10. Administration et installation

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Ce chapitre s'adresse à l'administrateur de l'application qui installe et gère Prozence dans son entreprise. Il décrit le téléversement du plugin dans WordPress, l'assistant d'installation, le panneau Admin de l'application, l'ajout et le départ des collaborateurs, la validation des modifications de profil, les annonces et les droits.

L'administration se fait à deux endroits. Les tâches courantes (validations, annonces, droits, paramètres de l'entreprise, liste du personnel, la plupart des intégrations) se trouvent dans la section Admin de l'application. L'installation, la licence, l'enregistrement de l'application Microsoft, le certificat Wallet et le détail des fiches des collaborateurs se trouvent dans le tableau de bord de WordPress (menu Prozence Workplace). Pour les connexions à des services externes (Google, Microsoft, CRM, Teams, API, notifications mobiles), voir 13. Intégrations.

Ce chapitre concerne Prozence Workplace 0.99.45 et les versions suivantes.

Pour qui : Admin, Auditeur, admins de module, administrateur WordPress

Dans ce chapitre

• Téléverser et activer le plugin dans WordPress
• Assistant d'installation
• Vérifier l'installation et l'état du système
• Désigner un administrateur Prozence (WordPress)
• Panneau Admin et groupes de sections
• Contenu de la section Général
• Activer des modules et charger des données d'exemple
• Liste du personnel et ajout d'un nouvel employé
• Ajouter un collaborateur
• Modifier les informations d'un collaborateur
• Attribuer un service et un responsable
• Désactiver un collaborateur qui part
• Règles de modification du profil et validation
• Envoyer une annonce à l'équipe
• Les trois niveaux de droits
• Droits et ce qu'ils permettent (tableau récapitulatif)
• Qui voit quoi
• Rôle dans l'application et droits de fonction
• Rôles de module (tableau des droits)
• Donner des droits depuis l'onglet du module (admin de module)
• Écran d'ouverture sur téléphone et bouton de raccourcis
• Rappel aux personnes qui ne se connectent pas à l'application
• Activer la traduction des contenus (IA)
• Activer Demander au wiki (IA)
• Garder le guide d'utilisation à jour dans le Wiki
• Collaborateurs sans e-mail professionnel : moyens de connexion et invitation
• Écrans d'administration WordPress

Téléverser et activer le plugin dans WordPress

Pour qui : Administrateur WordPress · Où : WordPress → Extensions → Ajouter · Version : 0.4.2

À quoi ça sert : Prozence est un plugin que vous installez sur le site WordPress de votre entreprise. Les données restent sur votre serveur et dans votre base de données.

Avant de commencer :

• Il faut WordPress 6.4 ou supérieur et PHP 8.1 ou supérieur.
• Le site doit s'ouvrir en HTTPS. La connexion avec Google, les notifications sur le téléphone et l'ajout de l'application à l'écran d'accueil du téléphone exigent HTTPS.
• Enregistrez sur votre ordinateur le paquet d'installation qui vous a été remis (prozon-kartvizit-<sürüm>.zip). Ne décompressez pas le paquet ; WordPress décompresse lui-même le fichier ZIP.

Les écrans propres à WordPress s'affichent dans la langue de votre site. Ci-dessous, les noms de boutons sont ceux de WordPress en français ; leurs équivalents dans WordPress en anglais sont entre parenthèses.

1. Connectez-vous au tableau de bord de WordPress avec votre compte administrateur.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Extensions → Ajouter (anglais : menu Plugins → Add Plugin).
3. Cliquez sur le bouton Téléverser une extension en haut (anglais : Upload Plugin).
4. Avec Choisir un fichier (anglais : Choose File), sélectionnez le fichier ZIP et cliquez sur Installer maintenant (anglais : Install Now).
5. Une fois l'installation terminée, cliquez sur Activer l’extension (anglais : Activate Plugin). Le plugin apparaît dans la liste sous le nom Prozence Workplace, et Prozence Workplace s'ajoute au menu de gauche.
6. À la première activation, l'assistant d'installation s'ouvre.
7. Ouvrez Réglages → Permaliens (anglais : Settings → Permalinks). Si une structure comme Titre de la publication (anglais : Post name) n'est pas sélectionnée, choisissez-la et cliquez sur Enregistrer les modifications (anglais : Save Changes). Les adresses de la carte de visite et de l'application (/kartvizit/…) en dépendent.

