27. Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie den Notfallplan des Unternehmens ansehen, was Sie in einem Notfall in der App sehen und wie Sie auf die Sicherheitsabfrage („Ich bin in Sicherheit“) antworten. Die Schritte für „Notfall melden“ für Notfallverantwortliche stehen ebenfalls hier. Außerdem erklären wir, wie Sie eine aus Sicht des Arbeitsschutzes (İSG) riskante Situation melden und beim Betriebsarzt einen verschlüsselten schriftlichen Gesprächstermin buchen.

Für wen: Mitarbeitende · Notfallverantwortliche · Mitglieder der Notfallteams · Betriebsarzt

Das Bearbeiten des Plans, die Teams, das Übungsprotokoll, das Starten der Sicherheitsabfrage, das Bearbeiten von Arbeitsschutzmeldungen und das Hinzufügen von Ärzten finden Sie in 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen.

In diesem Kapitel

• Notfallplan ansehen
• Notfall-Banner: was Sie in einem Notfall sehen
• Auf die Sicherheitsabfrage antworten
• Als Mitglied eines Notfallteams
• Notfall melden (Verantwortliche)
• Personen im Gebäude im Notfall und Beenden
• Beinaheunfall und Gefahr melden
• Den Status Ihrer Meldung verfolgen
• Arzttermin buchen
• Verschlüsseltes Gespräch mit dem Arzt
• Termin absagen
• Arztbildschirm: Termine, Gespräch und Ergebnis
• Arztbildschirm: Verfügbarkeit eintragen

Hinweis: Die Notfall- und Sicherheitsabfrage-Bilder in diesem Kapitel zeigen eine Beispiel-Erdbebenübung. Auf Ihrem Bildschirm erscheinen die Orte, Telefonnummern und Personen aus dem Plan Ihres Unternehmens.

Notfallplan ansehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Schaltfläche Notfall in der oberen Leiste

Wozu: Den Notfallplan des Unternehmens sieht jeder: die Notrufnummern, die Notfallverantwortlichen, die Notfallteams, was bei jedem Notfall zu tun ist, sowie die Standorte von Notausgängen, Feuerlöschern, Sicherungskästen, Absperrventilen, Erste-Hilfe-Schränken und Sammelplätzen.

1. Tippen Sie in der oberen Leiste auf die Schaltfläche Notfall mit dem Dreiecksymbol.
2. Das Fenster Notfall öffnet sich. Ganz oben steht Telefonnummern (112 steht immer an erster Stelle). Sie können anrufen, indem Sie auf die Nummer tippen.
3. Die Notfallbeauftragten und die Notfallteams (Löschen, Rettung, Sicherung, Erste Hilfe) sind mit Namen aufgelistet; daneben können Sie mit Suchen anrufen.
4. Tippen Sie unter Was tun? auf eine Notfallart (Erdbeben, Brand, Arbeitsunfall, Stromaustritt, Wassereinbruch). Die Anweisung für diesen Fall öffnet sich.
5. Unter Standorte sehen Sie die Notausgänge, Sammelplätze, Feuerlöscher, Sicherungskästen, Wasserabsperrventile und Erste-Hilfe-Schränke.
6. Hat das Unternehmen einen Fluchtplan hinterlegt, tippen Sie auf Fluchtplan öffnen.

Tipp: Lesen Sie den Plan in Ruhe, nicht erst in einem Notfall. Machen Sie sich mit dem Notausgang und dem Sammelplatz auf Ihrer Etage vertraut.

Wichtig: Die Anweisungen werden nur auf Türkisch angezeigt. Bei Lebensgefahr rufen Sie zuerst die 112 an (die Notrufnummer in der Türkei; sind Sie im Ausland, wählen Sie die Notrufnummer des Landes, in dem Sie sich befinden).

Notfall-Banner: was Sie in einem Notfall sehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Rotes Banner ganz oben in der App

Wozu: Meldet eine Notfallverantwortliche oder ein Notfallverantwortlicher einen Notfall, erscheint in der App aller Mitarbeitenden ein rotes Banner. Im Banner stehen, was geschehen ist, die Anweisung sowie die Standorte und Telefonnummern zu diesem Fall.

