18. Gestion des notes de frais et comptabilité

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Ce chapitre s’adresse aux administrateurs qui mettent en place le module de notes de frais et à l’équipe comptable qui traite les notes de frais : activer le module, catégories et règles d’approbation, politique d’avances professionnelles et d’indemnités de déplacement, approbation comptable, paiement, clôture des avances, export vers le logiciel comptable et rapport. Pour le côté collaborateur, voir 17. Dépenses, avances et indemnités de déplacement.

Dans ce chapitre

• Attribuer des rôles
• Activer le module de dépenses et catégories
• Approbateurs supplémentaires et seuils de montant
• Règles (ligne sans justificatif, plafond, document en double)
• Politique d’avances (avance sur frais)
• Politique d’indemnités de déplacement
• Comptes comptables et modèle du logiciel
• Lecture et conservation des justificatifs
• Dossiers privés
• Approbation comptable et paiement
• Clôturer une avance (avance sur frais)
• Export vers le logiciel comptable
• Rapport des dépenses

Attribuer des rôles

Pour qui : Admin · Où : Admin → Personnes et droits → Droits par module → Dépense · Version : 0.93.0

À quoi ça sert : Définit qui fait quoi dans le module de dépenses.

Le premier maillon de la chaîne d’approbation est le responsable du collaborateur dans l’organigramme (s’il est en congé, son suppléant approuve aussi). Si aucun responsable n’est défini, cette étape est ignorée ; la dépense passe aux approbateurs supplémentaires ou directement à la comptabilité. Pour le tableau des rôles, voir 10. Administration et installation.

Important : Si le rôle de comptabilité n’est attribué à personne, l’approbation comptable revient aux Admins. Pour la séparation des tâches : la personne qui a approuvé une étape précédente ne peut pas donner l’approbation comptable pour la même dépense s’il existe un autre comptable.

Activer le module de dépenses et catégories

Pour qui : Admin du module · Où : Admin → Modules → Dépense · Version : 0.93.0 (le bouton Paramètres de Mes dépenses a été supprimé dans la version 0.99.2)

1. Ouvrez l’écran Paramètres des dépenses.
2. Cochez la case Module des dépenses activé (les employés peuvent saisir des dépenses).
3. Dans le tableau Catégories, modifiez pour chaque ligne :
   • Nom
   • Compte de charge (par ex. 770.01)
   • taux de TVA
   • Plafond par opération (TRY)
   • Justificatif obligatoire
   • Non déductible (charge non déductible fiscalement)
4. Pour une nouvelle catégorie, cliquez sur + Catégorie ; pour supprimer, cliquez sur Retirer.
5. Tout en bas, cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Astuce : Catégories par défaut : Déplacements et transport, Hébergement, Repas, Réception et représentation, Carburant, Parking et péages, Fournitures, Autre. Indemnité journalière est une catégorie système ; elle n’apparaît pas dans le tableau, son compte provient de la section Indemnités de déplacement.

Approbateurs supplémentaires et seuils de montant

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Approbateurs supplémentaires (après le responsable, dans l’ordre) · Version : 0.93.0

1. Avec + Approbateur fixe, ajoutez les personnes qui approuveront chaque dépense après le responsable (par ex. le responsable budgétaire).
2. Avec + Règle de seuil, ajoutez un approbateur lié au montant (par ex. au-dessus de 10 000 TRY → Directeur général).
3. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Les approbateurs reçoivent une notification et un e-mail dans l’ordre ; un rappel est envoyé une fois quand le délai de rappel de la section Règles est écoulé.

Règles (ligne sans justificatif, plafond, document en double)

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Règles · Version : 0.93.0

Pour les règles réglées sur « Avertir », le collaborateur peut soumettre en écrivant une explication ; les approbateurs voient l’explication.

