19. Rapports

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Rapports rassemble sur une seule page les rapports des modules. Chaque module a son propre onglet. Dans la vue Mes rapports, chacun ne voit que ses propres données. La vue Direction est ouverte aux personnes qui ont un rôle dans ce module dans le tableau des autorisations (Observateur, Opérateur, Admin du module) et à l'Admin. Un responsable qui n'a pas de rôle dans le tableau des autorisations voit, dans les onglets Dépense, Congé et Temps de travail, les données de l'équipe qui dépend de lui.

Les onglets que vous voyez dépendent des modules activés par votre entreprise. L'onglet d'un module désactivé n'apparaît pas. Ce que montre chaque onglet, qui le voit, quels filtres fonctionnent et ce qui est exporté est décrit onglet par onglet dans la seconde moitié de ce chapitre.

Pour qui : Collaborateur · Responsable · Responsables de module et observateurs · Admin

Dans ce chapitre

• Ouvrir la page Rapports
• Consulter vos propres rapports
• Consulter le rapport de direction
• Télécharger un tableau en CSV
• Les onglets et qui les voit
• Onglet Dépense des rapports
• Onglet Congé des rapports
• Onglet Temps de travail des rapports
• Onglet Demandes des rapports
• Onglet Équipement des rapports (inventaire inclus)
• Onglet santé et sécurité au travail des rapports
• Onglet satisfaction client des rapports
• Onglet Pouls des rapports
• Onglet carte de visite et signature des rapports
• Onglet paie des rapports
• Onglet colis des rapports
• Onglet achats des rapports
• Onglet visiteurs des rapports
• Onglet cantine des rapports
• Onglet médecin du travail des rapports
• Onglet Coordonnées des rapports
• Rapport des bureaux (répartition quotidienne dans les bureaux)

Ouvrir la page Rapports

Pour qui : Tout le monde · Où : sur l'ordinateur, menu de gauche → Rapports (sur le téléphone, Profil → Rapports) · Version : 0.98.0 (onglets ajoutés entre 0.99.21 et 0.99.44)

À quoi ça sert : Ouvre la page Rapports et vous permet de choisir le module et la période que vous voulez consulter.

1. Sur l'ordinateur, cliquez sur Rapports dans le menu de gauche. Sur le téléphone, appuyez sur Profil dans le menu du bas et sélectionnez Rapports dans le bandeau du haut.
2. Choisissez un module parmi les onglets du haut (par ex. Dépense, Congé, Temps de travail, Demandes, Colis). Les onglets sont classés selon les modules activés dans votre entreprise ; à la première ouverture, le premier onglet est sélectionné.
3. Choisissez la période dans la liste Période : Ce mois-ci, Mois dernier, 3 derniers mois, 12 derniers mois, Cette année ou L’année dernière. La valeur par défaut est 3 derniers mois.
4. Le rapport s'ouvre. En haut figurent le nom de la période, la plage de dates et l'heure « Mise à jour : … ». En dessous viennent les cases de synthèse, le graphique en barres mensuel (ou quotidien) s'il y en a un, les tableaux et les notes explicatives.

Raccourcis : Le bouton Rapport que voient les responsables dans les champs Mes dépenses, Demandes, SST et Satisfaction client ouvre sur cette page la vue Direction de l'onglet correspondant.

Astuce : Les rapports sont gardés en cache pendant cinq minutes. Pour voir tout de suite un nouvel enregistrement, cliquez sur Actualiser.

Messages fréquents :

• « Aucun module n'est activé dans votre entreprise. » — Aucun module producteur de rapports n'est activé dans votre entreprise.
• « Aucun enregistrement sur cette période. » — Le tableau ne contient aucun enregistrement pour la période choisie ; choisissez une autre période.
• « Aucune donnée à afficher sur cette période. » — L'onglet n'a aucune donnée pour la période choisie.
• « Trop de requêtes ; réessayez dans un moment. » — Trop de rapports ont été demandés en une heure. Attendez un peu et réessayez.

Consulter vos propres rapports

Pour qui : Tout le monde · Où : Rapports → onglet → Mes rapports · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Vous voyez la synthèse de vos propres notes de frais, congés, temps de travail, demandes, équipements, colis, achats, visiteurs, repas à la cantine et autres enregistrements.

