31. Müraciət, poçt və kuryer, satınalma və inventarın idarə edilməsi

Ekran görüntüləri Prozence-in türkcə interfeysini və uydurma "Örnek Teknoloji A.Ş." məlumatlarını göstərir.

Bu bölmə dörd modulun ayarlarını izah edir: Müraciətlər (kateqoriyalar, hədəf müddətlər, məsullar, hazır cavablar), Poçt və kuryer (təhvil yeri, xatırlatma, karqo şirkətləri, standart şirkət, izləmə ünvanları), Satınalma (kateqoriyalar, təsdiqləyənlər, təsdiqsiz təchizat) və Təhkim olunmuş əmlak (təhvil təsdiqi, zəmanət xatırlatması, saxlama, xüsusi inventar kateqoriyaları). Hər modulda kimin nə edəcəyini eyni ekrandakı İcazələr bölməsindən verirsiniz.

Gündəlik işlər (müraciətlərin emalı, göndərişin qeydi və təhvili, satınalma təsdiqi, inventar və sayım) işçilərin də istifadə etdiyi ekranlardadır; bax: 23. Müraciətlər, 24. Bağlama, poçt və satınalma və 28. İnventar və təhkim olunmuş əmlak. Rolların ümumi izahı üçün bax: 10. İdarəetmə və quraşdırma.

Kimlər üçün: Admin · Xidmət məsulu · Müraciətlər, Poçt və kuryer, Satınalma və Təhkim olunmuş əmlak modul adminləri

Bu bölmədə

• Ayar ekranlarını açma
• Müraciət ayarları: kateqoriyalar və hədəf müddətlər
• Hazır cavabları təyin etmə
• Müraciətlər üçün icazə vermə
• Poçt və kuryer ayarları
• Poçt və kuryer üçün icazə vermə
• Satınalma ayarları
• Satınalma üçün icazə vermə
• Təhkim olunmuş əmlak ayarları və xüsusi kateqoriyalar
• Təhkim olunmuş əmlak üçün icazə vermə
• Hesabatlar

Başlamazdan əvvəl: Dörd modul da şirkətdə bağlı gəlir. Hər birini öz ayar ekranındakı ilk qutu ilə açırsınız. Bu bölmədəki ekranlar uydurma "Örnek Teknoloji A.Ş." məlumatları ilə hazırlanıb.

Ayar ekranlarını açma

Kimlər üçün: Admin, xidmət məsulu, modul adminləri · Harada: Admin → Modullar · Versiya: 0.63.0 (Xidmətlər alt tabları 0.99.23, Satınalma 0.99.22)

Nə üçündür: Dörd modulun ayarları iki yerdədir:

1. Soldakı menyudan Admin bölməsinə klikləyin.
2. İdarəetmə menyusunda Modullar qrupundakı Xidmətlər, Satınalma və ya Təhkim olunmuş əmlak bölməsinə klikləyin.
3. Xidmətlər bölməsində üstdə alt tablar görünür: Ümumi, Müraciətlər, Poçt və kuryer, Rezervasiya, Qonaqlar, Yemək, Servis, Avtomobil, İcazələr. İstədiyiniz alt taba klikləyin.

Telefonda: Profil → Admin zolağına toxunun, sonra Bölmə: … düyməsindən bölməni seçin.

Məsləhət:

• Alt tablar yalnız icazəniz olan bölmələri göstərir. Bağlı xidmətin tabı solğun və "bağlı" etiketlidir; ayarlarına yenə də girə bilərsiniz.
• Seçdiyiniz alt tab sessiya boyunca yadda saxlanılır; tablar arasında ox düymələri ilə də keçə bilərsiniz.

Müraciət ayarları: kateqoriyalar və hədəf müddətlər

Kimlər üçün: Müraciətlər modul admini, xidmət məsulu, Admin · Harada: Admin → Xidmətlər → Müraciətlər · Versiya: 0.63.0 (0.99.43-də yeniləndi)

Nə üçündür: İşçilərin aça biləcəyi müraciət mövzularını, hər mövzunun məsullarını və hədəf həll müddətini müəyyən edirsiniz.

