30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel richtet sich an Personen, die das Urlaubsmodul einrichten und verwalten: den Modul-Admin Urlaub, die Genehmigenden des Personalwesens (HR) und den App-Admin. Sie legen Arbeitstage, Tabellen nach Betriebszugehörigkeit, gesetzliche Feiertage, die Regeln der Urlaubsarten, den Urlaubsvorschuss und die Verfolgung des unterschriebenen Urlaubsformulars fest; Sie erfassen Salden, erteilen die letzte Genehmigung und nehmen unterschriebene Formulare per QR-Code an.

Zu den Bildschirmen für Urlaubsanträge der Mitarbeitenden und zur ersten Genehmigung durch die Führungskraft siehe 21. Urlaub der Mitarbeitenden.

Für wen: Modul-Admin Urlaub · HR (Bearbeiter für Urlaub) · App-Admin

In diesem Kapitel

• Einstellungen öffnen (Urlaubsmodul)
• Arbeitstage, Tabellen nach Betriebszugehörigkeit und gesetzliche Feiertage
• Regeln für bezahlte und unbezahlte Urlaubsarten
• Übertrag, Urlaubsvorschuss und rückwirkende Anträge
• Verfolgung des unterschriebenen Formulars
• Genehmigende und Betrachter zuweisen
• Freigabeprozess und Genehmigung durch das Personalwesen
• Jahresurlaubssalden erfassen und korrigieren
• Alle Anträge, Stornierung und Urlaubseintrag für eine Person
• Formular per QR-Code annehmen (Personalwesen)
• Genehmigten Urlaub in die Lohnsoftware exportieren

Einstellungen öffnen (Urlaubsmodul)

Für wen: Modul-Admin Urlaub, App-Admin · Wo: Admin → Module → Urlaub

Wozu: Aktiviert das Urlaubsmodul und bündelt alle Regeln auf einem Bildschirm.

Bevor Sie beginnen: Das Modul ist im Unternehmen standardmäßig ausgeschaltet. Der App-Admin kann es unter Admin → Allgemein in der Modulliste aktivieren (siehe 10. Verwaltung und Einrichtung).

1. Klicken Sie am Computer im Menü links auf Admin.
2. Klicken Sie in der Gruppe Module auf Urlaub. Die Urlaubseinstellungen öffnen sich. Sind Sie Modul-Admin, aber kein App-Admin, sehen Sie in Admin nur Ihre eigenen Module.
3. Die Kurzbefehle oben: Jahresurlaubssalden und Alle Urlaubsanträge öffnen die jeweiligen Fenster; HR-Genehmigende zuweisen (nur beim App-Admin) führt Sie zu Personen und Berechtigungen.
4. Setzen Sie das Häkchen bei Urlaubsanträge aktiv (Mitarbeiter beantragen in der App).
5. Füllen Sie die Abschnitte darunter aus und klicken Sie ganz unten auf Einstellungen speichern. Es erscheint die Meldung „Urlaubseinstellungen gespeichert.“

Wichtig: Die Einstellungen ändern nur der Modul-Admin und der App-Admin: „Einstellungen ändert nur der Modul-Admin.“ Seit 0.99.2 gibt es im Feld „Mein Urlaub“ keine Schaltfläche Einstellungen mehr; der alte Link #izin-ayar führt zu dieser Registerkarte.

Arbeitstage, Tabellen nach Betriebszugehörigkeit und gesetzliche Feiertage

Für wen: Modul-Admin Urlaub · Wo: Admin → Module → Urlaub

Wozu: Legt fest, wie Urlaubstage gezählt werden und wie hoch der Jahresurlaubsanspruch nach Betriebszugehörigkeit ist.