1. Wurde von den Verantwortlichen auch die Sicherheitsabfrage gestartet, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Smartphone und eine E-Mail; tippen Sie auf die Benachrichtigung oder öffnen Sie die App. Wurde keine Abfrage gestartet (z. B. bei einem Arbeitsunfall), erhalten Sie keine gesonderte Benachrichtigung; das Banner erscheint, wenn Sie die App öffnen.
2. Über allen Bildschirmen erscheint das rote Banner: der Name des Notfalls (z. B. ERDBEBEN), die Uhrzeit und die Person, die ihn gemeldet hat. Handelt es sich um eine Übung, steht neben der Überschrift ÜBUNG.
3. Lesen Sie die Anweisung im Banner und befolgen Sie sie.
4. Darunter stehen die Standorte zu diesem Fall (Notausgänge, Sammelplätze, Erste-Hilfe-Schränke, Sicherungskästen, Ventile) und die Telefonnummern. Tippen Sie auf eine Nummer, um anzurufen.
5. Tippen Sie auf Notfallplan, um den gesamten Plan zu sehen.
6. Steht unter dem Banner „Sicherheitsabfrage läuft: Melden Sie Ihren Status.“, antworten Sie auf die Sicherheitsabfrage.

Ergebnis: Wird der Notfall beendet, verschwindet das Banner bei allen. Beendet die verantwortliche Person ihn nicht, verschwindet das Banner nach 12 Stunden automatisch.

Auf die Sicherheitsabfrage antworten

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Banner Ich bin in Sicherheit mit rotem Rahmen ganz oben in der App

Wozu: Nach einem Erdbeben, Brand, einer Evakuierung oder Übung startet das Unternehmen eine Abfrage. Mit einem Fingertipp melden Sie, dass Sie in Sicherheit sind oder Hilfe brauchen; die Notfallverantwortlichen sehen sofort, wer nicht geantwortet hat. Bei einer Abfrage, die mit „Notfall melden“ beginnt, trägt die Überschrift den Namen des Notfalls (z. B. „Notfall: Erdbeben“).

1. Wenn die Abfrage beginnt, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Smartphone und (wenn das Unternehmen es gewählt hat) eine E-Mail. Tippen Sie auf die Benachrichtigung oder öffnen Sie die App. Oben im Bildschirm erscheint das Abfrage-Banner. Handelt es sich um eine Übung, steht dort ÜBUNG.
2. Wenn Sie möchten, wählen Sie in der Liste Wo sind Sie? (optional) Ihren Sammelplatz oder Ich bin nicht im Büro.
3. Wenn Sie möchten, schreiben Sie in das Feld Kurze Notiz (optional) eine kurze Notiz (z. B. „3. Stock Feuertreppe“).
4. Tippen Sie je nach Ihrer Lage auf die Schaltfläche Ich bin in Sicherheit oder Ich brauche Hilfe.

Ergebnis: Das Banner wird kleiner und zeigt Ihr Status: In Sicherheit (oder Ich brauche Hilfe), die Uhrzeit und den gewählten Ort. Ändert sich Ihre Lage, tippen Sie auf Status ändern.

Wählen Sie Ich brauche Hilfe, geht sofort eine Benachrichtigung auf dem Smartphone an die Notfallverantwortlichen und an die Person, die die Abfrage gestartet hat (mit Ihrem Namen, dem Sammelplatz und Ihrer Notiz).

Tipp:

• Über den Link Ich bin in Sicherheit oder Ich brauche Hilfe in der E-Mail können Sie auch antworten, ohne sich in der App anzumelden. Der Link gilt nur für Sie und nur für diese Abfrage.
• Hat Ihr Unternehmen die Standortfreigabe aktiviert, erscheint das Feld Meinen aktuellen Standort hinzufügen. Wenn Sie es ankreuzen, geht Ihr Standort nur an die Notfallverantwortlichen.

