10. Amministrazione e configurazione

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo è per l'amministratore dell'app che installa e gestisce Prozence nella tua azienda. Spiega come caricare il plugin su WordPress, la procedura guidata di configurazione, il pannello Admin dentro l'app, l'aggiunta e l'uscita dei dipendenti, le approvazioni delle modifiche al profilo, le comunicazioni e le autorizzazioni.

L'amministrazione si fa in due posti. Le attività quotidiane (approvazioni, comunicazioni, autorizzazioni, impostazioni aziendali, elenco dei dipendenti, la maggior parte delle integrazioni) si trovano nella sezione Admin dentro l'app. La configurazione, la licenza, la registrazione dell'app Microsoft, il certificato Wallet e i dettagli dei record dei dipendenti si trovano nel pannello di amministrazione di WordPress (menu Prozence Workplace). Per i collegamenti ai servizi esterni (Google, Microsoft, CRM, Teams, API, notifiche mobili) vedi 13. Integrazioni.

Questo capitolo vale per Prozence Workplace 0.99.45 e versioni successive.

Per chi: Admin, Revisore, admin dei moduli, amministratore WordPress

In questo capitolo

• Caricare e attivare il plugin su WordPress
• Procedura guidata di configurazione
• Controllare la configurazione e lo stato del sistema
• Assegnare un amministratore di Prozence (WordPress)
• Pannello Admin e gruppi di sezioni
• Cosa c'è nella sezione Generale
• Attivare i moduli e dati di esempio
• Elenco dei dipendenti e aggiunta di un nuovo dipendente
• Aggiungere un dipendente
• Modificare i dati di un dipendente
• Assegnare reparto e responsabile
• Disattivare un dipendente che lascia l'azienda
• Regole e approvazione delle modifiche al profilo
• Inviare una comunicazione al team
• I tre livelli di autorizzazione
• Autorizzazioni e cosa si può fare (tabella riassuntiva)
• Chi vede cosa
• Ruolo nell'app e autorizzazioni per attività
• Ruoli dei moduli (tabella delle autorizzazioni)
• Assegnare autorizzazioni dalla scheda del modulo (admin del modulo)
• Schermata iniziale sul telefono e pulsante scorciatoie
• Promemoria a chi non è mai entrato nell'app
• Attivare la traduzione dei contenuti (intelligenza artificiale)
• Attivare Chiedi alla Wiki (intelligenza artificiale)
• Tenere aggiornata la guida utente nella Wiki
• Dipendenti senza e-mail aziendale: metodi di accesso e invito
• Schermate di amministrazione di WordPress

Caricare e attivare il plugin su WordPress

Per chi: amministratore WordPress · Dove: WordPress → Plugin → Aggiungi nuovo plugin · Versione: 0.4.2

A cosa serve: Prozence è un plugin che si installa sul sito WordPress della tua azienda. I dati restano sul tuo server e nel tuo database.

Prima di iniziare:

• Servono WordPress 6.4 o successivo e PHP 8.1 o successivo.
• Il sito deve aprirsi in HTTPS. L'accesso con Google, le notifiche sul telefono e l'aggiunta all'app sulla schermata Home del telefono richiedono HTTPS.
• Salva sul computer il pacchetto di installazione che ti è stato fornito (prozon-kartvizit-<sürüm>.zip). Non decomprimere il pacchetto: il file ZIP lo decomprime WordPress.

Le schermate di WordPress compaiono nella lingua del tuo sito. Di seguito i nomi dei pulsanti sono scritti come nel WordPress in italiano; tra parentesi c'è il nome nel WordPress in inglese.

1. Accedi al pannello di amministrazione di WordPress con il tuo account di amministratore.
2. Nel menu a sinistra clicca su Plugin → Aggiungi nuovo plugin (in inglese: menu Plugins → Add Plugin).
3. Clicca sul pulsante Carica plugin in alto (in inglese: Upload Plugin).
4. Con Scegli file seleziona il file ZIP e clicca su Installa ora (in inglese: Choose File, Install Now).
5. Al termine dell'installazione clicca su Attiva plugin (in inglese: Activate Plugin). Il plugin compare nell'elenco con il nome Prozence Workplace e nel menu a sinistra viene aggiunta la voce Prozence Workplace.
6. Alla prima attivazione si apre la procedura guidata di configurazione.
7. Apri Impostazioni → Permalink (in inglese: Settings → Permalinks). Se non è selezionata una struttura come Nome articolo (in inglese: Post name), selezionala e clicca su Salva le modifiche (in inglese: Save Changes). Gli indirizzi dei biglietti da visita e dell'app (/kartvizit/…) dipendono da questa impostazione.

Suggerimento: Per passare a una nuova versione, carica il nuovo file ZIP con gli stessi passaggi. WordPress ti dice che lo stesso plugin è già installato e propone di sostituire la versione installata con quella caricata (Sostituisci quello attuale con quello caricato; in inglese: Replace current with uploaded). Le impostazioni e i dati vengono conservati.

Importante:

• Il pacchetto di installazione (ZIP) serve solo per il caricamento su WordPress. Non modificare a mano i file al suo interno.
• Su un sito in produzione, fai un backup del sito prima dell'aggiornamento.

Procedura guidata di configurazione

Per chi: amministratore WordPress · Dove: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum sihirbazı («procedura guidata di configurazione») · Versione: 0.34.0

A cosa serve: Imposta in cinque passaggi i dati dell'azienda, l'aspetto, l'accesso dei dipendenti e i primi dipendenti. Se interrompi, riprendi in seguito dal passaggio in cui ti eri fermato.

1. Nel passaggio Azienda compila questi campi e clicca su Kaydet ve devam et («salva e continua»):
   • Şirketin tam adı * («nome completo dell'azienda») (obbligatorio);
   • Nome breve (compare sotto il biglietto e nelle e-mail; se è vuoto si usa il nome completo);
   • Sito web;
   • Santral telefonu («telefono del centralino») (sul biglietto compare come «Telefono»; si aggiunge l'interno del dipendente);
   • E-posta gönderen adı («nome del mittente delle e-mail») (compare come mittente nelle e-mail con il codice di accesso e nelle e-mail di notifica);
   • Logo: con Logo seç («scegli logo») scegli un PNG, JPEG o WebP orizzontale, ben leggibile su sfondo bianco. Non si può usare SVG.
2. Nel passaggio Vista scegli una palette di colori (Petrol, Lacivert, Zümrüt, Bordo, Mor, Turuncu, Grafit: petrolio, blu navy, smeraldo, bordeaux, viola, arancione, grafite) oppure scegli Kendi renklerim («i miei colori») e scrivi i codici colore (#RRGGBB) di Accento e Scuro. Come Tema scegli Classico, Copertina, Scuro o Semplice. Clicca su Kaydet ve devam et.
3. Nel passaggio Accesso dipendenti scrivi nella casella İzinli e-posta alan adları * («domini e-mail consentiti») i domini e-mail della tua azienda, separati da virgole (ad es. ornek.invalid). Solo gli indirizzi di questi domini possono accedere all'app. L'elenco Metodi di accesso mostra che l'accesso con codice via e-mail è pronto e indica lo stato dell'accesso con Google e con Microsoft. Clicca su Kaydet ve devam et.
4. Nel passaggio Dipendenti aggiungi i dipendenti:
   • scrivi Nome e cognome, E-mail aziendale e Qualifica nelle righe della tabella; oppure
   • incolla nella casella ya da listeyi yapıştırın («oppure incolla l'elenco») Ad Soyad; e-posta; unvan (nome e cognome; e-mail; qualifica), una persona per riga (puoi anche copiare da Excel; al massimo 50 persone).
   • Se vuoi controllare prima i dati, togli la spunta dalla casella Kartvizitleri hemen yayına al («pubblica subito i biglietti da visita»); le persone vengono aggiunte come bozze.
   • Clicca su Ekle ve devam et («aggiungi e continua»). Per saltare questo passaggio usa Şimdilik atla («salta per ora»).
5. Nel passaggio Bitti («fatto») vedi lo stato dei passaggi obbligatori e ciò che manca. Il link Ayarla («imposta») accanto a ogni voce mancante apre la schermata corrispondente. Clicca su Sihirbazı bitir («termina la procedura guidata»).

