08. Directorio y organización

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

El directorio de la empresa reúne en un solo lugar el teléfono, el correo y la extensión de todos tus compañeros. El organigrama muestra quién depende de quién. En el perfil de un compañero ves a qué se dedica, sus áreas de experiencia, su responsable y su equipo. Si alguien está de ausencia, el directorio indica "De ausencia" y se ve quién lo sustituye.

El directorio y los perfiles son solo internos: únicamente los empleados que han iniciado sesión los ven. Para editar tus propios datos, consulta 00. Primeros pasos. Las tarjetas de clientes no se tratan en este capítulo, sino en 04. Directorio de clientes.

Para quién: Empleado (una tarea también para responsables de equipo)

En este capítulo

• Abrir el directorio de la empresa
• Buscar en el directorio y "¿Quién sabe de esto?"
• Ver en el directorio quién está de ausencia y quién lo sustituye
• Consultar el organigrama
• Abrir el perfil de un compañero
• Ver tu propio perfil
• Lista Nuestro equipo
• Añadir tu experiencia y los detalles del perfil
• Indicar en mi perfil la ausencia y quién me sustituye
• Quienes dejaron sus datos en tu tarjeta (Dejaron sus datos)

Abrir el directorio de la empresa

Para quién: Empleado · Dónde: Equipo → Directorio · Versión: 0.6.0 (actualizado en 0.99.32)

Para qué sirve: Lista a todos los empleados por orden alfabético de nombre. Cada persona tiene su cargo y los botones Correo electrónico, teléfono móvil, número de Extensión y Tarjeta (tarjeta de visita digital). El nombre de la persona es un enlace que abre su perfil interno.

1. Toca Equipo en el menú inferior.
2. En la franja superior elige Directorio. Se abre la pestaña Lista; bajo el título Directorio de la empresa figura el número de personas.
3. Para enviar un correo a una persona, toca Correo electrónico; para llamarla, toca el número de teléfono.
4. Si la persona se ha presentado, bajo su nombre aparece Acerca de; al tocarlo se abre el texto.
5. Para abrir el perfil interno de la persona, toca su nombre; para abrir su tarjeta de visita digital, toca Tarjeta (consulta Abrir el perfil de un compañero).

Consejo: En el ordenador, haz clic en Directorio en el menú de la izquierda. Los botones Directorio de empleados y Organigrama, bajo el cuadro Equipo de la Plaza del equipo, también te llevan aquí.

Importante: Tu empresa decide si los teléfonos móviles aparecen en el directorio. Si tu empresa ha desactivado el directorio, esta pantalla no se muestra.

Buscar en el directorio y "¿Quién sabe de esto?"

Para quién: Empleado · Dónde: Equipo → Directorio → Lista · Versión: 0.6.0 (búsqueda por experiencia 0.80.0)

Para qué sirve: Además de encontrar a una persona por su nombre, encuentras al compañero que sabe de un tema.

1. Escribe unas letras en el cuadro Nombre, cargo, experiencia o correo. La lista se filtra a medida que escribes.
2. La búsqueda se hace en: nombre, cargo, correo, texto de Acerca de, y etiquetas de experiencia e intereses. Por ejemplo, si escribes "automatización", se listan las personas en cuyo texto de Acerca de o en cuya experiencia aparece esa palabra.
3. Si nadie coincide con tu búsqueda, aparece "No hay ninguna persona que coincida con tu búsqueda."

Consejo: Si en el perfil de una persona tocas una etiqueta de Experiencia o de Intereses, el directorio busca con esa etiqueta; ves a todos los que saben de ese tema.

Ver en el directorio quién está de ausencia y quién lo sustituye

Para quién: Empleado · Dónde: Equipo → Directorio · Versión: 0.24.0

Para qué sirve: Si un compañero está de ausencia, ves hasta cuándo y a quién acudir para los asuntos urgentes.

1. Busca a la persona en el directorio.
2. Si la persona está de ausencia, bajo su nombre, en una línea amarilla, aparece De ausencia · "hasta el …" · "Le sustituye: …".
3. Toca el nombre de quien sustituye; se abre el perfil de esa persona.

Consejo: Si tu empresa usa el registro de jornada, junto al nombre de la persona puede verse también su estado de ese día: En la oficina, Desde casa, En remoto o En campo (consulta 22. Jornada).

