32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para quienes gestionan los servicios de transporte, comedor, salas de reuniones, visitantes, emergencias, seguridad y salud laboral (SST) y médico de empresa. Explicamos cómo activar los módulos, sus ajustes, cómo asignar los roles y las tareas diarias de los responsables. De cada ajuste se indican qué hace y su valor predeterminado en una tabla.

Para quién: Admin · Responsable de servicios · Responsable de transporte · Responsable de comidas · Admins de los módulos de reservas y visitantes · Responsable de emergencias · Responsable de SST

Para las pantallas que ven los empleados, consulta 25. Transporte y comedor, 26. Salas de reuniones y visitantes y 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa. Para los informes, consulta 19. Informes.

En este capítulo

• Abrir la administración de servicios
• Activar los módulos de servicios (General)
• Asignar roles: responsable de transporte, responsable de comidas, encargado del comedor, recepción
• Definir las rutas de transporte
• Seguir los recorridos de hoy
• Enlace del conductor y aviso a los pasajeros
• Introducir el menú de comidas
• Seguir la asistencia al almuerzo y las valoraciones del menú
• Ajustes de la entrada al comedor
• Recursos de reserva y reglas
• Sincronización con Google Calendar
• Ajustes de visitantes, bienvenida y salida
• Editar el plan de emergencia
• Equipos de respuesta a emergencias y simulacros
• Iniciar el control «Estoy a salvo»
• Seguir y terminar el panel del control
• Puntos de reunión y ajustes de «Estoy a salvo»
• Ajustes de los avisos de seguridad
• Gestionar los avisos de casi accidente y de peligro
• Añadir un médico y ajustar las citas

Abrir la administración de servicios

Para quién: Admin, responsable de servicios, admins de los módulos de servicios · Dónde: Admin → Módulos → Servicios · Versión: 0.55.0 (subpestañas 0.99.23)

Para qué sirve: Los ajustes de transporte, comidas, vehículos, solicitudes, correspondencia, reservas y visitantes están en una sola pantalla, en subpestañas separadas.

1. En el menú de la izquierda, haz clic en Admin.
2. En el menú Admin, haz clic en Servicios, dentro del grupo Módulos.
3. Elige una de las subpestañas de arriba: General, Solicitudes, Correspondencia, Reservas, Visitantes, Comidas, Transporte, Vehículo, Permisos.

Quién ve qué:

• El Admin y el responsable de servicios ven todas las subpestañas.
• El admin de un módulo (por ejemplo, el responsable de transporte o el de comidas) solo ve su propia subpestaña y Permisos.
• La pestaña de un servicio desactivado aparece atenuada y con la etiqueta «desactivado»; puedes entrar en sus ajustes y, para activarlo, usa la pestaña General.
• La subpestaña que eliges se recuerda durante la sesión. También puedes moverte entre las pestañas con las teclas de flecha.

En el teléfono: Toca la franja Perfil → Admin y luego elige Servicios.

Consejo: El plan de emergencia y «Estoy a salvo» no están en esta pantalla; se gestionan con los botones Emergencia y Estoy a salvo de la barra superior. La SST y el médico de empresa están en Admin → Módulos → SST.

Activar los módulos de servicios (General)

Para quién: Admin, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → General · Versión: 0.52.0 (funciones adicionales 0.79.0)

Para qué sirve: Activas los servicios que existen en tu empresa. Un servicio desactivado no aparece en ningún sitio para los empleados.

1. En la pestaña General, dentro de la sección Módulos de servicios, marca los módulos que quieres activar.
2. En Funciones adicionales de comida y autobús, marca las funciones opcionales.
3. Haz clic en Guardar módulos.

Consejo: Las solicitudes, la correspondencia, las reservas y los visitantes se activan con la primera casilla de su propia subpestaña.

Asignar roles: responsable de transporte, responsable de comidas, encargado del comedor, recepción

Para quién: Admin, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Permisos · Versión: 0.99.3 (Transporte 0.99.26, Comidas y comedor 0.99.27)

Para qué sirve: Para cada módulo de servicios decides quién lo administra, quién hace las tareas diarias y quién solo lo ve.

1. Abre la subpestaña Permisos. Cada módulo tiene su propia sección.
2. En el campo del rol que corresponda, escribe el nombre de la persona y elígela de la lista. Para quitar a una persona, haz clic en × junto a su nombre.
3. Para dar un rol a todas las personas de un departamento, haz clic en + Añadir departamento (el rol dado a un departamento no recibe notificaciones).
4. Haz clic en el botón Guardar de la sección.

