31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel beschreibt die Einstellungen von vier Modulen: Anfragen (Kategorien, Zielzeiten, Verantwortliche, Textbausteine), Poststelle (Abholort, Erinnerung, Paketdienste, Standard-Paketdienst, Tracking-Links), Einkauf (Kategorien, Freigebende, Beschaffung ohne Freigabe) und Inventar (Empfangsbestätigung, Garantie-Erinnerung, Aufbewahrung, eigene Kategorien für Anlagegüter). Wer in welchem Modul was tun darf, vergeben Sie im Bereich Berechtigungen auf demselben Bildschirm.

Die täglichen Arbeiten (Anfragen bearbeiten, Sendungen erfassen und übergeben, Einkäufe freigeben, Anlagegüter und Inventur) laufen auf Bildschirmen, die auch die Mitarbeitenden nutzen; siehe 23. Anfragen, 24. Pakete, Poststelle und Einkauf und 28. Anlagegüter und Inventarzuweisung. Zur allgemeinen Beschreibung der Rollen siehe 10. Verwaltung und Einrichtung.

Für wen: Admin · Serviceverantwortliche · Modul-Admins von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Inventar

In diesem Kapitel

• Einstellungsbildschirme öffnen
• Anfrage-Einstellungen: Kategorien und Zielzeiten
• Textbausteine festlegen
• Berechtigungen für Anfragen vergeben
• Einstellungen der Poststelle
• Berechtigungen für die Poststelle vergeben
• Einkaufseinstellungen
• Berechtigungen für den Einkauf vergeben
• Inventar-Einstellungen und eigene Kategorien
• Berechtigungen für das Inventar vergeben
• Berichte

Bevor Sie beginnen: Alle vier Module sind im Unternehmen standardmäßig deaktiviert. Jedes aktivieren Sie mit dem ersten Kästchen auf seinem Einstellungsbildschirm. Die Bildschirme in diesem Kapitel entstanden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“.

Einstellungsbildschirme öffnen

Für wen: Admin, Serviceverantwortliche, Modul-Admins · Wo: Admin → Module

Wozu: Die Einstellungen der vier Module liegen an zwei Stellen:

1. Klicken Sie im Menü links auf Admin.
2. Klicken Sie im Verwaltungsmenü in der Gruppe Module auf Services, Einkauf oder Inventar.
3. Unter Services erscheinen oben Unter-Registerkarten: Allgemein, Anfragen, Poststelle, Buchung, Besucher, Verpflegung, Shuttle, Fahrzeug, Berechtigungen. Klicken Sie auf die gewünschte Unter-Registerkarte.

Auf dem Telefon: Tippen Sie auf Profil → Leiste Admin und wählen Sie dann mit der Schaltfläche Bereich:… den Bereich.

Tipp:

• Die Unter-Registerkarten zeigen nur die Bereiche, für die Sie berechtigt sind. Die Registerkarte eines deaktivierten Services erscheint blass und mit dem Etikett „aus“; Sie können trotzdem in seine Einstellungen gehen.
• Die gewählte Unter-Registerkarte wird für die Sitzung gemerkt; zwischen den Registerkarten wechseln Sie auch mit den Pfeiltasten.

Anfrage-Einstellungen: Kategorien und Zielzeiten

Für wen: Modul-Admin Anfragen, Serviceverantwortliche, Admin · Wo: Admin → Services → Anfragen

Wozu: Sie legen die Anfragethemen fest, die Mitarbeitende eröffnen können, dazu die Verantwortlichen jedes Themas und die Ziel-Lösungszeit.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Anfragen aktiv: Mitarbeitende eröffnen Anfragen unter Board → Services.
2. Geben Sie bei Geschlossene Anfragen wie viele Monate aufbewahren (3–120; danach mit Foto gelöscht) den Wert ein.
3. In jedem Kategoriekasten (im Titel steht die Zahl der offenen Anfragen, z. B. „Kategorie 1 · 4 offene Anfragen“):
   1. Bearbeiten Sie die Felder Name und Beschreibung (im Formular sichtbar).
   2. Geben Sie Ziel-Lösungszeit (Stunden; dringend ×¼, hoch ×½, niedrig ×2) ein.
   3. Lassen Sie das Häkchen bei Mitarbeitende können hier Anfragen eröffnen gesetzt (nehmen Sie es weg, erscheint die Kategorie nicht im Formular, ältere Anfragen bleiben erhalten).
   4. Schreiben Sie in das Feld Verantwortliche hinzufügen: Namen eingeben einen Namen und wählen Sie die verantwortliche Person aus der Liste. Zum Entfernen klicken Sie neben dem Namen auf ×.
4. Klicken Sie für eine neue Kategorie auf + Kategorie hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Anfrage-Einstellungen speichern.

