32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm servis, yemekhane, toplantı odası, ziyaretçi, acil durum, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) ve işyeri hekimi hizmetlerini yöneten kişiler içindir. Modüllerin açılmasını, ayarlarını, rollerin verilmesini ve sorumluların günlük yönetim işlerini anlatıyoruz. Her ayarın ne yaptığı ve varsayılan değeri bir tabloda verilmiştir.

Kimler için: Admin · Hizmet sorumlusu · Servis sorumlusu · Yemek sorumlusu · Rezervasyon ve ziyaretçi modül adminleri · Acil durum sorumlusu · İSG sorumlusu

Çalışanların gördüğü ekranlar için bkz. 25. Servis ve yemekhane, 26. Toplantı odası ve ziyaretçiler ve 27. Acil durum, iş güvenliği ve işyeri hekimi. Raporlar için bkz. 19. Raporlar.

Bu bölümde

• Hizmetler yönetimini açma
• Hizmet modüllerini açma (Genel)
• Rolleri verme: servis sorumlusu, yemek sorumlusu, yemekhane görevlisi, resepsiyon
• Servis hatlarını tanımlama
• Bugünkü seferleri izleme
• Şoför bağlantısı ve yolculara duyuru
• Yemek menüsünü girme
• Yemeğe katılım ve menü puanlarını izleme
• Yemekhane girişi ayarları
• Rezervasyon kaynakları ve kuralları
• Google Takvim eşitlemesi
• Ziyaretçi ayarları, karşılama ve çıkış
• Acil durum planını düzenleme
• Acil müdahale ekipleri ve tatbikatlar
• Güvendeyim yoklaması başlatma
• Yoklama panosunu izleme ve bitirme
• Toplanma alanları ve Güvendeyim ayarları
• Güvenlik bildirimi ayarları
• Ramak kala ve tehlike bildirimlerini işleme
• Hekim ekleme ve randevu ayarları

Hizmetler yönetimini açma

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu, hizmet modül adminleri · Nerede: Admin → Modüller → Hizmetler

Ne işe yarar: Servis, yemek, araç, talep, muhaberat, rezervasyon ve ziyaretçi ayarları tek ekranda, ayrı alt sekmelerdedir.

1. Soldaki menüden Admin'e tıklayın.
2. Admin menüsünde Modüller grubundaki Hizmetler'e tıklayın.
3. Üstteki alt sekmelerden birini seçin: Genel, Talepler, Muhaberat, Rezervasyon, Ziyaretçiler, Yemek, Servis, Araç, Yetkiler.

Kim neyi görür:

• Admin ve hizmet sorumlusu bütün alt sekmeleri görür.
• Bir modülün admini (ör. servis sorumlusu, yemek sorumlusu) yalnız kendi alt sekmesini ve Yetkiler'i görür.
• Kapalı bir hizmetin sekmesi soluk ve "kapalı" etiketlidir; ayarlarına girebilirsiniz, açmak için Genel sekmesini kullanın.
• Seçtiğiniz alt sekme oturum boyunca hatırlanır. Sekmeler arasında ok tuşlarıyla da geçebilirsiniz.

Telefonda: Profil → Admin şeridine dokunun, sonra Hizmetler'i seçin.

İpucu: Acil durum planı ve Güvendeyim bu ekranda değildir; üst çubuktaki Acil durum ve Güvendeyim düğmelerinden yönetilir. İSG ve işyeri hekimi Admin → Modüller → İSG'dedir.

Hizmet modüllerini açma (Genel)

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Genel

Ne işe yarar: Şirketinizde olan hizmetleri açarsınız. Kapalı bir hizmet çalışanlara hiçbir yerde görünmez.

1. Genel sekmesinde Hizmet modülleri bölümünde açmak istediğiniz modülleri işaretleyin.
2. Yemek ve servis ek özellikleri altında isteğe bağlı özellikleri işaretleyin.
3. Modülleri kaydet'e tıklayın.

İpucu: Talepler, muhaberat, rezervasyon ve ziyaretçiler kendi sekmelerindeki ilk kutuyla açılır.

Rolleri verme: servis sorumlusu, yemek sorumlusu, yemekhane görevlisi, resepsiyon

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Yetkiler

Ne işe yarar: Her hizmet modülü için kimin yöneteceğini, kimin günlük işleri yapacağını ve kimin yalnız göreceğini belirlersiniz.