Astuce : Pour passer à une nouvelle version, téléversez le nouveau fichier ZIP en suivant les mêmes étapes. WordPress indique que le même plugin est déjà installé et propose de remplacer la version installée par celle que vous téléversez (Remplacer l’actuelle par celle téléversée, anglais : Replace current with uploaded). Les paramètres et les données sont conservés.

Important :

• Le paquet d'installation (ZIP) sert uniquement à être téléversé dans WordPress. Ne modifiez pas à la main les fichiers qu'il contient.
• Sur un site en production, faites une sauvegarde de votre site avant toute mise à jour.

Assistant d'installation

Pour qui : Administrateur WordPress · Où : WordPress → Prozence Workplace → Kurulum sihirbazı (« assistant d'installation ») · Version : 0.34.0

À quoi ça sert : Il règle en cinq étapes les informations de l'entreprise, l'apparence, la connexion des collaborateurs et les premiers collaborateurs. Si vous vous arrêtez en cours de route, vous reprenez plus tard à l'étape où vous en étiez.

1. À l'étape Şirket (« entreprise »), remplissez les champs suivants et cliquez sur Kaydet ve devam et (« enregistrer et continuer ») :
   • Şirketin tam adı * (« nom complet de l'entreprise ») (obligatoire) ;
   • Kısa ad (« nom court ») (apparaît en bas de la carte et dans les e-mails ; s'il est vide, le nom complet est utilisé) ;
   • Web sitesi (« site web ») ;
   • Santral telefonu (« téléphone du standard ») (apparaît sur la carte comme « Téléphone » ; le poste du collaborateur y est ajouté) ;
   • E-posta gönderen adı (« nom de l'expéditeur des e-mails ») (apparaît comme expéditeur dans les e-mails de code de connexion et de notification) ;
   • Logo : avec Logo seç (« choisir le logo »), choisissez un PNG, JPEG ou WebP horizontal, bien lisible sur fond blanc. Le SVG n'est pas utilisable.
2. À l'étape Görünüm (« apparence »), choisissez une palette de couleurs (Petrol, Lacivert, Zümrüt, Bordo, Mor, Turuncu, Grafit : pétrole, bleu marine, émeraude, bordeaux, violet, orange, graphite) ou choisissez Kendi renklerim (« mes propres couleurs ») et saisissez les codes couleur (#RRGGBB) Vurgu (« accent ») et Koyu (« foncé »). Pour Tema (« thème »), choisissez Klasik (« classique »), Kapak (« couverture »), Koyu ou Sade (« sobre »). Cliquez sur Kaydet ve devam et.
3. À l'étape Çalışan girişi (« connexion des collaborateurs »), saisissez dans la zone İzinli e-posta alan adları * (« noms de domaine e-mail autorisés ») les noms de domaine e-mail de votre entreprise, séparés par des virgules (par ex. ornek.invalid). Seules les adresses de ces domaines peuvent se connecter à l'application. La liste Giriş yolları (« moyens de connexion ») indique que la connexion par code e-mail est prête et montre l'état de la connexion avec Google et Microsoft. Cliquez sur Kaydet ve devam et.
4. À l'étape Çalışanlar (« collaborateurs »), ajoutez les collaborateurs :
   • saisissez Ad soyad (« nom complet »), Şirket e-postası (« e-mail professionnel ») et Unvan (« fonction ») dans les lignes du tableau ; ou
   • collez Ad Soyad; e-posta; unvan (nom complet ; e-mail ; fonction) dans la zone ya da listeyi yapıştırın (« ou collez la liste »), une personne par ligne (vous pouvez aussi copier depuis Excel ; 50 personnes au maximum).
   • Si vous voulez d'abord vérifier les informations, décochez la case Kartvizitleri hemen yayına al (« publier les cartes de visite tout de suite ») ; les personnes sont alors ajoutées en brouillon.
   • Cliquez sur Ekle ve devam et (« ajouter et continuer »). Pour passer cette étape, utilisez Şimdilik atla (« passer pour l'instant »).
5. À l'étape Bitti (« terminé »), vous voyez l'état des étapes obligatoires et ce qui manque. Le lien Ayarla (« régler ») à côté de chaque élément manquant ouvre l'écran concerné. Cliquez sur Sihirbazı bitir (« terminer l'assistant »).

