30. İşçi məzuniyyətlərinin idarə edilməsi

Ekran görüntüləri Prozence-in türkcə interfeysini və uydurma "Örnek Teknoloji A.Ş." məlumatlarını göstərir.

Bu bölmə məzuniyyət modulunu quraşdıran və idarə edən şəxslər üçündür: məzuniyyət modulunun admini, insan resursları (İR) təsdiqləyiciləri və tətbiq inzibatçısı. İş günlərini, staj cədvəllərini, rəsmi bayramları, məzuniyyət növlərinin qaydalarını, avans məzuniyyəti və imzalı məzuniyyət formasının izlənməsini ayarlayırsınız; qalıqları daxil edir, son təsdiqi verir və imzalı formaları QR-kodla təhvil alırsınız.

İşçinin məzuniyyət istəmə ekranları və rəhbərin ilk təsdiqi üçün bax: 21. İşçi məzuniyyətləri.

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini · İR (məzuniyyət icraçısı) · Tətbiq inzibatçısı

Bu bölmədə

• Ayarları açma (məzuniyyət modulu)
• İş günləri, staj cədvəlləri və rəsmi bayramlar
• Ödənişli və ödənişsiz məzuniyyət növlərinin qaydaları
• Keçirmə, avans məzuniyyət və keçmiş tarixli müraciət
• Formanın imzalı təhvilinin izlənməsi
• Təsdiqləyiciləri və müşahidəçiləri təyin etmə
• Təsdiq axını və insan resursları təsdiqi
• İllik məzuniyyət qalıqlarını daxil etmə və düzəltmə
• Bütün müraciətlər, ləğv və işçi adından məzuniyyət qeydi
• Formanı QR-kodla təhvil alma (insan resursları)
• Təsdiqlənmiş məzuniyyətləri əmək haqqı proqramına ötürmə

Ayarları açma (məzuniyyət modulu)

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini, tətbiq inzibatçısı · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət · Versiya: 0.78.0 (Admin tabı 0.99.2)

Nə üçündür: Məzuniyyət modulunu açır və bütün qaydalarını tək ekranda toplayır.

Başlamazdan əvvəl: Modul şirkətdə bağlı gəlir. Tətbiq inzibatçısı modulu Admin → Ümumi → modullar siyahısından aça bilər (bax: 10. İdarəetmə və quraşdırma).

1. Kompüterdə soldakı menyudan Admin-ə klikləyin.
2. Modullar qrupunda Məzuniyyət-ə klikləyin. Məzuniyyət ayarları açılır. Modul adminisinizsə, amma tətbiq inzibatçısı deyilsinizsə Admin-də yalnız öz modullarınızı görürsünüz.
3. Üstdəki qısayollar: İllik məzuniyyət qalıqları və Bütün məzuniyyət müraciətləri müvafiq pəncərələri açır; İR təsdiqləyicilərini təyin et (yalnız tətbiq inzibatçısında) sizi İnsanlar və icazələr-ə aparır.
4. Məzuniyyət müraciəti açıqdır (işçilər tətbiqdən məzuniyyət istəyir) qutusunu işarələyin.
5. Aşağıdakı bölmələri doldurun və ən altda Ayarları yadda saxla-ya klikləyin. "Məzuniyyət ayarları yadda saxlanıldı." mesajı çıxır.

Diqqət: Ayarları yalnız modul admini və tətbiq inzibatçısı dəyişir: "Ayarları yalnız modul admini dəyişir." 0.99.2-dən etibarən Məzuniyyətlərim qutusunda Ayarlar düyməsi yoxdur; köhnə #izin-ayar keçidi bu taba aparır.

İş günləri, staj cədvəlləri və rəsmi bayramlar

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət · Versiya: 0.78.0

Nə üçündür: Məzuniyyət günlərinin necə sayılacağını və illik məzuniyyət hüququnun stajdan asılı olaraq nə qədər olacağını müəyyən edir.