Importante: Solo el Admin da o quita el rol de admin del módulo. No puedes cambiar tu propio permiso. Los responsables de emergencias se asignan en Admin → Personas y permisos con la casilla Responsable de emergencias (consulta 10. Administración y configuración).

Definir las rutas de transporte

Para quién: Responsable de transporte, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Transporte · Versión: 0.52.0 (número de plazas 0.99.26)

Para qué sirve: Introduces las rutas de transporte, los vehículos, los conductores, el número de plazas y los horarios de las paradas. Los empleados eligen su ruta y su parada.

1. Abre la subpestaña Transporte.
2. Para una ruta nueva, haz clic en + Añadir ruta.
3. En el campo Nombre de la ruta (p. ej., Kadıköy – Oficina), escribe el nombre de la ruta.
4. Rellena los campos Vehículo (p. ej., 34 ABC 123, microbús blanco), Conductor, Teléfono y, si quieres, Nota (p. ej., Los viernes sale a las 17:30).
5. En el campo Plazas (vacío = sin límite), escribe el número de asientos para pasajeros del vehículo.
6. En el campo Paradas, escribe una parada por línea: Nombre de la parada | hora de mañana | hora de tarde (por ejemplo, Kadıköy İskele | 07:15 | 18:45).
7. Haz clic en Guardar rutas.

Consejo: Junto a las rutas guardadas se indica cuántas personas han elegido esa ruta (por ejemplo, «3 kişi seçti» («3 personas la han elegido»)).

Importante: Si eliminas una ruta con Eliminar, la elección de los empleados que la tenían queda vacía. El sistema te pregunta antes de eliminarla.

Seguir los recorridos de hoy

Para quién: Responsable de transporte, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Transporte → Viajes de hoy · Versión: 0.99.26

Para qué sirve: Ves en una sola tabla el recorrido de hoy de cada ruta, su ocupación y quién ha subido y quién no.

1. Abre la subpestaña Transporte. La tabla Viajes de hoy está arriba del todo.
2. Columnas: Ruta, Recorrido (mañana / tarde y estado, por ejemplo «Akşam · yolda» («Tarde · en camino»)), Lugar (ocupadas / plazas), Subió, No subió, No viaja, De otro servicio.

Consejo: Las columnas Subió / No subió proceden de las marcas del conductor (consulta 25. Transporte y comedor). Las marcas se guardan solo para ese día; no hay informe de los días pasados.

Enlace del conductor y aviso a los pasajeros

Para quién: Responsable de transporte, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Transporte → Autobús en vivo · Versión: 0.79.0 (actualizado en 0.99.26)

Para qué sirve: Das al conductor de cada ruta un enlace secreto que no requiere iniciar sesión. En caso de retraso o cancelación, envías un aviso a los pasajeros.

Antes de empezar: La función Autobús en vivo debe estar activada (consulta Activar los módulos de servicios).

1. En el cuadro Autobús en vivo que hay debajo de la ruta, haz clic en Copiar enlace del conductor. Envía el enlace al conductor por mensaje.
2. Al principio del cuadro figura el estado del recorrido del día (por ejemplo, «Hoy aún no ha empezado ningún recorrido.» o «Akşam seferi · yolda» («Recorrido de tarde · en camino»)).
3. Para avisar a los pasajeros, elige el tipo en la lista: Retraso, Hoy no hay recorrido o Mensaje libre.
4. Elige el recorrido de Mañana o de Tarde. En caso de retraso, indica los minutos; en un mensaje libre, escribe el mensaje.
5. Haz clic en Avisar a los pasajeros. Aparece el mensaje «… yolcuya bildirim gönderildi.» («Se ha enviado la notificación a … pasajeros.»).

Errores frecuentes:

• «Gecikme 5–120 dakika olmalı.» («El retraso debe ser de 5 a 120 minutos.»)
• «El mensaje no puede estar vacío.»
• «Duyuru türü geçersiz.» («El tipo de aviso no es válido.»)

Importante: Si el enlace ha caído en otras manos, haz clic en Renovar enlace y confirma. El enlace anterior deja de ser válido de inmediato («Şoför ekranı kapalı» («La pantalla del conductor está desactivada»)); envía el nuevo al conductor.