Politique d’avances (avance sur frais)

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Avance sur frais · Version : 0.94.0

1. Cochez la case Les salariés peuvent demander des avances (même circuit que les dépenses).
2. Saisissez le Plafond par avance (TRY ; 0 = illimité).
3. Saisissez le nombre d’Avances ouvertes max. par personne (0 = illimité). Valeur par défaut : 1 ; un collaborateur qui a une avance non clôturée ne peut pas en demander une nouvelle.
4. Saisissez le Rappel pour avances non clôturées (jours ; 0 = aucun). Valeur par défaut : 30.
5. Vérifiez les comptes comptables :
   • Compte des avances (par défaut 195) ;
   • Compte de versement (banque / caisse) (par défaut 102) ;
   • Compte d’avances avec sous-compte par personne (ex. 195.<matricule>).
6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Politique d’indemnités de déplacement

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Indemnité journalière (déplacement) · Version : 0.94.0

À quoi ça sert : Vous définissez une fois les montants des indemnités journalières comme politique de l’entreprise. Le collaborateur ne saisit pas de montant ; le serveur le calcule à partir des informations du déplacement.

1. Cochez la case Les salariés peuvent ajouter une indemnité journalière.
2. Pour la Turquie, saisissez :
   • Indemnité journalière nationale (TRY ; 0 = aucune) ;
   • Compte de charges indemnités (par défaut 770.08) ;
   • si vous le souhaitez, le Plafond journalier exonéré national. La part de l’indemnité qui dépasse ce plafond est distinguée dans le fichier pour la paie comme « indemnité imposable ».
3. Définissez le calcul des jours :
   • Pour les déplacements de plusieurs jours, départ et retour comptent pour moitié ;
   • Aller-retour dans la journée (%).
4. Saisissez les pourcentages de Déduction si pris en charge : hébergement (%/nuit), Petit-déjeuner, Déjeuner, Soir.
5. Pour l’étranger, saisissez le montant journalier et la devise (EUR, USD, GBP, CHF, TRY) pour Groupe A (coût élevé), Groupe B (moyen) et Groupe C (autres).
6. Dans la section Groupes de pays, vous pouvez changer le groupe d’un pays. Les groupes initiaux ne sont que des suggestions.
7. Facultatif : ajoutez un Niveau par intitulé de poste (+ Niveau). Saisissez le nom du niveau, les mots à rechercher dans l’intitulé de poste (séparés par des virgules, par ex. « Directeur, Directeur adjoint ») et le coefficient (par ex. 1,5). Le premier niveau correspondant s’applique.
8. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Important : Les montants relèvent de la politique propre à votre entreprise ; les montants légaux ne sont pas récupérés automatiquement. Vérifiez chaque année le plafond d’exonération fiscale.

Comptes comptables et modèle du logiciel

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Comptabilité · Version : 0.93.0

1. Vérifiez les codes Compte de TVA déductible (par défaut 191.01), Compte de contrepartie (dettes envers le personnel) (335) et Compte des charges non déductibles (689.01).
2. Si nécessaire, cochez la case Contrepartie avec sous-compte par personne (ex. 335.<matricule>).
3. Choisissez le Logiciel comptable par défaut : Luca, Luca (import de factures, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV ou Générique (CSV / Excel).
4. Pour adapter les noms de colonnes au modèle de votre logiciel, cliquez sur Modifier les colonnes du logiciel choisi. Avec Revenir au préréglage, vous revenez à la valeur par défaut.

Astuce : Dans Luca, on utilise Comptabilité → Transfert de données (Excel) ; comme un seul import accepte 50 écritures au maximum, le fichier est découpé en lots de 50 écritures.

Lecture et conservation des justificatifs

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Lecture et conservation des justificatifs · Version : 0.93.0

• Lire par IA les justificatifs sans QR code : la clé d’IA de la lecture de cartes est utilisée. Les justificatifs à QR code sont lus sur l’appareil, même sans clé.
• Limite de Lectures de justificatifs par personne et par jour.
• Conservation des images (années ; au moins 5 selon le droit fiscal turc) : à l’expiration du délai, l’image est supprimée, l’enregistrement de la dépense reste.
• L’écran indique l’état du dossier des justificatifs. Une coche verte apparaît si les images sont en dehors de la racine web ou si le serveur bloque l’accès extérieur au dossier. Sinon, deux solutions sont indiquées : définir PZK_OZEL_DIZIN ou demander une règle Nginx à l’hébergeur. En dessous, la liste Diagnostic indique pourquoi les dossiers situés hors du web (« private » et « pzk-ozel » à la racine du site, et PZK_OZEL_DIZIN s’il existe) ne peuvent pas être utilisés (par ex. « introuvable », « pas d’autorisation d’écriture », « hors de la restriction d’accès PHP (open_basedir) ») ; vous pouvez transmettre cette liste au support de l’hébergeur. Si tous les dossiers situés hors du web sont « hors de la restriction d’accès PHP (open_basedir) », la suggestion PZK_OZEL_DIZIN n’est pas affichée, car elle ne servirait à rien sur ce serveur ; seule la règle de l’hébergeur est proposée (0.95.2). Réessayer répète le contrôle d’accès et recherche immédiatement de nouveau les dossiers situés hors du web ; si un dossier convenable est trouvé, les justificatifs y sont déplacés (0.95.1).

