11. Gestión de marca, identidad y firma

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para el administrador de la aplicación y para el equipo de marketing, que gestionan la imagen de la empresa. Los logotipos, los colores y el diseño de la tarjeta de visita se gestionan en la pantalla Marca e identidad; las imágenes del Kit de identidad de los empleados (fondo para reuniones, pantalla de bloqueo, portada de LinkedIn, tarjeta de visita impresa…) se preparan con las plantillas de la misma pantalla. El diseño de la firma de correo, sus banners, su distribución y su analítica están en un solo lugar, la pantalla Firma de correo (el centro de firmas).

Para lo que ve el empleado, consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad y 02. Firma de correo. Para la escritura centralizada en Gmail, la regla de servidor de Outlook y la conexión con Zoom, consulta 13. Integraciones.

En este capítulo

• Subir los logotipos
• Nombre de la empresa, subtítulo y colores
• Diseño de la tarjeta de visita
• Gestionar las plantillas del Kit de identidad
• Crear y editar una plantilla del Kit de identidad
• Añadir marcas del grupo y banner a una plantilla del Kit de identidad
• Conjunto de fondos común (Meet y Teams)
• Fondo de la foto de perfil corporativa
• Conocer el centro de firmas de correo
• Crear plantillas de firma de correo
• Asignar una plantilla a una persona, un departamento o la empresa
• Logotipos de empresas del grupo y espacios de la firma
• Activar las redes sociales
• Ajuste de la nota de ausencia
• Aviso legal y firma corta
• Añadir y publicar banners
• Segmentación de banners y grupos sin banners
• Nota breve (nota ambiental)
• Activar la encuesta de satisfacción en la firma
• Distribución y correo informativo sobre la firma
• Analítica de la firma de correo
• Prueba A/B de banners
• Flujo de aprobación: someter a aprobación los cambios de firma

Subir los logotipos

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → Marca e identidad → Logotipos · Versión: 0.88.0

Para qué sirve: Los tres logotipos de la empresa se usan en la tarjeta de visita, en la firma de correo, en la tarjeta de Wallet, en la aplicación y en las notificaciones.

1. En el ordenador, haz clic en Admin en el menú de la izquierda y, después, en Marca e identidad.
2. En el recuadro Logotipos, haz clic en Cambiar, debajo del logotipo correspondiente, y elige el archivo. Al subir el logotipo se guarda al instante; la insignia de estado pasa a Subido.
3. Mira cómo se ve cada logotipo sobre fondo claro y oscuro. Debajo de la tarjeta Icono aparecen las vistas previas de App, Android (con máscara) e Insignia de notificación en el teléfono.
4. Si no has subido el logotipo para fondos oscuros, elige una opción para la generación automática:
   • Mantener el símbolo en color: las partes grises, azul marino y negras pasan a blanco; los colores de marca se conservan;
   • Todo blanco: todo el logotipo pasa a ser blanco.
5. Para quitar un logotipo, haz clic en Quitar.

Consejo:

• El archivo debe ser PNG (se recomienda fondo transparente), JPEG o WebP; máximo 2 MB. No se puede subir SVG; exporta tu logotipo vectorial como PNG.
• Si no hay icono, se usa el logotipo para fondos oscuros; si tampoco existe, la inicial y tu color de acento.
• La tarjeta, la firma y la aplicación llevan la marca de tu empresa. Puedes desactivar el pequeño enlace «Prozence» que hay al final de las páginas con el recuadro Prozence bağlantısı («enlace de Prozence») de la pantalla WordPress → Prozence Workplace → Şirket ve bannerlar («empresa y banners»).

Importante: En las aplicaciones ya añadidas a la pantalla de inicio del teléfono, el icono no cambia al instante; cambia cuando se vuelve a añadir la aplicación o cuando el teléfono actualiza el icono. Si en el flujo de aprobación de la firma de correo está activado el ámbito Diseño, el Logotipo para fondos claros no se puede cambiar desde esta pantalla; como la firma también lleva logotipo, se envía a aprobación desde Firma de correo → Diseño.

Nombre de la empresa, subtítulo y colores

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Marca e identidad → Identidad, colores y tarjeta · Versión: 0.88.0 (colores 0.32.0)

1. En la sección Identidad de la empresa, rellena estos campos:
   • Razón social;
   • Nombre corto: es el nombre de la aplicación; aparece en la pantalla de inicio del teléfono, en las notificaciones y en los correos;
   • Subtítulo: aparece en la tarjeta de visita debajo del nombre de la empresa;
   • Subtítulo (inglés): se usa en los idiomas distintos del turco; si está vacío, se muestra el turco.
2. En la sección Colores, introduce los colores Acento y Oscuro con el selector de color o con el código de color (p. ej. #1A8C86). Si quieres, haz clic en una de las paletas predefinidas: Petróleo, Azul marino, Esmeralda, Burdeos, Morado, Naranja, Grafito.
3. Mira la Vista previa en vivo de la derecha. En la lista Empleado puedes elegir la tarjeta de otro empleado.
4. Haz clic en Guardar, debajo del mismo recuadro. Las tarjetas de visita abiertas se actualizan en unos segundos.

