18. Ausgabenverwaltung und Buchhaltung

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel richtet sich an die Administration, die das Ausgabenmodul einrichtet, und an das Buchhaltungsteam, das die Ausgaben bearbeitet: Modul aktivieren, Kategorien und Genehmigungsregeln, Richtlinien für Geschäftsvorschüsse und Tagegeld, Genehmigung durch die Buchhaltung, Zahlung, Abschluss von Vorschüssen, Übertragung ins Buchhaltungsprogramm und Bericht. Zur Seite der Mitarbeitenden siehe 17. Spesen, Vorschüsse und Reisekosten.

In diesem Kapitel

• Rollen vergeben
• Das Ausgabenmodul aktivieren und Kategorien
• Zusätzliche Genehmigende und Betragsschwellen
• Regeln (Position ohne Beleg, Limit, doppelter Beleg)
• Vorschussrichtlinie (Geschäftsvorschuss)
• Tagegeld-Richtlinie
• Buchhaltungskonten und Programmvorlage
• Beleglesen und Aufbewahrung
• Private Ordner
• Genehmigung durch die Buchhaltung und Zahlung
• Einen Vorschuss abschließen (Geschäftsvorschuss)
• Ins Buchhaltungsprogramm übertragen
• Ausgabenbericht

Rollen vergeben

Für wen: Admin · Wo: Admin → Personen und Berechtigungen → Modulberechtigungen → Ausgabe

Wozu: Legt fest, wer im Ausgabenmodul was tut.

Der erste Schritt der Genehmigungskette ist die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters im Organigramm (bei Abwesenheit genehmigt auch die Vertretung). Ist keine Führungskraft festgelegt, entfällt dieser Schritt; die Ausgabe geht dann an zusätzliche Genehmigende oder direkt an die Buchhaltung. Die Rollentabelle finden Sie unter 10. Verwaltung und Einrichtung.

Wichtig: Wurde die Rolle für die Buchhaltung niemandem vergeben, fällt die Genehmigung durch die Buchhaltung an die Admins. Zur Funktionstrennung gilt: Wer eine frühere Stufe genehmigt hat, kann dieselbe Ausgabe nicht noch einmal für die Buchhaltung genehmigen, sofern es einen anderen Buchhalter gibt.

Das Ausgabenmodul aktivieren und Kategorien

Für wen: Modul-Admin · Wo: Admin → Module → Ausgabe

1. Öffnen Sie den Bildschirm Ausgabeneinstellungen.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Ausgabenmodul an (Mitarbeitende können Ausgaben erfassen).
3. Bearbeiten Sie in der Tabelle Kategorien für jede Zeile Folgendes:
   • Name
   • Aufwandskonto (z. B. 770.01)
   • Satz der MwSt.
   • Limit pro Vorgang (TRY)
   • Beleg Pflicht
   • Nicht abzugsfähig (KKEG; gesetzlich nicht anerkannter Aufwand)
4. Für eine neue Kategorie klicken Sie auf + Kategorie, zum Löschen auf Entfernen.
5. Klicken Sie ganz unten auf Einstellungen speichern.

Tipp: Standardkategorien: Reise und Transport, Unterkunft, Verpflegung, Bewirtung, Kraftstoff, Parken und Maut, Büro- und Verbrauchsmaterial, Sonstiges. Harcırah (gündelik) („Tagegeld (Pauschale)“) ist eine Systemkategorie; sie erscheint nicht in der Tabelle, ihr Konto stammt aus dem Abschnitt Tagegeld.

Zusätzliche Genehmigende und Betragsschwellen

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Zusätzliche Genehmigende (nach der Führungskraft, der Reihe nach)

1. Fügen Sie mit + Fester Genehmigender die Personen hinzu, die jede Ausgabe nach der Führungskraft genehmigen (z. B. Budgetverantwortliche).
2. Fügen Sie mit + Schwellenregel Genehmigende hinzu, die vom Betrag abhängen (z. B. über 10.000 TRY → Geschäftsführer).
3. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Die Genehmigenden erhalten der Reihe nach Benachrichtigung und E-Mail; läuft die im Abschnitt Regeln eingestellte Erinnerungsfrist ab, werden sie einmal erinnert.