Important : Les justificatifs lus par IA sont envoyés à un prestataire de services à l’étranger (Anthropic) ; mentionnez-le dans votre texte d’information KVKK.

Dossiers privés

Pour qui : Admin du module · Où : Paramètres des dépenses → Lecture et conservation des justificatifs → Dossiers privés · Version : 0.95.2

À quoi ça sert : Prozence conserve certains fichiers dans ses propres dossiers, dans le dossier uploads du site, et ne les présente que par l’application : images de justificatifs, cartes de visite scannées, pièces jointes d’annonces et de politiques, photos du tableau de l’entreprise, fichiers téléversés pour Zoom, photos des demandes, des colis et des signalements de sécurité au travail, et fiches de paie (0.97.0). L’accès direct à ces dossiers depuis internet doit être bloqué. Sur les serveurs Apache, Prozence l’assure lui-même. Sur les serveurs Nginx (par ex. Kinsta), l’hébergeur doit ajouter une règle.

1. Dans les paramètres des dépenses, regardez la liste Dossiers privés. À côté de chaque dossier figure son état : « accès extérieur bloqué (testé) », « accessible depuis l’extérieur (testé) », « test impossible » ou « aucun fichier pour l’instant ». Prozence place un fichier temporaire dans chaque dossier, le demande depuis sa propre adresse et le supprime aussitôt ; le résultat est conservé un jour.
2. Si tout est bloqué, la liste est verte ; il n’y a rien à faire.
3. S’il y a un dossier accessible ou impossible à tester, la règle Nginx prête s’affiche en dessous. Cliquez sur Copier la règle et transmettez-la à votre hébergeur (Kinsta : chat d’assistance). La règle couvre aussi les dossiers qui ne contiennent encore aucun fichier.
4. Une fois la règle ajoutée, cliquez sur Réessayer. Les états doivent indiquer « accès extérieur bloqué (testé) ».

Astuce : La règle ne casse rien dans les écrans : Prozence ne présente ces fichiers que par l’application. Depuis la version 0.95.2, les photos des demandes, des colis et de la sécurité au travail s’ouvrent aussi avec une adresse d’application signée ; une personne non connectée ne peut pas les voir, même si elle connaît l’adresse.

Important :

• Le dossier des images de signature (pzk-onbellek) ne figure volontairement pas dans la liste ; les photos et bannières de la signature doivent être publiques dans les e-mails. Assurez-vous que l’hébergeur ne bloque pas tout le dossier uploads.
• Chez Kinsta, si une sauvegarde antérieure à la règle est restaurée, la règle est supprimée. Dans ce cas, redemandez la règle.

Approbation comptable et paiement

Pour qui : Comptabilité (opérateur) · Où : Mes dépenses → Comptabilité · Version : 0.93.0

1. Dans la case Mes dépenses, touchez Comptabilité.
2. Choisissez les filtres et cliquez sur Appliquer :
   • Mois de début et Mois de fin ;
   • Statut (par ex. En comptabilité (en attente de vous), Prêt à payer, Toutes (y compris refusées et annulées)) ;
   • Type (Dépenses et avances, Dépenses seulement, Avances seulement) ;
   • Service et Catégorie ;
   • Seulement celles non transférées en comptabilité.
3. Ouvrez la dépense qui attend votre approbation. Corrigez si nécessaire le code de compte des lignes et la case Non déductible, puis cliquez sur Approuver (prêt à payer) (pour une dépense rattachée à une avance, le bouton s’appelle Approuver (imputer sur l’avance)). La dépense passe à Prêt à payer.
4. Une fois le paiement effectué, ouvrez la dépense, choisissez la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Marquer comme payé. Le collaborateur reçoit la notification « Votre dépense a été payée ». Pour une avance sur frais, le bouton s’appelle Marquer l’avance comme versée ; l’avance passe à Versée (ouverte).
5. Si vous l’avez marquée par erreur, utilisez Annuler la marque « payé ».