Consejo: Los colores se usan en la tarjeta de visita, en la aplicación, en el icono de la aplicación, en la firma de correo y en las tarjetas de Wallet. Si el color de acento es demasiado claro, aparece un aviso amarillo de contraste (p. ej. «contraste 4,1:1, se recomienda al menos 4,5:1»): el texto blanco de los botones se lee mal. Elige un tono más oscuro.

Importante: Si el flujo de aprobación de la firma está activado, los cambios del nombre y de los colores de la empresa no se guardan directamente, sino que se envían a aprobación (consulta Flujo de aprobación: someter a aprobación los cambios de firma).

Diseño de la tarjeta de visita

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Marca e identidad → Identidad, colores y tarjeta · Versión: 0.32.0 (en la aplicación 0.88.0)

Para qué sirve: Sin escribir código, defines el aspecto de la página de tarjeta de visita de todos los empleados.

1. Elige la Tipografía: Moderna (Inter y Archivo), Clásica (títulos con serifa, Georgia) o Sistema (la tipografía del propio dispositivo; la más rápida).
2. Elige el Tema de la tarjeta:
   • Clásico: tarjeta blanca, identidad centrada (predeterminado);
   • Portada: arriba, una franja del color de la empresa o con imagen; la foto se superpone a la franja;
   • Oscuro: fondo oscuro, texto claro;
   • Sencillo: sin marco; foto a la izquierda y nombre al lado.
3. En el tema Portada, si quieres, sube una imagen de portada (Subir imagen). La imagen debe ser apaisada y de al menos 800 px de ancho; se recomienda 1200×400. Si no hay imagen, se usa un degradado de los colores de la empresa.
4. Elige la Forma de la foto (Círculo, Cuadrado redondeado, Cuadrado) y las Esquinas (Suave, Recto, Redondo).
5. En la sección Idioma y detalles, muestra u oculta el texto superior con la casilla «Tarjeta digital» sobre el nombre. Para las opciones de idioma, consulta 15. Varias empresas, idioma, KVKK y licencia.
6. Haz clic en Guardar. Para descartar, haz clic en Descartar cambios; para ver el resultado, haz clic en Abrir mi tarjeta.

Consejo: La vista previa cambia sin guardar; los visitantes no ven ningún cambio hasta que haces clic en Guardar. Un logotipo recién subido puede seguir viéndose como el antiguo unos minutos por la caché del navegador.

Importante: En las pantallas Tasarım («diseño») y Şirket ve bannerlar de WordPress, estos campos son de solo lectura. La edición se hace solo desde la pantalla Marca e identidad de la aplicación.

Gestionar las plantillas del Kit de identidad

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Marca e identidad → Plantillas del kit de identidad · Versión: 0.76.0 (seis tipos 0.89.0)

Para qué sirve: Las plantillas de la empresa aparecen a cada empleado en Mi tarjeta → Mi kit de identidad. El nombre, el cargo y el QR de la tarjeta de visita se escriben automáticamente desde la tarjeta de cada empleado; nadie tiene que preparar imágenes.

1. En el recuadro Plantillas del kit de identidad, elige uno de los tipos de la parte superior. El número es la cantidad de plantillas de ese tipo:
   • Reunión (1920×1080; fondo de Meet, Teams y Zoom);
   • Pantalla de bloqueo y Pantalla de inicio (teléfono);
   • Escritorio (2560×1440 o 1920×1080);
   • LinkedIn (portada, 1584×396);
   • Tarjeta impresa (85 × 55 mm).
2. En la lista ves la vista previa de cada plantilla, la etiqueta Predeterminada, la fecha de Fecha límite si la hay y cuántas personas la han descargado (… personas la descargaron).
3. Usa los botones de la fila de la plantilla:
   • Editar: abre la plantilla (consulta Crear y editar una plantilla del Kit de identidad);
   • Duplicar: crea una copia con los mismos ajustes;
   • Hacer predeterminada: pasa a ser la plantilla que aparece seleccionada primero en la pantalla del empleado;
   • Subir: cambia el orden;
   • Eliminar: elimina la plantilla.
4. Si quieres que los empleados usen solo las plantillas de la empresa, marca la casilla Usar solo las plantillas de la empresa. En el tipo Reunión se ocultan las variantes personales Abierto / Azul marino / Sencillo del empleado y, en los demás tipos, las variantes integradas Oscuro / Abierto. La elección se guarda al instante.

Consejo: Cada tipo puede tener como máximo 12 plantillas. Al llegar al límite, Nueva plantilla y Duplicar se desactivan.

Importante: Eliminar una plantilla no afecta a las imágenes que los empleados ya descargaron; solo desaparece de Mi kit de identidad.

