07. Servicios internos

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

La mayor parte de este capítulo se ha trasladado a capítulos nuevos. Las ausencias, la jornada, las solicitudes, la paquetería, las compras, el transporte, el comedor, las salas de reuniones, los visitantes, las emergencias, la seguridad laboral y los activos asignados se explican ahora en sus propios capítulos, con las pantallas actuales y pasos más detallados. Los encabezados trasladados que figuran más abajo se mantienen para que los enlaces antiguos sigan funcionando y te llevan a la tarea correspondiente del capítulo nuevo. La pantalla Servicios, tu vehículo de empresa y los pasos de incorporación se siguen explicando en este capítulo.

Capítulos nuevos:

• 20. App móvil de Prozence: instalar la aplicación Prozence, conectarte a tu empresa, notificaciones en el teléfono, ubicación en el registro de jornada y wifi de la oficina
• 21. Ausencias de los empleados: ausencias restantes, tipos de ausencia y sus reglas, ausencia anual, de medio día y de desplazamiento, ausencia anticipada, formulario de ausencia y entrega con código QR
• 22. Jornada: iniciar y terminar la jornada en la oficina, desde casa, en remoto o sobre el terreno; resumen mensual, correcciones, seguimiento de ubicación, Mi equipo
• 23. Solicitudes: crear, seguir y aprobar solicitudes; solicitudes entrantes y panel Resumen para quienes las tramitan
• 24. Paquetería, correspondencia y compras: recoger tu envío, enviar un paquete o un mensajero, el mostrador de Correspondencia, solicitud de compra y su aprobación
• 25. Transporte y comedor: ruta y parada del transporte, no subir hoy y subir a otro transporte, menú de comidas, asistencia, valoración, código QR del comedor
• 26. Salas de reuniones y visitantes: reservar sala de reuniones y plaza de aparcamiento, prerregistro de visitantes, mostrador de recepción
• 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa: plan y banner de emergencia, Estoy a salvo, aviso de casi accidente, cita con el médico de empresa
• 28. Activos fijos y asignación de activos: Mis activos, confirmación de entrega, notificación de incidentes, recuento de inventario; Activos fijos para los responsables de activos

Para la administración de estos servicios, consulta 14. Administración de servicios y recursos humanos. Los gastos y los anticipos de trabajo están en un capítulo aparte: 17. Gastos, anticipos y dietas.

Para quién: Empleado

En este capítulo

En este capítulo se explica:

• Abrir la pantalla Servicios
• Fechas de mantenimiento y de documentos de tu vehículo
• Nuevas incorporaciones: pasos de incorporación
• Gastos y anticipos

Trasladado a capítulos nuevos (el encabezado lleva a una nota breve que te remite a la nueva ubicación):

• Consultar el menú de comidas → 25
• Avisar de la asistencia a la comida → 25
• Valorar el menú → 25
• Elegir la ruta y la parada del transporte → 25
• Estoy a salvo: responder al recuento de emergencia → 27
• Crear una solicitud (TI, asuntos administrativos, consumibles, edificio) → 23
• Seguir y cerrar una solicitud → 23
• Recoger tu paquete → 24
• Solicitud de envío de paquetes → 24
• Reservar sala de reuniones y aparcamiento → 26
• Prerregistro de invitados (visitantes) → 26
• Notificar un casi accidente o un peligro → 27
• Iniciar y terminar la jornada (PDKS) → 22
• Consultar el resumen mensual de la jornada → 22
• Solicitar una corrección de la jornada → 22
• Seguimiento de ubicación (terreno): consentimiento expreso, pausa y ruta → 22
• Confirmar la entrega de un activo asignado → 28
• Informar de un problema con un activo asignado → 28
• Consultar las vacaciones anuales restantes → 21
• Solicitar vacaciones anuales u otras ausencias → 21
• Imprimir el formulario de ausencia aprobado → 21

Abrir la pantalla Servicios

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Servicios · Versión: 0.52.0

Para qué sirve: En esta pantalla están los cuadros de todos los servicios activados en la empresa: Solicitudes, Aviso de seguridad, Visitantes, Reservas, Paquetería y correo, Menú, Transporte y Mi vehículo.

1. En el menú inferior, toca Herramientas.
2. En la franja superior, selecciona Servicios.
3. Desplázate hacia abajo para recorrer los cuadros.

Los cuadros de jornada, ausencias, gastos, activos asignados, compras, médico de empresa e incorporación no están en Servicios, sino en Herramientas → Mi espacio (Jornada, Mis ausencias, Mis gastos, Mis activos, Compras, Médico de empresa, Incorporación; consulta 06. Tablón e intranet). Allí también aparece una lista breve de tus solicitudes abiertas, en el cuadro Mis solicitudes; el módulo de solicitudes completo está aquí, en el cuadro Solicitudes. El cuadro Almuerzo de hoy y transporte de la pantalla Hoy también resume el menú del día y tu transporte; su botón Servicios te lleva a esta pantalla.