Suggerimento: Se usi Google Workspace o Microsoft 365, è più facile importare i dipendenti dalla directory che scriverli a mano (vedi 13. Integrazioni).

Importante: Per tornare indietro usa ← Geri («← Indietro»). Il tasto Indietro del browser non salva il modulo.

Controllare la configurazione e lo stato del sistema

Per chi: amministratore WordPress · Dove: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum («configurazione») · Versione: 0.25.0

A cosa serve: Mostra in un unico elenco ciò che manca alla configurazione. Questa schermata non modifica nessuna impostazione da sola. Quando il plugin viene attivato per la prima volta e manca un passaggio obbligatorio, WordPress ti porta a questa schermata (alla procedura guidata, se non è terminata). Finché manca un passaggio obbligatorio, in alto nelle schermate WordPress di Prozence compare l'avviso «Prozence kurulumu tamamlanmadı: N zorunlu adım eksik.» («configurazione di Prozence non completata: mancano N passaggi obbligatori»).

Prima di iniziare: La schermata si apre solo a chi ha l'autorizzazione Prozence in WordPress (vedi Assegnare un amministratore di Prozence (WordPress)).

1. Apri la schermata Kurulum. In alto compaiono un contatore come Zorunlu adımlar: 5 / 9 («passaggi obbligatori: 5 / 9») e una barra di avanzamento. Se non hai terminato la procedura guidata, in alto c'è il pulsante Kurulum sihirbazıyla başla («inizia con la procedura guidata»); se l'hai terminata, c'è Kurulum sihirbazını yeniden aç («riapri la procedura guidata»).
2. Guarda l'icona a sinistra di ogni riga: ✓ verde OK, ! arancione Attenzione, ✕ rossa Mancante, – grigio Kullanılmıyor («non usato»; il collegamento facoltativo non è configurato).
3. Completa dall'alto in basso i nove passaggi dell'elenco Obbligatorio. Clicca su Ayarla («imposta») accanto al passaggio mancante; si apre la schermata corrispondente.
4. Nelle righe che hanno il pulsante Prova (3. Kalıcı bağlantılar («permalink»), 8. E-posta gönderimi («invio e-mail»), i collegamenti configurati, Sayfa önbelleği («cache delle pagine»)) clicca su Prova. Il risultato resta sotto la riga come «Son deneme (tarih saat): …» («ultimo tentativo (data ora): …»). Se l'ultimo tentativo è fallito, la riga diventa rossa.
5. Nell'elenco İsteğe bağlı bağlantılar («collegamenti facoltativi») controlla lo stato dei collegamenti che usi (seconda tabella qui sotto).
6. Segui in fondo l'elenco Çalışanlara açılış («apertura ai dipendenti»): prima accedi con il tuo record e controlla la Bacheca, il tuo biglietto e la tua firma; nella schermata Bacheca e calendario inserisci i link aziendali, la visione e gli obiettivi; poi comunica ai dipendenti l'unico indirizzo (…/kartvizit/).

Passaggi obbligatori (in ordine):

İsteğe bağlı bağlantılar («collegamenti facoltativi») (sono elencati solo quelli configurati o con la configurazione avviata):

Suggerimento: Lo stato della maggior parte degli stessi collegamenti è visibile anche nell'app, in Admin → Integrazioni → scheda Stato (0.99.13; vedi 13. Integrazioni). Da lì lo controlla l'Admin che non ha un account WordPress.

Importante: Non annunciare l'app ai dipendenti prima di aver completato i passaggi obbligatori. In particolare, se manca E-posta gönderimi («invio e-mail»), i codici di accesso possono finire nella cartella dello spam.

Assegnare un amministratore di Prozence (WordPress)

Per chi: amministratore WordPress · Dove: WordPress → Prozence Workplace → Autorizzazioni · Versione: 0.4.2 (livelli 0.5.2)

A cosa serve: Le schermate di amministrazione di Prozence in WordPress le vedono solo gli utenti a cui qui è stata data l'autorizzazione. Essere amministratore di WordPress, da solo, non basta.

1. Apri la schermata Autorizzazioni.
2. Nella sezione Yeni yetkili ekle («aggiungi nuovo autorizzato») scegli la persona dall'elenco — WordPress kullanıcısı seçin — («— scegli un utente WordPress —»).
3. Scegli il livello di autorizzazione:
   • Admin: tutto, comprese persone, firme, banner, scansione dei biglietti, biglietti da visita raccolti, Wallet, invio di notifiche e autorizzazioni;
   • Revisore: vede solo i report Utilizzo e Notifiche e non può modificare nulla.
4. Clicca su Yetkili ekle («aggiungi autorizzato»). Puoi cambiare il livello in seguito nella tabella Yetkililer («autorizzati») e cliccare su Salva modifiche.

Suggerimento: Chi amministra l'app non deve per forza avere un account WordPress. Puoi dare a un dipendente il ruolo Admin dall'interno dell'app (vedi Ruolo nell'app e autorizzazioni per attività).

Importante: Non puoi modificare la tua autorizzazione. Così l'amministratore non rischia di bloccarsi da solo per errore.

Pannello Admin e gruppi di sezioni

Per chi: amministratore dell'app, admin dei moduli · Dove: sul computer, nel menu a sinistra Admin; sul telefono Profilo → Admin · Versione: 0.6.3 (menu a gruppi 0.92.3; fino alla 0.99.3 si chiamava Amministrazione; aggiunti: Dipendenti 0.99.7, Integrazioni 0.99.13, Acquisti 0.99.22, sottoschede di Servizi 0.99.23)

A cosa serve: Le impostazioni dell'azienda, le persone e le autorizzazioni, la firma e-mail e le impostazioni dei moduli sono in un'unica schermata. Le sezioni sono raccolte in quattro gruppi. La sezione Admin la vede solo chi ha l'autorizzazione: l'Admin vede ogni sezione; il Revisore vede in sola lettura solo Generale, Integrazioni (Stato), Dipendenti e Firma e-mail (Analisi); gli admin dei moduli vedono solo le schede dei propri moduli (vedi qui sotto Chi vede cosa (menu Admin)).

Sul computer:

1. Clicca su Admin nel menu a sinistra.
2. A sinistra della schermata Admin compare un menu verticale a gruppi. Clicca su una sezione; il contenuto si apre a destra. Puoi spostarti tra le sezioni anche con i tasti ↑ ↓ della tastiera.

Sul telefono:

1. Tocca Profilo nel menu in basso, poi la barra Admin in alto.
2. Tocca il pulsante Sezione: Generale ▾ in alto. Si apre l'elenco delle sezioni a gruppi.
3. Tocca una sezione. L'elenco si chiude e sul pulsante compare il nome della sezione scelta.

In ogni scheda di modulo ci sono due sezioni: … ayarları («Impostazioni …») e Autorizzazioni (vedi Assegnare autorizzazioni dalla scheda del modulo (admin del modulo)). Nei riquadri delle schermate utente non c'è il pulsante Impostazioni.