Astuce : Si vous utilisez Google Workspace ou Microsoft 365, il est plus simple d'importer les collaborateurs depuis l'annuaire que de les saisir à la main (voir 13. Intégrations).

Important : Pour revenir en arrière, utilisez ← Geri (« ← retour »). Le bouton Précédent du navigateur n'enregistre pas le formulaire.

Vérifier l'installation et l'état du système

Pour qui : Administrateur WordPress · Où : WordPress → Prozence Workplace → Kurulum (« installation ») · Version : 0.25.0

À quoi ça sert : Il montre en une seule liste ce qui manque à l'installation. Cet écran ne modifie aucun paramètre de lui-même. Quand le plugin est activé pour la première fois et qu'une étape obligatoire manque, WordPress vous amène à cet écran (ou à l'assistant, si l'assistant d'installation n'est pas terminé). Tant qu'une étape obligatoire manque, l'avertissement « Prozence kurulumu tamamlanmadı: N zorunlu adım eksik. » (« L'installation de Prozence n'est pas terminée : N étapes obligatoires manquent. ») s'affiche en haut des écrans WordPress de Prozence.

Avant de commencer : Seul un utilisateur qui a le droit Prozence dans WordPress peut ouvrir cet écran (voir Désigner un administrateur Prozence (WordPress)).

1. Ouvrez l'écran Kurulum. En haut apparaissent un compteur du type Zorunlu adımlar: 5 / 9 (« étapes obligatoires : 5 / 9 ») et une barre de progression. Si vous n'avez pas terminé l'assistant d'installation, le bouton en haut est Kurulum sihirbazıyla başla (« commencer avec l'assistant d'installation ») ; si vous l'avez terminé, c'est Kurulum sihirbazını yeniden aç (« rouvrir l'assistant d'installation »).
2. Regardez l'icône à gauche de chaque ligne : ✓ vert Tamam (« OK »), ! orange Dikkat (« attention »), ✕ rouge Eksik (« manquant »), – gris Kullanılmıyor (« non utilisé » ; la connexion facultative n'est pas configurée).
3. Terminez de haut en bas les neuf étapes de la liste Zorunlu (« obligatoire »). Cliquez sur Ayarla à côté d'une étape manquante ; l'écran concerné s'ouvre.
4. Sur les lignes qui ont un bouton Dene (« tester ») (3. Kalıcı bağlantılar (« permaliens »), 8. E-posta gönderimi (« envoi d'e-mails »), les connexions configurées, Sayfa önbelleği (« cache de page »)), cliquez sur Dene. Le résultat reste sous la ligne sous la forme « Son deneme (tarih saat): … » (« dernier test (date heure) : … »). Si le dernier test a échoué, la ligne passe au rouge.
5. Dans la liste İsteğe bağlı bağlantılar (« connexions facultatives »), vérifiez l'état des connexions que vous utilisez (second tableau ci-dessous).
6. Suivez en bas la liste Çalışanlara açılış (« ouverture aux collaborateurs ») : connectez-vous d'abord avec votre propre fiche et vérifiez le Tableau, votre carte et votre signature ; saisissez les liens de l'entreprise, la vision et les objectifs sur l'écran Tableau et calendrier ; puis annoncez aux collaborateurs l'adresse unique (…/kartvizit/).

Étapes obligatoires (dans l'ordre) :

İsteğe bağlı bağlantılar (seules les connexions configurées ou dont la configuration est commencée sont listées) :

Astuce : L'état de la plupart de ces mêmes connexions est aussi visible dans l'application, dans Admin → Intégrations → onglet Statut (0.99.13 ; voir 13. Intégrations). Un Admin sans compte WordPress les suit à cet endroit.

