14. Gestion des services et des ressources humaines

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

La plupart des sujets de ce chapitre ont été déplacés vers de nouveaux chapitres. La gestion du temps de travail, des congés, des demandes, du service courrier, des achats, des équipements attribués, de la navette, du restaurant, des réservations, des visiteurs, des urgences et de la sécurité au travail a désormais son propre chapitre, avec des tableaux qui indiquent ce que fait chaque réglage et sa valeur par défaut. Les titres déplacés ci-dessous sont conservés pour que les anciens liens continuent de fonctionner et vous renvoient à leur nouvel emplacement ; l’attribution des rôles, l’attribution des véhicules, l’intégration et la paie restent expliquées dans ce chapitre.

Nouveaux chapitres pour l’administration :

• 29. Gestion du temps de travail : les quatre onglets des réglages du temps de travail, bureaux enregistrés, travail hors du bureau, plannings de travail, écran de QR code, feuille de présence et export vers le logiciel de paie, suivi de position
• 30. Gestion des congés des collaborateurs : jours travaillés, tableaux d’ancienneté et jours fériés, règles des types de congés, congé par anticipation, circuit d’approbation, soldes, réception du formulaire signé par QR code
• 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements : catégories de demandes et délais cibles, réponses prédéfinies, réglages et droits du service courrier, des achats et des équipements attribués
• 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences : modules de services et rôles, lignes de navette, menu et accès au restaurant, réservation, réglages des visiteurs, plan d’urgence et équipes, « Je suis en sécurité », signalements de sécurité au travail, médecin du travail

Les tâches quotidiennes des responsables (traiter les demandes, Bureau du courrier, approbation des achats, Inventaire, accueil, approbation des congés et du temps de travail) se font sur des écrans que les collaborateurs utilisent aussi ; elles sont donc décrites dans les chapitres destinés aux collaborateurs : 21. Congés des collaborateurs, 22. Temps de travail, 23. Demandes, 24. Colis, courrier et achats, 26. Salle de réunion et visiteurs et 28. Inventaire et affectation des équipements. Pour les écrans que voient les collaborateurs, voir 07. Services internes. La gestion des notes de frais et des avances fait l’objet d’un chapitre distinct : 18. Gestion des notes de frais et comptabilité.

Pour qui : Admin · Responsable des services · Ressources humaines · Admins de module et opérateurs · Responsable de département

Dans ce chapitre

Ce chapitre explique :

• Attribuer des rôles
• Attribution des véhicules
• Lancer un nouveau processus d’intégration
• Réglages et modèles (intégration)
• Téléverser et associer les fiches de paie
• Périodes de paie, état de réception et journal d’audit
• Informations d’association des fiches de paie : matricule et n° d’identité
• Paramètres des fiches de paie : vérification, fournisseur SMS et API Prozon
• Approbation des notes de frais

Sujets déplacés vers de nouveaux chapitres (le titre mène à une courte note qui vous renvoie à leur nouvel emplacement) :

• Ouvrir la gestion des services → 32
• Activer les modules de services → 32
• Saisir le menu du restaurant → 32
• Suivre la participation aux repas et les notes du menu → 32
• Définir les lignes de navette → 32
• Navette en direct : lien du chauffeur et annonce aux passagers → 32
• Catégories de demandes et responsables → 31
• Traiter les demandes reçues (affectation, réponse, résolution) → 23
• Réglages du service courrier → 31
• Enregistrer et remettre les colis reçus → 24
• Expédier les demandes d’envoi de colis → 24
• Ressources réservables et règles → 32
• Réglages des visiteurs et enregistrement autonome par QR code → 32
• Écran d’accueil : faire entrer un visiteur → 26
• Traiter les signalements de presque-accident et de danger → 32
• Réglages et rapport des signalements de sécurité → 32
• Enregistrer et attribuer un article d’inventaire → 28
• Reprendre un équipement, panne et perte → 28
• Réglages des équipements attribués → 31
• Approbations de l’équipe (responsable de département) → 21
• Congés en attente d’approbation (ressources humaines) → 30
• Saisir les soldes de congé annuel → 30
• Toutes les demandes de congé et saisie d’un congé au nom d’un collaborateur → 30
• Réglages : types de congés et règles, tableaux d’ancienneté, jours fériés → 30
• Formulaire de congé approuvé et vérification par QR code → 21
• Réceptionner le formulaire signé d’un congé approuvé (par QR code) → 30
• Réglages du temps de travail : modes d’enregistrement, réseau du bureau et QR code → 29
• Installer l’écran de QR code à l’entrée → 29
• Réglages du suivi de position (terrain) et documents de consentement → 29
• Feuille de présence et rapport de temps de travail → 29
• Lancer un appel « Je suis en sécurité » → 32
• Suivre et clôturer le tableau de l’appel → 32
• Points de rassemblement et réglages « Je suis en sécurité » → 32
• Consulter les résultats des exercices → 32