1. İş günləri altında iş günlərini işarələyin (məs. B.e.–C.).
2. Staj cədvəlləri (illik məzuniyyət) altında hər sətrə "… il və daha çox → … gün" daxil edin. Türkiyə üçün Hazır cədvəli yüklə-yə klikləyin (1 il → 14, 6 il → 20, 15 il → 26 gün). Sətir əlavə etmək üçün + Sətir, silmək üçün Sil-ə klikləyin.
3. Başqa ölkədə işçiləriniz varsa Ölkə cədvəli əlavə et siyahısından ölkəni seçin. Standart ölkə-ni müəyyən edin.
4. Rəsmi bayramlar altında Tarixlər (hər sətirdə bir İİİİ-AA-GG) qutusunu doldurun və ya Türkiyənin 2026–2027 bayramlarını əlavə et-ə klikləyin.
5. Ayarları yadda saxla-ya klikləyin.

Diqqət:

• Dini bayram tarixlərini hər il yoxlayın; ərəfə yarım günləri siyahıda yoxdur.
• Sətri olmayan ölkədə ildönümündə hüquq əlavə edilmir; qalığı İR əl ilə idarə edir.
• Səhv tarix yadda saxlanılmır: "Bayram tarixi İİİİ-AA-GG formatında olmalıdır: …". Ən azı bir iş günü seçilməlidir: "Ən azı bir iş günü seçin."

Ödənişli və ödənişsiz məzuniyyət növlərinin qaydaları

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət → Məzuniyyət növləri və qaydalar · Versiya: 0.99.5 (yol məzuniyyəti 0.99.2)

Nə üçündür: Hər məzuniyyət növünü açır və ya bağlayır; bir dəfədə ən çox neçə gün, ildə ən çox neçə dəfə alına biləcəyini və növün qalığını müəyyən edir.

1. Məzuniyyət növləri və qaydalar altında növün kartına klikləyin. Kart başlığında qaydaların xülasəsi yazılır (məs. "ildə 3 gün, keçir · ildə ən çox 2 dəfə · iş günü").
2. Qaydaları daxil edin (0 = məhdudiyyət yoxdur). Aşağıdakı cədvələ baxın.
3. Digər növlər üçün eyni addımları təkrarlayın və Ayarları yadda saxla-ya klikləyin.

Nəticə: İşçi Məzuniyyət istə formasında növü seçdikdə qaydalarını bir sətirdə görür; öz hüququ olan növlər Məzuniyyətlərim qutusunda "qalan / bu ilki cəmi hüquq" şəklində sıralanır (qalan: təsdiq gözləyənlər çıxılıb; cəmi: illik hüquq və keçən günlər).

Diqqət:

• Bir növ həm illik məzuniyyətdən çıxıla, həm də öz hüququna malik ola bilməz: "…: bir növ ya illik məzuniyyətdən çıxılır, ya da öz illik hüququ olur; ikisi birlikdə seçilə bilməz."
• Öz illik hüququ olan növdə Bir dəfədə ən çox (gün) illik hüquqdan böyük daxil edilsə (keçirmə açıqdırsa illik hüquq ilə keçirmə həddinin cəmindən böyükdürsə) yadda saxlayarkən illik hüquqa (tam günə yuxarı yuvarlaqlaşdırılaraq) endirilir.
• "İllik məzuniyyətdən çıxılır" seçimi müraciət anında qeydə yazılır; ayarı sonradan dəyişmək köhnə müraciətlərə təsir etmir.
• Qaydalar işçinin müraciətində tətbiq olunur. Onun adından məzuniyyət qeyd et (İR qeydi) baş vermiş məzuniyyəti işləyir və qaydalara ilişmir.
• Xəstəlik / səhhət arayışı, doğuş və əlil uşaq məzuniyyətləri xüsusi növdür: təqvimdə və müşahidəçilərdə yalnız "məzuniyyətdə / xüsusi məzuniyyət" görünür.

Keçirmə, avans məzuniyyət və keçmiş tarixli müraciət

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət → Qaydalar və Avans məzuniyyət · Versiya: 0.78.0 (avans məzuniyyət 0.99.17)

Nə üçündür: İllik məzuniyyətin keçirilməsini, hüququ olmayan və ya çatmayan işçinin avans məzuniyyətdən istifadəsini və işçinin ən çox neçə gün geriyə müraciət daxil edə biləcəyini müəyyən edir.

