31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo descrive le impostazioni di quattro moduli: Richieste (categorie, tempi obiettivo, responsabili, risposte predefinite), Posta e corrieri (punto di ritiro, promemoria, corrieri, corriere predefinito, indirizzi di tracciamento), Acquisti (categorie, approvatori, acquisto senza approvazione) e Beni in dotazione (conferma di ricezione, promemoria della garanzia, archiviazione e conservazione, richiesta IT in caso di guasto, categorie personalizzate di beni). In ogni modulo assegni chi fa cosa nella sezione Autorizzazioni della stessa schermata.

Le attività quotidiane (gestire le richieste, registrare e consegnare le spedizioni, approvare gli acquisti, beni e inventario) si trovano nelle schermate che usano anche i dipendenti; vedi 23. Richieste, 24. Pacchi, posta interna e acquisti e 28. Beni aziendali e beni in dotazione. Per la descrizione generale dei ruoli, vedi 10. Amministrazione e configurazione.

Per chi: Admin · Responsabile dei servizi · Admin dei moduli Richieste, Posta e corrieri, Acquisti e Beni in dotazione

In questo capitolo

• Aprire le schermate delle impostazioni
• Impostazioni delle richieste: categorie e tempi obiettivo
• Definire le risposte predefinite
• Assegnare le autorizzazioni per le Richieste
• Impostazioni di Posta e corrieri
• Assegnare le autorizzazioni per Posta e corrieri
• Impostazioni degli Acquisti
• Assegnare le autorizzazioni per gli Acquisti
• Impostazioni dei Beni in dotazione e categorie personalizzate
• Assegnare le autorizzazioni per i Beni in dotazione
• Report

Prima di iniziare: Tutti e quattro i moduli sono disattivati di default nell'azienda. Ciascuno si attiva con la prima casella della propria schermata delle impostazioni. Le schermate di questo capitolo sono state realizzate con i dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş.".

Aprire le schermate delle impostazioni

Per chi: Admin, responsabile dei servizi, admin dei moduli · Dove: Admin → Moduli · Versione: 0.63.0 (sottoschede di Servizi 0.99.23, Acquisti 0.99.22)

A cosa serve: Le impostazioni dei quattro moduli si trovano in due punti:

1. Fai clic su Admin nel menu a sinistra.
2. Nel menu di amministrazione, nel gruppo Moduli, fai clic su Servizi, Acquisti oppure Beni in dotazione.
3. In Servizi in alto compaiono le sottoschede: Generale, Richieste, Posta e corrieri, Prenotazioni, Visitatori, Pasti, Navetta, Veicolo, Autorizzazioni. Fai clic sulla sottoscheda che ti serve.

Sul telefono: Tocca la barra Profilo → Admin, poi scegli la sezione dal pulsante Sezione:….

Suggerimento:

• Le sottoschede mostrano solo le sezioni per cui hai il permesso. La sottoscheda di un servizio disattivato è sbiadita e ha l'etichetta "disattivato"; puoi comunque accedere alle sue impostazioni.
• La sottoscheda scelta viene ricordata per tutta la sessione; puoi passare da una sottoscheda all'altra anche con i tasti freccia.

Impostazioni delle richieste: categorie e tempi obiettivo

Per chi: Admin del modulo Richieste, responsabile dei servizi, Admin · Dove: Admin → Servizi → Richieste · Versione: 0.63.0 (aggiornato nella 0.99.43)

A cosa serve: Definisci gli argomenti delle richieste che i dipendenti possono aprire, i responsabili di ciascun argomento e il tempo obiettivo di risoluzione.