Attribuer des rôles

Pour qui : Admin · Où : Admin → Personnes → Personnes et droits · Version : 0.55.0 (rôles de module 0.74.0)

À quoi ça sert : Définit qui gère et qui traite chaque service. Une personne ne voit les écrans de ce chapitre que si elle a le rôle correspondant.

• Responsable des services (droit de fonction) : gère toute la section Admin → Services (modules, restaurant, navette, véhicule et réglages des modules de services).
• Responsable d’urgence (droit de fonction) : lance, suit et clôt l’appel « Je suis en sécurité ».
• Tableau Droits par module : pour les demandes, le service courrier, la réservation, les visiteurs, le temps de travail, l’intégration, le signalement sécurité (la gestion du médecin du travail se fait aussi avec les rôles de ce module), les équipements attribués, les demandes de congé, la paie, les achats et « Je suis en sécurité » (urgence), les rôles Admin du module (réglages), Opérateur (traite les enregistrements, reçoit les notifications) et Observateur (lecture seule). Les boutons Profil prêt (Ressources humaines, Services généraux, Accueil, Équipe sécurité) attribuent d’un clic les rôles les plus courants.

Pour les étapes et la signification des rôles module par module, voir 10. Administration et installation et Rôles de module (tableau des droits).

Astuce : Vous n’avez pas besoin d’attribuer un rôle distinct au responsable de département. La personne qui est le responsable d’un collaborateur dans l’organigramme approuve d’elle-même les demandes de congé et de correction du temps de travail de ce collaborateur (voir Attribuer un département et un responsable).

Ouvrir la gestion des services

Explique comment ouvrir l’écran Admin → Services et qui voit quel onglet. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Ouvrir la gestion des services. Voir aussi 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements : Ouvrir les écrans de réglages.

Activer les modules de services

Vous activez les modules restaurant, navette et attribution de véhicules, ainsi que les fonctions complémentaires du restaurant et de la navette. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Activer les modules de services (Général).

Saisir le menu du restaurant

Vous saisissez le menu du mois jour par jour ou à partir d’un fichier CSV. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Saisir le menu du restaurant.

Suivre la participation aux repas et les notes du menu

Vous suivez le nombre de personnes attendues chaque jour et les notes du menu. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Suivre la participation aux repas et les notes du menu.

Définir les lignes de navette

Vous saisissez les lignes de navette, les véhicules, les chauffeurs et les horaires des arrêts. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Définir les lignes de navette et Suivre les trajets du jour.

Navette en direct : lien du chauffeur et annonce aux passagers

Vous donnez au chauffeur le lien qui ne demande pas de connexion et vous envoyez aux passagers une annonce de retard ou d’annulation. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Lien du chauffeur et annonce aux passagers. Voir aussi 25. Navette et cantine : Écran du chauffeur : trajet, arrêt et passagers.

Attribution des véhicules

Pour qui : Responsable des services · Où : Admin → Services → Véhicule · Version : 0.52.0

À quoi ça sert : Vous saisissez la plaque du véhicule de société attribué à un collaborateur, ainsi que les dates de pneus, d’entretien, de contrôle technique, d’assurance et d’assurance tous risques. Quand une date approche, un rappel est envoyé au collaborateur et aux services généraux. Le collaborateur ne voit que son propre véhicule et ne peut pas le modifier.