Importante: El tipo ni el motivo de la ausencia se muestran en ningún sitio; solo aparece "De ausencia".

Consultar el organigrama

Para quién: Empleado · Dónde: Equipo → Directorio → Organigrama · Versión: 0.7.0 (del organigrama al perfil 0.80.0; actualizado en 0.99.32)

Para qué sirve: Muestra la estructura de dirección de la empresa como un árbol: quién depende de quién y cuántas personas hay en cada equipo.

1. En la pantalla Directorio, toca la pestaña superior Organigrama.
2. Arriba aparece el máximo responsable. Cada recuadro indica nombre, cargo, departamento y número de personas del equipo (p. ej. 2 ▾).
3. Para abrir el equipo de una persona, toca el número de su recuadro; se abren los botones de contacto de la persona y, debajo, su equipo. Para cerrarlo, vuelve a tocar.
4. Para abrir el perfil de una persona, toca su nombre. Al principio de la pantalla también se indica: "Quién depende de quién: toca el nombre de la persona y se abre su perfil; toca el número y se abre su equipo."

Consejo: El organigrama se genera solo a partir de los datos de responsable de los empleados. Si tu empresa usa Google Workspace o Microsoft 365, estos datos proceden de allí. Si tu responsable o tu departamento aparecen mal, avisa a RR. HH. o al administrador de la aplicación.

Abrir el perfil de un compañero

Para quién: Empleado · Dónde: Toca el nombre o la foto de una persona en el directorio, el organigrama, la Plaza del equipo, los anuncios, Mensajes o las listas de ausencias / gastos · Versión: 0.21.0 (página de perfil 0.99.32, dentro de la aplicación 0.99.33)

Para qué sirve: Muestra en una sola página todo lo necesario para conocer a un compañero: a qué se dedica, su experiencia, sus áreas de especialidad, sus datos de contacto, su tarjeta de visita digital, su responsable y su equipo.

1. En la aplicación, toca el nombre o la foto de una persona. Se abre la página de perfil de la persona. En el navegador, el perfil se abre en una pestaña nueva; en la aplicación añadida a la pantalla de inicio y en la aplicación móvil de Prozence se abre en la misma pantalla. Los menús superior e inferior se quedan en su sitio.
2. En la parte superior figuran la portada, la foto (o las iniciales si no hay), el nombre, el titular del perfil, el cargo y el departamento. Debajo están el estado de la persona hoy (p. ej. En la oficina, De ausencia), su antigüedad en la empresa y los botones: Correo electrónico, Llamar, Tarjeta de visita; Enviar mensaje si tu empresa ha activado Mensajes y LinkedIn si la persona lo ha indicado.
3. Desplázate hacia abajo para ver lo siguiente (si la persona lo ha indicado):
   • Acerca de (Ver más si el texto es largo)
   • Experiencia: sus puestos en la empresa y sus empleos anteriores (cargo, empresa, rango de fechas, ciudad, descripción)
   • Formación, Licencias y certificaciones (con el enlace Ver credencial)
   • Aptitudes e Idiomas: al tocar una etiqueta de aptitud, el directorio busca a quienes saben de ese tema
   • Intereses y aficiones, Pregúntame sobre, Estoy leyendo
   • Sus publicaciones: los anuncios y publicaciones que ha escrito (solo los que tú puedes ver)
4. En el teléfono, en la parte superior de la página; en el ordenador, en la columna derecha, hay lo siguiente:
   • Tarjeta de visita digital: tarjeta con QR, Compartir tarjeta, WhatsApp, Copiar enlace, Abrir tarjeta (consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad)
   • Contacto: correo, móvil (según los ajustes de la empresa), extensión, horario de trabajo, la forma más rápida de contactar, fecha de incorporación, cumpleaños (si la persona lo comparte)
   • Equipo: Responsable y Equipo. Al tocar un nombre, el perfil de esa persona se abre en la misma página.
5. Para volver a la aplicación, elige una sección en el menú inferior o en el de la izquierda.

Consejo: La dirección del perfil tiene la forma …/kartvizit/uygulama/profil/<kişi>/. Si envías esta dirección a un compañero, el mismo perfil se abre también para él. Los enlaces antiguos que terminan en ?kp= también redirigen a la página de perfil.