Oltre al menu Admin, per gli operatori nel menu principale a sinistra ci sono schermate di lavoro: Reception (operatori dei visitatori, 0.99.24), Posta e corrieri (operatori di posta e corrieri, 0.99.28), Beni (responsabili dei beni in dotazione e visualizzatori, 0.99.42) e Report, aperti a tutti (0.98.0).

Chi vede cosa (menu Admin):

• Chi ha il ruolo Admin vede tutte le sezioni.
• Chi ha il ruolo Revisore vede solo Generale (riepilogo e analisi), Integrazioni (solo la scheda Stato, in sola lettura), Dipendenti (elenco) e Firma e-mail (scheda Analisi); non può modificare nulla.
• Gli admin dei moduli vedono solo le schede dei propri moduli. Ad esempio, il responsabile dei servizi vede Servizi, l'admin del modulo orario di lavoro vede Orario di lavoro, l'admin del modulo ferie e permessi vede Ferie/permessi.
• Un gruppo in cui la persona non ha nessuna sezione visibile non compare nel menu; chi non ha nessuna sezione non ha il menu Admin.
• Per il riepilogo completo dei ruoli vedi Chi vede cosa.

Suggerimento: La vecchia sezione Banner è stata rimossa. I banner si trovano ora nella scheda Firma e-mail → Contenuto.

Cosa c'è nella sezione Generale

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale · Versione: 0.6.3

La sezione Generale contiene, dall'alto in basso, questi riquadri:

Suggerimento: L'analisi della firma e-mail e il test dei banner si trovano in Admin → Firma e-mail → scheda Analisi. Il pulsante Apri sotto il riquadro Analisi di Generale porta lì.

Attivare i moduli e dati di esempio

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale → Moduli e dati di esempio · Versione: 0.73.0 (scelta dei moduli 0.74.0; Spese e anticipi 0.96.2; Le mie buste paga 0.97.0)

A cosa serve: Attiva in una sola volta i moduli che scegli e aggiunge a ciascuno alcuni record dimostrativi con il titolo «[Örnek]» («esempio»). Così vedi come appaiono i moduli prima di aprirli ai dipendenti.

1. Nell'elenco Moduli in cui caricare dati di esempio spunta i moduli che vuoi attivare. Accanto a quelli già attivi compare (attivo); per un modulo attivo non vengono caricati record di esempio («Il modulo è già attivo. Per questo modulo non vengono caricati record di esempio.»). Questo elenco non disattiva i moduli.
2. Clicca su Attiva i moduli selezionati e carica dati di esempio. La pagina si aggiorna; nel riquadro compare il numero dei record di esempio.
3. Quando hai finito di provare, clicca su Elimina dati di esempio e conferma con Sì, elimina. Vengono eliminati solo i record «[Örnek]».

Importante:

• In questa operazione non parte nessuna notifica, e-mail o messaggio di chat verso nessuno; i record vengono creati a tuo nome.
• Nell'elenco ci sono tutti i moduli che si possono attivare e disattivare: Richieste, Posta e corrieri, Prenotazioni, Visitatori, Pulse, Soddisfazione clienti, Inserimento, Wiki, Segnalazione di salute e sicurezza, rilevazione presenze, Beni in dotazione / inventario, Richieste di ferie, Le mie buste paga, Spese e anticipi e Acquisti (aggiunto nella 0.99.22). Se scegli Spesa, viene aggiunta a tuo nome una spesa in bozza [Örnek] Müşteri yemeği («[esempio] pranzo con il cliente»); essendo una bozza, non va in approvazione. Se scegli Le mie buste paga, viene aggiunta a tuo nome una busta paga fittizia del mese scorso (attende la presa visione, nessuna notifica parte verso nessuno). La rubrica clienti è il prodotto principale e non è in questo elenco (Admin → Rubrica clienti).
• I numeri dei record di esempio sono scritti con il nome del modulo (ad es. «Beni in dotazione 2 · Ferie/permessi 1 · Spesa 1»).
• Pulse e Soddisfazione clienti non sono selezionati per impostazione predefinita. Quando attivi Pulse, il primo sondaggio parte per tutti i dipendenti all'ora prevista. Quando attivi Soddisfazione clienti, nelle firme e-mail viene aggiunta la riga del sondaggio.

Elenco dei dipendenti e aggiunta di un nuovo dipendente

Per chi: Admin (aggiunge), Revisore (solo visualizza) · Dove: Admin → Persone → Dipendenti · Versione: 0.99.7 (fonte SCIM aggiunta nella 0.99.46)

A cosa serve: Vedi tutti i record dei dipendenti in un unico elenco e da dove arriva ciascuno: dalla directory di Google Workspace o Microsoft 365, tramite SCIM (Entra ID / Okta), aggiunto a mano o arrivato con l'importazione massiva. I dipendenti senza account nella directory (sul campo, produzione, negozi, magazzino) li aggiungi da qui, senza passare da WordPress.

Come leggere l'elenco:

1. In Admin, nel menu a sinistra, clicca su Dipendenti nel gruppo Persone.
2. In alto compaiono i numeri delle fonti: Google Workspace o Microsoft 365, SCIM, Aggiunto a mano, Importazione massiva (una fonte con numero 0 non compare). Cliccando su un numero l'elenco si filtra per quella fonte; cliccando di nuovo il filtro si toglie.
3. Sotto sono indicati l'ora dell'ultimo confronto con la directory e il numero di indirizzi nella directory.
4. Nella casella di ricerca scrivi nome, qualifica, reparto o e-mail. Con le caselle accanto scegli la fonte e lo stato (Pubblicati e bozze, Pubblicato, Bozza, Uscito, Tutte).
5. In ogni riga compaiono nome e qualifica, reparto, e-mail aziendale, Metodi di accesso (E-mail aziendale, E-mail personale, SMS), il badge della fonte e lo stato. Per chi non ha nessun metodo di accesso c'è scritto in rosso Nessun metodo di accesso.
6. Per portare l'elenco in Excel clicca su Scarica CSV.

Come si stabilisce la fonte:

• Google Workspace / Microsoft 365: l'e-mail aziendale della persona è stata trovata nella directory nell'ultimo confronto (alias compresi; gli account sospesi e archiviati non contano) oppure il record è stato creato come «nuovo dipendente» nella sincronizzazione della directory.
• SCIM: il dipendente è arrivato da Entra ID o Okta con SCIM (0.99.37; nei vecchi record anche chi ha un ID esterno SCIM). SCIM ha la precedenza sul confronto con la directory: anche se la persona è presente nella directory, compare con il badge SCIM.
• Importazione massiva: il record è arrivato con il passaggio Dipendenti della procedura guidata di configurazione e non è nella directory.
• Aggiunto a mano: il record è stato aggiunto a mano da questa schermata o da WordPress.
• Se la sincronizzazione è configurata, l'Admin con il pulsante Confronta con la directory fa rileggere la directory. Questa operazione non modifica nessun record; aggiorna solo i badge delle fonti. Per la configurazione della sincronizzazione vedi 13. Integrazioni.

