27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Dans ce chapitre, nous expliquons comment consulter le plan d’urgence de l’entreprise, ce que vous voyez dans l’application en cas d’urgence et comment répondre à l’appel « Je suis en sécurité ». Les étapes de « Signaler une urgence » pour les responsables des urgences figurent aussi ici. Nous expliquons également comment signaler une situation à risque en matière de santé et de sécurité au travail (SST) et comment prendre rendez-vous avec le médecin du travail pour une consultation écrite chiffrée.

Pour qui : Collaborateur · Responsable des urgences · Membre d’une équipe d’intervention d’urgence · Médecin du travail

Pour modifier le plan, gérer les équipes, tenir le registre des exercices, lancer l’appel « Je suis en sécurité », traiter les signalements SST et ajouter un médecin, voir 32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences.

Dans ce chapitre

• Consulter le plan d’urgence
• Le bandeau d’urgence : ce que vous voyez en cas d’urgence
• Répondre à l’appel « Je suis en sécurité »
• En tant que membre d’une équipe d’intervention d’urgence
• Signaler une urgence (responsable)
• Personnes présentes pendant une urgence et fin de l’urgence
• Signaler un presque-accident et un danger
• Suivre l’état de votre signalement
• Prendre rendez-vous avec le médecin
• Consultation chiffrée avec le médecin
• Annuler un rendez-vous
• Écran du médecin : rendez-vous, consultation et résultat
• Écran du médecin : saisir les disponibilités

Note : Les images d’urgence et de l’appel « Je suis en sécurité » de ce chapitre montrent un exercice de séisme pris comme exemple. Sur votre écran, vous voyez les lieux, les téléphones et les personnes du plan de votre entreprise.

Consulter le plan d’urgence

Pour qui : Collaborateur · Où : Bouton Urgence de la barre du haut · Version : 0.99.30 (équipes 0.99.44)

À quoi ça sert : Tout le monde voit le plan d’urgence de l’entreprise : les téléphones d’appel d’urgence, les responsables des urgences, les équipes d’intervention d’urgence, ce qu’il faut faire pour chaque type d’urgence, ainsi que l’emplacement des sorties de secours, des extincteurs, des disjoncteurs, des vannes, de l’armoire de premiers secours et des points de rassemblement.

1. Touchez le bouton Urgence, avec l’icône en triangle, dans la barre du haut.
2. La fenêtre Urgence s’ouvre. En haut figure Téléphones (le 112 est toujours en premier). Vous pouvez appeler en touchant le numéro.
3. Les Responsables urgence et les Équipes d'intervention d'urgence (extinction, sauvetage, protection, premiers secours) sont listés avec leur nom ; vous pouvez les appeler avec Appeler à côté d’eux.
4. Sous Que faire ?, touchez un type d’urgence (Séisme, Incendie, Accident du travail, Fuite électrique, Inondation). Les consignes de cette situation s’ouvrent.
5. Sous Emplacements, vous voyez les sorties de secours, les points de rassemblement, les extincteurs, les disjoncteurs électriques, les vannes d’eau et les armoires de premiers secours.
6. Si l’entreprise a ajouté un plan d’évacuation, touchez Ouvrir le plan d’évacuation.

Astuce : Lisez le plan au calme, en dehors de toute urgence. Repérez la sortie de secours et le point de rassemblement de votre étage.

Important : Les consignes ne sont affichées qu’en turc. En cas de danger de mort, appelez d’abord le 112 (le numéro d’appel d’urgence en Turquie ; si vous êtes à l’étranger, le numéro d’urgence du pays où vous vous trouvez).

Le bandeau d’urgence : ce que vous voyez en cas d’urgence

Pour qui : Collaborateur · Où : Bandeau rouge tout en haut de l’application · Version : 0.99.30

À quoi ça sert : Quand un responsable des urgences signale une urgence, un bandeau rouge apparaît dans l’application de tous les collaborateurs. Le bandeau indique ce qui se passe, la consigne, les lieux et les téléphones liés à cette situation.