Introducir el menú de comidas

Para quién: Responsable de comidas, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Comidas · Versión: 0.52.0

Para qué sirve: Introduces el menú del mes día a día. Los empleados ven el menú de hoy y el mes completo en Servicios.

1. Abre la subpestaña Comidas. Elige el mes con los botones ‹ y › que hay junto al nombre del mes.
2. En el cuadro de cada día, escribe los platos; un plato por línea.
3. Si quieres, escribe la nota del día en el campo Nota (p. ej., Vegetariano: …) que hay debajo.
4. Para ver los días pasados y los fines de semana, haz clic en Días pasados (…) o en Mostrar fines de semana.
5. Haz clic en Guardar menú.

Carga desde archivo (CSV):

1. Prepara el menú con una fila por día: la primera columna es la fecha y las siguientes son los platos (por ejemplo, 01.10.2026;Mercimek çorbası;Tavuk sote;…). La fecha puede ser DD.MM.AAAA o AAAA-MM-DD; el separador puede ser punto y coma, coma o tabulación.
2. Guarda el archivo como CSV (máximo 512 KB).
3. En el campo Cargar desde archivo (CSV), elige el archivo. Se omiten las filas cuya primera columna no es una fecha.

Importante: Los días del archivo sustituyen el registro anterior de esos días. Los días con más de 120 días de antigüedad se borran automáticamente.

Seguir la asistencia al almuerzo y las valoraciones del menú

Para quién: Responsable de comidas, responsable de servicios, cocina · Dónde: Admin → Servicios → Comidas (parte superior de la pestaña) · Versión: 0.79.0

Para qué sirve: La cocina sabe de antemano cuántas personas comerán cada día. Ves de forma anónima las valoraciones y los comentarios de los empleados.

Antes de empezar: Deben estar activadas Asistencia al almuerzo y Valoración del menú.

1. Mira la lista Número de personas esperado que hay al principio de la subpestaña Comidas. Para cada día se indica el número de personas y, al lado, los números no asistirá … y de permiso….
2. En Valoraciones de los últimos 30 días aparecen la media general y el número de votos. Si aún no hay valoraciones, pone «Aún no hay valoraciones.».
3. Haz clic en un día para abrir el menú y los comentarios de ese día.

Consejo: Cuando pasa la hora límite, el número de personas esperado del día se envía en un solo correo a la dirección de Correo resumen de cocina. Los empleados de permiso se descuentan automáticamente.

Importante: Los comentarios son anónimos; no intentes averiguar quién los escribió.

Ajustes de la entrada al comedor

Para quién: Responsable de comidas (Comidas y comedor → Admin del módulo), responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Comidas → Entrada al comedor · Versión: 0.99.27

Para qué sirve: Activas la entrada al comedor con código QR y decides quién puede traer invitados.

Antes de empezar: El módulo Menú debe estar activado. Si está desactivado, aparece el aviso «El menú está desactivado, así que la entrada al comedor tampoco funciona. Activa primero el menú en General.».

1. En la subpestaña Comidas, baja hasta la sección Entrada al comedor.
2. Marca la casilla Entrada al comedor con código QR: el encargado abre la entrada del día y los empleados escanean el código.
3. En la lista Quién puede traer invitados, elige Nadie, Todos los empleados o Empleados seleccionados. Con Empleados seleccionados, marca a las personas en la lista con búsqueda que se abre.
4. Introduce los valores de Máx. de invitados por persona y día y Conservar registros (meses).
5. Haz clic en Guardar ajustes del comedor. Aparece el mensaje «Ajustes del comedor guardados.».
6. Asigna al encargado en la pestaña Permisos como Comidas y comedor → Responsable operativo.

Consejo: Para la pantalla diaria del encargado, consulta 25. Transporte y comedor. Quién ha comido hoy, los invitados y la media diaria están en Informes → Comedor.

Recursos de reserva y reglas

Para quién: Admin del módulo de reservas, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Reservas · Versión: 0.65.0

Para qué sirve: Defines las salas de reuniones y las plazas de aparcamiento que se pueden reservar, los horarios de reserva y sus límites.

