29. Gestion du temps de travail

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Ce chapitre s'adresse aux personnes qui installent et administrent le module Temps de travail (pointage : système de contrôle de présence du personnel). Les réglages se trouvent dans quatre onglets : Général, Lieux de travail, Planning de travail, Pause déjeuner et questions. Vous définissez les bureaux, vous activez le travail hors du bureau (en télétravail, à distance, sur le terrain), vous attribuez des plannings de travail hebdomadaires aux personnes et aux services, vous installez l'écran du QR code à l'entrée, vous récupérez le relevé d'heures et vous gérez le suivi de localisation sur le terrain.

Pour les écrans d'arrivée et de départ du collaborateur et la vue Mon équipe du responsable, voir 22. Temps de travail.

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Opérateur du module Temps de travail (RH) · Administrateur de l'application

Dans ce chapitre

• Ouvrir les réglages du temps de travail
• L'onglet Général
• Lieux de travail : valeur par défaut de l'entreprise pour les bureaux
• Enregistrer ma position comme bureau
• Modifier un bureau enregistré, règle de pointage propre au bureau et suppression
• Rattacher les collaborateurs à un bureau (Aujourd'hui dans les bureaux)
• Travail hors du bureau : télétravail, à distance, sur le terrain
• Plannings de travail et ordre d'attribution
• Pause déjeuner et questions
• Installer et protéger l'écran du QR code à l'entrée
• Autorisations du temps de travail
• Relevé d'heures et exportation vers le logiciel de paie
• Réglages du suivi de localisation (terrain) et formulaires de consentement

Avant de commencer : Avant d'activer le pointage, annoncez la notice d'information aux collaborateurs. Si vous comptez activer l'enregistrement de la position, du selfie ou de l'IP, mettez d'abord la notice d'information à jour. Les écrans de ce chapitre ont été préparés avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » (Merkez Ofis et Ankara Şube) ; les adresses internet sont des adresses d'exemple réservées à la documentation.

Ouvrir les réglages du temps de travail

Pour qui : Admin du module Temps de travail, administrateur de l'application · Où : Admin → Modules → Temps de travail · Version : 0.73.0 (onglet Admin 0.99.3, quatre onglets 0.99.45)

À quoi ça sert : Elle ouvre tous les réglages du module Temps de travail.

1. Sur ordinateur, cliquez sur Admin dans le menu de gauche.
2. Dans le groupe Modules, cliquez sur Temps de travail. Les Réglages du temps de travail s'ouvrent.
3. Choisissez l'un des onglets du haut : Général, Lieux de travail, Planning de travail, Pause déjeuner et questions.
4. Effectuez vos modifications et cliquez sur Enregistrer, fixé en bas. Le message « Réglages enregistrés. » s'affiche ; le même onglet reste ouvert.
5. En bas de la page se trouvent les sections Suivi de localisation (terrain) et Autorisations.

Important : Le seul bouton Enregistrer enregistre les quatre onglets. En revanche, les Bureaux enregistrés sont enregistrés séparément à chaque action ; vous n'avez pas besoin de cliquer sur Enregistrer pour eux. Seuls l'admin du module et l'administrateur de l'application peuvent modifier les réglages : « Les réglages de pointage sont modifiés par l’admin du module ou un Admin. »

L'onglet Général

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Général · Version : 0.73.0 (arrivée automatique et protection de l'écran 0.99.6, informations conservées 0.99.12, IP 0.99.20)

À quoi ça sert : Elle active le module ; elle détermine les modes de pointage utilisés, ce qui est inscrit dans le pointage, la protection de l'écran du QR code et la durée de conservation.

1. Cochez la case Pointage activé.
2. Sous Méthodes de pointage, cochez les modes à utiliser.
3. Si besoin, cochez la case Arrivée automatique.
4. Sous Informations conservées dans l’enregistrement, choisissez l'enregistrement de la position / du Wi-Fi / de l'IP et le selfie à l'arrivée ; saisissez les durées de conservation.
5. Sous Protection de l’écran QR code, saisissez le mot de passe de l'écran et les options.
6. Sous Personnes et visibilité, saisissez l'option d'annuaire et la valeur de Conservation (années).
7. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Pour ne demander la position ou le selfie que dans certains bureaux ou que pour le télétravail, laissez les réglages généraux désactivés et utilisez l'onglet Lieux de travail.