1. Seleziona la casella Richieste attive: i dipendenti aprono richieste in Bacheca → Servizi.
2. Inserisci il valore Per quanti mesi conservare le richieste chiuse (3–120; poi vengono eliminate con la foto).
3. In ogni riquadro di categoria (nel titolo è indicato il numero di richieste aperte, come "Categoria 1 · 4 richieste aperte"):
   1. Modifica i campi Nome e Descrizione (visibile nel modulo).
   2. Inserisci il Tempo obiettivo di risoluzione (ore; urgente ×¼, alta ×½, bassa ×2).
   3. Lascia selezionata la casella I dipendenti possono aprire richieste in questa categoria (se la deselezioni, la categoria non compare nel modulo; le vecchie richieste restano).
   4. Nel campo Aggiungi responsabile: digita un nome scrivi il nome e scegli il responsabile dall'elenco. Per rimuoverlo, fai clic su × accanto al nome. Se non c'è nessun responsabile, la riga indica a chi vanno le notifiche di nuova richiesta (1.8.10): "nessuno — le notifiche di nuova richiesta vanno agli operatori di Richieste (…)"; se non c’è un operatore, "nessuno — non c’è nemmeno un operatore di Richieste; le notifiche vanno agli admin del modulo Richieste (…)", e se mancano anche loro, "nessuno — non c’è nemmeno un operatore di Richieste; le notifiche vanno agli Admin (…)". Tra parentesi sono elencate le persone che riceveranno le notifiche.
4. Per una nuova categoria fai clic su + Aggiungi categoria.
5. Fai clic su Salva impostazioni delle richieste.

Risultato: Compare il messaggio "Impostazioni delle richieste salvate."

Errori comuni:

• "In questa categoria ci sono richieste aperte; prima chiudile oppure disattiva la categoria." — hai fatto clic su Rimuovi categoria in una categoria che ha richieste aperte.
• "Deve restare almeno una categoria." / "Si possono definire al massimo 30 categorie."
• "Il tempo obiettivo per "…" deve essere compreso tra 1 e 720 ore."
• "Il periodo di conservazione deve essere compreso tra 3 e 120 mesi."
• ""…" adıyla bir kategori zaten var; adları farklı yazın." ("Esiste già una categoria chiamata "…"; scrivi nomi diversi.") — le differenze tra maiuscole / minuscole e gli spazi non vengono considerate (1.1.7).

Suggerimento: Quando il tempo obiettivo viene superato, viene inviata una notifica una sola volta a chi ha preso in carico la richiesta (se nessuno l'ha presa in carico, ai responsabili della categoria). Quando la richiesta è nello stato In attesa di informazioni, il tempo obiettivo si ferma (vedi 23. Richieste).

Chi riceve la notifica (1.8.8): Le notifiche di una nuova richiesta, di una richiesta spostata in un’altra categoria, di un nuovo messaggio del richiedente su una richiesta che nessuno ha preso in carico e del superamento del tempo obiettivo vanno alle prime persone trovate in quest’ordine: responsabili della categoria → operatori delle Richieste nella tabella dei permessi → admin del modulo Richieste (solo chi può gestire questa categoria) → Admin. Le richieste aperte dai flussi di lavoro e dagli eventi delle dotazioni seguono lo stesso ordine. Il testo «nessuno — …» nella riga della categoria mostra quest’ordine con i nomi (1.8.10). Chi può gestire la richiesta non è cambiato.

Guasti dei beni in dotazione (1.4.1): Se il modulo Beni in dotazione è attivo, le segnalazioni di guasto aprono da sole una richiesta in una categoria delle richieste. La categoria si sceglie nelle impostazioni dei beni in dotazione; se non viene scelta, si usa la categoria chiamata "BT arıza ve destek" ("guasti e assistenza IT") (oppure con chiave bt). Se disattivi o elimini questa categoria, le segnalazioni di guasto non aprono richieste (vedi Impostazioni dei beni in dotazione e categorie personalizzate).

Definire le risposte predefinite

Per chi: Admin del modulo Richieste, responsabile dei servizi, Admin · Dove: Admin → Servizi → Richieste → Risposte predefinite · Versione: 0.99.43

A cosa serve: Definisci una volta sola le risposte che chi gestisce le richieste scrive spesso; nella finestra della richiesta si scelgono dall'elenco Inserisci risposta predefinita….