1. Yetkiler alt sekmesini açın. Her modülün kendi bölümü vardır.
2. İlgili rolün kutusuna kişinin adını yazın ve listeden seçin. Bir kişiyi çıkarmak için adının yanındaki ×'e tıklayın.
3. Bir departmandaki herkese rol vermek için + Departman ekle'ye tıklayın (departmana verilen rol bildirim almaz).
4. Bölümün Kaydet düğmesine tıklayın.

Dikkat: Modül admini rolünü yalnız Admin verir ya da kaldırır. Kendi yetkinizi değiştiremezsiniz. Acil durum sorumlularını Admin → Kişiler ve yetkiler'de Acil durum sorumlusu kutusuyla atarsınız (bkz. 10. Yönetim ve kurulum).

Servis hatlarını tanımlama

Kimler için: Servis sorumlusu, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Servis

Ne işe yarar: Servis hatlarını, araçları, şoförleri, koltuk sayısını ve durak saatlerini girersiniz. Çalışanlar kendi hattını ve durağını seçer.

1. Servis alt sekmesini açın.
2. Yeni hat için + Hat ekle'ye tıklayın.
3. Hat adı (ör. Kadıköy – Ofis) kutusuna hattın adını yazın.
4. Araç (ör. 34 ABC 123, beyaz midibüs), Şoför, Telefon ve isterseniz Not (ör. Cuma 17:30'da kalkar) kutularını doldurun.
5. Koltuk sayısı (boşsa sınırsız) kutusuna aracın yolcu koltuğu sayısını yazın.
6. Duraklar kutusuna her satıra bir durak yazın: Durak adı | sabah saati | akşam saati (ör. Kadıköy İskele | 07:15 | 18:45).
7. Hatları kaydet'e tıklayın.

İpucu: Kaydedilmiş hatların yanında kaç kişinin o hattı seçtiği yazar (ör. "3 kişi seçti").

Dikkat: Bir hattı Sil ile silerseniz o hattı seçen çalışanların seçimi boşalır. Sistem silmeden önce sorar.

Bugünkü seferleri izleme

Kimler için: Servis sorumlusu, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Servis → Bugünkü seferler

Ne işe yarar: Her hattın bugünkü seferini, doluluğunu ve kimin binip binmediğini tek tabloda görürsünüz.

1. Servis alt sekmesini açın. Bugünkü seferler tablosu en üsttedir.
2. Sütunlar: Hat, Sefer (sabah / akşam ve durum, ör. "Akşam · yolda"), Yer (dolu / koltuk), Bindi, Binmedi, Binmiyor, Başka servisten.

İpucu: Bindi / Binmedi sütunları şoförün işaretlerinden gelir (bkz. 25. Şoför ekranı). İşaretler yalnız o gün için tutulur; geçmiş günlerin raporu yoktur.

Şoför bağlantısı ve yolculara duyuru

Kimler için: Servis sorumlusu, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Servis → Canlı servis

Ne işe yarar: Her hattın şoförüne giriş gerektirmeyen gizli bir bağlantı verirsiniz. Gecikme ya da iptal durumunda yolculara duyuru gönderirsiniz.

Başlamadan önce: Canlı servis özelliği açık olmalıdır (bkz. Hizmet modüllerini açma).

1. Hattın altındaki Canlı servis kutusunda Şoför bağlantısını kopyala'ya tıklayın. Bağlantıyı şoföre mesajla gönderin.
2. Kutunun başında günün sefer durumu yazar (ör. "Bugün henüz sefer başlamadı." ya da "Akşam seferi · yolda").
3. Yolculara duyuru için listeden türü seçin: Gecikme, Bugün sefer yok ya da Serbest mesaj.
4. Sabah ya da Akşam seferini seçin. Gecikmede dakikayı girin; serbest mesajda mesajı yazın.
5. Yolculara duyur'a tıklayın. "… yolcuya bildirim gönderildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• "Gecikme 5–120 dakika olmalı."
• "Mesaj boş olamaz."
• "Duyuru türü geçersiz."

Dikkat: Bağlantı başkasının eline geçtiyse Bağlantıyı yenile'ye tıklayın ve onaylayın. Eski bağlantı hemen çalışmaz ("Şoför ekranı kapalı"); yenisini şoföre gönderin.

Yemek menüsünü girme

Kimler için: Yemek sorumlusu, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Yemek

Ne işe yarar: Ayın menüsünü gün gün girersiniz. Çalışanlar bugünün menüsünü ve ayın tamamını Hizmetler'de görür.