Avant de commencer : Le module Véhicules de fonction doit être activé. Quand il est désactivé, le début de la section indique « Attribution de véhicules désactivée ; invisible pour les collaborateurs et aucun rappel n’est envoyé. »

1. Cliquez sur + Ajouter un véhicule.
2. Choisissez le collaborateur dans la liste — Choisir un collaborateur —.
3. Remplissez les champs Plaque (34 ABC 123) et Marque / modèle.
4. Saisissez les dates : Changement de pneus (dans la liste à côté, Passage en hiver ou Passage en été), Entretien périodique (date ou kilométrage ; champ ou km), Contrôle technique, Assurance responsabilité civile, Assurance tous risques.
5. Si vous le souhaitez, saisissez une Note, puis cliquez sur Enregistrer les véhicules.

Astuce : À côté des dates dépassées figure la mention dépassé, et à côté des dates proches la mention approche.

Important : Un seul véhicule peut être attribué à un collaborateur. Pour supprimer l’attribution, cliquez sur Retirer sur la ligne, puis enregistrez.

Catégories de demandes et responsables

Vous définissez les catégories de demandes, leurs responsables et les délais de résolution cibles. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements ; voir Réglages des demandes : catégories et délais cibles, Définir les réponses prédéfinies et Accorder des droits pour les demandes.

Traiter les demandes reçues (affectation, réponse, résolution)

Vous prenez en charge les demandes reçues, vous échangez avec leur auteur, vous demandez des informations et vous les résolvez. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 23. Demandes ; voir Liste des demandes reçues (pour les personnes qui traitent les demandes), Prendre une demande en charge et écrire une réponse, Demander des informations à l’auteur de la demande, Résoudre, clôturer une demande, changer sa priorité et son sujet et Tableau Aperçu : délais de résolution.

Réglages du service courrier

Vous définissez le lieu de remise, le rappel, la durée de conservation, les responsables et les transporteurs. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements ; voir Réglages du service courrier et Accorder des droits pour le service courrier.

Enregistrer et remettre les colis reçus

Les envois reçus s’enregistrent désormais sur l’écran distinct Bureau du courrier et se remettent avec le code de remise. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 24. Colis, courrier et achats ; voir Ouvrir le Bureau du courrier, Enregistrer un envoi reçu, Remettre l’envoi et Registre du courrier : reçus et envoyés.

Expédier les demandes d’envoi de colis

Vous remettez les demandes d’envoi des collaborateurs au transporteur ou au coursier ; à la place de l’ancien bouton En préparation, il y a désormais Reçu au courrier. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 24. Colis, courrier et achats ; voir Traiter les demandes d’envoi.

Ressources réservables et règles

Vous définissez les salles de réunion et les places de parking réservables, ainsi que les horaires et les limites de réservation. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Ressources réservables et règles et Synchronisation avec Google Agenda.

Réglages des visiteurs et enregistrement autonome par QR code

Vous configurez l’enregistrement des visiteurs, la durée de conservation, le texte d’information et l’enregistrement autonome par QR code. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Réglages des visiteurs, accueil et sortie. Voir aussi 26. Salle de réunion et visiteurs : Enregistrement autonome par QR code (visiteur).

Écran d’accueil : faire entrer un visiteur

À l’accueil, vous faites entrer le visiteur attendu, vous enregistrez celui qui arrive sans prévenir et vous enregistrez sa sortie. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 26. Salle de réunion et visiteurs ; voir Accueil : faire entrer un visiteur, Enregistrer la sortie d’un visiteur, Qui est dans les locaux en ce moment et Accueil : liste Aujourd’hui et Registre.

Traiter les signalements de presque-accident et de danger

Vous examinez les signalements de sécurité au travail reçus, vous évaluez le risque, vous ouvrez et vous clôturez des actions correctives. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Traiter les signalements de presque-accident et de danger.