1. Nella sottoscheda Richieste scorri in basso fino alla sezione Risposte predefinite.
2. Fai clic su + Aggiungi risposta predefinita.
3. Nel campo Nome (visibile nell'elenco) scrivi un nome breve (es. "Password reimpostata").
4. Nel campo Testo scrivi la risposta. Nel testo puoi usare due segnaposto:
   • {ad} — il nome di chi ha aperto la richiesta (es. "Ciao {ad}," → "Ciao Gamze,");
   • {no} — il numero della richiesta (es. "scrivi su questa richiesta ({no})" → "scrivi su questa richiesta (T-2026-0020)").
5. Elimina una risposta non necessaria con Rimuovi.
6. Fai clic su Salva impostazioni delle richieste.

Errori comuni:

• "Il nome della risposta predefinita (almeno 2 caratteri) e il testo devono essere compilati."
• "Si possono definire al massimo 30 risposte predefinite."

Suggerimento: Le risposte predefinite le vede solo chi gestisce le richieste; il dipendente che ha aperto la richiesta non le vede. Le righe completamente vuote vengono ignorate al salvataggio.

Assegnare le autorizzazioni per le Richieste

Per chi: Admin, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Autorizzazioni → Richieste (IT, servizi generali, forniture, strutture) · Versione: 0.74.0 (sottoscheda Autorizzazioni 0.99.23; responsabile di categoria e assegnazione aggiornati nella 1.1.7)

A cosa serve: Stabilisci chi gestisce, chi tratta e chi segue le richieste. I responsabili delle categorie si scelgono inoltre nelle impostazioni della categoria.

1. In Servizi fai clic sulla sottoscheda Autorizzazioni.
2. Nella sezione Richieste (IT, servizi generali, forniture, strutture), per ogni ruolo scrivi un nome nel campo e scegli la persona.
3. Per assegnare un ruolo a un intero reparto usa + Aggiungi reparto.
4. Fai clic sul pulsante Salva della sezione.

Suggerimento: La riga più in alto della stessa sottoscheda Autorizzazioni (Servizi → Admin del modulo) è il responsabile dei servizi: gestisce l'intera scheda Servizi e vede anche le attività di richieste, posta e corrieri, prenotazioni e visitatori.

Importante: Dalla 1.1.7, una persona che ha sia un ruolo (ad es. Operatore) sia la responsabilità di una categoria gestisce solo le categorie di cui è responsabile. Se deve gestire tutte le categorie, toglila dagli elenchi dei responsabili di categoria. Le categorie di cui la persona è responsabile si vedono anche nella schermata I miei permessi (1.1.8).

Impostazioni di Posta e corrieri

Per chi: Admin del modulo Posta e corrieri, responsabile dei servizi, Admin · Dove: Admin → Servizi → Posta e corrieri · Versione: 0.64.0 (corriere predefinito e modelli di tracciamento 0.99.21)

A cosa serve: Attiva la registrazione dei pacchi in arrivo e le richieste di spedizione in uscita dei dipendenti; definisci il punto di ritiro, il promemoria, il periodo di conservazione, i corrieri e gli indirizzi di tracciamento.

1. Seleziona la casella Posta e corrieri attivo: registrazione dei pacchi in arrivo e codice di ritiro al dipendente.
2. Perché i dipendenti possano richiedere spedizioni, seleziona la casella I dipendenti possono richiedere spedizioni in uscita.
3. Nel campo Punto di ritiro (indicato nella notifica) scrivi da dove si ritirano le spedizioni.
4. Inserisci i valori Promemoria per pacchi non ritirati (giorni; 0 = disattivato; al massimo 3 volte) e Per quanti mesi conservare le registrazioni (1–120).
5. Nella riga dei Responsabili di Posta e corrieri aggiungi i responsabili con il campo Aggiungi responsabile: digita un nome.
6. Modifica l'elenco Corrieri (uno per riga).
7. Dall'elenco Corriere predefinito scegli il corriere che deve comparire già selezionato al momento dell'invio.
8. Per il link di tracciamento, nel campo Modelli degli indirizzi di tracciamento scrivi un corriere per riga: Corriere | https://…{no} (es. Yurtiçi Kargo | https://takip.ornek.invalid/kargo?no={no}).
9. Fai clic su Salva impostazioni di posta e corrieri.