1. Markieren Sie unter Arbeitstage die Arbeitstage (z. B. Mo–Fr).
2. Geben Sie unter Tabellen nach Betriebszugehörigkeit (Jahresurlaub) in jeder Zeile „… Jahre und mehr → … Tage“ ein. Für die Türkei klicken Sie auf Vorlage laden (1 Jahr → 14, 6 Jahre → 20, 15 Jahre → 26 Tage). Mit + Zeile fügen Sie eine Zeile hinzu, mit Löschen entfernen Sie sie.
3. Haben Sie Mitarbeitende in einem anderen Land, wählen Sie das Land in der Liste Ländertabelle hinzufügen. Legen Sie das Standardland fest.
4. Füllen Sie unter Gesetzliche Feiertage das Feld Daten (je Zeile JJJJ-MM-TT) aus oder klicken Sie auf Feiertage Türkei 2026–2027 hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Wichtig:

• Prüfen Sie die Daten der religiösen Feiertage jedes Jahr; halbe Tage vor Feiertagen stehen nicht in der Liste.
• In einem Land ohne Zeile wird am Jubiläum kein Anspruch gutgeschrieben; das Personalwesen verwaltet den Saldo dann von Hand.
• Ein fehlerhaftes Datum wird nicht gespeichert: „Das Feiertagsdatum muss im Format JJJJ-MM-TT sein: …“. Mindestens ein Arbeitstag muss gewählt sein: „Mindestens einen Arbeitstag wählen.“

Regeln für bezahlte und unbezahlte Urlaubsarten

Für wen: Modul-Admin Urlaub · Wo: Admin → Module → Urlaub → Urlaubsarten und Regeln

Wozu: Schaltet jede Urlaubsart ein oder aus; legt fest, wie viele Tage am Stück und wie oft pro Jahr genommen werden dürfen und wie der Saldo der Art geführt wird.

1. Klicken Sie unter Urlaubsarten und Regeln auf die Karte der Art. Im Kartentitel steht eine Zusammenfassung der Regeln (z. B. „3 Tage pro Jahr, wird übertragen · höchstens 2-mal pro Jahr · Arbeitstage“).
2. Geben Sie die Regeln ein (0 = keine Grenze). Siehe die Tabelle unten.
3. Wiederholen Sie die Schritte für weitere Arten und klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Ergebnis: Wählt die Person im Formular Urlaub beantragen die Art, sieht sie die Regeln in einer Zeile; Arten mit eigenem Anspruch werden im Feld Mein Urlaub als „verbleibend / gesamter Anspruch in diesem Jahr“ aufgelistet (verbleibend: nach Abzug der Anträge, die auf Genehmigung warten; gesamt: Jahresanspruch und übertragene Tage).

Wichtig:

• Eine Art kann nicht gleichzeitig vom Jahresurlaub abgezogen werden und einen eigenen Anspruch haben: „…: Eine Art wird entweder vom Jahresurlaub abgezogen oder hat einen eigenen Jahresanspruch; beides zugleich ist nicht möglich.“
• Geben Sie bei einer Art mit eigenem Jahresanspruch Max. am Stück (Tage) höher ein als den Jahresanspruch (bei aktivem Übertrag höher als die Summe aus Jahresanspruch und Übertragungsgrenze), wird der Wert beim Speichern auf den Jahresanspruch gesenkt (auf volle Tage aufgerundet).
• Die Auswahl „Vom Jahresurlaub abziehen“ wird beim Antrag im Datensatz festgehalten; eine spätere Änderung der Einstellung wirkt sich nicht auf frühere Anträge aus.
• Die Regeln gelten für den Antrag der Person. Urlaub für die Person eintragen (HR-Eintrag) erfasst bereits genommenen Urlaub und unterliegt den Regeln nicht.
• Krankmeldung, Mutterschutz und Urlaub zur Behandlung eines Kindes mit Behinderung sind besondere Arten: Im Kalender und für Betrachter erscheint nur „Abwesend / Privater Urlaub“.

Übertrag, Urlaubsvorschuss und rückwirkende Anträge

Für wen: Modul-Admin Urlaub · Wo: Admin → Module → Urlaub → Regeln und Urlaubsvorschuss

Wozu: Legt den Übertrag des Jahresurlaubs fest, ob Mitarbeitende ohne oder mit zu geringem Anspruch Urlaub im Vorschuss nehmen dürfen und für wie viele Tage rückwirkend Anträge gestellt werden können.