1. Choisissez un onglet. Si vous n'avez pas de droit de direction, votre propre rapport s'ouvre directement. Si vous en avez, cliquez sur Mes rapports.
2. Lisez les cases de synthèse du haut. Par exemple, dans Dépense : les montants En attente de validation, À payer, Payé et Refusées ; dans Congé : Congés annuels restants, Pris sur cette période, Congés en attente d’approbation et Ancienneté. Une case à cadre orange signale une situation qui demande votre attention.
3. En dessous figurent le graphique mensuel et les tableaux (par ex. dépenses par catégorie, vos demandes de congé, récapitulatif mensuel du temps de travail, vos envois).

Sur le téléphone : Les cases de synthèse s'affichent sur deux colonnes ; les tableaux larges défilent latéralement.

Important : Dans Mes rapports, il n'y a pas de filtre Service ni Personne ; seule la Période se choisit.

Consulter le rapport de direction

Pour qui : Les personnes qui ont un rôle dans le tableau des autorisations de ce module (Observateur et au-dessus), l'Admin ; les responsables (leur propre équipe dans Dépense, Congé et Temps de travail) · Où : Rapports → onglet → Direction · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Vous voyez les données de toute l'entreprise ou de votre équipe, filtrées par période, service et personne.

Avant de commencer : Le bouton Direction n'apparaît que dans les onglets pour lesquels vous avez des droits. Pour savoir qui voit quel onglet, voir Les onglets et qui les voit.

1. Choisissez un onglet et cliquez sur Direction.
2. Choisissez la Période.
3. Si vous le souhaitez, choisissez un service dans la liste Service (par défaut Tous les services). La liste Personne se restreint aux collaborateurs de ce service.
4. Si vous le souhaitez, choisissez un collaborateur dans la liste Personne (par défaut Tout le monde).
5. Les cases de synthèse, le graphique et les tableaux détaillés se rafraîchissent selon votre sélection.
6. Si le module a son propre rapport détaillé (rapport avec Excel dans Dépense ; fenêtres de Demandes, SST et Satisfaction client), cliquez sur Rapport détaillé.

Périmètre de l'équipe (responsable) : Si vous n'avez pas de rôle dans le module Dépense, Congé ou Temps de travail du tableau des autorisations mais que des collaborateurs dépendent de vous dans l'organigramme, la vue Direction de ces trois onglets ne montre que votre équipe. Sous le rapport, la note « Les données de votre équipe, qui dépend de vous dans l'organigramme, sont affichées. » apparaît ; la liste Personne ne contient que votre équipe.

Messages fréquents :

• « Vous n'avez pas le droit de voir le rapport de direction de ce module. » — Vous n'avez pas de rôle dans ce module dans le tableau des autorisations. Vous pouvez voir votre rôle dans Mon profil → Mes droits (voir 00. Prise en main).
• « Vous n'avez pas le droit de voir le rapport de cette personne. » — La personne choisie n'est pas dans votre périmètre (par ex. elle n'est pas dans votre équipe).
• « Ce rapport est désactivé dans cette entreprise. » — Le module a été désactivé ; actualisez la page.

Important :

• Dans les onglets SST, Pouls et Médecin du travail, il n'y a pas de filtre Service ni Personne (les signalements peuvent être anonymes, les réponses sont anonymes, les données de santé ne se filtrent pas par personne).
• Les types de congé particuliers, comme l'arrêt maladie, sont regroupés sous « Congé spécial » pour les observateurs autres que les RH ; seuls les RH voient le détail.
• Le rapport de paie ne contient pas le contenu des bulletins ; seuls le téléversement et l'état de réception sont visibles.

Télécharger un tableau en CSV

Pour qui : Tout le monde · Où : Rapports → n'importe quel tableau → Télécharger le CSV · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Télécharge le tableau affiché à l'écran sous forme de fichier qui s'ouvre dans Excel.

1. Cliquez sur Télécharger le CSV, en haut à droite du tableau.
2. Le fichier est téléchargé sous le nom rapor-<modül>-<tablo>-<dönem>.csv (par ex. rapor-satinalma-kategori-son_3.csv).
3. Ouvrez le fichier dans Excel. Les caractères turcs s'affichent correctement ; les colonnes sont séparées par des points-virgules et les décimales par des virgules. Les en-têtes des colonnes d'heures portent « (sa) ».

