10. Yönetim ve kurulum

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm Prozence'i şirketinde kuran ve yöneten uygulama yöneticisi içindir. Eklentinin WordPress'e yüklenmesini, kurulum sihirbazını, uygulama içindeki Admin panelini, çalışanların eklenmesini ve ayrılmasını, profil değişikliği onaylarını, duyuruları ve yetkileri anlatır.

Yönetim iki yerden yapılır. Günlük işler (onaylar, duyurular, yetkiler, şirket ayarları, personel listesi, entegrasyonların çoğu) uygulamanın içindeki Admin bölümündedir. Kurulum, lisans, Microsoft uygulama kaydı, Wallet sertifikası ve çalışan kayıtlarının ayrıntısı WordPress yönetim panelindedir (Prozence Workplace menüsü). Dış hizmet bağlantıları (Google, Microsoft, CRM, Teams, API, mobil bildirim) için bkz. 13. Entegrasyonlar.

Bu bölüm Prozence Workplace 0.99.45 içindir.

Kimler için: Admin, Denetçi, modül adminleri, WordPress yöneticisi

Bu bölümde

• Eklentiyi WordPress'e yükleme ve etkinleştirme
• Kurulum sihirbazı
• Kurulum ve sistem durumunu denetleme
• Prozence yöneticisi atama (WordPress)
• Admin paneli ve bölüm grupları
• Genel bölümünde neler var
• Modülleri açma ve örnek veriler
• Personeller listesi ve yeni personel ekleme
• Çalışan ekleme
• Çalışan bilgilerini düzenleme
• Departman ve yönetici atama
• Ayrılan çalışanı devre dışı bırakma
• Profil değişikliği kuralları ve onayı
• Ekibe duyuru gönderme
• Yetkilerin üç katmanı
• Yetki ve ne yapabilir (özet tablo)
• Kim neyi görür
• Uygulama rolü ve görev yetkileri
• Modül rolleri (yetki tablosu)
• Modül sekmesinden yetki verme (modül admini)
• Telefonda açılış ekranı ve kısa yol düğmesi
• Uygulamaya girmeyenlere hatırlatma
• İçerik çevirisini açma (yapay zekâ)
• Wiki'ye sor'u açma (yapay zekâ)
• Şirket e-postası olmayan çalışanlar: giriş yolları ve davet
• WordPress yönetim ekranları

Eklentiyi WordPress'e yükleme ve etkinleştirme

Kimler için: WordPress yöneticisi · Nerede: WordPress → Plugins → Add Plugin

Ne işe yarar: Prozence, şirketinizin kendi WordPress sitesine kurulan bir eklentidir. Veriler sizin sunucunuzda ve veritabanınızda durur.

Başlamadan önce:

• WordPress 6.4 ya da üstü, PHP 8.1 ya da üstü gerekir.
• Site HTTPS ile açılmalıdır. Google ile giriş, telefon bildirimi ve telefona ana ekran uygulaması olarak ekleme HTTPS ister.
• Size verilen kurulum paketini (prozon-kartvizit-<sürüm>.zip) bilgisayarınıza kaydedin. Paketi açmayın; WordPress ZIP dosyasını kendisi açar.

WordPress'in kendi ekranları sitenizin diline göre görünür. Aşağıda düğme adları İngilizce WordPress'teki gibi yazılmıştır; Türkçe WordPress'teki karşılıkları parantez içindedir.

1. WordPress yönetim paneline yönetici hesabınızla girin.
2. Soldaki menüden Plugins → Add Plugin'e tıklayın (Türkçe: Eklentiler menüsü).
3. Üstteki Upload Plugin düğmesine tıklayın (Türkçe: Eklenti yükle).
4. Choose File ile ZIP dosyasını seçin ve Install Now'a tıklayın (Türkçe: Şimdi kur).
5. Kurulum bitince Activate Plugin'e tıklayın (Türkçe: Eklentiyi etkinleştir). Eklenti listede Prozence Workplace adıyla görünür ve soldaki menüye Prozence Workplace eklenir.
6. İlk etkinleştirmede kurulum sihirbazı açılır.
7. Settings → Permalinks'i açın (Türkçe: Ayarlar → Kalıcı bağlantılar). Post name (Türkçe: Yazı adı) gibi bir yapı seçili değilse seçin ve Save Changes'e tıklayın (Türkçe: Değişiklikleri kaydet). Kartvizit ve uygulama adresleri (/kartvizit/…) buna bağlıdır.

İpucu: Yeni sürüme geçmek için aynı adımlarla yeni ZIP dosyasını yükleyin. WordPress aynı eklentinin kurulu olduğunu söyler ve kurulu sürümü yüklenenle değiştirmeyi önerir (Replace current with uploaded). Ayarlar ve veriler korunur.

Dikkat:

• Kurulum paketi (ZIP) yalnız WordPress'e yüklemek içindir. İçindeki dosyaları elle değiştirmeyin.
• Canlı sitede güncellemeden önce sitenizin yedeğini alın.

Kurulum sihirbazı

Kimler için: WordPress yöneticisi · Nerede: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum sihirbazı

Ne işe yarar: Şirket bilgilerini, görünümü, çalışan girişini ve ilk çalışanları beş adımda ayarlar. Yarıda bırakırsanız sonra kaldığınız adımdan devam eder.

1. Şirket adımında şu alanları doldurun ve Kaydet ve devam et'e tıklayın:
   • Şirketin tam adı * (zorunlu);
   • Kısa ad (kartın altında ve e-postalarda görünür; boşsa tam ad kullanılır);
   • Web sitesi;
   • Santral telefonu (kartta "Telefon" olarak görünür, çalışanın dahili numarası eklenir);
   • E-posta gönderen adı (giriş kodu ve bildirim e-postalarında gönderen olarak görünür);
   • Logo: Logo seç ile beyaz zeminde okunaklı, yatay bir PNG, JPEG ya da WebP seçin. SVG kullanılamaz.
2. Görünüm adımında bir renk paleti seçin (Petrol, Lacivert, Zümrüt, Bordo, Mor, Turuncu, Grafit) ya da Kendi renklerim'i seçip Vurgu ve Koyu renk kodlarını (#RRGGBB) yazın. Tema olarak Klasik, Kapak, Koyu ya da Sade'yi seçin. Kaydet ve devam et'e tıklayın.
3. Çalışan girişi adımında İzinli e-posta alan adları * kutusuna şirketinizin e-posta alan adlarını virgülle yazın (ör. ornek.invalid). Yalnız bu alan adlarındaki adresler uygulamaya girebilir. Giriş yolları listesi e-posta koduyla girişin hazır olduğunu, Google ve Microsoft ile girişin durumunu gösterir. Kaydet ve devam et'e tıklayın.
4. Çalışanlar adımında çalışanları ekleyin:
   • tablodaki satırlara Ad soyad, Şirket e-postası ve Unvan yazın; ya da
   • ya da listeyi yapıştırın kutusuna her satıra bir kişi olacak şekilde Ad Soyad; e-posta; unvan yapıştırın (Excel'den kopyalama da olur; en çok 50 kişi).
   • Bilgileri önce kontrol etmek istiyorsanız Kartvizitleri hemen yayına al kutusunu kaldırın; kişiler taslak olarak eklenir.
   • Ekle ve devam et'e tıklayın. Bu adımı geçmek için Şimdilik atla'yı kullanın.
5. Bitti adımında zorunlu adımların durumunu ve eksikleri görürsünüz. Her eksiğin yanındaki Ayarla bağlantısı ilgili ekranı açar. Sihirbazı bitir'e tıklayın.