1. Yemek alt sekmesini açın. Ayın adının yanındaki ‹ ve › düğmeleriyle ayı seçin.
2. Her günün kutusuna yemekleri yazın; her satıra bir yemek.
3. İsterseniz altındaki Not (ör. Vejetaryen: …) kutusuna günün notunu yazın.
4. Geçmiş günler ve hafta sonları için Geçmiş günler (…) ya da Hafta sonlarını göster'e tıklayın.
5. Menüyü kaydet'e tıklayın.

Dosyadan yükleme (CSV):

1. Menüyü her satır bir gün olacak biçimde hazırlayın: ilk sütun tarih, sonraki sütunlar yemekler (ör. 01.10.2026;Mercimek çorbası;Tavuk sote;…). Tarih GG.AA.YYYY ya da YYYY-AA-GG olabilir; ayraç noktalı virgül, virgül ya da sekme olabilir.
2. Dosyayı CSV olarak kaydedin (en çok 512 KB).
3. Dosyadan yükle (CSV) alanında dosyayı seçin. İlk sütunu tarih olmayan satırlar atlanır.

Dikkat: Dosyadaki günler o günlerin eski kaydının yerine geçer. 120 günden eski günler kendiliğinden silinir.

Yemeğe katılım ve menü puanlarını izleme

Kimler için: Yemek sorumlusu, hizmet sorumlusu, mutfak · Nerede: Admin → Hizmetler → Yemek (sekmenin başı)

Ne işe yarar: Mutfak her gün kaç kişinin yemek yiyeceğini önceden bilir. Çalışanların puanlarını ve yorumlarını isimsiz görürsünüz.

Başlamadan önce: Yemeğe katılım ve Menü puanlama açık olmalıdır.

1. Yemek alt sekmesinin başındaki Beklenen kişi sayısı listesine bakın. Her gün için kişi sayısı ve yanında yemekte değil … ve izinli … sayıları yazar.
2. Son 30 günün puanları altında genel ortalama ve oy sayısı görünür. Henüz puan yoksa "Henüz puan verilmedi." yazar.
3. Bir güne tıklayarak o günün menüsünü ve yorumları açın.

İpucu: Son saat geçince günün beklenen kişi sayısı Mutfak özet e-postası adresine tek e-postayla gider. İzinli çalışanlar kendiliğinden düşülür.

Dikkat: Yorumlar isimsizdir; yorum yazanı bulmaya çalışmayın.

Yemekhane girişi ayarları

Kimler için: Yemek sorumlusu (Yemek ve yemekhane → Modül admini), hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Yemek → Yemekhane girişi

Ne işe yarar: Yemekhaneye karekodla girişi açarsınız ve kimlerin misafir getirebileceğini belirlersiniz.

Başlamadan önce: Yemek menüsü modülü açık olmalıdır. Kapalıysa "Yemek menüsü kapalı; yemekhane girişi de çalışmaz. Önce Genel'den Yemek menüsünü açın." uyarısı çıkar.

1. Yemek alt sekmesinde Yemekhane girişi bölümüne inin.
2. Yemekhaneye karekodla giriş: görevli günün girişini açar, çalışanlar karekodu okutur kutusunu işaretleyin.
3. Misafir getirme hakkı listesinden Kimse, Bütün çalışanlar ya da Seçili çalışanlar'ı seçin. Seçili çalışanlar'da açılan aranabilir listeden kişileri işaretleyin.
4. Kişi başı günlük en çok misafir ve Kayıtları sakla (ay) değerlerini girin.
5. Yemekhane ayarlarını kaydet'e tıklayın. "Yemekhane ayarları kaydedildi." iletisi görünür.
6. Görevliyi Yetkiler sekmesinde Yemek ve yemekhane → İşlem yetkilisi olarak atayın.

İpucu: Görevlinin günlük ekranı için bkz. 25. Yemekhane görevlisi. Bugün kimin yemek yediği, misafirler ve günlük ortalama Raporlar → Yemekhane'dedir.

Rezervasyon kaynakları ve kuralları

Kimler için: Rezervasyon modül admini, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Rezervasyon

Ne işe yarar: Ayrılabilecek toplantı odalarını ve park yerlerini, rezervasyon saatlerini ve sınırlarını belirlersiniz.