Erreurs fréquentes et avertissements : « En az bir kayıt yöntemi açık olmalı. » (« Au moins un mode de pointage doit être activé. ») · « Ekran şifresi 6–64 karakter olmalı. » (« Le mot de passe de l'écran doit comporter 6 à 64 caractères. ») · « Ekranın hatırlanma süresi 1–730 gün olmalı. » (« La durée de mémorisation de l'écran doit être de 1 à 730 jours. ») · « "Ekran yalnız ofis ağından açılsın" için ofis internet adreslerini girin. » (« Saisissez les adresses internet du bureau pour “N’ouvrir l’écran que depuis le réseau du bureau”. »)

Important : Aucune donnée biométrique n'est conservée ; aucune reconnaissance faciale n'est effectuée sur le selfie. Avant d'activer l'enregistrement de la position, de l'IP et du selfie, mettez à jour la notice d'information et annoncez-la aux collaborateurs. Les responsables du pointage (RH) ne sont pas désignés dans cet onglet, mais dans la section Autorisations en bas de la page.

Lieux de travail : valeur par défaut de l'entreprise pour les bureaux

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Lieux de travail · Version : 0.99.6 (onglet 0.99.45)

À quoi ça sert : Elle détermine quelles vérifications sont exigées ensemble pour un pointage au bureau. Elle s'applique tant que la règle « Propre à ce bureau » n'est pas choisie sur la fiche du bureau.

1. Ouvrez l'onglet Lieux de travail. La note du haut rappelle que, si vous définissez les bureaux depuis le téléphone avec l'application Prozence, connecté au Wi-Fi du bureau, l'adresse MAC Wi-Fi du modem (point d'accès) est aussi enregistrée.
2. Sous Par défaut de l'entreprise pour les bureaux : vérifications exigées ensemble, cochez celles que vous voulez.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Si aucune n'est cochée, l'un des modes activés suffit. Toutes celles qui sont cochées doivent être satisfaites dans le même bureau : par exemple, si les trois sont cochées, le collaborateur scanne le QR code, son téléphone est sur le réseau du bureau et sa position est dans le rayon du bureau.

Erreurs fréquentes et avertissements : « Karekod teyidi için "Ofis karekodu" yöntemi açık olmalı. » (« Pour la vérification par QR code, le mode “QR code du bureau” doit être activé. ») · « Ofis ağı teyidi için "Ofis ağı" yöntemi açık olmalı. » (« Pour la vérification par réseau du bureau, le mode “Réseau du bureau” doit être activé. ») · « Konum teyidi için en az bir ofisin enlem ve boylamını girin. » (« Pour la vérification de la position, saisissez la latitude et la longitude d'au moins un bureau. »)

Enregistrer ma position comme bureau

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Lieux de travail → Bureaux enregistrés → Enregistrer ma position comme bureau · Version : 0.99.38 (première forme 0.99.12)

À quoi ça sert : Une fois au bureau, elle lit la position, l'adresse internet et (dans l'application mobile) les informations Wi-Fi, et les écrit en une seule étape dans un bureau enregistré.

Avant de commencer : Une fois au bureau, connecté au réseau Wi-Fi du bureau, ouvrez cet écran depuis votre téléphone avec l'application Prozence. Si vous l'ouvrez depuis un navigateur, le Wi-Fi ne peut pas être lu ; la position et l'adresse internet le sont.

1. Sous Bureaux enregistrés, cliquez sur Enregistrer ma position comme bureau (touchez-le sur téléphone). Si l'autorisation de localisation est demandée, accordez-la.
2. Dans la boîte « Voici ce qui a été lu. Choisissez ce qu’il faut enregistrer : », les informations lues s'affichent : Position (coordonnées et précision), Adresse internet, Wi-Fi (nom du réseau et point d'accès). Une ligne qui n'a pas pu être lue ne peut pas être cochée.
3. Cochez ce que vous voulez enregistrer. Si vous êtes connecté en données mobiles, ne choisissez pas l'adresse internet.
4. Dans la liste Où l’enregistrer ?, choisissez le bureau, ou choisissez Nouveau bureau et saisissez le Nom du bureau et l'Adresse (facultatif). Si l'adresse internet est déjà enregistrée pour un bureau, ce bureau est présélectionné (« Cette adresse internet est déjà enregistrée pour ce bureau ; les informations manquantes seront complétées. »).
5. Cliquez sur Enregistrer. La ligne de résultat indique « ✓ « Merkez Ofis » mis à jour : position, adresse internet. » ou « ajouté comme bureau enregistré ».