Réglages et rapport des signalements de sécurité

Vous activez le signalement de sécurité au travail, puis vous configurez le signalement anonyme et les suggestions de lieux. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Réglages des signalements de sécurité. Voir aussi 19. Rapports : L’onglet santé et sécurité au travail dans les rapports.

Enregistrer et attribuer un article d’inventaire

L’inventaire se trouve désormais sur l’écran distinct Inventaire du menu de gauche ; c’est là que vous enregistrez l’article et que vous l’attribuez à un collaborateur. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 28. Inventaire et affectation des équipements ; voir L’écran Inventaire, Enregistrer un article d’inventaire, Attribuer un article d’inventaire, Importer à partir d’un fichier Excel ou CSV et Imprimer des étiquettes QR.

Reprendre un équipement, panne et perte

Vous récupérez l’objet et vous changez son état ; la perte, le dommage et la panne se signalent et se concluent désormais sous forme d’incident. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 28. Inventaire et affectation des équipements ; voir Détail d’un article d’inventaire : restitution, état, modification et suppression, Suivre les incidents, Mettre un incident à l’examen et Conclure un incident : coût et évaluation de la faute.

Réglages des équipements attribués

Vous configurez le module d’équipements attribués, la confirmation de remise, le rappel de garantie et la durée de conservation. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements ; voir Réglages des équipements attribués et catégories personnalisées et Accorder des droits pour les équipements attribués.

Approbations de l’équipe (responsable de département)

En tant que responsable de département, vous approuvez les demandes de congé et les corrections du temps de travail de votre équipe. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 21. Congés des collaborateurs ; voir Approuver un congé en tant que responsable. Voir aussi 22. Temps de travail : Mon équipe : situation du jour de l’équipe et approbation des corrections.

Congés en attente d’approbation (ressources humaines)

En tant que RH, vous donnez l’approbation finale aux demandes de congé déjà approuvées par le responsable. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 30. Gestion des congés des collaborateurs ; voir Circuit d’approbation et approbation des ressources humaines et Désigner les approbateurs et les observateurs.

Saisir les soldes de congé annuel

Vous saisissez le solde d’ouverture des collaborateurs et vous le corrigez ensuite. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 30. Gestion des congés des collaborateurs ; voir Saisir et corriger les soldes de congé annuel.

Toutes les demandes de congé et saisie d’un congé au nom d’un collaborateur

Vous filtrez toutes les demandes de congé, vous annulez un congé approuvé ou vous enregistrez un congé au nom d’un collaborateur. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 30. Gestion des congés des collaborateurs ; voir Toutes les demandes, annulation et saisie d’un congé au nom d’un collaborateur.

Réglages : types de congés et règles, tableaux d’ancienneté, jours fériés

Les réglages du module de congés (jours travaillés, tableaux d’ancienneté, jours fériés officiels, règles des types de congés, report et congé par anticipation) sont désormais décrits dans des tâches distinctes. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 30. Gestion des congés des collaborateurs ; voir Ouvrir les réglages (module de congés), Jours travaillés, tableaux d’ancienneté et jours fériés officiels, Règles des types de congés payés et non payés et Report, congé par anticipation et demande rétroactive.

Formulaire de congé approuvé et vérification par QR code

Pour un congé approuvé, un formulaire A4 imprimable à QR code est généré ; le QR code montre que le formulaire correspond à l’enregistrement du système. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 21. Congés des collaborateurs ; voir Imprimer et signer le formulaire de congé approuvé et Vérifier le formulaire par QR code. Voir aussi 30. Gestion des congés des collaborateurs : Suivi de la remise du formulaire signé.

Réceptionner le formulaire signé d’un congé approuvé (par QR code)

Vous photographiez le formulaire signé apporté par le collaborateur ; le congé est retrouvé grâce au QR code du formulaire et marqué comme reçu. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 30. Gestion des congés des collaborateurs ; voir Réceptionner le formulaire par QR code (ressources humaines) et Suivi de la remise du formulaire signé.