1. Qaydalar altında Keçirmə həddi (gün; 0 = limitsiz) dəyərini daxil edin.
2. Avans məzuniyyət altında Hüququ olmayan və ya çatmayan əməkdaş avans məzuniyyət götürə bilər qutusunu işarələyin. Ən çox avans (gün) sahəsi çıxır; boşdursa 5 təklif olunur.
3. Keçmiş tarixli müraciət (gün) dəyərini daxil edin.
4. Ayarları yadda saxla-ya klikləyin.

Nəticə: Avans açıq olanda işçi Məzuniyyətlərim-də "Avans məzuniyyət: ən çox …" sətrini görür. Təsdiqləyici avanslı müraciətdə "Bu müraciətin … avansdır (hüququ hələ yaranmamış məzuniyyət)." xəbərdarlığını görür. Avans ayrıca hərəkət deyil: qalan qalıq mənfiyə enir, ildönümündə əlavə edilən hüquq mənfini bağlayır.

Diqqət:

• Türkiyədə illik məzuniyyət hüququ keçir. Keçirmə həddi qoymazdan əvvəl hüquq məsləhətçinizdən soruşun.
• Avans yalnız illik məzuniyyətdən çıxılan növlərdə keçərlidir. Avansın hüquqi uyğunluğunu (əmək müqaviləsi, daxili qaydalar) şirkət müəyyən edir.
• Avans bağlandıqda gözləyən avanslı müraciətlər qalır, yeni avanslı müraciət göndərilə bilməz.
• İşçi işdən ayrılarkən istifadə olunmuş avansı İR qalıq düzəlişi ilə bağlayır.

Formanın imzalı təhvilinin izlənməsi

Kimlər üçün: Məzuniyyət modul admini · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət → İmzalı məzuniyyət forması · Versiya: 0.99.5 (e-poçt və gündəlik xatırlatma 0.99.20)

Nə üçündür: Təsdiqlənmiş məzuniyyətlərin imzalı formasının İR-ə təhvil verilib-verilmədiyini izləyir. İzləmə açıq olanda təsdiqlənmiş məzuniyyət, forma təhvil alınana qədər İmzalı forma gözlənilir vəziyyətindədir; təhvildə Qəti olur.

1. Təsdiqlənmiş məzuniyyətlərin imzalı formasını izlə (HR formanın şəklini çəkəndə QR koddan tanınır) qutusunu işarələyin.
2. Bütün təsdiqlər veriləndə formanı PDF olaraq əməkdaşa e-poçtla göndər (əlavədə; "Məzuniyyətiniz təsdiqləndi — formanı imzalayıb İK-ya təhvil verin") qutusunu işarələyin və ya götürün.
3. Forma təhvil verilənə qədər hər iş günü saat 09.30-da xatırlat altında kanalları seçin: Telefon bildirişi, E-poçt (forma PDF əlavədə), SMS.
4. Ayarları yadda saxla-ya klikləyin.

Məsləhət: SMS provayderi müəyyən edilməyibsə qutuda "SMS provayderi müəyyən edilməyib (Əmək haqqı vərəqələrim → SMS); müəyyən edildikdə mobil nömrəsi qeydə alınmış işçilərə gedir." yazılır.

Diqqət: Həftəsonu, rəsmi bayram və təsdiq günündə xatırlatma getmir. Heç bir kanal seçilməsə xatırlatma edilmir. İzləmə yalnız xüsusiyyət quraşdırıldıqdan sonra təsdiqlənən məzuniyyətlər üçün aparılır. Bağlasanız e-poçt və xatırlatmaların hamısı dayanır.

Təsdiqləyiciləri və müşahidəçiləri təyin etmə

Kimlər üçün: Tətbiq inzibatçısı, Məzuniyyət modul admini · Harada: Admin → Modullar → Məzuniyyət → İcazələr · Versiya: 0.99.3

Nə üçündür: Son təsdiqi kimin verəcəyini (İR), kimin yalnız görəcəyini və modulu kimin idarə edəcəyini müəyyən edir.