Ergebnis: Die Meldung „Anfrage-Einstellungen gespeichert.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „In dieser Kategorie gibt es offene Anfragen; zuerst schließen oder Kategorie deaktivieren.“ — Sie haben bei einer Kategorie mit offener Anfrage auf Kategorie entfernen geklickt.
• „Mindestens eine Kategorie muss bleiben.“ / „Höchstens 30 Kategorien.“
• „Die Zielzeit für ‚…‘ muss zwischen 1 und 720 Stunden liegen.“
• „Aufbewahrung muss 3–120 Monate betragen.“

Tipp: Wird die Zielzeit überschritten, erhält die Person, die die Anfrage übernommen hat (hat niemand sie übernommen, die Verantwortlichen der Kategorie), einmal eine Benachrichtigung. Hat die Anfrage den Status Wartet auf Info, steht die Zielzeit still (siehe 23. Anfragen).

Textbausteine festlegen

Für wen: Modul-Admin Anfragen, Serviceverantwortliche, Admin · Wo: Admin → Services → Anfragen → Textbausteine

Wozu: Antworten, die Bearbeitende von Anfragen häufig schreiben, legen Sie einmal fest; im Anfragefenster wählen sie diese aus der Liste Textbaustein einfügen….

1. Scrollen Sie auf der Unter-Registerkarte Anfragen nach unten zum Bereich Textbausteine.
2. Klicken Sie auf + Textbaustein hinzufügen.
3. Schreiben Sie in das Feld Name (in der Liste sichtbar) einen kurzen Namen (z. B. „Passwort zurückgesetzt“).
4. Schreiben Sie die Antwort in das Feld Text. Im Text können Sie zwei Platzhalter verwenden:
   • {ad} — Name der anfragenden Person (z. B. „Hallo {ad},“ → „Hallo Gamze,“);
   • {no} — Anfragenummer (z. B. „schreiben Sie dazu in der Anfrage ({no})“ → „schreiben Sie dazu in der Anfrage (T-2026-0020)“).
5. Löschen Sie nicht benötigte Textbausteine mit Entfernen.
6. Klicken Sie auf Anfrage-Einstellungen speichern.

Häufige Fehler:

• „Ein Textbaustein braucht einen Namen (mindestens 2 Zeichen) und Text.“
• „Es können höchstens 30 Textbausteine angelegt werden.“

Tipp: Die Textbausteine sehen nur die Bearbeitenden der Anfragen; die anfragenden Mitarbeitenden sehen sie nicht. Völlig leere Zeilen werden beim Speichern übersprungen.

Berechtigungen für Anfragen vergeben

Für wen: Admin, Serviceverantwortliche · Wo: Admin → Services → Berechtigungen → Anfragen (IT, Verwaltung, Material, Gebäude)

Wozu: Sie legen fest, wer die Anfragen verwaltet, bearbeitet und beobachtet. Die Verantwortlichen einer Kategorie wählen Sie zusätzlich in den Kategorieeinstellungen.

1. Klicken Sie unter Services auf die Unter-Registerkarte Berechtigungen.
2. Schreiben Sie im Bereich Anfragen (IT, Verwaltung, Material, Gebäude) bei jeder Rolle einen Namen in das Feld und wählen Sie die Person aus.
3. Um einer ganzen Abteilung eine Rolle zu geben, verwenden Sie + Abteilung hinzufügen.
4. Klicken Sie im Bereich auf Speichern.

Tipp: Die oberste Zeile in derselben Unter-Registerkarte Berechtigungen (Services → Modul-Admin) ist der Serviceverantwortliche: Er verwaltet die gesamte Registerkarte Services und sieht auch die Anfragen, die Poststelle, Buchungen und Besucher.

Einstellungen der Poststelle

Für wen: Modul-Admin Poststelle, Serviceverantwortliche, Admin · Wo: Admin → Services → Poststelle