Réglages du temps de travail : modes d’enregistrement, réseau du bureau et QR code

Dans la version 0.99.45, les réglages du temps de travail ont été répartis en quatre onglets : Général, Lieux de travail, Planning de travail, Pause déjeuner et questions. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 29. Gestion du temps de travail ; voir Ouvrir les réglages du temps de travail, L’onglet Général, Lieux de travail : valeur par défaut de l’entreprise pour les bureaux, Modifier un bureau enregistré, règle d’entrée propre au bureau et suppression, Travail hors du bureau : à domicile, à distance, sur le terrain et Plannings de travail et ordre d’attribution.

Installer l’écran de QR code à l’entrée

Vous affichez sur la tablette de l’entrée du bureau un QR code qui change toutes les 30 secondes, et vous protégez l’écran par un mot de passe. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 29. Gestion du temps de travail ; voir Installer l’écran de QR code à l’entrée et le protéger par un mot de passe.

Réglages du suivi de position (terrain) et documents de consentement

Vous activez le suivi de position des collaborateurs de terrain, vous définissez les règles et vous marquez les documents de consentement signés. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 29. Gestion du temps de travail ; voir Réglages du suivi de position (terrain) et documents de consentement.

Feuille de présence et rapport de temps de travail

Vous consultez la feuille de présence mensuelle, vous la téléchargez en CSV ou en Excel et vous l’exportez vers le logiciel de paie. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 29. Gestion du temps de travail ; voir Feuille de présence et export vers le logiciel de paie. Voir aussi 19. Rapports : L’onglet temps de travail dans les rapports.

Lancer un nouveau processus d’intégration

Pour qui : RH, Admin · Où : Tableau → Mon espace → Intégration → Processus · Version : 0.69.0, 0.96.1

À quoi ça sert : Vous lancez une liste de tâches pour un nouvel arrivant (ou un collaborateur qui part). Les tâches sont réparties, avec leurs dates, entre leurs responsables (RH, informatique, services généraux, responsable, parrain ou marraine, collaborateur lui-même).

1. Dans la case Intégration, cliquez sur Processus. La fenêtre Intégration et départ liste les processus En cours, leur avancement et le nombre de tâches en retard.
2. Cliquez sur + Nouveau processus.
3. Choisissez le modèle dans la liste Modèle (par ex. « Arrivée (général) · 12 tâches » ou « Départ (général) · 5 tâches »).
4. Saisissez un nom dans le champ Collaborateur : et choisissez-le dans la liste.
5. Choisissez la Date de début (dernier jour pour un départ). Les dates des tâches sont calculées à partir de ce jour.
6. Si vous le souhaitez, choisissez les personnes pour Responsable (organigramme si vide) : et Parrain (facultatif) :, et saisissez une Note (facultatif).
7. Cliquez sur Démarrer et prévenir les responsables.

Astuce : Les tâches qui vous incombent apparaissent dans la liste Vos tâches de la case, avec leur date et leur retard éventuel ; cochez-les une fois terminées. La courte carte affiche les 3 premières tâches ; cliquez sur Tout afficher pour les voir toutes. Quand vous cliquez sur un processus, toutes les étapes s’ouvrent ; si nécessaire, vous le clôturez avec Clôturer le processus → Oui, clôturer. Pour l’écran que voit le nouveau collaborateur, voir 07. Services internes.

Réglages et modèles (intégration)

Pour qui : Admin du module d’intégration · Où : Admin → Modules → Intégration · Version : 0.69.0, 0.96.1 (onglet Admin 0.99.3)