Aggiungere un nuovo dipendente (Admin):

1. Clicca su + Aggiungi dipendente. Al posto dell'elenco si apre il modulo Aggiungi dipendente; per tornare all'elenco clicca su ‹ Torna all’elenco.
2. Scrivi nella casella Nome e cognome il nome e il cognome del dipendente.
3. Per l'accesso compila almeno uno di questi campi:
   • E-mail aziendale (se presente): deve finire con uno dei domini consentiti (è scritto sotto);
   • E-mail personale (per l’accesso);
   • Cellulare (accesso via SMS).
4. Se vuoi, compila Qualifica, Reparto, Responsabile, Data di assunzione e Matricola.
5. Se vuoi che la persona compaia subito in rubrica e possa accedere, lascia spuntata la casella Pubblica subito; se la togli, il record resta in bozza.
6. Clicca su Aggiungi dipendente. Nel riquadro verde compare il nome della persona; la persona entra nell'elenco con il badge Aggiunto a mano.
7. Se non c'è un'e-mail aziendale, con Apri metodi di accesso nel riquadro verde dai un link di invito o un QR (vedi Dipendenti senza e-mail aziendale: metodi di accesso e invito).

Suggerimento: L'e-mail personale e il telefono di accesso servono solo per il codice di accesso; non compaiono sul biglietto da visita, nella firma e in rubrica. Il cellulare del biglietto, la foto e gli altri dati del biglietto si compilano poi dal record in WordPress o dal profilo della persona stessa. Dall'elenco le righe non si modificano; l'elenco mostra al massimo 3.000 record.

Errori comuni e avvisi:

Importante:

• Se la stessa e-mail aziendale o lo stesso telefono di accesso è già in un altro record, la persona non viene aggiunta e compare un avviso.
• Il reparto si sceglie dall'elenco; aggiungi prima un nuovo reparto nella sezione Reparti e organizzazione.
• Il Revisore vede l'elenco ma non può aggiungere; i pulsanti + Aggiungi dipendente e Confronta con la directory compaiono solo all'Admin.

Aggiungere un dipendente

Per chi: amministratore dell'app (con l'autorizzazione Prozence in WordPress) · Dove: WordPress → Prozence Workplace → Yeni ekip üyesi («nuovo membro del team») · Versione: 0.4.2

A cosa serve: Attiva per il nuovo dipendente il biglietto da visita, la firma e-mail e l'accesso all'app. La persona entra nell'app con l'indirizzo e-mail del suo record.

Prima di iniziare: Puoi aggiungere dall'app, senza passare da WordPress, anche un dipendente che non ha un account nella directory (vedi Elenco dei dipendenti e aggiunta di un nuovo dipendente). Per aggiungere molte persone insieme usa il passaggio Dipendenti della procedura guidata di configurazione oppure la sincronizzazione della directory (vedi 13. Integrazioni).

1. Clicca su Yeni ekip üyesi. (Anche in alto nella schermata Team, l'elenco dei dipendenti, c'è un pulsante Yeni ekip üyesi.)
2. Nella casella Nome e cognome in alto scrivi il nome del dipendente.
3. Compila il riquadro Kartvizit bilgileri («dati del biglietto da visita»):
   • Qualifica e, se vuoi, Qualifica (inglese);
   • E-mail (obbligatoria; è l'e-mail aziendale, con questo indirizzo si accede all'app);
   • Telefono cellulare, Interno del centralino;
   • WhatsApp personale, WhatsApp aziendale, Indirizzo LinkedIn, Link per la pianificazione delle riunioni (se vuoti, non compaiono sul biglietto);
   • Kartta görünecek ofisler («uffici che compariranno sul biglietto») (gli indirizzi arrivano dalla schermata Şirket ve bannerlar («azienda e banner»)).
4. Dal riquadro Foto a destra scegli una foto. Una foto quadrata e con il viso al centro dà il risultato migliore.
5. Se vuoi, nel riquadro Calendario inserisci la Data di assunzione e il Doğum günü (yılsız) («compleanno (senza anno)»).
6. Clicca su Pubblica (in inglese: Publish). Dopo il salvataggio, nel riquadro Kart ve araçlar («biglietto e strumenti») a destra compaiono il link del biglietto e il QR.

Suggerimento: Se non vuoi pubblicare subito il record, usa Salva bozza (in inglese: Save Draft). Il biglietto di una persona in bozza non si apre; la persona non può entrare nell'app, perché l'accesso corrisponde solo ai record pubblicati.

Importante: L'indirizzo e-mail deve finire con uno dei domini consentiti che hai definito nella procedura guidata di configurazione; altrimenti il dipendente non può accedere.

Modificare i dati di un dipendente

Per chi: amministratore dell'app (con l'autorizzazione Prozence in WordPress) · Dove: WordPress → Prozence Workplace → Team · Versione: 0.4.2

A cosa serve: Aggiorni i dati che il dipendente non può cambiare da solo, come nome, qualifica, e-mail, interno e ufficio.

1. Apri la schermata Team. Nell'elenco compaiono, per ogni dipendente, la qualifica, l'e-mail e i link Kart · Araçlar · vCard («biglietto · strumenti · vCard»).
2. Per cercare, scrivi un nome nella casella in alto a destra e clicca su Cerca nel team.
3. Clicca sul nome del dipendente. Si apre la schermata di modifica.
4. Correggi i campi che vuoi cambiare. Riquadri aggiuntivi:
   • E-mail imzası: şablon («firma e-mail: modello»): mostra il modello di firma applicato alla persona e il motivo; i modelli si assegnano nell'app;
   • Firma email: social media e Firma email: nota di assenza;
   • Cronologia attività (+ Yeni görev («+ nuovo incarico»)): cambi di qualifica e di reparto;
   • Informazioni (testo del profilo);
   • Persone suggerite sul biglietto.
5. Clicca su Aggiorna (in inglese: Update). Il biglietto e la firma si aggiornano subito.

Suggerimento: Quando salvi, il dipendente la cui firma è cambiata può ricevere la notifica «la tua firma è stata aggiornata» (vedi 02. Firma e-mail).

Importante: Il reparto e il responsabile del dipendente non si cambiano in questa schermata, ma nella sezione Reparti e organizzazione dell'app (vedi Assegnare reparto e responsabile).

Assegnare reparto e responsabile

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Reparti e organizzazione · Versione: 0.59.0

A cosa serve: I reparti vanno nell'organigramma, nei destinatari delle comunicazioni e nelle unità della Bacheca. Il responsabile di ogni dipendente determina l'organigramma e l'approvazione dei permessi.

1. Nel riquadro Reparti modifica i nomi dei reparti. Scrivi i nuovi reparti nella casella Nuovi reparti (uno per riga).
2. Clicca su Salva reparti.
3. Nel riquadro Organizzazione, nella riga di ogni dipendente ci sono due elenchi:
   • nel primo il responsabile del dipendente (per la persona al vertice — Nessun responsabile (livello più alto) —);
   • nel secondo il reparto.
4. Quando cambi una scelta, il salvataggio avviene subito; non c'è un pulsante di salvataggio a parte.
5. Per trovare le lacune, nel filtro a destra scegli Senza responsabile oppure Senza reparto.

Importante:

• Un reparto con dei dipendenti non si può eliminare. Se cambi il nome di un reparto, i dipendenti e le condivisioni passano al nuovo nome.
• Non puoi mettere una persona sotto qualcuno del proprio team (i cicli non sono accettati).

Disattivare un dipendente che lascia l'azienda

Per chi: amministratore dell'app (con l'autorizzazione Prozence in WordPress) · Dove: WordPress → Team → dipendente → riquadro Uscita · Versione: 0.5.0

A cosa serve: Il biglietto di chi lascia l'azienda non si chiude; quando si inquadra il QR stampato o si apre il vecchio link, si apre la pagina «non è più con noi, per questi argomenti puoi rivolgerti a …» e il biglietto di chi lo sostituisce.

