18. Gestione delle spese e contabilità

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo è per gli amministratori che configurano il modulo delle spese e per il team di contabilità che le elabora: attivazione del modulo, categorie e regole di approvazione, politica degli anticipi di lavoro e della diaria, approvazione contabile, pagamento, chiusura dell'anticipo, trasferimento al software di contabilità e report. Per il lato del dipendente vedi 17. Spese, anticipi di lavoro e diaria.

In questo capitolo

• Assegnare i ruoli
• Attivare il modulo spese e le categorie
• Approvatori aggiuntivi e soglie di importo
• Regole (voci senza ricevuta, limite, documento duplicato)
• Politica degli anticipi (anticipo di lavoro)
• Politica della diaria
• Conti contabili e modello del software
• Lettura e conservazione delle ricevute
• Cartelle private
• Approvazione contabile e pagamento
• Chiudere un anticipo (anticipo di lavoro)
• Trasferire i dati al software di contabilità
• Report delle spese

Assegnare i ruoli

Per chi: Admin · Dove: Admin → Persone e autorizzazioni → Autorizzazioni dei moduli → Spesa · Versione: 0.93.0

A cosa serve: stabilisce chi fa cosa nel modulo delle spese.

Il primo passaggio della catena di approvazione è il responsabile del dipendente nell'organigramma (se è in ferie, approva anche chi lo sostituisce). Se il responsabile non è definito, questo passaggio viene saltato e la spesa passa agli approvatori aggiuntivi o direttamente alla contabilità. Per la tabella dei ruoli vedi 10. Amministrazione e configurazione.

Importante: se il ruolo di contabilità non è assegnato a nessuno, l'approvazione contabile spetta agli Admin. Per la separazione dei compiti: chi ha approvato una fase precedente non può dare l'approvazione contabile alla stessa spesa se c'è un altro contabile.

Attivare il modulo spese e le categorie

Per chi: Admin del modulo · Dove: Admin → Moduli → Spesa · Versione: 0.93.0 (il pulsante Impostazioni in Le mie spese è stato rimosso nella 0.99.2)

1. Apri la schermata Impostazioni spese.
2. Spunta la casella Modulo spese attivo (i dipendenti possono inserire spese).
3. Nella tabella Categorie modifica, per ogni riga:
   • Nome
   • Conto di costo (ad es. 770.01)
   • aliquota IVA
   • Limite per operazione (TRY)
   • Ricevuta obbligatoria
   • Indeducibile (costo non deducibile per legge)
4. Per una nuova categoria fai clic su + Categoria, per eliminarla su Rimuovi.
5. In fondo fai clic su Salva impostazioni.

Suggerimento: le categorie predefinite sono: Viaggi e trasporti, Alloggio, Pasti, Rappresentanza e ospitalità, Carburante, Parcheggio e pedaggi, Cancelleria e materiali di consumo, Altro. Harcırah (gündelik) («Diaria») è una categoria di sistema; non compare nella tabella e il suo conto deriva dalla sezione Diaria.

Approvatori aggiuntivi e soglie di importo

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Approvatori aggiuntivi (dopo il responsabile, in ordine) · Versione: 0.93.0

1. Con + Approvatore fisso aggiungi le persone che approveranno ogni spesa dopo il responsabile (ad es. il responsabile del budget).
2. Con + Regola di soglia aggiungi un approvatore legato all'importo (ad es. oltre 10.000 TRY → Direttore generale).
3. Fai clic su Salva impostazioni.

Gli approvatori ricevono in ordine una notifica e un'e-mail; allo scadere del tempo di promemoria nella sezione Regole viene inviato un solo promemoria.

Regole (voci senza ricevuta, limite, documento duplicato)

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Regole · Versione: 0.93.0

Per le regole impostate su «Avvisa», il dipendente può inviare scrivendo una spiegazione; la spiegazione la vedono gli approvatori.

