20. App móvil de Prozence

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Puedes usar Prozence en tu teléfono con la app Prozence en lugar del navegador. La app es gratuita para iPhone (App Store) y Android (Google Play). La primera vez que la abres, escribes la dirección de Prozence de tu empresa o escaneas un código QR de Prozence de tu empresa; después inicias sesión con la cuenta de tu empresa.

Las pantallas de la app son las mismas de la aplicación para empleados que ves en el navegador. Por eso, las explicaciones para el teléfono de los demás capítulos de la guía también valen para la app. Además, la app usa funciones del teléfono, como las notificaciones, la lectura de códigos QR con la cámara y el reconocimiento del Wi-Fi de la oficina en el registro de jornada.

Para quién: Empleado

En este capítulo

• Instalar la app
• Conectar con tu empresa
• Iniciar sesión en la app
• Iniciar sesión con Google o Microsoft (a través del navegador)
• Cambiar de empresa y empresas guardadas
• Activar las notificaciones del teléfono en la app
• Ubicación y Wi-Fi de la oficina en el registro de jornada (iPhone y Android)
• Política de privacidad de la app
• Widgets del teléfono: Jornada, Acciones rápidas, Aprobaciones pendientes, Hoy
• Cerrar sesión en la app
• Lo que debes saber de la app

Instalar la app

Para quién: Empleado · Dónde: App Store (iPhone) o Google Play (Android) · Versión: 0.99.10 (app móvil 1.0)

Para qué sirve: Abres Prozence en tu teléfono como una app independiente. No necesitas una pestaña del navegador ni un acceso directo en la pantalla de inicio.

Antes de empezar:

• Tu empresa debe usar Prozence y haberte creado una cuenta. Desde la app no se crea una cuenta nueva.
• Ten a mano la dirección de Prozence de tu empresa o un código QR de Prozence de tu empresa (por ejemplo, el QR de la tarjeta de visita digital de un compañero de trabajo).

1. Abre App Store en el iPhone o Google Play en Android.
2. Escribe Prozence en el cuadro de búsqueda.
3. Elige la app Prozence e instálala.
4. Toca el icono de Prozence en la pantalla de inicio. Se abre la pantalla Dirección de tu empresa (consulta Conectar con tu empresa).

Consejo: Si usas la app, no hace falta que añadas la aplicación del navegador a la pantalla de inicio (consulta 00. Primeros pasos). También puedes usar las dos a la vez; son sesiones distintas.

Importante: La app solo abre direcciones de Prozence. Si tu empresa usa Prozence en su propio dominio, es posible que la dirección todavía no esté habilitada en la app. En ese caso, sigue desde el navegador y consulta con el administrador de Prozence de tu empresa.

Conectar con tu empresa

Para quién: Empleado · Dónde: Primera pantalla de la app → Dirección de tu empresa · Versión: 0.99.10

Para qué sirve: Le indicas a la app qué dirección de Prozence de qué empresa debe abrir. Lo haces una sola vez; en las siguientes aperturas, tu empresa se abre sola.

Escribiendo la dirección:

1. En el cuadro Dirección de la empresa, escribe la dirección de Prozence que te ha dado tu empresa (por ejemplo, ornek.prozon.net). No hace falta que escribas https:// al principio.
2. Toca Continuar. La app comprueba la dirección.
3. Aparecen el nombre, el logotipo y la dirección de tu empresa: "Se abrirá la dirección de Prozence de esta empresa. Iniciarás sesión con la cuenta de tu empresa."
4. Si los datos son correctos, toca Abrir. Si no es la empresa correcta, toca Cancelar y corrige la dirección.
5. Se abre la pantalla de inicio de sesión de tu empresa (consulta Iniciar sesión en la app).

Escaneando un QR:

1. Toca Escanear código QR. La primera vez, el teléfono pide permiso para la cámara; concédelo.
2. Apunta la cámara a un código QR de Prozence de tu empresa ("Escanea el código QR de Prozence de tu empresa"). También sirve el QR de la tarjeta de visita digital de un compañero de trabajo.
3. La dirección se escribe sola en el cuadro y se comprueba. Sigue desde el paso 3.

Avisos frecuentes:

Consejo: Las direcciones de las empresas solo se guardan en tu teléfono.

Iniciar sesión en la app

Para quién: Empleado · Dónde: Pantalla de inicio de sesión de tu empresa (dentro de la app) · Versión: 0.99.10

Para qué sirve: Entras en la app con la cuenta de tu empresa. Las formas de inicio de sesión son las mismas que en el navegador: código por correo, código por SMS, enlace de invitación, Google, Microsoft o inicio de sesión único con el proveedor de identidad de tu empresa (según lo que haya activado tu empresa).