1. Nella schermata Team clicca sul nome del dipendente.
2. Nel riquadro Uscita a destra spunta la casella Ha lasciato l'azienda.
3. Scegli la Ayrılış tarihi («data di uscita»).
4. Scegli un dipendente dall'elenco Yerine bakan kişi («persona che lo sostituisce»). Se non ne scegli nessuno, viene mostrato — Şirketin genel iletişim bilgileri — («— contatti generali dell'azienda —»).
5. Se vuoi, scrivi Kartta görünecek not (isteğe bağlı) («nota che comparirà sul biglietto (facoltativa)») (ad es. «Argomenti di offerte e contratti»).
6. Se vuoi che i biglietti da visita che ha scansionato passino a chi lo sostituisce, lascia spuntata la casella Taradığı kartvizitleri yerine bakana devret («trasferisci a chi lo sostituisce i biglietti da visita che ha scansionato»).
7. Clicca su Aggiorna (in inglese: Update).

Quando salvi:

• il biglietto viene tolto dalla pubblicazione e la persona esce dalla firma e-mail e dalle liste e-mail;
• il collegamento della persona all'app non è più valido e le sue sessioni aperte si chiudono;
• il suo biglietto nel Wallet non è più valido (vedi 13. Integrazioni).

Suggerimento: Se la sincronizzazione della directory è attiva, i dipendenti sospesi in Google o Microsoft vengono proposti nell'elenco Possibili uscite (vedi 13. Integrazioni).

Importante: Se l'hai spuntata per errore, togli la spunta da Ha lasciato l'azienda e clicca su Aggiorna. I dati di uscita vengono cancellati, ma il biglietto non torna pubblicato da solo; pubblica di nuovo il record con Pubblica.

Regole e approvazione delle modifiche al profilo

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale → Modifiche al profilo in attesa di approvazione (regole: WordPress → Spazio personale) · Versione: 0.6.0

A cosa serve: I dipendenti cambiano da Il mio profilo dati come la foto e il cellulare. Sei tu a decidere quale campo richiede l'approvazione.

Come stabilire le regole:

1. In WordPress apri la schermata Prozence Workplace → Spazio personale.
2. Nella sezione Profilim: kim neyi değiştirebilir («Il mio profilo: chi può cambiare cosa») scegli per Foto, Telefono cellulare, WhatsApp personale, Indirizzo LinkedIn e Link per la pianificazione delle riunioni una di queste opzioni:
   • Bloccato (solo amministratore): il dipendente non può cambiarlo;
   • Con approvazione del responsabile: la modifica passa sul biglietto dopo l'approvazione;
   • Diretto: viene applicata subito al salvataggio.
3. Clicca su Salva impostazioni.

Approvare o rifiutare:

1. Quando un dipendente cambia un campo soggetto ad approvazione, agli utenti con l'autorizzazione Prozence Admin in WordPress arriva l'e-mail «… profil değişikliği onayı bekliyor» («… la modifica del profilo attende l'approvazione») (a chi ha il ruolo Admin solo nell'app l'e-mail non arriva). Il numero In attesa di approvazione nella sezione Generale aumenta.
2. Apri il riquadro Admin → Generale → Modifiche al profilo in attesa di approvazione. In ogni richiesta compaiono il vecchio e il nuovo valore (ad es. «Telefono cellulare: vecchio → nuovo»).
3. Clicca su Approva. La modifica passa subito sul biglietto.
4. Se non la accetti, clicca su Rifiuta. Nella casella che si apre puoi scrivere un motivo (viene comunicato alla persona; si può lasciare vuoto).

Il risultato viene comunicato al dipendente con un'e-mail e una notifica sul telefono. Mentre attende l'approvazione, il dipendente può ritirare la richiesta da solo (vedi 00. Per iniziare).

Suggerimento: Puoi approvare le stesse richieste anche dalla sezione Bekleyen profil değişiklikleri («modifiche al profilo in attesa») in alto nella schermata Spazio personale di WordPress.

Importante: Nome, qualifica, e-mail, interno e ufficio vengono cambiati solo dall'amministratore; il dipendente in Il mio profilo li vede in sola lettura.

Inviare una comunicazione al team

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale → Comunicazione al team · Versione: 0.6.3 (schermata WordPress 0.5.2)

A cosa serve: Invia una breve comunicazione a tutti i dipendenti, o a chi ha le notifiche attive, con una notifica sul telefono e un'e-mail.

1. Nel riquadro Comunicazione al team scrivi il Titolo (al massimo 80 caratteri) e il Messaggio.
2. Se vuoi, scrivi un indirizzo nella casella Link (facoltativo).
3. Nella sezione Canale e destinatari scegli i canali: Notifica sul telefono e/o E-mail.
4. Scegli i destinatari: Tutti i dipendenti oppure Solo chi ha le notifiche attive.
5. Clicca su Invia e accetta la domanda di conferma. In fondo alla schermata è scritto a quante persone, a quanti dispositivi e a quante e-mail è arrivata.

Le comunicazioni inviate sono elencate nel riquadro Ultime comunicazioni e link.

Messaggio alle persone scelte (WordPress):

1. In WordPress apri la schermata Prozence Workplace → Notifiche.
2. Nella tabella Kimler bildirim alabiliyor? («Chi può ricevere le notifiche?») spunta le persone.
3. Nella sezione Duyuru / özel mesaj gönder («invia comunicazione / messaggio personalizzato») scegli per A l'opzione Yukarıda seçilen kişiler («le persone scelte sopra»). Le altre opzioni: Tüm ekip («tutto il team»), Yalnız bildirimi açanlar («solo chi ha attivato le notifiche»), Uygulamayı kurup bildirimi açmayanlar («chi ha installato l'app ma non ha attivato le notifiche»).
4. Scrivi Titolo, Messaggio e, se vuoi, Link, scegli il Kanal («canale») e clicca su Invia.

Suggerimento: Per pubblicare una comunicazione permanente nell'Agenda aziendale della Bacheca, usa Bacheca → Agenda aziendale → + Nuova comunicazione (vedi 06. Bacheca e intranet). Perché altri dipendenti possano pubblicare comunicazioni, dai loro il diritto di pubblicare comunicazioni (vedi Ruolo nell'app e autorizzazioni per attività).

Importante: Una comunicazione inviata non si può ritirare. Nella notifica sul telefono si vedono i primi 240 caratteri del messaggio; nell'e-mail arriva tutto.

I tre livelli di autorizzazione

Per chi: Admin · Dove: Admin → Persone → Persone e autorizzazioni · Versione: 0.99.3

A cosa serve: In Prozence chi può fare cosa si stabilisce su tre livelli. Ogni livello si assegna in un posto diverso.

Vecchi nomi: il ruolo nell'app Responsabile ora è Admin, Visualizzazione ora è Revisore; Responsabile del modulo ora è Admin del modulo, il vecchio Operatore è ora Operatore. Le assegnazioni sono passate così come erano; non devi riassegnarle.

Pagine:

• Il mio spazio: le attività personali di tutti (richiedere ferie, aggiungere una spesa, le mie richieste…).
• Admin: impostazioni e autorizzazioni. Nei riquadri delle schermate utente non c'è il pulsante Impostazioni.
• Pannello WordPress: configurazione e attività tecniche (licenza, chiavi di integrazione, KVKK, sincronizzazione).

Suggerimento: Assegna i responsabili di un modulo (HR, contabilità, team di salute e sicurezza, reception…) come Operatore di quel modulo; le notifiche arrivano a loro. Ogni dipendente vede i propri ruoli e da dove arrivano in Profilo → Il mio profilo → I miei permessi (0.99.9; vedi 00. Per iniziare).