1. Si le responsable a aussi lancé l’appel « Je suis en sécurité », vous recevez une notification sur le téléphone et un e-mail ; touchez la notification ou ouvrez l’application. Si l’appel n’a pas été lancé (par ex. pour un accident du travail), vous ne recevez pas de notification séparée ; le bandeau s’affiche quand vous ouvrez l’application.
2. Le bandeau rouge apparaît au-dessus de tous les écrans : le nom de l’urgence (par ex. SÉISME EN COURS), l’heure et la personne qui a signalé. S’il s’agit d’un exercice, EXERCICE figure à côté du titre.
3. Lisez la consigne dans le bandeau et appliquez-la.
4. En dessous figurent les lieux liés à cette situation (sorties de secours, points de rassemblement, armoires de premiers secours, disjoncteurs, vannes) et les téléphones. Touchez le numéro pour appeler.
5. Pour le plan complet, touchez Plan d’urgence.
6. Si, sous le bandeau, il est écrit « L’appel « Je suis en sécurité » est ouvert : indiquez votre situation. », répondez à l’appel « Je suis en sécurité ».

Résultat : Quand l’urgence est terminée, le bandeau disparaît pour tout le monde. Si le responsable ne la termine pas, le bandeau disparaît automatiquement au bout de 12 heures.

Répondre à l’appel « Je suis en sécurité »

Pour qui : Collaborateur · Où : Bandeau Je suis en sécurité à cadre rouge, tout en haut de l’application · Version : 0.62.0 (mis à jour en 0.99.30)

À quoi ça sert : Après un séisme, un incendie, une évacuation ou un exercice, l’entreprise lance un appel. D’un seul geste, vous indiquez que vous êtes en sécurité ou que vous avez besoin d’aide ; les responsables des urgences voient instantanément qui n’a pas répondu. Pour un appel lancé avec « Signaler une urgence », le titre porte le nom de l’urgence (par ex. « Urgence : Séisme »).

1. Quand l’appel est lancé, vous recevez une notification sur le téléphone et (si l’entreprise l’a choisi) un e-mail. Touchez la notification ou ouvrez l’application. Le bandeau de l’appel apparaît en haut de l’écran. S’il s’agit d’un exercice, EXERCICE y figure.
2. Si vous le souhaitez, choisissez votre point de rassemblement dans la liste Où êtes-vous ? (facultatif), ou Je ne suis pas au bureau.
3. Si vous le souhaitez, écrivez une courte note dans la zone Note courte (facultatif) (par ex. « escalier de secours du 3e étage »).
4. Selon votre situation, touchez le bouton Je suis en sécurité ou J’ai besoin d’aide.

Résultat : Le bandeau se réduit et indique Votre statut : en sécurité (ou J’ai besoin d’aide), l’heure et le lieu que vous avez choisi. Si votre situation change, touchez Modifier ma situation.

Si vous dites J’ai besoin d’aide, une notification sur le téléphone est envoyée immédiatement aux responsables des urgences et à la personne qui a lancé l’appel (avec votre nom, votre point de rassemblement et votre note).

Astuce :

• Avec le lien Je suis en sécurité ou J’ai besoin d’aide de l’e-mail, vous pouvez aussi répondre sans vous connecter à l’application. Le lien n’est valable que pour vous et que pour cet appel.
• Si votre entreprise a activé le partage de la position, la case Ajouter ma position actuelle apparaît. Si vous la cochez, votre position n’est envoyée qu’aux responsables des urgences.

Important :

• N’écrivez pas d’informations de santé dans la note (« N’écrivez pas d’informations de santé ; si nécessaire, le responsable vous appellera. »). Pour une aide médicale urgente, appelez le 112.
• Quand l’appel est terminé, les réponses individuelles, les notes et les positions sont supprimées.

En tant que membre d’une équipe d’intervention d’urgence

Pour qui : Membre d’une équipe d’extinction, de sauvetage, de protection ou de premiers secours · Où : Urgence → Plan ; notification sur le téléphone · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Si l’entreprise vous a affecté à une équipe d’intervention d’urgence, votre nom apparaît dans le plan avec votre équipe. Quand une urgence est signalée, vous recevez en plus la notification « votre équipe est mobilisée ».

1. Ouvrez la fenêtre Urgence et trouvez votre équipe dans la section Équipes d'intervention d'urgence. Devant l’intitulé de poste du Chef d'équipe, il est écrit « Chef d'équipe ».
2. Quand une urgence est signalée, vous recevez une notification sur le téléphone comme « Urgence : Séisme — votre équipe est mobilisée » (lors d’un exercice, « EXERCICE · » figure au début). La notification vous indique, en tant que membre de quelle équipe, vous devez rejoindre votre poste.
3. Suivez les instructions de votre chef d’équipe et des responsables des urgences. N’oubliez pas de donner aussi votre propre réponse à l’appel « Je suis en sécurité ».

Astuce : Quand la date d’expiration de votre attestation de premiers secours et de formation approche, un rappel est envoyé aux responsables des urgences ; ils vous contactent pour la formation de renouvellement.

Signaler une urgence (responsable)

Pour qui : Responsable des urgences, Admin · Où : Urgence → Signaler une urgence · Version : 0.99.30

À quoi ça sert : Vous annoncez une urgence à toute l’entreprise en deux étapes. Avec le signalement :

• le bandeau d’urgence, les consignes, les lieux et les téléphones apparaissent dans l’application de tous les collaborateurs ;
• si vous le souhaitez, l’appel « Êtes-vous en sécurité ? » est lancé pour toute l’entreprise (Je suis en sécurité) ;
• la liste des personnes présentes (visiteurs et collaborateurs au bureau) est envoyée aux responsables des urgences, aux Admins et à l’accueil par notification sur le téléphone et par e-mail (pour un accident du travail, aussi aux responsables SST) ;
• les informations sur la sortie de secours et le rassemblement sont envoyées aux visiteurs présents (e-mail ; SMS s’il y a un fournisseur de SMS) ;
• la notification « votre équipe est mobilisée » est envoyée aux membres des équipes d’intervention d’urgence.

Avant de commencer : Seuls les responsables des urgences et les Admins voient cet onglet. En cas de véritable urgence, mettez-vous d’abord en sécurité et appelez le 112.

1. Dans la barre du haut, cliquez sur Urgence et ouvrez l’onglet Signaler une urgence. Il est écrit « Choisissez l’urgence. Le signalement se confirme en deux étapes. »
2. Choisissez le type d’urgence : Séisme, Incendie, Accident du travail, Fuite électrique ou Inondation.
3. Si vous le souhaitez, écrivez une Note courte (facultatif) (par ex. « cuisine du 3e étage »).
4. S’il s’agit d’un exercice, cochez la case Exercice (les alertes indiquent « EXERCICE »).
5. Vérifiez la case Lancer l’appel « Êtes-vous en sécurité ? » pour toute l’entreprise. Cette case est décochée pour un accident du travail et cochée pour les autres types.
6. Cliquez sur Continuer. L’aperçu s’ouvre : il indique à combien de collaborateurs l’appel sera envoyé, à combien de personnes la liste des personnes présentes sera envoyée, et combien de collaborateurs et de visiteurs sont présents en ce moment.
7. Vérifiez les informations. À la question « Confirmez-vous ? », cliquez sur Oui, alerter maintenant. Pour renoncer, cliquez sur Retour.

Résultat : Le message « Urgence signalée ; l’appel « Je suis en sécurité » est lancé. » s’affiche. Le bandeau apparaît immédiatement chez tous les collaborateurs. L’onglet Personnes présentes s’ouvre dans la fenêtre.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le type d’urgence. »
• « Cette urgence vient d’être signalée. » : le même type ne peut pas être signalé de nouveau dans les 2 minutes.
• « Trop de signalements ont été faits ; réessayez dans un moment. » : on peut faire 10 signalements par heure au maximum par personne.
• « L’appel ne peut pas être lancé car Je suis en sécurité est désactivé. » : le module Je suis en sécurité est désactivé ; la case de l’appel ne peut pas être cochée et l’alerte est envoyée sans appel.
• « Rattaché à l’appel en cours. » : ce n’est pas une erreur ; un appel était déjà ouvert et le signalement lui a été rattaché (indiqué dans l’aperçu et dans l’onglet Historique).

Important : Quand une urgence est active, un nouveau signalement remplace le précédent. Pour les exercices, cochez toujours la case Exercice. Les signalements marqués comme exercice sont inscrits automatiquement dans le registre des exercices (voir le registre des exercices au chapitre 32).

Personnes présentes pendant une urgence et fin de l’urgence

Pour qui : Responsable des urgences, Admin · Où : Urgence → Personnes présentes ; bandeau d’urgence · Version : 0.99.30

À quoi ça sert : Pendant une urgence, vous voyez qui se trouve dans le bâtiment (les visiteurs et, d’après l’enregistrement du temps de travail, les collaborateurs au bureau) ; vous l’utilisez pour le comptage lors de l’évacuation. Quand la situation est terminée, vous mettez fin à l’urgence.

1. Dans le bandeau, touchez Personnes présentes (n), ou, dans la fenêtre Urgence, l’onglet Personnes présentes.
2. En haut figurent l’heure de la liste et le nom de l’urgence. Sous Visiteurs (n) sont listés le nom des visiteurs, leur société, la personne qui les reçoit et l’heure d’arrivée ; sous Collaborateurs (n), le service des collaborateurs et l’heure d’arrivée. La liste s’actualise toutes les 30 secondes ; pour l’actualiser tout de suite, touchez Actualiser.
3. Pour enregistrer la liste, touchez Télécharger le CSV.
4. Pour voir les réponses à l’appel, touchez Tableau de l’appel (voir le tableau de l’appel au chapitre 32).

Terminer l’urgence :

1. Dans le bandeau, touchez Terminer l’urgence.
2. À la question « Terminer l’urgence ? Le bandeau disparaît pour tout le monde ; l’appel « Je suis en sécurité » est terminé séparément. », touchez Oui, terminer. Pour renoncer, touchez Annuler.

Résultat : Le message « L’urgence est terminée. » s’affiche et le bandeau disparaît pour tout le monde. Terminez l’appel « Je suis en sécurité » séparément depuis le tableau. Quand l’appel lié se termine, l’urgence se termine aussi automatiquement.

Important : La liste des collaborateurs repose sur l’enregistrement du temps de travail (pointage). Un collaborateur qui n’a pas enregistré son arrivée n’apparaît pas dans la liste ; si le pointage est désactivé, il est écrit « Le pointage étant désactivé, les collaborateurs au bureau sont inconnus ; suivez-les via l’appel « Je suis en sécurité ». » La liste des personnes présentes n’est pas conservée dans le registre ; dans l’onglet Historique, seuls le type, l’heure, la personne qui a signalé et les nombres restent.

Signaler un presque-accident et un danger

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Services → Signalement sécurité → + Signaler · Version : 0.71.0

À quoi ça sert : Vous signalez à l’équipe SST, avant qu’un accident se produise, une situation à risque en matière de santé et de sécurité au travail (SST) : un accident évité de justesse (presque-accident), une condition dangereuse, un comportement dangereux ou une suggestion d’amélioration.

1. Dans Outils → Services, descendez jusqu’à la zone Signalement sécurité et touchez + Signaler.
2. Sous Qu’avez-vous vu ?, choisissez un type : Presque-accident, Situation dangereuse, Comportement dangereux ou Suggestion sécurité. Une courte explication figure sous chaque type.
3. Dans le champ Où ?, indiquez le lieu (par ex. « Entrepôt, allée du 2e rayonnage »).
4. Dans la zone Description, écrivez ce que vous avez vu. Décrivez la situation, pas des noms de personnes.
5. Si vous le souhaitez, écrivez votre proposition dans le champ Une mesure à proposer ? (facultatif) et ajoutez une Photo (facultatif).
6. Si le danger est toujours présent, cochez la case Le danger est toujours présent (alerte urgente à l’équipe sécurité).
7. Si vous ne voulez pas que votre nom apparaisse, cochez la case Envoyer anonymement (elle apparaît si votre entreprise l’autorise).
8. Touchez Signaler.

Résultat : Votre signalement reçoit un numéro (par ex. ISG-2026-0003) et est listé dans la zone avec le statut Nouveau.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le type de signalement. »
• « Indiquez où cela se trouve. »
• « Décrivez un peu plus clairement ce que vous avez vu (10 caractères au minimum). »
• « Le signalement anonyme est désactivé dans cette entreprise. »
• « Vous avez fait trop de signalements ; réessayez dans un moment. »

Important :

• S’il y a eu un accident du travail, donnez d’abord les premiers secours et appelez le 112, puis prévenez immédiatement le spécialiste SST. La déclaration légale de l’accident se fait séparément ; ce formulaire ne la remplace pas.
• N’écrivez pas d’informations de santé dans le formulaire. Sur la photo, essayez de ne pas photographier le visage des personnes.

Suivre l’état de votre signalement

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Services → Signalement sécurité · Version : 0.71.0

À quoi ça sert : Vous voyez l’état de votre signalement, les mesures prises par l’équipe SST et ce qu’elle a écrit.

1. Dans la zone Signalement sécurité, touchez votre signalement.
2. Le détail affiche le type, le statut, le lieu, la date, la description, la Mesure proposée et les Actions correctives / préventives. Statuts : Nouveau, En cours d’examen, Action en cours, Fermé.
3. Pour donner une information supplémentaire à l’équipe SST, écrivez dans la zone Ajoutez des informations et touchez Envoyer.
4. Si vous avez ouvert le signalement par erreur et qu’il n’a pas encore été examiné, touchez Retirer le signalement.

Astuce : Si l’équipe SST vous confie une tâche (action corrective), l’onglet Mes actions apparaît dans la zone ; quand vous avez terminé, touchez Terminé. Vous suivez aussi dans cette liste l’état d’un signalement envoyé anonymement, mais vous ne recevez pas de notification sur le téléphone.

Prendre rendez-vous avec le médecin

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Médecin du travail · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Vous prenez rendez-vous avec le médecin du travail de l’entreprise pour une consultation écrite (sans image) de 15 minutes. L’échange est chiffré de bout en bout et n’est conservé nulle part. Dans l’entreprise, les responsables SST et l’Admin voient seulement qui a pris rendez-vous à quel moment, si la consultation a eu lieu et si un arrêt de travail a été délivré (oui / non).

Avant de commencer : Votre entreprise doit avoir activé les rendez-vous avec le médecin du travail et défini au moins un médecin. Si la zone n’apparaît pas, ce service est désactivé dans votre entreprise.

1. Touchez Outils dans le menu du bas et choisissez Mon espace.
2. Dans la zone Médecin du travail, touchez Prendre rendez-vous.
3. S’il y a plusieurs médecins, choisissez d’abord le médecin.
4. Les jours où le médecin est disponible sont listés. Touchez un jour ; les créneaux libres de 15 minutes de ce jour s’affichent.
5. Touchez un créneau. Votre choix est indiqué (par ex. « mercredi 7 octobre · 10:00 ») avec la note « La salle de consultation ouvre 10 minutes avant le rendez-vous ; vous recevrez une notification. » Pour un autre créneau, touchez Autre horaire.
6. Touchez Confirmer le rendez-vous.

Résultat : Le message « Votre rendez-vous est enregistré : mercredi 7 octobre 10:00 » s’affiche. Dans la zone figurent votre rendez-vous, le nom et l’établissement du médecin, le statut Planifié et l’heure de l’Ouverture de la salle. Une notification est envoyée au médecin (uniquement votre nom et l’heure du rendez-vous).

Erreurs fréquentes :

• « Ce créneau vient d’être pris. Choisissez un autre créneau. » : quelqu’un d’autre a pris le même créneau avant vous.
• « Vous ne pouvez avoir que 2 rendez-vous à venir ; terminez-en ou annulez-en un d’abord. »
• « Aucun créneau libre dans les jours à venir. Réessayez plus tard. »

Astuce : Vous pouvez prendre rendez-vous au plus tôt dans 30 minutes ; votre entreprise détermine jusqu’à combien de jours à l’avance on peut réserver (30 jours par défaut).

Consultation chiffrée avec le médecin

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Médecin du travail → Rejoindre la consultation · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : À l’heure du rendez-vous, vous échangez par écrit avec le médecin. Les messages sont chiffrés sur votre appareil et ne sont déchiffrés que sur l’appareil du médecin ; le serveur ne peut pas les lire. Un message chiffré n’attend sur le serveur, temporairement, que jusqu’à ce que l’autre partie le reçoive (3 heures au maximum), puis il est supprimé ; aucun historique de l’échange n’est conservé.

Avant de commencer : La salle de consultation ouvre 10 minutes avant le rendez-vous et ferme 60 minutes après le début. Utilisez un navigateur récent ; avec un ancien navigateur, l’avertissement « Ce navigateur ne prend pas en charge la consultation chiffrée ; utilisez un navigateur récent. » apparaît.

1. Quand la salle ouvre, vous recevez une notification. Dans la zone Médecin du travail, touchez Rejoindre la consultation à côté de votre rendez-vous.
2. La fenêtre Consultation · <nom du médecin> s’ouvre. Si le médecin n’est pas encore arrivé, il est écrit en haut « En attente de <nom du médecin>… · fermeture 14:55 » et le bouton Envoyer est indisponible. Quand le médecin arrive, il est écrit en haut « Connecté · chiffré de bout en bout · fermeture 14:55 ».
3. Regardez la ligne Code de sécurité (par ex. « DC64 126A C10D 5B87 »). Le même code s’affiche sur l’écran du médecin ; si vous le souhaitez, vérifiez que vous êtes dans la même consultation en demandant le code au médecin.
4. Écrivez votre message dans la zone Votre message (Entrée envoie, Maj+Entrée nouvelle ligne) et touchez Envoyer.
5. Si vous voulez conserver l’échange, touchez Télécharger l'échange sans fermer la fenêtre (c’est possible aussi après la fin de la consultation). L’échange est téléchargé sous forme de fichier texte, uniquement sur votre appareil.
6. À la fin de la consultation, fermez la fenêtre avec Fermer. Si vous n’avez pas téléchargé l’échange, la question « Quand vous fermerez la fenêtre, l’échange sera supprimé de cet écran et ne sera conservé nulle part. Fermer ? » s’affiche.

Résultat : Quand le médecin termine la consultation, il est écrit « La consultation est terminée. L’échange n’est que sur cet écran ; téléchargez-le si vous le souhaitez. » L’entreprise reçoit seulement l’information que la consultation a eu lieu et si un arrêt de travail a été délivré.

Important :

• Si vous actualisez la page, une nouvelle clé est générée ; les messages d’avant l’actualisation disparaissent de cet écran. C’est voulu par conception.
• L’échange n’est pas non plus conservé dans la mémoire du navigateur de votre téléphone. Si vous voulez le conserver, utilisez Télécharger l'échange et gardez le fichier dans un endroit sûr.
• En cas de problème de santé urgent, n’attendez pas le rendez-vous ; appelez le 112.

Annuler un rendez-vous

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Médecin du travail → Annulé · Version : 0.99.44

1. Dans la zone Médecin du travail, touchez Annulé à côté de votre rendez-vous.
2. À la question « Annuler le rendez-vous ? », touchez Oui, annuler.

Résultat : Le rendez-vous disparaît de la liste et une notification est envoyée au médecin. Le créneau libéré est rouvert aux autres collaborateurs.

Important : Un rendez-vous commencé ne peut pas être annulé (« Un rendez-vous commencé ne peut pas être annulé. »). Le médecin peut toujours annuler un rendez-vous ; dans ce cas, vous recevez une notification. Si le médecin est retiré de l’entreprise, ses rendez-vous à venir sont annulés.

Écran du médecin : rendez-vous, consultation et résultat

Pour qui : Médecin du travail · Où : Adresse de l’application Prozence (avec le compte du médecin) → Rendez-vous · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Le médecin du travail se connecte avec un compte distinct, qui n’est pas celui d’un collaborateur de l’entreprise, et ne voit que son propre écran : rendez-vous, disponibilités et historique. Aucune autre donnée de l’entreprise n’est montrée au médecin.

Avant de commencer : Le responsable SST de l’entreprise ou l’Admin doit vous avoir ajouté comme médecin (voir l’ajout d’un médecin au chapitre 32). Un compte Google ou Microsoft n’est pas nécessaire.

1. Ouvrez la page de connexion Prozence de l’entreprise et saisissez l’adresse e-mail qui vous a été communiquée. Saisissez le code reçu par e-mail (voir 00. Prise en main).
2. L’écran Médecin du travail · <nom de l’entreprise> s’ouvre. Dans l’onglet Rendez-vous (n), les rendez-vous Aujourd'hui et à venir sont listés : jour, heure, nom et service du collaborateur, statut et heure d’Ouverture de la salle.
3. Quand la salle ouvre, cliquez sur Rejoindre la consultation à côté du rendez-vous. Si le collaborateur est dans la salle, il est écrit « Le collaborateur est dans la salle ».
4. Échangez avec le collaborateur. Le même Code de sécurité s’affiche sur les deux écrans.
5. Si vous voulez conserver l’échange, cliquez sur Télécharger l'échange.
6. À la fin de la consultation, cliquez sur Terminer la consultation. Aucune confirmation n’est demandée ; la salle ferme immédiatement. Il est écrit « La consultation est terminée. » ; les clés de la salle et les messages en attente sont supprimés.
7. Après Terminer la consultation, la fenêtre du résultat s’ouvre automatiquement. Pour saisir le résultat plus tard, cliquez sur Saisir le résultat à côté du rendez-vous.
8. Choisissez Effectuée ou Absent (n'a pas rejoint la salle). Si vous avez choisi Effectuée, répondez Oui ou Non à la question Un arrêt de travail a-t-il été délivré ?
9. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : Le rendez-vous passe dans l’onglet Historique. L’entreprise reçoit seulement l’information consultation effectuée / absent et l’information sur l’arrêt de travail.

Erreurs fréquentes :

• « Le résultat se saisit après l’heure du rendez-vous. »
• « Choisissez le résultat : effectuée ou absent. »
• « Un arrêt de travail a-t-il été délivré ? Choisissez oui ou non. »

Astuce : Si vous ne saisissez pas de résultat, 3 heures après le rendez-vous, il est enregistré comme « Effectuée » (arrêt de travail inconnu) si les deux parties se sont connectées à la salle, et comme « Absent » sinon.

Important : Le résultat ne comporte pas de champ pour un diagnostic, une plainte ou une note ; c’est voulu. Il n’y a pas de sélecteur de langue sur l’écran du médecin.

Écran du médecin : saisir les disponibilités

Pour qui : Médecin du travail (le responsable SST peut aussi modifier) · Où : Écran du médecin → Disponibilités · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Vous saisissez vos plages de consultation hebdomadaires. Les collaborateurs prennent des rendez-vous de 15 minutes dans ces plages.

1. Cliquez sur l’onglet Disponibilités.
2. Sur chaque ligne, choisissez un jour (Lundi … Dimanche) et saisissez les heures de Début et de Fin (par ex. 13:30–16:00). Vous pouvez ajouter plusieurs plages pour le même jour.
3. Pour une nouvelle plage, cliquez sur + Ajouter un horaire. Pour supprimer une ligne, cliquez sur Supprimer.
4. Pour les jours où vous ne serez pas là, choisissez la date sous Jours fermés et cliquez sur Ajouter un jour fermé. Pour la retirer de la liste, cliquez sur ×.
5. Cliquez sur Enregistrer les disponibilités. Le message « Les disponibilités ont été enregistrées. » s’affiche.

Erreurs fréquentes :

• « Les plages horaires se chevauchent pour le même jour. »
• « L’heure de fin doit être postérieure d’au moins 15 minutes à l’heure de début. »
• « 21 lignes de disponibilité au maximum. » / « 120 jours fermés au maximum. »

Important : Avant de fermer un jour, regardez dans l’onglet Rendez-vous s’il y a des rendez-vous pris ce jour-là. S’il y en a, annulez-les avec Annulé ; une notification est envoyée au collaborateur.