Important : N'annoncez rien aux collaborateurs avant la fin des étapes obligatoires. Surtout si E-posta gönderimi manque, les codes de connexion peuvent arriver dans le dossier des courriers indésirables.

Désigner un administrateur Prozence (WordPress)

Pour qui : Administrateur WordPress · Où : WordPress → Prozence Workplace → Yetkiler (« droits ») · Version : 0.4.2 (niveaux 0.5.2)

À quoi ça sert : Seuls les utilisateurs à qui un droit est donné ici voient les écrans d'administration de Prozence dans WordPress. Être administrateur WordPress ne suffit pas à lui seul.

1. Ouvrez l'écran Yetkiler.
2. Dans la section Yeni yetkili ekle (« ajouter un nouvel autorisé »), choisissez la personne dans la liste — WordPress kullanıcısı seçin — (« — choisissez un utilisateur WordPress — »).
3. Choisissez le niveau de droit :
   • Admin : tout, y compris les personnes, les signatures, les bannières, le scan de cartes, les cartes de visite collectées, Wallet, l'envoi de notifications et les droits ;
   • Denetçi (« auditeur ») : voit uniquement les rapports Utilisation et Notifications et ne peut rien modifier.
4. Cliquez sur Yetkili ekle (« ajouter l'autorisé »). Vous pourrez changer le niveau plus tard dans le tableau Yetkililer (« autorisés ») et cliquer sur Değişiklikleri kaydet (« enregistrer les modifications »).

Astuce : La personne qui gère l'application n'a pas besoin d'un compte WordPress. Vous pouvez donner à un collaborateur le rôle Admin depuis l'application (voir Rôle dans l'application et droits de fonction).

Important : Vous ne pouvez pas modifier votre propre droit. Cela évite qu'un administrateur se bloque lui-même par erreur.

Panneau Admin et groupes de sections

Pour qui : Administrateur de l'application, admins de module · Où : Sur ordinateur, Admin dans le menu de gauche ; sur téléphone, Profil → Admin · Version : 0.6.3 (menu groupé 0.92.3 ; s'appelait Direction jusqu'à 0.99.3 ; Employés 0.99.7, Intégrations 0.99.13, Achats 0.99.22, sous-onglets de Services ajoutés en 0.99.23)

À quoi ça sert : Les paramètres de l'entreprise, les personnes et les droits, la signature d'e-mail et les paramètres des modules sont réunis sur un seul écran. Les sections sont regroupées en quatre groupes. Seules les personnes qui ont un droit voient la section Admin : l'Admin voit toutes les sections ; l'Auditeur voit en lecture seule uniquement Général, Intégrations (Statut), Employés et Signature d’e-mail (Statistiques) ; les admins de module voient uniquement les onglets de leurs propres modules (voir Qui voit quoi (menu Admin) plus bas).

Sur ordinateur :

1. Cliquez sur Admin dans le menu de gauche.
2. Un menu vertical groupé s'affiche à gauche de l'écran Admin. Cliquez sur une section ; son contenu s'ouvre à droite. Vous pouvez aussi passer d'une section à l'autre avec les touches ↑ ↓ du clavier.

Sur téléphone :

1. Touchez Profil dans le menu du bas, puis la bande Admin en haut.
2. Touchez le bouton Section : Général ▾ en haut. La liste groupée des sections s'ouvre.
3. Touchez une section. La liste se ferme et le bouton affiche le nom de la section choisie.

Chaque onglet de module comporte deux sections : Réglages de … et Autorisations (voir Donner des droits depuis l'onglet du module (admin de module)). Les encadrés des écrans utilisateur n'ont pas de bouton Paramètres.

En dehors du menu Admin, il y a pour les opérateurs des écrans de travail dans le menu principal de gauche : Accueil (opérateurs des visiteurs, 0.99.24), Service courrier (opérateurs du courrier, 0.99.28), Inventaire (responsables des équipements et observateurs, 0.99.42) et Rapports, ouvert à tous (0.98.0).