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « Impossible de lire la position. Autorisez la localisation et réessayez. »
• « La précision de la position est trop faible (±… m). Réessayez dehors ou près d’une fenêtre. » (une position moins précise que ±1 000 m n'est pas acceptée ; si le double de la marge de précision dépasse le rayon du bureau, le rayon est élargi à cette valeur, arrondi au multiple de 50 m, avec un maximum de 5 000 m — par ex. un rayon de 200 m est élargi si la précision est moins bonne que ±100 m)
• « Cette adresse internet (…) est déjà enregistrée pour le bureau « … ». » · « Ce point d’accès Wi-Fi est déjà enregistré pour le bureau « … ». »
• « Un bureau nommé « … » existe déjà ; choisissez-le dans la liste et mettez-le à jour. » · « Vous pouvez définir jusqu’à 20 bureaux. »

Important : L'adresse internet est toujours celle que le serveur voit à cet instant. La lecture de la position et du Wi-Fi exige un vrai appareil ; sur la capture du guide, la position a été fournie dans l'environnement de test et la ligne Wi-Fi indique « lisible uniquement dans l’application mobile Prozence ».

Modifier un bureau enregistré, règle de pointage propre au bureau et suppression

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Lieux de travail → Bureaux enregistrés → fiche du bureau · Version : 0.99.38 (selfie à l'arrivée 0.99.45)

À quoi ça sert : Vous voyez et modifiez l'adresse, la position, les adresses internet, les informations Wi-Fi de chaque bureau et la règle « comment pointer à cette adresse ».

Fiche du bureau : La fiche indique l'Adresse, la Position (coordonnées, rayon, Ouvrir sur la carte), l'Adresse internet (IP), le Wi-Fi (nom du réseau · MAC du point d’accès), la Règle de pointage, les Employés et la Dernière mise à jour. Si vous êtes sur le réseau de ce bureau, le badge « Vous êtes actuellement sur le réseau de ce bureau » s'affiche. Si le mode QR code est activé, les boutons Ouvrir l’écran QR et Copier le lien sont présents.

Modification :

1. Sur la fiche du bureau, cliquez sur Modifier. Le formulaire Modifier le bureau s'ouvre. Pour un nouveau bureau, cliquez sur + Ajouter un bureau manuellement (même formulaire, vide).
2. Remplissez les champs (voir le tableau).
3. Sous Comment pointer à cette adresse ?, choisissez Par défaut de l'entreprise ou Propre à ce bureau : exiger ensemble toutes les options cochées ci-dessous. Pour la règle propre au bureau, cochez ce que vous voulez parmi QR code, Réseau du bureau, Position et Selfie à l'entrée (sans reconnaissance faciale).
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications (pour un nouveau bureau, sur Ajouter le bureau). Le message « Bureau enregistré. » s'affiche.

Suppression :

1. Sur la fiche du bureau, cliquez sur Supprimer. La question « Supprimer ce bureau ? » s'affiche.
2. Cliquez sur Oui, supprimer le bureau. Pour renoncer, Annuler.