Consejo: En el ordenador, abre Tablón en el menú de la izquierda y haz clic en la pestaña Servicios de la parte superior. En el diseño de una sola página no hay pestañas: Servicios es una fila de ancho completo al final del Tablón y los cuadros se reparten en varias columnas.

Consultar el menú de comidas

Ves día a día el menú del comedor de este mes. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 25. Transporte y comedor; consulta Consultar el menú de comidas.

Avisar de la asistencia a la comida

Avisas a la cocina, antes de la hora límite, de que ese día no comerás en el comedor. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 25. Transporte y comedor; consulta Avisar de la asistencia a la comida.

Valorar el menú

Valoras la comida que has tomado con 1 a 5 estrellas y, si quieres, escribes un comentario breve y anónimo. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 25. Transporte y comedor; consulta Valorar el menú.

Elegir la ruta y la parada del transporte

Eliges tu ruta y tu parada, y avisas de que ese día no subirás al transporte. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 25. Transporte y comedor; consulta Elegir la ruta y la parada del transporte, Avisar de que hoy no subirás al transporte y Notificaciones del transporte en directo.

Fechas de mantenimiento y de documentos de tu vehículo

Para quién: Empleado con vehículo de empresa asignado · Dónde: Herramientas → Servicios → Mi vehículo · Versión: 0.52.0

Para qué sirve: Muestra la matrícula del vehículo de empresa que se te ha asignado y las fechas de cambio de neumáticos, mantenimiento periódico, inspección técnica del vehículo, seguro obligatorio y seguro a todo riesgo.

Antes de empezar: Tu empresa debe haber activado la asignación de vehículos y asuntos administrativos debe haberte asignado un vehículo. Si no tienes vehículo, este cuadro no aparece.

1. En la pantalla Servicios, baja hasta el cuadro Mi vehículo.
2. La matrícula y el modelo aparecen en la parte superior.
3. En cada fila de fecha se ve el número de días que faltan: Faltan … días, Hoy o Vencido. Las fechas próximas se muestran en naranja y las vencidas, en rojo.

Consejo: Cuando se acerca una fecha (es un ajuste de la empresa, normalmente 14 días), recibes una notificación en el teléfono y un correo electrónico.

Importante: No puedes modificar esta información. Si ves una fecha incorrecta, habla con asuntos administrativos.

Estoy a salvo: responder al recuento de emergencia

Después de una emergencia o un simulacro, indicas con un solo toque que estás a salvo o que necesitas ayuda. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa; consulta Responder al recuento «Estoy a salvo» y Banner de emergencia: qué ves en una emergencia.

Crear una solicitud (TI, asuntos administrativos, consumibles, edificio)

Comunicas un problema o una petición (TI, asuntos administrativos, consumibles, edificio) al equipo correspondiente; cada solicitud recibe un número de seguimiento. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 23. Solicitudes; consulta Crear una solicitud.

Seguir y cerrar una solicitud

Sigues el estado de tu solicitud, respondes si te piden información y, cuando se resuelve, la apruebas o la reabres. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 23. Solicitudes; consulta Seguir el estado de tu solicitud, Responder a una solicitud con información pendiente, Aprobar o reabrir una solicitud resuelta y Cancelar una solicitud.

Recoger tu paquete

Recoges el envío que llega a tu nombre con el código de entrega de 4 dígitos que aparece en la notificación. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 24. Paquetería, correspondencia y compras; consulta Recoger un envío a tu nombre.

Solicitud de envío de paquetes

Abres una solicitud en Correspondencia para enviar un paquete o un mensajero en nombre de la empresa y sigues tu envío hasta que llega al destinatario. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 24. Paquetería, correspondencia y compras; consulta Solicitud de envío de un paquete o un mensajero y Seguir tu envío y marcarlo como entregado.

Reservar sala de reuniones y aparcamiento

Reservas una sala de reuniones o una plaza de aparcamiento, añades la reserva a tu calendario o la cancelas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 26. Salas de reuniones y visitantes; consulta Reservar una sala de reuniones, Reservar una plaza de aparcamiento y Mis reservas: añadir al calendario y cancelar.

Prerregistro de invitados (visitantes)

Avisas a recepción con antelación del invitado que esperas; cuando llega, te avisan. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 26. Salas de reuniones y visitantes; consulta Prerregistro de visitantes (espero a un invitado) y Cuando llega tu invitado: Ha llegado, Dejar entrar o No ha venido.

Notificar un casi accidente o un peligro

Notificas al equipo de seguridad laboral un casi accidente, una situación peligrosa o un comportamiento inseguro. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa; consulta Notificar un casi accidente o un peligro y Seguir el estado de tu notificación.

Iniciar y terminar la jornada (PDKS)

Inicias y terminas tu jornada en la oficina (con la red de la oficina o con el código QR de la entrada), desde casa, en remoto o sobre el terreno. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 22. Jornada; consulta El cuadro Jornada y el plan de hoy, Entrada en la oficina: red de la oficina y código QR, Empezar desde casa, en remoto o sobre el terreno, Iniciar la jornada con un acceso directo y Terminar la jornada y «¿Por qué sales de la oficina?».