Risultato: Compare il messaggio "Impostazioni di posta e corrieri salvate."

Errori comuni:

• "La riga dell'indirizzo di tracciamento deve avere la forma "Corriere | https://…{no}": …" — nella riga manca il | che separa il nome del corriere dall'indirizzo.
• "L'indirizzo di tracciamento per … deve iniziare con https:// e contenere {no}." — l'indirizzo non inizia con https:// oppure manca {no}.
• "Il corriere con l'indirizzo di tracciamento non è in elenco: …" — prima aggiungi il corriere all'elenco Corrieri.
• "Deve restare almeno un corriere."
• "Il promemoria deve essere compreso tra 0 e 14 giorni (0 = disattivato)."
• "Il periodo di conservazione deve essere compreso tra 1 e 120 mesi."

Importante: Il modello di tracciamento viene associato in base al nome del corriere. Se cambi il nome del corriere nell'elenco, cambia anche il nome nel modello.

Assegnare le autorizzazioni per Posta e corrieri

Per chi: Admin, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Autorizzazioni → Posta e corrieri (pacchi e posta) · Versione: 0.74.0 (responsabile della posta aggiornato nella 1.1.7)

1. In Servizi fai clic sulla sottoscheda Autorizzazioni.
2. Nella sezione Posta e corrieri (pacchi e posta) aggiungi le persone ai ruoli.
3. Fai clic su Salva.

Importante: Poiché può servire una consegna senza codice, assegna in ogni ufficio almeno un Muhaberat modül admini ("admin del modulo Posta e corrieri"); altrimenti la consegna senza codice possono farla solo il responsabile dei servizi e l'Admin (vedi 24. Pacchi, posta interna e acquisti).

Suggerimento: Se l'addetto alla reception si occupa sia dei visitatori sia di posta e corrieri, assegnagli il ruolo Operatore in entrambi i moduli; nel menu Reception e Posta e corrieri compaiono come schermate separate (vedi 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze).

Impostazioni degli Acquisti

Per chi: Admin del modulo Acquisti, Admin · Dove: Admin → Moduli → Acquisti · Versione: 0.99.22 (regola degli approvatori aggiornata nella 1.2.2, approvazione aggiuntiva nella 1.7.0)

A cosa serve: Attiva le richieste di acquisto; definisci le categorie, gli approvatori della direzione e le persone che possono acquistare senza approvazione.

1. Seleziona la casella Richieste di acquisto attive: i dipendenti vedono "Acquisti" nell’Area personale.
2. Nell'elenco Categorie scrivi il nome di ciascuna categoria e scegli il suo tipo (IT oppure Amministrativo). Elimina una categoria non necessaria con ×; per una nuova fai clic su + Aggiungi categoria.
3. Nella sezione Approvazione della direzione scrivi i nomi nel campo Approvatori e scegli gli approvatori.
4. Nella sezione Acquisto senza approvazione (salta l’approvazione in base ai permessi) aggiungi le persone nel campo Persone autorizzate a saltare l’approvazione.
5. Inserisci il valore Limite senza approvazione (TRY; 0 = nessun limite).
6. Fai clic su Salva.

Risultato: Compare il messaggio "Impostazioni degli acquisti salvate."

Errori comuni:

• "Deve esserci almeno una categoria."
• "Il tipo di categoria deve essere IT oppure Amministrativo: …"
• "Il limite senza approvazione deve essere 0 oppure un importo positivo in TRY (0 = nessun limite)."
• "Le impostazioni degli acquisti le modifica l'admin del modulo o l'Admin."

Importante: Nessuno può approvare la propria richiesta. Se c'è un solo approvatore, aggiungi un secondo approvatore per le sue richieste; quando l'elenco degli approvatori è pieno, nemmeno l'admin del modulo e l'Admin possono decidere. L'approvazione della direzione è a una sola fase. Con l'aggiornamento 1.2.2, nelle aziende in cui l'elenco degli approvatori è compilato, gli admin del modulo e l'Admin non possono più approvare.