Importante:

• El perfil es solo interno: únicamente lo ven los empleados que han iniciado sesión; está cerrado a los buscadores. Si no tienes sesión iniciada, primero se abre la pantalla de acceso y, tras entrar, vuelves al perfil.
• La propia persona elige quién ve su formación, su experiencia previa y sus datos personales; estas secciones pueden no ser visibles para todos. El cumpleaños solo se muestra si la persona lo permite.
• En la dirección de una persona que ya no está en la empresa o que no existe aparece "No se pudo abrir el perfil". Si tu empresa ha desactivado el directorio, solo ves tu propio perfil.

Ver tu propio perfil

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Ver mi perfil / ¿Cómo lo ven mis compañeros? · Versión: 0.99.32

Para qué sirve: Compruebas cómo ven tu página de perfil tus compañeros.

1. Toca Perfil en el menú inferior. Al principio de la pestaña Mi perfil hay dos botones.
2. Toca Ver mi perfil. Se abre tu página de perfil; arriba hay una banda "Este es tu perfil." y, en la tarjeta de identidad, el botón Editar perfil.
3. Toca ¿Cómo lo ven mis compañeros? en la banda o en Mi perfil. Se abre la Vista previa: "Así ve tu perfil un compañero de otro departamento. Las secciones que has marcado como «Solo yo» o «Solo mi departamento» no aparecen aquí."
4. Para salir de la vista previa, toca Mi vista.
5. Para cambiar un dato, toca Editar perfil; se abre Mi perfil (consulta Añadir tu experiencia y los detalles del perfil).

Consejo: Desde el cuadro Tarjeta de visita digital de tu propio perfil puedes compartir tu tarjeta (consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad).

Lista Nuestro equipo

Para quién: Empleado · Dónde: Equipo → Plaza del equipo → Equipo · Versión: 0.20.1

Para qué sirve: Muestra a todo el equipo en una lista breve con cargo, departamento y fecha de incorporación. Así detectas fácilmente a quienes se acaban de incorporar. En las empresas con más de 100 empleados, el cuadro se llama Mi equipo cercano y solo se listan tu responsable, tus compañeros que dependen del mismo responsable y quienes dependen de ti; la empresa completa está en el Directorio de empleados.

1. Toca Equipo en el menú inferior y baja hasta el cuadro Equipo en la Plaza del equipo.
2. Elige el orden de la lista Nuestro equipo: Jerarquía (según el nivel del cargo y el organigrama), Incorporación más reciente o Incorporación más antigua.
3. Junto a quienes empezaron en los últimos 30 días aparece Nuevo, y junto a quienes están de ausencia, De ausencia.
4. Para ver el resto de la lista, toca Mostrar más. Si tocas a una persona, se abre su perfil.

Consejo: Los botones Directorio de empleados, Organigrama, Directorio de clientes y Contactos útiles, bajo el cuadro, abren las pantallas correspondientes.

Añadir tu experiencia y los detalles del perfil

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Detalles del perfil · Versión: 0.80.0 (actualizado en 0.99.32)

Para qué sirve: Añades tu titular del perfil, tus áreas de experiencia, tus idiomas, tu formación, tu experiencia previa y tus intereses. Tus compañeros te encuentran en el directorio por estos temas. Estos datos no aparecen en tu tarjeta de visita; todos son opcionales.

1. Toca Perfil en el menú inferior y, en Mi perfil, baja hasta la sección Detalles del perfil.
2. Información laboral (la ve toda la empresa):
   • Titular del perfil: la descripción breve que aparece bajo tu nombre en tu página de perfil (p. ej. "Ventas corporativas · Relaciones con clientes"; máximo 120 caracteres).
   • Mis áreas de experiencia (máx. 15): escribe un tema en el cuadro y pulsa Intro en el teclado (en el teléfono, "Ir" / "Listo"); el tema se convierte en una etiqueta. Para eliminar una etiqueta, toca la × que tiene al lado.
   • Idiomas: añade idioma y nivel con + Añadir idioma.
   • Mi horario de trabajo, La forma más rápida de contactarme, LinkedIn.
3. Formación y certificados:
   • + Añadir centro: centro, especialidad, titulación (p. ej. Grado), año de inicio y de fin.
   • + Añadir certificado: certificado, entidad emisora, año y, opcionalmente, Enlace de verificación. El enlace aparece en tu perfil como Ver credencial.
4. Experiencia previa: con + Añadir empleador añade tus empleos anteriores (máximo 15): empresa, cargo, inicio (p. ej. 2018), fin (si lo dejas vacío, aparece "Actualidad"), ciudad / país y, opcionalmente, una descripción de "¿Qué hacías?" (máximo 600 caracteres). Tu historial de puestos dentro de la empresa procede del registro de RR. HH.
5. Personal: Mis intereses y aficiones (máx. 15), Pregúntame sobre, Estoy leyendo.
6. En las secciones Formación y certificados, Experiencia previa y Personal, elige en la lista Quién lo ve: Toda la empresa, Solo mi departamento o Solo yo.
7. Toca Guardar. Aparece el mensaje "Los detalles del perfil se han guardado."