Wozu: Aktiviert die Erfassung eingehender Sendungen und die Versandanfragen der Mitarbeitenden; Sie legen Abholort, Erinnerung, Aufbewahrungsdauer, Paketdienste und Tracking-Adressen fest.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Poststelle aktiv: Pakete erfassen und Abholcodes senden.
2. Damit Mitarbeitende Sendungen anfordern können, setzen Sie das Häkchen bei Mitarbeitende können Versand anfordern.
3. Schreiben Sie in das Feld Abholort (steht in der Benachrichtigung), wo die Sendungen abgeholt werden.
4. Geben Sie die Werte für Erinnerung für nicht abgeholte Pakete (Tage; 0 = aus; höchstens 3-mal) und Einträge wie viele Monate aufbewahren (1–120) ein.
5. Fügen Sie in der Zeile Poststellen-Verantwortliche über das Feld Verantwortliche hinzufügen: Namen eingeben die Verantwortlichen hinzu.
6. Bearbeiten Sie die Liste Versanddienste (einer pro Zeile).
7. Wählen Sie in der Liste Standard-Paketdienst den Dienst, der beim Versand zuerst ausgewählt erscheint.
8. Schreiben Sie für den Tracking-Link in das Feld Tracking-Link-Vorlagen pro Zeile einen Dienst: Dienst | https://…{no} (z. B. Yurtiçi Kargo | https://takip.ornek.invalid/kargo?no={no}).
9. Klicken Sie auf Poststellen-Einstellungen speichern.

Ergebnis: Die Meldung „Poststellen-Einstellungen gespeichert.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Die Zeile für die Tracking-Adresse muss im Format ‚Dienst | https://…{no}‘ stehen: …“ — In der Zeile fehlt das Zeichen |, das Dienstnamen und Adresse trennt.
• „Die Tracking-Adresse für … muss mit https:// beginnen und {no} enthalten.“ — Die Adresse beginnt nicht mit https:// oder {no} fehlt.
• „Der Dienst mit Tracking-Adresse steht nicht in der Liste: …“ — Fügen Sie den Dienst zuerst der Liste Versanddienste hinzu.
• „Mindestens ein Versanddienst muss bleiben.“
• „Erinnerung muss 0–14 Tage sein (0 = aus).“
• „Aufbewahrung muss 1–120 Monate betragen.“

Wichtig: Die Tracking-Vorlage wird über den Namen des Dienstes zugeordnet. Ändern Sie den Namen eines Dienstes in der Liste, ändern Sie auch den Namen in der Vorlage.

Berechtigungen für die Poststelle vergeben

Für wen: Admin, Serviceverantwortliche · Wo: Admin → Services → Berechtigungen → Poststelle (Pakete und Post)

1. Klicken Sie unter Services auf die Unter-Registerkarte Berechtigungen.
2. Fügen Sie im Bereich Poststelle (Pakete und Post) den Rollen Personen hinzu.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Erledigt die Person am Empfang sowohl die Besucher- als auch die Poststellenarbeit, geben Sie ihr in beiden Modulen die Rolle Bearbeiter; im Menü erscheinen Empfang und Poststelle als getrennte Bildschirme (siehe 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen).

Einkaufseinstellungen

Für wen: Modul-Admin Einkauf, Admin · Wo: Admin → Module → Einkauf

Wozu: Aktiviert die Einkaufsanfragen; Sie legen die Kategorien, die Freigebenden der Geschäftsleitung und die Personen fest, die ohne Freigabe beschaffen dürfen.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Bestellanforderungen an: Mitarbeitende sehen „Einkauf“ in Mein Bereich.
2. Schreiben Sie in der Liste Kategorien den Namen jeder Kategorie und wählen Sie die Art (IT oder Verwaltung). Löschen Sie nicht benötigte Kategorien mit ×; für eine neue klicken Sie auf + Kategorie hinzufügen.
3. Schreiben Sie im Bereich Freigabe durch die Geschäftsleitung im Feld Freigebende einen Namen und wählen Sie die Freigebenden aus.
4. Fügen Sie im Bereich Beschaffung ohne Freigabe (Freigabe per Berechtigung überspringen) im Feld Personen ohne Freigabepflicht die Personen hinzu.
5. Geben Sie die Obergrenze ohne Freigabe (TRY; 0 = unbegrenzt) ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die Meldung „Einkaufseinstellungen gespeichert.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Mindestens eine Kategorie muss bleiben.“
• „Die Kategorieart muss IT oder Verwaltung sein: …“
• „Die Obergrenze ohne Freigabe muss 0 oder ein positiver TRY-Betrag sein (0 = unbegrenzt).“
• „Die Einkaufseinstellungen ändert der Modul-Admin oder der Admin.“

Wichtig: Niemand kann die eigene Anfrage freigeben. Gibt es nur einen Freigebenden, fügen Sie für dessen eigene Anfragen einen zweiten hinzu (oder der Modul-Admin / Admin entscheidet). Die Freigabe erfolgt einstufig.

Berechtigungen für den Einkauf vergeben

Für wen: Admin, Modul-Admin Einkauf · Wo: Admin → Module → Einkauf → Berechtigungen

Wozu: Sie legen fest, wer die Beschaffungsliste bearbeitet (Einkaufsbeauftragte) und wer nur zusieht.

