05. Eventos y ferias

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Las tarjetas que reúnes en una feria, en un congreso o en un evento con clientes se vinculan al evento. Así, después puedes enviar a todos un correo de agradecimiento de una sola vez, programar recordatorios o descargar la lista. Una feria es un evento especial con personal asignado, un stand, intereses y preguntas de cualificación. Durante la feria, el modo feria se activa solo en la aplicación del personal.

En este capítulo

• Empleado y personal de la feria:
  • Activar el modo evento
  • Añadir tarjetas en la feria: nivel de interés y preguntas de cualificación
  • Tablón de la feria
  • Correo de agradecimiento tras la feria
  • Recordatorio en bloque y CSV para las tarjetas del evento
  • Página del stand y póster QR
• Responsable de ferias:
  • Crear una feria
  • Escribir las preguntas de cualificación
  • Comparación de ferias
  • Asignar el permiso de ferias

Activar el modo evento

Para quién: Empleado · Dónde: Añadir tarjeta → Modo evento · Versión: 0.7.0

1. En la parte superior de la pantalla Añadir tarjeta, en la barra "¿Estás en una feria o en un evento?", toca Modo evento.
2. Si en la lista hay un evento que ha creado el equipo, toca Elegir. Si no lo hay, toca + Nuevo evento, escribe el Nombre del evento, el Lugar y las fechas de Inicio y Fin, y toca Crear y activar el modo.
3. En la barra aparece "Modo evento: <nombre>". Mientras tanto, las tarjetas que añades y los datos que otras personas dejan desde tu tarjeta de visita se vinculan al evento; el origen y la nota ya vienen preparados.
4. Cuando termina el evento, el modo se desactiva solo. Para desactivarlo antes, toca Gestionar → Desactivar el modo.

Consejo: Si eres personal de la feria, el modo feria está activado automáticamente mientras dura la feria. Si lo desactivas, no se vuelve a activar solo para esa feria; puedes volver a activarlo con Elegir en la lista.

Añadir tarjetas en la feria: nivel de interés y preguntas de cualificación

Para quién: Personal de la feria · Dónde: Añadir tarjeta (en modo feria) · Versión: 0.13.0; preguntas 0.95.0

1. Con el modo feria activado, añade la tarjeta como siempre (consulta 03. Añadir tarjetas (escaneo de tarjetas de visita)).
2. En el formulario de comprobación aparece el recuadro Feria: <nombre de la feria>:
   • Nivel de interés: Caliente, Templado o Frío.
   • Intereses: elige los temas que interesan a la persona entre los definidos para la feria (por ejemplo, Gestión de permisos, control horario).
   • Preguntas de cualificación (si se han definido para la feria): en cada pregunta, toca una opción. Si vuelves a tocar la misma opción, la selección se quita.
3. Debajo del recuadro, la puntuación se calcula en directo (por ejemplo, "Puntuación: 20 / 22").
4. Toca Guardar. La tarjeta se vincula a la feria y se añade a la lista de todo el personal de la feria.

Consejo:

• En la lista de clientes, junto a las personas de la feria aparecen el nivel de interés y la insignia "Puntuación 20/22". Al pasar el cursor por encima de la insignia se leen las respuestas.
• Las respuestas también se guardan en una tarjeta que hagas sin conexión (consulta Añadir tarjetas sin conexión).

Tablón de la feria

Para quién: Personal de la feria, responsable de ferias, observador de ferias · Dónde: Modo evento → Tablón de la feria · Versión: 0.13.0; 0.95.0

1. Abre la ventana Modo evento. Si eres personal, el tablón de la feria abierta aparece solo; si no, toca Tablón de la feria junto a la feria en la lista.
2. En el tablón aparecen:
   • el total de tarjetas;
   • el número de contactos Caliente / Templado / Frío;
   • el coste por tarjeta;
   • la puntuación media;
   • si la feria ha terminado, el número de agradecimientos enviados.
3. Debajo están los intereses, la distribución de tarjetas Por día, el número de tarjetas por persona del personal y la lista Mayores puntuaciones.
4. Botones:
   • Página del stand, Póster QR (imprimir);
   • Ver tarjetas, Correo de agradecimiento, CSV;
   • Editar, si tienes permiso de responsable.