1. Müraciət qeydiyyatı açıqdır: işçilər Lövhə → Xidmətlər bölməsində müraciət açır qutusunu işarələyin.
2. Bağlanan müraciətlər neçə ay saxlanılsın (3–120; sonra fotosu ilə birlikdə silinir) dəyərini daxil edin.
3. Hər kateqoriya qutusunda (başlığında "Kateqoriya 1 · 4 açıq müraciət" kimi açıq müraciətlərin sayı yazılır):
   1. Ad və Təsvir (formada görünür) sahələrini redaktə edin.
   2. Hədəf həll müddəti (saat; təcili ×¼, yüksək ×½, aşağı ×2) dəyərini daxil edin.
   3. İşçilər bu kateqoriyada müraciət aça bilər qutusunu işarəli saxlayın (bağlasanız, kateqoriya formada görünmür, köhnə müraciətlər qalır).
   4. Məsul əlavə et: ad yazın qutusuna ad yazıb siyahıdan məsulu seçin. Silmək üçün adın yanındakı × düyməsinə klikləyin.
4. Yeni kateqoriya üçün + Kateqoriya əlavə et düyməsinə klikləyin.
5. Müraciət ayarlarını yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Nəticə: "Müraciət ayarları yadda saxlanıldı." mesajı görünür.

Tez-tez edilən səhvlər:

• "Bu kateqoriyada açıq müraciət var; əvvəlcə onları bağlayın və ya kateqoriyanı söndürün." — Kateqoriyanı sil düyməsinə açıq müraciəti olan kateqoriyada kliklədiniz.
• "Ən azı bir kateqoriya qalmalıdır." / "Ən çox 30 kateqoriya təyin edilə bilər."
• ""…" üçün hədəf müddət 1–720 saat arasında olmalıdır."
• "Saxlama müddəti 3–120 ay arasında olmalıdır."

Məsləhət: Hədəf müddət keçəndə müraciəti öz üzərinə götürən şəxsə (heç kim götürməyibsə kateqoriya məsullarına) bir dəfə bildiriş gedir. Müraciət Məlumat gözlənilir statusunda olanda hədəf müddət dayanır (bax: 23. Müraciətlər).

Hazır cavabları təyin etmə

Kimlər üçün: Müraciətlər modul admini, xidmət məsulu, Admin · Harada: Admin → Xidmətlər → Müraciətlər → Hazır cavablar · Versiya: 0.99.43

Nə üçündür: Müraciətləri emal edənlərin tez-tez yazdığı cavabları bir dəfə təyin edirsiniz; müraciət pəncərəsində Hazır cavab əlavə et… siyahısından seçilir.

1. Müraciətlər alt tabında aşağı sürüşdürüb Hazır cavablar bölməsinə gəlin.
2. + Hazır cavab əlavə et düyməsinə klikləyin.
3. Ad (siyahıda görünür) sahəsinə qısa ad yazın (məs. "Parol sıfırlandı").
4. Mətn qutusuna cavabı yazın. Mətndə iki yer tutucudan istifadə edə bilərsiniz:
   • {ad} — müraciət sahibinin adı (məs. "Salam {ad}," → "Salam Gamze,");
   • {no} — müraciət nömrəsi (məs. "bu müraciətə ({no}) yazın" → "bu müraciətə (T-2026-0020) yazın").
5. Lazımsız cavabı Sil ilə silin.
6. Müraciət ayarlarını yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Tez-tez edilən səhvlər:

• "Hazır cavabın adı (ən az 2 simvol) və mətni olmalıdır."
• "Ən çox 30 hazır cavab təyin etmək olar."

Məsləhət: Hazır cavabları yalnız müraciətləri emal edənlər görür; müraciət açan işçi görmür. Tamamilə boş sətirlər qeyd zamanı atlanır.