1. Abre la subpestaña Reservas.
2. Marca la casilla Reservas activadas: la plantilla reserva salas y aparcamiento.
3. Introduce los horarios y los límites (consulta la tabla).
4. Con el campo Añadir recepción: escriba un nombre, añade a las personas de recepción que recibirán los avisos de invitados.
5. Haz clic en + Añadir sala o + Añadir plaza. Para cada recurso, introduce el Nombre, el Tipo (Sala de reuniones / Aparcamiento) y la Planta / ubicación; en las salas, la Capacidad (personas), el Equipamiento y, si quieres, el Calendario de recurso de Google (opcional).
6. En el recurso que quieras cerrar temporalmente, quita la marca de Disponible para reservar. Para borrarlo del todo, haz clic en Quitar.
7. Haz clic en Guardar ajustes de reservas.

Consejo: Cuántos coches admite a la vez el aparcamiento de invitados se decide en la subpestaña Visitantes (consulta Ajustes de visitantes). Las reservas de plazas de aparcamiento no se descuentan de esa capacidad.

Sincronización con Google Calendar

Para quién: Admin, admin del módulo de reservas · Dónde: Admin → Servicios → Reservas → Sincronizar con Google Calendar · Versión: 0.99.18 (sincronización de salas desde Google 0.99.29)

Para qué sirve: Las reservas hechas en Prozence se escriben en el Google Calendar de quien reserva; las reuniones creadas en Google Calendar eligiendo una sala llegan a Prozence cada 10 minutos como reservas «Desde Google Calendar». Los participantes externos pasan a la lista de esperados de recepción.

Antes de empezar: Debe estar configurada la conexión de la empresa con Google Workspace (la cuenta de servicio de Google de las firmas de correo y la delegación en todo el dominio). Los permisos necesarios los configura el asistente de Admin → Integraciones → Google / Microsoft (consulta 13. Integraciones).

1. En la subpestaña Reservas, marca la casilla Sincronizar con Google Calendar: las reservas se escriben en el Google Calendar de quien reserva; se muestran las horas ocupadas de las salas en Google.
2. Lee la línea de estado que hay debajo de la casilla:
   • «Listo. Se usa la cuenta de servicio de Google de Firmas de correo; no se pide consentimiento aparte a los empleados.»
   • «No hay cuenta de servicio de Google instalada (pantalla Firmas de correo); la sincronización no funcionará.»
   • «En entornos de prueba / staging no se escribe en Google.»
3. Si falta la conexión, haz clic en Abrir el asistente, junto a la línea «Google Takvim için … adım eksik.» («Faltan … pasos para Google Calendar.»).
4. En el campo Calendario de recurso de Google (opcional) de cada sala, escribe el correo del calendario de la sala que figura en Consola de administración de Google → Directorio → Edificios y recursos.
5. Haz clic en Guardar ajustes de reservas.
6. Después de guardar, aparece la sección Reservas de salas desde Google Calendar. Allí figuran la hora y los números de la última sincronización («Son eşitleme — yeni: …, güncellenen: …, iptal: …» («Última sincronización — nuevas: …, actualizadas: …, canceladas: …»)). Para sincronizar de inmediato, haz clic en Sincronizar ahora.
7. Para emparejar las salas de Google con las salas de Prozence, haz clic en Buscar salas de Google; para cada sala, empareja o añade como sala nueva.

Errores frecuentes:

• «Eşitleme için odaların "Google kaynak takvimi" alanını doldurun ve kaydedin.» («Para sincronizar, rellena y guarda el campo "Calendario de recurso de Google" de las salas.»)
• «Google Takvim okunamadı: …» («No se pudo leer Google Calendar: …»): el empleado que lee no tiene acceso al calendario de la sala o no se puede contactar con Google. No se toca el registro de esa sala.
• Para Buscar salas de Google, la delegación en todo el dominio de la Consola de administración debe incluir el ámbito de lectura de la lista de salas; si no, aparece un error con instrucciones.

Importante: Una reserva que viene de Google no se puede cancelar desde Prozence; los cambios y las cancelaciones se hacen en Google Calendar. Los calendarios de salas de Microsoft 365 no son compatibles.

Nota: La imagen de arriba muestra el caso en que la sincronización está desactivada. Con la sincronización desactivada, debajo de la casilla solo aparece la nota «Al activarlo se usa la cuenta de servicio de Google de Firmas de correo; los permisos necesarios los configura el asistente de Admin → Integraciones → Google / Microsoft.»; la línea de estado y la sección Reservas de salas desde Google Calendar aparecen cuando se activa la sincronización y se guarda.