1. Después de conectar con tu empresa, se abre la pantalla … acceso al espacio del empleado.
2. Si vas a entrar con correo o SMS, los pasos son los mismos que en el navegador: escribe tu dirección o tu número, pide el código, escribe el código de 6 dígitos que recibes y toca Iniciar sesión (consulta 00. Primeros pasos).
3. Si vas a entrar con Google o Microsoft, consulta Iniciar sesión con Google o Microsoft (a través del navegador).
4. Cuando termina el inicio de sesión, se abre la app. Puede aparecer una vez la ventana que pide permiso para las notificaciones del teléfono (consulta Activar las notificaciones del teléfono en la app).

En la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión hay dos enlaces: Cambiar de empresa (para elegir otra dirección de empresa) y Política de privacidad (la política de privacidad de la app).

Consejo: Si estás en un teléfono de uso compartido, marca la casilla Dispositivo compartido antes de iniciar sesión (consulta 00. Primeros pasos).

Iniciar sesión con Google o Microsoft (a través del navegador)

Para quién: Empleado cuya empresa ha activado el inicio de sesión con Google o Microsoft · Dónde: Pantalla de inicio de sesión de la app → Iniciar sesión con Google / Iniciar sesión con Microsoft / Iniciar sesión con Google o Microsoft · Versión: 0.99.10

Para qué sirve: Google y Microsoft no permiten pantallas de inicio de sesión que se abran dentro de las apps. Por eso este inicio de sesión se hace en el navegador del teléfono; cuando termina, vuelves a la app.

1. En la pantalla de inicio de sesión, toca el botón Iniciar sesión con Google (según tu empresa, Iniciar sesión con Microsoft o Iniciar sesión con Google o Microsoft). Debajo del botón dice: "Por seguridad, el inicio de sesión se abre en el navegador; cuando termine, volverás a la app."
   • Si tu empresa ha activado el inicio de sesión único (SAML), en el botón figura el nombre del proveedor de identidad (por ejemplo, Iniciar sesión con Okta); si también está activado el inicio de sesión con Google o Microsoft, el botón es Iniciar sesión con la cuenta de la empresa. Los pasos son los mismos (0.99.53).
2. La página de inicio de sesión se abre en el navegador del teléfono. Arriba aparece la franja Inicio de sesión para la app móvil de Prozence: "Cuando inicies sesión, se te pedirá que vuelvas a la app; en este navegador no se inicia sesión."
3. Entra con tu cuenta de Google o de Microsoft de la empresa (también puedes entrar con un código por correo o SMS).
4. Se abre la página Su inicio de sesión está listo; aparecen tu nombre y el nombre de tu empresa.
5. Toca Volver a la app Prozence. Si el teléfono pregunta "¿Abrir en Prozence?", confirma.
6. Se abre la app y tu sesión empieza en la app ("Completando el inicio de sesión…").

Importante:

• El enlace Volver a la app Prozence es válido durante 2 minutos y se usa una sola vez. Si no has iniciado tú este inicio de sesión desde la app, no pulses el botón; cierra la página.
• Si se ha agotado el tiempo, la página dice El enlace ha caducado. Vuelve a la app y empieza el inicio de sesión de nuevo.
• Aunque ya tengas sesión iniciada en el navegador, no se transfiere sola a la app; inicias sesión de nuevo para la app.
• Si quieres entrar en Prozence en el navegador para usarlo en el navegador, y no para la app, toca Iniciar sesión en este navegador, en la franja.

Mensajes frecuentes:

• "El inicio de sesión no se ha iniciado en este dispositivo. Inténtalo de nuevo.": el inicio de sesión se empezó en otro teléfono o en un intento antiguo. Vuelve a tocar el botón de inicio de sesión de la app.
• "El inicio de sesión se ha iniciado para otra dirección de empresa." o "Este inicio de sesión se ha iniciado para otra empresa.": la empresa abierta en la app y la empresa con la que has entrado son distintas. Elige la empresa correcta y vuelve a intentarlo.
• "No se pudo abrir el navegador. Inténtalo de nuevo.": vuelve a tocar el botón; si continúa, cierra la app y ábrela de nuevo.