İpucu: Google Workspace ya da Microsoft 365 kullanıyorsanız çalışanları elle yazmak yerine dizinden aktarmak daha kolaydır (bkz. 13. Entegrasyonlar).

Dikkat: Geri dönmek için ← Geri'yi kullanın. Tarayıcının geri tuşu formu kaydetmez.

Kurulum ve sistem durumunu denetleme

Kimler için: WordPress yöneticisi · Nerede: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum

Ne işe yarar: Kurulumun eksiklerini tek listede gösterir. Bu ekran hiçbir ayarı kendiliğinden değiştirmez. Eklenti ilk kez etkinleştirildiğinde ve zorunlu bir adım eksikse WordPress sizi bu ekrana (kurulum sihirbazı bitmediyse sihirbaza) götürür. Zorunlu adım eksik kaldıkça Prozence'in WordPress ekranlarının üstünde "Prozence kurulumu tamamlanmadı: N zorunlu adım eksik." uyarısı görünür.

Başlamadan önce: Ekranı yalnız WordPress'te Prozence yetkisi olan kullanıcı açar (bkz. Prozence yöneticisi atama (WordPress)).

1. Kurulum ekranını açın. Üstte Zorunlu adımlar: 5 / 9 gibi bir sayaç ve ilerleme çubuğu görünür. Kurulum sihirbazını bitirmediyseniz üstte Kurulum sihirbazıyla başla, bitirdiyseniz Kurulum sihirbazını yeniden aç düğmesi vardır.
2. Her satırın solundaki simgeye bakın: yeşil ✓ Tamam, turuncu ! Dikkat, kırmızı ✕ Eksik, gri – Kullanılmıyor (isteğe bağlı bağlantı kurulmamış).
3. Zorunlu listesindeki dokuz adımı yukarıdan aşağıya tamamlayın. Eksik adımın yanındaki Ayarla'ya tıklayın; ilgili ekran açılır.
4. Dene düğmesi olan satırlarda (3. Kalıcı bağlantılar, 8. E-posta gönderimi, kurulu bağlantılar, Sayfa önbelleği) Dene'ye tıklayın. Sonuç satırın altında "Son deneme (tarih saat): …" olarak kalır. Son deneme hatalıysa satır kırmızıya döner.
5. İsteğe bağlı bağlantılar listesinde kullandığınız bağlantıların durumunu denetleyin (aşağıdaki ikinci tablo).
6. En alttaki Çalışanlara açılış listesini izleyin: önce kendi kaydınızla girip Pano'yu, kartınızı ve imzanızı kontrol edin; Pano ve takvim ekranında şirket bağlantılarını, vizyonu ve hedefleri girin; sonra çalışanlara tek adresi (…/kartvizit/) duyurun.

Zorunlu adımlar (sırayla):

İsteğe bağlı bağlantılar (yalnız kurulu ya da kurulumu başlamış olanlar listelenir):

İpucu: Aynı bağlantıların çoğunun durumu uygulamada da Admin → Entegrasyonlar → Durum sekmesinde görünür (0.99.13; bkz. 13. Entegrasyonlar). WordPress hesabı olmayan Admin oradan izler.

Dikkat: Zorunlu adımlar bitmeden çalışanlara duyuru yapmayın. Özellikle E-posta gönderimi eksikse giriş kodları istenmeyen e-posta klasörüne düşebilir.

Prozence yöneticisi atama (WordPress)

Kimler için: WordPress yöneticisi · Nerede: WordPress → Prozence Workplace → Yetkiler

Ne işe yarar: Prozence'in WordPress'teki yönetim ekranlarını yalnız burada yetki verilen kullanıcılar görür. WordPress yöneticisi olmak tek başına yetmez.

1. Yetkiler ekranını açın.
2. Yeni yetkili ekle bölümünde — WordPress kullanıcısı seçin — listesinden kişiyi seçin.
3. Yetki seviyesini seçin:
   • Admin: kişiler, imzalar, bannerlar, kart tarama, toplanan kartvizitler, Wallet, bildirim gönderme ve yetkiler dahil her şey;
   • Denetçi: yalnız Kullanım ve Bildirimler raporlarını görür, hiçbir şeyi değiştiremez.
4. Yetkili ekle'ye tıklayın. Seviyeyi sonra Yetkililer tablosunda değiştirip Değişiklikleri kaydet'e tıklayabilirsiniz.

İpucu: Uygulamayı yönetecek kişinin WordPress hesabı olması gerekmez. Çalışana uygulama içinden Admin rolü verebilirsiniz (bkz. Uygulama rolü ve görev yetkileri).

Dikkat: Kendi yetkinizi değiştiremezsiniz. Bu, yöneticinin kendini yanlışlıkla kilitlemesini önler.

Admin paneli ve bölüm grupları

Kimler için: Uygulama yöneticisi, modül adminleri · Nerede: Bilgisayarda soldaki menüde Admin; telefonda Profil → Admin

Ne işe yarar: Şirket ayarları, kişiler ve yetkiler, e-posta imzası ve modül ayarları tek ekrandadır. Bölümler dört grupta toplanır. Admin bölümünü yalnız yetkisi olan görür: Admin her bölümü; Denetçi yalnız Genel, Entegrasyonlar (Durum), Personeller ve E-posta imzası (Analitik) bölümlerini salt okunur; modül adminleri yalnız kendi modüllerinin sekmelerini (bkz. aşağıdaki Kim neyi görür (Admin menüsü)).

Bilgisayarda:

1. Soldaki menüden Admin'e tıklayın.
2. Admin ekranının solunda gruplu dikey menü görünür. Bir bölüme tıklayın; içeriği sağda açılır. Klavyede ↑ ↓ tuşlarıyla da bölümler arasında gezinebilirsiniz.

Telefonda:

1. Alttaki menüden Profil'e dokunun, sonra üstteki Admin şeridine dokunun.
2. Üstteki Bölüm: Genel ▾ düğmesine dokunun. Gruplu bölüm listesi açılır.
3. Bir bölüme dokunun. Liste kapanır ve düğmede seçtiğiniz bölümün adı yazar.

Her modül sekmesinde iki bölüm vardır: … ayarları ve Yetkiler (bkz. Modül sekmesinden yetki verme (modül admini)). Kullanıcı ekranlarındaki kutularda Ayarlar düğmesi yoktur.