Ajustes de visitantes, bienvenida y salida

Para quién: Admin del módulo de visitantes, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Visitantes · Versión: 0.66.0 (aparcamiento y tarjeta de visita 0.99.24, bienvenida y salida 0.99.28)

Para qué sirve: Activas el registro de visitantes; ajustas el aviso de privacidad, la capacidad del aparcamiento de invitados, el contenido del correo de bienvenida que recibe el visitante, los puntos de salida y el autorregistro con código QR.

1. Abre la subpestaña Visitantes.
2. Marca la casilla Registro de visitantes activo: recepción registra y los empleados anuncian visitas.
3. Ajusta las opciones y los plazos según la tabla.
4. En la sección Mensaje de bienvenida, escribe los textos que recibirá el visitante: dirección e indicaciones de planta / sala, normas de la empresa, emergencias, seguridad y salud laboral, normas del aparcamiento, nombre y contraseña del Wi-Fi de invitados. Para las normas, las emergencias y la SST puedes añadir además un enlace (debe empezar por https://).
5. En el campo Puntos de salida, escribe una puerta por línea (por ejemplo, «Ana giriş», «Otopark kapısı»).
6. Con el campo Añadir recepción: escriba un nombre, añade a las personas de recepción.
7. Haz clic en Guardar ajustes de visitantes.

Autorregistro con código QR:

1. Marca la casilla Autorregistro con QR: el visitante escanea el código en recepción y se registra y guarda.
2. En la sección aparece un código QR. Con Imprimir cartel imprime el cartel con el código QR y cuélgalo en recepción, o con Abrir la página de registro deja la página abierta en la tableta de recepción.
3. Si crees que el enlace ha caído en otras manos, haz clic en Renovar clave; el código QR anterior deja de funcionar, así que vuelve a imprimir el cartel.

Errores frecuentes:

• «La capacidad del aparcamiento de invitados debe ser de 0–200 coches (0 = sin límite).»
• «La duración predeterminada del coche de invitado debe ser de 30–720 minutos.»
• «"Misafiriniz geldi mi?" hatırlatması 0–240 dakika olmalı (0 = kapalı).» («El recordatorio "¿Ha llegado tu invitado?" debe ser de 0 a 240 minutos (0 = desactivado).»)
• «Los enlaces deben empezar por https://.»
• «Escriba el aviso de privacidad para visitantes.»

Importante: El correo de bienvenida y las páginas del visitante están solo en turco. No se recoge documento de identidad, fotografía ni firma. Para las páginas que ve el visitante, consulta 26. Salas de reuniones y visitantes.

Editar el plan de emergencia

Para quién: Responsable de emergencias, Admin · Dónde: Emergencia → Editar plan, en la barra superior · Versión: 0.99.30

Para qué sirve: Introduces las ubicaciones, los teléfonos, las instrucciones y el plano de evacuación del plan de emergencia que ve todo el mundo.

1. En la barra superior, haz clic en Emergencia y abre la pestaña Editar plan.
2. En los campos de ubicaciones, escribe una ubicación por línea; para la planta o las indicaciones usa « | » (por ejemplo, Yangın merdiveni | 5. kat, asansörlerin arkası). Los campos son: Salidas de emergencia, Extintores, Interruptores eléctricos, Válvulas de agua, Botiquines, Otro.
3. En el campo Teléfonos (Nombre | número), escribe un teléfono por línea (por ejemplo, Bina yönetimi | +90 212 000 00 50).
4. Si hace falta, edita los textos Instrucciones: terremoto, Instrucciones: incendio, Instrucciones: accidente laboral, Instrucciones: fuga eléctrica, Instrucciones: inundación.
5. Si lo tienes, escribe en Enlace al plano de evacuación (opcional) la dirección https:// del PDF o de la imagen.
6. Comprueba la casilla En una emergencia, enviar a los visitantes dentro salidas y punto de encuentro (email; SMS si hay proveedor).
7. Haz clic en Guardar. Aparece el mensaje «Plan de emergencia guardado.».

Consejo: Los puntos de reunión no se introducen en esta pantalla sino en los ajustes de «Estoy a salvo» («Los puntos de encuentro vienen de los ajustes de «Estoy a salvo».»). Si aún no se han introducido las ubicaciones, el plan dice «Acil çıkış, söndürücü, şalter, vana ve ilk müdahale dolabı yerleri henüz girilmedi.» («Aún no se han introducido las ubicaciones de salidas de emergencia, extintores, interruptores, válvulas y botiquines.»).