Astuce : Si un tableau compte plus de 50 lignes, les 50 premières s'affichent à l'écran ; pour les voir toutes, cliquez sur Tout afficher (N). Le CSV contient toujours toutes les lignes. Dans un tableau vide, le bouton Télécharger le CSV n'apparaît pas.

Important : Le CSV contient la période choisie et (dans Direction) le filtre de service / personne choisi. Le fichier téléchargé peut contenir les données de vos collègues ; ne l'envoyez pas hors de l'entreprise.

Les onglets et qui les voit

Pour qui : Tout le monde · Où : Rapports → onglets · Version : 0.98.0 ; Colis 0.99.21, Achats 0.99.22, Visiteurs 0.99.23, Cantine 0.99.27, inventaire dans Équipement 0.99.42, Demandes mis à jour en 0.99.43, Médecin du travail 0.99.44, Coordonnées 0.99.49 (colonne LinkedIn 0.99.51)

À quoi ça sert : Montre dans un seul tableau quand chaque onglet apparaît et qui peut ouvrir la vue Direction.

Un onglet n'apparaît que si le module concerné est activé dans votre entreprise. Mes rapports est ouvert à tous dans chaque onglet actif. Le tableau ci-dessous concerne la vue Direction. L'expression « qui a un rôle dans le tableau des autorisations » désigne les personnes qui sont Observateur, Opérateur ou Admin du module dans ce module sous Admin → Autorisations (voir 10. Administration et installation).

Astuce : Vous pouvez voir vos propres rôles dans Mon profil → Mes droits.

Important : Si votre droit est retiré, le bouton Direction disparaît à la prochaine ouverture ; l'ancien rapport conservé en cache n'est pas non plus affiché.

Onglet Dépense des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres dépenses) · Comptabilité, personnes qui ont un rôle Dépense, responsables (leur équipe), Admin · Où : Rapports → Dépense · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre les montants des notes de frais et des avances, ainsi que leur répartition par catégorie et par personne.

Dans Mes rapports :

• Cases : En attente de validation, À payer, Payé, Refusées.
• Graphique Dépenses mensuelles (TL, TVA incl.).
• Tableaux : Par catégorie (Catégorie, Ligne, Montant), Mes dépenses et avances (Envoi, Type, Titre, Statut, Montant).
• Note : « Les brouillons ne sont pas comptés. Les montants sont en équivalent TL. »

Dans Direction :

• Cases : Total (TVA incl.), Dépense (nombre), Indemnité journalière, Dépense moyenne.
• Graphique Dépenses mensuelles (TL, TVA incl.).
• Tableaux : Par service, Par catégorie, Par personne (Ligne, Montant, Moyenne, Part).
• Note : seules les dépenses approuvées (prêtes à payer, payées, clôturées) sont comptées ; les avances ne sont pas des charges et ne sont pas comptées.
• Rapport détaillé : ouvre le rapport propre du module de notes de frais, exportable vers Excel (voir 18. Gestion des notes de frais et comptabilité).

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau ; pour Excel, Rapport détaillé.

Onglet Congé des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres congés) · RH, personnes qui ont un rôle Congé, responsables (leur équipe), Admin · Où : Rapports → Congé · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre l'utilisation des congés, les demandes en attente et les congés annuels restants.

Dans Mes rapports :

• Cases : Congés annuels restants, Pris sur cette période, Congés en attente d’approbation, Ancienneté (avec en dessous la prochaine date d'acquisition de droits).
• Tableaux : Par type (approuvés), Mes demandes (Début, Fin, Type, Jours (sur la période), Statut).

Dans Direction :

• Cases : Congés pris (avec le nombre de personnes), Demandes en attente, Par personne, Moyenne des congés restants.
• Tableaux : Par personne (Congé annuel (jours), Autres congés (jours), Demandes en attente, Congés annuels restants), Par type de congé, Par service.
• Note : pour les congés qui débordent de la période, seuls les jours situés dans la période sont comptés.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Important : Les types de congé liés à la santé et similaires sont regroupés sous « Congé spécial » pour les observateurs autres que les RH. Pour les règles et les soldes de congé, voir 21. Congés des collaborateurs et 30. Gestion des congés des collaborateurs.