1. Məzuniyyət tabının altındakı İcazələr bölməsinə enin.
2. Rolun qutusundakı Şəxs əlavə et… sahəsinə ad yazın və siyahıdan seçin. Götürmək üçün şəxsin yanındakı ×-ə klikləyin.
3. Bir şöbədəki hər kəsə rol vermək üçün Departamentə rol altında + Departament əlavə et-ə klikləyin.
4. Yadda saxla-ya klikləyin.

Məsləhət: Ətraflı icazə quruluşu üçün bax: 10. İdarəetmə və quraşdırma.

Təsdiq axını və insan resursları təsdiqi

Kimlər üçün: İR (məzuniyyət icraçısı) · Harada: Mənim sahəm → Məzuniyyətlərim → Təsdiq gözləyən (N) · Versiya: 0.78.0 (avans xəbərdarlığı 0.99.17, imzalı forma 0.99.20)

Nə üçündür: Rəhbərin təsdiqlədiyi müraciətlərə son təsdiqi verirsiniz. Təsdiqlənən məzuniyyət təqvimə, Lövhəyə və kataloqa "Məzuniyyətdə" olaraq düşür və qalıqdan çıxılır.

Təsdiq axını:

1. İşçi müraciət göndərir → Rəhbərin təsdiqində. Rəhbərə "Məzuniyyət müraciəti təsdiqinizi gözləyir" bildirişi və e-poçtu gedir.
2. Rəhbər təsdiqləyir → Kadrlar şöbəsinin təsdiqində. İR-ə "Məzuniyyət müraciəti İR təsdiqinizi gözləyir" bildirişi və e-poçtu gedir.
3. İR təsdiqləyir → İmzalı forma gözlənilir (izləmə açıqdırsa) və ya Təsdiqləndi. İşçiyə bildiriş və PDF əlavəli e-poçt gedir.
4. İR imzalı formanı təhvil alır → Qəti.

Rəhbəri müəyyən edilməmiş və ya rəhbəri işdən ayrılmış işçinin müraciəti birbaşa İR-ə gedir; İR təsdiqləyir. 2 gündən uzun gözləyən müraciətlərdə təsdiqləyiciyə "Gözləyən məzuniyyət müraciəti" xatırlatması gedir.

İR kimi təsdiqləmə:

1. Məzuniyyətlərim qutusunda Təsdiq gözləyən (N)-ə klikləyin. Kadrlar şöbəsinin təsdiqində olan müraciətlər (və komandanızın rəhbər təsdiqi gözləyən müraciətləri) sıralanır.
2. Hər kartda şəxs, məzuniyyət növü, tarix, gün sayı, şöbə, "Qalan illik məzuniyyət: … (gözləyən …)", izahat və əvəz edən şəxs yazılır. Avanslı müraciətdə avans xəbərdarlığı çıxır.
3. Təsdiqlə (Kadrlar)-a klikləyin. "Təsdiqləndi; təqvimə işləndi. İşçidən imzalı forma gözlənilir." mesajı çıxır.
4. Rədd etmək üçün Rədd et-ə klikləyin, səbəbi yazın və yenidən Rədd et-ə klikləyin.

Diqqət: Öz müraciətinizi təsdiqləyə bilməzsiniz. Müşahidəçilər hesabat, doğuş və əlil uşaq məzuniyyətlərini yalnız "Xüsusi məzuniyyət" olaraq görür.

İllik məzuniyyət qalıqlarını daxil etmə və düzəltmə

Kimlər üçün: İR · Harada: Mənim sahəm → Məzuniyyətlərim → Qalıqlar (və ya Admin → Modullar → Məzuniyyət → İllik məzuniyyət qalıqları) · Versiya: 0.78.0 (doğum ili 0.80.0)

Nə üçündür: Hər işçinin açılış qalığını (keçən günlər daxil) bir dəfə daxil edirsiniz; sonra hər işə qəbul ildönümündə staj cədvəlinə görə hüquq öz-özünə əlavə olunur.

