21. Urlaub der Mitarbeitenden

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Sie senden Urlaubsanträge vom Smartphone aus und sehen Ihren verbleibenden Jahresurlaub und den Genehmigungsschritt, in dem sich Ihr Antrag befindet. Der Antrag geht zuerst an Ihre Führungskraft, dann an das Personalwesen (HR). Für genehmigten Urlaub wird ein druckbares Urlaubsformular mit QR-Code erstellt; sobald Sie das unterschriebene Formular beim Personalwesen abgeben, ist Ihr Urlaub endgültig.

Dieses Kapitel richtet sich an Mitarbeitende und an Führungskräfte, die den Urlaub ihres Teams genehmigen. Urlaubseinstellungen, Salden und Vorgänge im Personalwesen finden Sie in 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs.

Für wen: Mitarbeitende · Führungskraft (Genehmigende)

In diesem Kapitel

• Das Feld „Mein Urlaub“
• Bezahlte und unbezahlte Urlaubsarten und ihre Regeln
• Jahresurlaub beantragen
• Halben Tag Urlaub beantragen
• Reiseurlaub beantragen
• Urlaubsvorschuss nutzen
• Vertretung auswählen
• Antrag verfolgen und stornieren
• Genehmigtes Urlaubsformular drucken und unterschreiben
• Formular per QR-Code prüfen
• Formular unterschreiben, abgeben und „Endgültig“
• Als Führungskraft Urlaub genehmigen

Bevor Sie beginnen: Das Urlaubsmodul ist im Unternehmen standardmäßig ausgeschaltet. Wenn Sie das Feld Mein Urlaub nicht sehen, fragen Sie das Personalwesen. Die Beispielbildschirme in diesem Kapitel wurden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“ erstellt.

Verbleibenden Urlaub und Anträge ansehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Mein Urlaub (am Computer: Pinnwand → Mein Bereich)

Wozu: Zeigt Ihren verbleibenden Jahresurlaub, das Datum Ihres nächsten Anspruchs, die Urlaubsarten mit eigenem Jahresanspruch und Ihre laufenden Anträge auf einen Blick.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Mein Bereich. Sie gelangen auch dorthin, indem Sie oben im Bildschirm Heute auf die Kachel Mein Urlaub tippen.
2. Im Feld Mein Urlaub ist die große Zahl Ihre Tage Verbleibender Jahresurlaub.
3. Lesen Sie die Zeilen darunter:
   • „Am 04.10.2027 werden 20 Tage Anspruch gutgeschrieben (6. Dienstjahr).“ – der Anspruch, der an Ihrem nächsten Eintrittsjubiläum gutgeschrieben wird.
   • „Wartet auf Genehmigung: … Tage“ – die Summe Ihrer Anträge, die auf Genehmigung warten.
   • „Urlaubsvorschuss: höchstens 5 Tage (inklusive Vorschuss nutzbar 19 Tage).“ – wenn Ihr Unternehmen den Urlaubsvorschuss aktiviert hat (siehe Urlaubsvorschuss nutzen).
   • Arten mit eigenem Jahresanspruch (z. B. „Sonderurlaub 2 Tage / 3 Tage“: verbleibend nach Abzug der Anträge, die auf Genehmigung warten / gesamter Anspruch in diesem Jahr, einschließlich übertragener Tage).
4. Ihre laufenden Anträge werden mit ihrem Status aufgelistet. Tippen Sie auf einen Antrag, um die Details zu öffnen.
5. Schaltflächen: Urlaub beantragen und Meine Anfragen. Wenn Sie genehmigen, erscheint auch Wartet auf Genehmigung (N); wenn Sie zum Personalwesen gehören, außerdem Alle Anträge, Salden und Unterschriebenes Formular annehmen.

Antragsstatus: Beim Vorgesetzten · Bei der Personalabteilung · Unterschriebenes Formular ausstehend · Endgültig · Genehmigt · Abgelehnt · Storniert. Wenn Ihr Unternehmen die Nachverfolgung des unterschriebenen Formulars ausgeschaltet hat, erscheint genehmigter Urlaub nur als Genehmigt.

Tipp: Steht dort „Ihr Anfangssaldo ist noch nicht erfasst; er wird verbindlich, sobald die Personalabteilung ihn einträgt.“, wurde Ihr Saldo noch nicht erfasst. Wenn Ihr Saldo falsch aussieht, wenden Sie sich an das Personalwesen.