Onglet Temps de travail des rapports

Pour qui : Tout le monde (son propre temps de travail) · Responsables du temps de travail, personnes qui ont un rôle Temps de travail, responsables (leur équipe), Admin · Où : Rapports → Temps de travail · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre les jours travaillés, le travail net et supplémentaire, ainsi que le nombre de retards, de sorties manquantes et d'absences.

Dans Mes rapports :

• Cases : Jours travaillés, Temps net, Heures supplémentaires, Retards / sorties manquantes.
• Graphique Temps net mensuel (heures).
• Tableau : Récapitulatif mensuel (Mois, Jours, Net, Supplémentaires, Retards, Sorties manquantes, Absent).

Dans Direction :

• Cases : Temps net (avec le nombre de personnes), Heures supplémentaires, Retards, Sorties manquantes / absents.
• Tableaux : Par personne (Jours, Net, Supplémentaires, Retards, Sorties manquantes, Absent, Travail un jour férié), Par service (Personnes, Net, Supplémentaires, Absent).

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau (heures en heures décimales).

Important : Le rapport de direction du temps de travail calcule au plus les 3 derniers mois ; si vous choisissez une période plus longue, la note « Le rapport du temps de travail est calculé sur 3 mois au maximum ; les 3 derniers mois sont affichés… » apparaît. Pour une période plus longue et pour le transfert vers le logiciel de paie, on utilise Mon espace → Temps de travail → Relevé d’heures (voir 29. Gestion du temps de travail). Pour la répartition quotidienne dans les bureaux, voir Rapport des bureaux.

Onglet Demandes des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres demandes) · Gestionnaires des demandes, personnes qui ont un rôle Demandes, responsables de catégorie, Admin · Où : Rapports → Demandes · Version : 0.98.0 (mis à jour en 0.99.43)

À quoi ça sert : Montre le nombre de demandes, les délais de résolution, le taux de résolution dans le délai cible et la satisfaction.

Dans Mes rapports :

• Cases : Demandes que j’ai ouvertes, Ouvert, Résolues, Délai moyen de résolution.
• Tableaux : Par catégorie, Mes demandes (N°, Titre, Catégorie, Statut, Ouverture).

Dans Direction :

• Cases : Demande, Ouvert (avec le nombre de demandes en retard), Résolues dans les délais, Note de satisfaction (avec le nombre de votes), Première réponse (médiane), Délai de résolution (médiane) (en dessous « 90 % en moins de … h »), Rouvertes.
• Graphique Demandes ouvertes par mois.
• Tableaux : Par catégorie, Par responsable, Par service du demandeur (Demande, Ouvert, Résolues, Première réponse (h, médiane), Résolution (h, médiane), Résolution moy. (h), Dans le délai, Note (1–5)) et Répartition du délai de résolution.
• Notes : la « Première réponse » est le temps écoulé entre l'ouverture et la première réponse ou le premier changement de statut de la personne qui traite la demande ; le délai cible est suspendu dans « En attente d'infos » ; les durées sont en heures calendaires (hors heures de travail comprises).
• Rapport détaillé : ouvre le tableau de bord Aperçu de Demandes (voir 23. Demandes).

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne (appliqués à la personne qui a ouvert la demande). Les responsables de catégorie ne voient que leurs propres catégories. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Onglet Équipement des rapports (inventaire inclus)

Pour qui : Tout le monde (ses propres équipements) · Responsables de l'inventaire, personnes qui ont un rôle Équipement, Admin · Où : Rapports → Équipement · Version : 0.98.0 (inventaire et incidents ajoutés en 0.99.42)

À quoi ça sert : Montre l'état actuel des biens et des équipements attribués, ainsi que les incidents (panne, perte, etc.) signalés sur la période.

Dans Mes rapports :

• Cases : Objets qui me sont attribués, En attente de confirmation de réception.
• Tableaux : Objets qui me sont attribués (N°, Équipement, Type, Statut, Remise), Mes signalements d'incidents (Incident, Équipement, Type, Date, Statut, Résultat).
• Note : « État actuel (indépendant de la période). »

Dans Direction :

• Cases : Équipements, Attribué (avec ceux qui attendent la confirmation de réception), En panne / perdu, Chez des partants, Incidents (sur la période) (avec la durée moyenne de clôture).
• Tableaux : Par état, Par type, Par service du détenteur, Incidents par type, Incidents clôturés : évaluation de la faute, Incidents (Incident, Bien, Type, Personne, Statut, Résultat, Faute, Coût).
• Notes : le coût des incidents clôturés (par devise ; aucune retenue sur salaire, le montant est à titre d'enregistrement), le résultat du dernier inventaire physique, le total de la valeur enregistrée et le nombre de mouvements sur la période.