Autorizzazioni e cosa si può fare (tabella riassuntiva)

Per chi: Admin, admin dei moduli, HR · Dove: Admin → Persone → Persone e autorizzazioni; Admin → Moduli → modulo → Autorizzazioni · Versione: 0.99.3 (I miei permessi 0.99.9; aggiornato nella 0.99.45)

A cosa serve: Prima di dare un'autorizzazione a una persona, vedi in un'unica tabella cosa apre. Le autorizzazioni si sommano: una persona può avere più righe (ad es. sia responsabile di unità sia Visualizzatore nel modulo Ferie/permessi).

Suggerimento: Per vedere tutti i ruoli di una persona in un unico elenco, apri Autorizzazioni dei moduli → Per persona. Anche la persona vede i propri ruoli in Il mio profilo → I miei permessi.

Importante:

• Dai il ruolo Admin solo a chi gestirà davvero l'intera azienda. Le chiavi API e le impostazioni di integrazione sono aperte all'Admin.
• Se si toglie il ruolo Admin a chi ha creato una chiave API, o se la persona lascia l'azienda, quella chiave non funziona più (vedi 13. Integrazioni).

Chi vede cosa

Per chi: Admin, Revisore · Dove: sul computer il menu a sinistra e Admin; sul telefono il menu in basso e Profilo → Admin · Versione: 0.99.3 (aggiornato nella 0.99.45)

A cosa serve: Riassume quale schermata è visibile a chi e chi può fare modifiche. Nel menu compaiono solo le schermate che la persona può aprire.

Esempio (azienda di prova): Ayşe Yılmaz (HR) è admin dei moduli Ferie/permessi, Orario di lavoro, Inserimento, Pulse e Wiki, quindi nel menu Admin vede solo queste cinque schede. Selin Aydın (Revisore) vede solo Generale, Integrazioni, Dipendenti e Firma e-mail.

Importante: Se una voce di menu non compare a una persona, non ha l'autorizzazione oppure il modulo è disattivato. Controlla i ruoli della persona nella vista Per persona oppure chiedendo alla persona un'immagine della schermata I miei permessi.

Ruolo nell'app e autorizzazioni per attività

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Persone → Persone e autorizzazioni · Versione: 0.54.0

A cosa serve: Dai ai dipendenti un ruolo di amministrazione nell'app, il diritto di pubblicare comunicazioni e le autorizzazioni per attività, senza aprire un account WordPress.

1. Apri la sezione Persone e autorizzazioni. Trova la persona con la casella Cerca per nome, qualifica o reparto in alto. Per vedere solo chi ha autorizzazioni, spunta Solo chi ha autorizzazioni.
2. Nella riga della persona scegli dal primo elenco il ruolo nell'app:
   • Nessuno: dipendente normale;
   • Revisore: vede la situazione generale e le analisi, non può modificare;
   • Admin: usa la sezione Admin, pubblica comunicazioni, approva le modifiche al profilo e cambia le impostazioni.
3. Dal secondo elenco scegli il diritto di pubblicare comunicazioni: Nessuna comunicazione, Al suo reparto oppure A tutta l'azienda.
4. Se serve, spunta le caselle:
   • Responsabile dei servizi: gestisce l'intera sezione Servizi;
   • Responsabile delle emergenze: avvia e termina l'appello Sono al sicuro, riceve la notifica immediata per chi dice «Ho bisogno di aiuto».
5. Ogni modifica viene salvata appena la scegli; in fondo alla schermata compare «… : salvato.»

Suggerimento: I ruoli per modulo (ad es. l'approvazione dei permessi da parte di HR, l'approvazione delle spese da parte della contabilità) sono nella tabella Autorizzazioni dei moduli, più in basso nella stessa schermata (vedi Ruoli dei moduli (tabella delle autorizzazioni)).

Importante: Gli utenti con l'autorizzazione Prozence in WordPress sono da soli Admin o Revisore; il loro ruolo non si può cambiare qui. Non puoi cambiare nemmeno il tuo ruolo; il tuo elenco appare sbiadito.

Ruoli dei moduli (tabella delle autorizzazioni)

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Persone → Persone e autorizzazioni → Autorizzazioni dei moduli · Versione: 0.74.0 (le righe Acquisti, Navetta, Pasti e mensa sono state aggiunte nelle 0.99.22–0.99.27)

A cosa serve: In un'unica tabella stabilisci, per ogni modulo, chi cambia le impostazioni, chi lavora i record e chi si limita a guardare.

In ogni modulo ci sono tre ruoli:

• Admin del modulo: cambia le impostazioni del modulo;
• Operatore: lavora i record e riceve le notifiche;
• Visualizzatore: vede in sola lettura elenchi e report.

Gli Admin hanno pieni poteri in ogni modulo.

Assegnazione per modulo:

1. Nel riquadro Autorizzazioni dei moduli scegli Per modulo.
2. Scegli il modulo dall'elenco Modulo.
3. Nella casella Aggiungi persona… sotto ogni ruolo scrivi un nome e scegli la persona dall'elenco. Per rimuoverla, clicca su × accanto al nome.
4. Per dare un ruolo a tutti i membri di un reparto usa + Aggiungi reparto sotto Ruolo per reparto.
5. Clicca su Salva.

Assegnazione per persona:

1. Scegli Per persona.
2. Nella casella Cerca e scegli un dipendente scrivi un nome e scegli la persona. I suoi ruoli in tutti i moduli compaiono in un unico elenco.
3. Dall'elenco accanto a ogni modulo scegli il ruolo e clicca su Salva.
4. Oppure clicca su uno dei pulsanti Pacchetto predefinito: Risorse umane, Servizi generali, Reception, Team di salute e sicurezza, Alta direzione (sola visualizzazione). Il pacchetto viene applicato subito.

Significato dei ruoli nei moduli:

Suggerimento: Accanto al nome dei moduli disattivati compare (disattivato); puoi dare i ruoli in anticipo. Ogni modifica viene scritta nel registro Ultime modifiche con chi l'ha fatta e quando.

Importante:

• Il ruolo dato a un reparto passa a tutti i membri del reparto, ma le notifiche arrivano solo agli operatori scelti per nome.
• Il pacchetto predefinito aggiunge o alza soltanto i ruoli; non abbassa un ruolo più alto già presente.

Assegnare autorizzazioni dalla scheda del modulo (admin del modulo)

Per chi: admin del modulo, Admin · Dove: Admin → Moduli → modulo → Autorizzazioni · Versione: 0.99.3

A cosa serve: L'admin del modulo assegna gli operatori e i visualizzatori del proprio modulo senza entrare nella schermata Persone e autorizzazioni.

1. In Admin → Moduli apri la scheda del modulo (ad es. Orario di lavoro). In alto ci sono le impostazioni del modulo, sotto la sezione Autorizzazioni.
2. Nella casella Aggiungi persona… sotto Operatore o Visualizzatore scrivi un nome e scegli la persona dall'elenco. Per rimuoverla, clicca su × accanto al nome.
3. Per dare un ruolo a tutti i membri di un reparto usa + Aggiungi reparto sotto Ruolo per reparto.
4. Clicca su Salva. Compare «…: autorizzazioni salvate.»

Importante:

• La riga Admin del modulo all'admin del modulo appare in sola lettura. Il ruolo di admin del modulo lo assegna o toglie solo l'Admin; nessuno può cambiare la propria autorizzazione.
• I vecchi selettori dei «responsabili» nelle impostazioni del modulo sono nascosti in questa scheda; i responsabili si assegnano solo dalla sezione Autorizzazioni. Così non ci sono record in conflitto da due posti.
• Le assegnazioni qui sono le stesse della tabella Persone e autorizzazioni → Autorizzazioni dei moduli; ogni modifica viene scritta nel registro Ultime modifiche.

