30. Gestione delle ferie dei dipendenti

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo è per chi configura e gestisce il modulo ferie e permessi: l'admin del modulo, gli approvatori delle risorse umane (HR) e l'amministratore dell'app. Imposti i giorni lavorativi, le tabelle di anzianità, le festività ufficiali, le regole dei tipi di permesso, le ferie anticipate e il tracciamento del modulo firmato; inserisci i saldi, dai l'approvazione finale e ricevi i moduli firmati con il codice QR.

Per le schermate con cui il dipendente richiede le ferie e per la prima approvazione del responsabile vedi 21. Ferie dei dipendenti.

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi · HR (operatore delle ferie e dei permessi) · Amministratore dell'app

In questo capitolo

• Aprire le impostazioni (modulo ferie e permessi)
• Giorni lavorativi, tabelle di anzianità e festività ufficiali
• Regole dei tipi di permesso retribuiti e non retribuiti
• Riporto, ferie anticipate e richiesta retroattiva
• Tracciamento della consegna del modulo firmato
• Assegnare approvatori e visualizzatori
• Flusso di approvazione e approvazione HR
• Inserire e correggere i saldi delle ferie annuali
• Tutte le richieste, annullamento e registrazione di un permesso per conto di un dipendente
• Ricevere il modulo con il codice QR (HR)
• Esportare i permessi approvati al software paghe

Aprire le impostazioni (modulo ferie e permessi)

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi, amministratore dell'app · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi · Versione: 0.78.0 (scheda Admin 0.99.2)

A cosa serve: Attiva il modulo ferie e permessi e raccoglie tutte le sue regole in un'unica schermata.

Prima di iniziare: In azienda il modulo è disattivato per impostazione predefinita. L'amministratore dell'app può attivarlo da Admin → Generale → elenco dei moduli (vedi 10. Amministrazione e configurazione).

1. Sul computer, fai clic su Admin nel menu a sinistra.
2. Nel gruppo Moduli, fai clic su Ferie/permessi. Si apre Impostazioni ferie. Se sei admin del modulo ma non amministratore dell'app, in Admin vedi solo i tuoi moduli.
3. Le scorciatoie in alto: Saldi delle ferie annuali e Tutte le richieste di ferie aprono le rispettive finestre; Assegna approvatori HR (solo per l'amministratore dell'app) ti porta a Persone e autorizzazioni.
4. Seleziona la casella Richieste di ferie attive (i dipendenti richiedono le ferie nell'app).
5. Compila le sezioni qui sotto e in fondo fai clic su Salva impostazioni. Compare il messaggio «İzin ayarları kaydedildi.» («Impostazioni ferie salvate.»).

Importante: Le impostazioni le cambiano solo l'admin del modulo e l'amministratore dell'app: «Ayarları yalnız modül admini değiştirir.» («Le impostazioni le cambia solo l'admin del modulo.») Dalla 0.99.2 nel riquadro Le mie ferie non c'è più il pulsante Impostazioni; il vecchio link #izin-ayar porta a questa scheda.

Giorni lavorativi, tabelle di anzianità e festività ufficiali

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi · Versione: 0.78.0

A cosa serve: Stabilisce come si contano i giorni di ferie e quanto spetta di ferie annuali in base all'anzianità.

1. Sotto Giorni lavorativi seleziona i giorni lavorativi (ad es. da Lun a Ven).
2. Sotto Tabelle di anzianità (ferie annuali) inserisci in ogni riga «… anni e oltre → … giorni». Per la Turchia fai clic su Carica tabella predefinita (1 anno → 14, 6 anni → 20, 15 anni → 26 giorni). Per aggiungere una riga fai clic su + Riga, per eliminarla su Elimina.
3. Se hai dipendenti in un altro paese, scegli il paese dall'elenco Aggiungi tabella paese. Stabilisci il Paese predefinito.
4. Sotto Festività nazionali compila la casella Date (una AAAA-MM-GG per riga) oppure fai clic su Aggiungi festività Turchia 2026–2027.
5. Fai clic su Salva impostazioni.

Importante:

• Controlla ogni anno le date delle feste religiose; le mezze giornate dei giorni prefestivi non sono nell'elenco.
• In un paese senza riga, all'anniversario non viene aggiunta alcuna spettanza; il saldo lo gestisce l'HR a mano.
• Una data errata non si salva: «Tatil tarihi YYYY-AA-GG biçiminde olmalı: …». («La data della festività deve essere nel formato AAAA-MM-GG: …».) Deve essere selezionato almeno un giorno lavorativo: «En az bir çalışma günü seçin.» («Seleziona almeno un giorno lavorativo.»)