Importante: El observador de ferias ve los números. En la lista Mayores puntuaciones solo ve a las personas a las que él mismo tiene acceso. Correo de agradecimiento solo lo ve el personal.

Correo de agradecimiento tras la feria

Para quién: Personal de la feria · Dónde: Tablón de la feria → Correo de agradecimiento · Versión: 0.13.0; envío único 0.95.0

Para qué sirve: Envía un correo de agradecimiento, con la plantilla de correo de la feria, a las personas que conociste en ella. Cada visitante recibe un correo por feria solo una vez: si lo ha enviado un miembro del personal, los demás omiten a esa persona. No hay envío automático; tú revisas la vista previa y lo confirmas.

1. Cuando termina la feria, en el Tablón aparece el recordatorio "<feria>: N personas esperan el correo de agradecimiento". Tócalo o toca Correo de agradecimiento en el tablón de la feria.
2. En el panel aparecen:
   • "N personas que conociste tú";
   • "N personas a las que ya se ha enviado";
   • lo que han enviado otros miembros del personal (por ejemplo, "Ayla: envió a 12 personas").
3. Si hay personas que han conocido tus compañeros de equipo y que todavía no han recibido el agradecimiento, puedes marcar la casilla Añadir también a las N personas que conocieron mis compañeros de equipo y que aún no han recibido el agradecimiento.
4. El asunto y el texto del correo que recibirá la primera persona aparecen en la vista previa. El texto procede de la plantilla de la feria; tu firma se añade sola.
5. Toca Enviar a N personas. El resultado aparece en la notificación (por ejemplo, "Enviado a 12 personas.").

Importante:

• Hay un límite diario para el agradecimiento de la feria (150 de forma predeterminada). Si se alcanza el límite, envías a las personas restantes al día siguiente.
• Aunque dos miembros del personal envíen a la vez, la misma persona no recibe dos correos.
• Solo se envía a las personas que tienen correo.

Recordatorio en bloque y CSV para las tarjetas del evento

Para quién: Empleado · Dónde: Modo evento → recuadro del evento abierto · Versión: 0.7.0

• Ver tarjetas: abre la pantalla Clientes filtrada por el evento.
• Enviar mi tarjeta a todos (en un evento normal): envía tu tarjeta por correo a todas tus personas del evento. Antes se muestran el recuento y un texto de ejemplo; se omiten las que ya se enviaron; como máximo 40 al día.
• Recordar a todos (3 días): programa un recordatorio de seguimiento para todas tus tarjetas del evento dentro de 3 días.
• Descargar lista (CSV): descarga las personas del evento como un archivo que se abre en Excel. El archivo incluye también el nivel de interés, los intereses, la puntuación y las respuestas de cualificación.

Página del stand y póster QR

Para quién: Personal de la feria · Dónde: Tablón de la feria → Página del stand / Póster QR (imprimir) · Versión: 0.13.0; varios idiomas 0.95.0

Para qué sirve: El visitante que escanea el póster QR que colocas en el stand ve las tarjetas del personal. Cada miembro del personal tiene los botones Guardar en contactos, Tarjeta y dejar mis datos y, si existe, Reunión.

1. En el tablón de la feria, toca Póster QR (imprimir). El póster se abre en una pestaña nueva; imprímelo con Imprimir.
2. Con Página del stand, comprueba la página que ve el visitante.
3. La página se abre en el idioma del teléfono del visitante (turco, inglés, alemán…). Abajo hay un selector de idioma. La tarjeta del personal también se abre en el mismo idioma.