1. Geben Sie unter Regeln den Wert Übertragungsgrenze (Tage; 0 = unbegrenzt) ein.
2. Setzen Sie unter Urlaubsvorschuss das Häkchen bei Mitarbeitende ohne oder mit zu geringem Anspruch dürfen Urlaub im Vorschuss nehmen. Das Feld Höchstvorschuss (Tage) erscheint; ist es leer, werden 5 vorgeschlagen.
3. Geben Sie Rückwirkende Anträge (Tage) ein.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Ergebnis: Ist der Vorschuss aktiv, sieht die Person unter Mein Urlaub die Zeile „Urlaubsvorschuss: höchstens …“. Genehmigende sehen bei einem Antrag mit Vorschuss den Hinweis „Dieser Antrag enthält … Tage im Vorschuss (Anspruch noch nicht entstanden).“ Der Vorschuss ist keine eigene Buchung: Der verbleibende Saldo wird negativ, und der am Jubiläum gutgeschriebene Anspruch gleicht das Minus aus.

Wichtig:

• In der Türkei wird der Jahresurlaubsanspruch übertragen. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung, bevor Sie eine Übertragungsgrenze festlegen.
• Der Vorschuss gilt nur für Arten, die vom Jahresurlaub abgezogen werden. Ob ein Vorschuss rechtlich zulässig ist (Arbeitsvertrag, interne Ordnung), entscheidet das Unternehmen.
• Wird der Vorschuss ausgeschaltet, bleiben offene Anträge mit Vorschuss bestehen; neue Anträge mit Vorschuss können nicht mehr gesendet werden.
• Scheidet eine Person aus, schließt das Personalwesen einen genutzten Vorschuss mit einer Saldokorrektur ab.

Verfolgung des unterschriebenen Formulars

Für wen: Modul-Admin Urlaub · Wo: Admin → Module → Urlaub → Unterschriebenes Urlaubsformular

Wozu: Verfolgt, ob das unterschriebene Formular genehmigter Urlaube beim Personalwesen abgegeben wurde. Bei aktiver Verfolgung hat genehmigter Urlaub bis zur Annahme des Formulars den Status Unterschriebenes Formular ausstehend; bei der Abgabe wird er Endgültig.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Unterschriebene Formulare genehmigter Urlaube verfolgen (HR fotografiert das Formular, es wird über den QR-Code erkannt).
2. Setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei Nach allen Genehmigungen das Formular als PDF an die Person mailen (Anhang; „Ihr Urlaub ist genehmigt — Formular unterschreiben und bei HR abgeben“).
3. Wählen Sie unter Bis zur Abgabe an jedem Arbeitstag um 09:30 erinnern die Kanäle: Push-Benachrichtigung, E-Mail (Formular als PDF im Anhang), SMS.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Tipp: Ist kein SMS-Anbieter eingerichtet, steht im Feld „Kein SMS-Anbieter eingerichtet (Meine Lohnabrechnungen → SMS); danach geht die SMS an Mitarbeitende mit hinterlegter Mobilnummer.“

Wichtig: An Wochenenden, Feiertagen und am Genehmigungstag wird keine Erinnerung gesendet. Ist kein Kanal gewählt, gibt es keine Erinnerung. Verfolgt werden nur Urlaube, die nach Einrichtung der Funktion genehmigt werden. Schalten Sie die Verfolgung aus, enden alle E-Mails und Erinnerungen.

Genehmigende und Betrachter zuweisen

Für wen: App-Admin, Modul-Admin Urlaub · Wo: Admin → Module → Urlaub → Berechtigungen

Wozu: Legt fest, wer die letzte Genehmigung erteilt (HR), wer nur ansieht und wer das Modul verwaltet.