1. Rezervasyon alt sekmesini açın.
2. Rezervasyon açık: çalışanlar oda ve park yeri ayırır kutusunu işaretleyin.
3. Saat ve sınırları girin (tabloya bakın).
4. Resepsiyon ekle: ad yazın kutusuyla misafir bildirimlerini alacak resepsiyon görevlilerini ekleyin.
5. + Oda ekle ya da + Park yeri ekle'ye tıklayın. Her kaynak için Ad, Tür (Toplantı odası / Otopark), Kat / konum; odalarda Kapasite (kişi), Donanım ve isterseniz Google kaynak takvimi (isteğe bağlı) girin.
6. Geçici olarak kapatmak istediğiniz kaynakta Rezervasyona açık işaretini kaldırın. Tamamen silmek için Kaldır'a tıklayın.
7. Rezervasyon ayarlarını kaydet'e tıklayın.

İpucu: Misafir otoparkının aynı anda kaç araç alacağı Ziyaretçiler sekmesinde belirlenir (bkz. Ziyaretçi ayarları). Park yeri rezervasyonları bu kapasiteden düşmez.

Google Takvim eşitlemesi

Kimler için: Admin, rezervasyon modül admini · Nerede: Admin → Hizmetler → Rezervasyon → Google Takvim ile eşitle

Ne işe yarar: Prozence'te yapılan rezervasyonlar ayıranın Google Takvim'ine yazılır; Google Takvim'de oda seçilerek kurulan toplantılar 10 dakikada bir Prozence'e "Google Takvim'den" rezervasyonu olarak gelir. Dış katılımcılar resepsiyonun beklenenler listesine düşer.

Başlamadan önce: Şirketin Google Workspace bağlantısı (E-posta imzalarındaki Google hizmet hesabı ve alan genelinde yetki) kurulmuş olmalıdır. Gereken izinleri Admin → Entegrasyonlar → Google / Microsoft sihirbazı kurar (bkz. 13. Entegrasyonlar).

1. Rezervasyon alt sekmesinde Google Takvim ile eşitle: rezervasyon, ayıranın Google Takvim'ine yazılır; odaların Google'da dolu saatleri görünür kutusunu işaretleyin.
2. Kutunun altındaki durum satırını okuyun:
   • "Hazır. E-posta imzalarındaki Google hizmet hesabı kullanılır; çalışandan ayrıca onay istenmez."
   • "Google hizmet hesabı yüklü değil (E-posta imzaları ekranı); eşitleme çalışmaz."
   • "Test / stage ortamında Google'a yazılmaz."
3. Bağlantı eksikse "Google Takvim için … adım eksik." satırının yanındaki Sihirbazı aç'a tıklayın.
4. Her odanın Google kaynak takvimi (isteğe bağlı) alanına Google Yönetici Konsolu → Dizin → Binalar ve kaynaklar'daki oda takviminin e-postasını yazın.
5. Rezervasyon ayarlarını kaydet'e tıklayın.
6. Kaydettikten sonra Google Takvim'den oda rezervasyonları bölümü çıkar. Son eşitlemenin zamanı ve sayıları ("Son eşitleme — yeni: …, güncellenen: …, iptal: …") yazar. Hemen eşitlemek için Şimdi eşitle'ye tıklayın.
7. Google'daki odaları Prozence odalarıyla eşleştirmek için Google odalarını bul'a tıklayın; her oda için eşleştirin ya da yeni oda olarak ekleyin.

Sık hatalar:

• "Eşitleme için odaların "Google kaynak takvimi" alanını doldurun ve kaydedin."
• "Google Takvim okunamadı: …": okuyan çalışanın oda takvimine erişimi yok ya da Google'a ulaşılamıyor. O odanın kayıtlarına dokunulmaz.
• Google odalarını bul için Yönetici Konsolu'ndaki alan genelinde yetkiye oda listesini okuma kapsamı eklenmelidir; yoksa yönergeli bir hata çıkar.

Dikkat: Google'dan gelen rezervasyon Prozence'ten iptal edilemez; değişiklik ve iptal Google Takvim'den yapılır. Microsoft 365 oda takvimleri desteklenmez.

Not: Yukarıdaki görsel eşitlemenin kapalı olduğu hâli gösterir. Kapalıyken kutunun altında yalnız "Açılınca E-posta imzalarındaki Google hizmet hesabı kullanılır; gereken izinleri Admin → Entegrasyonlar → Google / Microsoft sihirbazı kurar." notu görünür; durum satırı ve Google Takvim'den oda rezervasyonları bölümü eşitleme açılıp kaydedilince çıkar.

Ziyaretçi ayarları, karşılama ve çıkış

Kimler için: Ziyaretçiler modül admini, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Ziyaretçiler

Ne işe yarar: Ziyaretçi kaydını açar; aydınlatma metnini, misafir otoparkı kapasitesini, ziyaretçiye giden karşılama e-postasının içeriğini, çıkış noktalarını ve karekodla kendi kaydını ayarlarsınız.