Consejo: La página del stand se cierra 30 días después de que termine la feria. No aparece en los buscadores. El miembro del personal que deja la empresa no aparece en la página.

Crear una feria

Para quién: Responsable de ferias, Admin · Dónde: Modo evento → + Nueva feria · Versión: 0.13.0; 0.95.0

1. En la ventana Modo evento, haz clic en + Nueva feria.
2. Escribe el Nombre de la feria, el Lugar, el Stand y las fechas de Inicio y Fin (como máximo 31 días).
3. Elige el Personal:
   • Los elegidos aparecen arriba.
   • Sin buscar, salen como máximo 12 sugerencias; para los demás, escribe el nombre en el cuadro Buscar empleados.
4. Escribe los Intereses (separados por comas) (por ejemplo, "Nóminas, Software de RR. HH., Consultoría").
5. Si quieres, rellena el campo Preguntas de cualificación (opcional) (consulta más abajo).
6. Escribe el Asunto del correo posterior a la feria y el Texto del correo posterior a la feria. Los campos que puedes usar son: {ad} el nombre de la persona, {fuar} el nombre de la feria, {kart} la tarjeta de visita digital de quien envía.
7. Si quieres, escribe el Coste (TL, opcional). Los formatos "250.000", "250.000,50" o "250000.50" se leen correctamente. El coste solo se usa en los cálculos "por tarjeta" y "por contacto caliente".
8. Haz clic en Crear feria. Durante la feria, el modo feria está activado automáticamente para el personal.

Para modificar una feria, haz clic en Editar, junto a la feria en la lista, haz el cambio y haz clic en Guardar cambios.

Escribir las preguntas de cualificación

Para quién: Responsable de ferias · Versión: 0.95.0

Para qué sirve: Son preguntas breves que el personal responde tocando al añadir una tarjeta, para priorizar a los visitantes. Cada opción tiene una puntuación; las puntuaciones se suman.

Formato: Cada línea es una pregunta. Primero la pregunta y después las opciones separadas por el signo |. La puntuación de la opción se escribe después del signo =, entre 0 y 10.

¿Hay presupuesto asignado? | Sí=10 | En planificación=5 | No=0
¿Cuándo van a decidir? | En 3 meses=10 | Este año=5 | Sin definir=0
¿Cuántos empleados tienen? | 1-50=2 | 51-500=6 | 500+=10

• Como máximo 5 preguntas, de 2 a 6 opciones por pregunta.
• Una opción sin puntuación cuenta como 0; una puntuación superior a 10 se convierte en 10.
• Debajo del campo aparece una vista previa (por ejemplo, "3 preguntas · puntuación máxima 30"). Si hay una línea con errores, se indica (por ejemplo, "Línea 3: al menos dos opciones").
• Si no cambias el texto de la pregunta, se conservan las respuestas anteriores. Cambiar el orden no afecta a las respuestas.

Comparación de ferias

Para quién: Responsable de ferias, observador de ferias, Admin · Dónde: Modo evento → Comparación de ferias · Versión: 0.95.0

Para qué sirve: Compara en una sola tabla las ferias del último año y muestra cuál tiene mejor rendimiento.

1. En la ventana Modo evento, haz clic en Comparación de ferias, junto al título Eventos.
2. En la tabla aparecen, para cada feria:
   • Fecha, Tarjeta;
   • Caliente, Templado, Frío;
   • Punt. media;
   • Coste (TRY), Por tarjeta, Por contacto caliente;
   • Agradecimiento (número de agradecimientos enviados).
3. Con Descargar CSV, llevas la tabla a Excel.

Asignar el permiso de ferias

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Personas y permisos → Permisos de módulo → Ferias y eventos · Versión: 0.95.0

Los administradores siempre pueden crear ferias. La lista Yetkiler → Fuar yetkilileri ("Permisos → Responsables de ferias") de WordPress usa el mismo registro que esta tabla.