wiki → artículo → Editar → Documentos · Versión: 2.0.0

1. Abra el artículo y toque Editar. En un artículo nuevo, pulse primero Guardar; la sección Documentos aparece en un artículo guardado.
2. En la sección Documentos, toque Adjuntar documento y elija el archivo. Puede adjuntar PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), TXT, MD o CSV.
3. Al terminar la subida aparece Documento adjuntado.. El texto del documento se extrae en el servidor; cuando la fila dice Prozence IA puede leerlo, el asistente puede responder a partir de este documento. Mientras dura la extracción, la fila dice En preparación.
4. Para quitar un documento, toque Quitar en su fila; el archivo y el texto extraído se eliminan juntos.

Los lectores ven y descargan los documentos en la lista Documentos bajo el artículo. Para sustituir un documento, quite el antiguo y adjunte el nuevo; el asistente lee el texto nuevo.

Importante: Toda persona que puede ver este artículo ve y descarga el documento; no adjunte a un artículo abierto a todos un documento con datos personales o con información reservada a ciertas personas. No se extrae el texto de PDF escaneados (solo imagen) ni cifrados; la fila dice No se pudo extraer texto (puede ser una imagen escaneada) o No se pudo leer, y el documento se puede seguir descargando. Como máximo 10 MB por documento y 10 documentos por página.

Cupo de uso y límites

Para quién: Empleado · Dónde: Panel Prozence IA · Versión: 2.0.0

• Con el servicio Prozence IA su empresa tiene un cupo mensual de preguntas: por defecto 100 preguntas por persona activa al mes (20 durante la prueba). Si el Admin usa la propia clave de Anthropic de la empresa, los límites los fija el Admin.
• Además hay un límite mensual y otro por hora por persona, y un límite diario para toda la empresa.
• Cuando se alcanza un límite, el panel indica cuál y cuándo se renueva el cupo (su cupo mensual personal a principios de mes, el límite diario de la empresa al día siguiente). El trabajo no se detiene: siempre puede ver la misma información en la pantalla correspondiente.

Ocultar el asistente y retirar su aceptación

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Prozence IA · Versión: 2.0.0

• Si desmarca Mostrar el asistente, el botón Prozence IA deja de aparecer en su pantalla. Para recuperarlo, marque la casilla; el botón vuelve al recargar la página.
• Si pulsa Retirar mi aceptación, su aceptación se retira y su conversación se elimina. Para volver a usar el asistente, acepta de nuevo el aviso.

Ajustes del Admin

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Módulos → Prozence IA · Versión: 2.0.0

1. Marque Prozence IA activado. Si su licencia no incluye el módulo adicional, la casilla está desactivada y la pantalla explica cómo añadirlo (Admin → Suscripción).
2. Elija el Proveedor de IA:
   • Servicio Prozence IA (recomendado): no hace falta clave; el contrato, la facturación y el acuerdo de transferencia KVKK se gestionan con Prozon; se aplica el cupo de la empresa.
   • Mi propia clave de Anthropic: escriba la clave en el campo Clave de API de Anthropic. La clave se guarda solo en el servidor, cifrada, y no vuelve a mostrarse; solo se ven sus 4 últimos caracteres. Si lo deja vacío, se usa la clave del sitio de la pantalla de escaneo de tarjetas. El gasto se sigue en su consola de Anthropic.
3. Elija el Modelo: por defecto Claude Haiku 4.5; Claude Sonnet 4.6 es más potente, cuesta unas 3 veces más y agota antes el cupo de la empresa.
4. Introduzca los límites: Preguntas mensuales por usuario (cupo de la empresa), Máximo de preguntas por usuario al mes, Máximo de preguntas por usuario por hora, Máximo de preguntas al día para la empresa.
5. En la lista Lo que puede leer el asistente, desmarque los temas que no quiera. Cada tema se lee con los propios permisos de la persona; un tema cuyo módulo está desactivado no se usa de todos modos.
6. Si lo desea, escriba un párrafo en Añadido de su empresa a la información (opcional); se añade al final del aviso que ven los empleados.
7. Pulse Guardar. Aparece Ajustes de Prozence IA guardados..

La tabla Uso de este mes muestra el número de personas que lo usan, el número de preguntas, las preguntas de hoy, los tokens de entrada / salida, la caché y el coste estimado. No se guardan los textos de preguntas ni respuestas; solo se llevan cifras.

Importante: El aviso propuesto es un borrador; revíselo con su asesor jurídico. Al desactivar Prozence IA se cierran todos los puntos de acceso del asistente y el panel no se dibuja; ningún otro módulo cambia. El inventario KVKK incluye el servicio de IA como destinatario (consulte 15. Varias empresas, idioma, KVKK y licencia).

¿Quién ve qué?

Límites conocidos

• El asistente ayuda a buscar y leer; no toma decisiones de RR. HH. ni da consejo legal o médico.
• El salario, los importes de nómina, los datos de salud y los tipos de ausencia especiales nunca se dan al asistente; los tipos de ausencia especiales aparecen como «Permiso especial».
• El asistente no crea borradores ni envía nada a aprobación; las solicitudes de ausencia, los gastos y las solicitudes se abren en la pantalla correspondiente.
• La respuesta llega de una vez; no se va mostrando mientras se escribe.