Regeln (Position ohne Beleg, Limit, doppelter Beleg)

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Regeln

Bei Regeln, für die Warnen gewählt ist, kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit einer Erläuterung einreichen; die Genehmigenden sehen die Erläuterung.

Vorschussrichtlinie (Geschäftsvorschuss)

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Geschäftsvorschuss

1. Aktivieren Sie das Kästchen Mitarbeitende können Vorschüsse beantragen (gleiche Genehmigungsreihenfolge wie Ausgaben).
2. Geben Sie Höchstbetrag je Vorschuss (TRY; 0 = unbegrenzt) ein.
3. Geben Sie Höchstens offene Vorschüsse pro Person (0 = unbegrenzt) ein. Standard ist 1: Wer einen nicht abgeschlossenen Vorschuss hat, kann keinen neuen beantragen.
4. Geben Sie Erinnerung bei offenen Vorschüssen (Tage; 0 = keine) ein. Standard ist 30.
5. Prüfen Sie die Buchhaltungskonten:
   • Konto Geschäftsvorschüsse (Standard 195);
   • Auszahlungskonto (Bank / Kasse) (Standard 102);
   • Vorschusskonto mit Unterkonto je Person (z. B. 195.<Personalnr.>).
6. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Tagegeld-Richtlinie

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Tagegeld (Reisepauschale)

Wozu: Sie legen die Tagegeldsätze einmal als Unternehmensrichtlinie fest. Die Mitarbeitenden geben keinen Betrag ein; der Server berechnet ihn aus den Reiseangaben.

1. Aktivieren Sie das Kästchen Mitarbeitende können Tagegeld zu Ausgaben hinzufügen.
2. Geben Sie für das Inland Folgendes ein:
   • Inland-Tagessatz (TRY; 0 = keiner) (für Reisen außerhalb des Wohnorts);
   • Aufwandskonto Tagegeld (Standard 770.08);
   • auf Wunsch Yurt içi günlük vergi istisnası sınırı („Steuerfreigrenze für den Inlands-Tagessatz“). Der Teil des Tagegelds, der diese Grenze übersteigt, wird in der Datei für die Gehaltsabrechnung als „steuerpflichtiges Tagegeld“ ausgewiesen.
3. Legen Sie die Tagesberechnung fest:
   • Bei mehrtägigen Reisen zählen An- und Abreisetag halb;
   • Tagesreise (%).
4. Geben Sie unter Şirket karşılarsa düşüm („Kürzung, wenn das Unternehmen übernimmt“) die Prozentsätze ein: konaklama (%/gece) („Unterkunft (%/Nacht)“), Frühstück, Mittagessen, Abends.
5. Geben Sie für das Ausland den Tagessatz und die Währung (EUR, USD, GBP, CHF, TRY) für Gruppe A (hohe Kosten), Gruppe B (mittel) und Gruppe C (sonstige) ein.
6. Im Abschnitt Ländergruppen können Sie die Gruppe eines Landes ändern. Die Ausgangsgruppen sind nur ein Vorschlag.
7. Optional: Fügen Sie Unvana göre kademe („Stufe nach Position“) hinzu (+ Stufe). Geben Sie den Namen der Stufe, die Wörter, nach denen in der Position gesucht wird (durch Kommas getrennt, z. B. „Leiter, Direktor“), und den Multiplikator (z. B. 1,5) ein. Es gilt die erste passende Stufe.
8. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Wichtig: Die Beträge sind die eigene Richtlinie Ihres Unternehmens; gesetzliche Beträge werden nicht automatisch abgerufen. Prüfen Sie die Steuerfreigrenze jedes Jahr.