Crear y editar una plantilla del Kit de identidad

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Plantillas del kit de identidad → Nueva plantilla (o Editar) · Versión: 0.89.0 (colocación por separado de los elementos 0.90.2)

1. Elige el tipo en la parte superior y haz clic en Nueva plantilla. Para una plantilla existente, haz clic en Editar.
2. Escribe el Nombre de la plantilla (p. ej. «Corporativa», «Temporada de ferias»).
3. En la sección Fondo, elige el fondo:
   • Color sólido, Degradado de dos colores o Imagen subida;
   • para los colores predefinidos, los botones Oscuro de marca, Acento, Abierto, Blanco; o bien Color 1 y Color 2;
   • en el degradado, la Dirección del degradado (Diagonal, Horizontal, Vertical, Desde el centro) y, si quieres, Brillo suave en el color de marca.
4. Elige un Patrón (Sin patrón, Puntos, Líneas diagonales, Onda, Red / conexiones, Cuadrícula) y ajusta su intensidad con Opacidad del patrón (%).
5. En la sección Logotipo y QR:
   • el recuadro Logotipo de la empresa, la Posición del logotipo y el Tamaño del logotipo;
   • Logotipo sobre fondo oscuro: Logotipo para fondos oscuros o Todo blanco (hace falta un logotipo con fondo transparente);
   • el recuadro QR de la tarjeta de visita y la Posición del QR;
   • Disposición de los datos: A la izquierda, A la derecha o Franja inferior.
6. En la sección Textos, marca las líneas que se mostrarán (Nombre, Cargo, Empresa, Contacto (teléfono, correo)) y elige el Color del texto (Contraste automático, Blanco, Oscuro).
7. Si quieres, introduce una Línea adicional (opcional) (p. ej. un eslogan o una campaña) y un Último día (opcional; después se oculta a los empleados).
8. Mira la vista previa de la derecha. La vista previa muestra una persona de ejemplo; en cada empleado se escriben su propio nombre, cargo y QR.
9. Haz clic en Guardar. La plantilla se publica al instante y los empleados la ven en Mi tarjeta → Mi kit de identidad. Para descartar, haz clic en Cancelar.

Consejo: Si marcas la casilla Colocar los elementos por separado (logotipo, nombre, QR, marcas del grupo, banner), colocas cada elemento en un lugar distinto de una cuadrícula de 3×3. No se pueden elegir los lugares de la imagen que deben quedar libres: la columna central, donde va la cara, en la reunión; el reloj y los accesos directos, en la pantalla de bloqueo; los iconos, en la pantalla de inicio; el lado izquierdo, donde está la foto de perfil, en LinkedIn; y el margen de seguridad de 4 mm, en la tarjeta impresa.

Importante: La imagen de fondo que subas debe ser adecuada al tipo. Por ejemplo, la imagen de reunión debe ser apaisada y de al menos 1280 px; la del teléfono, vertical y de al menos 900 px; y la portada de LinkedIn, una franja apaisada de al menos 1200 px de ancho.

Añadir marcas del grupo y banner a una plantilla del Kit de identidad

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Editar plantilla → Marcas del grupo y banner · Versión: 0.89.0

Para qué sirve: Pone también en la imagen del Kit de identidad los logotipos de las empresas del grupo de la firma y el banner de la firma. La campaña se prepara una vez; se ve igual en la firma y en el fondo para reuniones.

1. Abre la plantilla con Editar y baja hasta la sección Marcas del grupo y banner.
2. Marca la casilla Franja de marcas del grupo (logotipos de las empresas del grupo de la firma). Según el tipo, elige la Posición de la franja.
3. Marca la casilla Banner de la firma y define las opciones:
   • Qué banner: Banner de la firma de la persona (a cada empleado le aparece el banner que ve en su propia firma) o Banner seleccionado;
   • Posición del banner y Tamaño del banner.
4. Si quieres que el empleado pueda activar y desactivar estos elementos en su propia imagen, marca la casilla El empleado puede activarlo o desactivarlo en su imagen.
5. Haz clic en Guardar.

Importante:

• Antes, debe haber publicado en la firma un logotipo de grupo o un banner. Si no, la pantalla dice «No hay ningún logotipo de grupo publicado en la firma» o «No hay ningún banner de firma publicado» (consulta Logotipos de empresas del grupo y espacios de la firma, Añadir y publicar banners).
• En la imagen de la pantalla de inicio y en la tarjeta impresa no hay banner (detrás de los iconos no se lee; en la tarjeta impresa la campaña caduca).

Conjunto de fondos común (Meet y Teams)

Para quién: Administrador de la aplicación, administrador de Google / Microsoft · Dónde: Plantillas del kit de identidad → Reunión → Conjunto de fondos común · Versión: 0.89.0

Para qué sirve: Descargas en un solo archivo los fondos de reunión de toda la empresa, que no llevan nombre ni QR y solo contienen logotipo, patrón y fondo. Este archivo lo asignas a toda la empresa desde el panel de administración de Google Meet o de Microsoft Teams.

1. En la sección Conjunto de fondos común, marca las imágenes que entrarán en el conjunto (las plantillas de la empresa y las integradas Oscuro / Abierto).
2. Si quieres, marca las casillas Añadir la franja de marcas del grupo y Añadir banner.
3. Haz clic en Descargar para Meet (JPEG, hasta 15) o en Descargar para Teams (PNG, hasta 50). Las imágenes se descargan como archivo ZIP.
4. Para los pasos del panel de administración, abre la guía correspondiente: Asignar a todos en Google Meet o Asignar a todos en Microsoft Teams.

Consejo: En Zoom, los fondos se pueden cargar automáticamente en el perfil de todos (Asignar a todos en Zoom y Conexión con Zoom; consulta 13. Integraciones).