1. Qalıqlar-a klikləyin. İllik məzuniyyət qalıqları cədvəlində hər işçinin Ölkə, İşə qəbul, Açılış, Hüquq, İstifadə olunan, Gözləyən və Qalan günləri yazılır. Axtarış qutusuna ad və ya şöbə yaza bilərsiniz.
2. Bir işçinin sətrinə klikləyin.
3. Açılış qalığı və staj altında Açılış qalığı (gün, keçənlər daxil), Qalıq tarixi, İşə qəbul tarixi və Ölkə (staj cədvəli) sahələrini doldurun.
4. İstəsəniz Doğum ili (yalnız kadrlar şöbəsi görür) daxil edin. Türkiyədə 18 yaş və aşağı ilə 50 yaş və yuxarıdakıların illik məzuniyyəti 20 gündən az ola bilməz; doğum ili daxil edildikdə öz-özünə tətbiq olunur.
5. Yadda saxla-ya klikləyin.
6. Qalığı sonradan dəyişmək üçün Düzəliş altında Gün (+/−) və Səbəb yazıb Düzəliş əlavə et-ə klikləyin.

Məsləhət: Hərəkətlər altında qalığın bütün dəyişiklikləri kimin etdiyi ilə sıralanır. Cədvəli CSV yüklə ilə ixrac edə bilərsiniz (izin-bakiyeleri.csv). İldönümündə hüquq əlavə olunduqda işçiyə "İllik məzuniyyət hüququnuz əlavə edildi" bildirişi gedir.

Tez-tez edilən səhvlər və xəbərdarlıqlar: "Açılış qalığı −30 ilə 400 gün arasında olmalıdır." · "Düzəliş 0 ola bilməz və ən çox ±100 gün ola bilər." · "Düzəlişin səbəbini yazın."

Bütün müraciətlər, ləğv və işçi adından məzuniyyət qeydi

Kimlər üçün: İR, müşahidəçi (yalnız görür) · Harada: Mənim sahəm → Məzuniyyətlərim → Bütün müraciətlər · Versiya: 0.78.0 ("İmzalı forma gözlənilir" süzgəci 0.99.5)

Nə üçündür: Bütün şirkətin məzuniyyət müraciətlərini süzür, təsdiqlənmiş məzuniyyəti ləğv edir və baş vermiş məzuniyyəti (məs. keçmiş tarixli hesabat) işçi adından qeyd edirsiniz.

1. Bütün müraciətlər-ə klikləyin. Bütün məzuniyyət müraciətləri pəncərəsi açılır.
2. Status siyahısından Təsdiq gözləyən, Təsdiqlənən, İmzalı forma gözlənilir, Rədd edilən, Ləğv edilən və ya Hamısı-nı seçin. Ay ilə süzün.
3. Bir müraciətə klikləyərək təfərrüatını və Tarixçə-sini görün. Gözləyən müraciətdə Təsdiqlə (Kadrlar) və Rədd et buradadır.
4. Təsdiqlənmiş məzuniyyəti ləğv etmək üçün Ləğv et-ə klikləyin və təsdiqləyin. Məzuniyyət təqvimdən götürülür, günlər qalığa qayıdır; maraqlı tərəflərə "Təsdiqlənmiş məzuniyyət ləğv edildi" bildirişi gedir.

İşçi adından məzuniyyət qeydi:

1. Qalıqlar-da işçinin sətrinə klikləyin.
2. Onun adından məzuniyyət qeyd et-ə klikləyin. İR qeydi: … pəncərəsi açılır.
3. Məzuniyyət növü, Başlanğıc və Bitmə (məzuniyyətin son günü) sahələrini doldurun; keçmiş tarix daxil edilə bilər.
4. Yadda saxla-ya klikləyin. "Məzuniyyət qeyd edildi və təqvimə işləndi." mesajı çıxır; qeyd təsdiqlənmiş olaraq işlənir.

Diqqət: Öz məzuniyyətinizi İR kimi işləyə bilməzsiniz: "Öz məzuniyyət qeydinizi İR kimi işləyə bilməzsiniz; bunu başqa İR məsulu və ya Admin etməlidir."

Formanı QR-kodla təhvil alma (insan resursları)

Kimlər üçün: Məzuniyyət icraçısı (İR), Məzuniyyət modul admini · Harada: Mənim sahəm → Məzuniyyətlərim → İmzalı formanı təhvil al · Versiya: 0.99.5

Nə üçündür: İşçi imzalı formanı sizə verdikdə formanın şəklini çəkirsiniz. Formadakı QR-kod telefonda oxunur, məzuniyyət öz-özünə tapılır və "təhvil alındı" işarələnir; məzuniyyət Qəti olur. Şəkil məzuniyyət qeydində saxlanılır.