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « “…” için konum teyidi seçili; önce ofisin konumunu kaydedin. » (« La vérification de la position est cochée pour “…” ; enregistrez d'abord la position du bureau. ») · « “…” için ofis ağı teyidi seçili; önce internet adresini ya da Wi-Fi erişim noktasını kaydedin. » (« La vérification par réseau du bureau est cochée pour “…” ; enregistrez d'abord l'adresse internet ou le point d'accès Wi-Fi. »)
• « “…” için geçersiz IP adresi: … » (« Adresse IP non valide pour “…” : … ») · « “…” için geçersiz Wi-Fi erişim noktası (BSSID): …. Biçim: aa:bb:cc:dd:ee:ff » (« Point d'accès Wi-Fi (BSSID) non valide pour “…” : …. Format : aa:bb:cc:dd:ee:ff »)
• « Konum yarıçapı 50–5000 metre olmalı. » (« Le rayon de position doit être de 50 à 5000 mètres. »)
• « Il doit rester au moins un bureau. Ajoutez d’abord le nouveau, puis supprimez celui-ci. »

Important : L'écran du QR code d'un bureau supprimé ne fonctionne plus et l'on ne peut plus pointer depuis le réseau ou la position de ce bureau ; les anciens pointages d'arrivée et de départ ne sont pas supprimés. Les collaborateurs rattachés au bureau passent à « Aucun bureau rattaché ». Si un selfie propre au bureau est exigé, l'arrivée automatique ne fonctionne pas dans ce bureau.

Rattacher les collaborateurs à un bureau (Aujourd'hui dans les bureaux)

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Bureaux enregistrés → fiche du bureau → Choisir les salariés · Version : 0.99.40

À quoi ça sert : Elle détermine le bureau auquel chaque collaborateur est rattaché. La boîte Aujourd’hui dans les bureaux du Tableau et le rapport des bureaux comptent le collaborateur qui n'est pas venu comme « absent » dans son bureau de rattachement (voir 06. Tableau et intranet).

1. Sur la fiche du bureau, la ligne Employés indique combien de personnes y sont rattachées (« 3 employés dans ce bureau » ou « Pas encore choisis »).
2. Cliquez sur Choisir les salariés. La liste Salariés de ce bureau s'ouvre ; à côté de ceux qui sont rattachés à un autre bureau, « actuellement : … » est indiqué.
3. Filtrez avec la zone Rechercher un nom ou un service et cochez les personnes.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le message « “Ankara Şube” : 3 employés. » s'affiche.

Suggestion d'après les pointages : S'il y a au-dessus des bureaux enregistrés la note « Aucun bureau rattaché : N employés. », cliquez sur Suggérer d’après les pointages. Le bureau où ils ont le plus pointé au cours des 30 derniers jours est proposé ; vérifiez les cases cochées, puis cliquez sur Appliquer la sélection. Si tous sont rattachés, le message « Chaque salarié a un bureau de rattachement. » s'affiche.

Comment est-ce compté ?

• Un collaborateur qui a un pointage dans un bureau est compté comme « présent » dans le bureau où il est allé ce jour-là ; il n'est pas compté comme « absent » dans son bureau de rattachement.
• Celui qui n'a qu'un pointage en télétravail, à distance ou sur le terrain est compté « à distance » ou « sur le terrain » dans son bureau de rattachement (celui qui télétravaille est dans la colonne « à distance »).
• Celui qui n'a pas de pointage mais a un congé validé est compté « en congé » ; celui qui n'a pas non plus de congé est compté « absent » un jour ouvré. Les week-ends, les jours fériés et les jours de repos du plan de travail ne sont pas comptés.

Important : Si vous choisissez quelqu'un qui est rattaché à un autre bureau, il est déplacé dans celui-ci ; le rattachement de celui que vous retirez de la liste est supprimé.

Travail hors du bureau : télétravail, à distance, sur le terrain

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Lieux de travail → Travail hors du bureau · Version : 0.99.45

À quoi ça sert : Elle définit le télétravail, le travail à distance et le travail sur le terrain comme des bureaux : vous choisissez qui les utilise et ce qui est exigé au pointage.

Avant de commencer : Dans l'onglet Général, l'option Pointage hors bureau (domicile, à distance, terrain) doit être activée.