Filtres : Période (n'influence que le nombre d'incidents et de mouvements ; les nombres par état sont actuels) ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Astuce : Pour l'inventaire des biens, l'inventaire physique et le traitement des incidents, voir 28. Inventaire et affectation des équipements.

Onglet santé et sécurité au travail des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres signalements) · Responsables SST, personnes qui ont un rôle SST, Admin · Où : Rapports → SST · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre le type, l'état et le niveau de risque des signalements de santé et sécurité au travail (SST), ainsi que les lieux les plus signalés.

Dans Mes rapports :

• Cases : Mes signalements, Ouvert, Clôturés.
• Tableau : Mes signalements (N°, Type, Lieu, Statut, Date, Anonyme).
• Note : vos signalements anonymes ne sont aussi listés que pour vous ; personne d'autre ne voit qui les a faits.

Dans Direction :

• Cases : Signalements, Urgente, Actions ouvertes, Clôture moyenne.
• Graphique Signalements par mois.
• Tableaux : Par type, Par état, Par niveau de risque, Lieux les plus signalés.
• Rapport détaillé : ouvre la fenêtre de rapport propre du module SST.

Filtres : Période uniquement (comme les signalements peuvent être anonymes, il n'y a pas de filtre de service ni de personne). Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Astuce : Pour envoyer un signalement et pour les actions, voir 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail.

Onglet satisfaction client des rapports

Pour qui : Tout le monde (le sondage de sa propre signature) · Responsables de la satisfaction, personnes qui ont un rôle, Admin · Où : Rapports → Satisfaction client · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre les résultats du sondage de satisfaction placé dans la signature d'e-mail.

Avant de commencer : L'onglet n'apparaît que si votre entreprise a activé le module Satisfaction client.

Dans Mes rapports :

• Cases : Évaluations, Satisfaction (CSAT), Bon / moyen / mauvais.
• Tableau : Commentaires (Date, Évaluation, Commentaire).
• Si votre signature ne contient pas de sondage, la note « Votre signature d'e-mail ne contient pas de sondage de satisfaction pour le moment. » s'affiche.

Dans Direction :

• Les mêmes cases ; graphique Satisfaction mensuelle (CSAT %) ; tableaux Par service et Par employé ; Commentaires (Date, Collaborateur, Évaluation, Commentaire).
• Rapport détaillé : ouvre la fenêtre de rapport propre du module.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Image : Ce module étant désactivé sur le site de test, il n'y a pas de capture de l'onglet. La disposition générale de l'onglet est la même que celle des autres onglets (voir Consulter vos propres rapports). Pour le sondage lui-même, voir 02. Signature d’e-mail.

Onglet Pouls des rapports

Pour qui : Tout le monde (synthèse globale de l'entreprise, si l'entreprise la partage) · Responsables du Pouls, personnes qui ont un rôle Pouls, Admin · Où : Rapports → Pouls · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre la participation aux sondages Pouls et la tendance de l'eNPS (note de recommandation de l'entreprise par les collaborateurs).

Dans Mes rapports :

• Cases : Dernier tour (avec le taux de participation), eNPS.
• Tableau : Global par question (Question, Mesure, Résultat, Réponses).
• Note : les réponses au Pouls sont anonymes ; il n'y a pas de rapport personnel. Ce qui s'affiche ici est la synthèse globale du dernier tour (si votre entreprise la partage).

Dans Direction :

• Cases : Tour, Participation moyenne, Dernier eNPS.
• Graphique eNPS (tours clos au-dessus du seuil).
• Tableaux : Tours (Début, Statut, Réponses, Participation, eNPS), Dernier tour clos : par service (les services sous le seuil sont regroupés dans la ligne « Autres (regroupés) »).

Filtres : Période uniquement. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Important : Dans un tour en cours, seule la participation est visible ; le résultat des tours dont le nombre de réponses reste sous le seuil n'est pas affiché. Pour répondre au Pouls, voir Répondre au sondage Pouls.