Admin menüsünden ayrı olarak, işlem yetkilileri için soldaki ana menüde iş ekranları vardır: Resepsiyon (ziyaretçi işlem yetkilileri, 0.99.24), Muhaberat (muhaberat işlem yetkilileri, 0.99.28), Demirbaşlar (zimmet sorumluları ve görüntüleyiciler, 0.99.42) ve herkese açık Raporlar (0.98.0).

Kim neyi görür (Admin menüsü):

• Admin rolündeki kişi bütün bölümleri görür.
• Denetçi rolündeki kişi yalnız Genel (özet ve analitik), Entegrasyonlar (yalnız Durum sekmesi, salt okunur), Personeller (liste) ve E-posta imzası (Analitik sekmesi) bölümlerini görür; bir şey değiştiremez.
• Modül adminleri yalnız kendi modüllerinin sekmelerini görür. Örneğin hizmet sorumlusu Hizmetler'i, mesai modül admini Mesai'yi, izin modül admini İzin'i görür.
• Kişinin görebileceği bölüm olmayan grup menüde hiç görünmez; hiç bölümü olmayan kişide Admin menüsü yoktur.
• Rollerin tam özeti için bkz. Kim neyi görür.

İpucu: Eski Bannerlar bölümü kaldırıldı. Bannerlar artık E-posta imzası → İçerik sekmesindedir.

Genel bölümünde neler var

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel

Genel bölümü yukarıdan aşağıya şu kutuları içerir:

İpucu: E-posta imzası analitiği ve banner testi Admin → E-posta imzası → Analitik sekmesindedir. Genel'deki Analitik kutusunun altındaki Aç düğmesi oraya götürür.

Modülleri açma ve örnek veriler

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Modüller ve örnek veriler

Ne işe yarar: Seçtiğiniz modülleri tek seferde açar ve her birine "[Örnek]" başlıklı birkaç tanıtım kaydı ekler. Böylece çalışanlara açmadan önce modüllerin nasıl göründüğünü görürsünüz.

1. Örnek veri yüklenecek modüller listesinde açmak istediğiniz modülleri işaretleyin. Açık olanların yanında (açık) yazar; açık modül için örnek kayıt yüklenmez ("Modül zaten açık. Bu modül için örnek kayıt yüklenmez."). Bu liste modülleri kapatmaz.
2. Seçilen modülleri aç ve örnek verileri yükle'ye tıklayın. Sayfa yenilenir; kutuda örnek kayıtların sayısı görünür.
3. Denemeniz bitince Örnek verileri sil'e tıklayın ve Evet, sil ile onaylayın. Yalnız "[Örnek]" kayıtlar silinir.

Dikkat:

• Bu sırada kimseye bildirim, e-posta ya da sohbet iletisi gitmez; kayıtlar sizin adınıza açılır.
• Listede bütün açılıp kapanan modüller vardır: Talepler, Muhaberat, Rezervasyon, Ziyaretçi, Nabız, Müşteri memnuniyeti, İşe alışma, Wiki, İSG bildirimi, PDKS, Zimmet / demirbaş, İzin talepleri, Bordrolarım, Masraf ve avans ve Satın alma (0.99.22'de eklendi). Masraf seçilirse sizin adınıza bir [Örnek] Müşteri yemeği taslak masrafı eklenir; taslak olduğu için onaya gitmez. Bordrolarım seçilirse sizin adınıza geçen ayın kurgusal bir bordrosu eklenir (tebliğ bekler, kimseye bildirim gitmez). Müşteri rehberi ana üründür, bu listede yer almaz (Admin → Müşteri rehberi).
• Örnek kayıt sayıları modül adıyla yazılır (ör. "Zimmet 2 · İzin 1 · Masraf 1").
• Nabız ve Müşteri memnuniyeti varsayılan olarak seçili değildir. Nabız açılınca ilk anket zamanı gelince bütün çalışanlara gider. Müşteri memnuniyeti açılınca e-posta imzalarına anket satırı eklenir.

Personeller listesi ve yeni personel ekleme

Kimler için: Admin (ekler), Denetçi (yalnız görür) · Nerede: Admin → Kişiler → Personeller

Ne işe yarar: Bütün çalışan kayıtlarını tek listede ve her birinin nereden geldiğini görürsünüz: Google Workspace ya da Microsoft 365 dizininden mi geldi, SCIM ile (Entra ID / Okta) mi geldi, elle mi eklendi, toplu eklemeyle mi geldi. Dizinde hesabı olmayan çalışanları (saha, üretim, mağaza, depo) WordPress'e girmeden buradan eklersiniz.

Listeyi okuma:

1. Admin'de soldaki menüden Kişiler grubundaki Personeller'e tıklayın.
2. Üstte kaynak sayıları görünür: Google Workspace ya da Microsoft 365, SCIM, Elle eklendi, Toplu ekleme (sayısı 0 olan kaynak görünmez). Bir sayıya tıklayınca liste o kaynağa süzülür; yeniden tıklayınca süzgeç kalkar.
3. Altında son dizin karşılaştırmasının zamanı ve dizindeki adres sayısı yazar.
4. Arama kutusuna ad, unvan, departman ya da e-posta yazın. Yanındaki kutulardan kaynağı ve durumu (Yayında ve taslak, Yayında, Taslak, Ayrıldı, Hepsi) seçin.
5. Her satırda ad ve unvan, departman, şirket e-postası, Giriş yolları (Şirket e-postası, Kişisel e-posta, SMS), kaynak rozeti ve durum görünür. Giriş yolu olmayan kişide kırmızı Giriş yolu yok yazar.
6. Listeyi Excel'e almak için CSV indir'e tıklayın.

Kaynak nasıl belirlenir:

• Google Workspace / Microsoft 365: kişinin şirket e-postası son dizin karşılaştırmasında dizinde bulundu (takma adlar dahil; askıya alınmış ve arşivlenmiş hesaplar sayılmaz) ya da kayıt dizin eşitlemesinde "yeni çalışan" olarak oluşturuldu.
• SCIM: çalışan Entra ID ya da Okta'dan SCIM ile geldi (0.99.37; eski kayıtlarda SCIM dış kimliği olan kişi de). SCIM dizin karşılaştırmasından önce gelir: kişi dizinde bulunsa da SCIM rozetiyle görünür.
• Toplu ekleme: kayıt kurulum sihirbazının Çalışanlar adımıyla geldi ve dizinde değil.
• Elle eklendi: kayıt bu ekrandan ya da WordPress'te elle eklendi.
• Admin, eşitleme ayarlıysa Dizinle karşılaştır düğmesiyle dizini yeniden okutur. Bu işlem hiçbir kaydı değiştirmez; yalnız kaynak rozetlerini günceller. Eşitlemenin ayarı için bkz. 13. Entegrasyonlar.