1. Sous Travail hors du bureau, repérez les cartes Télétravail, Travail à distance et Sur le terrain (chez un client).
2. Sur chaque carte, activez ou désactivez le lieu de travail avec la case Ouvert.
3. Sous Exigé au pointage, cochez Position (pas de pointage sans autorisation), Selfie (à l'entrée) et Enregistrer les données internet (IP ; réseau Wi-Fi et MAC dans l'app).
4. Sous Qui l'utilise ?, choisissez Tout le monde ou Seulement les services et personnes choisis (et ceux dont le planning le prévoit ce jour-là) ; avec la seconde, choisissez les Services et les Personnes.
5. Sur la carte Sur le terrain, choisissez aussi les Salariés avec contrôle de position sur le terrain et les Services avec contrôle de position sur le terrain.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Important :

• Toute personne dont le plan de travail indique « Télétravail » ou « À distance » ce jour-là voit toujours le bouton correspondant ; le réglage « Seulement les … choisis » ne l'en exclut pas.
• Pour Sur le terrain, si vous choisissez « Seulement les … choisis » sans choisir personne, l'enregistrement est refusé : « “Sahada” için kimlerin kullanacağını seçin ya da “Herkes”i işaretleyin. » (« Choisissez qui utilisera “Sur le terrain” ou cochez “Tout le monde”. »)
• Le collaborateur qui essaie de pointer depuis un lieu désactivé voit le message « Le pointage “Télétravail” ne vous est pas ouvert. »

Plannings de travail et ordre d'attribution

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Planning de travail · Version : 0.99.45

À quoi ça sert : Elle définit le type de travail (Bureau, Télétravail, À distance, Jour férié) et les horaires de chaque jour de la semaine ; vous attribuez les plannings à l'entreprise, aux services et aux personnes. Les retards, les départs anticipés, les heures supplémentaires, les « absents », la fenêtre d'arrivée automatique et le relevé d'heures sont calculés d'après le planning de la personne pour le jour concerné.

Création d'un planning :

1. Ouvrez l'onglet Planning de travail.
2. Pour un nouveau planning, cliquez sur + Nouveau planning ou sur l'un des modèles : Modèle : Lun–Jeu bureau 09–17, vendredi télétravail ou Modèle : Lun–Ven bureau 09–18.
3. Saisissez un nom dans le champ Nom du planning (par ex. « Hibrit: Pzt–Çar ofis, Per–Cum ev » — « Hybride : lun–mer bureau, jeu–ven maison »).
4. Pour chaque jour, choisissez le type dans la liste (Bureau, Télétravail, À distance, Jour férié) et saisissez les heures de début et de fin. Pour les jours fériés, les champs d'heures sont désactivés.
5. Si les horaires sont les mêmes tous les jours, remplissez le premier jour et cliquez sur Appliquer les horaires du premier jour à tous les jours travaillés.
6. Supprimez un planning inutile avec Supprimer le planning (il doit rester au moins un planning).

Attribution :

1. Plus bas dans le même onglet, choisissez le planning dans la liste Par défaut de l'entreprise. Toute personne à qui aucun planning n'est attribué, ni à son service ni à elle-même, l'utilise.
2. Sous Par service, choisissez un planning pour chaque service ou laissez Par défaut de l'entreprise.
3. Sous Par personne, saisissez un nom dans la zone Ajouter un employé : saisissez un nom, choisissez dans la liste et choisissez-le, puis choisissez le planning dans la liste à côté. Pour retirer, cliquez sur ×.
4. Saisissez la valeur de Tolérance (min).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Ordre d'attribution : Le planning d'un collaborateur est trouvé dans cet ordre : par personne → attribué à son service → valeur par défaut de l'entreprise. Dans l'exemple, le service Pazarlama (marketing) utilise le planning « Hibrit », mais Ece Yıldız, du même service, a reçu un planning personnel « Esnek: Pzt evden, Sal–Cum ofis » (« Flexible : lun. depuis chez soi, mar.–ven. bureau ») ; le lundi, le planning d'Ece devient « Aujourd'hui : télétravail · 09:00–18:00 ».