Importante: Los textos de las instrucciones no se traducen; se muestran en turco. No se muestra la posición sobre el plano de la planta; las ubicaciones se guardan como texto.

Equipos de respuesta a emergencias y simulacros

Para quién: Responsable de emergencias, Admin · Dónde: Emergencia → Equipos, en la barra superior · Versión: 0.99.44

Para qué sirve: Registras los equipos de extinción, rescate y protección (personal de apoyo) y el equipo de primeros auxilios. El número de personas necesarias se calcula según la clase de peligrosidad del centro y el número de empleados; los equipos incompletos, los certificados que vencen, la fecha de revisión del plan y los simulacros se ven en una sola pantalla.

1. En la barra superior, haz clic en Emergencia y abre la pestaña Equipos.
2. En los cuadros de arriba ves, para cada equipo, el número actual / necesario (por ejemplo, «1 / 1 Kurtarma ekibi» («1 / 1 Equipo de rescate»)), las carencias y los certificados que vencen en 60 días. Debajo figuran el número de empleados, la clase de peligrosidad y las proporciones, y las fechas del Último simulacro y de la Última revisión del plan.
3. En la lista Clase de peligrosidad del centro, elige Peligrosidad baja, Peligroso o Muy peligroso.
4. Introduce la Fecha de la última revisión del plan.
5. Si quieres cambiar las proporciones según la valoración de tu especialista en SST, introduce los valores de Personal de apoyo: 1 por cada cuántos empleados (0 = predeterminado) y Socorrista: 1 por cada cuántos empleados (0 = predeterminado).
6. En Miembros del equipo, haz clic en + Añadir miembro. En la fila, escribe el nombre del empleado y elígelo de la lista, elige el equipo y la función (Miembro / Jefe de equipo), e introduce la fecha de Formación y el Vencimiento del certificado. Para quitar la fila, haz clic en Eliminar.
7. Haz clic en Guardar equipos. Aparece el mensaje «Equipos de emergencia guardados.».

Registro de simulacro:

1. En la sección Simulacros, elige la Fecha del simulacro.
2. En la lista Tipo de simulacro, elige Incendio, Terremoto, Evacuación, Primeros auxilios u Otro.
3. Escribe el Número de participantes y, si quieres, una nota (por ejemplo, «evacuación 4 min»).
4. Haz clic en Añadir simulacro. Aparece el mensaje «Simulacro guardado.». Quita un registro equivocado con Eliminar.

Consejo: Los avisos de emergencia dados en la aplicación marcando Simulacro se cuentan automáticamente como simulacro. Debe hacerse al menos un simulacro al año; si no hay ninguno registrado, aparece el aviso «No hay simulacros registrados (se requiere al menos uno al año).». Cuando faltan 30 días para el vencimiento de un certificado y cuando el plan o el simulacro se retrasan, los responsables de emergencias reciben un recordatorio una sola vez.

Errores frecuentes:

• «Elija un empleado de la lista en cada fila o elimine la fila.»
• «Elija la fecha del simulacro.»
• El vencimiento del certificado no puede ser anterior a la fecha de formación; no se puede añadir al equipo a un empleado que ha dejado la empresa ni el registro de un médico.

Importante: Los miembros del equipo aparecen en el plan que ve todo el mundo con su nombre y el botón Buscar. Cuando se avisa de una emergencia, los miembros reciben la notificación «ekibiniz göreve» («su equipo, a su puesto»).

Iniciar el control «Estoy a salvo»

Para quién: Responsable de emergencias, Admin · Dónde: Botón Estoy a salvo de la barra superior · Versión: 0.62.0

Para qué sirve: Después de un terremoto, un incendio, una evacuación o un simulacro, preguntas a los empleados «Güvende misiniz?» («¿Estás a salvo?»). Las respuestas se recogen en directo en el panel del control. Con «Notificar emergencia» el control empieza automáticamente; esta tarea sirve solo para iniciar el control por separado.

1. En la barra superior, haz clic en el botón Estoy a salvo.
2. Comprueba el Título y el Mensaje (los valores predeterminados vienen de los ajustes).
3. Si es un simulacro, marca la casilla Simulacro (la notificación y el aviso dicen «SIMULACRO»).
4. En Destinatarios, elige Toda la empresa o Elegir departamentos.
5. En Canales, comprueba las casillas de la notificación del teléfono y del correo.
6. Haz clic en Continuar. Se indica a cuántas personas llegará la notificación.
7. Haz clic en Iniciar el control.