Approvazione aggiuntiva per le richieste oltre la soglia di importo (1.7.0): L'approvazione aggiuntiva non si attiva in questa schermata, ma nel modello Acquisti in Admin → Moduli → Flussi di lavoro. Nel modello ci sono le impostazioni Soglia di approvazione aggiuntiva (TRY; totale della richiesta) (predefinita 50.000,00), Approvatore aggiuntivo, Approvatore sostituto (vuoto = admin del modulo Acquisti), Considera oltre la soglia le richieste con righe in valuta estera (attiva per impostazione predefinita), Tipi di richiesta (vuoto = tutti), Approvazione aggiuntiva anche per le richieste aperte con il permesso di acquisto senza approvazione (disattivata per impostazione predefinita), Beni alla consegna e Categorie di beni (vuoto = tutte) (vedi 40. Flussi di lavoro). Con il modello attivo, le richieste oltre la soglia dopo l'approvazione della direzione passano allo stato In approvazione aggiuntiva; se l'approvatore aggiuntivo ha lasciato l'azienda, la decisione passa all'approvatore sostituto, altrimenti all'admin del modulo Acquisti e all'Admin. Con il modello disattivato, gli acquisti funzionano a una sola fase come prima della 1.7.0. Per le schermate del dipendente e dell'approvatore vedi 24. Pacchi, posta interna e acquisti.

Assegnare le autorizzazioni per gli Acquisti

Per chi: Admin, admin del modulo Acquisti · Dove: Admin → Moduli → Acquisti → Autorizzazioni · Versione: 0.99.22 (aggiornato nella 1.2.2)

A cosa serve: Stabilisci chi gestisce l'elenco acquisti (addetto agli acquisti) e chi si limita a seguirlo.

1. Vai alla sezione Autorizzazioni sotto la scheda Acquisti.
2. Aggiungi persone a ciascun ruolo; per un intero reparto usa + Aggiungi reparto.
3. Fai clic su Salva.

Importante: Se non viene assegnato un addetto agli acquisti, nessuno gestirà nell'elenco acquisti le richieste approvate. Gli approvatori non sono un ruolo; si scelgono nell'impostazione Approvatori sopra.

Impostazioni dei Beni in dotazione e categorie personalizzate

Per chi: Admin del modulo Beni in dotazione, Admin · Dove: Admin → Moduli → Beni in dotazione · Versione: 0.75.0, 0.96.1 (categorie personalizzate 0.99.42; archivio aggiornato nella 1.3.2, richiesta IT in caso di guasto nella 1.4.1, segnalazione di guasto alla restituzione nella 1.5.0)

A cosa serve: Attiva il modulo Beni in dotazione e la schermata Beni; definisci la conferma di ricezione, il promemoria della garanzia, i periodi di archiviazione e conservazione, se una segnalazione di guasto apre una richiesta IT e le categorie di beni specifiche dell'azienda.

1. Seleziona la casella Modulo Beni in dotazione attivo: i dipendenti vedono "I miei beni in dotazione" nell’Area personale.
2. Lascia selezionata la casella Richiedi conferma di ricezione: l'assegnazione diventa definitiva quando il dipendente conferma con "L'ho ricevuto" (consigliato).
3. Inserisci i valori Promemoria garanzia (giorni prima; 0 = disattivato), Dopo quanti mesi archiviare i record smarriti / dismessi e Dopo quanti mesi eliminare definitivamente i record archiviati.
4. Nella sezione Segnalazioni di guasto e richieste IT lascia selezionata o deseleziona la casella Le segnalazioni di guasto aprono una richiesta IT; dall'elenco Categoria della richiesta scegli la categoria in cui aprire la richiesta. La riga sottostante indica l'effetto attuale dell'impostazione. Nella stessa sezione scegli anche se aprire una segnalazione di guasto quando alla restituzione si sceglie Danneggiato o Non funziona (1.5.0).
5. Nella sezione Categorie personalizzate, per un tipo che non c'è nell'elenco predefinito fai clic su + Aggiungi categoria, scrivi il Nome categoria e scegli il Gruppo (Informatica, Badge, chiavi, SIM, Ufficio e arredi, Veicoli e attrezzature, Altro). Elimina una categoria non necessaria con Rimuovi.
6. Fai clic su Salva.