Buchhaltungskonten und Programmvorlage

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Buchhaltung

1. Prüfen Sie die Kontonummern für Vorsteuerkonto (Standard 191.01), Gegenkonto (Verbindlichkeiten ggü. Mitarbeitenden) (335) und Konto nicht abzugsfähiger Aufwand (689.01).
2. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kästchen Gegenkonto mit Unterkonto je Person (z. B. 335.<Personalnr.>).
3. Wählen Sie das Standard-Buchhaltungsprogramm: Luca, Luca (Rechnungsimport, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV oder Allgemein (CSV / Excel).
4. Um die Spaltennamen an die Vorlage Ihres Programms anzupassen, klicken Sie auf Spalten des gewählten Programms bearbeiten. Mit Auf Vorgabe zurücksetzen kehren Sie zum Standard zurück.

Tipp: In Luca wird Buchhaltung → Datenübertragung (Excel) verwendet; da ein Upload höchstens 50 Buchungen enthalten darf, wird die Datei in Teile mit je 50 Buchungen aufgeteilt.

Beleglesen und Aufbewahrung

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Beleglesen und Aufbewahrung

• Karekodsuz fişleri yapay zekâ ile oku („Belege ohne QR-Code per KI lesen“): Es wird der KI-Schlüssel der Kartenerkennung verwendet. Belege mit QR-Code werden auch ohne Schlüssel auf dem Gerät gelesen.
• Limit Belegerkennungen pro Person und Tag.
• Aufbewahrung der Belegbilder (Jahre; türkisches Steuerrecht mind. 5): Nach Ablauf der Frist wird das Bild gelöscht, der Ausgabendatensatz bleibt erhalten.
• Auf dem Bildschirm steht der Status des Belegordners. Liegen die Bilder außerhalb des Web-Stammverzeichnisses oder sperrt der Server den Zugriff von außen auf den Ordner, erscheint ein grünes Häkchen. Andernfalls werden zwei Lösungen genannt: PZK_OZEL_DIZIN festlegen oder beim Hosting-Anbieter eine Nginx-Regel anfordern. Darunter nennt die Liste Teşhis („Diagnose“), warum die Ordner außerhalb des Webs (im Stammverzeichnis der Website „private“ und „pzk-ozel“, gegebenenfalls PZK_OZEL_DIZIN) nicht nutzbar sind (z. B. „nicht gefunden“, „keine Schreibberechtigung“, „außerhalb der PHP-Zugriffsbeschränkung (open_basedir)“); diese Liste können Sie an den Hosting-Support weitergeben. Liegen alle Ordner außerhalb des Webs „außerhalb der PHP-Zugriffsbeschränkung (open_basedir)“, wird der Vorschlag PZK_OZEL_DIZIN nicht angezeigt, weil er auf diesem Server nichts bewirkt; vorgeschlagen wird dann nur die Regel beim Hosting-Anbieter (0.95.2). Erneut versuchen wiederholt die Zugriffsprüfung und sucht sofort erneut nach Ordnern außerhalb des Webs; wird ein geeigneter Ordner gefunden, werden die Belege dorthin verschoben (0.95.1).

Wichtig: Per KI gelesene Belege werden an einen Dienstleister im Ausland (Anthropic) gesendet; weisen Sie in Ihrem KVKK-Informationstext darauf hin.

Private Ordner

Für wen: Modul-Admin · Wo: Ausgabeneinstellungen → Beleglesen und Aufbewahrung → Private Ordner

Wozu: Prozence speichert einige Dateien in eigenen Ordnern im Verzeichnis uploads der Website und zeigt sie nur über die Anwendung an: Belegbilder, gescannte Visitenkarten, Anhänge von Ankündigungen und Richtlinien, Fotos der Unternehmens-Pinnwand, hochgeladene Zoom-Dateien, Fotos zu Anfragen, Sendungen und Sicherheitsmeldungen sowie Gehaltsabrechnungen (0.97.0). Der direkte Zugriff aus dem Internet auf diese Ordner muss gesperrt sein. Auf Servern mit Apache sorgt Prozence selbst dafür. Auf Servern mit Nginx (z. B. Kinsta) muss der Hosting-Anbieter eine Regel hinzufügen.