1. Ziyaretçiler alt sekmesini açın.
2. Ziyaretçi kaydı açık: resepsiyon kaydeder, çalışanlar misafir bildirir kutusunu işaretleyin.
3. Seçenekleri ve süreleri tabloya göre ayarlayın.
4. Karşılama mesajı bölümünde ziyaretçiye gidecek metinleri yazın: adres ve kat / oda tarifi, şirket kuralları, acil durum, iş sağlığı ve güvenliği, otopark kuralları, misafir Wi-Fi adı ve şifresi. Kurallar, acil durum ve İSG için isterseniz bir bağlantı da ekleyin (https:// ile başlamalı).
5. Çıkış noktaları kutusuna her satıra bir kapı yazın (ör. "Ana giriş", "Otopark kapısı").
6. Resepsiyon ekle: ad yazın kutusuyla resepsiyon görevlilerini ekleyin.
7. Ziyaretçi ayarlarını kaydet'e tıklayın.

Karekodla kendi kaydı:

1. Karekodla kendi kaydı: ziyaretçi resepsiyondaki karekodu okutup kendisi kaydolur kutusunu işaretleyin ve kaydedin.
2. Bölümde bir karekod görünür. Afişi yazdır ile karekodlu afişi yazdırıp resepsiyona asın ya da Kayıt sayfasını aç ile sayfayı resepsiyondaki tablette açık tutun.
3. Bağlantının başkasının eline geçtiğini düşünürseniz Anahtarı yenile'ye tıklayın; eski karekod çalışmaz, afişi yeniden yazdırın.

Sık hatalar:

• "Misafir otoparkı kapasitesi 0–200 araç olmalı (0 = sınır yok)."
• "Misafir aracının varsayılan süresi 30–720 dakika olmalı."
• ""Misafiriniz geldi mi?" hatırlatması 0–240 dakika olmalı (0 = kapalı)."
• "Bağlantılar https:// ile başlamalı."
• "Ziyaretçiye gösterilecek aydınlatma metnini yazın."

Dikkat: Karşılama e-postası ve ziyaretçi sayfaları yalnız Türkçedir. Kimlik belgesi, fotoğraf ya da imza toplanmaz. Ziyaretçinin gördüğü sayfalar için bkz. 26. Ziyaretçinin gözünden.

Acil durum planını düzenleme

Kimler için: Acil durum sorumlusu, Admin · Nerede: Üst çubuktaki Acil durum → Planı düzenle

Ne işe yarar: Herkesin gördüğü acil durum planının yerlerini, telefonlarını, talimatlarını ve tahliye krokisini girersiniz.

1. Üst çubukta Acil durum'a tıklayın ve Planı düzenle sekmesini açın.
2. Yer kutularına her satıra bir yer yazın; kat ya da tarif için " | " kullanın (ör. Yangın merdiveni | 5. kat, asansörlerin arkası). Kutular: Acil çıkışlar, Yangın söndürücüler, Elektrik şalterleri, Su vanaları, İlk müdahale dolapları, Diğer.
3. Telefonlar (Ad | numara) kutusuna her satıra bir telefon yazın (ör. Bina yönetimi | +90 212 000 00 50).
4. Gerekirse Talimat: Deprem, Talimat: Yangın, Talimat: İş kazası, Talimat: Elektrik kaçağı, Talimat: Su baskını metinlerini düzenleyin.
5. Varsa Tahliye krokisi bağlantısı (isteğe bağlı) alanına PDF ya da görselin https:// adresini yazın.
6. Acil durumda içerideki ziyaretçilere acil çıkış ve toplanma bilgisi gönder (e-posta; SMS sağlayıcısı varsa SMS) kutusunu kontrol edin.
7. Kaydet'e tıklayın. "Acil durum planı kaydedildi." iletisi görünür.

İpucu: Toplanma alanları bu ekranda değil, Güvendeyim ayarlarında girilir ("Toplanma alanları Güvendeyim ayarlarından gelir."). Yerler henüz girilmediyse planda "Acil çıkış, söndürücü, şalter, vana ve ilk müdahale dolabı yerleri henüz girilmedi." yazar.

Dikkat: Talimat metinleri çevrilmez; Türkçe gösterilir. Kat planı üzerinde konum gösterilmez; yerler metin olarak tutulur.