Wichtig:

• Schreiben Sie keine Gesundheitsangaben in die Notiz („Keine Gesundheitsangaben; bei Bedarf ruft Sie ein Verantwortlicher an.“). Für dringende medizinische Hilfe rufen Sie die 112 an.
• Ist die Abfrage beendet, werden die Antworten, Notizen und Standorte der einzelnen Personen gelöscht.

Als Mitglied eines Notfallteams

Für wen: Mitglieder des Löschtrupps, Rettungstrupps, Sicherungstrupps oder Erste-Hilfe-Teams · Wo: Notfall → Plan; Benachrichtigung auf dem Smartphone

Wozu: Hat das Unternehmen Sie einem Notfallteam zugewiesen, erscheint Ihr Name im Plan zusammen mit Ihrem Team. Wird ein Notfall gemeldet, erhalten Sie zusätzlich die Benachrichtigung „Ihr Team ist im Einsatz“.

1. Öffnen Sie das Fenster Notfall und suchen Sie Ihr Team im Abschnitt Notfallteams. Bei der Person, die Truppführer ist, steht „Truppführer“ vor der Position.
2. Wird ein Notfall gemeldet, kommt eine Benachrichtigung auf dem Smartphone wie „Notfall: Erdbeben — Ihr Team ist im Einsatz“ (bei einer Übung steht am Anfang „ÜBUNG ·“). Die Benachrichtigung nennt, als Mitglied welches Teams Sie sich zu Ihrem Einsatzort begeben.
3. Befolgen Sie die Anweisungen Ihres Truppführers und der Notfallverantwortlichen. Vergessen Sie nicht, auch Ihre eigene Antwort auf die Sicherheitsabfrage zu geben.

Tipp: Nähert sich das Ablaufdatum Ihres Erste-Hilfe- und Schulungsnachweises, geht eine Erinnerung an die Notfallverantwortlichen; sie nehmen wegen der Auffrischungsschulung Kontakt mit Ihnen auf.

Notfall melden (Verantwortliche)

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Notfall → Notfall melden

Wozu: Sie machen einen Notfall in zwei Schritten dem ganzen Unternehmen bekannt. Mit der Meldung:

• erscheinen in der App aller Mitarbeitenden das Notfall-Banner, die Anweisungen, Standorte und Telefonnummern;
• startet auf Wunsch die Abfrage „Sind Sie in Sicherheit?“ für das ganze Unternehmen (Ich bin in Sicherheit);
• geht die Liste der Personen im Gebäude (Besucher und Mitarbeitende im Büro) als Benachrichtigung auf dem Smartphone und per E-Mail an die Notfallverantwortlichen, die Admins und den Empfang (bei einem Arbeitsunfall auch an die Arbeitsschutzverantwortlichen);
• gehen an die Besucher im Gebäude Informationen zu Notausgang und Sammelplatz (per E-Mail; per SMS, wenn ein SMS-Anbieter vorhanden ist);
• geht an die Mitglieder der Notfallteams die Benachrichtigung „Ihr Team ist im Einsatz“.

Bevor Sie beginnen: Diesen Reiter sehen nur die Notfallverantwortlichen und Admins. Sorgen Sie bei einem echten Notfall zuerst für Ihre eigene Sicherheit und rufen Sie die 112 an.

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Notfall und öffnen Sie den Reiter Notfall melden. Dort steht: „Notfall auswählen. Die Meldung wird in zwei Schritten bestätigt.“
2. Wählen Sie die Notfallart: Erdbeben, Brand, Arbeitsunfall, Stromaustritt oder Wassereinbruch.
3. Wenn Sie möchten, schreiben Sie eine Kurze Notiz (optional) (z. B. „3. Stock Küche“).
4. Handelt es sich um eine Übung, kreuzen Sie das Feld Übung (Meldungen zeigen „ÜBUNG“) an.
5. Prüfen Sie das Feld Abfrage „Sind Sie in Sicherheit?“ für das ganze Unternehmen starten. Dieses Feld ist bei einem Arbeitsunfall ausgeschaltet, bei den anderen Arten eingeschaltet.
6. Klicken Sie auf Weiter. Die Vorschau öffnet sich: Sie nennt, an wie viele Mitarbeitende die Abfrage geht, an wie viele Personen die Liste der Personen im Gebäude geht und wie viele Mitarbeitende und Besucher sich gerade im Gebäude befinden.
7. Prüfen Sie die Angaben. Klicken Sie bei der Frage „Bestätigen Sie?“ auf Ja, jetzt melden. Zum Abbrechen klicken Sie auf Zurück.