Schermata iniziale sul telefono e pulsante scorciatoie

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale → Schermata iniziale sul telefono e Pulsante scorciatoie sul telefono · Versione: 0.88.0 (scorciatoie 0.92.1, menu 0.93.2)

A cosa serve: Imposti per tutta l'azienda la prima schermata che i dipendenti vedono quando aprono l'app sul telefono e il pulsante flottante delle scorciatoie in fondo a ogni schermata.

Schermata iniziale:

1. Nel riquadro Schermata iniziale sul telefono scegli una di queste opzioni:
   • Il mio biglietto: il codice QR del dipendente e i pulsanti per condividere il biglietto (consigliata per il biglietto da visita digitale);
   • Bacheca (Annunci): le comunicazioni aziendali (per un uso orientato alla comunicazione interna);
   • Aggiungi biglietto: scansione dei biglietti da visita (per i team di fiere e vendite sul campo).
2. Clicca su Salva.

Pulsante scorciatoie:

1. Nel riquadro Pulsante scorciatoie sul telefono spunta o togli la casella Mostra a tutti. La modifica viene salvata subito.
2. Toccando il pulsante si aprono le scorciatoie che il dipendente può usare: Scansiona biglietto, Aggiungi spesa, Inizia turno / Termina turno, Richiedi ferie. Ogni dipendente vede solo le scorciatoie dei moduli attivi. Se c'è una sola scorciatoia, il pulsante apre direttamente quella.

Suggerimento: I dipendenti possono cambiare la propria schermata iniziale da Il mio profilo → sezione Schermata iniziale sul telefono; la scelta personale ha la precedenza sull'impostazione dell'azienda. Il pulsante delle scorciatoie, invece, possono disattivarlo e riattivarlo per sé solo se in azienda è attiva la casella Mostra a tutti (vedi 00. Per iniziare).

Importante: Sul computer la schermata iniziale è sempre la Bacheca. Il pulsante delle scorciatoie compare solo sul telefono e sugli schermi stretti.

Promemoria a chi non è mai entrato nell'app

Per chi: amministratore dell'app · Dove: Admin → Azienda → Generale → Mai entrati nell'app · Versione: 0.79.0

A cosa serve: Invia ai dipendenti che non hanno mai effettuato l'accesso un'e-mail che spiega passo dopo passo come entrare.

1. Sopra il riquadro sono indicati i numeri dei dipendenti, di chi ha effettuato l'accesso e di chi non è mai entrato. Sotto compare l'elenco di chi non è mai entrato e quando è stato inviato a ciascuno l'ultimo promemoria.
2. Spunta le persone a cui inviare il promemoria.
3. Se vuoi, scrivi una nota nella casella Breve nota da aggiungere (facoltativa).
4. Clicca su Invia promemoria ai selezionati.

Promemoria automatico:

1. Spunta la casella Promemoria automatico: nei giorni lavorativi alle 09:30, a chi non ha ancora effettuato l'accesso.
2. Inserisci i valori Giorni dopo la creazione del record (1–30) e Massimo per persona (1–5).
3. Clicca su Salva impostazione automatica.

Importante: Alla stessa persona non viene inviato più di un promemoria ogni 7 giorni. Chi effettua l'accesso esce da solo dall'elenco. Per un dipendente senza e-mail aziendale il promemoria va all'e-mail di accesso indicata nel suo record (vedi Dipendenti senza e-mail aziendale).

Attivare la traduzione dei contenuti (intelligenza artificiale)

Per chi: Admin · Dove: Admin → Azienda → Generale → Traduzione dei contenuti · Versione: 0.99.49

A cosa serve: Nei team che lavorano in lingue diverse, le comunicazioni, gli articoli della Wiki e i post della Piazza del team vengono tradotti con l'intelligenza artificiale nella lingua dell'app del dipendente. Lo stesso contenuto viene tradotto una sola volta nella stessa lingua e salvato; ai lettori successivi si mostra la traduzione salvata. Quando il contenuto cambia, viene tradotto di nuovo.

1. Prima assicurati che la chiave dell'intelligenza artificiale sia definita: WordPress → Prozence → Scansione del biglietto → Chiave API Anthropic (vedi 12. Gestione della rubrica clienti). Se manca la chiave, nel riquadro compare un avviso e la traduzione non si può attivare.
2. Nella sezione Traduzione scegli una modalità:
   • Disattivato: nessuna traduzione.
   • Pulsante «Traduci» nei contenuti: il dipendente traduce se vuole.
   • Automatico: a chi ha la lingua dell'app diversa dal turco la traduzione viene mostrata da sola; chi usa il turco vede comunque il pulsante Traduci sui contenuti in lingua straniera.
3. Nella sezione Cosa viene tradotto spunta le caselle Annunci, Articoli della Wiki e Post e commenti della Piazza del team. Gli articoli della guida utente non vengono tradotti; la guida è già pronta nelle nove lingue dell'app.
4. Nel campo Max nuove traduzioni al giorno (tutto il sito) inserisci un numero tra 10 e 5.000. La nuova visualizzazione di una traduzione salvata non conta. Per persona si fanno al massimo 30 nuove traduzioni all'ora.
5. Clicca su Salva. Sotto il riquadro sono indicati il numero di traduzioni fatte oggi e in totale.

Importante: Il testo tradotto viene inviato al servizio di intelligenza artificiale all'estero (Anthropic, USA); l'informativa sulla privacy per i dipendenti lo spiega. Se pubblichi comunicazioni che contengono dati personali, valuta se tenere la traduzione disattivata o togliere le comunicazioni dall'ambito, e indicalo nell'informativa KVKK (vedi 15. Più aziende, lingua, KVKK e licenza). Quando il limite giornaliero si esaurisce, le nuove traduzioni slittano al giorno dopo; le traduzioni salvate continuano a essere mostrate.

Attivare Chiedi alla Wiki (intelligenza artificiale)

Per chi: Admin · Dove: Admin → Azienda → Generale → Chiedi alla Wiki · Versione: 0.99.50

A cosa serve: I dipendenti fanno domande alla Wiki in linguaggio naturale. La risposta viene preparata solo a partire dagli articoli della Wiki che chi ha fatto la domanda può vedere (guida utente compresa) e, se vuoi, dalle policy aziendali; le fonti sono mostrate con un link. Gli articoli riservati, le bozze e le policy che non sono rivolte alla persona non entrano nella risposta.

1. Assicurati che la chiave dell'intelligenza artificiale sia definita: WordPress → Prozence → Scansione del biglietto → Chiave API Anthropic. Anche la Wiki deve essere attiva (Admin → Moduli → Wiki). Se manca qualcosa, nel riquadro compare un avviso.
2. Spunta la casella Chiedi alla Wiki attivo.
3. Se non vuoi che anche le policy siano una fonte, togli la spunta da Usa anche le policy aziendali come fonti.
4. Se vuoi, spunta la casella Conserva le domande senza risposta. Le domande senza risposta vengono conservate per 90 giorni senza registrare chi le ha fatte e sono elencate in Report → Contatti; così vedi gli argomenti mancanti nella Wiki. Togliendo la spunta, le domande conservate vengono eliminate.
5. Nel campo Max risposte al giorno (intero sito) inserisci un numero tra 10 e 5.000. Per persona si possono fare al massimo 20 domande all'ora. Le domande per cui non si trova un articolo pertinente non vanno all'intelligenza artificiale e non scalano dal limite.
6. Clicca su Salva. Sotto il riquadro sono indicati il numero di domande a cui si è risposto oggi e in totale.