Errores frecuentes:

• «Ya hay un control abierto; termínelo antes de iniciar otro.»
• «Elija al menos un canal.»
• «Un administrador desactivó «Estoy a salvo».»

Importante: Cuando empieza el control, en la parte superior de la pantalla de todos los empleados aparece la banda del control (consulta 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa). No lo inicies como prueba; para los simulacros, marca la casilla de simulacro. «Estoy a salvo» y el aviso de emergencia funcionan aunque la licencia haya caducado.

Seguir y terminar el panel del control

Para quién: Responsable de emergencias, Admin · Dónde: Estoy a salvo en la barra superior; Emergencia → Dentro → Panel «Estoy a salvo» · Versión: 0.62.0

Para qué sirve: Ves al instante quién está a salvo, quién pide ayuda y quién no ha respondido.

1. Con un control abierto, haz clic en Estoy a salvo en la barra superior. Arriba figuran quién lo inició, la hora, el alcance y la hora del cierre automático.
2. Mira los números de Necesito ayuda, Sin respuesta, A salvo y Total. Al hacer clic en un número, la lista se filtra por ese estado. El panel se actualiza solo cada pocos segundos.
3. Organiza la lista con Por departamento, Por punto de reunión o Sin agrupar; escribe en el cuadro de búsqueda (Buscar nombre, departamento o nota) para encontrar a una persona.
4. Lee la nota de quien ha dicho Necesito ayuda y llámale con Buscar.
5. Para volver a avisar a quienes no han respondido, haz clic en Recordar a quienes no han respondido (n).
6. Marca con Marcar a salvo a la persona de la que sepas que está a salvo; se registra quién la marcó.
7. Abre la lista Visitantes dentro (n) para el recuento durante la evacuación.
8. Si necesitas el registro, haz clic primero en Descargar CSV. Después haz clic en Terminar el control y en Sí, terminar.

Consejo: Junto a los empleados de ausencia aparece De ausencia. Los resultados de los simulacros quedan en Controles anteriores (n): título, hora, alcance, números y tiempo de respuesta mediano.

Importante: Al terminar, se borran las respuestas por persona, las notas y las ubicaciones; en el historial solo quedan los números. Si el control no se termina a mano, se cierra solo cuando se cumple el plazo del ajuste.

Nota: La imagen muestra el panel de un simulacro de terremoto con respuestas de ejemplo.

Puntos de reunión y ajustes de «Estoy a salvo»

Para quién: Admin · Dónde: Estoy a salvo → Ajustes (administrador) · Versión: 0.62.0

1. En la barra superior, haz clic en Estoy a salvo y abre Ajustes (administrador), en la parte inferior de la ventana.
2. Introduce los ajustes según la tabla.
3. Haz clic en Guardar.

Consejo: Los responsables de emergencias se asignan en Admin → Personas y permisos con la casilla Responsable de emergencias.

Ajustes de los avisos de seguridad

Para quién: Admin del módulo de SST, Admin · Dónde: Admin → Módulos → SST → Ajustes de SST · Versión: 0.71.0 (pestaña Admin 0.99.3)

1. Haz clic en Admin → Módulos → SST.
2. Marca la casilla Activar avisos de seguridad.
3. Introduce los demás ajustes según la tabla y haz clic en Guardar.
4. Añade al equipo de SST (especialista en SST, médico de empresa, representante de los empleados…) como Responsable operativo en la sección Permisos que hay debajo de la pestaña. Si no hay ningún responsable operativo, los avisos llegan a los Admins.

Consejo: El informe de avisos está en Informes → SST (consulta 19. Informes).

Gestionar los avisos de casi accidente y de peligro

Para quién: Responsable operativo de SST (especialista en SST, médico de empresa, representante de los empleados) · Dónde: Tablón → Servicios → Aviso de seguridad → Avisos recibidos · Versión: 0.71.0

Para qué sirve: Revisas los casi accidentes, las situaciones peligrosas y los comportamientos inseguros que comunican los empleados. Puntúas el riesgo, abres una acción correctiva / preventiva (ACP) y respondes a quien lo comunicó.