1. Sehen Sie sich in den Ausgabeneinstellungen die Liste Private Ordner an. Neben jedem Ordner steht der Status: „Zugriff von außen gesperrt (getestet)“, „von außen abrufbar (getestet)“, „konnte nicht getestet werden“ oder „noch keine Dateien“. Prozence legt in jeden Ordner eine temporäre Datei, ruft sie unter der eigenen Adresse ab und löscht sie sofort; das Ergebnis wird einen Tag lang gespeichert.
2. Sind alle gesperrt, ist die Liste grün; es ist nichts zu tun.
3. Gibt es einen offenen oder nicht testbaren Ordner, erscheint unten die vorbereitete Nginx-Regel. Klicken Sie auf Regel kopieren und leiten Sie sie an Ihren Hosting-Anbieter weiter (Kinsta: Support-Chat). Die Regel deckt auch Ordner ab, die noch keine Dateien enthalten.
4. Klicken Sie nach dem Hinzufügen der Regel auf Erneut versuchen. Die Status müssen „Zugriff von außen gesperrt (getestet)“ lauten.

Tipp: Die Regel stört auf den Bildschirmen nichts: Prozence zeigt diese Dateien nur über die Anwendung an. Fotos zu Anfragen, Sendungen und Sicherheitsmeldungen werden seit 0.95.2 außerdem über eine signierte Anwendungsadresse geöffnet; wer nicht angemeldet ist, sieht sie auch dann nicht, wenn er die Adresse kennt.

Wichtig:

• Der Ordner für die Signaturbilder (pzk-onbellek) steht bewusst nicht in der Liste; Fotos und Banner in der Signatur müssen in E-Mails öffentlich zugänglich sein. Stellen Sie sicher, dass der Hosting-Anbieter nicht den gesamten Ordner uploads sperrt.
• Wird bei Kinsta ein Backup wiederhergestellt, das vor der Regel erstellt wurde, geht die Regel verloren. Fordern Sie sie dann erneut an.

Genehmigung durch die Buchhaltung und Zahlung

Für wen: Buchhaltung (Bearbeiter) · Wo: Meine Ausgaben → Buchhaltung

1. Tippen Sie auf der Kachel Meine Ausgaben auf Buchhaltung.
2. Wählen Sie die Filter und klicken Sie auf Anwenden:
   • Startmonat und Endmonat;
   • Status (z. B. In der Buchhaltung (wartet auf Sie), Zahlungsbereit, Alle (inkl. abgelehnt und storniert));
   • Art (Ausgaben und Vorschüsse, Nur Ausgaben, Nur Vorschüsse);
   • Abteilung und Kategorie;
   • Nur noch nicht an die Buchhaltung übertragene.
3. Öffnen Sie die Ausgabe, die auf Ihre Genehmigung wartet. Korrigieren Sie bei Bedarf den Kontocode („hesap kodu“) der Positionen und die Markierung Nicht abzugsfähig, und klicken Sie dann auf Genehmigen (zahlungsbereit) (bei einer Ausgabe, die mit einem Vorschuss verknüpft ist, heißt die Schaltfläche Genehmigen (mit Vorschuss verrechnen)). Die Ausgabe wird Zahlungsbereit.
4. Öffnen Sie die Ausgabe nach der Zahlung, wählen Sie Zahlungsdatum und Zahlungsart und klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Die Person erhält die Benachrichtigung „Ihre Ausgabe wurde bezahlt“. Bei einem Geschäftsvorschuss heißt die Schaltfläche Vorschuss als ausgezahlt markieren; der Vorschuss wird Ausgezahlt (offen).
5. Haben Sie versehentlich markiert, nutzen Sie Bezahlt-Markierung zurücknehmen.

Wichtig: Eine Ausgabe, die mit einem Vorschuss verrechnet wird, wird nicht von Hand auf „bezahlt“ gesetzt; sie wird beim Abschluss des Vorschusses automatisch „bezahlt (mit Vorschuss verrechnet)“.

Einen Vorschuss abschließen (Geschäftsvorschuss)

Für wen: Buchhaltung · Wo: Buchhaltung → Vorschuss öffnen → Vorschuss abschließen

Wozu: Zieht die mit dem Vorschuss verknüpften Ausgaben der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters vom Vorschuss ab und gleicht die Differenz aus.