Qui voit quoi (menu Admin) :

• La personne qui a le rôle Admin voit toutes les sections.
• La personne qui a le rôle Auditeur voit uniquement Général (chiffres clés et statistiques), Intégrations (uniquement l'onglet Statut, en lecture seule), Employés (la liste) et Signature d’e-mail (onglet Statistiques) ; elle ne peut rien modifier.
• Les admins de module voient uniquement les onglets de leurs propres modules. Par exemple, le responsable des services voit Services, l'admin du module temps de travail voit Temps de travail, l'admin du module congés voit Congé.
• Un groupe qui ne contient aucune section visible pour la personne n'apparaît pas du tout dans le menu ; une personne qui n'a aucune section n'a pas de menu Admin.
• Pour le récapitulatif complet des rôles, voir Qui voit quoi.

Astuce : L'ancienne section Bannières a été supprimée. Les bannières se trouvent désormais dans Signature d’e-mail → onglet Contenu.

Contenu de la section Général

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général · Version : 0.6.3

La section Général contient les encadrés suivants, de haut en bas :

Astuce : Les statistiques de la signature d'e-mail et le test de bannière se trouvent dans Admin → Signature d’e-mail → onglet Statistiques. Le bouton Ouvrir sous l'encadré Statistiques de Général y mène.

Activer des modules et charger des données d'exemple

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général → Modules et données d’exemple · Version : 0.73.0 (choix des modules 0.74.0 ; Dépenses et avances 0.96.2 ; Mes fiches de paie 0.97.0)

À quoi ça sert : Il active en une seule fois les modules que vous choisissez et ajoute à chacun quelques fiches de démonstration dont le titre commence par « [Örnek] » (« [Exemple] »). Vous voyez ainsi l'aspect des modules avant de les ouvrir aux collaborateurs.

1. Dans la liste Modules où charger des données d’exemple, cochez les modules que vous voulez activer. Ceux qui sont déjà activés portent la mention (activé) ; aucun exemple n'est chargé pour un module déjà activé (« Le module est déjà activé. Aucun exemple n’est chargé pour ce module. »). Cette liste ne désactive pas de modules.
2. Cliquez sur Activer les modules choisis et charger des exemples. La page s'actualise ; l'encadré affiche le nombre de fiches d'exemple.
3. Quand votre essai est terminé, cliquez sur Supprimer les exemples et confirmez avec Oui, supprimer. Seules les fiches « [Örnek] » sont supprimées.

Important :

• Pendant ce temps, aucune notification, aucun e-mail ni aucun message de discussion n'est envoyé à personne ; les fiches sont créées en votre nom.
• La liste contient tous les modules qui s'activent et se désactivent : Demandes, Service courrier, Réservation, Visiteurs, Pouls, Satisfaction client, Intégration, Wiki, Signalement sécurité, Pointage, Équipements / inventaire, Demandes de congé, Mes fiches de paie, Dépenses et avances et Achats (ajouté en 0.99.22). Si Dépense est choisi, une dépense brouillon [Örnek] Müşteri yemeği (« [Exemple] Repas client ») est ajoutée en votre nom ; comme c'est un brouillon, elle ne part pas en validation. Si Mes fiches de paie est choisi, une fiche de paie fictive du mois dernier est ajoutée en votre nom (elle attend l'accusé de réception ; aucune notification n'est envoyée à personne). L'annuaire clients est le produit principal ; il ne figure pas dans cette liste (Admin → Annuaire clients).
• Les nombres de fiches d'exemple sont indiqués avec le nom du module (par ex. « Équipement 2 · Congé 1 · Dépense 1 »).
• Pouls et Satisfaction client ne sont pas cochés par défaut. Quand Pouls est activé, la première enquête part à tous les collaborateurs au moment prévu. Quand Satisfaction client est activé, une ligne d'enquête est ajoutée aux signatures d'e-mail.

Liste du personnel et ajout d'un nouvel employé

Pour qui : Admin (ajoute), Auditeur (voit uniquement) · Où : Admin → Personnes → Employés · Version : 0.99.7 (source SCIM ajoutée en 0.99.46)

À quoi ça sert : Vous voyez toutes les fiches de collaborateurs dans une seule liste, avec l'origine de chacune : vient-elle de l'annuaire Google Workspace ou Microsoft 365, de SCIM (Entra ID / Okta), a-t-elle été ajoutée manuellement ou par ajout en masse. Les collaborateurs qui n'ont pas de compte dans l'annuaire (terrain, production, magasin, entrepôt) sont ajoutés ici, sans passer par WordPress.