1. Cliquez sur Admin → Modules → Intégration. Les Réglages d’intégration s’ouvrent.
2. Cochez la case Intégration activée et saisissez le Texte d’accueil.
3. Choisissez les personnes pour Tâches RH :, Tâches informatiques : et Tâches des services généraux :. Les tâches de rôle sont attribuées à la première personne de la liste ; si la liste est vide, à la personne qui lance le processus.
4. Saisissez la valeur de Conservation des processus terminés en mois (3–60). Ajoutez les autres responsables de l’intégration comme Opérateur dans la section Autorisations en bas de l’onglet.
5. Choisissez un modèle sous Modèles. Modifiez les champs Nom du modèle et Type (Arrivée / Départ).
6. Pour chaque tâche, saisissez le titre, le rôle responsable (L’employé lui-même, Responsable, Covoiturage, RH, Informatique, Services généraux, Personne précise), le décalage en jours (−3 = trois jours avant, 0 = premier jour, 30 = un mois après) et, si vous le souhaitez, un lien vers l’application (Mon profil, Politiques de l’entreprise). Ajoutez une tâche avec + Ajouter une tâche et un modèle avec + Modèle.
7. Cliquez sur Enregistrer les réglages.

Téléverser et associer les fiches de paie

Pour qui : Responsable de la paie (RH), Admin · Où : Tableau → Mon espace → Mes fiches de paie → Importer · Version : 0.97.0

À quoi ça sert : Vous téléversez en masse les PDF de fiches de paie mensuelles. Le matricule (ou le numéro d’identité) et la période figurant dans le nom du fichier associent la fiche de paie au bon collaborateur et au bon mois. Le collaborateur ouvre sa fiche de paie dans Mon espace après avoir accusé réception.

Avant de commencer : Le module de paie doit être activé et le rôle Opérateur doit vous avoir été attribué sur la ligne Mes fiches de paie (Admin → Personnes → Personnes et droits ; le profil prêt Ressources humaines attribue aussi ce rôle). Saisissez les matricules des collaborateurs (voir Informations d’association des fiches de paie). Les noms de fichiers doivent contenir le matricule et la période, par exemple S-1004_2026-10.pdf. La période peut s’écrire 2026-10, 202610 ou 10-2026.

1. Dans la case Mes fiches de paie, cliquez sur Importer. La fenêtre Téléverser des fiches de paie s’ouvre.
2. Dans le champ Période (si absente du nom du fichier), choisissez le mois. La valeur par défaut est le mois dernier ; si le nom du fichier contient la période, c’est elle qui s’applique.
3. Cliquez sur Fichiers PDF et choisissez les fiches de paie. Vous pouvez choisir plusieurs fichiers ; chaque fichier peut peser 10 Mo au maximum.
4. Une ligne apparaît pour chaque fichier : nom du fichier, collaborateur associé et période. La ligne d’état indique Associé, Aucune correspondance ; choisissez la personne ou Correspond à plusieurs personnes ; choisissez la personne. Les lignes sans correspondance sont en jaune ; choisissez le collaborateur dans la liste. Si nécessaire, modifiez aussi la période sur la ligne.
5. Cliquez sur Importer (3) (le nombre est celui des fichiers). Les fichiers sont téléversés l’un après l’autre ; le résultat s’affiche sur chaque ligne. Les lignes sans collaborateur choisi sont ignorées avec le message « Aucune personne choisie ; ignoré. »

Lien au lieu d’un fichier : Si les fiches de paie se trouvent dans le système de paie propre à votre entreprise, activez Définir un lien au lieu d’un fichier, choisissez le Collaborateur et la Période, saisissez dans le champ Lien de la fiche de paie l’adresse commençant par https://, puis cliquez sur Enregistrer le lien. Le collaborateur ouvre cette adresse après avoir accusé réception.

Deuxième fiche de paie pour le même mois :

• Si le collaborateur n’a pas encore accusé réception, le nouveau fichier remplace l’ancien ; l’ancien fichier est supprimé.
• Si le collaborateur a accusé réception, l’ancienne fiche de paie et l’enregistrement de réception sont conservés ; la nouvelle fiche de paie est ajoutée sur une ligne distincte avec l’étiquette Ajustement, et le collaborateur en accuse aussi réception.