Importante: La domanda e le parti pertinenti degli articoli vengono inviate al servizio di intelligenza artificiale all'estero (Anthropic, USA); l'informativa sulla privacy per i dipendenti lo spiega. Se nella Wiki ci sono articoli con dati personali, limita l'accesso (vedi 06. Bacheca e intranet); un articolo riservato viene usato solo per la domanda di chi può vederlo.

Tenere aggiornata la guida utente nella Wiki

Per chi: Admin (che gestisce le impostazioni della Wiki) · Dove: Admin → Moduli → Wiki → Guida utente · Versione: 1.1.0

A cosa serve: Questa guida utente si trova nella Wiki in due categorie: Guida utente (per i dipendenti) e Guida utente — Amministrazione. La guida arriva nelle nove lingue dell'app: turco, inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, russo e azero. Ognuno legge la guida nella lingua della propria app. Quando Prozence pubblica una nuova versione della guida, la tua Wiki la riceve da sola.

1. Apri Admin → Moduli → Wiki e scorri fino alla sezione Guida utente.
2. Nella riga Versione installata vedi la versione della guida, il numero di capitoli e le lingue. La riga Ultimo controllo indica quando è stata cercata l'ultima volta una nuova versione e con quale risultato.
3. La casella Aggiorna automaticamente la guida è spuntata alla prima installazione. La Wiki cerca la nuova versione una volta al giorno e a ogni aggiornamento del plugin. Se c'è una nuova versione, la scarica, verifica il riepilogo SHA-256 e la importa.
4. Per controllare subito tocca Controlla ora.
5. Se vuoi gestire la guida a mano, togli la spunta dalla casella. Carica il pacchetto con Carica il pacchetto della guida, guarda l'anteprima e tocca Importa.

Importante: I capitoli di cui gli editor hanno modificato il testo turco vengono conservati negli aggiornamenti automatici; si rinnovano solo i testi nelle altre lingue. I capitoli tolti dalla guida non vengono eliminati da soli. Puoi eliminarli con Rimuovi quando importi a mano.

Suggerimento: Quando il dipendente cambia la lingua dell'app da Il mio profilo → Lingua, legge la guida anche in quella lingua. In una lingua in cui la guida non esiste viene mostrata quella inglese.

Dipendenti senza e-mail aziendale: metodi di accesso e invito

Per chi: amministratore dell'app, HR · Dove: Admin → Persone e autorizzazioni → Metodi di accesso e inviti; impostazioni in WordPress → Prozence Workplace → Spazio personale · Versione: 0.99.0

A cosa serve: Anche chi lavora sul campo, in produzione, in negozio o in magazzino e non ha un'e-mail aziendale entra nell'app: con un codice che arriva all'e-mail personale o al telefono, oppure con un link di invito monouso (QR) che generi tu. Sui dispositivi condivisi la sessione è breve.

Attivare i metodi (WordPress):

1. Apri in WordPress la schermata Prozence Workplace → Spazio personale.
2. Nella sezione Şirket e-postası olmayan çalışanlar («dipendenti senza e-mail aziendale») spunta i metodi che vuoi: Kişisel e-posta ile kod («codice con e-mail personale»), SMS ile kod («codice con SMS»), Davet bağlantısı / QR («link di invito / QR»).
3. Nella casella Ortak cihaz oturumu («sessione su dispositivo condiviso») scrivi la durata massima della sessione (1–24 ore, predefinita 8).
4. Clicca su Salva impostazioni.

Impostare i dati di accesso del dipendente (app):

1. In Admin → scheda Persone e autorizzazioni scorri fino alla sezione Metodi di accesso e inviti. In alto è indicato quali metodi sono attivi.
2. Con la casella Solo senza e-mail aziendale spuntata, nell'elenco compaiono solo queste persone. Cerca e scegli il dipendente.
3. Compila le caselle E-mail di accesso (personale) e/o Telefono di accesso e clicca su Salva. Se il telefono di accesso è vuoto, si usa il numero di cellulare del biglietto da visita.

Creare un link di invito:

1. Nella stessa schermata clicca su Crea link di invito.
2. Compaiono il QR e il link. Invia il link al dipendente con Copia o Condividi, oppure fai inquadrare il QR con il telefono del dipendente.
3. Se serve, clicca su Annulla invito. La Cronologia inviti mostra chi ha generato un link e quando, e se è stato usato.

Suggerimento:

• In WordPress, nel record del dipendente, il riquadro Giriş (şirket e-postası olmayanlar) («accesso (chi non ha e-mail aziendale)») fa lo stesso lavoro.
• Il codice via SMS usa il fornitore SMS delle impostazioni di Le mie buste paga (Netgsm o HTTP generico) (vedi Impostazioni buste paga: verifica, fornitore SMS e API Prozon). Se non c'è un fornitore, il pulsante SMS non compare nella schermata di accesso e questa sezione mostra un avviso.
• L'accesso con Google non è cambiato: viene accettato solo l'account Workspace del dominio dell'azienda; a chi arriva con un account Gmail personale vengono proposti gli altri metodi.

Importante:

• Il link di invito viene mostrato solo nel momento in cui lo crei; è valido 48 ore e si usa una volta sola. Se te ne serve un altro, crea un nuovo link; il vecchio non vale più.
• Un indirizzo del dominio dell'azienda non si può scrivere nell'e-mail di accesso; quell'indirizzo si scrive nel campo e-mail del biglietto da visita. Lo stesso indirizzo o telefono di accesso non può essere di due dipendenti.
• Se lo stesso numero di cellulare è sul biglietto di più dipendenti (ad es. una linea condivisa), l'accesso via SMS con quel numero non funziona; la sezione ti avvisa, scrivi per la persona un telefono di accesso separato.
• Quando un dipendente viene segnato come uscito, l'e-mail di accesso, il telefono di accesso e l'invito vengono eliminati. Questi dati non compaiono sul biglietto da visita, nella firma e in rubrica (nell'inventario dei trattamenti KVKK sono nella riga «Dati di accesso»).

Schermate di amministrazione di WordPress

Per chi: amministratore dell'app (con l'autorizzazione Prozence in WordPress) · Dove: WordPress → Prozence Workplace · Versione: 0.4.2–0.49.0 (nome del menu 0.88.0)

A cosa serve: La configurazione, la licenza, i collegamenti esterni, i record dei dipendenti e alcuni report si trovano nel pannello di amministrazione di WordPress. Le schermate nel menu sono in ordine alfabetico.

Suggerimento: Le schermate di amministrazione di Prozence in WordPress (procedura guidata di configurazione, licenza e le altre pagine del plugin) sono solo in turco; il pannello Admin dentro l'app compare nella lingua scelta. Le schermate proprie di WordPress (Plugin, Impostazioni) compaiono nella lingua di WordPress del tuo sito.

Importante: Molte impostazioni compaiono sia in WordPress sia nell'app. Impostazioni come logo, colori, firma e-mail e tabella delle autorizzazioni si cambiano solo nell'app; in WordPress vedi un riepilogo in sola lettura. In cima alle schermate Connessioni CRM, Sincronizzazione Google e Scansione del biglietto (HubSpot) ci sono la nota «… artık uygulamada da: Admin → Entegrasyonlar. Burası çalışmaya devam eder; iki yer aynı ayarı kullanır.» («… ora anche nell'app: Admin → Integrazioni. Questa schermata continua a funzionare; i due posti usano la stessa impostazione.») e il link Apri nell'app. La registrazione dell'app Microsoft e i certificati Wallet si configurano solo in WordPress; la chiave JSON dell'account di servizio Google dalla 0.99.25 si può incollare anche nella procedura guidata nell'app.