Regole dei tipi di permesso retribuiti e non retribuiti

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi → Tipi di permesso e regole · Versione: 0.99.5 (permesso di viaggio 0.99.2)

A cosa serve: Attiva o disattiva ogni tipo di permesso; stabilisce quanti giorni si possono prendere al massimo in una volta, quante volte all'anno e il saldo del tipo.

1. Sotto Tipi di permesso e regole fai clic sulla scheda del tipo. Nel titolo della scheda c'è un riepilogo delle regole (ad es. «3 giorni all'anno, riportabili · max 2 volte all'anno · giorni lavorativi»).
2. Inserisci le regole (0 = nessun limite). Vedi la tabella qui sotto.
3. Ripeti gli stessi passaggi per gli altri tipi e fai clic su Salva impostazioni.

Risultato: Quando il dipendente sceglie il tipo nel modulo Richiedi ferie, vede le sue regole su una riga; i tipi con monte proprio compaiono nel riquadro Le mie ferie come «residui / monte totale di quest'anno» (residui: le richieste in attesa sono già sottratte; totale: il monte annuo più i giorni riportati).

Importante:

• Un tipo non può sia scalare dalle ferie annuali sia avere un monte proprio: «…: bir tür ya yıllık izinden düşer ya da kendi yıllık hakkı olur; ikisi birden seçilemez.» («…: un tipo o si scala dalle ferie annuali o ha un proprio monte annuo; non si possono scegliere entrambi.»)
• Per un tipo con monte annuo proprio, se Max. in una volta (giorni) è maggiore del monte annuo (con il riporto attivo, maggiore della somma di monte annuo e limite di riporto), al salvataggio viene ridotto al monte annuo (arrotondato per eccesso al giorno intero).
• La scelta «Si scala dalle ferie annuali» viene scritta nella registrazione al momento della richiesta; cambiare l'impostazione in seguito non influisce sulle richieste precedenti.
• Le regole si applicano alla richiesta del dipendente. Registra ferie per suo conto (registrazione HR) elabora un permesso già avvenuto e non è fermata dalle regole.
• Malattia / certificato medico, maternità e permessi per figlio disabile sono tipi riservati: nel calendario e per i visualizzatori compare solo «in ferie / permesso riservato».

Riporto, ferie anticipate e richiesta retroattiva

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi → Regole e Ferie anticipate · Versione: 0.78.0 (ferie anticipate 0.99.17)

A cosa serve: Stabilisce il riporto delle ferie annuali, la possibilità per chi non ha diritto o non ha saldo sufficiente di prendere ferie anticipate e quanti giorni indietro il dipendente può inserire una richiesta.

1. Sotto Regole inserisci il valore di Limite di riporto (giorni; 0 = illimitato).
2. Sotto Ferie anticipate seleziona la casella I dipendenti senza diritto o con saldo insufficiente possono prendere ferie anticipate. Compare il campo Anticipo massimo (giorni); se è vuoto, viene suggerito 5.
3. Inserisci il valore di Richieste retroattive (giorni).
4. Fai clic su Salva impostazioni.

Risultato: Con le ferie anticipate attive, il dipendente vede in Le mie ferie la riga «Ferie anticipate: al massimo …». L'approvatore, su una richiesta con anticipo, vede l'avviso «Bu talebin … avans (hakkı henüz doğmamış izin).» («… giorni di questa richiesta sono anticipo (ferie non ancora maturate).») L'anticipo non è un movimento separato: il saldo residuo scende sotto zero e la spettanza aggiunta all'anniversario copre il negativo.

Importante:

• In Turchia le ferie annuali si riportano. Prima di fissare un limite di riporto, chiedi al tuo consulente legale.
• L'anticipo vale solo per i tipi che si scalano dalle ferie annuali. La conformità legale dell'anticipo (contratto di lavoro, regolamento interno) la stabilisce l'azienda.
• Quando si disattiva l'anticipo, le richieste con anticipo in attesa restano, ma non se ne possono inviare di nuove.
• Quando un dipendente lascia l'azienda, l'HR chiude l'anticipo usato con una rettifica del saldo.