Politica degli anticipi (anticipo di lavoro)

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Anticipo spese · Versione: 0.94.0

1. Spunta la casella I dipendenti possono richiedere anticipi (stesso ordine di approvazione delle spese).
2. Inserisci Massimo per anticipo (TRY; 0 = nessun limite).
3. Inserisci Massimo anticipi aperti per persona (0 = nessun limite). Il valore predefinito è 1: un dipendente con un anticipo non chiuso non può richiederne un altro.
4. Inserisci Promemoria per anticipi non chiusi (giorni; 0 = nessuno). Il valore predefinito è 30.
5. Controlla i conti contabili:
   • Conto anticipi (predefinito 195);
   • Conto di erogazione (banca / cassa) (predefinito 102);
   • Conto anticipi con sottoconto per persona (es. 195.<matricola>).
6. Fai clic su Salva impostazioni.

Politica della diaria

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Diaria (trasferta) · Versione: 0.94.0

A cosa serve: definisci una volta sola gli importi della diaria come politica aziendale. Il dipendente non scrive l'importo; il server lo calcola dai dati del viaggio.

1. Spunta la casella I dipendenti possono aggiungere la diaria alle spese.
2. Per i viaggi nazionali inserisci:
   • Diaria nazionale (TRY; 0 = nessuna);
   • Conto spese diarie (predefinito 770.08);
   • se vuoi, il Limite di esenzione fiscale della diaria nazionale. La parte della diaria che supera questo limite viene separata nel file per le paghe come «diaria soggetta a imposta».
3. Stabilisci il calcolo dei giorni:
   • Nei viaggi di più giorni, partenza e rientro valgono metà;
   • In giornata (%).
4. Inserisci le percentuali di detrazione se la spesa è a carico dell'azienda: alloggio (%/notte), Colazione, Pranzo, Sera.
5. Per l'estero inserisci l'importo giornaliero e la valuta (EUR, USD, GBP, CHF, TRY) per il Gruppo A (costo alto), il Gruppo B (medio) e il Gruppo C (altri).
6. Nella sezione Gruppi di paesi puoi cambiare il gruppo di un paese. I gruppi iniziali sono solo un suggerimento.
7. Facoltativo: aggiungi un Livello in base alla qualifica (+ Livello). Inserisci il nome del livello, le parole da cercare nella qualifica (separate da virgole, ad es. «Müdür, Direktör») e il moltiplicatore (ad es. 1,5). Vale il primo livello che corrisponde.
8. Fai clic su Salva impostazioni.

Importante: gli importi sono la politica della tua azienda; gli importi di legge non vengono recuperati in automatico. Controlla ogni anno il limite di esenzione fiscale.

Conti contabili e modello del software

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Contabilità · Versione: 0.93.0

1. Controlla i codici di Conto IVA a credito (predefinito 191.01), Contropartita (debiti verso dipendenti) (335) e Conto costi indeducibili (689.01).
2. Se serve, spunta la casella Contropartita con sottoconto per persona (es. 335.<matricola>).
3. Scegli il Software di contabilità predefinito: Luca, Luca (importazione fatture, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV oppure Generico (CSV / Excel).
4. Per adattare i nomi delle colonne al modello del tuo software, fai clic su Modifica le colonne del software scelto. Con Ripristina predefinito torni ai valori predefiniti.

Suggerimento: in Luca si usa Muhasebe → Veri Aktarım (Excel) («Contabilità → Importazione dati (Excel)»); poiché un singolo caricamento accetta al massimo 50 scritture, il file viene diviso in parti da 50 scritture.

Lettura e conservazione delle ricevute

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Lettura e conservazione delle ricevute · Versione: 0.93.0