Ergebnis: Die Meldung „Notfall gemeldet; Sicherheitsabfrage gestartet.“ erscheint. Das Banner erscheint sofort bei allen Mitarbeitenden. Im Fenster öffnet sich der Reiter Personen im Gebäude.

Häufige Fehler:

• „Notfall auswählen.“
• „Dieser Notfall wurde gerade gemeldet.“: Dieselbe Art kann nicht innerhalb von 2 Minuten erneut gemeldet werden.
• „Zu viele Meldungen; bitte gleich erneut versuchen.“: Pro Person sind höchstens 10 Meldungen pro Stunde möglich.
• „Die Abfrage kann nicht starten, weil die Sicherheitsabfrage ausgeschaltet ist.“: Das Modul „Ich bin in Sicherheit“ ist ausgeschaltet; das Abfragefeld kann nicht gewählt werden, die Meldung erfolgt ohne Abfrage.
• „Mit laufender Abfrage verknüpft.“: Das ist kein Fehler; es lief bereits eine Abfrage und die Meldung wurde mit ihr verknüpft (steht in der Vorschau und im Reiter Verlauf).

Wichtig: Solange ein Notfall aktiv ist, ersetzt eine neue Meldung die vorherige. Kreuzen Sie bei Übungen unbedingt das Feld Übung an. Als Übung markierte Meldungen werden automatisch in das Übungsprotokoll eingetragen (siehe Übungsprotokoll in Kapitel 32).

Personen im Gebäude im Notfall und Beenden

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Notfall → Personen im Gebäude; Notfall-Banner

Wozu: Sie sehen, wer sich während eines Notfalls im Gebäude befindet (Besucher und Mitarbeitende, die laut Arbeitszeiterfassung im Büro sind); bei der Evakuierung nutzen Sie die Liste zum Zählen. Ist die Lage vorbei, beenden Sie den Notfall.

1. Tippen Sie im Banner auf Personen im Gebäude (n) oder im Fenster Notfall auf den Reiter Personen im Gebäude.
2. Oben stehen die Uhrzeit der Liste und der Name des Notfalls. Unter Besucher (n) stehen Name, Firma, Gastgeber und Eintrittszeit der Besucher; unter Mitarbeitende (n) Abteilung und Eintrittszeit der Mitarbeitenden. Die Liste wird alle 30 Sekunden aktualisiert; zum sofortigen Aktualisieren tippen Sie auf Aktualisieren.
3. Zum Speichern der Liste tippen Sie auf CSV herunterladen.
4. Um die Antworten der Abfrage zu sehen, tippen Sie auf Übersicht Sicherheitsabfrage (siehe Abfrage-Übersicht in Kapitel 32).

Notfall beenden:

1. Tippen Sie im Banner auf Notfall beenden.
2. Tippen Sie bei der Frage „Notfall beenden? Das Banner verschwindet für alle; die Sicherheitsabfrage wird separat beendet.“ auf Ja, beenden. Zum Abbrechen tippen Sie auf Abbrechen.

Ergebnis: Die Meldung „Notfall beendet.“ erscheint und das Banner verschwindet bei allen. Beenden Sie die Sicherheitsabfrage zusätzlich in der Übersicht. Wird die verknüpfte Abfrage beendet, endet auch der Notfall automatisch.

