Die Personalakte,
in einer Personenakte.
Die Personalakte ist die HR-Sicht auf den Mitarbeiterdatensatz in Prozence. Titel, Abteilung und Eintrittsdatum kommen bereits aus dem Mitarbeiterdatensatz; das Modul ergänzt nur, was fehlt: Identitäts- und Kontaktdaten, Ausbildung, IBAN, Gehaltsverlauf, Dokumente und Zertifikate.
In den Paketen Professional und Enterprise. Das Modul ist standardmäßig deaktiviert; der Admin aktiviert es und vergibt die Rollen. Die Personen auf den Bildschirmen sind fiktiv.
Eine Person,
eine Akte, klare Tabs.
Öffnet HR eine Personenakte, zeigt der Kopf Name, Titel, Abteilung, Führungskraft, Personalnummer und Betriebszugehörigkeit; darunter die Tabs Übersicht, Personalangaben, Positionsverlauf, Dokumente, Urlaub–Zeit–Inventar und Aktivitätsprotokoll. Fehlende Angaben und Anträge, über die noch zu entscheiden ist, erscheinen oben als Hinweis.
Meine Personalakte
Die Person sieht ihre eigene Akte: Ausweisnummer und IBAN maskiert; das Aufdecken des eigenen vollständigen Werts wird protokolliert.
Änderungsantrag
Adresse, private Kontaktdaten, Familienstand, IBAN, Ehepartner, Kinder, ein neuer Abschluss; HR genehmigt oder lehnt mit Begründung ab. Niemand entscheidet über den eigenen Antrag.
Mitarbeitende
Kachelansicht oder Liste; Suche nach Name, Titel und Personalnummer, Filter nach Abteilung, Büro und Status sowie nach fehlenden Angaben.
Verknüpfte Module
Resturlaub, Zeitnachweis und offenes Inventar erscheinen in der Akte — nur so weit, wie die betrachtende Person sie im jeweiligen Modul ohnehin sieht.
Übersicht für Führungskräfte
Schaltet das Unternehmen sie ein, sehen Führungskräfte eine Übersicht ihres Teams; Gehalt, IBAN, Ausweisnummer, Adresse und sensible Angaben sind darin nie enthalten.
Aktivitätsprotokoll
Wer hat in welchem Datensatz wann welches Feld geändert; die Werte selbst werden nicht protokolliert.
Personalangaben, Position und Gehalt,
geprüft und mit Verlauf.
Felder werden schon bei der Eingabe geprüft: die türkische Identitätsnummer per Algorithmus, die IBAN per Mod-97, das Geburtsdatum über das Alter. Änderungen an Position und Gehalt überschreiben nichts; sie kommen als neue Zeile mit Gültigkeitsdatum hinzu.
Persönliche Angaben
Identität, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und -ort, Kontakt, Adresse, Ausbildung, Wehrdienst (ohne Grund einer Befreiung) und Sozialversicherung; Ehepartner und Kinder.
IBAN
Maskiert angezeigt; der volle Wert öffnet sich auf eigene Anforderung für 30 Sekunden. Gibt es eine frühere IBAN, wartet eine Änderung 48 Stunden; bis dahin gilt die alte.
Positionsverlauf
Titel, Abteilung, Führungskraft, Vertrag und Arbeitsform mit Gültigkeitsdatum; eine künftige Änderung greift an ihrem Stichtag.
Gehaltsverlauf
Brutto / netto, Währung und Grund verschlüsselt; nur Gehaltsverantwortliche sehen ihn, und das Aufdecken der Beträge wird gesondert protokolliert.
Erfahrung, Kompetenzen, Sprachen
Frühere Arbeitgeber, Kompetenzstufen und Sprachniveaus (GER); auch Mitarbeitende können Änderungen beantragen.
Stichtag für Urlaub und Betriebszugehörigkeit
Bei Bedarf wird ein anderes Datum als der Eintritt erfasst; der Jahresurlaubsanspruch wird danach berechnet.
Dokument anfordern,
hochgeladen wird per Smartphone.
HR fordert ein Dokument von einer oder mehreren Personen an; die Person lädt es per Smartphone hoch, HR genehmigt oder lehnt mit Begründung ab. Eine neue Version löscht die alte nicht. Die Vorlage für Pflichtdokumente zeigt, wem was fehlt, und das Gültigkeitsdatum, was erneuert werden muss.
Kategorien
Ausweis, Meldebescheinigung, Diplom, Wehrdienst, Versicherungsverlauf, Arbeitsvertrag, Führerschein, Zertifikat, Kontonachweis; Führungszeugnis, Gesundheits- und Behinderungsnachweise in der sensiblen Klasse. Unternehmen ergänzen eigene Kategorien.