1. Gehen Sie unter der Registerkarte „Urlaub“ zum Abschnitt Berechtigungen.
2. Geben Sie im Feld Person hinzufügen… im Kasten der Rolle einen Namen ein und wählen Sie ihn aus der Liste. Zum Entfernen klicken Sie auf das × neben der Person.
3. Um allen Personen einer Abteilung eine Rolle zu geben, klicken Sie unter Rolle für Abteilung auf + Abteilung hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Zur ausführlichen Berechtigungsstruktur siehe 10. Verwaltung und Einrichtung.

Freigabeprozess und Genehmigung durch das Personalwesen

Für wen: HR (Bearbeiter für Urlaub) · Wo: Mein Bereich → Mein Urlaub → Wartet auf Genehmigung (N)

Wozu: Sie erteilen den von der Führungskraft genehmigten Anträgen die letzte Genehmigung. Genehmigter Urlaub erscheint im Kalender, auf der Pinnwand und im Verzeichnis als „Abwesend“ und wird vom Saldo abgezogen.

Freigabeprozess:

1. Die Person sendet den Antrag → Beim Vorgesetzten. Die Führungskraft erhält die Benachrichtigung und E-Mail „Urlaubsantrag wartet auf Ihre Genehmigung“.
2. Die Führungskraft genehmigt → Bei der Personalabteilung. HR erhält die Benachrichtigung und E-Mail „Urlaubsantrag wartet auf Ihre Genehmigung (Personal)“.
3. HR genehmigt → Unterschriebenes Formular ausstehend (bei aktiver Verfolgung) oder Genehmigt. Die Person erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail mit PDF im Anhang.
4. HR nimmt das unterschriebene Formular an → Endgültig.

Der Antrag einer Person ohne festgelegte Führungskraft oder mit einer ausgeschiedenen Führungskraft geht direkt an HR; HR genehmigt. Bei Anträgen, die länger als 2 Tage warten, geht an die genehmigende Person die Erinnerung „Offener Urlaubsantrag“.

Als HR genehmigen:

1. Klicken Sie im Feld Mein Urlaub auf Wartet auf Genehmigung (N). Aufgelistet werden die Anträge im Status Bei der Personalabteilung (und die Anträge Ihres Teams, die auf die Genehmigung der Führungskraft warten).
2. Auf jeder Karte stehen Person, Urlaubsart, Datum, Zahl der Tage, Abteilung, „Verbleibender Jahresurlaub: … (ausstehend …)“, Beschreibung und die Vertretung. Bei einem Antrag mit Vorschuss erscheint der Vorschusshinweis.
3. Klicken Sie auf Genehmigen (Personal). Es erscheint die Meldung „Genehmigt und im Kalender eingetragen. Ein unterschriebenes Formular wird erwartet.“
4. Zum Ablehnen klicken Sie auf Ablehnen, schreiben den Grund und klicken erneut auf Ablehnen.

Wichtig: Den eigenen Antrag können Sie nicht genehmigen. Betrachter sehen Krankmeldung, Mutterschutz und Urlaub zur Behandlung eines Kindes mit Behinderung nur als „Privater Urlaub“.

Jahresurlaubssalden erfassen und korrigieren

Für wen: HR · Wo: Mein Bereich → Mein Urlaub → Salden (oder Admin → Module → Urlaub → Jahresurlaubssalden)

Wozu: Sie erfassen den Anfangssaldo jeder Person (einschließlich übertragener Tage) einmalig; danach wird an jedem Eintrittsjubiläum der Anspruch nach der Tabelle zur Betriebszugehörigkeit automatisch gutgeschrieben.