Wichtig: Die Mitarbeitendenliste beruht auf der Arbeitszeiterfassung (PDKS). Mitarbeitende, die sich nicht eingestempelt haben, erscheinen nicht in der Liste; ist die Zeiterfassung ausgeschaltet, steht dort „Die Zeiterfassung ist aus, daher ist unbekannt, wer im Büro ist; verfolgen Sie die Sicherheitsabfrage.“ Die Liste der Personen im Gebäude wird nicht im Protokoll gespeichert; im Reiter Verlauf bleiben nur Art, Uhrzeit, meldende Person und Zahlen.

Beinaheunfall und Gefahr melden

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Services → Sicherheitsmeldung → + Melden

Wozu: Sie melden dem Arbeitsschutzteam eine aus Sicht des Arbeitsschutzes (İSG) riskante Situation, bevor ein Unfall geschieht: einen Beinaheunfall, einen gefährlichen Zustand, ein unsicheres Verhalten oder einen Verbesserungsvorschlag.

1. Gehen Sie unter Werkzeuge → Services zum Feld Sicherheitsmeldung und tippen Sie auf + Melden.
2. Wählen Sie unter Was haben Sie gesehen? eine Art: Beinaheunfall, Unsicherer Zustand, Unsicheres Verhalten oder Sicherheitsvorschlag. Unter jeder Art steht eine kurze Erklärung.
3. Geben Sie im Feld Wo? den Ort an (z. B. „Lager, zwischen Regal 2“).
4. Schreiben Sie in das Feld Beschreibung, was Sie gesehen haben. Beschreiben Sie die Situation, nicht Personen mit Namen.
5. Wenn Sie möchten, schreiben Sie Ihren Vorschlag in das Feld Vorschlag für eine Maßnahme? (optional) und fügen Sie ein Foto (optional) hinzu.
6. Besteht die Gefahr noch, kreuzen Sie Die Gefahr besteht noch (dringende Meldung an das Sicherheitsteam) an.
7. Wenn Ihr Name nicht erscheinen soll, kreuzen Sie Anonym senden an (sichtbar, wenn Ihr Unternehmen es erlaubt).
8. Tippen Sie auf Melden.

Ergebnis: Ihre Meldung erhält eine Nummer (z. B. ISG-2026-0003) und wird im Feld mit dem Status Neu aufgelistet.

Häufige Fehler:

• „Art der Meldung wählen.“
• „Ort angeben.“
• „Bitte etwas genauer beschreiben (mind. 10 Zeichen).“
• „Anonyme Meldungen sind deaktiviert.“
• „Zu viele Meldungen; bitte gleich erneut versuchen.“

Wichtig:

• Ist ein Arbeitsunfall geschehen, leisten Sie zuerst Erste Hilfe und rufen Sie die 112 an; informieren Sie dann sofort die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die gesetzliche Meldung des Unfalls erfolgt gesondert; dieses Formular ersetzt sie nicht.
• Schreiben Sie keine Gesundheitsangaben in das Formular. Versuchen Sie, auf Fotos keine Gesichter von Personen aufzunehmen.

Den Status Ihrer Meldung verfolgen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Services → Sicherheitsmeldung

Wozu: Sie sehen den Status Ihrer Meldung, die Maßnahmen des Arbeitsschutzteams und das, was es geschrieben hat.

1. Tippen Sie im Feld Sicherheitsmeldung auf Ihre Meldung.
2. In den Details stehen Art, Status, Ort, Datum, Beschreibung, Vorgeschlagene Maßnahme und Korrektur- / Vorbeugemaßnahmen. Die Status sind: Neu, In Prüfung, Maßnahme läuft, Geschlossen.
3. Um dem Arbeitsschutzteam weitere Informationen zu geben, schreiben Sie in das Feld Weitere Angaben und tippen auf Senden.
4. Haben Sie die Meldung versehentlich geöffnet und wurde sie noch nicht geprüft, tippen Sie auf Meldung zurückziehen.

Tipp: Weist Ihnen das Arbeitsschutzteam eine Aufgabe (Korrekturmaßnahme) zu, erscheint im Feld der Reiter Meine Maßnahmen; tippen Sie nach Abschluss der Aufgabe auf Erledigt. Auch den Status einer Meldung, die Sie anonym gesendet haben, verfolgen Sie in dieser Liste; Sie erhalten dazu jedoch keine Benachrichtigung auf dem Smartphone.