Tracciamento della consegna del modulo firmato

Per chi: Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi → Modulo di permesso firmato · Versione: 0.99.5 (e-mail e promemoria giornaliero 0.99.20)

A cosa serve: Controlla se il modulo firmato dei permessi approvati è stato consegnato all'HR. Con il tracciamento attivo, il permesso approvato resta nello stato Modulo firmato in attesa finché il modulo non viene ricevuto; alla consegna diventa Confermato.

1. Seleziona la casella Traccia i moduli firmati dei permessi approvati (HR fotografa il modulo, riconosciuto dal QR).
2. Seleziona o deseleziona la casella Quando tutte le approvazioni sono date, invia il modulo in PDF al dipendente (allegato; "Il tuo permesso è approvato — firma il modulo e consegnalo alle risorse umane").
3. Sotto Ricorda ogni giorno lavorativo alle 09:30 fino alla consegna del modulo scegli i canali: Notifica sul telefono, E-mail (modulo PDF allegato), SMS.
4. Fai clic su Salva impostazioni.

Suggerimento: Se non è definito un provider SMS, nella casella compare «SMS sağlayıcısı tanımlı değil (Bordrolarım → SMS); tanımlanınca cep numarası kayıtlı çalışanlara gider.» («Nessun provider SMS definito (Le mie buste paga → SMS); una volta definito, gli SMS arrivano ai dipendenti con un numero di cellulare registrato.»)

Importante: Nei weekend, nelle festività ufficiali e nel giorno dell'approvazione il promemoria non viene inviato. Se non è scelto nessun canale, non c'è alcun promemoria. Il tracciamento riguarda solo i permessi approvati dopo l'attivazione della funzione. Se lo disattivi, si fermano tutte le e-mail e tutti i promemoria.

Assegnare approvatori e visualizzatori

Per chi: Amministratore dell'app, Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Admin → Moduli → Ferie/permessi → Autorizzazioni · Versione: 0.99.3

A cosa serve: Stabilisce chi dà l'approvazione finale (HR), chi può solo vedere e chi gestisce il modulo.

1. Scorri fino alla sezione Autorizzazioni sotto la scheda ferie e permessi.
2. Nella casella del ruolo, scrivi un nome nel campo Aggiungi persona… e scegli dall'elenco. Per rimuoverlo fai clic su × accanto alla persona.
3. Per dare un ruolo a tutti i membri di un reparto, sotto Ruolo per reparto fai clic su + Aggiungi reparto.
4. Fai clic su Salva.

Suggerimento: Per il sistema dettagliato delle autorizzazioni vedi 10. Amministrazione e configurazione.

Flusso di approvazione e approvazione HR

Per chi: HR (operatore delle ferie e dei permessi) · Dove: Il mio spazio → Le mie ferie → In attesa di approvazione (N) · Versione: 0.78.0 (avviso sull'anticipo 0.99.17, modulo firmato 0.99.20)

A cosa serve: Dai l'approvazione finale alle richieste approvate dal responsabile. Il permesso approvato compare nel calendario, nella Bacheca e nella rubrica come «In ferie» e viene sottratto dal saldo.

Flusso di approvazione:

1. Il dipendente invia la richiesta → In attesa del responsabile. Al responsabile arrivano la notifica e l'e-mail «Richiesta di ferie in attesa della tua approvazione».
2. Il responsabile approva → In attesa dell'HR. All'HR arrivano la notifica e l'e-mail «Richiesta di ferie in attesa dell'approvazione HR».
3. L'HR approva → Modulo firmato in attesa (se il tracciamento è attivo) oppure Approvato. Al dipendente arrivano una notifica e un'e-mail con il PDF allegato.
4. L'HR riceve il modulo firmato → Confermato.

La richiesta di un dipendente senza responsabile definito, o con un responsabile che ha lasciato l'azienda, va direttamente all'HR; l'HR approva. Per le richieste in attesa da più di 2 giorni, all'approvatore arriva il promemoria «Richiesta di ferie in sospeso».

Approvare come HR:

1. Nel riquadro Le mie ferie fai clic su In attesa di approvazione (N). Compaiono le richieste In attesa dell'HR (e le richieste del tuo team in attesa dell'approvazione del responsabile).
2. Su ogni scheda sono indicati la persona, il tipo di permesso, le date, il numero di giorni, il reparto, «Ferie annuali residue: … (in attesa …)», la descrizione e chi sostituisce. In una richiesta con anticipo compare l'avviso sull'anticipo.
3. Fai clic su Approva (HR). Compare il messaggio «Approvata e registrata nel calendario. Si attende il modulo firmato dal dipendente.»
4. Per rifiutare, fai clic su Rifiuta, scrivi il motivo e fai di nuovo clic su Rifiuta.