Cambiar de empresa y empresas guardadas

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → App móvil → Cambiar de empresa (o la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión) · Versión: 0.99.10

Para qué sirve: Si usas Prozence en varias empresas (por ejemplo, empresas de un grupo), cambias de una a otra o quitas una empresa que se añadió por error.

1. Toca Perfil en el menú inferior y baja hasta la sección App móvil en Mi perfil. Esta sección solo aparece dentro de la app; aquí figuran la dirección de la empresa abierta y la Versión de la app.
2. Toca Cambiar de empresa. Se abre la pantalla Dirección de tu empresa.
3. En la lista Empresas guardadas, toca una empresa; esa empresa se abre. Para añadir una empresa nueva, escribe su dirección y toca Continuar.
4. Para quitar una empresa de la lista, toca Quitar, junto a ella.

Consejo: "Al cambiar de empresa, tu sesión en esta empresa no se cierra; cuando vuelvas, no hace falta iniciar sesión de nuevo."

Importante: Si al abrir la app no se puede acceder a la dirección de la empresa, aparece la pantalla No se pudo acceder a la dirección de la empresa. Comprueba tu conexión a internet y toca Reintentar, o elige otra empresa con Cambiar de empresa.

Activar las notificaciones del teléfono en la app

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Notificaciones · Versión: 0.99.39 (app móvil 1.0.2)

Para qué sirve: Las tareas que esperan tu aprobación, los anuncios, quienes dejan sus datos desde tu tarjeta y los recordatorios te llegan al teléfono como notificaciones. En qué casos recibirás notificaciones lo eliges, como en el navegador, en la lista ¿Qué se debe notificar?.

Antes de empezar: El administrador de tu empresa debe haber configurado las notificaciones del teléfono (consulta 13. Integraciones). Si no está configurado, en la pantalla dice "Tu empresa todavía no ha configurado las notificaciones del teléfono; cuando se configuren, empezarán a llegar solas. Las notificaciones por correo continúan."

En el primer inicio de sesión: Después de iniciar sesión, la app pide una vez el permiso de notificaciones. Basta con tocar Permitir.

Para activarlas más tarde:

1. Toca Perfil en el menú inferior y después la pestaña Notificaciones.
2. Lee la línea de estado: "Las notificaciones están desactivadas en este teléfono." o "Las notificaciones están activadas en este teléfono."
3. Si están desactivadas, toca Activar notificaciones en este dispositivo y concede el permiso en la ventana de permisos del teléfono.
4. Aparece el mensaje "Las notificaciones se han activado en este teléfono." Para probarlas, toca Enviar notificación de prueba.

Para desactivarlas: En la misma pantalla, toca Desactivar en este dispositivo ("Las notificaciones se han desactivado en este teléfono."). Al desactivarlas, el registro del teléfono también se elimina del servidor de la empresa.

Resultado: La notificación aparece en el área de notificaciones del teléfono, con el nombre de tu empresa. Al tocar la notificación, se abre la pantalla correspondiente de la app.

Importante:

• Si rechazaste el permiso antes, en la pantalla dice "El permiso de notificaciones está desactivado. Actívalo en los Ajustes del teléfono → Prozence → Notificaciones." Activa el permiso en los ajustes del teléfono y vuelve a la app.
• Si en la pantalla dice "Para recibir las notificaciones del teléfono, actualiza la app Prozence desde App Store / Google Play; las notificaciones por correo continúan.", tu app es de una versión antigua; actualízala desde la tienda.
• Las notificaciones son solo de texto; no llevan imágenes, botones de acción ni un número en el icono.
• Aunque la notificación del teléfono esté desactivada, las notificaciones por correo llegan según tus preferencias. Para las preferencias, consulta 09. Notificaciones.

Ubicación y Wi-Fi de la oficina en el registro de jornada (iPhone y Android)

Para quién: Empleado que ficha desde el teléfono · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Jornada · Versión: 0.99.12 (Android), 0.99.39 (iPhone, app móvil 1.0.2)

Para qué sirve: Si tu empresa ha activado en el registro de jornada la confirmación de "red de la oficina", la app comprueba que estás en la oficina leyendo el nombre de la red Wi-Fi a la que estás conectado y la dirección inalámbrica del router (BSSID). El navegador no puede leer esta información; solo la lee la app de Prozence.

Antes de empezar:

• El Wi-Fi de tu teléfono debe estar activado y conectado a la red Wi-Fi de la oficina.
• Para la información del Wi-Fi hace falta el permiso de ubicación (los teléfonos dan la información de la red Wi-Fi con el permiso de ubicación). El permiso se pide solo al usar la app; la app no recoge la ubicación en segundo plano.