1. Klicken Sie auf Salden. In der Tabelle Jahresurlaubssalden stehen für jede Person Land, Eintrittsdatum, Eröffnet, Anspruch, Genommen, Ausstehend und Verbleibend in Tagen. Im Suchfeld können Sie einen Namen oder eine Abteilung eingeben.
2. Klicken Sie auf die Zeile einer Person.
3. Füllen Sie unter Anfangssaldo und Betriebszugehörigkeit die Felder Anfangssaldo (Tage, inkl. Resturlaub), Stichtag, Eintrittsdatum und Land (Tabelle) aus.
4. Geben Sie auf Wunsch das Geburtsjahr (nur für HR sichtbar) ein. In der Türkei darf der Jahresurlaub von Personen bis 18 Jahren und ab 50 Jahren nicht unter 20 Tagen liegen; sobald das Geburtsjahr eingetragen ist, wird das automatisch angewendet.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Um den Saldo später zu ändern, schreiben Sie unter Korrektur die Tage (+/−) und den Grund und klicken auf Korrektur hinzufügen.

Tipp: Unter Buchungen werden alle Änderungen des Saldos mit dem Namen der ausführenden Person aufgelistet. Die Tabelle können Sie mit CSV herunterladen exportieren (izin-bakiyeleri.csv). Wird am Jubiläum der Anspruch gutgeschrieben, erhält die Person die Benachrichtigung „Ihr Jahresurlaubsanspruch wurde gutgeschrieben“.

Häufige Fehler und Warnungen: „Anfangssaldo muss zwischen −30 und 400 Tagen liegen.“ · „Korrektur darf nicht 0 sein und höchstens ±100 Tage betragen.“ · „Grund der Korrektur angeben.“

Alle Anträge, Stornierung und Urlaubseintrag für eine Person

Für wen: HR, Betrachter (nur Ansicht) · Wo: Mein Bereich → Mein Urlaub → Alle Anträge

Wozu: Sie filtern die Urlaubsanträge des gesamten Unternehmens, stornieren genehmigten Urlaub und tragen bereits genommenen Urlaub (z. B. eine rückwirkende Krankmeldung) im Namen der Person ein.

1. Klicken Sie auf Alle Anträge. Das Fenster Alle Urlaubsanträge öffnet sich.
2. Wählen Sie in der Liste Status Wartet auf Genehmigung, Genehmigt, Unterschriebenes Formular ausstehend, Abgelehnt, Storniert oder Alle. Filtern Sie mit Monat.
3. Klicken Sie auf einen Antrag, um die Details und den Verlauf zu sehen. Bei einem offenen Antrag befinden sich hier Genehmigen (Personal) und Ablehnen.
4. Um genehmigten Urlaub zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren und bestätigen. Der Urlaub verschwindet aus dem Kalender, die Tage fließen zurück in den Saldo; die Beteiligten erhalten die Benachrichtigung „Genehmigter Urlaub storniert“.

Urlaub im Namen einer Person eintragen:

1. Klicken Sie unter Salden auf die Zeile der Person.
2. Klicken Sie auf Urlaub für die Person eintragen. Das Fenster HR-Eintrag: … öffnet sich.
3. Füllen Sie Urlaubsart, Beginn und Ende (letzter Abwesenheitstag) aus; ein vergangenes Datum ist möglich.
4. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint die Meldung „Urlaub gespeichert und in den Kalender eingetragen.“; der Eintrag wird als genehmigt verarbeitet.

Wichtig: Ihren eigenen Urlaub können Sie nicht als HR eintragen: „Ihren eigenen Urlaubseintrag können Sie nicht als Personalabteilung bearbeiten; das muss ein anderer HR-Bearbeiter oder ein App-Admin tun.“

Formular per QR-Code annehmen (Personalwesen)

Für wen: Bearbeiter für Urlaub (HR), Modul-Admin Urlaub · Wo: Mein Bereich → Mein Urlaub → Unterschriebenes Formular annehmen

Wozu: Übergibt Ihnen die Person das unterschriebene Formular, fotografieren Sie es. Der QR-Code auf dem Formular wird am Smartphone gelesen, der Urlaub wird automatisch gefunden und als „angenommen“ markiert; der Urlaub wird Endgültig. Das Foto wird im Urlaubseintrag gespeichert.

Bevor Sie beginnen: Die Verfolgung des unterschriebenen Formulars muss aktiv sein.