Astuce : Si votre logiciel de paie fournit tous les collaborateurs dans un seul PDF, divisez-le d’abord en un PDF par personne et nommez les fichiers avec le matricule. Les fiches de paie sont conservées dans le dossier privé du site web (pzk-bordro), inaccessible de l’extérieur ; sur un hébergement Nginx comme Kinsta, il faut aussi ajouter une règle d’accès pour ce dossier ; vous voyez l’état dans la liste Dossiers privés des réglages des notes de frais (voir 18. Gestion des notes de frais et comptabilité).

Périodes de paie, état de réception et journal d’audit

Pour qui : Responsable de la paie (RH), Observateur, Admin · Où : Tableau → Mon espace → Mes fiches de paie → Périodes · Version : 0.97.0

À quoi ça sert : Vous suivez chaque mois combien de fiches de paie ont été réceptionnées, vous voyez qui ne l’a pas fait et vous exportez la preuve de réception en CSV.

1. Dans la case Mes fiches de paie, cliquez sur Périodes. Pour chaque mois, un nombre tel que « 9 / 15 réceptions » apparaît ; il est en vert si tout a été réceptionné et en jaune s’il en manque.
2. Cliquez sur un mois. Une ligne apparaît par collaborateur : nom et matricule, état, date et mode de réception (ou date de téléversement), type de fichier (PDF ou lien) et nombre d’ouvertures.
3. Si vous êtes opérateur, vous pouvez consulter une fiche de paie avec Ouvrir. Cette ouverture est inscrite au journal d’audit comme « Consultation RH » et n’a aucun effet sur la réception du collaborateur.
4. Pour retirer une fiche de paie erronée dont la réception n’a pas encore eu lieu, cliquez sur Supprimer → Oui, supprimer. Une fiche de paie dont la réception a eu lieu ne peut pas être supprimée ; pour la corriger, téléversez une nouvelle fiche de paie pour le même mois.
5. Pour la preuve de réception, cliquez sur Journal d’audit (CSV) (ce mois-ci) ou sur le bouton Journal d’audit complet (CSV) dans la fenêtre Périodes.

Colonnes du CSV : Collaborateur, Matricule, Période, Téléversement, Source, Type, Ajustement, Date de réception, Mode, Canal (l’adresse ou le numéro masqué auquel le code a été envoyé), IP, Navigateur, SHA-256 du PDF (l’empreinte du document) et Ouvertures.

Astuce : Les collaborateurs dont la réception est en attente voient un avertissement dans leur cloche (En attente de votre part) et dans Mon espace. Les personnes qui ont le rôle Observateur voient les périodes et le CSV, mais ne peuvent pas ouvrir le contenu des fiches de paie.

Informations d’association des fiches de paie : matricule et n° d’identité

Pour qui : Responsable de la paie (RH), Admin · Où : Tableau → Mon espace → Mes fiches de paie → Personnes · Version : 0.97.0

1. Dans la case Mes fiches de paie, cliquez sur Personnes. Les collaborateurs sont listés ; filtrez avec Rechercher des personnes par nom ou par matricule.
2. Saisissez le matricule du collaborateur dans le champ Matricule.
3. Si votre entreprise fait l’association par numéro d’identité (TC), saisissez le numéro dans le champ N° d’identité. Le numéro lui-même n’est pas conservé, seule son empreinte à sens unique l’est ; le champ indique ensuite « N° d’identité défini ✓ ». Pour l’effacer, saisissez -.
4. Si nécessaire, choisissez dans la liste Paramètre de l’entreprise le canal de vérification propre à ce collaborateur (Code par e-mail ou code SMS).
5. Cliquez sur Enregistrer sur la ligne.

Astuce : La mention « pas d’e-mail » ou « pas de mobile » sous la ligne indique qu’aucun code ne peut être envoyé à ce collaborateur. Ajoutez une adresse e-mail ou un numéro de mobile sur sa fiche, ou choisissez un autre canal.