Fondo de la foto de perfil corporativa

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Marca e identidad → Fondo de la foto de perfil · Versión: 0.90.0

Para qué sirve: En Mi perfil, los empleados quitan el fondo de su foto con Convertir en foto corporativa y la colocan sobre este fondo. Así, la foto de todos tiene el mismo aspecto corporativo. La misma foto se usa en la tarjeta, en la firma de correo y, mediante la sincronización del directorio, en el perfil de Google / Microsoft 365.

1. Marca la casilla Permitir que los empleados creen una foto de perfil corporativa.
2. Elige el Fondo: Color sólido o Degradado de dos colores. Define Color 1 y Color 2; para volver a los colores de la empresa, haz clic en Volver a los colores de marca.
3. En el degradado, elige la Dirección del degradado y, si quieres, marca Brillo suave en el color de marca.
4. Si quieres, elige un Patrón.
5. Si quieres que todos usen este formato, marca la casilla Obligatorio: convertir a este formato cada foto de perfil nueva.
6. Mira la vista previa con la silueta de ejemplo de la derecha y haz clic en Guardar.

Consejo: El fondo se quita en el navegador del empleado; la foto no va a terceros. El resultado es un JPEG cuadrado de 1024×1024; en la tarjeta y en Google / Microsoft 365 se recorta en círculo. Para los pasos del empleado, consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad.

Importante: Si Obligatorio está activado, al elegir una foto el empleado ve la ventana para quitar el fondo; una foto que no cumpla el formato no se guarda. Las fotos existentes no cambian. También se aplica la regla de aprobación de fotos de la empresa.

Conocer el centro de firmas de correo

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Admin → Contacto → Firma de correo · Versión: 0.84.0

Para qué sirve: Todos los ajustes de la firma están en una sola pantalla. En cada pestaña se ve en vivo la firma del empleado que elijas; ves el resultado antes de guardar.

1. Haz clic en Admin en el menú de la izquierda y, después, en Firma de correo, dentro del grupo Contacto.
2. Elige una de las pestañas de la parte superior.
3. En la Vista previa en vivo de la derecha, elige a una persona en la lista Empleado. Cambia entre Firma completa, Firma corta y Texto sin formato.
4. Debajo de la vista previa ves lo siguiente: la plantilla que se aplica a la persona y el motivo, el tamaño en Gmail (p. ej. «6.270 / 10.000 bytes»), si la encuesta aparece o no, y los banners de la firma de la persona.

Quién ve qué: El administrador de la aplicación ve todas las pestañas. Quien tiene un rol en el módulo Firma de correo (flujo de aprobación y banners) de la tabla de permisos (p. ej. marketing) ve solo las pestañas Contenido y Aprobaciones: prepara banners y envía propuestas. Si en el flujo de aprobación está activado el ámbito Aviso legal, Plantillas y asignaciones o Diseño, también ve la pestaña Diseño para poder enviar propuestas. Quien tiene el rol Auditor ve solo la pestaña Analítica. Para asignar los roles, consulta 10. Administración y configuración.

Consejo:

• Los logotipos y los colores del recuadro Logotipo y colores son el mismo ajuste que en Marca e identidad. El nombre de la empresa, la dirección web, la centralita y las direcciones de oficina vienen de los datos de la empresa en WordPress (Editar en WordPress).
• La firma de Gmail no puede pesar más de 10.000 bytes. El indicador de tamaño de la vista previa avisa cuando te acercas al límite.

Crear plantillas de firma de correo

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Diseño → Plantillas · Versión: 0.85.0

Para qué sirve: Defines distintos diseños de firma para distintos equipos (p. ej. firma con foto para ventas y firma sencilla para contabilidad). La plantilla Predeterminada es la firma actual. Las demás plantillas heredan de ella y solo guardan los ajustes que son distintos.

1. Escribe un nombre en el campo Nombre de la nueva plantilla (p. ej. «Equipo de ventas») y haz clic en Añadir plantilla. Para tomar una existente como base, haz clic en Copiar, junto a la plantilla.
2. En la sección Editar plantilla, elige el diseño:
   • Disposición: Logotipo a la izquierda, Logotipo arriba, Sin logotipo o Una columna;
   • Tipografía (p. ej. Arial, Verdana, Georgia) y Tamaño de letra (Pequeño, Normal, Grande);
   • Foto: Círculo, Cuadrado o Sin foto;
   • Departamento: Solo en la firma corta, En la firma completa y la corta o No mostrar.
3. En la lista Elementos que se muestran en la firma, marca los elementos que se verán: Cargo, teléfonos, Direcciones de oficina, Botón «Guardar en contactos», Botón «Tarjeta digital», Botón «Programar reunión», Iconos de redes sociales, Logotipos de empresas del grupo, Banners, Encuesta de satisfacción del cliente, Aviso legal, Nota breve (nota ambiental).
4. Comprueba los cambios en la vista previa de la derecha y haz clic en Guardar plantilla.

Consejo: Las tipografías son las seguras en los programas de correo; si el destinatario no las tiene, se usa una tipografía de reserva. La elección de activar o desactivar los elementos también se aplica a la firma corta y a la firma en texto sin formato. La dirección de correo y la dirección web siempre se muestran.