Onglet carte de visite et signature des rapports

Pour qui : Tout le monde · Admin et Auditeur (Direction) · Où : Rapports → Carte de visite et signature · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre combien de fois la carte de visite numérique a été consultée et enregistrée dans les contacts, l'utilisation du lien de réunion et des liens de la signature, ainsi que les cartes clients ajoutées. Cet onglet est actif dans toutes les entreprises.

Dans Mes rapports :

• Cases : Vues de la carte, Enregistré dans les contacts, Lien de réunion, Cartes clients ajoutées par moi, Clics sur la signature.
• Graphique Vues mensuelles de la carte.

Dans Direction :

• Cases : Vues de la carte (avec le nombre de personnes), Enregistré dans les contacts, Cartes clients ajoutées, Clics sur la signature.
• Tableaux : Par personne, Par service (Vues, Enregistré dans les contacts, Réunion, Cartes ajoutées, Clics sur la signature).
• Note : les analyses détaillées comme les sources, les étiquettes et le test A/B des bannières se trouvent dans Admin → Analyses et Admin → Signature d'e-mail → Analyses.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Onglet paie des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres bulletins de paie) · Responsables de la paie (RH), personnes qui ont un rôle Paie, Admin · Où : Rapports → Paie · Version : 0.98.0

À quoi ça sert : Montre l'état de téléversement et de réception (enregistrement de l'ouverture et de la prise de connaissance) des bulletins de paie. Le contenu du bulletin ne figure pas dans le rapport.

Avant de commencer : L'onglet n'apparaît que si votre entreprise a activé le module de paie.

Dans Mes rapports :

• Cases : Paie, En attente de réception.
• Tableau : Mes fiches de paie (Période, Statut, Heure de réception, Méthode).
• Note : pour ouvrir un bulletin, Mon espace → Mes fiches de paie (voir Ouvrir votre bulletin de paie et en accuser réception).

Dans Direction :

• Cases : Fiches téléversées, Taux de réception, En attente de réception.
• Tableaux : Par période (Téléversées, Reçues, Taux), Par méthode de réception (Code par e-mail, Code par SMS, Confirmation directe), En attente de réception (Personne, Service, Période, Téléversement).
• Note : le journal d'audit détaillé (IP, navigateur, empreinte du PDF) se trouve dans Mes fiches de paie → Périodes → CSV.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Image : Le module de paie étant désactivé à ce stade sur le site de test, il n'y a pas de capture de l'onglet ; pour les écrans de paie du collaborateur, voir Ouvrir votre bulletin de paie et en accuser réception.

Onglet colis des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres envois) · Responsables des colis, personnes qui ont un rôle Colis, Admin · Où : Rapports → Colis · Version : 0.99.21 (listes d'envois ajoutées en 0.99.23)

À quoi ça sert : Compte et liste les envois par colis et par coursier ainsi que les envois reçus au service courrier.

Dans Mes rapports :

• Cases : Soumis, Colis, Coursier, Reçus.
• Tableaux : Par catégorie de contenu, Mes envois (N°, Date, Destinataire, Type, Catégorie, Transporteur, N° de suivi, Statut).

Dans Direction :

• Cases : Soumis (avec ceux qui attendent au service courrier / en demande), Colis, Coursier, Envois reçus (avec ceux qui attendent la remise).
• Tableaux : Qui a envoyé combien, Par catégorie de contenu, Par société, Par état, Envois par service, Envois reçus — par personne, ainsi que les listes Envois sortants et Envois entrants.
• Note : la période est calculée selon le jour d'ouverture de la demande d'envoi (de la fiche, pour les envois reçus) ; les demandes annulées ne sont pas comptées.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau. Les listes comptent 500 lignes au maximum ; pour la liste complète, Service courrier → Registre → CSV.

Astuce : Pour l'envoi de colis et le bureau du service courrier, voir 24. Colis, courrier et achats.

Onglet achats des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres demandes) · Responsables des achats et approbateurs, personnes qui ont un rôle Achats, Admin · Où : Rapports → Achats · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Montre le nombre de demandes d'achat, leur état d'approbation et leurs montants par catégorie, par type et par service.

Dans Mes rapports :

• Cases : Demande, En attente de validation, Approuvées, Refusées, Montant (TRY).
• Tableau : Mes demandes (Code, Date, Titre, Type, Catégorie, Montant, Statut).