Arzttermin buchen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Betriebsarzt

Wozu: Sie buchen einen Termin für ein 15-minütiges schriftliches (bildloses) Gespräch mit dem Betriebsarzt des Unternehmens. Der Schriftverkehr ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und wird nirgends gespeichert. Die Arbeitsschutzverantwortlichen und Admins im Unternehmen sehen nur, wer zu welcher Zeit einen Termin gebucht hat, ob das Gespräch stattgefunden hat und ob eine Krankmeldung ausgestellt wurde (ja / nein).

Bevor Sie beginnen: Ihr Unternehmen muss Termine beim Betriebsarzt aktiviert und mindestens einen Arzt eingerichtet haben. Wird das Feld nicht angezeigt, ist dieser Service in Ihrem Unternehmen ausgeschaltet.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie Mein Bereich.
2. Tippen Sie im Feld Betriebsarzt auf Termin buchen.
3. Gibt es mehrere Ärzte, wählen Sie zuerst den Arzt.
4. Die Tage, an denen der Arzt verfügbar ist, werden aufgelistet. Tippen Sie auf einen Tag; die freien 15-Minuten-Zeiten dieses Tages erscheinen.
5. Tippen Sie auf eine Uhrzeit. Ihre Auswahl wird angezeigt (z. B. „Mittwoch, 7. Oktober · 10:00“) und der Hinweis „Der Gesprächsraum öffnet 10 Minuten vor dem Termin; Sie erhalten eine Benachrichtigung.“ erscheint. Für eine andere Zeit tippen Sie auf Andere Uhrzeit.
6. Tippen Sie auf Termin bestätigen.

Ergebnis: Die Meldung „Ihr Termin wurde gebucht: Mittwoch, 7. Oktober 10:00“ erscheint. Im Feld stehen Ihr Termin, Name und Einrichtung des Arztes, der Status Geplant und die Uhrzeit für die Raumöffnung. Der Arzt erhält eine Benachrichtigung (nur mit Ihrem Namen und der Terminzeit).

Häufige Fehler:

• „Diese Zeit ist gerade vergeben worden. Wählen Sie eine andere Uhrzeit.“: Jemand anderes hat dieselbe Zeit vor Ihnen gebucht.
• „Sie können höchstens 2 künftige Termine haben; schließen Sie zuerst einen ab oder sagen Sie ihn ab.“
• „In den nächsten Tagen gibt es keine freien Zeiten. Schauen Sie später noch einmal.“

Tipp: Sie können frühestens für einen Zeitpunkt in 30 Minuten buchen; wie viele Tage im Voraus höchstens gebucht werden kann, legt Ihr Unternehmen fest (Standard 30 Tage).

Verschlüsseltes Gespräch mit dem Arzt

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Betriebsarzt → Gespräch beitreten

Wozu: Zur Terminzeit schreiben Sie mit dem Arzt. Die Nachrichten werden auf Ihrem Gerät verschlüsselt und nur auf dem Gerät des Arztes entschlüsselt; der Server kann die Nachrichten nicht lesen. Eine verschlüsselte Nachricht wartet nur so lange (höchstens 3 Stunden) vorübergehend auf dem Server, bis die Gegenseite sie abgeholt hat, und wird danach gelöscht; ein Gesprächsprotokoll wird nicht geführt.

Bevor Sie beginnen: Der Gesprächsraum öffnet 10 Minuten vor dem Termin und schließt 60 Minuten nach dem Beginn. Verwenden Sie einen aktuellen Browser; in einem alten Browser erscheint die Warnung „Dieser Browser unterstützt keine verschlüsselten Gespräche; verwenden Sie einen aktuellen Browser.“