Dichiarazione dei beni da parte dei dipendenti (1.7.3): Attiva l'impostazione quando crei l'inventario per la prima volta; tutti dichiarano gli articoli che hanno e il responsabile dei beni approva (vedi 28. Beni aziendali e beni in dotazione). Disattivandola, i dipendenti non possono fare nuove dichiarazioni; quelle in sospeso restano nella scheda del responsabile e possono essere chiuse. Risultato: Compare il messaggio "Impostazioni dei beni in dotazione salvate."

Errori comuni:

• "Esiste già una categoria chiamata "…"." — stesso nome di una categoria predefinita o di un'altra categoria personalizzata.
• "Nella categoria "…" ci sono beni registrati; prima spostali in un'altra categoria." — una categoria con dei record dentro non si può eliminare.
• "Il nome della categoria deve avere almeno 2 caratteri." / "Si possono aggiungere al massimo 40 categorie personalizzate."
• "Il promemoria della garanzia deve essere di 0–180 giorni (0 = disattivato)." / "Il periodo di conservazione deve essere di 12–120 mesi."

Riga di stato dell'impostazione dei guasti:

• "Attivo: una segnalazione di guasto apre una richiesta collegata nella categoria scelta. Chiudere la richiesta non chiude l'evento."
• "Disattivato: le segnalazioni di guasto vanno solo al responsabile dei beni."
• "Il modulo Richieste è disattivato: le segnalazioni di guasto non aprono richieste; l'evento viene comunque registrato e inviato al responsabile dei beni."
• "Categoria non trovata o disattivata: scegli una categoria attiva nelle impostazioni delle richieste."

Importante:

• Se disattivi la conferma di ricezione, il bene assegnato risulta subito assegnato e non si richiede la conferma del dipendente ("Conferma di ricezione disattivata: il bene risulta subito assegnato.").
• Con l'aggiornamento 1.4.1 l'impostazione che fa aprire una richiesta alle segnalazioni di guasto arriva attiva: nelle aziende che hanno il modulo Richieste e una categoria IT, dopo l'aggiornamento le segnalazioni di guasto aprono da sole una richiesta IT. Se non lo vuoi, togli la spunta dalla casella e salva.

Assegnare le autorizzazioni per i Beni in dotazione

Per chi: Admin, admin del modulo Beni in dotazione · Dove: Admin → Moduli → Beni in dotazione → Autorizzazioni · Versione: 0.74.0 (scheda Admin 0.99.3; archiviazione aggiornata nella 1.3.2)

1. Vai alla sezione Autorizzazioni sotto la scheda Beni in dotazione.
2. Aggiungi i responsabili dei beni (IT, servizi generali) come Operatore.
3. Fai clic su Salva.

Importante: Il costo e la valutazione della colpa negli incidenti sono una valutazione personale; assegna il ruolo di visualizzatore solo alle persone che devono vedere queste informazioni.

Report

Per chi: Admin dei moduli, visualizzatori · Dove: Menu a sinistra → Report · Versione: 0.98.0 (Pacco 0.99.21, Acquisti 0.99.22, misure delle richieste 0.99.43, incidenti dei beni 0.99.42)

I report dei quattro moduli si trovano in schede separate nella pagina Report:

• Richieste: numero di richieste per categoria, assegnatario e reparto, mediane della prima risposta e del tempo di risoluzione, percentuale risolta nei tempi, soddisfazione (vedi 19. Report). Anche la bacheca Riepilogo nel riquadro Richieste mostra le stesse misure (vedi 23. Richieste).
• Pacco: quanti pacchi / corrieri ha spedito ciascuno, spedizioni per categoria, corriere e reparto, elenchi delle spedizioni in arrivo e in uscita (vedi 19. Report).
• Acquisti: tabelle per categoria, tipo, reparto, persona e stato, acquisti senza approvazione (vedi 19. Report).
• Beni in dotazione: movimenti dei beni, incidenti, tempo medio di chiusura, tabelle per tipo e per valutazione della colpa (vedi 19. Report).