1. Tippen Sie im Feld Mein Urlaub auf Unterschriebenes Formular annehmen. In Klammern steht die Zahl der ausstehenden Formulare. Unten im Fenster werden die Urlaube mit ausstehendem unterschriebenem Formular aufgelistet.
2. Tippen Sie auf Formular fotografieren / auswählen. Am Smartphone öffnet sich die Kamera; legen Sie das Formular flach hin und fotografieren Sie es so, dass der QR-Code scharf zu sehen ist.
3. Wird der QR-Code gelesen, steht im grünen Kasten „✓ Angenommen: IZ-…“ mit dem Namen der Person, der Urlaubsart, dem Datum und der Dauer. Die Person erhält die Benachrichtigung „Ihr Urlaubsformular wurde angenommen“.
4. Tippen Sie für das nächste Formular auf Nächstes Formular fotografieren / auswählen.

Wenn der QR-Code nicht gelesen werden kann: Es erscheint die Warnung „Der QR-Code konnte nicht gelesen werden. Legen Sie das Formular flach hin und fotografieren Sie es bei gutem Licht erneut, sodass der QR-Code scharf ist.“ Wählen Sie in der Liste darunter die Formularnr. des Formulars (z. B. IZ-128) und tippen Sie auf Diesem Urlaub zuordnen und speichern. Im Eintrag steht „manuell zugeordnet“.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Das Formular ist nicht aktuell: Der Urlaubseintrag wurde nach dem Drucken des Formulars geändert. Drucken Sie das aktuelle Formular und lassen Sie es erneut unterschreiben.“
• „Dieses Formular wurde am … von … angenommen.“ — Mit Foto ersetzen können Sie das Foto austauschen; das alte Foto wird gelöscht.
• „Sie können Ihr eigenes Urlaubsformular nicht annehmen; eine andere HR-Person muss es annehmen.“
• „Dieser QR-Code gehört zu keinem Urlaubsformular.“ / „Zu diesem QR-Code wurde kein genehmigter Urlaub gefunden (der Urlaub wurde storniert).“

Wichtig: Das Foto sehen die Person, HR und der Modul-Admin (Unterschriebenes Formular ansehen). Betrachter können das Foto besonderer Arten nicht sehen. Die Fotos werden in einem geschützten Ordner gespeichert und nur über die Anwendung geöffnet. Dieser Bildschirm erfordert eine echte Smartphone-Kamera; im Bild in diesem Handbuch wurde das Foto aus einer Datei gewählt.

Genehmigten Urlaub in die Lohnsoftware exportieren

Für wen: HR, Arbeitszeit-Verantwortliche(r) · Wo: Mein Bereich → Arbeitszeit → Stundenzettel → In die Lohnsoftware exportieren

Wozu: Die genehmigten Urlaube des Monats werden zusammen mit dem Stundenzettel in Spalten heruntergeladen, die zum Excel-Import der Lohnsoftware passen (Logo, Mikro, Luca, Netsis oder allgemeine Vorlage).

1. Klicken Sie im Feld Arbeitszeit auf Stundenzettel und wählen Sie den Monat.
2. Wählen Sie unter In die Lohnsoftware exportieren das Programm und klicken Sie auf Excel herunterladen.

Dieselbe Datei erhalten Sie auch auf der Registerkarte Admin → Integrationen → HR & Buchhaltung (siehe 13. Integrationen). Die Excel-Datei hat zwei Blätter: Zeiterfassung (je Person Tage, Stunden, Urlaubstage nach Art und SGK-Fehltage) und Abwesenheiten. Einzelheiten und das Bild finden Sie unter 29. Verwaltung der Arbeitszeit.

Wichtig: Es werden nur genehmigte Urlaube gezählt; ein Urlaub, der die Monatsgrenze überschreitet, wird geteilt. Die Datei enthält keine Identitätsnummer (TC kimlik no); der Abgleich erfolgt über die Personalnummer.