Bezahlte und unbezahlte Urlaubsarten und ihre Regeln

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Mein Urlaub → Urlaub beantragen → Urlaubsart

Wozu: Zeigt, welchen Urlaub Sie mit welchen Regeln beantragen können. Ihr Unternehmen kann einzelne Arten ausschalten oder ihre Regeln ändern; die Regelzeile im Formular nennt immer die aktuelle Regel Ihres Unternehmens.

1. Tippen Sie auf Urlaub beantragen.
2. Wählen Sie die Art in der Liste Urlaubsart.
3. Die Regeln der Art stehen in einer Zeile unter der Liste, z. B. „Verbleibender Anspruch in diesem Jahr: 2 Tage (jährlich 3 Tage) · höchstens 2-mal pro Jahr (in diesem Jahr 1)“ oder „Höchstens 4 Tage pro Antrag“. Wenn Ihr Unternehmen die Art so eingestellt hat, dass sie vom Jahresurlaub abgezogen wird, steht dort „Wird vom Jahresurlaub abgezogen“.

Wie wird gezählt? Bei Arten, die in Arbeitstagen gezählt werden, zählen Wochenenden und gesetzliche Feiertage nicht. Bei Arten, die in Kalendertagen gezählt werden, zählt jeder Tag.

Wichtig:

• Ein Antrag, der gegen die Regel verstößt, wird nicht gesendet, und der Grund wird genannt, z. B. „Sonderurlaub kann höchstens 2-mal pro Jahr genommen werden; für 2026 haben Sie 2 Anträge (genehmigt oder auf Genehmigung wartend).“ oder „Ihr Anspruch auf Sonderurlaub für 2026 reicht nicht: verbleibend 1 Tag, beantragt 2 Tage.“
• Krankmeldung, Mutterschutz und Urlaub zur Behandlung eines Kindes mit Behinderung sind besondere Arten: Im Kalender, im Verzeichnis und für Betrachter erscheint nur „Abwesend“ oder „Privater Urlaub“.
• Die Urlaubsart wird im Kalender und im Verzeichnis überhaupt nicht angezeigt; Ihre Teamkollegen sehen nur „Abwesend“.

Jahresurlaub beantragen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Mein Urlaub → Urlaub beantragen

Wozu: Sie senden Ihren Urlaubsantrag über die App. Der Antrag geht zuerst an Ihre Führungskraft und nach der Genehmigung an das Personalwesen.

1. Tippen Sie im Feld Mein Urlaub auf Urlaub beantragen. Auch Urlaub beantragen unter der Schaltfläche + unten rechts auf dem Smartphone öffnet dasselbe Fenster (siehe 00. Erste Schritte).
2. Wählen Sie in der Liste Urlaubsart den Jahresurlaub.
3. Wählen Sie das Datum für Beginn.
4. Wählen Sie das Datum für Ende (letzter Abwesenheitstag). Das ist der letzte Tag, an dem Sie im Urlaub sind, nicht der Tag, an dem Sie wieder anfangen zu arbeiten.
5. Lesen Sie die Berechnungszeile, z. B. „5 Tage (Arbeitstage) · Ihr verbleibender Jahresurlaub 14 Tage · mit Vorschuss höchstens 19 Tage“.
6. Wenn Sie möchten, wählen Sie in der Liste Vertretung (optional) einen Teamkollegen oder eine Teamkollegin aus.
7. Wenn Sie möchten, schreiben Sie eine Beschreibung (optional). Einen besonderen Grund, etwa aus Gesundheitsgründen, müssen Sie nicht angeben.
8. Lesen Sie die Genehmigungsreihenfolge unter dem Formular (z. B. „Zuerst genehmigt Ihre Führungskraft (Murat Çelik), dann das Personalwesen.“).
9. Tippen Sie auf Antrag senden. Die Meldung „Ihr Antrag wurde an Ihren Vorgesetzten gesendet.“ erscheint und die Details des Antrags öffnen sich.