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « Donnez un nom à chaque planning. »
• « “…” düzeninde salı için başlangıç ve bitiş saatini SS:DD biçiminde, bitiş başlangıçtan sonra olacak şekilde girin. » (« Dans le planning “…”, saisissez pour le mardi l'heure de début et de fin au format HH:MM, la fin devant être après le début. »)
• « “…” düzeninde en az bir çalışma günü olmalı. » (« Le planning “…” doit comporter au moins un jour travaillé. »)
• « Service inconnu : … » · « Les plannings personnels contiennent un salarié invalide. »

Important :

• Si aucun planning n'a été enregistré, c'est le « Planning général » dérivé de l'ancien réglage général (09:00–18:00, lun–ven) qui s'applique ; pour les installations existantes, le calcul ne change pas.
• Les attributions de services et de personnes liées à un planning supprimé retombent sur la valeur par défaut de l'entreprise.
• Au maximum 12 plannings de travail peuvent être enregistrés ; au-delà de 12, ils ne sont pas enregistrés sans avertissement.
• La tolérance et la pause déjeuner valent pour toute l'entreprise ; elles ne varient pas selon le planning. L'option « Horaires de travail » du suivi de localisation sur le terrain utilise les horaires du planning par défaut de l'entreprise.
• Pour les journées de moins de 6 heures, la pause déjeuner n'est pas déduite ; les veilles de fête, la journée de travail se termine à 13:00 au plus tard.

Pause déjeuner et questions

Pour qui : Admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Pause déjeuner et questions · Version : 0.99.45

À quoi ça sert : Elle définit la pause déjeuner et active les trois questions posées au collaborateur : le motif d'un départ anticipé, le motif d'un jour sans pointage et, les jours de télétravail / à distance, le rappel « Avez-vous commencé à travailler ? ».

1. Saisissez la Durée de la pause déjeuner (min).
2. Saisissez les heures Début de la pause déjeuner et Fin de la pause déjeuner (par ex. 12:00–13:30). Aucun motif n'est demandé pour un départ pointé dans cette plage.
3. Cochez la case Demander « Pourquoi avez-vous quitté le bureau ? » lors d'une sortie avant la fin de la journée et modifiez la liste Motifs de sortie.
4. Cochez la case Sans pointage après début + tolérance, demander « Pourquoi n'avez-vous pas pointé aujourd'hui ? » (notification) et modifiez la liste Motifs d'absence.
5. Cochez la case Les jours de télétravail / travail à distance, envoyer « Avez-vous commencé à travailler ? » en début de journée.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Textes des notifications :

• Avez-vous commencé à travailler ? — « Aujourd'hui, vous êtes en télétravail (09:00–18:00). Si vous avez commencé, pointez dans Temps de travail. » (un jour à distance : « Aujourd'hui, vous travaillez à distance (…). »)
• Aucun pointage aujourd'hui — « Le travail a commencé à 09:00. Si vous ne pouvez pas venir ou êtes en retard, indiquez le motif. »

Important :

• Les notifications sont envoyées par une tâche serveur qui s'exécute toutes les 10 minutes ; une fois par jour et par personne. Elles n'arrivent que sur les appareils où l'application mobile Prozence est installée ou dont les notifications du navigateur sont activées ; la carte dans l'application est visible dans tous les cas. Une vraie notification de téléphone ne pouvant pas être montrée dans l'environnement de test, le guide en donne les textes.
• Aucune question n'est posée un jour férié, un jour de repos du collaborateur ou à un collaborateur en congé. Les réponses apparaissent dans la vue Mon équipe du responsable et dans la colonne Neden (« motif ») du relevé d'heures.
• Erreurs fréquentes : « Saisissez le début et la fin de la pause, la fin après le début. » · « La plage de pause déjeuner est de 4 heures au maximum. » · « Saisissez au moins un motif de sortie. » · « Il peut y avoir au maximum 10 motifs d'absence. »

Installer et protéger l'écran du QR code à l'entrée

Pour qui : Admin du module Temps de travail, informatique · Où : Bureaux enregistrés → fiche du bureau → Ouvrir l’écran QR · Version : 0.73.0 (mot de passe 0.99.6)

À quoi ça sert : La tablette ou l'écran à l'entrée du bureau affiche un QR code qui change toutes les 30 secondes. Quand le collaborateur scanne le QR code, son pointage est enregistré.