Acil müdahale ekipleri ve tatbikatlar

Kimler için: Acil durum sorumlusu, Admin · Nerede: Üst çubuktaki Acil durum → Ekipler

Ne işe yarar: Söndürme, kurtarma ve koruma ekiplerini (destek elemanları) ve ilk yardım ekibini kaydedersiniz. Gereken kişi sayısı işyerinin tehlike sınıfına ve çalışan sayısına göre hesaplanır; eksik ekipler, biten belgeler, plan gözden geçirme tarihi ve tatbikatlar tek ekranda görünür.

1. Üst çubukta Acil durum'a tıklayın ve Ekipler sekmesini açın.
2. Üstteki kutularda her ekip için geçerli / gereken sayıyı (ör. "1 / 1 Kurtarma ekibi"), eksikleri ve 60 gün içinde biten belgeleri görün. Altında çalışan sayısı, tehlike sınıfı ve oranlar, Son tatbikat ve Plan son gözden geçirme tarihleri yazar.
3. İşyeri tehlike sınıfı listesinden Az tehlikeli, Tehlikeli ya da Çok tehlikeli'yi seçin.
4. Planın son gözden geçirilme tarihi'ni girin.
5. Oranları İSG uzmanınızın değerlendirmesine göre değiştirmek isterseniz Destek elemanı: her kaç çalışana 1 (0 = varsayılan) ve İlk yardımcı: her kaç çalışana 1 (0 = varsayılan) değerlerini girin.
6. Ekip üyeleri altında + Üye ekle'ye tıklayın. Satırda çalışanın adını yazıp listeden seçin, ekibi ve görevi (Üye / Ekip başı) seçin, Eğitim tarihini ve Belge bitişi'ni girin. Satırı kaldırmak için Sil'e tıklayın.
7. Ekipleri kaydet'e tıklayın. "Acil müdahale ekipleri kaydedildi." iletisi görünür.

Tatbikat kaydı:

1. Tatbikatlar bölümünde Tatbikat tarihi'ni seçin.
2. Tatbikat türü listesinden Yangın, Deprem, Tahliye, İlk yardım ya da Diğer'i seçin.
3. Katılan kişi sayısı ve isterseniz bir not (ör. "tahliye 4 dk") yazın.
4. Tatbikat ekle'ye tıklayın. "Tatbikat kaydedildi." iletisi görünür. Yanlış kaydı Sil ile kaldırın.

İpucu: Uygulamada Tatbikat işaretlenerek yapılan acil durum bildirimleri tatbikat olarak kendiliğinden sayılır. Yılda en az bir tatbikat yapılmalıdır; kayıtlı tatbikat yoksa "Kayıtlı tatbikat yok (yılda en az bir tatbikat yapılmalı)." uyarısı çıkar. Belge bitişine 30 gün kala ve plan ya da tatbikat geciktiğinde acil durum sorumlularına bir kez hatırlatma gider.

Sık hatalar:

• "Her satırda listeden bir çalışan seçin ya da satırı silin."
• "Tatbikat tarihini seçin."
• Belge bitişi eğitim tarihinden önce olamaz; şirketten ayrılan çalışan ve hekim kaydı ekibe eklenemez.

Dikkat: Ekip üyeleri herkesin gördüğü planda adıyla ve Ara düğmesiyle listelenir. Acil durum bildirildiğinde üyelere "ekibiniz göreve" bildirimi gider.

Güvendeyim yoklaması başlatma

Kimler için: Acil durum sorumlusu, Admin · Nerede: Üst çubuktaki Güvendeyim düğmesi

Ne işe yarar: Deprem, yangın, tahliye ya da tatbikattan sonra çalışanlara "Güvende misiniz?" diye sorarsınız. Yanıtlar yoklama panosunda canlı toplanır. "Acil durum bildir" ile yoklama kendiliğinden başlar; bu görev yalnız yoklamayı ayrıca başlatmak içindir.

1. Üst çubukta Güvendeyim düğmesine tıklayın.
2. Başlık ve Mesaj'ı kontrol edin (varsayılanlar ayarlardan gelir).
3. Tatbikatsa Tatbikat (bildirimde ve bantta "TATBİKAT" yazar) kutusunu işaretleyin.
4. Kimlere altında Tüm şirket'i ya da Departman seç'i seçin.
5. Kanallar altında telefon bildirimi ve e-posta kutularını kontrol edin.
6. Devam'a tıklayın. Kaç kişiye bildirim gideceği yazar.
7. Yoklamayı başlat'a tıklayın.

Sık hatalar:

• "Açık bir yoklama var; yenisini başlatmadan önce onu bitirin."
• "En az bir bildirim kanalı seçin."
• "Güvendeyim yönetici tarafından kapalı."