Yeni personel ekleme (Admin):

1. + Yeni personel ekle'ye tıklayın. Liste yerine Yeni personel ekle formu açılır; listeye dönmek için ‹ Listeye dön'e tıklayın.
2. Ad soyad kutusuna çalışanın adını ve soyadını yazın.
3. Giriş için en az birini doldurun:
   • Şirket e-postası (varsa): izinli alan adlarından biriyle bitmelidir (altında yazar);
   • Kişisel e-posta (giriş için);
   • Cep telefonu (SMS ile giriş).
4. İsterseniz Unvan, Departman, Yöneticisi, İşe giriş tarihi ve Sicil no'yu doldurun.
5. Kişi hemen rehberde görünsün ve giriş yapabilsin istiyorsanız Hemen yayına al işaretli kalsın; işareti kaldırırsanız kayıt taslak olur.
6. Personeli ekle'ye tıklayın. Yeşil kutuda kişinin adı görünür; kişi listeye Elle eklendi rozetiyle düşer.
7. Şirket e-postası yoksa yeşil kutudaki Giriş yollarını aç ile davet bağlantısı ya da QR verin (bkz. Şirket e-postası olmayan çalışanlar: giriş yolları ve davet).

İpucu: Kişisel e-posta ve giriş telefonu yalnız giriş kodu için kullanılır; kartvizitte, imzada ve rehberde görünmez. Kartvizitteki cep telefonu, fotoğraf ve diğer kart bilgileri sonra WordPress'teki kayıttan ya da kişinin kendi profilinden doldurulur. Listeden satır düzenlenmez; liste en çok 3.000 kayıt gösterir.

Sık hatalar ve uyarılar:

Dikkat:

• Aynı şirket e-postası ya da aynı giriş telefonu başka bir kayıtta varsa kişi eklenmez ve uyarı çıkar.
• Departman listeden seçilir; yeni departmanı önce Departman ve organizasyon bölümünde ekleyin.
• Denetçi listeyi görür ama ekleyemez; + Yeni personel ekle ve Dizinle karşılaştır düğmeleri yalnız Admin'de çıkar.

Çalışan ekleme

Kimler için: Uygulama yöneticisi (WordPress'te Prozence yetkisi olan) · Nerede: WordPress → Prozence Workplace → Yeni ekip üyesi

Ne işe yarar: Yeni çalışana kartvizit, e-posta imzası ve uygulama girişi açar. Kişi, kaydındaki e-posta adresiyle uygulamaya girer.

Başlamadan önce: Dizinde hesabı olmayan çalışanı WordPress'e girmeden uygulamadan da ekleyebilirsiniz (bkz. Personeller listesi ve yeni personel ekleme). Çok kişiyi birden eklemek için kurulum sihirbazının Çalışanlar adımını ya da dizin eşitlemesini kullanın (bkz. 13. Entegrasyonlar).

1. Yeni ekip üyesi'ne tıklayın. (Çalışan listesindeki Ekip ekranının üstünde de Yeni ekip üyesi düğmesi vardır.)
2. En üstteki Ad Soyad kutusuna çalışanın adını yazın.
3. Kartvizit bilgileri kutusunu doldurun:
   • Unvan ve isterseniz Unvan (İngilizce);
   • E-posta (zorunlu; şirket e-postası, uygulamaya giriş bu adresle olur);
   • Cep telefonu, Santral dahili;
   • Kişisel WhatsApp, Kurumsal WhatsApp, LinkedIn adresi, Toplantı planlama bağlantısı (boşsa kartta gösterilmez);
   • Kartta görünecek ofisler (adresler Şirket ve bannerlar ekranından gelir).
4. Sağdaki Fotoğraf kutusundan fotoğraf seçin. Kare ve yüzü ortada bir fotoğraf en iyi sonucu verir.
5. İsterseniz Takvim kutusunda İşe giriş tarihi'ni ve Doğum günü (yılsız) bilgisini girin.
6. Publish'e tıklayın (Türkçe WordPress'te Yayımla). Kaydettikten sonra sağdaki Kart ve araçlar kutusunda kart bağlantısı ve QR görünür.

İpucu: Kaydı hemen yayımlamak istemiyorsanız Save Draft'ı kullanın (Türkçe: Taslak olarak kaydet). Taslaktaki kişinin kartı açılmaz; kişi uygulamaya giremez, çünkü giriş yalnız yayındaki kayıtlarla eşleşir.

Dikkat: E-posta adresi, kurulum sihirbazında belirlediğiniz izinli alan adlarından biriyle bitmelidir; yoksa çalışan giriş yapamaz.

Çalışan bilgilerini düzenleme

Kimler için: Uygulama yöneticisi (WordPress'te Prozence yetkisi olan) · Nerede: WordPress → Prozence Workplace → Ekip

Ne işe yarar: Ad, unvan, e-posta, dahili ve ofis gibi çalışanın kendisinin değiştiremediği bilgileri güncellersiniz.

1. Ekip ekranını açın. Listede her çalışanın unvanı, e-postası ve Kart · Araçlar · vCard bağlantıları görünür.
2. Aramak için sağ üstteki kutuya ad yazıp Ekipte ara'ya tıklayın.
3. Çalışanın adına tıklayın. Düzenleme ekranı açılır.
4. Değiştirmek istediğiniz alanları düzeltin. Ek kutular:
   • E-posta imzası: şablon: kişiye uygulanan imza şablonunu ve nedenini gösterir; şablon atamaları uygulamada yapılır;
   • E-posta imzası: sosyal medya ve E-posta imzası: ofis dışı notu;
   • Görev geçmişi (+ Yeni görev): unvan ve departman değişiklikleri;
   • Hakkında (profil yazısı);
   • Kartta önerilen kişiler.
5. Update'e tıklayın (Türkçe: Güncelle). Kart ve imza hemen güncellenir.

İpucu: Kaydedince imzası değişen çalışana "imzanız güncellendi" bildirimi gidebilir (bkz. 02. E-posta imzası).

Dikkat: Çalışanın departmanı ve yöneticisi bu ekranda değil, uygulamadaki Departman ve organizasyon bölümünde değiştirilir (bkz. Departman ve yönetici atama).

Departman ve yönetici atama

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Departman ve organizasyon

Ne işe yarar: Departmanlar organizasyon şemasına, duyuru hedeflerine ve Pano'daki birimlere gider. Her çalışanın yöneticisi organizasyon şemasını ve izin onayını belirler.

1. Departmanlar kutusunda departman adlarını düzenleyin. Yeni departmanları Yeni departmanlar (her satıra bir tane) kutusuna yazın.
2. Departmanları kaydet'e tıklayın.
3. Organizasyon kutusunda her çalışanın satırında iki liste vardır:
   • birinci listede çalışanın yöneticisi (en üstteki kişi için — Yöneticisi yok (en üst) —);
   • ikinci listede departmanı.
4. Bir seçim değiştirdiğinizde kayıt hemen yapılır; ayrıca kaydet düğmesi yoktur.
5. Eksikleri bulmak için sağdaki süzgeçte Yöneticisi olmayanlar ya da Departmanı olmayanlar'ı seçin.