Importante: Puede haber como máximo 20 plantillas (incluida la predeterminada). Cuando cambias la plantilla predeterminada, también cambian las plantillas que heredan de ella.

Asignar una plantilla a una persona, un departamento o la empresa

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Diseño → Asignación de plantillas · Versión: 0.85.0

1. En la sección Nueva asignación, elige Persona, Departamento o Empresa en la lista Para.
2. En la lista Objetivo, elige la persona, el departamento o la empresa.
3. En la lista Plantilla, elige la plantilla y haz clic en Asignar.
4. En la vista previa de la derecha, elige a esa persona. La línea Plantilla que se aplica a esta persona indica el nombre de la plantilla y el motivo.

Consejo:

• Orden de prioridad: persona, departamento, empresa, predeterminada. Gana la asignación más específica a la persona; todas las personas sin asignación usan la plantilla predeterminada.
• En la lista Probar plantilla (sin guardar) puedes elegir una plantilla para ver la firma de la persona antes de hacer la asignación.
• Las firmas que cambian se escriben en Gmail en bloque (si la escritura centralizada en Gmail está activada).

Logotipos de empresas del grupo y espacios de la firma

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Diseño → Elementos de diseño y Logotipos de empresas del grupo · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: En los grupos formados por varias empresas, pones debajo de la firma, en forma de franja, los logotipos de las empresas del grupo (marcas del grupo). La misma franja aparece también al final de la página de la tarjeta de visita.

1. En el recuadro Elementos de diseño, introduce el número de espacios:
   • Espacios de banner (0–6);
   • Espacios de logotipo del grupo (0–10).
2. Si quieres, escribe un Título de la fila de logotipos (opcional) (p. ej. «Nuestras empresas del grupo») y marca la casilla Mostrar los logotipos en gris en la firma (en color al pasar el ratón).
3. Haz clic en Guardar.
4. En el recuadro Logotipos de empresas del grupo, rellena la sección Nuevo logotipo:
   • Imagen del logotipo (PNG, JPEG o WebP; hasta 2 MB);
   • Nombre de la empresa;
   • Enlace (opcional).
5. Haz clic en Añadir logotipo. Repite estos pasos para cada logotipo.

Consejo: Se pueden añadir como máximo 20 logotipos; en la firma se ven tantos como espacios haya. Se recomienda un PNG transparente y un logotipo apaisado. Como los logotipos vienen de espacios fijos, añadir y quitar logotipos no obliga a reconstruir las firmas.

Importante: Los espacios son fijos. Aumentar o reducir el número de espacios cambia la firma de todos: Gmail se reescribe desde el centro y las firmas configuradas a mano deben copiarse de nuevo.

Para las empresas adicionales con empleados propios en la misma instalación (cada una con su logotipo y color), consulta 15. Varias empresas, idioma, KVKK y licencia.

Activar las redes sociales

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Firma de correo → Diseño → Redes sociales (nivel empresa) · Versión: 0.83.0

Para qué sirve: Las redes que marques pueden mostrarse en la firma y en la tarjeta de visita de los empleados. El empleado añade su propio enlace en Mi tarjeta → Mis enlaces de redes sociales.

1. Marca las redes que los empleados podrán usar (p. ej. LinkedIn, X, Instagram, YouTube). Hay 16 redes.
2. En las redes en las que la empresa tiene cuenta propia, escribe en el campo de al lado la dirección de la cuenta de la empresa. En la firma del empleado que no tiene enlace propio, el icono de esa red lleva a la cuenta de la empresa.
3. Haz clic en Guardar.

Consejo: Los enlaces deben empezar por https://; para WhatsApp se puede escribir el número de teléfono. En la firma, 1–2 iconos van junto a los botones; si hay más, van debajo en una línea aparte.

Importante:

• La red que desactives no aparece en la firma ni en la tarjeta de visita de nadie; los enlaces que han introducido los empleados no se borran.
• Que el empleado pueda cambiar estos enlaces o no depende del permiso Dirección de LinkedIn de la regla de perfil (consulta 10. Administración y configuración).

Ajuste de la nota de ausencia

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Diseño → Nota de ausencia · Versión: 0.83.0

Para qué sirve: Cuando el empleado está de ausencia, añade una línea fina de nota debajo de su firma; desaparece sola después de la fecha de fin. Para los pasos del empleado, consulta 02. Firma de correo.

1. Marca la casilla Los empleados pueden añadir una nota de ausencia a su firma. Si está desactivada, la función se desactiva en toda la empresa.
2. Si quieres, marca la casilla Nota automática desde permisos aprobados (si el empleado no tiene nota propia). La nota se escribe si en el registro de ausencia está marcada la opción «mostrar en mi tarjeta».
3. Si quieres, marca la casilla Los empleados pueden añadir su propio texto a la nota de ausencia. Si está desactivada, la nota se escribe con un texto estándar a partir de las fechas y de la persona de contacto para emergencias.
4. Haz clic en Guardar.