Dans Direction :

• Les mêmes cases (sous « approuvées », le nombre d'achats « sans approbation (autorisés) »).
• Tableaux : Par catégorie, Par type (Informatique / Administratif), Par service, Par personne, Par état, Achats sans approbation (autorisés).
• Note : la période est calculée selon le jour d'ouverture de la demande ; les demandes annulées ne sont pas comptées et le montant des demandes refusées n'entre pas dans les totaux. Les lignes en devises ne sont pas converties en TRY ; elles figurent à part dans la colonne Devises.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Onglet visiteurs des rapports

Pour qui : Tout le monde (les visiteurs qui viennent le voir) · Accueil (responsables des visiteurs), personnes qui ont un rôle Visiteur, Admin · Où : Rapports → Visiteur · Version : 0.99.23

À quoi ça sert : Montre les visiteurs admis à l'accueil : chez qui ils viennent, de quelle société et comment.

Dans Mes rapports :

• Cases : Visiteurs pour moi, Sociétés différentes, Durée moyenne de visite.
• Tableaux : Qui m’a rendu visite (Date, Visiteur, Société, Arrivée, Départ, Durée, Lieu de la réunion), Sociétés les plus fréquentes.

Dans Direction :

• Cases : Visiteur, Personne visitée, Sociétés différentes, Durée moyenne de visite.
• Graphique Visiteurs par jour.
• Tableaux : Employés les plus visités, Par service, Par société, Par jour de la semaine, Mode d’arrivée (réservation de réunion, annoncé à l'avance, par QR code en autonomie, accueil), Liste des visites.
• Note : seules les visites où le visiteur a été admis sont comptées ; la période est calculée selon le jour d'arrivée. Les pré-enregistrements annulés et les visiteurs qui ne sont jamais venus ne sont pas comptés.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne (selon le collaborateur visité). Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Astuce : Pour l'enregistrement des visiteurs et l'accueil, voir 26. Salle de réunion et visiteurs.

Onglet cantine des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres entrées à la cantine) · Responsable des services, personnes qui ont un rôle Repas et cantine (Observateur et au-dessus), Admin · Où : Rapports → Cantine · Version : 0.99.27

À quoi ça sert : Montre les entrées à la cantine, la moyenne quotidienne et les invités amenés.

Dans Mes rapports :

• Cases : À la cantine (jours), Mes invités.
• Tableau : Mes invités (Date, Invité, Société).

Dans Direction :

• Cases : Arrivée, Moyenne quotidienne, Invité, Ont amené des invités.
• Graphique Entrées par jour.
• Tableaux : À la cantine aujourd’hui (Nom, Service, Heure, Invité ; pour une entrée ajoutée manuellement par l'agent, « (manuel) » figure à côté de l'heure), Par jour, Par personne, Invités (Date, Hôte, Invité, Société).

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne. Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Astuce : Pour l'entrée à la cantine, voir 25. Navette et cantine.

Onglet médecin du travail des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres rendez-vous) · Responsables SST et Admin (Direction) · Où : Rapports → Médecin du travail · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Montre le nombre de rendez-vous et de consultations avec le médecin du travail. Le contenu de l'échange n'est conservé nulle part.

Dans Mes rapports :

• Cases : Rendez-vous, Consultation.
• Tableau : Mes rendez-vous (Date, Médecin, Statut).
• Note : « Le contenu de l'échange n'est conservé nulle part ; seuls l'heure et le statut du rendez-vous sont gardés. »

Dans Direction :

• Cases : Consultation (avec le nombre de rendez-vous), Personnes reçues, Arrêt de travail (pourcentage des consultations), Absent / annulé.
• Tableaux : Par médecin, Consultations par service, Rendez-vous (Date, Personne, Service, Médecin, Statut, Arrêt de travail).
• Note : le rapport ne contient que qui, quand, le statut et l'arrêt de travail (oui / non).

Filtres : Période uniquement (pas de filtre de service ni de personne). Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Important : La liste des rendez-vous contient des noms de personnes. Ne partagez le CSV qu'avec des personnes autorisées. Pour prendre un rendez-vous, voir 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail.