1. Wenn der Raum öffnet, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Tippen Sie im Feld Betriebsarzt neben Ihrem Termin auf Gespräch beitreten.
2. Das Fenster Gespräch · <Name des Arztes> öffnet sich. Ist der Arzt noch nicht da, steht oben „<Name des Arztes> wird erwartet… · Ende 14:55“ und die Schaltfläche Senden ist nicht verfügbar. Sobald der Arzt da ist, steht oben „Verbunden · Ende-zu-Ende-verschlüsselt · Ende 14:55“.
3. Sehen Sie sich die Zeile Sicherheitscode an (z. B. „DC64 126A C10D 5B87“). Auf dem Bildschirm des Arztes erscheint derselbe Code; wenn Sie möchten, fragen Sie den Arzt nach dem Code und bestätigen so, dass Sie im selben Gespräch sind.
4. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Feld Ihre Nachricht (Enter sendet, Umschalt+Enter neue Zeile) und tippen Sie auf Senden.
5. Wenn Sie den Schriftverkehr aufbewahren möchten, tippen Sie auf Verlauf herunterladen, ohne das Fenster zu schließen (das geht auch nach dem Ende des Gesprächs). Der Schriftverkehr wird als Textdatei nur auf Ihr Gerät heruntergeladen.
6. Schließen Sie das Fenster nach dem Gespräch mit Schließen. Haben Sie den Verlauf nicht heruntergeladen, erscheint die Frage „Wenn Sie das Fenster schließen, wird der Verlauf von diesem Bildschirm gelöscht und nirgends gespeichert. Schließen?“

Ergebnis: Beendet der Arzt das Gespräch, steht dort „Das Gespräch ist beendet. Der Verlauf ist nur auf diesem Bildschirm; laden Sie ihn bei Bedarf herunter.“ Dem Unternehmen wird nur mitgeteilt, ob das Gespräch stattgefunden hat und ob eine Krankmeldung ausgestellt wurde.

Wichtig:

• Aktualisieren Sie die Seite, wird ein neuer Schlüssel erzeugt; die Nachrichten von vor dem Aktualisieren verschwinden von diesem Bildschirm. Das ist so gewollt.
• Der Schriftverkehr wird auch nicht im Browserspeicher Ihres Smartphones aufbewahrt. Wenn Sie ihn aufbewahren möchten, verwenden Sie Verlauf herunterladen und bewahren Sie die Datei an einem sicheren Ort auf.
• Haben Sie ein akutes gesundheitliches Problem, warten Sie nicht auf den Termin; rufen Sie die 112 an.

Termin absagen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Betriebsarzt → Storniert

1. Tippen Sie im Feld Betriebsarzt neben Ihrem Termin auf Storniert.
2. Tippen Sie bei der Frage „Termin absagen?“ auf Ja, stornieren.

Ergebnis: Der Termin verschwindet aus der Liste und der Arzt wird benachrichtigt. Die freigewordene Zeit steht anderen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Wichtig: Ein begonnener Termin kann nicht abgesagt werden („Begonnener Termin kann nicht storniert werden.“). Der Arzt kann den Termin jederzeit absagen; in diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wird ein Arzt aus dem Unternehmen entfernt, werden seine künftigen Termine abgesagt.

Arztbildschirm: Termine, Gespräch und Ergebnis

Für wen: Betriebsarzt · Wo: Prozence-App-Adresse (mit dem Arztkonto) → Termine

Wozu: Der Betriebsarzt meldet sich mit einem gesonderten Konto an, das nicht als Mitarbeiter des Unternehmens gilt, und sieht nur seinen eigenen Bildschirm: Termine, Verfügbarkeit und Verlauf. Weitere Daten des Unternehmens werden dem Arzt nicht angezeigt.

Bevor Sie beginnen: Der Arbeitsschutzverantwortliche oder ein Admin des Unternehmens muss Sie als Arzt hinzugefügt haben (siehe Arzt hinzufügen in Kapitel 32). Ein Google- oder Microsoft-Konto ist nicht nötig.