Importante: Non puoi approvare la tua richiesta. I visualizzatori vedono i permessi per malattia, maternità e figlio disabile solo come «Permesso riservato».

Inserire e correggere i saldi delle ferie annuali

Per chi: HR · Dove: Il mio spazio → Le mie ferie → Saldi (oppure Admin → Moduli → Ferie/permessi → Saldi delle ferie annuali) · Versione: 0.78.0 (anno di nascita 0.80.0)

A cosa serve: Inserisci una sola volta il saldo iniziale di ogni dipendente (riporti inclusi); poi a ogni anniversario dell'assunzione la spettanza viene aggiunta da sola in base alla tabella di anzianità.

1. Fai clic su Saldi. Nella tabella Saldi delle ferie annuali per ogni dipendente sono indicati i giorni di Paese, Data di assunzione, Apertura, Spettanza, Usati, In attesa e Residui. Nella casella di ricerca puoi scrivere un nome o un reparto.
2. Fai clic sulla riga di un dipendente.
3. Sotto Saldo iniziale e anzianità compila i campi Saldo iniziale (giorni, riporti inclusi), Data del saldo, Data di assunzione e Paese (tabella di anzianità).
4. Se vuoi, inserisci l'Anno di nascita (visibile solo all'HR). In Turchia le ferie annuali di chi ha 18 anni o meno e di chi ha 50 anni o più non possono essere inferiori a 20 giorni; con l'anno di nascita inserito, questa regola si applica da sola.
5. Fai clic su Salva.
6. Per cambiare il saldo in seguito, sotto Rettifica scrivi Giorni (+/−) e Motivo e fai clic su Aggiungi rettifica.

Suggerimento: Sotto Movimenti sono elencate tutte le modifiche del saldo, con chi le ha fatte. Puoi esportare la tabella con Scarica CSV (izin-bakiyeleri.csv). Quando all'anniversario viene aggiunta la spettanza, il dipendente riceve la notifica «Yıllık izin hakkınız eklendi» («La tua spettanza di ferie annuali è stata aggiunta»).

Errori comuni e avvisi: «Açılış bakiyesi −30 ile 400 gün arasında olmalı.» («Il saldo iniziale deve essere tra −30 e 400 giorni.») · «Düzeltme 0 olamaz ve en çok ±100 gün olabilir.» («La rettifica non può essere 0 e può essere al massimo ±100 giorni.») · «Düzeltmenin nedenini yazın.» («Scrivi il motivo della rettifica.»)

Tutte le richieste, annullamento e registrazione di un permesso per conto di un dipendente

Per chi: HR, visualizzatore (solo visualizzazione) · Dove: Il mio spazio → Le mie ferie → Tutte le richieste · Versione: 0.78.0 (filtro «Modulo firmato in attesa» 0.99.5)

A cosa serve: Filtra le richieste di permesso di tutta l'azienda, annulla un permesso approvato e registra per conto del dipendente un permesso già avvenuto (ad es. una malattia con data passata).

1. Fai clic su Tutte le richieste. Si apre la finestra Tutte le richieste di ferie.
2. Dall'elenco Stato scegli In attesa di approvazione, Approvate, Modulo firmato in attesa, Rifiutate, Annullate oppure Tutte. Filtra anche per Mese.
3. Facendo clic su una richiesta vedi il dettaglio e lo Storico. Su una richiesta in attesa qui trovi Approva (HR) e Rifiuta.
4. Per annullare un permesso approvato, fai clic su Annulla e conferma. Il permesso scompare dal calendario, i giorni tornano nel saldo; agli interessati arriva la notifica «Permesso approvato annullato».

Registrare un permesso per conto di un dipendente:

1. In Saldi, fai clic sulla riga del dipendente.
2. Fai clic su Registra ferie per suo conto. Si apre la finestra Registrazione HR: ….
3. Compila Tipo di assenza, Inizio e Fine (ultimo giorno di ferie); si può inserire una data passata.
4. Fai clic su Salva. Compare il messaggio «İzin kaydedildi ve takvime işlendi.» («Permesso registrato e inserito nel calendario.»); la registrazione viene elaborata come approvata.

Importante: Non puoi registrare come HR un tuo permesso: «Kendi izin kaydınızı İK olarak işleyemezsiniz; bunu başka bir İK sorumlusu ya da Admin yapmalı.» («Non puoi registrare come HR un tuo permesso; deve farlo un altro responsabile HR o un Admin.»)