Resultado: Los datos aparecen en tu página de perfil. Para comprobar cómo se ven, consulta Ver tu propio perfil.

Importante: El enlace del certificado debe ser una dirección web válida; se le antepone https://. Con una dirección no válida no se guarda el registro.

Consejo: Elige etiquetas cortas y fáciles de buscar (p. ej. "Excel", "Incentivos de la SGK", "Automatización de procesos"). Tu texto de Sobre mí también se encuentra en la búsqueda del directorio (consulta 00. Primeros pasos).

Indicar en mi perfil la ausencia y quién me sustituye

Para quién: Empleado, responsable de equipo · Dónde: Perfil → Mi perfil → Ausencia y sustituto · Versión: 0.24.0 (para responsables 0.36.0)

Para qué sirve: Indicas las fechas en que estarás de ausencia y el compañero que te sustituirá durante ese tiempo. Apareces como "De ausencia" en el directorio, en tu perfil, en la lista Nuestro equipo y en el calendario de la empresa. Si quieres, a quien abra tu tarjeta de visita se le muestra una nota de "fuera de la oficina" y la tarjeta de quien te sustituye.

Antes de empezar: Si tu empresa usa el módulo de solicitudes de ausencia y pediste tu ausencia con Solicitar ausencia (consulta 21. Ausencias de los empleados), este registro se crea solo cuando se aprueba tu ausencia; no tienes que introducirlo aparte. Esta sección sirve para las empresas que no usan solicitudes de ausencia, para días cortos fuera de la oficina y para ver los registros.

1. Toca Perfil en el menú inferior y, en Mi perfil, baja hasta la sección Ausencia y sustituto.
2. Elige las fechas de Inicio y Fin (último día de ausencia).
3. Elige a un compañero en la lista Me sustituye (opcional).
4. Si no quieres que se informe a quien abra tu tarjeta de visita, desmarca la casilla Mostrar a quien abra mi tarjeta una nota de "fuera de la oficina" y la tarjeta de quien me sustituye.
5. Toca Guardar ausencia. El registro aparece en la lista (p. ej. "1 oct 2026 – 5 oct 2026 · ahora estás de ausencia", "Te sustituye: …").

A quien te sustituye se le avisa con un correo y una notificación en el teléfono. Para quitar un registro, toca Eliminar junto a él.

Para responsables de equipo: Si en el organigrama tienes empleados a tu cargo, al principio de la sección aparece la lista Ausencia de quién. Si eliges a un miembro de tu equipo en lugar de Yo mismo, puedes registrar su ausencia; a la persona le llega la notificación "Se ha registrado tu ausencia".

Importante:

• El tipo ni el motivo de la ausencia se preguntan ni se guardan.
• Un registro puede durar como máximo 90 días. No se puede registrar una ausencia cuya fecha de fin ya haya pasado. No se puede abrir un segundo registro en las mismas fechas ("Ya hay un registro de ausencia entre … y …").

Quienes dejaron sus datos en tu tarjeta (Dejaron sus datos)

Para quién: Empleado · Dónde: Tarjeta → Clientes → Dejaron sus datos · Versión: 0.5.1

Quien abre tu tarjeta de visita digital puede dejarte su nombre y sus datos de contacto con Dejar mis datos. Estas personas no se reúnen en el directorio de la empresa, sino en tu lista de clientes: aparecen en la pestaña Dejaron sus datos de la pantalla Clientes. En las pantallas antiguas de espacio personal, esta lista se llama Quienes me añadieron.

Para más detalles, consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad y 04. Directorio de clientes.