Dikkat:

• Çalışanı olan departman silinemez. Departmanın adını değiştirirseniz çalışanlar ve paylaşımlar yeni ada geçer.
• Bir kişiyi kendi ekibinden birinin altına koyamazsınız (döngü kabul edilmez).

Ayrılan çalışanı devre dışı bırakma

Kimler için: Uygulama yöneticisi (WordPress'te Prozence yetkisi olan) · Nerede: WordPress → Ekip → çalışan → Ayrılış kutusu

Ne işe yarar: Ayrılan çalışanın kartı kapanmaz; basılı QR ya da eski bağlantı okutulunca "artık aramızda değil, bu konularda … ile görüşebilirsiniz" sayfası ve yerine bakan kişinin kartı açılır.

1. Ekip ekranında çalışanın adına tıklayın.
2. Sağdaki Ayrılış kutusunda Şirketten ayrıldı kutusunu işaretleyin.
3. Ayrılış tarihi'ni seçin.
4. Yerine bakan kişi listesinden bir çalışan seçin. Kimse seçmezseniz — Şirketin genel iletişim bilgileri — gösterilir.
5. İsterseniz Kartta görünecek not (isteğe bağlı) yazın (ör. "Teklif ve sözleşme konuları").
6. Taradığı kartvizitlerin yerine bakana geçmesini istiyorsanız Taradığı kartvizitleri yerine bakana devret işaretli kalsın.
7. Update'e tıklayın (Türkçe: Güncelle).

Kaydedince:

• kart yayından kalkar, e-posta imzası ve e-posta listelerinden çıkar;
• kişinin uygulama bağlantısı geçersiz olur, açık oturumları kapanır;
• Wallet'taki kartı geçersiz olur (bkz. 13. Entegrasyonlar).

İpucu: Dizin eşitlemesi açıksa Google ya da Microsoft'ta askıya alınan çalışanlar Ayrılmış olabilecekler listesinde önerilir (bkz. 13. Entegrasyonlar).

Dikkat: Yanlışlıkla işaretlediyseniz Şirketten ayrıldı kutusunu kaldırıp Update'e tıklayın. Ayrılış bilgileri silinir ama kart kendiliğinden yayına dönmez; kaydı Publish ile yeniden yayımlayın.

Profil değişikliği kuralları ve onayı

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Onay bekleyen profil değişiklikleri (kurallar: WordPress → Kişisel alan)

Ne işe yarar: Çalışanlar Profilim'den fotoğraf, cep telefonu gibi bilgilerini değiştirir. Hangi alanın onaya bağlı olacağını siz belirlersiniz.

Kuralları belirleme:

1. WordPress'te Prozence Workplace → Kişisel alan ekranını açın.
2. Profilim: kim neyi değiştirebilir bölümünde Fotoğraf, Cep telefonu, Kişisel WhatsApp, LinkedIn adresi ve Toplantı planlama bağlantısı için birini seçin:
   • Kilitli (yalnız yönetici): çalışan değiştiremez;
   • Yönetici onayıyla: değişiklik onaydan sonra karta işlenir;
   • Doğrudan: kaydedince hemen işlenir.
3. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Onaylama ya da reddetme:

1. Bir çalışan onaya bağlı bir alanı değiştirince WordPress'te Prozence Admin yetkisi olan kullanıcılara "… profil değişikliği onayı bekliyor" e-postası gider (yalnız uygulamada Yönetici rolü olanlara e-posta gitmez). Genel bölümündeki Onay bekleyen sayısı artar.
2. Admin → Genel → Onay bekleyen profil değişiklikleri kutusunu açın. Her istekte eski ve yeni değer görünür (ör. "Cep telefonu: eski → yeni").
3. Onayla'ya tıklayın. Değişiklik karta hemen işlenir.
4. Kabul etmiyorsanız Reddet'e tıklayın. Açılan kutuya isterseniz bir neden yazın (kişiye iletilir, boş bırakılabilir).

Çalışana sonuç e-posta ve telefon bildirimiyle iletilir. Çalışan onay beklerken isteğini kendisi geri alabilir (bkz. 00. Başlarken).

İpucu: Aynı istekleri WordPress'teki Kişisel alan ekranının üstündeki Bekleyen profil değişiklikleri bölümünden de onaylayabilirsiniz.

Dikkat: Ad, unvan, e-posta, dahili ve ofis yalnız yönetici tarafından değiştirilir; çalışan Profilim'de bunları salt okunur görür.

Ekibe duyuru gönderme

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Ekibe duyuru

Ne işe yarar: Bütün çalışanlara ya da bildirimi açık olanlara kısa bir duyuruyu telefon bildirimi ve e-postayla gönderir.

1. Ekibe duyuru kutusunda Başlık'ı (en çok 80 karakter) ve Mesaj'ı yazın.
2. İsterseniz Bağlantı (isteğe bağlı) kutusuna bir adres yazın.
3. Kanal ve alıcılar bölümünde kanalları seçin: Telefon bildirimi ve/veya E-posta.
4. Alıcıları seçin: Tüm çalışanlar ya da Yalnız bildirimi açık olanlar.
5. Gönder'e tıklayın ve onay sorusunu kabul edin. Ekranın altında kaç kişiye, kaç cihaza ve kaç e-postaya gittiği yazar.

Gönderilenler Son duyurular ve bağlantılar kutusunda listelenir.

Seçilen kişilere mesaj (WordPress):

1. WordPress'te Prozence Workplace → Bildirimler ekranını açın.
2. Kimler bildirim alabiliyor? tablosunda kişileri işaretleyin.
3. Duyuru / özel mesaj gönder bölümünde Kime için Yukarıda seçilen kişiler'i seçin. Diğer seçenekler: Tüm ekip, Yalnız bildirimi açanlar, Uygulamayı kurup bildirimi açmayanlar.
4. Başlık, Mesaj ve isterseniz Bağlantı yazın, Kanal'ı seçin ve Gönder'e tıklayın.

İpucu: Pano'daki Şirket Gündemi'nde kalıcı bir duyuru yayımlamak için Pano → Şirket Gündemi → + Yeni duyuru'yu kullanın (bkz. 06. Pano ve intranet). Başka çalışanların duyuru yayımlayabilmesi için onlara duyuru yetkisi verin (bkz. Uygulama rolü ve görev yetkileri).

Dikkat: Duyuru gönderildikten sonra geri alınamaz. Telefon bildiriminde mesajın ilk 240 karakteri görünür; e-postada tamamı gider.

Yetkilerin üç katmanı

Kimler için: Admin · Nerede: Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler

Ne işe yarar: Prozence'te kimin neyi yapacağı üç katmanda belirlenir. Her katmanın yeri ayrıdır.

Eski adlar: uygulama rolü Yönetici artık Admin, Görüntüleme artık Denetçi; Modül yöneticisi artık Modül admini, İşlem sorumlusu artık İşlem yetkilisi. Atamalar aynen geçti, yeniden atamanız gerekmez.