Ergebnis: Der Antrag erscheint unter Mein Urlaub als Beim Vorgesetzten. Sobald Ihre Führungskraft genehmigt, wechselt er zu Bei der Personalabteilung. Bei der letzten Genehmigung erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Smartphone („Ihr Urlaub wurde genehmigt – unterschreiben Sie das Formular und geben Sie es beim Personalwesen ab“) und eine E-Mail mit dem Formular als PDF im Anhang. Bei einer Ablehnung erhalten Sie die Benachrichtigung „Ihr Urlaubsantrag wurde abgelehnt“; der Ablehnungsgrund steht in den Details des Antrags.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Startdatum wählen.“ – Der Beginn ist leer.
• „Keine Arbeitstage im Zeitraum (Wochenende oder Feiertag).“ – Die gewählten Tage sind ohnehin frei.
• „Für diesen Zeitraum liegt bereits ein Urlaubsantrag vor (…).“ – Für dieselben Tage kann kein zweiter Antrag gesendet werden.
• „Urlaub kann höchstens 30 Tage rückwirkend eingetragen werden; für frühere Zeiträume wenden Sie sich an das Personalwesen.“ – Grenze für zurückliegende Daten (Einstellung des Unternehmens).
• „Ihr Jahresurlaubssaldo reicht nicht: verbleibend …, beantragt ….“ – Der Saldo reicht nicht. Ist der Vorschuss aktiviert, steht am Ende der Meldung, wie viele Tage Sie einschließlich Vorschuss höchstens nutzen können.

Wichtig: Ist keine Führungskraft hinterlegt, steht im Formular „Kein Vorgesetzter hinterlegt – der Antrag geht direkt an die Personalabteilung.“

Halben Tag Urlaub beantragen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Urlaub beantragen → Dauer

Wozu: Sie beantragen für einen einzelnen Tag einen halben Tag Urlaub, vormittags oder nachmittags; der Urlaub zählt als 0,5 Tage. Hat die Art einen Saldo (Jahresurlaub oder eine Art mit eigenem Jahresanspruch), werden 0,5 Tage vom Saldo abgezogen.

1. Tippen Sie auf Urlaub beantragen und wählen Sie die Urlaubsart (z. B. Sonderurlaub oder Jahresurlaub).
2. Wählen Sie für Beginn und Ende (letzter Abwesenheitstag) denselben Tag. Nur dann erscheint das Feld Dauer.
3. Wählen Sie in der Liste Dauer den Eintrag Halber Tag (Vormittag) oder Halber Tag (Nachmittag).
4. Prüfen Sie, dass in der Berechnungszeile „0,5 Tage (Arbeitstage)“ steht.
5. Tippen Sie auf Antrag senden.

Tipp: In den Antragslisten erscheint ein halber Tag Urlaub in der Form „9. Oktober (halber Tag) · 0,5 Tage“.

Reiseurlaub beantragen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Urlaub beantragen → Urlaubsart → Reiseurlaub (unbezahlt)

Wozu: Wenn Sie Ihren Jahresurlaub in einer anderen Stadt verbringen, beantragen Sie für Hin- und Rückreise unbezahlten Reiseurlaub. Reiseurlaub beträgt nach dem türkischen Arbeitsgesetz (Gesetz Nr. 4857, Art. 56) insgesamt bis zu 4 Tage und wird nicht von Ihrem Jahresurlaubssaldo abgezogen.

1. Tippen Sie auf Urlaub beantragen.
2. Wählen Sie in der Liste Urlaubsart den Reiseurlaub (unbezahlt). In der Regelzeile steht „Höchstens 4 Tage pro Antrag“.
3. Wählen Sie das Datum für Beginn und Ende (letzter Abwesenheitstag). Reiseurlaub wird in Kalendertagen gezählt; auch das Wochenende zählt.
4. Im Feld Beschreibung (optional) können Sie Ihr Reiseziel angeben.
5. Tippen Sie auf Antrag senden.

Wichtig: Reiseurlaub von mehr als 4 Tagen wird nicht gesendet: „Reiseurlaub (unbezahlt) kann höchstens 4 Tage betragen.“ Ihr Unternehmen kann diese Grenze ändern. Reiseurlaub ist unbezahlt; bei der Übergabe an das Lohnprogramm wird er in einer eigenen Spalte (Reiseurlaub) gezählt.

Urlaubsvorschuss nutzen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Urlaub beantragen → Jahresurlaub

Wozu: Wenn Ihr Jahresurlaubsanspruch noch nicht entstanden ist oder nicht reicht, nehmen Sie, sofern Ihr Unternehmen es erlaubt, Urlaub als „Vorschuss“ auf Ihren nächsten Anspruch. Entsteht der Anspruch, wird der Vorschuss von Ihrem Saldo abgezogen.