1. Wählen Sie auf dem Bildschirm Buchhaltung Art = Nur Vorschüsse, Status = Bezahlt / Vorschuss ausgezahlt (offen) und klicken Sie auf Anwenden.
2. Öffnen Sie den Vorschuss. Oben sehen Sie die Beträge Ausgezahlt, Ausgegeben (genehmigt) und Verbleibend, darunter Mit diesem Vorschuss verknüpfte Ausgaben.
3. Wartet noch eine verknüpfte Ausgabe auf Genehmigung, schließen Sie diese zuerst ab; währenddessen kann der Vorschuss nicht abgeschlossen werden.
4. Wählen Sie im Abschnitt Vorschuss abschließen das Abschlussdatum und Ausgleich der Differenz (Überweisung, Kasse, Gehaltsabrechnung).
   • Vorschussüberschuss: wird von der Person zurückgefordert.
   • Ausgabenüberschuss: wird an die Person ausgezahlt.
5. Klicken Sie auf Vorschuss abschließen. Verknüpfte, zahlungsbereite Ausgaben werden „bezahlt (mit Vorschuss verrechnet)“; der Vorschuss geht in den Status Geschlossen über.

In der Buchungsdatei:

• Auszahlung des Vorschusses: 195.<Person> Soll / 102 Haben.
• Gegenkonto einer mit dem Vorschuss verknüpften Ausgabe: 195.<Person>.
• Abschlussdifferenz:
  • Vorschussüberschuss: 102 (bei Abzug von der Gehaltsabrechnung 335.<Person>) Soll / 195 Haben;
  • Ausgabenüberschuss: 195 Soll / 335.<Person> Haben.

Ins Buchhaltungsprogramm übertragen

Für wen: Buchhaltung · Wo: Buchhaltung → Exportieren (nach Filter)

1. Wählen Sie auf dem Bildschirm Buchhaltung die Filter und klicken Sie auf Anwenden.
2. Wählen Sie das Buchhaltungsprogramm.
3. Lassen Sie das Kästchen Übertragene als „übertragen“ markieren angehakt, damit Übertragenes nicht noch einmal erscheint.
4. Klicken Sie auf die Datei, die Sie brauchen:
   • Buchungsdatei: nur aus genehmigten (zahlungsbereiten / bezahlten) Ausgaben; Soll = Haben.
   • Ausgabenliste (Excel): einschließlich der Spalten Art, Vorschussnummer und steuerpflichtiges Tagegeld.
   • Belegbilder (ZIP).
   • Datei für die Gehaltsabrechnung: Summe pro Person der Ausgaben, die über die Gehaltsabrechnung gezahlt werden; steuerpflichtiges Tagegeld in einer eigenen Spalte.
5. Laden Sie die Datei in Ihr Buchhaltungsprogramm hoch. Exporte werden protokolliert.

Ausgabenbericht

Für wen: Buchhaltung, Betrachter, Modul-Admin, Führungskräfte (nur für ihr eigenes Team) · Wo: Meine Ausgaben → Bericht (Berichte → Ausgabe → Geschäftsleitung) → Detaillierter Bericht

1. Tippen Sie auf Bericht. Berichte → Ausgabe → Geschäftsleitung öffnet sich: Zeitraum-, Abteilungs- und Personenfilter, Übersicht, Monatsdiagramm und CSV-Tabellen (siehe 19. Berichte). Für den detaillierten Bericht mit Excel tippen Sie auf Detaillierter Bericht und wählen einen Zeitraum.
2. Sie sehen das Monatsdiagramm, die Aufschlüsselung nach Abteilung, Kategorie und Person sowie Beträge inklusive und exklusive MwSt. Die Übersicht der Geschäftsvorschüsse (offen, ausgezahlt, überfällig) und die Summe des Tagegelds werden gesondert gezeigt; Vorschüsse gelten nicht als Aufwand.
3. Mit Bericht als Excel herunterladen erhalten Sie jede Aufschlüsselung auf einem eigenen Blatt.