Paramètres des fiches de paie : vérification, fournisseur SMS et API Prozon

Pour qui : Admin du module de paie, Admin · Où : Admin → Modules → Paie · Version : 0.97.0 (onglet Admin 0.99.3)

1. Cliquez sur Admin → Modules → Paie. Les Paramètres des fiches de paie s’ouvrent. Désignez les responsables de la paie (RH) comme Opérateur dans la section Autorisations en bas de l’onglet.
2. Cochez la case Module de paie activé.
3. Choisissez la Vérification de la réception :
   • Code par e-mail (recommandé) : Un code à 6 chiffres est envoyé à l’adresse e-mail figurant sur la fiche du collaborateur.
   • Code SMS : Le code est envoyé par SMS sur le mobile ; un fournisseur SMS doit être défini plus bas.
   • Ouverture directe (sans code) : Le collaborateur appuie sur Je confirme la réception, ouvrir ; la date et l’IP sont tout de même enregistrées.
4. Pour l’Association par nom de fichier, choisissez Matricule, N° d’identité ou Matricule ou n° d’identité.
5. Si vous le souhaitez, cochez Envoyer une notification sur le téléphone du salarié à l’arrivée d’une nouvelle fiche.
6. Si vous utilisez les SMS, choisissez le Fournisseur dans la section Fournisseur SMS :
   • Netgsm : Saisissez le Code utilisateur, le Mot de passe et le Nom d’expéditeur.
   • Autre (modèle HTTP) : saisissez l’adresse https:// de votre fournisseur, sa méthode (POST / GET), son corps et ses en-têtes de requête. Utilisez les marqueurs {telefon} et {mesaj}. Le mot de passe et les en-têtes de requête sont conservés chiffrés et ne sont plus affichés ; si vous les laissez vides, la valeur enregistrée est conservée ; pour l’effacer, saisissez -.
7. Cliquez sur Enregistrer. Pour les SMS, saisissez un numéro de mobile dans le champ de test et cliquez sur Envoyer un SMS de test.

API Prozon (envoi de la fiche de paie de système à système) : Si Prozon prépare vos fiches de paie, cliquez sur Créer une clé. La clé n’est visible qu’à ce moment-là ; copiez-la et transmettez-la à Prozon par un canal sûr. Prozon envoie chaque fiche de paie avec cette clé au point d’accès pzk/v1/bordro-api (matricule, numéro d’identité ou e-mail ; période ; PDF ou lien), et la fiche de paie arrive d’elle-même dans la case du collaborateur. Une requête qui ne correspond pas à un seul collaborateur est rejetée. Créer une nouvelle clé invalide immédiatement l’ancienne.

Désigner les responsables de la paie : Désignez les personnes des RH dans Admin → Personnes → Personnes et droits, sur la ligne Mes fiches de paie : Admin du module (ces paramètres), Opérateur (téléversement, personnes, ouverture) et Observateur (état de réception et journal d’audit).

Lancer un appel « Je suis en sécurité »

Après une urgence ou un exercice, vous demandez aux collaborateurs « Êtes-vous en sécurité ? ». Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Lancer un appel « Je suis en sécurité ». Voir aussi 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail : Déclarer une urgence (responsable).

Suivre et clôturer le tableau de l’appel

Vous suivez qui est en sécurité, qui demande de l’aide et qui n’a pas répondu, puis vous clôturez l’appel. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Suivre et clôturer le tableau de l’appel.

Points de rassemblement et réglages « Je suis en sécurité »

Vous configurez les points de rassemblement, le partage de position, le rappel et les textes par défaut. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Points de rassemblement et réglages « Je suis en sécurité ».

Consulter les résultats des exercices

Les résultats des appels et exercices passés se trouvent dans la section Appels précédents du tableau de l’appel, et les enregistrements d’exercices sur l’écran des équipes. Cette tâche a été déplacée vers le chapitre 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences ; voir Suivre et clôturer le tableau de l’appel et Équipes d’intervention d’urgence et exercices.

Approbation des notes de frais

Pour l’approbation des notes de frais et des avances professionnelles, l’approbation comptable, le paiement et les rapports, voir 18. Gestion des notes de frais et comptabilité. Pour approuver les notes de frais de votre équipe en tant que responsable de département, voir 17. Dépenses, avances et indemnités de déplacement.