Importante:

• El tipo o el motivo de la ausencia nunca se escribe en la firma.
• Si la escritura centralizada en Gmail está desactivada, los empleados deben volver a copiar su firma para que la nota aparezca y desaparezca.
• Como la regla de servidor de Outlook es un único HTML para toda la empresa, la nota personal no aparece ahí; quienes usan Outlook deben usar la función Respuestas automáticas.

Aviso legal y firma corta

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Diseño → Aviso legal y firma corta · Versión: 0.77.0

Para qué sirve: Defines el texto de confidencialidad / aviso legal que va al final de la firma. Si quieres, añades su versión en inglés y das textos distintos según la empresa o el departamento.

1. Escribe el texto en el campo Aviso predeterminado (turco).
2. Si quieres, rellena el campo Versión en inglés (opcional; se añade debajo del turco).
3. Si un grupo necesita un texto distinto, haz clic en + Añadir regla en la sección Textos por empresa o departamento. En la regla que se abre:
   • elige la Empresa y el Departamento (o Todas las empresas / Todos los departamentos);
   • escribe el Texto en turco o marca la casilla Sin aviso legal para este grupo;
   • para quitar la regla, haz clic en Eliminar regla.
4. Si quieres que la firma corta también lleve el aviso, marca la casilla Incluir también el aviso legal en la firma corta interna.
5. En la sección Vista previa, elige un Departamento para comprobar el texto que verá cada grupo.
6. Haz clic en Guardar.

Consejo: Se aplica la regla más específica a la persona: empresa + departamento, después departamento, después empresa y, por último, la predeterminada. Por ejemplo, puedes mostrar una mención a la KVKK (la ley turca de protección de datos personales) solo en el equipo de nóminas.

Firma corta: Los empleados usan en las respuestas y en la correspondencia interna la firma corta, sin imágenes ni botones. Si el departamento aparece en la firma corta lo determina la opción Departamento de la plantilla; el aviso, el recuadro de arriba. Para ver la firma corta, haz clic en Firma corta en la vista previa.

Importante: Mientras no se haga ningún ajuste, las firmas no cambian. Al guardar, las firmas se actualizan; si la escritura centralizada en Gmail está desactivada, los empleados copian ellos mismos la firma nueva.

Añadir y publicar banners

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Firma de correo → Contenido → Banners · Versión: 0.4.2 (en la aplicación 0.81.0)

Para qué sirve: Pones debajo de la firma y en la página de la tarjeta de visita una imagen de campaña, de evento o de anuncio. Los banners llegan a la firma desde espacios fijos; al añadir o quitar un banner, nadie tiene que reconstruir su firma.

1. Abre la pestaña Contenido y baja hasta la sección Nuevo banner.
2. Elige la imagen en el campo Imagen (horizontal; recomendado 1080×240, máx. 3 MB).
3. Escribe el Enlace (opcional) y el Texto alternativo. El texto alternativo es un texto breve que se lee si la imagen no se abre.
4. Para limitar la duración del banner, elige las fechas de Inicio (opcional) y Fin (opcional).
5. Elige dónde se verá:
   • En la firma de correo y En la página de la tarjeta (las dos);
   • solo en la firma: desmarca En la página de la tarjeta;
   • solo en la tarjeta: desmarca En la firma de correo.
6. En la sección En qué firmas se muestra, elige el objetivo (consulta Segmentación de banners y grupos sin banners).
7. Haz clic en Publicar.

Lista de banners: Los banners publicados aparecen en la Lista de banners. Debajo de cada banner se indican su objetivo, el número de personas, dónde se ve (p. ej. «En la firma · En la página de la tarjeta · fin 2026-10-31») y su enlace.

• ↑ / ↓: cambia el orden. Los banners publicados llenan los espacios por orden.
• Editar: enlace, texto alternativo, fechas y las opciones Publicado, En la firma de correo y En la página de la tarjeta; después, Guardar.
• Cambiar objetivo: cambia el objetivo y después Guardar objetivo.
• Quitar: quita el banner.

Consejo: En la firma se ven tantos banners como espacios haya (en este ejemplo, como máximo 2). El banner cuya fecha de fin ha pasado deja de estar publicado automáticamente.

Importante: Si está marcada la casilla Flujo de aprobación: el banner se publica cuando lo aprueba un admin del módulo, el banner no se publica al instante, sino que pasa a la lista Pendientes de aprobación. Para dejar una nota opcional a quien aprueba, usa el campo Nota (para quien aprueba; opcional). Nadie puede aprobar un banner que ha preparado él mismo.

Segmentación de banners y grupos sin banners

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Firma de correo → Contenido → Banners · Versión: 0.86.0

Para qué sirve: Muestras cada banner a todos o solo a las empresas, departamentos y personas elegidos. Por ejemplo, el banner de una feria solo aparece en la firma del equipo de ventas.

1. En un banner nuevo o en uno de la lista, abre Cambiar objetivo.
2. En la sección En qué firmas se muestra, elige Todo el mundo o Seleccionados.
3. En Seleccionados, escribe en los campos Departamento y Persona y elige de la lista. En una estructura de grupo también aparece el campo Empresa.
4. Para excluir a algunos, abre Excluir y elige un departamento o una persona.
5. Comprueba el número de Personas que verán el banner en su firma con este objetivo.
6. En un banner nuevo, haz clic en Publicar; en un banner existente, en Guardar objetivo.