Sayfalar:

• Benim Alanım: herkesin kişisel işleri (izin iste, masraf ekle, taleplerim…).
• Admin: ayarlar ve yetkiler. Kullanıcı ekranlarındaki kutularda Ayarlar düğmesi yoktur.
• WordPress paneli: kurulum ve teknik işler (lisans, entegrasyon anahtarları, KVKK, eşitleme).

İpucu: Bir modülün sorumlularını (İK, muhasebe, İSG ekibi, resepsiyon…) o modülün İşlem yetkilisi olarak atayın; bildirimler onlara gider. Her çalışan kendi rollerini ve nereden geldiğini Profil → Profilim → Yetkilerim'de görür (0.99.9; bkz. 00. Başlarken).

Yetki ve ne yapabilir (özet tablo)

Kimler için: Admin, modül adminleri, İK · Nerede: Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler; Admin → Modüller → modül → Yetkiler

Ne işe yarar: Bir kişiye yetki vermeden önce o yetkinin neleri açtığını tek tabloda görürsünüz. Yetkiler birikir: bir kişide birden çok satır olabilir (ör. hem birim yöneticisi hem İzin modülünde Görüntüleyici).

İpucu: Kişinin bütün rollerini tek listede görmek için Modül yetkileri → Kişiye göre'yi açın. Kişi de kendi rollerini Profilim → Yetkilerim'de görür.

Dikkat:

• Admin rolünü yalnız gerçekten bütün şirketi yönetecek kişilere verin. API anahtarları ve entegrasyon ayarları Admin'e açıktır.
• Bir API anahtarını oluşturan kişinin Admin rolü alınırsa ya da kişi ayrılırsa o anahtar çalışmaz (bkz. 13. Entegrasyonlar).

Kim neyi görür

Kimler için: Admin, Denetçi · Nerede: Bilgisayarda soldaki menü ve Admin; telefonda alttaki menü ve Profil → Admin

Ne işe yarar: Hangi ekranın kime göründüğünü ve kimin orada değişiklik yapabildiğini özetler. Menüde yalnız kişinin açabildiği ekranlar görünür.

Örnek (deneme şirketi): Ayşe Yılmaz (İK) İzin, Mesai, İşe alışma, Nabız ve Wiki modüllerinin admini olduğu için Admin menüsünde yalnız bu beş sekmeyi görür. Selin Aydın (Denetçi) yalnız Genel, Entegrasyonlar, Personeller ve E-posta imzası'nı görür.

Dikkat: Bir menü öğesi kişide görünmüyorsa yetkisi yoktur ya da modül kapalıdır. Kişinin rollerini Kişiye göre görünümünde ya da kişiden Yetkilerim ekranının görüntüsünü isteyerek denetleyin.

Uygulama rolü ve görev yetkileri

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler

Ne işe yarar: Çalışanlara WordPress hesabı açmadan uygulamada yönetim rolü, duyuru yetkisi ve görev yetkileri verirsiniz.

1. Kişiler ve yetkiler bölümünü açın. Üstteki Ad, unvan ya da departman ara kutusuyla kişiyi bulun. Yalnız yetkisi olanları görmek için Yalnız yetkisi olanlar'ı işaretleyin.
2. Kişinin satırında birinci listeden uygulama rolünü seçin:
   • Yok: sıradan çalışan;
   • Denetçi: genel durumu ve analitiği görür, değiştiremez;
   • Admin: Admin bölümünü kullanır, duyuru yayımlar, profil değişikliklerini onaylar ve ayarları değiştirir.
3. İkinci listeden duyuru yetkisini seçin: Duyuru yok, Departmanına ya da Tüm şirkete.
4. Gerekirse kutuları işaretleyin:
   • Hizmet sorumlusu: Hizmetler bölümünün tamamını yönetir;
   • Acil durum sorumlusu: Güvendeyim yoklamasını başlatır ve bitirir, "Yardım lazım" diyenler için anında bildirim alır.
5. Her değişiklik seçer seçmez kaydedilir; ekranın altında "… : kaydedildi." yazar.

İpucu: Modül bazında roller (ör. İK'nın izin onayı, muhasebenin masraf onayı) aynı ekranın altındaki Modül yetkileri tablosundadır (bkz. Modül rolleri (yetki tablosu)).

Dikkat: WordPress'te Prozence yetkisi olan kullanıcılar kendiliğinden Admin ya da Denetçidir; onların rolü burada değiştirilemez. Kendi rolünüzü de değiştiremezsiniz; listeniz soluk görünür.

Modül rolleri (yetki tablosu)

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler → Modül yetkileri

Ne işe yarar: Her modülde kimin ayarları değiştireceğini, kimin kayıtları işleyeceğini ve kimin yalnız izleyeceğini tek tabloda belirlersiniz.

Her modülde üç rol vardır:

• Modül admini: modülün ayarlarını değiştirir;
• İşlem yetkilisi: kayıtları işler ve bildirim alır;
• Görüntüleyici: listeleri ve raporları salt okunur görür.

Adminler her modülde tam yetkilidir.

Modüle göre atama:

1. Modül yetkileri kutusunda Modüle göre'yi seçin.
2. Modül listesinden modülü seçin.
3. Her rolün altındaki Kişi ekle… kutusuna ad yazıp listeden kişiyi seçin. Kaldırmak için adın yanındaki ×'e tıklayın.
4. Bir departmanın herkesine rol vermek için Departmana rol altındaki + Departman ekle'yi kullanın.
5. Kaydet'e tıklayın.

Kişiye göre atama:

1. Kişiye göre'yi seçin.
2. Çalışan ara ve seç kutusuna ad yazıp kişiyi seçin. Kişinin bütün modüllerdeki rolü tek listede görünür.
3. Her modülün yanındaki listeden rolü seçin ve Kaydet'e tıklayın.
4. Ya da Hazır paket düğmelerinden birine tıklayın: İnsan kaynakları, İdari işler, Resepsiyon, İSG ekibi, Üst yönetim (yalnız izleme). Paket hemen uygulanır.

Modüllerde rollerin anlamı:

İpucu: Kapalı modüllerin adının yanında (kapalı) yazar; rolleri önceden verebilirsiniz. Her değişiklik Son değişiklikler günlüğüne kimin ne zaman yaptığıyla yazılır.

Dikkat:

• Departmana verilen rol o departmandaki herkese geçer, ama bildirimler yalnız adıyla seçilen işlem yetkililerine gider.
• Hazır paket yalnız rol ekler ya da yükseltir; var olan daha yüksek rolü düşürmez.

Modül sekmesinden yetki verme (modül admini)

Kimler için: Modül admini, Admin · Nerede: Admin → Modüller → modül → Yetkiler

Ne işe yarar: Modül admini kendi modülünün işlem yetkililerini ve görüntüleyicilerini, Kişiler ve yetkiler ekranına girmeden atar.