Müraciətlər üçün icazə vermə

Kimlər üçün: Admin, xidmət məsulu · Harada: Admin → Xidmətlər → İcazələr → Müraciətlər (İT, inzibati, sərfiyyat, obyekt) · Versiya: 0.74.0 (İcazələr alt tabı 0.99.23)

Nə üçündür: Müraciətləri kimin idarə edəcəyini, emal edəcəyini və izləyəcəyini müəyyən edirsiniz. Kateqoriya məsulları ayrıca kateqoriya ayarında seçilir.

1. Xidmətlər bölməsində İcazələr alt tabına klikləyin.
2. Müraciətlər (İT, inzibati, sərfiyyat, obyekt) bölməsində hər rol üçün qutuya ad yazıb şəxsi seçin.
3. Bir departamentin hamısına rol vermək üçün + Departament əlavə et düyməsindən istifadə edin.
4. Bölmənin Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Məsləhət: Eyni İcazələr alt tabındakı ən üst sətir (Xidmətlər → Modul admini) xidmət məsuludur: Xidmətlər tabının hamısını idarə edir və müraciət, poçt və kuryer, rezervasiya, ziyarətçi işlərini də görür.

Poçt və kuryer ayarları

Kimlər üçün: Poçt və kuryer modul admini, xidmət məsulu, Admin · Harada: Admin → Xidmətlər → Poçt və kuryer · Versiya: 0.64.0 (standart şirkət və izləmə şablonları 0.99.21)

Nə üçündür: Daxil olan göndəriş qeydini və işçilərin gedən karqo müraciətlərini açır; təhvil yerini, xatırlatmanı, saxlama müddətini, karqo şirkətlərini və izləmə ünvanlarını müəyyən edirsiniz.

1. Poçt və kuryer açıqdır: daxil olan bağlamaların qeydiyyatı və işçiyə təhvil kodu qutusunu işarələyin.
2. İşçilərin göndəriş istəyə bilməsi üçün İşçilər göndərmə müraciəti aça bilər qutusunu işarələyin.
3. Təhvil yeri (bildirişdə göstərilir) sahəsinə göndərişlərin haradan götürüləcəyini yazın.
4. Götürülməyən bağlama üçün xatırlatma (gün; 0 = söndürülüb; ən çox 3 dəfə) və Qeydlər neçə ay saxlanılsın (1–120) dəyərlərini daxil edin.
5. Poçt və kuryer məsulları sətrində Məsul əlavə et: ad yazın qutusu ilə məsulları əlavə edin.
6. Kargo şirkətləri (hər sətirdə bir) siyahısını redaktə edin.
7. Standart karqo şirkəti siyahısından göndərərkən əvvəlcə seçili gələcək şirkəti seçin.
8. İzləmə keçidi üçün İzləmə ünvanı şablonları qutusuna hər sətirdə bir şirkət yazın: Şirkət | https://…{no} (məs. Yurtiçi Kargo | https://takip.ornek.invalid/kargo?no={no}).
9. Poçt və kuryer ayarlarını yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Nəticə: "Poçt və kuryer ayarları yadda saxlanıldı." mesajı görünür.

Tez-tez edilən səhvlər:

• "İzləmə ünvanı sətri "Şirkət | https://…{no}" formatında olmalıdır: …" — sətirdə şirkət adı ilə ünvanı ayıran | yoxdur.
• "… üçün izləmə ünvanı https:// ilə başlamalı və {no} ehtiva etməlidir." — ünvan https:// ilə başlamır və ya {no} çatışmır.
• "İzləmə ünvanı verilən şirkət siyahıda yoxdur: …" — əvvəlcə şirkəti Kargo şirkətləri siyahısına əlavə edin.
• "Ən azı bir kargo şirkəti qalmalıdır."
• "Xatırlatma 0–14 gün arasında olmalıdır (0 = söndürülüb)."
• "Saxlama müddəti 1–120 ay arasında olmalıdır."

Diqqət: İzləmə şablonu şirkət adına görə uyğunlaşır. Şirkət adını siyahıda dəyişsəniz, şablondakı adı da dəyişin.