Bevor Sie beginnen: Den Urlaubsvorschuss aktiviert Ihr Unternehmen. Ist er aktiviert, erscheint im Feld Mein Urlaub die Zeile „Urlaubsvorschuss: höchstens … (inklusive Vorschuss nutzbar …).“

1. Tippen Sie auf Urlaub beantragen und wählen Sie Jahresurlaub.
2. Wählen Sie die Daten.
3. Lesen Sie die Berechnungszeile, z. B. „2 Tage (Arbeitstage) · Ihr verbleibender Jahresurlaub -2 Tage · mit Vorschuss höchstens 3 Tage · davon 2 Tage Vorschuss in diesem Antrag“. „Ihr verbleibender Jahresurlaub“ sind die Tage, die nach Abzug Ihrer auf Genehmigung wartenden Anträge übrig sind; der Wert kann negativ sein.
4. Tippen Sie auf Antrag senden. Ihre genehmigende Person sieht im Antrag den Hinweis „Davon 2 Tage Vorschuss (Urlaub, dessen Anspruch noch nicht entstanden ist).“

Ergebnis: In den Details des Antrags erscheint die Zeile Vorschuss (z. B. „2 Tage“). Nach der Genehmigung sinkt Ihr verbleibender Jahresurlaub ins Minus; der Anspruch, der an Ihrem Eintrittsjubiläum gutgeschrieben wird, gleicht das Minus aus.

Wichtig:

• Der höchste Vorschuss, den Sie nutzen können, ist der kleinere Wert aus der Tagezahl in der Unternehmenseinstellung und Ihrem nächsten Jahresurlaubsanspruch (z. B. höchstens 14 Tage für Mitarbeitende im ersten Jahr).
• Ist der Vorschuss ausgeschöpft, wird der Antrag nicht gesendet: „Ihr Jahresurlaubssaldo reicht nicht: … Einschließlich Vorschuss können Sie höchstens … nutzen (Vorschuss höchstens …; er darf Ihren nächsten Jahresanspruch nicht überschreiten).“
• Der Vorschuss gilt nur für Arten, die vom Jahresurlaub abgezogen werden.
• Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen wird ein genutzter Vorschuss vom Personalwesen in der Lohnabrechnung verrechnet.

Vertretung auswählen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Urlaub beantragen → Vertretung (optional)

Wozu: Sie geben an, wer Ihre Aufgaben übernimmt, während Sie im Urlaub sind. Die gewählte Person erscheint im Antrag, auf der Genehmigungskarte, im Urlaubsformular und in der Information „Abwesend“ im Verzeichnis.

1. Tippen Sie im Formular Urlaub beantragen auf die Liste Vertretung (optional).
2. Wählen Sie in der Liste einen Teamkollegen oder eine Teamkollegin aus. Wenn Sie niemanden auswählen, lassen Sie Keine stehen.
3. Senden Sie den Antrag.

Ergebnis: In den Details des Antrags steht die Zeile Vertretung, auf der Genehmigungskarte der Führungskraft „Vertretung: …“. Sobald Ihr Urlaub beginnt, erscheint im Verzeichnis und in Ihrem Profil zusammen mit „Abwesend“ die Person, die Sie vertritt (siehe 08. Verzeichnis und Organisation).

Wichtig: Es kann nur ein aktives Teammitglied ausgewählt werden: „Wählen Sie ein aktives Teammitglied als Vertretung.“ Informieren Sie die Person zusätzlich; die Auswahl allein ist keine Beauftragung.

Antrag verfolgen und stornieren

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Mein Urlaub → auf den Antrag tippen (oder Meine Anfragen)

Wozu: Sie sehen, in welchem Genehmigungsschritt sich Ihr Antrag befindet, wer genehmigt hat und wie es um das unterschriebene Formular steht; bei Bedarf ziehen Sie den Antrag zurück.

1. Tippen Sie im Feld Mein Urlaub auf den Antrag. Für alle Ihre Anträge tippen Sie auf Meine Anfragen.
2. In den Details stehen die Zeilen Mitarbeiter/in, Datum, Dauer, Status, Führungskraft, Vertretung, Beschreibung und (bei genehmigtem Urlaub) Unterschriebenes Formular.
3. Unter Verlauf sind die Schritte aufgelistet: Beantragt, Vom Vorgesetzten genehmigt, Genehmigt, Unterschriebenes Formular erhalten; jeweils mit Zeitpunkt und Person.
4. Um den Antrag zurückzuziehen, tippen Sie auf Stornieren und bestätigen Sie („Anfrage stornieren?“ oder bei genehmigtem Urlaub „Genehmigten Urlaub stornieren? Er wird aus dem Kalender entfernt, der Saldo wird zurückgebucht.“).