1. Cuando llegues a la oficina, abre la app.
2. Toca Herramientas en el menú inferior y elige Mi espacio.
3. En el recuadro Jornada, ficha la entrada de la forma que muestre tu empresa (por ejemplo, Estoy en la oficina).
4. La primera vez que fichas, el teléfono pide el permiso de ubicación. En el iPhone, la ventana de permiso dice: "Tu ubicación y la red Wi-Fi a la que estás conectado se usan para comprobar que estás en la oficina al fichar la entrada y la salida." Elige Permitir al usar la app.
5. Cuando se registra el fichaje, en la parte inferior de la pantalla aparece el mensaje "Entrada registrada: (hora) · (oficina)"; si se ha leído la red, al final del mensaje también pone "Wi-Fi: (nombre de la red)". En el recuadro Jornada, tu estado pasa a En la oficina.

Para ver todas las formas de registrar la jornada (código QR, red de la oficina, ubicación, selfie, trabajo desde casa y en remoto), consulta 22. Jornada.

Importante:

• Si rechazas el permiso de ubicación, el iPhone no da la información del Wi-Fi; no se puede hacer la confirmación de la red de la oficina. Da el permiso en Ajustes del teléfono → Prozence → Ubicación, con Al usar la app.
• Si estás conectado con datos móviles (4G / 5G) o a otra red Wi-Fi, no se reconoce la red de la oficina.
• Cuando entras en la oficina o sales de ella con la app cerrada, no se registra nada automáticamente; la entrada y la salida las fichas tú abriendo la app.

Política de privacidad de la app

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → App móvil → Política de privacidad de la app; en la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión, Política de privacidad · Versión: 0.99.41

Para qué sirve: Lees a qué accede la app en tu teléfono, qué datos van adónde y quién es el responsable de tus datos.

1. Toca Perfil en el menú inferior y baja hasta la sección App móvil en Mi perfil.
2. Toca Política de privacidad de la app. La política se abre en el navegador interno de la app. Con English, arriba a la derecha, puedes abrirla en inglés.
3. Para leerla sin iniciar sesión, usa el enlace Política de privacidad que hay en la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión.

Resumen de la política:

• El responsable del tratamiento es la empresa que ha abierto tu cuenta (normalmente, tu empleador). Al principio de la política figuran el titular del servicio en esta dirección y, si tu empresa lo ha publicado, el enlace de Solicitud de datos personales.
• Lo que se guarda en el teléfono: solo las direcciones, los nombres y los logotipos de las empresas que has guardado.
• Permisos opcionales: cámara (escaneo de tarjetas, QR, fotos), fotos y archivos (solo el archivo que eliges), micrófono (solo la nota de voz), ubicación (solo al fichar la entrada / salida de la jornada, una vez y con la app abierta), notificaciones.
• Wi-Fi: al fichar la entrada / salida de la jornada, el nombre de la red (SSID) y la dirección del punto de acceso (BSSID).
• Sin publicidad ni seguimiento; tus datos no se venden.
• Eliminación: para eliminar tu cuenta y tus datos, te diriges al administrador de tu empresa o a la página de solicitudes de datos personales de tu empresa.

Consejo: Las fotos de tarjetas de visita, credenciales o documentos que haces con la cámara no se guardan en la galería de tu teléfono.

Widgets del teléfono: Jornada, Acciones rápidas, Aprobaciones pendientes, Hoy

Para quién: Empleado · Dónde: Pantalla de inicio del teléfono (en el iPhone, también la pantalla de bloqueo) · Versión: 0.99.99 (app móvil 1.5.0)

Para qué sirve: Sin abrir la app, ves tu estado de jornada de hoy, las tareas que esperan tu aprobación y tus reuniones, eventos del calendario y recordatorios de hoy; y vas con un solo toque a las acciones que más usas. El widget de la tarjeta de visita ("Mi tarjeta", el QR y tu nombre) sigue donde está.

Antes de empezar: La app de Prozence debe ser la 1.5.0 o posterior, y debes haber iniciado sesión en la app como dispositivo personal. Después de añadir el widget, abre la app una vez; el widget se vincula a este teléfono.