• Leggi con l'IA le ricevute senza codice QR: si usa la chiave di intelligenza artificiale della lettura dei biglietti. Le ricevute con codice QR vengono lette sul dispositivo anche senza chiave.
• Limite di Letture di ricevute per persona al giorno.
• Conservazione immagini (anni; almeno 5 per la legge fiscale turca): allo scadere del periodo l'immagine viene eliminata, il record della spesa resta.
• Nella schermata è indicato lo stato della cartella delle ricevute. Se le immagini sono fuori dalla radice web, oppure il server blocca l'accesso esterno alla cartella, compare un segno di spunta verde. In caso contrario vengono indicate due soluzioni: definire PZK_OZEL_DIZIN oppure chiedere al provider di hosting una regola Nginx. Sotto, l'elenco Diagnostica indica perché non si possono usare le cartelle fuori dal web (la cartella «private» e «pzk-ozel» nella radice del sito e, se definita, PZK_OZEL_DIZIN) (ad es. «non trovata», «nessun permesso di scrittura», «fuori dalla restrizione di accesso di PHP (open_basedir)»); puoi inviare questo elenco all'assistenza dell'hosting. Se tutte le cartelle fuori dal web sono «fuori dalla restrizione di accesso di PHP (open_basedir)», il suggerimento PZK_OZEL_DIZIN non viene mostrato, perché su quel server non funzionerebbe; si suggerisce solo la regola dell'hosting (0.95.2). Riprova ripete il controllo dell'accesso e ricerca subito di nuovo le cartelle fuori dal web; se trova una cartella adatta, le ricevute vengono spostate lì (0.95.1).

Importante: le ricevute lette con l'IA vengono inviate a un fornitore di servizi all'estero (Anthropic); indicalo nella tua informativa KVKK.

Cartelle private

Per chi: Admin del modulo · Dove: Impostazioni spese → Lettura e conservazione delle ricevute → Cartelle private · Versione: 0.95.2

A cosa serve: Prozence conserva alcuni file nelle proprie cartelle all'interno della cartella uploads del sito e li mostra solo tramite l'app: immagini delle ricevute, biglietti da visita scansionati, allegati di annunci e policy, foto della bacheca aziendale, file caricati da Zoom, foto di richieste, pacchi e segnalazioni di salute e sicurezza e buste paga (0.97.0). L'accesso diretto da internet a queste cartelle deve essere chiuso. Sui server che usano Apache, Prozence lo garantisce da sé. Sui server che usano Nginx (ad es. Kinsta) è il provider di hosting a dover aggiungere una regola.

1. Nelle impostazioni delle spese guarda l'elenco Cartelle private. Accanto a ogni cartella è indicato lo stato: «accesso esterno bloccato (verificato)», «accessibile dall'esterno (verificato)», «non verificabile» oppure «ancora nessun file». Prozence mette un file temporaneo in ogni cartella, lo richiede dal proprio indirizzo e lo elimina subito; il risultato viene conservato per un giorno.
2. Se sono tutte chiuse, l'elenco è verde; non c'è nulla da fare.
3. Se c'è una cartella aperta o non verificabile, in basso compare la regola Nginx già pronta. Fai clic su Copia regola e inviala al tuo provider di hosting (Kinsta: chat di assistenza). La regola copre anche le cartelle che non hanno ancora file.
4. Dopo l'aggiunta della regola fai clic su Riprova. Gli stati devono essere «accesso esterno bloccato (verificato)».

Suggerimento: la regola non rovina nulla nelle schermate: Prozence mostra questi file solo tramite l'app. Dalla 0.95.2 anche le foto di richieste, pacchi e salute e sicurezza si aprono con un indirizzo dell'app firmato; chi non ha effettuato l'accesso non le vede, anche se conosce l'indirizzo.

Importante:

• La cartella delle immagini delle firme (pzk-onbellek) non è nell'elenco di proposito; le foto e i banner della firma devono essere pubblici nelle e-mail. Assicurati che il provider di hosting non chiuda l'intera cartella uploads.
• Su Kinsta, se viene ripristinato un backup precedente alla regola, la regola viene eliminata. In quel caso richiedila di nuovo.

Approvazione contabile e pagamento

Per chi: contabilità (operatore) · Dove: Le mie spese → Contabilità · Versione: 0.93.0

1. Nel riquadro Le mie spese tocca Contabilità.
2. Scegli i filtri e fai clic su Applica:
   • Mese iniziale e Mese finale;
   • Stato (ad es. In contabilità (in attesa di te), Pronta per il pagamento, Tutte (incluse rifiutate e annullate));
   • Tipo (Spese e anticipi, Solo spese, Solo anticipi);
   • Reparto e Categoria;
   • Solo quelle non ancora trasferite.
3. Apri la spesa in attesa della tua approvazione. Se serve, correggi il codice del conto delle voci e il segno Indeducibile, poi fai clic su Approva (pronta per il pagamento) (per una spesa collegata a un anticipo il pulsante si chiama Approva (compensa con anticipo)). La spesa diventa Pronta per il pagamento.
4. Dopo aver eseguito il pagamento, apri la spesa, scegli la data e il metodo di pagamento e fai clic su Segna come pagata. Al dipendente arriva la notifica «La tua spesa è stata pagata». Per un anticipo di lavoro il pulsante si chiama Segna anticipo come erogato; l'anticipo diventa Erogato (aperto).
5. Se hai segnato per errore, usa Annulla segno pagata.