1. En el cuadro Aviso de seguridad, haz clic en la pestaña Avisos recibidos (…).
2. Elige un filtro: Abierto, Nuevo, Vencidas, Cerrados o Todas. Para filtrar por tipo, elige un tipo en la lista. Los avisos marcados como Urgente aparecen primero en la lista.
3. Haz clic en un aviso y luego en Asumir y revisar. El estado pasa a En revisión.
4. En Evaluación de riesgo (probabilidad × gravedad), elige los valores de Probabilidad y Gravedad (1–5). Se calculan la puntuación y el nivel: Baja (1–6), Medio (7–12), Alta (13–16), Inaceptable (17–25). Haz clic en Guardar riesgo.
5. En Acciones correctivas / preventivas, escribe la Acción, elige al Responsable, elige la fecha del Plazo y haz clic en + Añadir acción. El estado pasa a Acción en curso.
6. Para escribir a quien lo comunicó, escribe en el cuadro de mensaje y haz clic en Enviar. Para que solo lo vea el equipo, marca la casilla Nota interna (el informante no la ve).
7. Cuando terminen las acciones, escribe lo que se ha hecho y haz clic en Cerrar.

Importante:

• Mientras haya una acción abierta, el aviso no se puede cerrar.
• Un aviso duplicado o que no es un asunto de SST se cierra con Marcar como no válido, escribiendo el motivo.
• En los avisos anónimos, el nombre de quien lo comunica no aparece en ningún sitio. No intentes averiguar quién lo escribió.
• Un accidente laboral no es asunto de este módulo; la notificación legal se hace aparte.

Añadir un médico y ajustar las citas

Para quién: Responsable de SST, Admin · Dónde: Admin → Módulos → SST → Médico de empresa · Versión: 0.99.44

Para qué sirve: Activas las citas con el médico de empresa y añades al médico. El médico no cuenta como empleado de la empresa: no aparece en el directorio, en las listas de empleados ni en los recuentos; entra con el código que llega a su correo y solo ve su propia pantalla.

Antes de empezar: El inicio de sesión con código por correo debe estar activado. Si está desactivado, en pantalla aparece el aviso «El inicio de sesión con código por correo está desactivado: el médico no puede entrar. Actívelo en Admin → Métodos de inicio de sesión.» (consulta 10. Administración y configuración).

1. Haz clic en Admin → Módulos → SST y baja hasta la sección Médico de empresa.
2. Marca la casilla Activar citas con el médico de empresa, introduce los límites y haz clic en Guardar.
3. En Añadir médico, rellena Nombre y apellidos, Correo (el código de acceso llega aquí) y, si quieres, Entidad (opcional) y Teléfono (opcional).
4. Haz clic en Añadir al médico. Aparece el mensaje «Médico añadido.». Debajo se indica por qué dirección entrará el médico.
5. En la lista de médicos, haz clic en Disponibilidad, junto al médico, para introducir sus horarios semanales (el médico también puede introducirlos desde su propia pantalla; consulta 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa).
6. Comunica al médico la dirección de acceso y el correo.

Quitar a un médico: Haz clic en Quitar, junto al médico, y confirma con Sí, quitar. Si tiene citas futuras, la pregunta tiene la forma «… gelecek randevu iptal edilir. Kaldırılsın mı?» («Se cancelarán … citas futuras. ¿Quitarlo?»). Sus citas futuras se cancelan y los empleados reciben una notificación; los registros pasados quedan en los informes con el nombre del médico y su acceso se cierra.

Errores frecuentes:

• «Hekimin adını yazın.» («Escribe el nombre del médico.»)
• «Geçerli bir e-posta yazın; hekim bu adrese gelen kodla girer.» («Escribe un correo válido; el médico entra con el código que llega a esta dirección.»)
• «Bu e-posta bir çalışana ait; hekim için ayrı bir adres kullanın.» («Este correo pertenece a un empleado; usa una dirección distinta para el médico.»)
• «Bu e-postayla bir hekim zaten var.» («Ya hay un médico con este correo.»)
• «En çok 10 hekim eklenebilir.» («Se pueden añadir como máximo 10 médicos.»)

Consejo: Informes → Médico de empresa (responsable de SST y Admin) muestra el número de conversaciones y de citas, el número de personas que han hablado con el médico, la proporción de partes de baja y el número de ausencias / cancelaciones. El contenido de la conversación no se guarda en ningún sitio; en el informe solo constan quién, cuándo, el estado y si hay parte de baja (sí / no).

Importante: La conversación está cifrada de extremo a extremo, pero confía en el código que se ejecuta en el navegador. El Código de seguridad de ambas partes sirve para comprobar a simple vista que se usa la misma clave.