Pflichtdokumente
Vorlage nach Kategorie, Abteilung und Titel; ein Dokument gilt eine festgelegte Zahl von Tagen nach dem Eintritt als fehlend. Filter „Fehlende Dokumente“ in der Liste der Mitarbeitenden.
Erinnerung an die Gültigkeit
60, 30 und 7 Tage vor Ablauf (bei Zertifikaten 90, 30 und 7) erhält die Person eine Benachrichtigung, HR eine Zusammenfassung.
Zertifikate
Name, Art, ausstellende Stelle, Nummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum; optional eine Prüfadresse (nur https, wird kopiert, nicht geöffnet).
Sicheres Öffnen
Vorschau und Download über einen einmaligen Link, der 5 Minuten gilt und an Person und Sitzung gebunden ist; jedes Öffnen wird protokolliert.
Hochladen per Smartphone
PDF, JPEG oder PNG; Fotos werden vor dem Hochladen auf dem Smartphone verkleinert, Standortdaten entfernt.
Ist ein Dokument mit Barcode echt?
Die Antwort gibt e-Devlet.
KI kann nicht beweisen, dass ein Dokument echt ist, und Prozence behauptet das auch nicht. Prozence liest den Barcode, markiert Unstimmigkeiten und führt HR zur amtlichen Prüfseite. Die Echtheit ergibt sich aus dem Vergleich mit der amtlichen Kopie aus e-Devlet.
1. Der Barcode wird gelesen
Die Barcode-Nummer aus dem Text der PDF, der QR-Code aus dem Foto — im Browser gelesen. In diesem Schritt wird keine KI verwendet.
2. Warnhinweise
Passen Name, Ausweisnummer oder Geburtsdatum nicht zur Akte, ist das Dokument alt oder abgelaufen oder wurde die PDF nachträglich geändert, sieht HR einen Hinweis. Ein Hinweis ist keine Entscheidung.
3. In e-Devlet prüfen
Die Schaltfläche öffnet die amtliche Prüfseite in einem neuen Tab und kopiert den Barcode in die Zwischenablage. Weitere Angaben gibt HR selbst ein; der Server von Prozence sendet keine Anfrage an e-Devlet.
4. Vergleich mit der amtlichen Kopie
HR lädt die aus e-Devlet heruntergeladene Kopie hoch; Barcode, Felder und Text werden verglichen. Ergebnis ist die Plakette „Stimmt mit e-Devlet überein — wer, wann“ oder eine Liste der Abweichungen.
Felder mit KI auslesen
Optional und standardmäßig deaktiviert; dafür ist das Zusatzmodul Prozence-KI nötig. Im gesendeten Text wird die Ausweisnummer maskiert; Führungszeugnis und Gesundheitsdokumente werden standardmäßig nicht gesendet.
Eine ehrliche Grenze
Die Plakette beruht auf der Angabe, dass die Kopie aus e-Devlet heruntergeladen wurde; das steht so auf dem Bildschirm. Kein Bildschirm behauptet, ein Dokument sei von KI „geprüft“.
Ihre Belegschaft im Überblick,
ohne personenbezogene Daten.
Die HR-Übersicht zeigt nur Summen. Gruppen mit weniger als 5 Personen erscheinen als „<5“; Gehälter zeigt nur die Übersicht der Gehaltsverantwortlichen, die Zahl der Beschäftigten mit Behinderung nur die der Verantwortlichen für sensible Unterlagen.
Belegschaft
Aktive Mitarbeitende, Verteilung nach Abteilung und Büro, Ein- und Austritte der letzten 12 Monate, Fluktuation, durchschnittliche Betriebszugehörigkeit.
Demografie
Altersverteilung und Alterspyramide nach Geschlecht, Frauenanteil, Bildungsstand und Anteil mit Hochschulabschluss.
Arbeitsform
Anteil von Homeoffice und mobiler Arbeit aus den Zeitbuchungen; nach Büro.
Urlaub und Zeiterfassung
Genommener und verbleibender Urlaub, Urlaubsverbindlichkeit des Unternehmens, Urlaubs- und Krankheitstage nach Monat; Überstunden, Verspätungen und Fehlzeiten.
Kalender
Bald endende Probezeiten, Geburtstage, Dienstjubiläen und offene Änderungsanträge.
Dokumente
Zahl der Personen mit fehlenden Dokumenten, in 30 und 60 Tagen ablaufende Dokumente, offene Genehmigungen; nach Excel gehen nur Summen.
Bestehende Akten
mit Excel in einem Schritt übernehmen.
Vorlage herunterladen, ausfüllen, hochladen. Die Vorschau schreibt nichts; Fehler werden nach Zeile und Spalte angezeigt, geschrieben werden nur fehlerfreie Zeilen und erst nach Ihrer Bestätigung.
Vorlage
Personalangaben, Ausbildung, Ehepartner und Kinder, Erfahrung, Kompetenzen, Sprachen; die Blätter Gehalt und Bank nur in der Vorlage der Gehaltsverantwortlichen.
Vorschau und Prüfung
Personen werden über Personalnummer oder E-Mail zugeordnet; Ausweisnummer, IBAN, Datumswerte und Listenwerte werden geprüft. Bis zu 6.000 Zeilen pro Datei.
Nichts wird überschrieben
Eine leere Zelle löscht keinen vorhandenen Wert; frühere Werte bleiben verschlüsselt im Importprotokoll.
Export
Blätter je nach Rolle; Ausweisnummern maskiert, geschützt gegen Formel-Injection.
ZIP der Personenakte
Angaben und die neuesten Versionen genehmigter Dokumente in einem mit AES-256 passwortgeschützten ZIP; das Passwort wird einmal angezeigt und nicht gespeichert.
Ein Weg mit dem Urlaub
Das Geburtsdatum aus dem Excel-Upload des Urlaubs geht in die Personalakte, das Eintrittsdatum der Personalakte in den Urlaub.
Verschlüsselt, berechtigt,
jedes Öffnen protokolliert.
Die Personalakte enthält die sensibelsten Daten in Prozence; deshalb gelten für sie strengere Regeln als für die übrigen Module.
Verschlüsselung
Persönliche, finanzielle und sensible Felder, Gehaltsbeträge und Dokumentdateien werden mit AES-256-GCM verschlüsselt; ein in den Datensatz einer anderen Person kopierter verschlüsselter Wert lässt sich nicht entschlüsseln.
Eigener Schlüssel
Die Personalakte nutzt einen eigenen Schlüssel, unabhängig von den WordPress-Salts; das Archiv bleibt lesbar, auch wenn die Salts erneuert werden.
Schlüssel und Treuhand in der Cloud
In der Prozence-Cloud wird der Schlüssel automatisch erzeugt. Für die Wiederherstellung liegt eine verschlüsselte Kopie des Schlüssels treuhänderisch bei Prozon; der Schlüssel wird nie im Klartext gesendet, und die Kopie öffnet sich nur im Browser, mit einem privaten Schlüssel, der auf keinem Server liegt.
Auf Ihrem eigenen Server
Der Schlüssel steht in einer wp-config-Konstante oder in einer Datei außerhalb des Webverzeichnisses; die Sicherung liegt in Ihrer Verantwortung. Schlüssel verloren heißt Daten verloren.
Prüfprotokoll
Ansichten, Änderungen, geöffnete Dokumente und Exporte werden protokolliert; das Protokoll enthält die Werte selbst nicht.
KVKK-Werkzeuge
Mit dem Einschalten des Moduls kommen Zeilen für Personalakte und Dokumente ins Verarbeitungsverzeichnis; aufbewahrt wird während des Arbeitsverhältnisses und danach für mögliche Streitigkeiten unbefristet.
Auch die Grenzen
nennen wir offen.
Die Personalakte arbeitet derzeit mit diesen Grenzen.
Kein Virenscan
Der Dateityp wird aus den Bytes geprüft, Dateien liegen nie in einem ausführbaren Pfad; PDFs mit aktivem Inhalt werden markiert und nicht in der Vorschau gezeigt.
Ordner außerhalb des Webverzeichnisses nötig
Zum Hochladen von Dokumenten braucht der Server einen privaten Ordner außerhalb des Webverzeichnisses; in der Prozence-Cloud ist er eingerichtet.
Keine automatische Abfrage bei e-Devlet
Die Prüfung erfolgt im eigenen Browser von HR; es gibt keine amtliche institutionelle Anbindung.
Kein Löschen
Datensätze und Dokumente werden nicht gelöscht; die Akte ausgeschiedener Personen bleibt im Archiv.
HEIC
Kann der Browser ein iPhone-Foto nicht umwandeln, wird es abgelehnt; in den Kameraeinstellungen „Maximale Kompatibilität“ wählen.
Abgleich mit Prozon Lohnabrechnung Demnächst
Der Abgleich der Personalakte mit Prozon Lohnabrechnung und Personalakte ist ein eigenes Vorhaben und kommt bald.
Die Personalakte, in den Paketen
Professional und Enterprise.
Es gibt keine eigene Gebühr; sie ist im Paketpreis enthalten. Für das Auslesen von Feldern mit KI ist das Zusatzmodul Prozence-KI nötig.
Für Ihren Arbeitsplatz:
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