1. Admin → Modüller altında modülün sekmesini açın (ör. Mesai). Üstte modülün ayarları, altta Yetkiler bölümü vardır.
2. İşlem yetkilisi ya da Görüntüleyici altındaki Kişi ekle… kutusuna ad yazıp listeden kişiyi seçin. Kaldırmak için adın yanındaki ×'e tıklayın.
3. Bir departmanın herkesine rol vermek için Departmana rol altındaki + Departman ekle'yi kullanın.
4. Kaydet'e tıklayın. "…: yetkiler kaydedildi." yazar.

Dikkat:

• Modül admini satırı modül adminine salt okunur görünür. Modül admini rolünü yalnız Admin verir ya da kaldırır; kimse kendi yetkisini değiştiremez.
• Modül ayarlarındaki eski "sorumlular" seçicileri bu sekmede gizlidir; sorumlular yalnız Yetkiler bölümünden atanır. Böylece iki yerden çakışan kayıt olmaz.
• Buradaki atamalar Kişiler ve yetkiler → Modül yetkileri tablosunun aynısıdır; her değişiklik Son değişiklikler günlüğüne yazılır.

Telefonda açılış ekranı ve kısa yol düğmesi

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Telefonda açılış ekranı ve Telefonda kısa yol düğmesi

Ne işe yarar: Çalışanların uygulamayı telefonda açtığında ilk göreceği ekranı ve her ekranın altındaki yüzen kısa yol düğmesini şirket genelinde ayarlar.

Açılış ekranı:

1. Telefonda açılış ekranı kutusunda birini seçin:
   • Kartım: çalışanın QR kodu ve kart paylaşma düğmeleri (dijital kartvizit için önerilir);
   • Pano (Duyurular): şirket duyuruları (iç iletişim ağırlıklı kullanım için);
   • Kart ekle: kartvizit tarama (fuar ve saha satışı ekipleri için).
2. Kaydet'e tıklayın.

Kısa yol düğmesi:

1. Telefonda kısa yol düğmesi kutusunda Herkeste göster'i işaretleyin ya da kaldırın. Değişiklik hemen kaydedilir.
2. Düğmeye dokununca çalışanın kullanabildiği kısa yollar açılır: Kart tara, Masraf ekle, Mesai başlat / bitir, İzin iste. Her çalışan yalnız açık modüllerin kısa yollarını görür. Tek kısa yol varsa düğme doğrudan onu açar.

İpucu: Çalışanlar kendi açılış ekranlarını Profilim → Telefonda açılış bölümünden değiştirebilir; kişisel seçim şirket ayarından önce gelir. Kısa yol düğmesini ise yalnız şirkette Herkeste göster açıksa kendileri için kapatıp açabilir (bkz. 00. Başlarken).

Dikkat: Bilgisayarda açılış her zaman Pano'dur. Kısa yol düğmesi yalnız telefonda ve dar ekranda görünür.

Uygulamaya girmeyenlere hatırlatma

Kimler için: Uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Uygulamaya hiç girmeyenler

Ne işe yarar: Hiç giriş yapmamış çalışanlara adım adım giriş anlatan bir e-posta gönderir.

1. Kutunun üstünde çalışan, giriş yapan ve hiç girmeyen sayıları yazar. Altta hiç girmeyenlerin listesi ve her birine son hatırlatmanın ne zaman gittiği görünür.
2. Hatırlatma gönderilecek kişileri işaretleyin.
3. İsterseniz Eklemek istediğiniz kısa not (isteğe bağlı) kutusuna bir not yazın.
4. Seçilenlere hatırlatma gönder'e tıklayın.

Otomatik hatırlatma:

1. Otomatik hatırlat: iş günleri 09:30'da, hâlâ girmemiş olana kutusunu işaretleyin.
2. Kayıttan kaç gün sonra başlasın (1–30) ve Kişi başına en çok (1–5) değerlerini girin.
3. Otomatik ayarı kaydet'e tıklayın.

Dikkat: Aynı kişiye 7 günde bir defadan fazla hatırlatma gitmez. Giriş yapan kişi listeden kendiliğinden düşer. Şirket e-postası olmayan çalışana hatırlatma, kaydındaki giriş e-postasına gider (bkz. Şirket e-postası olmayan çalışanlar).

İçerik çevirisini açma (yapay zekâ)

Kimler için: Admin · Nerede: Admin → Şirket → Genel → İçerik çevirisi

Ne işe yarar: Farklı dillerde çalışan ekiplerde duyurular, Wiki yazıları ve Ekip Meydanı paylaşımları çalışanın uygulama diline yapay zekâyla çevrilir. Aynı içerik aynı dile bir kez çevrilir ve saklanır; sonraki okurlara saklanan çeviri gösterilir. İçerik değişince yeniden çevrilir.

1. Önce yapay zekâ anahtarının tanımlı olduğundan emin olun: WordPress → Prozence → Kart tarama → Anthropic API anahtarı (bkz. 12. Yönetim: müşteri rehberi). Anahtar yoksa kutuda uyarı çıkar ve çeviri açılamaz.
2. Çeviri bölümünde bir kip seçin:
   • Kapalı: çeviri yok.
   • İçeriklerde "Çevir" düğmesi: çalışan isterse çevirir.
   • Otomatik: uygulama dili Türkçe olmayan çalışana çeviri kendiliğinden gösterilir; Türkçe kullanan çalışan yabancı dildeki içerikte yine Çevir düğmesini görür.
3. Neler çevrilir bölümünde Duyurular, Wiki yazıları ve Ekip Meydanı paylaşımları ve yorumları kutularını işaretleyin. Kullanım kılavuzu yazıları çevrilmez; kılavuzun İngilizcesi hazırdır.
4. Günlük en çok yeni çeviri (site geneli) alanına 10 ile 5.000 arasında bir sayı girin. Kaydedilmiş bir çevirinin yeniden gösterilmesi sayılmaz. Kişi başına saatte en çok 30 yeni çeviri yapılır.
5. Kaydet'e tıklayın. Kutunun altında bugün ve toplamda yapılan çeviri sayısı yazar.

Dikkat: Çevrilen metin yurt dışındaki yapay zekâ hizmetine (Anthropic, ABD) gönderilir; çalışan gizlilik metni bunu anlatır. Kişisel veri içeren duyurular yayımlıyorsanız çeviriyi kapalı tutmayı ya da kapsamdan duyuruları çıkarmayı değerlendirin ve KVKK aydınlatma metninizde belirtin (bkz. 15. Çok şirket, dil, KVKK ve lisans). Günlük sınır dolunca yeni çeviri ertesi güne kalır; kaydedilmiş çeviriler gösterilmeye devam eder.