Importante: una spesa compensata con un anticipo non si segna a mano come «pagata»; diventa «pagata (compensata con anticipo)» da sola quando l'anticipo viene chiuso.

Chiudere un anticipo (anticipo di lavoro)

Per chi: contabilità · Dove: Contabilità → apri l'anticipo → Chiudi anticipo · Versione: 0.94.0

A cosa serve: detrae dall'anticipo le spese del dipendente collegate all'anticipo e regola la differenza.

1. Nella schermata Contabilità scegli Tipo = Solo anticipi, Stato = Pagata / anticipo erogato (aperto) e fai clic su Applica.
2. Apri l'anticipo. In alto compaiono gli importi Erogato, Speso (approvato) e Residui, sotto Spese collegate a questo anticipo.
3. Se ci sono spese collegate in attesa di approvazione, concludile prima; nel frattempo la chiusura non si può eseguire.
4. Nella sezione Chiudi anticipo scegli la Data di chiusura e Come regolare la differenza (Bonifico bancario, Cassa, In busta paga).
   • Anticipo in eccesso: viene restituito dal dipendente.
   • Spese in eccesso: vengono pagate al dipendente.
5. Fai clic su Chiudi anticipo. Le spese collegate e pronte per il pagamento diventano «pagate (compensate con anticipo)»; l'anticipo passa allo stato Chiuso.

Nella scrittura contabile:

• Erogazione dell'anticipo: 195.<persona> dare / 102 avere.
• Contropartita della spesa collegata all'anticipo: 195.<persona>.
• Differenza di chiusura:
  • anticipo in eccesso: 102 (in caso di trattenuta in busta paga 335.<persona>) dare / 195 avere;
  • spese in eccesso: 195 dare / 335.<persona> avere.

Trasferire i dati al software di contabilità

Per chi: contabilità · Dove: Contabilità → Esporta (secondo il filtro) · Versione: 0.93.0

1. Nella schermata Contabilità scegli i filtri e fai clic su Applica.
2. Scegli il Software di contabilità.
3. Lascia spuntata la casella Segna le esportate come «trasferite» perché le spese già trasferite non compaiano più.
4. Fai clic sul file che ti serve:
   • Scrittura contabile: solo dalle spese approvate (pronte per il pagamento / pagate); dare = avere.
   • Elenco spese (Excel): comprese le colonne di tipo, numero dell'anticipo e diaria soggetta a imposta.
   • Immagini delle ricevute (ZIP).
   • File per le paghe: totale per persona delle spese da pagare in busta paga; la diaria soggetta a imposta è in una colonna separata.
5. Carica il file nel tuo software di contabilità. Le esportazioni vengono scritte nel registro.

Report delle spese

Per chi: contabilità, visualizzatore, Admin del modulo, responsabili (solo i propri team) · Dove: Le mie spese → Report (Report → Spesa → Amministrazione) → Report dettagliato · Versione: 0.93.0, 0.98.0

1. Tocca Report. Si apre Report → Spesa → Amministrazione: filtro per periodo, reparto e persona, riepilogo, grafico mensile e tabelle CSV (vedi 19. Report). Per il report dettagliato con Excel tocca Report dettagliato e scegli il periodo.
2. Compaiono il grafico mensile; le suddivisioni per reparto, categoria e persona; gli importi IVA inclusa / esclusa. Il riepilogo degli anticipi di lavoro (aperti, erogati, in ritardo) e il totale della diaria sono mostrati a parte; gli anticipi non sono considerati costi.
3. Con Scarica il report in Excel ottieni ogni suddivisione in un foglio separato.