Important : Une dépense imputée sur une avance n’est pas marquée « payée » à la main ; à la clôture de l’avance, elle passe d’elle-même à « payée (imputée sur l’avance) ».

Clôturer une avance (avance sur frais)

Pour qui : Comptabilité · Où : Comptabilité → ouvrir l’avance → Clôturer l’avance · Version : 0.94.0

À quoi ça sert : Vous déduisez de l’avance les dépenses du collaborateur rattachées à l’avance et vous clôturez la différence.

1. Sur l’écran Comptabilité, choisissez Type = Avances seulement, Statut = Payée / avance versée (ouverte), puis cliquez sur Appliquer.
2. Ouvrez l’avance. En haut figurent les montants Versé, Dépensé (approuvé) et Restant, et en dessous Dépenses rattachées à cette avance.
3. S’il reste une dépense rattachée en attente d’approbation, traitez-la d’abord ; la clôture est impossible tant qu’elle est en attente.
4. Dans la section Clôturer l’avance, choisissez la Date de clôture et le Règlement de la différence (virement bancaire, caisse, paie).
   • Avance excédentaire : elle est récupérée auprès du collaborateur.
   • Dépenses excédentaires : elles sont payées au collaborateur.
5. Cliquez sur Clôturer l’avance. Les dépenses rattachées et prêtes à payer passent à « payée (imputée sur l’avance) » ; l’avance passe à l’état Fermé.

Dans l’écriture comptable :

• Versement de l’avance : 195.<personne> au débit / 102 au crédit.
• Contrepartie d’une dépense rattachée à l’avance : 195.<personne>.
• Différence de clôture :
  • avance excédentaire : 102 (en cas de retenue sur la paie 335.<personne>) au débit / 195 au crédit ;
  • dépenses excédentaires : 195 au débit / 335.<personne> au crédit.

Export vers le logiciel comptable

Pour qui : Comptabilité · Où : Comptabilité → Exporter (selon le filtre) · Version : 0.93.0

1. Sur l’écran Comptabilité, choisissez les filtres et cliquez sur Appliquer.
2. Choisissez le Logiciel comptable.
3. Pour que les éléments déjà transférés ne reviennent pas, laissez cochée la case Marquer les éléments comme « transférés ».
4. Cliquez sur le fichier dont vous avez besoin :
   • Écriture comptable : uniquement à partir des dépenses approuvées (prêtes à payer / payées) ; débit = crédit.
   • Liste des dépenses (Excel) : y compris les colonnes de type, de numéro d’avance et d’indemnité imposable.
   • Images des justificatifs (ZIP).
   • Fichier pour la paie : total par personne des dépenses à payer via la paie ; l’indemnité imposable figure dans une colonne distincte.
5. Importez le fichier dans votre logiciel comptable. Les exports sont inscrits dans le journal.

Rapport des dépenses

Pour qui : Comptabilité, observateur, admin du module, responsables (uniquement leur propre équipe) · Où : Mes dépenses → Rapport (Rapports → Dépense → Direction) → Rapport détaillé · Version : 0.93.0, 0.98.0

1. Touchez Rapport. Rapports → Dépense → Direction s’ouvre : filtre par période, service et personne, synthèse, graphique mensuel et tableaux CSV (voir 19. Rapports). Pour le rapport détaillé avec Excel, touchez Rapport détaillé et choisissez une période.
2. Le graphique mensuel, les répartitions par service, par catégorie et par personne, et les montants TVA incluse / hors TVA s’affichent. La synthèse des avances sur frais (ouvertes, versées, en retard) et le total des indemnités de déplacement sont présentés à part ; les avances ne sont pas comptées comme des charges.
3. Avec Télécharger le rapport en Excel, obtenez chaque répartition sur une feuille distincte.