Dikkat: Yoklama başlayınca bütün çalışanların ekranının üstünde yoklama bandı çıkar (bkz. 27. Güvendeyim). Deneme amacıyla başlatmayın; tatbikatlar için tatbikat kutusunu işaretleyin. Lisans süresi dolmuş olsa da Güvendeyim ve acil durum bildirimi çalışır.

Yoklama panosunu izleme ve bitirme

Kimler için: Acil durum sorumlusu, Admin · Nerede: Üst çubuktaki Güvendeyim; Acil durum → İçeridekiler → Güvendeyim panosu

Ne işe yarar: Kimin güvende olduğunu, kimin yardım istediğini ve kimin yanıt vermediğini anında görürsünüz.

1. Açık yoklamada üst çubukta Güvendeyim'e tıklayın. Üstte başlatan, saat, kapsam ve kendiliğinden kapanış zamanı yazar.
2. Yardım lazım, Yanıt yok, Güvende ve Toplam sayılarına bakın. Bir sayıya tıklayınca liste o duruma göre süzülür. Pano kendini birkaç saniyede bir yeniler.
3. Listeyi Departmana göre, Toplanma alanına göre ya da Gruplama yok ile düzenleyin; arama kutusuna (Ad, departman ya da not ara) yazarak kişiyi bulun.
4. Yardım lazım diyen kişinin notunu okuyun ve Ara ile arayın.
5. Yanıt vermeyenlere yeniden bildirim göndermek için Yanıt vermeyenlere hatırlat (n)'e tıklayın.
6. Güvende olduğunu öğrendiğiniz kişiyi Güvende işaretle ile işaretleyin; işaretleyen kaydedilir.
7. İçerideki ziyaretçiler (n) listesini tahliyede sayım için açın.
8. Kayıt gerekiyorsa önce CSV indir'e tıklayın. Sonra Yoklamayı bitir'e ve Evet, bitir'e tıklayın.

İpucu: İzinli çalışanların yanında İzinde yazar. Tatbikat sonuçları Geçmiş yoklamalar (n) altında kalır: başlık, saat, kapsam, sayılar ve ortanca yanıt süresi.

Dikkat: Bitirince kişi bazlı yanıtlar, notlar ve konumlar silinir; geçmişte yalnız sayılar kalır. Yoklama elle bitirilmezse ayardaki süre dolunca kendiliğinden kapanır.

Not: Görsel, örnek yanıtlarla bir deprem tatbikatının panosunu gösterir.

Toplanma alanları ve Güvendeyim ayarları

Kimler için: Admin · Nerede: Güvendeyim → Ayarlar (yönetici)

1. Üst çubukta Güvendeyim'e tıklayın ve pencerenin altındaki Ayarlar (yönetici)'yi açın.
2. Ayarları tabloya göre girin.
3. Kaydet'e tıklayın.

İpucu: Acil durum sorumlularını Admin → Kişiler ve yetkiler'de Acil durum sorumlusu kutusuyla atarsınız.

Güvenlik bildirimi ayarları

Kimler için: İSG modül admini, Admin · Nerede: Admin → Modüller → İSG → İSG ayarları

1. Admin → Modüller → İSG'ye tıklayın.
2. İSG bildirimini aç kutusunu işaretleyin.
3. Diğer ayarları tabloya göre girin ve Kaydet'e tıklayın.
4. İSG ekibini (İSG uzmanı, işyeri hekimi, çalışan temsilcisi…) sekmenin altındaki Yetkiler bölümünde İşlem yetkilisi olarak ekleyin. İşlem yetkilisi yoksa bildirimler Adminlere gider.

İpucu: Bildirim raporu Raporlar → İSG'dedir (bkz. 19. Raporlar).

Ramak kala ve tehlike bildirimlerini işleme

Kimler için: İSG işlem yetkilisi (İSG uzmanı, işyeri hekimi, çalışan temsilcisi) · Nerede: Pano → Hizmetler → İSG bildirimi → Gelen bildirimler

Ne işe yarar: Çalışanların bildirdiği ramak kala olayları, tehlikeli durumları ve güvensiz davranışları incelersiniz. Riski puanlar, düzeltici / önleyici faaliyet (DÖF) açar ve bildirene geri dönersiniz.