Wichtig: Genehmigten Urlaub können Sie nur vor Beginn selbst stornieren. Begonnenen oder vergangenen Urlaub storniert nur das Personalwesen: „Begonnenen oder vergangenen Urlaub kann nur die Personalabteilung stornieren.“

Genehmigtes Urlaubsformular drucken und unterschreiben

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Urlaubsdetails → Urlaubsformular

Wozu: Für jeden genehmigten Urlaub wird ein Urlaubsformular im Format A4 erstellt. Das Formular unterschreiben Sie, Ihre Führungskraft und das Personalwesen; es wird in Ihrer Personalakte aufbewahrt. Hat Ihr Unternehmen die Nachverfolgung des unterschriebenen Formulars aktiviert, wird Ihr Urlaub endgültig, sobald das unterschriebene Formular abgegeben wurde.

Bevor Sie beginnen: Das Formular gibt es nur bei genehmigtem Urlaub. Bei einem Antrag, der auf Genehmigung wartet, erscheint die Schaltfläche Urlaubsformular nicht.

1. Bei der letzten Genehmigung kommt das Formular als PDF auch per E-Mail zu Ihnen (Betreff: „Ihr Urlaub wurde genehmigt – unterschriebenes Formular ausstehend (IZ-…)“). Sie können den Anhang der E-Mail drucken oder den folgenden Schritten folgen.
2. Tippen Sie unter Mein Urlaub auf Ihren genehmigten Urlaub.
3. Tippen Sie auf Urlaubsformular. Das Formular öffnet sich in einem neuen Reiter.
4. Prüfen Sie das Formular: Mitarbeiter/in, Urlaub (Art, Beginn, Ende, Arbeitsbeginn, Dauer, Vertretung, Beschreibung), Jahresurlaubssaldo (zum Zeitpunkt der Genehmigung), Genehmigungsverlauf (Systemprotokoll), drei Unterschriftsfelder (Mitarbeiter/in, Vorgesetzte(r), Personalwesen) und unten den QR-Code mit dem Prüfcode.
5. Tippen Sie auf Drucken / als PDF speichern. Die Schaltfläche und der Hinweis oben werden nicht auf Papier gedruckt.
6. Unterschreiben Sie das Formular, lassen Sie es von Ihrer Führungskraft unterschreiben und geben Sie es beim Personalwesen ab (siehe Formular unterschreiben, abgeben und „Endgültig“).

Ergebnis: Bis das Formular abgegeben wird, hat Ihr Urlaub den Status Unterschriebenes Formular ausstehend. Im Feld Mein Urlaub erscheint der Hinweis „Für 1 genehmigten Urlaub steht das unterschriebene Formular aus: Drucken und unterschreiben Sie das Formular und geben Sie es beim Personalwesen ab; Ihr Urlaub wird mit der Abgabe endgültig.“

Erinnerung: Bis das Formular abgegeben wird, erhalten Sie an jedem Arbeitstag um 09:30 Uhr eine Erinnerung: eine Benachrichtigung auf dem Smartphone („Unterschriebenes Urlaubsformular ausstehend“), eine E-Mail mit dem PDF im Anhang und (wenn Ihr Unternehmen einen SMS-Anbieter eingerichtet hat) eine SMS. Am Tag der Genehmigung, an Wochenenden und an gesetzlichen Feiertagen wird keine Erinnerung gesendet. Die Kanäle wählt Ihr Unternehmen.

Wichtig:

• Im Formular von Urlaub, der vor 0.99.2 genehmigt wurde, gibt es keinen Saldobereich.
• Ändert sich der Urlaub, nachdem Sie das Formular gedruckt haben (z. B. das Datum), kann das alte Formular nicht angenommen werden; drucken Sie das aktuelle Formular aus und unterschreiben Sie es erneut.

Formular per QR-Code prüfen

Für wen: Mitarbeitende, Führungskräfte, alle, die das Formular sehen · Wo: QR-Code unten auf dem Formular

Wozu: Zeigt, ob das Formular auf Papier mit dem genehmigten Datensatz im System übereinstimmt.