Wiki'ye sor'u açma (yapay zekâ)

Kimler için: Admin · Nerede: Admin → Şirket → Genel → Wiki'ye sor

Ne işe yarar: Çalışanlar Wiki'de doğal dille soru sorar. Yanıt yalnız sorunun sahibinin görebildiği Wiki yazılarından (kullanım kılavuzu dahil) ve isterseniz şirket politikalarından hazırlanır; kaynaklar bağlantıyla gösterilir. Kısıtlı yazılar, taslaklar ve kişinin hedefinde olmayan politikalar yanıta girmez.

1. Yapay zekâ anahtarının tanımlı olduğundan emin olun: WordPress → Prozence → Kart tarama → Anthropic API anahtarı. Wiki'nin de açık olması gerekir (Admin → Modüller → Wiki). Eksikse kutuda uyarı çıkar.
2. Wiki'ye sor açık kutusunu işaretleyin.
3. Politikaların da kaynak olmasını istemiyorsanız Şirket politikalarını da kaynak olarak kullan işaretini kaldırın.
4. İsterseniz Yanıtı bulunamayan soruları sakla kutusunu işaretleyin. Yanıtsız sorular kimin sorduğu tutulmadan 90 gün saklanır ve Raporlar → İletişim'de listelenir; Wiki'de eksik konuları görürsünüz. İşareti kaldırınca saklanan sorular silinir.
5. Günlük en çok yanıt (site geneli) alanına 10 ile 5.000 arasında bir sayı girin. Kişi başına saatte en çok 20 soru sorulabilir. İlgili yazı bulunamayan sorular yapay zekâya gitmez ve sınırdan düşmez.
6. Kaydet'e tıklayın. Kutunun altında bugün ve toplamda yanıtlanan soru sayısı yazar.

Dikkat: Soru ve ilgili yazı bölümleri yurt dışındaki yapay zekâ hizmetine (Anthropic, ABD) gönderilir; çalışan gizlilik metni bunu anlatır. Wiki'de kişisel veri içeren yazılar varsa erişimlerini kısıtlayın (bkz. 06. Pano ve intranet); kısıtlı yazı yalnız onu görebilen kişinin sorusunda kullanılır.

Şirket e-postası olmayan çalışanlar: giriş yolları ve davet

Kimler için: Uygulama yöneticisi, İK · Nerede: Admin → Kişiler ve yetkiler → Giriş yolları ve davet; ayarlar WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan

Ne işe yarar: Saha, üretim, mağaza ya da depoda çalışan ve şirket e-postası olmayan kişiler de uygulamaya girer: kişisel e-postaya ya da telefona gelen kodla ya da sizin ürettiğiniz tek kullanımlık davet bağlantısıyla (QR). Ortak kullanılan cihazlarda oturum kısa tutulur.

Yolları açma (WordPress):

1. WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan ekranını açın.
2. Şirket e-postası olmayan çalışanlar bölümünde istediğiniz yolları işaretleyin: Kişisel e-posta ile kod, SMS ile kod, Davet bağlantısı / QR.
3. Ortak cihaz oturumu kutusuna en uzun oturum süresini yazın (1–24 saat, varsayılan 8).
4. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Çalışana giriş bilgisi yazma (uygulama):

1. Admin → Kişiler ve yetkiler sekmesinde Giriş yolları ve davet bölümüne inin. Üstte hangi yolların açık olduğu yazar.
2. Yalnız şirket e-postası olmayanlar işaretliyken listede yalnız bu kişiler görünür. Çalışanı arayıp seçin.
3. Giriş e-postası (kişisel) ve/veya Giriş telefonu kutusunu doldurun ve Kaydet'e tıklayın. Giriş telefonu boşsa kartvizitteki cep numarası kullanılır.

Davet bağlantısı oluşturma:

1. Aynı ekranda Davet bağlantısı oluştur'a tıklayın.
2. QR ve bağlantı görünür. Bağlantıyı Kopyala ya da Paylaş ile çalışana iletin ya da QR'ı çalışanın telefonuyla okutun.
3. Gerekirse Daveti iptal et'e tıklayın. Davet geçmişi kimin ne zaman bağlantı ürettiğini ve kullanıldığını gösterir.

İpucu:

• WordPress'te çalışan kaydındaki Giriş (şirket e-postası olmayanlar) kutusu aynı işi yapar.
• SMS ile kod, Bordrolarım ayarlarındaki SMS sağlayıcısını (Netgsm ya da genel HTTP) kullanır (bkz. Bordro ayarları: doğrulama, SMS sağlayıcı ve Prozon API). Sağlayıcı yoksa SMS düğmesi giriş ekranında görünmez ve bu bölüm uyarı gösterir.
• Google ile giriş değişmedi: yalnız şirket alan adındaki Workspace hesabı kabul edilir; kişisel Gmail hesabıyla gelen kişiye diğer yollar önerilir.

Dikkat:

• Davet bağlantısı yalnız oluşturulduğu anda gösterilir; 48 saat geçerlidir ve bir kez kullanılır. Yeniden gerekirse yeni bağlantı oluşturun; eskisi geçersiz olur.
• Şirket alan adındaki adres giriş e-postasına yazılamaz; o adres kartvizitteki e-posta alanına yazılır. Bir adres ya da giriş telefonu iki çalışanda olamaz.
• Aynı cep numarası birden çok çalışanın kartında varsa (ör. ortak hat) o numarayla SMS girişi çalışmaz; bölüm uyarır, kişiye ayrı giriş telefonu yazın.
• Çalışan ayrıldı olarak işaretlenince giriş e-postası, giriş telefonu ve davet silinir. Bu bilgiler kartvizitte, imzada ve rehberde görünmez (KVKK işleme envanterinde "Giriş bilgileri" satırı).

WordPress yönetim ekranları

Kimler için: Uygulama yöneticisi (WordPress'te Prozence yetkisi olan) · Nerede: WordPress → Prozence Workplace

Ne işe yarar: Kurulum, lisans, dış bağlantılar, çalışan kayıtları ve bazı raporlar WordPress yönetim panelindedir. Menüdeki ekranlar alfabetik sıralıdır.

İpucu: Prozence'in WordPress yönetim ekranları (kurulum sihirbazı, lisans ve diğer eklenti sayfaları) yalnız Türkçedir; uygulama içindeki Admin paneli seçilen dilde görünür. WordPress'in kendi ekranları (Plugins, Settings) sitenizin WordPress diline göre görünür.

Dikkat: Birçok ayar hem WordPress'te hem uygulamada görünür. Logo, renk, e-posta imzası ve yetki tablosu gibi ayarlar yalnız uygulamada değiştirilir; WordPress'te salt okunur özet görürsünüz. CRM bağlantıları, Google eşitlemesi ve Kart tarama (HubSpot) ekranlarının üstünde "… artık uygulamada da: Admin → Entegrasyonlar. Burası çalışmaya devam eder; iki yer aynı ayarı kullanır." notu ve Uygulamada aç bağlantısı vardır. Microsoft uygulama kaydı ve Wallet sertifikaları yalnız WordPress'te kurulur; Google hizmet hesabının JSON anahtarı 0.99.25'ten beri uygulamadaki sihirbaza da yapıştırılabilir.