1. Sur la fiche du bureau, cliquez sur Ouvrir l’écran QR. Si vous allez ouvrir l'écran sur une tablette, récupérez le lien avec Copier le lien (« Lien copié. »).
2. Ouvrez le lien sur la tablette de l'entrée et passez en plein écran.
3. L'écran affiche le logo de l'entreprise, le titre Giriş–çıkış (« arrivée–départ »), le nom du bureau et le QR code : « Prozence uygulamasıyla ya da telefonunuzun kamerasıyla okutun. Kod 30 saniyede bir yenilenir. » (« Scannez avec l'application Prozence ou avec l'appareil photo de votre téléphone. Le code se renouvelle toutes les 30 secondes. »)

Protection de l'écran : Dans la section Protection de l’écran QR code de l'onglet Général, définissez un Mot de passe de l’écran. La tablette demande le mot de passe à la première ouverture du lien, puis s'en souvient pendant la durée Nombre de jours de mémorisation de l’appareil. Si vous changez le mot de passe, tous les écrans ouverts avec l'ancien redemandent un mot de passe ; avec Supprimer le mot de passe, vous revenez à l'état sans mot de passe.

Important :

• Si la connexion est coupée, l'écran affiche « Bağlantı bekleniyor… » (« en attente de connexion… ») ; vérifiez la connexion internet de la tablette.
• Si N’ouvrir l’écran que depuis l’adresse internet de ce bureau (réseau du bureau) est coché, sur un autre réseau l'écran affiche « Ekran yalnız ofis ağından açılır. » (« L'écran ne s'ouvre que depuis le réseau du bureau. »)
• Si vous pensez que le lien est passé à quelqu'un d'autre, cochez Renouveler les liens d’écran QR à l’enregistrement (les anciens ne marchent plus), enregistrez, puis ouvrez le nouveau lien sur la tablette.

Autorisations du temps de travail

Pour qui : Administrateur de l'application, admin du module Temps de travail · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Autorisations · Version : 0.99.3

À quoi ça sert : Elle désigne les responsables du pointage (RH), les observateurs et l'admin du module.

1. Descendez jusqu'à la section Autorisations, tout en bas de la page Temps de travail.
2. Dans la zone Ajouter une personne… de la case du rôle, saisissez un nom et choisissez-le dans la liste ; pour retirer, cliquez sur ×. Pour donner un rôle à un service, cliquez sur + Ajouter un service.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Relevé d'heures et exportation vers le logiciel de paie

Pour qui : Opérateur du module Temps de travail (RH), observateur, administrateur de l'application · Où : Mon espace → Temps de travail → Relevé d’heures · Version : 0.73.0 (exportation vers le logiciel de paie 0.99.31, colonnes Plan et Neden 0.99.45)

À quoi ça sert : Elle affiche les totaux du mois par collaborateur ; vous téléchargez un CSV pour la paie ou un fichier Excel adapté au logiciel de paie.

1. Dans la boîte Temps de travail, cliquez sur Relevé d’heures.
2. Choisissez le mois avec les boutons ‹ et ›.
3. Dans le tableau figurent, pour chaque collaborateur, les valeurs Jour, Travaillé, Heures sup., En retard, Départ manquant et Jours ouvrés sans pointage. En cliquant sur le nom d'un collaborateur, vous ouvrez ses pointages du mois.
4. Pour le détail jour par jour, cliquez sur Télécharger le CSV (puantaj-YYYY-AA.csv).
5. Pour un logiciel de paie, choisissez le logiciel sous Exporter vers la paie (Général (toutes les colonnes), Logo (Bordro Plus / j-HR), Mikro (Bordro / İK), Luca Bordro, Netsis (Logo Netsis HR)) et cliquez sur Télécharger Excel ou sur Télécharger CSV (pointage).

Les 16 colonnes du fichier CSV : Çalışan · Departman · Tarih · Giriş · Çıkış · Çalışılan (dk) · Fazla (dk) · Geç (dk) · Eksik çıkış · İzinde · Kayıtsız iş günü · Yer · Resmî tatil · Tatil çalışması (dk) · Plan · Neden (collaborateur · service · date · arrivée · départ · travaillé (min) · heures sup. (min) · retard (min) · départ manquant · en congé · jour ouvré sans pointage · lieu · jour férié · travail un jour férié (min) · plan · motif ; les noms des colonnes dans le fichier sont en turc). Le fichier est en UTF-8 et séparé par des points-virgules. La colonne Plan indique le type de planning de travail de ce jour, et la colonne Neden le motif d'absence ou de départ indiqué par le collaborateur.