Başlamazdan əvvəl: Formanın imzalı təhvilinin izlənməsi açıq olmalıdır.

1. Məzuniyyətlərim qutusunda İmzalı formanı təhvil al-a toxunun. Mötərizədə gözləyən forma sayı yazılır. Pəncərənin altında İmzalı forması gözlənilən məzuniyyətlər sıralanır.
2. Formanın şəklini çək / seç-ə toxunun. Telefonda kamera açılır; formanı düz səthə qoyun və QR-kod aydın görünəcək şəkildə çəkin.
3. QR-kod oxunarsa yaşıl qutuda "✓ Təhvil alındı: IZ-…" ilə işçinin adı, məzuniyyət növü, tarixi və müddəti yazılır. İşçiyə "Məzuniyyət formanız təhvil alındı" bildirişi gedir.
4. Növbəti forma üçün Növbəti formanın şəklini çək / seç-ə toxunun.

QR-kod oxuna bilməsə: "QR-kod oxuna bilmədi. Formanı düz səthə qoyub yaxşı işıqda, QR-kod aydın görünəcək şəkildə yenidən çəkin." xəbərdarlığı çıxır. Altdakı siyahıdan formanın Forma №-sini (məs. IZ-128) seçib Bu məzuniyyətlə uyğunlaşdır və saxla-ya toxunun. Qeydə "əl ilə uyğunlaşdırılıb" yazılır.

Tez-tez edilən səhvlər və xəbərdarlıqlar:

• "Forma aktual deyil: məzuniyyət qeydi forma çap edildikdən sonra dəyişib. Aktual formanı çap edib yenidən imzalatdırın."
• "Bu forma … tarixində … tərəfindən təhvil alınıb." — Şəkli yenilə ilə şəkli dəyişə bilərsiniz; köhnə şəkil silinir.
• "Öz məzuniyyət formanızı təhvil ala bilməzsiniz; başqa İR səlahiyyətlisi təhvil almalıdır."
• "Bu QR-kod məzuniyyət formasına aid deyil." / "Bu QR-koda aid təsdiqlənmiş məzuniyyət tapılmadı (məzuniyyət ləğv edilib)."

Diqqət: Şəkli işçi, İR və modul admini görür (İmzalı formaya bax). Müşahidəçi xüsusi növlərin şəklini görə bilməz. Şəkillər qorunan qovluqda saxlanılır, yalnız tətbiq vasitəsilə açılır. Bu ekran real telefon kamerası tələb edir; bələdçidəki təsvirdə şəkil fayldan seçilib.

Təsdiqlənmiş məzuniyyətləri əmək haqqı proqramına ötürmə

Kimlər üçün: İR, İş vaxtı məsulu · Harada: Mənim sahəm → İş vaxtı → Tabel → Əmək haqqı proqramına ötür · Versiya: 0.99.31

Nə üçündür: Ayın təsdiqlənmiş məzuniyyətləri tabellə birlikdə əmək haqqı proqramının Excel ötürməsinə uyğun sütunlarla yüklənir (Logo, Mikro, Luca, Netsis və ya ümumi şablon).

1. İş vaxtı qutusunda Tabel-ə klikləyin və ayı seçin.
2. Əmək haqqı proqramına ötür altında proqramı seçib Excel yüklə-yə klikləyin.

Eyni fayl Admin → İnteqrasiyalar → HR və mühasibat tabından da alınır (bax: 13. İnteqrasiyalar). Excel iki vərəqdir: Tabel (işçi başına gün, saat, növə görə məzuniyyət günləri və SGK çatışmayan gün) və Məzuniyyətlər. Təfərrüat və təsvir üçün bax: 29. İş vaxtının idarə edilməsi.

Diqqət: Yalnız təsdiqlənmiş məzuniyyətlər sayılır; ay sərhədini aşan məzuniyyət bölünür. Faylda TC kimlik nömrəsi yoxdur; uyğunlaşdırma sicil nömrəsi ilə aparılır.