Poçt və kuryer üçün icazə vermə

Kimlər üçün: Admin, xidmət məsulu · Harada: Admin → Xidmətlər → İcazələr → Poçt və kuryer (bağlama və poçt) · Versiya: 0.74.0

1. Xidmətlər bölməsində İcazələr alt tabına klikləyin.
2. Poçt və kuryer (bağlama və poçt) bölməsində rollara şəxs əlavə edin.
3. Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Məsləhət: Resepsiya əməkdaşı həm ziyarətçi, həm poçt və kuryer işi görürsə, hər iki modulda İcraçı olsun; menyuda Resepsiya və Poçt və kuryer ayrı ekranlar kimi görünür (bax: 32. Servis, yemək, qonaq və fövqəladə halın idarə edilməsi).

Satınalma ayarları

Kimlər üçün: Satınalma modul admini, Admin · Harada: Admin → Modullar → Satınalma · Versiya: 0.99.22

Nə üçündür: Satınalma müraciətlərini açır; kateqoriyaları, rəhbərlik təsdiqləyənlərini və təsdiq almadan təchiz edə biləcək şəxsləri müəyyən edirsiniz.

1. Satınalma sorğuları açıqdır: işçilər "Mənim sahəm"də "Satınalma"nı görür qutusunu işarələyin.
2. Kateqoriyalar siyahısında hər kateqoriyanın adını yazın və növünü (İT və ya İnzibati) seçin. Lazımsız kateqoriyanı × ilə silin; yenisi üçün + Kateqoriya əlavə et düyməsinə klikləyin.
3. Rəhbərlik təsdiqi bölməsində Təsdiqləyənlər qutusuna ad yazıb təsdiqləyənləri seçin.
4. Təsdiqsiz təchizat (səlahiyyətə görə təsdiqi keçmək) bölməsində Təsdiqsiz təchizat səlahiyyəti olanlar qutusuna şəxsləri əlavə edin.
5. Təsdiqsiz təchizat həddi (TRY; 0 = limitsiz) dəyərini daxil edin.
6. Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Nəticə: "Satınalma parametrləri saxlanıldı." mesajı görünür.

Tez-tez edilən səhvlər:

• "Ən azı bir kateqoriya olmalıdır."
• "Kateqoriya növü İT və ya İnzibati olmalıdır: …"
• "Hədd 0 və ya müsbət TRY məbləği olmalıdır (0 = limitsiz)."
• "Satınalma parametrlərini modul admini və ya Admin dəyişir."

Diqqət: Heç kim öz müraciətini təsdiqləyə bilməz. Tək təsdiqləyən varsa, onun öz müraciətləri üçün ikinci təsdiqləyən əlavə edin (və ya modul admini / Admin qərar verir). Təsdiq tək mərhələlidir.

Satınalma üçün icazə vermə

Kimlər üçün: Admin, satınalma modul admini · Harada: Admin → Modullar → Satınalma → İcazələr · Versiya: 0.99.22

Nə üçündür: Təchizat siyahısını kimin emal edəcəyini (satınalma icraçısı) və kimin yalnız izləyəcəyini müəyyən edirsiniz.

1. Satınalma tabının altındakı İcazələr bölməsinə gəlin.
2. Hər rola şəxs əlavə edin; bir departamentin hamısı üçün + Departament əlavə et düyməsindən istifadə edin.
3. Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Diqqət: Satınalma icraçısı təyin edilməzsə, təsdiqlənən müraciətləri təchizat siyahısında emal edəcək heç kim olmur. Təsdiqləyənlər rol deyil; yuxarıdakı Təsdiqləyənlər ayarında seçilir.

Təhkim olunmuş əmlak ayarları və xüsusi kateqoriyalar

Kimlər üçün: Təhkim olunmuş əmlak modul admini, Admin · Harada: Admin → Modullar → Təhkim olunmuş əmlak · Versiya: 0.75.0, 0.96.1 (xüsusi kateqoriyalar 0.99.42)

Nə üçündür: Təhkim olunmuş əmlak modulunu və İnventar ekranını açır; təhvil təsdiqini, zəmanət xatırlatmasını, saxlama müddətini və şirkətə xas inventar kateqoriyalarını müəyyən edirsiniz.