Le fichier Excel de paie comporte deux feuilles : Puantaj (« relevé d'heures » : par collaborateur, jours travaillés, heures normales / supplémentaires / de jour férié, absences, jours de congé par type, nombre de jours manquants SGK (sécurité sociale turque) et leur motif, jours de cotisation SGK) et İzinler (« congés »). La correspondance se fait avec le numéro de matricule ; le fichier ne contient pas de numéro d'identité turc (TC). Le même fichier s'obtient aussi depuis Admin → Intégrations → RH et comptabilité (voir 13. Intégrations).

Astuce : Pour les rapports du temps de travail et des bureaux dans la section Rapports, voir 19. Rapports.

Important : Les jours de congé ne sont pas comptés « sans pointage ». Avant de transférer à la paie, attendez que les départs manquants soient corrigés. Les noms de colonnes peuvent varier selon la version du logiciel de paie ; faites correspondre les colonnes dans l'écran d'import. Pour les personnes entrées ou parties en cours de mois, vérifiez les jours de cotisation SGK dans le logiciel.

Réglages du suivi de localisation (terrain) et formulaires de consentement

Pour qui : Admin du module Temps de travail, administrateur de l'application ; pour le formulaire de consentement, opérateur du module Temps de travail (RH) · Où : Admin → Modules → Temps de travail → Suivi de localisation (terrain) · Version : 0.99.8 (carte 0.99.38)

À quoi ça sert : Elle active le relevé de la position des collaborateurs de terrain pendant les heures de travail, via l'application mobile Prozence sur le téléphone de l'entreprise ; elle détermine qui est suivi, à quelles heures, à quel intervalle et combien de temps les données sont conservées. Vous suivez ici le consentement explicite et le formulaire de consentement signé.

Avant de commencer : Le suivi de localisation fait partie du module Temps de travail ; il ne fonctionne pas si le module est désactivé. Pour que les arrêts s'affichent avec le nom du bureau, saisissez la latitude, la longitude et le rayon des bureaux.

1. Sur la page Temps de travail, descendez jusqu'à la section Suivi de localisation (terrain). L'encadré jaune du haut résume les règles de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles) : « Protection des données (KVKK) : le suivi ne démarre pas sans le consentement écrit explicite de l’employé. »
2. Cochez la case Suivi de localisation activé.
3. Dans la zone Employés à suivre, saisissez un nom et choisissez-le ; si vous voulez, choisissez dans Services à suivre (plusieurs avec Ctrl / Cmd).
4. Choisissez les Heures de suivi et saisissez les autres valeurs (voir le tableau).
5. Modifiez les brouillons du Texte de consentement et de la Notice d’information selon votre entreprise (raison sociale, adresse, adresse de contact).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Marquer le formulaire de consentement signé (RH) :

1. Dans le tableau Employés suivis, en bas de la section, l'état du Consentement explicite, du Formulaire signé et des Appareils de chaque collaborateur s'affiche.
2. Une fois que le collaborateur a donné son consentement dans l'application, récupérez le formulaire signé à la main et cliquez sur Formulaire reçu sur sa ligne. L'état devient Consentement complet. Si c'est une erreur, cliquez sur Retirer.
3. Pour retirer un appareil (par ex. un téléphone perdu), cliquez sur le × à côté de l'appareil. Itinéraire ouvre la journée du collaborateur.

Important :

• Le consentement est facultatif ; le suivi ne démarre pas pour le collaborateur qui ne le donne pas, et cela ne doit avoir aucune conséquence négative. Le collaborateur peut retirer son consentement à tout moment.
• Les textes de consentement et d'information sont des brouillons ; faites-les relire par votre conseiller juridique avant d'activer le suivi.
• La position est visible par la personne elle-même, par le responsable d'équipe et par l'opérateur du module Temps de travail ; l'observateur ne peut pas la voir. Chaque consultation est enregistrée.
• C'est l'application mobile Prozence qui envoie la position ; l'envoi de la position en arrière-plan exige un vrai appareil. L'itinéraire du guide est composé de points fictifs.