Lire la liste :

1. Dans Admin, cliquez sur Employés dans le groupe Personnes du menu de gauche.
2. En haut apparaissent les nombres par source : Google Workspace ou Microsoft 365, SCIM, Ajouté manuellement, Import en masse (une source dont le nombre est 0 n'apparaît pas). Un clic sur un nombre filtre la liste sur cette source ; un nouveau clic retire le filtre.
3. En dessous figurent la date de la dernière comparaison avec l'annuaire et le nombre d'adresses dans l'annuaire.
4. Dans la zone de recherche, saisissez un nom, une fonction, un service ou un e-mail. Avec les listes à côté, choisissez la source et le statut (Publiés et brouillons, Publiée, Brouillon, Parti, Toutes).
5. Chaque ligne affiche le nom et la fonction, le service, l'e-mail professionnel, les Moyens de connexion (E-mail professionnel, E-mail personnel, SMS), le badge de source et le statut. Une personne sans moyen de connexion porte la mention rouge Aucun moyen de connexion.
6. Pour exporter la liste vers Excel, cliquez sur Télécharger le CSV.

Comment la source est déterminée :

• Google Workspace / Microsoft 365 : l'e-mail professionnel de la personne a été trouvé dans l'annuaire lors de la dernière comparaison (alias inclus ; les comptes suspendus et archivés ne comptent pas), ou la fiche a été créée comme « nouveau collaborateur » lors de la synchronisation de l'annuaire.
• SCIM : le collaborateur est arrivé d'Entra ID ou d'Okta via SCIM (0.99.37 ; dans les anciennes fiches, aussi la personne qui a un identifiant externe SCIM). SCIM passe avant la comparaison avec l'annuaire : même si la personne est trouvée dans l'annuaire, elle apparaît avec le badge SCIM.
• Import en masse : la fiche est arrivée par l'étape Çalışanlar de l'assistant d'installation et n'est pas dans l'annuaire.
• Ajouté manuellement : la fiche a été ajoutée à la main depuis cet écran ou dans WordPress.
• Si la synchronisation est configurée, l'Admin fait relire l'annuaire avec le bouton Comparer avec l’annuaire. Cette opération ne modifie aucune fiche ; elle met seulement à jour les badges de source. Pour la configuration de la synchronisation, voir 13. Intégrations.

Ajouter un nouvel employé (Admin) :

1. Cliquez sur + Ajouter un employé. Le formulaire Ajouter un employé s'ouvre à la place de la liste ; pour revenir à la liste, cliquez sur ‹ Retour à la liste.
2. Dans la zone Nom complet, saisissez le prénom et le nom du collaborateur.
3. Remplissez au moins un des champs suivants pour la connexion :
   • E-mail professionnel (le cas échéant) : il doit se terminer par l'un des domaines autorisés (indiqués en dessous) ;
   • E-mail personnel (pour la connexion) ;
   • Mobile (connexion par SMS).
4. Si vous le souhaitez, remplissez Intitulé de poste, Service, Responsable, Date d’embauche et Matricule.
5. Si vous voulez que la personne apparaisse tout de suite dans l'annuaire et puisse se connecter, laissez cochée la case Publier tout de suite ; si vous la décochez, la fiche est un brouillon.
6. Cliquez sur Ajouter l’employé. Le nom de la personne apparaît dans l'encadré vert ; la personne arrive dans la liste avec le badge Ajouté manuellement.
7. S'il n'y a pas d'e-mail professionnel, donnez un lien d'invitation ou un code QR avec Ouvrir les moyens de connexion dans l'encadré vert (voir Collaborateurs sans e-mail professionnel : moyens de connexion et invitation).

Astuce : L'e-mail personnel et le téléphone de connexion ne servent qu'au code de connexion ; ils n'apparaissent ni sur la carte de visite, ni dans la signature, ni dans l'annuaire. Le mobile de la carte de visite, la photo et les autres informations de la carte sont renseignés ensuite depuis la fiche dans WordPress ou depuis le profil de la personne. Une ligne ne se modifie pas depuis la liste ; la liste affiche 3 000 fiches au maximum.