Para añadirlo en el iPhone:

1. Mantén pulsado un espacio vacío de la pantalla de inicio; los iconos empiezan a moverse.
2. Toca el botón + de arriba a la izquierda (o Editar → Añadir widget).
3. En la lista, elige Prozence, desliza hacia la derecha para encontrar Jornada, Acciones rápidas, Aprobaciones pendientes u Hoy, elige el tamaño y toca Añadir widget.
4. Para añadirlo a la pantalla de bloqueo, mantén pulsada la pantalla de bloqueo → Personalizar → Pantalla de bloqueo → área de widgets → Prozence (Jornada y Aprobaciones pendientes).

Para añadirlo en Android:

1. Mantén pulsado un espacio vacío de la pantalla de inicio y toca Widgets.
2. En la lista, busca Prozence; mantén pulsado Jornada, Acciones rápidas, Aprobaciones pendientes u Hoy y arrástralo a la pantalla de inicio.

Resultado: Los widgets se actualizan al instante cada vez que abres la app y, con la app cerrada, aproximadamente cada 30 minutos (el teléfono puede alargar el intervalo según el estado de la batería). Los textos están en el idioma de tu teléfono.

Importante:

• Desde el widget no se hace ninguna acción: el fichaje de la jornada, la aprobación o la solicitud de ausencia se hacen en la app, con las confirmaciones habituales (red de la oficina, ubicación, selfie…). Al tocar el widget, la app se abre en la pantalla correspondiente.
• Con el iPhone bloqueado, los textos de los widgets Aprobaciones pendientes y Hoy se ocultan; solo se ve el número.
• Si iniciaste sesión como Dispositivo compartido, el widget no se vincula. Cuando cierras sesión, la información de los widgets se borra del teléfono y el acceso de los widgets de este teléfono también se cierra en el servidor de la empresa.
• Si el widget dice "Abre la app de Prozence una vez para vincular el widget.", abre la app. Si pasas mucho tiempo (60 días) sin abrirla, el vínculo caduca para renovarse; al abrir la app se renueva solo.
• Si la licencia de la empresa está bloqueada, el widget solo dice "La licencia ha caducado; abre Prozence."
• Mac: En macOS 14 (Sonoma) y posteriores, los widgets del iPhone también se pueden añadir al escritorio del Mac (el Mac y el iPhone deben estar en el mismo ID de Apple). Haz clic con el botón derecho en el escritorio → Editar widgets → Widgets del iPhone → Prozence.

Cerrar sesión en la app

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → abajo del todo Cerrar sesión · Versión: 0.99.45

Cerrar sesión en la app es igual que en el navegador: toca Cerrar sesión, al final de Mi perfil, y en la pregunta "¿Cerrar sesión?" elige Sí, cerrar sesión. Para más detalles, consulta 00. Primeros pasos.

Consejo: Si solo quieres pasar a otra empresa, no hace falta cerrar sesión; usa Cambiar de empresa (consulta Cambiar de empresa y empresas guardadas).

Lo que debes saber de la app

Para quién: Empleado · Versión: 0.99.10–0.99.45

• Las pantallas son las mismas: Las pantallas de la app son la vista de teléfono de la aplicación para empleados del navegador. Los pasos de la guía para el teléfono también valen en la app.
• Enlaces externos: Los enlaces que llevan a otro sitio (por ejemplo, el enlace de una reunión o la política de privacidad) se abren en el navegador interno de la app. Al cerrarlo, vuelves a la app.
• No hacen falta los consejos de pantalla de inicio: En la app se ocultan la tarjeta para activar las notificaciones y las indicaciones de "añadir a la pantalla de inicio" propias del iPhone. La nota "Añadir a la pantalla de inicio" de la pantalla de inicio de sesión también se ve en la app; no la tengas en cuenta. El paso "Añade Prozence a la pantalla de inicio de tu teléfono" de la lista de bienvenida se da por completado solo al abrir la app.
• Descarga de archivos: Es posible que la descarga de los archivos generados en la app (por ejemplo, CSV o PDF) no funcione en todos los teléfonos. Si hace falta, haz la misma operación desde el ordenador o desde el navegador.
• Botón Atrás de Android: Funciona con el comportamiento estándar del teléfono; normalmente vuelve a la página anterior. Para pasar de una pantalla a otra, usa el menú inferior.
• Pregunta de regreso en el iPhone: Al volver del navegador a la app, el iPhone puede preguntar "¿Abrir en Prozence?"; elige Abrir.
• No hay ubicación en segundo plano: La ubicación solo se lee al fichar la jornada, con la app abierta.
• Versión de la app: Cuando pidas ayuda, indica la versión. La versión figura como "Versión de la app: …" en Perfil → Mi perfil → sección App móvil. Mantén la app actualizada en App Store / Google Play.