Consultar el resumen mensual de la jornada

Ves tus entradas y salidas de este mes, tu tiempo total, las entradas tardías y las salidas sin registrar. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 22. Jornada; consulta Este mes: resumen mensual de la jornada y mapa.

Solicitar una corrección de la jornada

Envías a la aprobación de tu responsable las horas correctas de una entrada o una salida que olvidaste o registraste mal. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 22. Jornada; consulta Solicitar una corrección de la jornada.

Seguimiento de ubicación (terreno): consentimiento expreso, pausa y ruta

Como empleado de terreno, das tu consentimiento expreso al seguimiento de ubicación, lo pausas durante el día o retiras tu consentimiento; los responsables ven la ruta del equipo. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 22. Jornada; consulta Seguimiento de ubicación (terreno): consentimiento expreso y ruta.

Confirmar la entrega de un activo asignado

Confirmas con Lo he recibido el objeto de la empresa que se te ha asignado; tu confirmación se convierte en el acta digital de asignación. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 28. Activos fijos y asignación de activos; consulta Confirmar la entrega de un activo asignado.

Informar de un problema con un activo asignado

Notificas la pérdida, el daño o la avería de un objeto que tienes asignado; en la versión 0.99.42, el botón Informar de un problema fue sustituido por Notificar un incidente (pérdida, daño, avería). Esta tarea se ha trasladado al capítulo 28. Activos fijos y asignación de activos; consulta Notificar una pérdida, un robo, un daño o una avería (notificación de incidente) y Detalle del objeto y acta de asignación.

Consultar las vacaciones anuales restantes

En el cuadro Mis ausencias ves tus vacaciones anuales restantes y el estado de tus solicitudes. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 21. Ausencias de los empleados; consulta Ver tus ausencias restantes y tus solicitudes.

Solicitar vacaciones anuales u otras ausencias

Envías tu solicitud de ausencia desde la aplicación; la solicitud pasa primero a tu responsable y después a RR. HH. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 21. Ausencias de los empleados; consulta Solicitar vacaciones anuales, Tipos de ausencia retribuida y no retribuida y sus reglas, Solicitar una ausencia de medio día y Solicitar una ausencia de desplazamiento.

Imprimir el formulario de ausencia aprobado

Imprimes el formulario con código QR de la ausencia aprobada, lo firmas y lo entregas a RR. HH. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 21. Ausencias de los empleados; consulta Imprimir y firmar el formulario de ausencia aprobado, Verificar el formulario con el código QR y Firmar y entregar el formulario, y «Confirmado».

Nuevas incorporaciones: pasos de incorporación

Para quién: Empleado de nueva incorporación · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Incorporación (en el ordenador, Tablón → Mi espacio) · Versión: 0.69.0, 0.96.1

Para qué sirve: Cuando empiezas a trabajar, RR. HH. inicia un proceso de incorporación para ti. Todo lo que hay que hacer los primeros días (contrato, ordenador, tarjeta de acceso, conocer al equipo, formaciones…) aparece en una sola lista, con su responsable y su fecha.

1. Abre Herramientas → Mi espacio. Incorporación es el primer cuadro y aparece como una tarjeta breve.
2. Arriba aparecen el mensaje ¡Bienvenido!, tu fecha de inicio, tu responsable y tu compañero guía (el compañero de equipo que te ayuda los primeros días).
3. Debajo de la barra de progreso se indica cuántos pasos están completados (por ejemplo, «0 / 12 pasos completados»).
4. En la tarjeta breve solo se ven los 3 siguientes pasos pendientes. Cada paso muestra la fecha y quién lo hará (por ejemplo, «TI: Ozan Koç»). En los pasos con la fecha vencida aparece retrasado.
5. Cuando termines tus propios pasos (por ejemplo, completar tu perfil, configurar la firma de tu correo o leer las políticas), marca su casilla. Los botones Abrir mi perfil y Abrir políticas te llevan a la pantalla correspondiente.
6. Para ver el texto de bienvenida, los pasos completados y todos los pasos, toca Ver todo; para reducir la tarjeta, toca Contraer. Si llegas desde una notificación de incorporación o desde Pendientes para ti en la campana, la tarjeta se abre por completo.

Consejo: Los pasos que corresponden a otras personas (por ejemplo, el ordenador que prepara TI) los marcan ellas; tú solo sigues el progreso. Cuando se completan todos los pasos, el proceso se cierra y el cuadro Incorporación desaparece de Mi espacio.

Gastos y anticipos

Para registrar gastos, adjuntar tickets, anticipos de trabajo y dietas, consulta 17. Gastos, anticipos y dietas. El cuadro Mis gastos está en Herramientas → Mi espacio (en el ordenador, Tablón → Mi espacio).