1. Təhkim olunmuş əmlak modulu aktivdir: işçilər Mənim sahəmdə "Təhkim olunmuş əmlakım" bölməsini görür qutusunu işarələyin.
2. Təhvil təsdiqi tələb et: işçi "Təhvil aldım" dedikdə təhkim qəti olur (tövsiyə olunur) qutusunu işarəli saxlayın.
3. Zəmanət xatırlatması (neçə gün əvvəl; 0 = söndürülüb) və İtmiş / silinmiş qeydlər neçə ay saxlanılsın dəyərlərini daxil edin.
4. Xüsusi kateqoriyalar bölməsində quraşdırılmış siyahıda olmayan növ üçün + Kateqoriya əlavə et düyməsinə klikləyin, Kateqoriya adı yazın və Qrup seçin (İnformasiya texnologiyaları, Kart, açar, xətt, Ofis və mebel, Nəqliyyat və avadanlıq, Digər). Lazımsız kateqoriyanı Sil ilə silin.
5. Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Nəticə: "Təhkim olunmuş əmlak parametrləri yadda saxlanıldı." mesajı görünür.

Tez-tez edilən səhvlər:

• ""…" adlı kateqoriya artıq var." — quraşdırılmış və ya başqa xüsusi kateqoriya ilə eyni ad.
• ""…" kateqoriyasında qeydə alınmış inventar var; əvvəlcə onları başqa kateqoriyaya keçirin." — içində qeyd olan kateqoriya silinə bilməz.
• "Kateqoriya adı ən azı 2 simvol olmalıdır." / "Ən çox 40 xüsusi kateqoriya əlavə etmək olar."
• "Zəmanət xatırlatması 0–180 gün olmalıdır (0 = söndürülüb)." / "Saxlama müddəti 12–120 ay olmalıdır."

Diqqət: Təhvil təsdiqini bağlasanız, təhkim edilən əşya dərhal təhkim olunmuş sayılır və işçi təsdiqi alınmır ("Təhvil təsdiqi söndürülüb: əşya dərhal təhkim olunmuş sayılır.").

Təhkim olunmuş əmlak üçün icazə vermə

Kimlər üçün: Admin, təhkim olunmuş əmlak modul admini · Harada: Admin → Modullar → Təhkim olunmuş əmlak → İcazələr · Versiya: 0.74.0 (Admin tabı 0.99.3)

1. Təhkim olunmuş əmlak tabının altındakı İcazələr bölməsinə gəlin.
2. İnventar məsullarını (İT, inzibati işlər) İcraçı kimi əlavə edin.
3. Yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Diqqət: Hadisələrdəki xərc və təqsir qiymətləndirməsi şəxsi qiymətləndirmədir; müşahidəçi rolunu yalnız bu məlumatı görməli olan şəxslərə verin.

Hesabatlar

Kimlər üçün: Modul adminləri, müşahidəçilər · Harada: Soldakı menyu → Hesabatlar · Versiya: 0.98.0 (Bağlama 0.99.21, Satınalma 0.99.22, müraciət ölçüləri 0.99.43, təhkim hadisələri 0.99.42)

Dörd modulun hesabatları Hesabatlar səhifəsində ayrı tablardadır:

• Müraciətlər: kateqoriyaya, icraçıya və departamentə görə müraciət sayları, ilk cavab və həll müddəti medianları, hədəfdə həll olunanların nisbəti, məmnunluq (bax: 19. Hesabatlar). Müraciətlər qutusundakı Xülasə lövhəsi də eyni ölçüləri göstərir (bax: 23. Müraciətlər).
• Bağlama: kim neçə karqo / kuryer göndərdi, kateqoriya, şirkət və departamentə görə göndərişlər, gələn və gedən göndəriş siyahıları (bax: 19. Hesabatlar).
• Satınalma: kateqoriya, növ, departament, şəxs və status cədvəlləri, təsdiqsiz təchizat (bax: 19. Hesabatlar).
• Təhkim olunmuş əmlak: təhkim hərəkətləri, hadisələr, orta bağlanma müddəti, növə və təqsir qiymətləndirməsinə görə cədvəllər (bax: 19. Hesabatlar).