Grupos sin banners: Si quieres que en la firma de algunas personas no haya ningún banner (p. ej. Dirección), abre Editar regla en la sección Grupos sin banners. Elige las empresas, los departamentos o las personas. Para una excepción más específica, usa Excepción: se muestran banners. Después haz clic en Guardar regla. Esta regla tiene prioridad sobre el propio objetivo del banner; en la firma de estas personas ni siquiera se imprime el espacio de banner.

Consejo:

• En el objetivo gana la selección más específica (persona > departamento > empresa); en el mismo nivel gana la exclusión.
• Cuando cambia el objetivo, no hace falta reescribir las firmas de Gmail; la imagen del banner se elige en el servidor según la persona. Los banners de la página de la tarjeta también siguen el mismo objetivo.
• En Outlook solo destinatarios externos: si la regla de servidor de Outlook se ha configurado por separado para destinatarios internos y externos, el banner no aparece en los correos internos de la empresa. En Gmail no se puede distinguir según el destinatario.

Nota breve (nota ambiental)

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Contenido → Nota breve · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: Añade debajo de los banners una nota verde de una sola línea (p. ej. «Piensa en el medio ambiente antes de imprimir.»).

1. Escribe el texto en el campo Nota breve (hasta 200 caracteres). Si no quieres nota, deja el campo vacío.
2. Haz clic en Guardar.

Activar la encuesta de satisfacción en la firma

Para quién: Administrador de la aplicación, admin del módulo Satisfacción del cliente · Dónde: Firma de correo → Contenido → Encuesta de satisfacción del cliente · Versión: 0.68.0 (alcance 0.87.0)

Para qué sirve: A la firma de los empleados incluidos en el alcance se añade la línea «¿Quedó satisfecho con esta conversación?». El cliente hace clic en una opción y pulsa Enviar; la valoración se guarda. Para la página que ve el cliente, consulta 02. Firma de correo.

1. Marca la casilla Encuesta de satisfacción del cliente activa en las firmas.
2. Si quieres, cambia los textos de Pregunta en la firma, Opción buena, Opción media y Opción mala.
3. En la lista Departamentos que muestran la encuesta (ninguno = todos), elige los departamentos (p. ej. Ventas).
4. En el campo Personas excluidas (sin encuesta en su firma), escribe un nombre y elige de la lista.
5. Comprueba el número de empleados incluidos en el alcance y haz clic en Guardar.
6. En la vista previa, elige a un empleado. La línea Encuesta: indica si la encuesta aparece o no y el motivo.

Consejo: Los responsables, las notificaciones, el texto de agradecimiento y el plazo de conservación están en Admin → Módulos → Satisfacción del cliente (0.99.3): El cliente puede añadir un comentario opcional, Avisar al empleado al recibir valoración, Avisar a los responsables ante una valoración «Mala», Texto de agradecimiento, Meses de conservación (1–36). Para ver los resultados, haz clic en Abrir el informe de satisfacción en la pestaña Analítica.

Importante: La encuesta cambia la firma que ve el cliente. Cuando cambia el alcance, se reescribe la firma de Gmail de los empleados cuya firma cambia; quienes configuran su firma a mano deben copiarla de nuevo. No se pide al cliente ni el nombre ni el correo.

Distribución y correo informativo sobre la firma

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Firma de correo → Distribución · Versión: 0.4.2 (en la aplicación 0.84.0; plataforma de correo 0.87.0; Yandex 360 0.99.55; Zoho Mail 0.99.56)

Para qué sirve: Determina cómo llega la firma al programa de correo de los empleados, hace el seguimiento del estado por persona y envía a los empleados el correo informativo «Tu firma se ha actualizado».

1. En el recuadro Plataforma de correo, elige la plataforma de tu empresa y haz clic en Guardar:
   • Google Workspace: escritura centralizada en Gmail (consulta 13. Integraciones);
   • Microsoft 365: regla de servidor de Outlook (Exchange) (consulta 13. Integraciones);
   • Yandex 360: escritura centralizada en Yandex 360 (consulta 13. Integraciones);
   • Zoho Mail: escritura centralizada en Zoho Mail (consulta 13. Integraciones);
   • Otra (manual): el empleado copia su firma desde Mi tarjeta y la pega él mismo (Configurar la firma a mano).
2. En la lista Estado de la firma por persona, mira el estado de cada empleado: Escrita, No cabe (sin seguimiento), Error, No escrita, No se escribe centralizadamente. Al hacer clic en un estado, la lista se filtra; busca a una persona con Buscar por nombre o correo.
3. En la fila de la persona:
   • Vista previa: abre la firma de la persona en la vista previa;
   • Informar: envía a la persona el correo informativo sobre la firma;
   • Bienvenida: envía a la persona un correo de bienvenida con los enlaces a la tarjeta, las herramientas, el escaneo de tarjetas y Wallet.
4. Si está seleccionado Google Workspace, Yandex 360 o Zoho Mail, envía un correo a todos los publicados con Enviar el correo informativo a todos, en la sección Acciones masivas.