1. Gehen Sie unter der Registerkarte Einkauf zum Bereich Berechtigungen.
2. Fügen Sie jeder Rolle Personen hinzu; für eine ganze Abteilung verwenden Sie + Abteilung hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Ist kein Einkaufsbeauftragter bestimmt, gibt es niemanden, der die genehmigten Anfragen in der Beschaffungsliste bearbeitet. Die Freigebenden sind keine Rolle; sie werden in der oben genannten Einstellung Freigebende gewählt.

Inventar-Einstellungen und eigene Kategorien

Für wen: Modul-Admin Inventar, Admin · Wo: Admin → Module → Inventar

Wozu: Aktiviert das Modul Inventar und den Bildschirm Inventar; Sie legen Empfangsbestätigung, Garantie-Erinnerung, Aufbewahrungsdauer und die unternehmenseigenen Kategorien für Anlagegüter fest.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Inventarmodul an: Mitarbeiter sehen „Meine Inventargegenstände“ unter Mein Bereich.
2. Lassen Sie das Häkchen bei Empfangsbestätigung verlangen: Zuweisung gilt nach Bestätigung (empfohlen) gesetzt.
3. Geben Sie die Werte für Garantie-Erinnerung (Tage vorher; 0 = aus) und Aufbewahrung verlorener / ausgemusterter Einträge (Monate) ein.
4. Klicken Sie im Bereich Eigene Kategorien für eine Art, die nicht in der integrierten Liste steht, auf + Kategorie hinzufügen, schreiben Sie den Kategoriename und wählen Sie die Gruppe (IT-Ausstattung, Karten, Schlüssel, SIMs, Büro und Möbel, Fahrzeuge und Ausrüstung, Sonstiges). Löschen Sie nicht benötigte Kategorien mit Entfernen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die Meldung „Inventar-Einstellungen gespeichert.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Es gibt bereits eine Kategorie mit dem Namen ‚…‘.“ — Derselbe Name wie bei einer integrierten oder einer anderen eigenen Kategorie.
• „In der Kategorie ‚…‘ sind Anlagegüter erfasst; ordnen Sie sie zuerst einer anderen Kategorie zu.“ — Eine Kategorie mit Einträgen lässt sich nicht löschen.
• „Der Kategoriename muss mindestens 2 Zeichen haben.“ / „Es können höchstens 40 eigene Kategorien hinzugefügt werden.“
• „Garantie-Erinnerung muss 0–180 Tage sein (0 = aus).“ / „Aufbewahrung muss 12–120 Monate betragen.“

Wichtig: Deaktivieren Sie die Empfangsbestätigung, gilt ein zugewiesener Gegenstand sofort als zugewiesen und es wird keine Bestätigung des Mitarbeitenden eingeholt („Bestätigung aus: Gegenstand gilt sofort als zugewiesen.“).

Berechtigungen für das Inventar vergeben

Für wen: Admin, Modul-Admin Inventar · Wo: Admin → Module → Inventar → Berechtigungen

1. Gehen Sie unter der Registerkarte Inventar zum Bereich Berechtigungen.
2. Fügen Sie die Inventarverantwortlichen (IT, Verwaltung) als Bearbeiter hinzu.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Kosten und Verschuldensbewertung der Vorfälle sind eine personenbezogene Bewertung; geben Sie die Rolle Betrachter nur Personen, die diese Informationen sehen müssen.

Berichte

Für wen: Modul-Admins, Betrachter · Wo: Menü links → Berichte

Die Berichte der vier Module stehen auf der Seite Berichte in eigenen Registerkarten:

• Anfragen: Zahl der Anfragen nach Kategorie, Bearbeiter und Abteilung, Mediane von erster Antwort und Lösungszeit, Anteil im Ziel gelöster Anfragen, Zufriedenheit (siehe 19. Berichte). Die Übersicht im Kästchen Anfragen zeigt dieselben Kennzahlen (siehe 23. Anfragen).
• Paket: wer wie viele Pakete / Kuriersendungen versendet hat, Sendungen nach Kategorie, Dienst und Abteilung, Listen der eingehenden und ausgehenden Sendungen (siehe 19. Berichte).
• Einkauf: Tabellen nach Kategorie, Art, Abteilung, Person und Status, Beschaffung ohne Freigabe (siehe 19. Berichte).
• Inventar: Inventarbewegungen, Vorfälle, durchschnittliche Abschlusszeit, Tabellen nach Art und nach Verschuldensbewertung (siehe 19. Berichte).