Ricevere il modulo con il codice QR (HR)

Per chi: Operatore delle ferie e dei permessi (HR), Admin del modulo ferie e permessi · Dove: Il mio spazio → Le mie ferie → Ricevi modulo firmato · Versione: 0.99.5

A cosa serve: Quando il dipendente ti consegna il modulo firmato, ne scatti una foto. Il codice QR del modulo viene letto dal telefono, il permesso viene trovato da solo e contrassegnato come «ricevuto»; il permesso diventa Confermato. La foto è conservata nella registrazione del permesso.

Prima di iniziare: Il tracciamento della consegna del modulo firmato deve essere attivo.

1. Nel riquadro Le mie ferie tocca Ricevi modulo firmato. Tra parentesi è indicato il numero di moduli in attesa. In fondo alla finestra sono elencati i Permessi in attesa del modulo firmato.
2. Tocca Scatta / scegli la foto del modulo. Sul telefono si apre la fotocamera; appoggia il modulo su una superficie piana e scatta in modo che il codice QR sia nitido.
3. Se il codice QR viene letto, in un riquadro verde compare «✓ Ricevuto: IZ-…» con il nome del dipendente, il tipo di permesso, le date e la durata. Al dipendente arriva la notifica «İzin formunuz teslim alındı» («Il tuo modulo di permesso è stato ricevuto»).
4. Per il modulo successivo tocca Scatta / scegli la foto del modulo successivo.

Se il codice QR non viene letto: Compare l'avviso «Il codice QR non è stato letto. Appoggia il modulo su una superficie piana e fotografalo di nuovo con buona luce, in modo che il codice QR sia nitido.» Dall'elenco sottostante scegli l'N. modulo (ad es. IZ-128) e tocca Abbina a questo permesso e salva. Nella registrazione compare «elle eşlendi» («abbinato a mano»).

Errori comuni e avvisi:

• «Form güncel değil: izin kaydı form yazdırıldıktan sonra değişmiş. Güncel formu yazdırıp yeniden imzalatın.» («Il modulo non è aggiornato: il permesso è cambiato dopo la stampa del modulo. Stampa il modulo aggiornato e fallo firmare di nuovo.»)
• «Bu form … tarihinde … tarafından teslim alınmış.» («Questo modulo è stato ricevuto il … da ….») — con Sostituisci foto puoi cambiare la foto; la vecchia foto viene eliminata.
• «Kendi izin formunuzu teslim alamazsınız; başka bir İK yetkilisi teslim almalı.» («Non puoi ricevere il tuo modulo di permesso; deve riceverlo un altro operatore HR.»)
• «Questo codice QR non appartiene a un modulo di permesso.» / «Bu karekoda ait onaylı bir izin bulunamadı (izin iptal edilmiş).» («Non è stato trovato un permesso approvato per questo codice QR (il permesso è stato annullato).»)

Importante: La foto la vedono il dipendente, l'HR e l'admin del modulo (Vedi modulo firmato). Il visualizzatore non può vedere la foto dei tipi riservati. Le foto sono conservate in una cartella protetta e si aprono solo tramite l'app. Questa schermata richiede la fotocamera di un telefono reale; nell'immagine di questa guida la foto è stata scelta da un file.

Esportare i permessi approvati al software paghe

Per chi: HR, responsabile dell'orario di lavoro · Dove: Il mio spazio → Orario di lavoro → Foglio presenze → Esporta al software paghe · Versione: 0.99.31

A cosa serve: I permessi approvati del mese, insieme al foglio presenze, si scaricano con le colonne adatte all'esportazione Excel del software paghe (Logo, Mikro, Luca, Netsis o modello generale).

1. Nel riquadro Orario di lavoro fai clic su Foglio presenze e scegli il mese.
2. Sotto Esporta al software paghe scegli il programma e fai clic su Scarica Excel.

Lo stesso file si ottiene anche dalla scheda Admin → Integrazioni → HR e contabilità (vedi 13. Integrazioni). L'Excel ha due fogli: Puantaj (per dipendente giorni, ore, giorni di permesso per tipo e giorni mancanti SGK) e İzinler («ferie e permessi»). Per i dettagli e l'immagine vedi 29. Gestione dell'orario di lavoro.

Importante: Si contano solo i permessi approvati; un permesso che supera il limite del mese viene diviso. Nel file non c'è il codice fiscale turco (TC kimlik); l'abbinamento avviene con il numero di matricola.