Correo informativo: Envía al empleado la vista previa de la firma nueva, los pasos para elegir la firma en el programa de correo y el HTML de la firma (como adjunto .txt). El empleado también puede recibir una notificación en el teléfono. El correo que ve el empleado:

Importante:

• Los correos informativos y de bienvenida no se envían solos; se envían con el botón. Acepta la ventana que pide confirmación.
• Las tareas automáticas de la plataforma no seleccionada se detienen, pero sus ajustes no se borran. El inicio de sesión con Google y con Microsoft no se ven afectados por esta elección.

Analítica de la firma de correo

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Firma de correo → Analítica · Versión: 0.17.0

Para qué sirve: Mide cuántas veces se abren las firmas, cuántos clics hay en los enlaces y qué elemento (banner, logotipo, tarjeta de visita, reunión…) despierta interés.

1. Abre la pestaña Analítica.
2. Elige el periodo: 7 días, 30 días, 90 días o Este año. Para las cifras actuales, haz clic en Actualizar.
3. En los recuadros de Firma de correo, ves estas cifras: correos enviados, aperturas de firma (aprox.), clics en enlaces de la firma, clics / apertura de firma.
4. Mira los gráficos y las tablas:
   • el gráfico Aperturas de firma y clics;
   • Elementos de la firma: cuántos clics ha recibido cada elemento;
   • De quién es la firma con más clics: clasificación de empleados.
5. Para analizar los datos en Excel, haz clic en Descargar CSV.

Consejo: Los clics son fiables: no cuentan los navegadores de enlaces, los bots ni los empleados con sesión abierta en la aplicación; la misma persona se cuenta una vez cada 6 horas. Las aperturas son aproximadas, porque los programas de correo guardan las imágenes en caché.

Importante: La cifra de correos enviados solo aparece en Gmail y si el recuento está activado (Leer cada noche el número de «Enviados» de Gmail de todos; consulta 13. Integraciones). Los enlaces de teléfono y de correo no se pueden contar porque se abren directamente en el dispositivo.

Prueba A/B de banners

Para quién: Administrador de la aplicación, marketing · Dónde: Firma de correo → Analítica → Prueba A/B de banners · Versión: 0.17.0

Para qué sirve: Haces competir dos banners en el mismo espacio. Los empleados se dividen al azar en dos grupos iguales; en la firma de un grupo aparece A y en la del otro, B. Ves qué banner recibe más clics.

1. En la sección Prueba A/B de banners, escribe el Nombre del test (p. ej. «Imagen de la campaña de octubre»).
2. Elige el Espacio de banner.
3. Elige los banners en las listas A (actual) y B (alternativo).
4. Haz clic en Iniciar test. No hace falta reescribir las firmas.
5. Sigue el resultado en la misma sección. Si la diferencia es significativa con un 95 % de confianza, se indica el ganador; si no, dice «Sin diferencia significativa».
6. Para terminar el test, haz clic en Finalizar test y confirma. El resultado se guarda en el historial y el espacio vuelve a su banner normal.

Consejo: Para decidir, cada banner debe acumular al menos 100 visualizaciones. Si el test dura poco, puede que el resultado no se aclare.

Flujo de aprobación: someter a aprobación los cambios de firma

Para quién: Admin del módulo de firma de correo · Dónde: Firma de correo → Aprobaciones · Versión: 0.87.0 (aprobación de banners 0.81.0)

Para qué sirve: Los cambios de la firma no se publican directamente. Quien los prepara (Responsable operativo) hace una propuesta; el admin del módulo la aprueba con una comparación de antes / después o la rechaza indicando el motivo. Está desactivado de forma predeterminada.

1. Abre la pestaña Aprobaciones.
2. En el recuadro Flujo de aprobación, marca los ámbitos que quieras someter a aprobación. La elección se guarda al instante:
   • Aviso legal: texto en TR / EN, reglas de empresa y de departamento;
   • Plantillas y asignaciones: añadir, editar y eliminar plantillas; asignaciones; plantilla de la regla de Outlook;
   • Diseño: logotipo, colores, elementos de diseño, nota breve, logotipos del grupo, redes sociales, nota de ausencia, encuesta de satisfacción del cliente;
   • Banners: banner nuevo, objetivo del banner y grupos sin banners.
3. En los ámbitos activados, quien prepara el cambio hace clic en Enviar a aprobación en lugar de Guardar.
4. Las propuestas pasan a la lista Pendientes de aprobación. Elige a un empleado y compara su firma antes / después.
5. Haz clic en Aprobar y aplicar o escribe un motivo y haz clic en Rechazar. En los banners, el botón es Aprobar y publicar. El resultado se comunica a quien lo preparó.
6. En Historial de cambios, ves los últimos 200 cambios: quién propuso, quién aprobó, qué cambió.

Consejo: Da los roles en Admin → Personas y permisos → Permisos por módulo, en la fila Firma de correo (flujo de aprobación y banners): el Admin del módulo aprueba y el Responsable operativo prepara (consulta 10. Administración y configuración).

Importante: Por norma, nadie puede aprobar su propia propuesta. Pero si eres el único aprobador, puedes aprobar tu propia propuesta; en ese caso, la decisión se anota en el historial como «único autorizado». Para el principio de los cuatro ojos, asigna un segundo admin de módulo.