1. Scannen Sie den QR-Code auf dem Formular mit der Kamera Ihres Smartphones.
2. Die Seite, die sich öffnet, verlangt keine Anmeldung und zeigt nur zusammengefasste Angaben: Form no (Formularnummer), Unternehmen, Mitarbeiter/in (Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens), Urlaub, Datum, Dauer, Genehmigung.
3. Lesen Sie die Überschrift der Seite:
   • Gültiges Urlaubsformular – „Dieses Formular stimmt mit dem genehmigten Urlaubsdatensatz im System überein.“
   • Dieser Urlaub wurde storniert – Der Urlaub wurde nach Ausstellung des Formulars storniert; das Formular ist ungültig.
   • Formular konnte nicht bestätigt werden – Der Urlaubsdatensatz hat sich nach Ausstellung des Formulars geändert; drucken Sie das aktuelle Formular aus.

Wichtig: Bei Krankmeldung, Mutterschutz und Urlaub zur Behandlung eines Kindes mit Behinderung nennt die Prüfseite die Urlaubsart nicht, sondern sagt nur „Urlaub“.

Formular unterschreiben, abgeben und „Endgültig“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Papierformular beim Personalwesen

Wozu: Wenn Sie das unterschriebene Formular beim Personalwesen abgeben, fotografiert das Personalwesen das Formular; über den QR-Code wird Ihr Urlaub erkannt und als „angenommen“ markiert. Damit wird Ihr Urlaub endgültig.

1. Geben Sie das unterschriebene Formular beim Personalwesen ab.
2. Sobald das Personalwesen es angenommen hat, erhalten Sie auf dem Smartphone die Benachrichtigung „Ihr Urlaubsformular wurde angenommen“.
3. Tippen Sie unter Mein Urlaub auf Ihren Urlaub. In der Zeile Status steht Endgültig, in der Zeile Unterschriebenes Formular „Angenommen · Datum · angenommen von“.
4. Wenn Sie möchten, tippen Sie auf Unterschriebenes Formular ansehen, um das Foto zu öffnen, das das Personalwesen aufgenommen hat.

Tipp: Im Verlauf steht „Per QR-Code erkannt“ oder, wenn das Personalwesen das Formular von Hand zugeordnet hat, „manuell zugeordnet“.

Als Führungskraft Urlaub genehmigen

Für wen: Führungskräfte (Personen mit Team im Organigramm), Genehmigende · Wo: Mein Bereich → Mein Urlaub → Wartet auf Genehmigung (N)

Wozu: Sie genehmigen oder lehnen die Urlaubsanträge Ihres Teams ab. Ein Antrag, den Sie genehmigen, geht weiter zur Genehmigung durch das Personalwesen.

1. Tippen Sie auf die Benachrichtigung „Urlaubsantrag wartet auf Ihre Genehmigung“ oder auf die entsprechende E-Mail. Oder tippen Sie im Feld Mein Urlaub auf Wartet auf Genehmigung (N). Wartende Anträge erscheinen auch an der Glocke (Wartet auf Sie) (siehe 09. Benachrichtigungen).
2. Im Fenster Urlaub zur Genehmigung stehen auf jeder Karte Person, Urlaubsart, Datum, Anzahl der Tage, Abteilung, verbleibender Jahresurlaub, Beschreibung und Vertretung. Bei einem Antrag mit Vorschuss erscheint der Hinweis „Davon … Tage Vorschuss (Urlaub, dessen Anspruch noch nicht entstanden ist).“
3. Tippen Sie auf Genehmigen. Die Meldung „Genehmigt; jetzt bei der Personalabteilung.“ erscheint.
4. Zum Ablehnen tippen Sie auf Ablehnen, schreiben im Feld, das sich öffnet, den Grund (er wird der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter mitgeteilt) und tippen erneut auf Ablehnen.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Ablehnungsgrund angeben; er wird dem Mitarbeiter mitgeteilt.“ – Der Ablehnungsgrund ist leer.
• „Eigene Anträge können Sie nicht genehmigen.“ / „Sie dürfen diesen Antrag nicht genehmigen.“
• „Dieser Antrag wartet nicht mehr auf Genehmigung.“ – Über den Antrag wurde bereits von jemand anderem entschieden oder er wurde storniert.

Tipp: Für einen Antrag, der länger als 2 Tage wartet, erhalten Sie die Erinnerung „Offener Urlaubsantrag“. Ist die Führungskraft des Antrags aus dem Unternehmen ausgeschieden oder nicht hinterlegt, genehmigt das Personalwesen den Antrag. Zur Genehmigung durch das Personalwesen siehe 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs.