30. Gestion des congés des collaborateurs

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Ce chapitre s'adresse aux personnes qui installent et administrent le module Congé : l'admin du module, les approbateurs des ressources humaines (RH) et l'administrateur de l'application. Vous réglez les jours ouvrés, les grilles d'ancienneté, les jours fériés, les règles des types de congé, le congé par anticipation et le suivi du formulaire de congé signé ; vous saisissez les soldes, donnez la validation finale et réceptionnez les formulaires signés grâce au QR code.

Pour les écrans de demande de congé du collaborateur et la première validation du responsable, voir 21. Congés des collaborateurs.

Pour qui : Admin du module Congé · RH (opérateur du module des congés) · Administrateur de l'application

Dans ce chapitre

• Ouvrir les paramètres (module Congé)
• Jours ouvrés, grilles d'ancienneté et jours fériés
• Règles des types de congé payés et non payés
• Report, congé par anticipation et demande rétroactive
• Suivi de la remise du formulaire signé
• Désigner les approbateurs et les observateurs
• Circuit d'approbation et validation des RH
• Saisir et corriger les soldes de congés annuels
• Toutes les demandes, annulation et saisie d'un congé pour un collaborateur
• Réceptionner le formulaire avec le QR code (RH)
• Exporter les congés approuvés vers le logiciel de paie

Ouvrir les paramètres (module Congé)

Pour qui : Admin du module Congé, administrateur de l'application · Où : Admin → Modules → Congé · Version : 0.78.0 (onglet Admin 0.99.2)

À quoi ça sert : Elle active le module Congé et réunit toutes ses règles sur un seul écran.

Avant de commencer : Le module est désactivé par défaut dans l'entreprise. L'administrateur de l'application peut l'activer depuis Admin → Général → liste des modules (voir 10. Administration et installation).

1. Sur ordinateur, cliquez sur Admin dans le menu de gauche.
2. Dans le groupe Modules, cliquez sur Congé. Les Paramètres des congés s'ouvrent. Si vous êtes admin du module sans être administrateur de l'application, vous ne voyez dans Admin que vos propres modules.
3. Les raccourcis du haut : Soldes de congés annuels et Toutes les demandes de congé ouvrent les fenêtres correspondantes ; Désigner les approbateurs RH (réservé à l'administrateur de l'application) vous mène à Personnes et droits.
4. Cochez la case Demandes activées (les salariés demandent dans l’appli).
5. Remplissez les sections ci-dessous et cliquez sur Enregistrer les paramètres tout en bas. Le message « Paramètres des congés enregistrés. » s'affiche.

Important : Seuls l'admin du module et l'administrateur de l'application modifient les paramètres : « Seul l’Admin du module modifie les paramètres. » Depuis la 0.99.2, la boîte Mes congés n'a plus de bouton Paramètres ; l'ancien lien #izin-ayar mène à cet onglet.

Jours ouvrés, grilles d'ancienneté et jours fériés

Pour qui : Admin du module Congé · Où : Admin → Modules → Congé · Version : 0.78.0

À quoi ça sert : Elle détermine comment les jours de congé sont comptés et combien de congé annuel le collaborateur acquiert selon son ancienneté.

1. Sous Jours ouvrés, cochez les jours ouvrés (par ex. Lun–Ven).
2. Sous Grilles d’ancienneté (congés annuels), saisissez sur chaque ligne « … ans et plus → … jours ». Pour la Turquie, cliquez sur Charger la grille type (1 an → 14, 6 ans → 20, 15 ans → 26 jours). Pour ajouter une ligne, cliquez sur + Ligne, pour la supprimer, sur Supprimer.
3. Si vous avez des collaborateurs dans un autre pays, choisissez le pays dans la liste Ajouter une grille pays. Définissez le Pays par défaut.
4. Sous Jours fériés, remplissez la zone Dates (une AAAA-MM-JJ par ligne) ou cliquez sur Ajouter les jours fériés turcs 2026–2027.
5. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Important :

• Vérifiez chaque année les dates des fêtes religieuses ; les demi-journées de veille de fête ne figurent pas dans la liste.
• Pour un pays sans ligne, aucun droit n'est ajouté à la date anniversaire ; les RH gèrent le solde à la main.
• Une date erronée n'est pas enregistrée : « Tatil tarihi YYYY-AA-GG biçiminde olmalı: … » (« La date de jour férié doit être au format AAAA-MM-JJ : … »). Au moins un jour ouvré doit être choisi : « Choisissez au moins un jour ouvré. »

Règles des types de congé payés et non payés

Pour qui : Admin du module Congé · Où : Admin → Modules → Congé → Types de congé et règles · Version : 0.99.5 (congé de trajet 0.99.2)

À quoi ça sert : Elle active ou désactive chaque type de congé ; elle détermine le nombre maximal de jours en une fois, le nombre maximal de fois par an et le solde du type.

1. Sous Types de congé et règles, cliquez sur la carte du type. Le titre de la carte résume les règles (par ex. « 3 jours par an, reportable · 2 fois par an au maximum · jours ouvrés »).
2. Saisissez les règles (0 = pas de limite). Voir le tableau ci-dessous.
3. Répétez ces étapes pour les autres types et cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Résultat : Dans le formulaire Demander un congé, le collaborateur voit les règles du type sur une ligne quand il le choisit ; les types qui ont leur propre droit sont listés dans la boîte Mes congés sous la forme « restant / droit total de l'année » (restant : les demandes en attente sont déduites ; total : droit annuel et jours reportés).

Important :

• Un type ne peut pas à la fois être déduit du congé annuel et avoir son propre droit : « …: bir tür ya yıllık izinden düşer ya da kendi yıllık hakkı olur; ikisi birden seçilemez. » (« … : un type est soit déduit du congé annuel, soit doté de son propre droit annuel ; les deux ne peuvent pas être choisis ensemble. »)
• Pour un type qui a son propre droit annuel, si Max. en une fois (jours) est supérieur au droit annuel (ou, si le report est activé, supérieur à la somme du droit annuel et du plafond de report), il est ramené, à l'enregistrement, au droit annuel (arrondi au jour entier supérieur).
• Le choix « Déduit du solde de congés annuels » est inscrit dans la demande au moment où elle est faite ; modifier le réglage plus tard n'affecte pas les anciennes demandes.
• Les règles s'appliquent à la demande du collaborateur. Saisir un congé pour cette personne (saisie RH) enregistre un congé déjà pris et n'est pas soumis aux règles.
• Les congés pour arrêt maladie / rapport de santé, maternité et enfant en situation de handicap sont des types privés : dans le calendrier et pour les observateurs, seul « en congé / congé privé » apparaît.

Report, congé par anticipation et demande rétroactive

Pour qui : Admin du module Congé · Où : Admin → Modules → Congé → Règles et Congé par anticipation · Version : 0.78.0 (congé par anticipation 0.99.17)

À quoi ça sert : Elle détermine le report du congé annuel, l'utilisation d'un congé par anticipation par le collaborateur qui n'a pas de droit ou dont le solde ne suffit pas, et le nombre maximal de jours en arrière pour lesquels le collaborateur peut saisir une demande.

1. Sous Règles, saisissez la valeur du Plafond de report (jours ; 0 = illimité).
2. Sous Congé par anticipation, cochez la case Les salariés sans droit ou avec un solde insuffisant peuvent prendre un congé par anticipation. Le champ Avance maximale (jours) apparaît ; s'il est vide, 5 est suggéré.
3. Saisissez la valeur de Demandes rétroactives (jours).
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Résultat : Quand le congé par anticipation est activé, le collaborateur voit dans Mes congés la ligne « Congé par anticipation : jusqu’à … jours (disponible avec avance : … jours). » L'approbateur voit, pour une demande avec avance, l'avertissement « … jours de cette demande sont par anticipation (congé pas encore acquis). » L'avance n'est pas un mouvement distinct : le solde restant passe en négatif, et le droit ajouté à la date anniversaire comble ce négatif.

Important :

• En Turquie, le droit au congé annuel est reportable. Avant de fixer un plafond de report, consultez votre conseiller juridique.
• L'avance ne vaut que pour les types déduits du congé annuel. C'est l'entreprise qui détermine la conformité juridique de l'avance (contrat de travail, règlement intérieur).
• Quand l'avance est désactivée, les demandes avec avance en attente restent, mais on ne peut plus envoyer de nouvelle demande avec avance.
• Quand un collaborateur quitte l'entreprise, les RH clôturent l'avance utilisée par un ajustement de solde.

Suivi de la remise du formulaire signé

Pour qui : Admin du module Congé · Où : Admin → Modules → Congé → Formulaire de congé signé · Version : 0.99.5 (e-mail et rappel quotidien 0.99.20)

À quoi ça sert : Elle suit si le formulaire signé des congés approuvés a été remis aux RH. Quand le suivi est activé, le congé approuvé reste à l'état Formulaire signé en attente jusqu'à la réception du formulaire ; à la remise, il devient Définitif.

1. Cochez la case Suivre les formulaires signés des congés approuvés (les RH photographient le formulaire, reconnu par son QR code).
2. Cochez ou décochez la case Une fois toutes les validations données, envoyer le formulaire en PDF au salarié (en pièce jointe ; « Votre congé est approuvé — signez le formulaire et remettez-le aux RH »).
3. Sous Rappeler chaque jour ouvré à 09:30 jusqu’à la remise du formulaire, choisissez les canaux : Notification sur téléphone, E-mail (formulaire PDF joint), SMS.
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Astuce : Si aucun fournisseur SMS n'est défini, la case indique « Aucun fournisseur SMS défini (Mes bulletins de paie → SMS) ; une fois défini, le SMS part aux salariés dont le mobile est enregistré. »

Important : Aucun rappel n'est envoyé le week-end, un jour férié et le jour de la validation. Si aucun canal n'est choisi, aucun rappel n'est fait. Le suivi ne concerne que les congés approuvés après l'installation de la fonction. Si vous le désactivez, l'e-mail et tous les rappels s'arrêtent.

Désigner les approbateurs et les observateurs

Pour qui : Administrateur de l'application, admin du module Congé · Où : Admin → Modules → Congé → Autorisations · Version : 0.99.3

À quoi ça sert : Elle détermine qui donne la validation finale (RH), qui ne fait que voir et qui administre le module.

1. Descendez jusqu'à la section Autorisations, sous l'onglet Congé.
2. Dans la zone Ajouter une personne… de la case du rôle, saisissez un nom et choisissez-le dans la liste. Pour retirer, cliquez sur le × à côté de la personne.
3. Pour donner un rôle à tout un service, cliquez sur + Ajouter un service sous Rôle par service.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Pour l'organisation détaillée des droits, voir 10. Administration et installation.

Circuit d'approbation et validation des RH

Pour qui : RH (opérateur du module des congés) · Où : Mon espace → Mes congés → En attente de validation (N) · Version : 0.78.0 (avertissement d'avance 0.99.17, formulaire signé 0.99.20)

À quoi ça sert : Vous donnez la validation finale aux demandes que le responsable a approuvées. Le congé approuvé figure dans le calendrier, dans le Tableau et dans l'annuaire comme « En congé » et est déduit du solde.

Circuit d'approbation :

1. Le collaborateur envoie la demande → Chez le manager. Le responsable reçoit la notification et l'e-mail « Demande de congé en attente de votre approbation ».
2. Le responsable approuve → Chez les RH. Les RH reçoivent la notification et l'e-mail « Demande de congé en attente de votre approbation RH ».
3. Les RH approuvent → Formulaire signé en attente (si le suivi est activé) ou Validé. Le collaborateur reçoit une notification et un e-mail avec le PDF en pièce jointe.
4. Les RH réceptionnent le formulaire signé → Définitif.

La demande d'un collaborateur dont le responsable n'est pas défini ou a quitté l'entreprise va directement aux RH, qui l'approuvent. Pour les demandes en attente depuis plus de 2 jours, un rappel « Demande de congé en attente » est envoyé à l'approbateur.

Valider en tant que RH :

1. Dans la boîte Mes congés, cliquez sur En attente de validation (N). Les demandes Chez les RH (et les demandes de votre équipe en attente de l'approbation du responsable) sont listées.
2. Chaque carte indique la personne, le type de congé, la date, le nombre de jours, le service, « Congés annuels restants : … (en attente …) », l'explication et le remplaçant. Pour une demande avec avance, l'avertissement d'avance s'affiche.
3. Cliquez sur Approuver (RH). Le message « Approuvé et ajouté au calendrier. Un formulaire signé est attendu du salarié. » s'affiche.
4. Pour refuser, cliquez sur Refuser, écrivez le motif, puis cliquez de nouveau sur Refuser.

Important : Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande. Les observateurs ne voient les congés de rapport, de maternité et d'enfant en situation de handicap que comme « Congé privé ».

Saisir et corriger les soldes de congés annuels

Pour qui : RH · Où : Mon espace → Mes congés → Soldes (ou Admin → Modules → Congé → Soldes de congés annuels) · Version : 0.78.0 (année de naissance 0.80.0)

À quoi ça sert : Vous saisissez une seule fois le solde d'ouverture de chaque collaborateur (reports inclus) ; ensuite, à chaque date anniversaire d'embauche, le droit est ajouté automatiquement selon la grille d'ancienneté.

1. Cliquez sur Soldes. Dans le tableau Soldes de congés annuels figurent, pour chaque collaborateur, le Pays, la Date d’embauche, l'Ouverture, le Droit, les jours Pris, En attente et Restant. Vous pouvez saisir un nom ou un service dans la zone de recherche.
2. Cliquez sur la ligne d'un collaborateur.
3. Sous Solde d’ouverture et ancienneté, remplissez les champs Solde d’ouverture (jours, reports inclus), Date du solde, Date d’embauche et Pays (grille d’ancienneté).
4. Si vous le souhaitez, saisissez l'Année de naissance (visible par les RH uniquement). En Turquie, le congé annuel des personnes de 18 ans et moins et de 50 ans et plus ne peut pas être inférieur à 20 jours ; cela s'applique automatiquement quand l'année de naissance est saisie.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Pour modifier le solde plus tard, saisissez sous Ajustement les Jours (+/−) et le Motif, puis cliquez sur Ajouter l’ajustement.

Astuce : Sous Mouvements, toutes les modifications du solde sont listées avec leur auteur. Vous pouvez exporter le tableau avec Télécharger le CSV (izin-bakiyeleri.csv). Quand le droit est ajouté à la date anniversaire, le collaborateur reçoit la notification « Votre droit à congé annuel a été ajouté ».

Erreurs fréquentes et avertissements : « Le solde d’ouverture doit être compris entre −30 et 400 jours. » · « L’ajustement ne peut être nul et vaut au plus ±100 jours. » · « Indiquez le motif de l’ajustement. »

Toutes les demandes, annulation et saisie d'un congé pour un collaborateur

Pour qui : RH, observateur (consultation seule) · Où : Mon espace → Mes congés → Toutes les demandes · Version : 0.78.0 (filtre « Formulaire signé en attente » 0.99.5)

À quoi ça sert : Vous filtrez les demandes de congé de toute l'entreprise, vous annulez un congé approuvé et vous saisissez pour le collaborateur un congé déjà pris (par ex. un rapport antidaté).

1. Cliquez sur Toutes les demandes. La fenêtre Toutes les demandes de congé s'ouvre.
2. Dans la liste Statut, choisissez En attente de validation, Approuvées, Formulaire signé en attente, Refusées, Annulées ou Toutes. Filtrez par Mois.
3. Cliquez sur une demande pour voir son détail et son Historique. Pour une demande en attente, Approuver (RH) et Refuser s'y trouvent.
4. Pour annuler un congé approuvé, cliquez sur Annuler et confirmez. Le congé disparaît du calendrier, les jours reviennent au solde ; les personnes concernées reçoivent la notification « Congé approuvé annulé ».

Saisie d'un congé pour un collaborateur :

1. Dans Soldes, cliquez sur la ligne du collaborateur.
2. Cliquez sur Saisir un congé pour cette personne. La fenêtre Saisie RH : … s'ouvre.
3. Remplissez les champs Type de congé, Début et Fin (dernier jour de congé) ; une date passée est acceptée.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Congé enregistré et ajouté au calendrier. » s'affiche ; l'enregistrement est traité comme approuvé.

Important : Vous ne pouvez pas saisir votre propre congé en tant que RH : « Vous ne pouvez pas traiter votre propre dossier de congé en tant que RH ; un autre responsable RH ou un Admin de l’app doit le faire. »

Réceptionner le formulaire avec le QR code (RH)

Pour qui : Opérateur du module des congés (RH), admin du module Congé · Où : Mon espace → Mes congés → Réceptionner le formulaire signé · Version : 0.99.5

À quoi ça sert : Quand le collaborateur vous remet le formulaire signé, vous le prenez en photo. Le QR code du formulaire est lu sur le téléphone, le congé est retrouvé automatiquement et marqué « reçu » ; le congé devient Définitif. La photo est conservée dans le dossier du congé.

Avant de commencer : Le suivi de la remise du formulaire signé doit être activé.

1. Dans la boîte Mes congés, touchez Réceptionner le formulaire signé. Le nombre de formulaires en attente est indiqué entre parenthèses. En bas de la fenêtre sont listés les Congés en attente du formulaire signé.
2. Touchez Photographier / choisir le formulaire. L'appareil photo du téléphone s'ouvre ; posez le formulaire sur une surface plane et prenez la photo de façon que le QR code soit net.
3. Si le QR code est lu, la boîte verte indique « ✓ Reçu : IZ-… » avec le nom du collaborateur, le type de congé, sa date et sa durée. Le collaborateur reçoit la notification « Votre formulaire de congé a été réceptionné » (« İzin formunuz teslim alındı »).
4. Pour le formulaire suivant, touchez Photographier / choisir le formulaire suivant.

Si le QR code ne peut pas être lu : L'avertissement « Le QR code n’a pas pu être lu. Posez le formulaire à plat et reprenez la photo sous une bonne lumière, QR code net. » s'affiche. Dans la liste en dessous, choisissez le Form no (« numéro de formulaire », par ex. IZ-128) du formulaire et touchez Associer à ce congé et enregistrer. L'enregistrement indique « associé manuellement ».

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « Form güncel değil: izin kaydı form yazdırıldıktan sonra değişmiş. Güncel formu yazdırıp yeniden imzalatın. » (« Le formulaire n'est pas à jour : le congé a changé depuis l'impression du formulaire. Imprimez le formulaire à jour et faites-le signer de nouveau. »)
• « Bu form … tarihinde … tarafından teslim alınmış. » (« Ce formulaire a été réceptionné le … par …. ») — vous pouvez changer la photo avec Remplacer la photo ; l'ancienne photo est supprimée.
• « Kendi izin formunuzu teslim alamazsınız; başka bir İK yetkilisi teslim almalı. » (« Vous ne pouvez pas réceptionner votre propre formulaire de congé ; un autre responsable RH doit le faire. »)
• « Ce QR code n’appartient pas à un formulaire de congé. » / « Bu karekoda ait onaylı bir izin bulunamadı (izin iptal edilmiş). » (« Aucun congé approuvé n'a été trouvé pour ce QR code (le congé a été annulé). »)

Important : La photo est visible par le collaborateur, par les RH et par l'admin du module (Voir le formulaire signé). L'observateur ne peut pas voir la photo des types privés. Les photos sont conservées dans un dossier protégé et ne s'ouvrent que via l'application. Cet écran exige l'appareil photo d'un vrai téléphone ; sur la capture du guide, la photo a été choisie depuis un fichier.

Exporter les congés approuvés vers le logiciel de paie

Pour qui : RH, responsable du pointage · Où : Mon espace → Temps de travail → Relevé d’heures → Exporter vers la paie · Version : 0.99.31

À quoi ça sert : Les congés approuvés du mois sont téléchargés, avec le relevé d'heures, dans des colonnes adaptées à l'import Excel du logiciel de paie (Logo, Mikro, Luca, Netsis ou modèle général).

1. Dans la boîte Temps de travail, cliquez sur Relevé d’heures et choisissez le mois.
2. Sous Exporter vers la paie, choisissez le logiciel et cliquez sur Télécharger Excel.

Le même fichier s'obtient aussi depuis l'onglet Admin → Intégrations → RH et comptabilité (voir 13. Intégrations). Le fichier Excel comporte deux feuilles : Puantaj (« relevé d'heures » : par collaborateur, jours, heures, jours de congé par type et jours manquants SGK) et İzinler (« congés »). Pour les détails et une capture, voir 29. Gestion du temps de travail.

Important : Seuls les congés approuvés sont comptés ; un congé qui dépasse la limite du mois est scindé. Le fichier ne contient pas de numéro d'identité turc (TC) ; la correspondance se fait avec le numéro de matricule.