Onglet Coordonnées des rapports

Pour qui : Tout le monde (ses propres annonces et articles du Wiki) · Admin, Auditeur, personnes autorisées à publier des annonces pour toute l'entreprise, éditeurs généraux du Wiki et personnes qui ont un rôle Wiki dans le tableau des autorisations (Direction) · Où : Rapports → Coordonnées · Version : 0.99.49

À quoi ça sert : Montre à combien de personnes les annonces sont parvenues et si elles ont été lues, combien les articles du Wiki sont lus et s'ils ont été utiles, quels mots sont recherchés dans le Wiki et quelles questions sont posées au Wiki. Cet onglet est actif dans toutes les entreprises.

Dans Mes rapports :

• Les mêmes cases et tableaux pour les annonces et les articles du Wiki que vous avez rédigés ; seuls les nombres sont visibles, on n'affiche pas qui les a vus ou lus.

Dans Direction :

• Cases : Annonce (publiées sur la période), Taux de vue (vues / destinataires), J’aime et félicitations, Lecteurs du wiki (articles sur la période × lecteurs uniques), Utile (rapport oui / non), Recherches sans résultat.
• Tableau Annonces : Titre, Date, Pour qui, Destinataires, Vus, Taux de vue, Ont lu la suite, J'aime, Félicitations, LinkedIn. « Vus » désigne les destinataires devant qui l'annonce est apparue dans la liste ; « Ont lu la suite » désigne ceux qui ont appuyé sur En savoir plus dans une annonce longue ; « LinkedIn » (0.99.51) désigne les destinataires qui ont appuyé sur Partager sur LinkedIn dans une annonce dont le partage est activé (cela n'indique pas que le partage sur LinkedIn a été fait ; voir 06. Tableau et intranet). S'il y a des annonces dont le partage est activé sur la période, la case Partager sur LinkedIn indique dans combien d'annonces il est activé et le total des clics.
• Portée des annonces par service : pour chaque service, les destinataires, les vus et le taux de vue.
• Articles du wiki : Titre, Catégorie, Lecteurs (sur la période), Lectures (total), Oui, Non, Utile, Statut (si la date de révision est dépassée, À revoir). La lecture est enregistrée depuis la 0.99.49 ; les ouvertures d'une même personne en moins d'une heure sont comptées une fois.
• Mots recherchés dans le wiki : Mot recherché, Nombre de recherches, Sans résultat, Résultat à la dernière recherche, Dernière recherche. Les recherches sans résultat sont en tête ; elles montrent les sujets à rédiger. On n'enregistre pas qui a cherché ; les 180 derniers jours et 300 mots au maximum sont conservés.
• Case Questions au wiki (0.99.50 ; si « Demander au Wiki » est activé) : nombre de questions posées sur la période, combien ont reçu une réponse et combien n'ont pas été trouvées dans les sources. Si l'Admin a activé la conservation des questions sans réponse, le tableau Questions sans réponse dans le wiki (Question, Date) ; on n'enregistre pas qui a posé la question, et elles sont conservées 90 jours.

Filtres : Période ; dans Direction, Service et Personne (pour les annonces, les destinataires, et pour le Wiki, les lecteurs sont limités au service ou à la personne choisis ; non appliqué aux mots recherchés). Exportation : Télécharger le CSV sur chaque tableau.

Important : La lecture et la vue sont enregistrées par personne, mais le rapport n'affiche que des nombres. La liste des personnes qui ont lu les politiques se trouve à part, dans Admin → Général → Politiques de l’entreprise.

Rapport des bureaux (répartition quotidienne dans les bureaux)

Pour qui : Admin, responsables du temps de travail et observateurs (tous les collaborateurs), responsables (leur équipe uniquement) · Où : Tableau → Aujourd’hui → Aujourd’hui dans les bureaux → Rapport · Version : 0.99.40

À quoi ça sert : Montre combien de personnes sont venues dans chaque bureau aujourd'hui (ou le jour choisi), qui n'est pas venu, qui est en congé, à distance ou sur le terrain, ainsi que les invités ; dans la vue Mois, il donne le taux d'occupation des bureaux et les nombres jour par jour.

Le rapport des bureaux n'est pas un onglet distinct de la page Rapports ; il s'ouvre depuis le champ Aujourd’hui dans les bureaux du Tableau. Pour les étapes, les filtres et l'exportation CSV, voir 06. Tableau et intranet.

Astuce : Pour le temps net de travail, les heures supplémentaires et les retards par personne, utilisez l'onglet Temps de travail des rapports ; le rapport des bureaux ne répond qu'à la question « qui est où ».