1. Öffnen Sie die Prozence-Anmeldeseite des Unternehmens und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Ihnen mitgeteilt wurde. Geben Sie den Code ein, der per E-Mail kommt (siehe 00. Erste Schritte).
2. Der Bildschirm Betriebsarzt · <Name des Unternehmens> öffnet sich. Im Reiter Termine (n) werden die Termine unter Heute und demnächst aufgelistet: Tag, Uhrzeit, Name und Abteilung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters, Status und die Uhrzeit der Raumöffnung.
3. Klicken Sie nach der Raumöffnung neben dem Termin auf Gespräch beitreten. Ist der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin im Raum, steht dort „Mitarbeiter im Raum“.
4. Schreiben Sie mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin. Auf beiden Bildschirmen erscheint derselbe Sicherheitscode.
5. Wenn Sie den Schriftverkehr aufbewahren möchten, klicken Sie auf Verlauf herunterladen.
6. Klicken Sie nach dem Gespräch auf Gespräch beenden. Es erfolgt keine Rückfrage; der Raum schließt sofort. Es steht dort „Das Gespräch ist beendet.“; die Raumschlüssel und wartenden Nachrichten werden gelöscht.
7. Nach Gespräch beenden öffnet sich das Ergebnisfenster automatisch. Um das Ergebnis später einzutragen, klicken Sie neben dem Termin auf Ergebnis eintragen.
8. Wählen Sie Stattgefunden oder Nicht erschienen (Raum nicht betreten). Haben Sie Stattgefunden gewählt, antworten Sie auf die Frage Wurde eine Krankmeldung ausgestellt? mit Ja oder Nein.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Der Termin wechselt in den Reiter Verlauf. Dem Unternehmen werden nur die Angabe, ob das Gespräch stattgefunden hat oder nicht, und die Angabe zur Krankmeldung mitgeteilt.

Häufige Fehler:

• „Das Ergebnis wird nach der Terminzeit eingetragen.“
• „Ergebnis wählen: stattgefunden oder nicht erschienen.“
• „Wurde eine Krankmeldung ausgestellt? Wählen Sie Ja oder Nein.“

Tipp: Tragen Sie kein Ergebnis ein, wird es 3 Stunden nach dem Termin gespeichert: als „Stattgefunden“ (Krankmeldung unbekannt), wenn beide Seiten mit dem Raum verbunden waren, sonst als „Nicht erschienen“.

Wichtig: Im Ergebnis gibt es kein Feld für Diagnose, Beschwerden oder Notizen; das ist Absicht. Auf dem Arztbildschirm gibt es keine Sprachauswahl.

Arztbildschirm: Verfügbarkeit eintragen

Für wen: Betriebsarzt (auch der Arbeitsschutzverantwortliche kann sie bearbeiten) · Wo: Arztbildschirm → Verfügbarkeit

Wozu: Sie tragen Ihre wöchentlichen Gesprächszeiten ein. Mitarbeitende buchen in diesen Zeiträumen 15-Minuten-Termine.

1. Klicken Sie auf den Reiter Verfügbarkeit.
2. Wählen Sie in jeder Zeile den Tag (Montag … Sonntag) und geben Sie die Zeiten für Beginn und Ende ein (z. B. 13:30–16:00). Für denselben Tag können Sie mehrere Zeiträume hinzufügen.
3. Für einen neuen Zeitraum klicken Sie auf + Zeiten hinzufügen. Um eine Zeile zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
4. Wählen Sie für Tage, an denen Sie nicht da sind, unter Abwesenheitstage das Datum und klicken Sie auf Abwesenheitstag hinzufügen. Um einen Tag aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf ×.
5. Klicken Sie auf Verfügbarkeit speichern. Die Meldung „Verfügbarkeit gespeichert.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Die Zeiträume für denselben Tag überschneiden sich.“
• „Das Ende muss mindestens 15 Minuten nach dem Beginn liegen.“
• „Höchstens 21 Verfügbarkeitszeilen.“ / „Höchstens 120 Abwesenheitstage.“

Wichtig: Prüfen Sie, bevor Sie einen Tag sperren, im Reiter Termine, ob für diesen Tag bereits ein Termin gebucht wurde. Gibt es einen, sagen Sie ihn mit Storniert ab; die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter wird benachrichtigt.