1. İSG bildirimi kutusunda Gelen bildirimler (…) sekmesine tıklayın.
2. Süzgeç seçin: Açık, Yeni, Termini geçen, Kapanan ya da Hepsi. Türe göre süzmek için listeden bir tür seçin. Acil işaretli bildirimler listede önce gelir.
3. Bir bildirime tıklayın ve Üstlen ve incele'ye tıklayın. Durum İnceleniyor olur.
4. Risk değerlendirmesi (olasılık × şiddet) altında Olasılık ve Şiddet değerlerini (1–5) seçin. Puan ve seviye hesaplanır: Düşük (1–6), Orta (7–12), Yüksek (13–16), Kabul edilemez (17–25). Riski kaydet'e tıklayın.
5. Düzeltici / önleyici faaliyetler altında Yapılacak iş'i yazın, Sorumlu'yu seçin, Termin tarihini seçin ve + Faaliyet ekle'ye tıklayın. Durum Önlem alınıyor olur.
6. Bildirene yazmak için mesaj kutusuna yazın ve Gönder'e tıklayın. Yalnız ekibin görmesi için İç not (bildiren görmez) kutusunu işaretleyin.
7. Faaliyetler bitince ne yapıldığını yazın ve Kapat'a tıklayın.

Dikkat:

• Açık faaliyet varken bildirim kapanmaz.
• Mükerrer ya da İSG konusu olmayan bildirimi gerekçesini yazarak Geçersiz say ile kapatın.
• İsimsiz bildirimlerde bildirenin adı hiçbir yerde görünmez. Kimin yazdığını bulmaya çalışmayın.
• İş kazası bu modülün konusu değildir; yasal bildirim ayrıca yapılır.

Hekim ekleme ve randevu ayarları

Kimler için: İSG sorumlusu, Admin · Nerede: Admin → Modüller → İSG → İşyeri hekimi

Ne işe yarar: İşyeri hekimi randevusunu açar, hekimi eklersiniz. Hekim şirket çalışanı sayılmaz: rehberde, çalışan listelerinde ve sayımlarda görünmez; e-postasına gelen kodla girer ve yalnız kendi ekranını görür.

Başlamadan önce: E-posta koduyla giriş açık olmalıdır. Kapalıysa ekranda "E-posta koduyla giriş kapalı: hekim giriş yapamaz. Admin → Giriş yolları'ndan açın." uyarısı çıkar (bkz. 10. Yönetim ve kurulum).

1. Admin → Modüller → İSG'ye tıklayın ve İşyeri hekimi bölümüne inin.
2. İşyeri hekimi randevusunu aç kutusunu işaretleyin, sınırları girin ve Kaydet'e tıklayın.
3. Hekim ekle altında Ad soyad, E-posta (giriş kodu buraya gelir) ve isterseniz Kurum (isteğe bağlı) ile Telefon (isteğe bağlı) alanlarını doldurun.
4. Hekimi ekle'ye tıklayın. "Hekim eklendi." iletisi görünür. Altında hekimin hangi adresten gireceği yazar.
5. Hekimler listesinde hekimin yanındaki Müsaitlik'e tıklayarak haftalık saatlerini girin (hekim de kendi ekranından girebilir; bkz. 27. Müsaitlik girme).
6. Giriş adresini ve e-postayı hekime iletin.

Hekimi kaldırma: Hekimin yanındaki Kaldır'a tıklayın ve Evet, kaldır ile onaylayın. Gelecek randevusu varsa soru "… gelecek randevu iptal edilir. Kaldırılsın mı?" biçimindedir. Gelecek randevuları iptal edilir ve çalışanlara bildirim gider; geçmiş kayıtlar raporlarda hekimin adıyla kalır, girişi kapanır.

Sık hatalar:

• "Hekimin adını yazın."
• "Geçerli bir e-posta yazın; hekim bu adrese gelen kodla girer."
• "Bu e-posta bir çalışana ait; hekim için ayrı bir adres kullanın."
• "Bu e-postayla bir hekim zaten var."
• "En çok 10 hekim eklenebilir."

İpucu: Raporlar → İşyeri hekimi (İSG sorumlusu ve Admin) görüşme ve randevu sayısını, hekimle görüşen kişi sayısını, istirahat raporu oranını ve gelmeyen / iptal sayısını gösterir. Yazışma içeriği hiçbir yerde saklanmaz; raporda yalnız kim, ne zaman, durum ve istirahat raporu evet / hayır vardır.

Dikkat: Yazışma uçtan uca şifrelidir, ancak tarayıcıda çalışan koda güvenir. İki taraftaki Güvenlik kodu aynı anahtarın kullanıldığını gözle doğrulamak içindir.