Erreurs fréquentes et avertissements :

Important :

• Si le même e-mail professionnel ou le même téléphone de connexion existe déjà dans une autre fiche, la personne n'est pas ajoutée et un avertissement s'affiche.
• Le service se choisit dans la liste ; ajoutez d'abord un nouveau service dans la section Services et organisation.
• L'Auditeur voit la liste mais ne peut pas ajouter ; les boutons + Ajouter un employé et Comparer avec l’annuaire n'apparaissent que chez l'Admin.

Ajouter un collaborateur

Pour qui : Administrateur de l'application (ayant le droit Prozence dans WordPress) · Où : WordPress → Prozence Workplace → Yeni ekip üyesi (« nouveau membre de l'équipe ») · Version : 0.4.2

À quoi ça sert : Il ouvre au nouveau collaborateur la carte de visite, la signature d'e-mail et l'accès à l'application. La personne se connecte à l'application avec l'adresse e-mail de sa fiche.

Avant de commencer : Vous pouvez aussi ajouter depuis l'application, sans passer par WordPress, un collaborateur qui n'a pas de compte dans l'annuaire (voir Liste du personnel et ajout d'un nouvel employé). Pour ajouter plusieurs personnes à la fois, utilisez l'étape Çalışanlar de l'assistant d'installation ou la synchronisation de l'annuaire (voir 13. Intégrations).

1. Cliquez sur Yeni ekip üyesi. (Il y a aussi un bouton Yeni ekip üyesi au-dessus de l'écran Ekip (« équipe ») de la liste des collaborateurs.)
2. Dans la zone Ad Soyad (« nom complet ») tout en haut, saisissez le nom du collaborateur.
3. Remplissez l'encadré Kartvizit bilgileri (« informations de la carte de visite ») :
   • Unvan (« fonction ») et, si vous le souhaitez, Unvan (İngilizce) (« fonction (en anglais) ») ;
   • E-posta (« e-mail ») (obligatoire ; e-mail professionnel, la connexion à l'application se fait avec cette adresse) ;
   • Cep telefonu (« mobile »), Santral dahili (« poste du standard ») ;
   • Kişisel WhatsApp (« WhatsApp personnel »), Kurumsal WhatsApp (« WhatsApp professionnel »), LinkedIn adresi (« adresse LinkedIn »), Toplantı planlama bağlantısı (« lien de prise de rendez-vous ») (s'il est vide, il n'est pas affiché sur la carte) ;
   • Kartta görünecek ofisler (« bureaux affichés sur la carte ») (les adresses viennent de l'écran Şirket ve bannerlar (« entreprise et bannières »)).
4. Choisissez une photo dans l'encadré Fotoğraf (« photo ») à droite. Une photo carrée, avec le visage au centre, donne le meilleur résultat.
5. Si vous le souhaitez, dans l'encadré Takvim (« calendrier »), saisissez la İşe giriş tarihi (« date d'embauche ») et le Doğum günü (yılsız) (« anniversaire (sans l'année) »).
6. Cliquez sur Publier (anglais : Publish). Après l'enregistrement, le lien de la carte et le code QR apparaissent dans l'encadré Kart ve araçlar (« carte et outils ») à droite.

Astuce : Si vous ne voulez pas publier la fiche tout de suite, utilisez Enregistrer le brouillon (anglais : Save Draft). La carte d'une personne en brouillon ne s'ouvre pas ; la personne ne peut pas se connecter à l'application, car la connexion ne correspond qu'aux fiches publiées.

Important : L'adresse e-mail doit se terminer par l'un des domaines autorisés que vous avez définis dans l'assistant d'installation ; sinon le collaborateur ne peut pas se connecter.

Modifier les informations d'un collaborateur

Pour qui : Administrateur de l'application (ayant le droit Prozence dans WordPress) · Où : WordPress → Prozence Workplace → Ekip (« équipe ») · Version : 0.4.2

À quoi ça sert : Vous mettez à jour les informations que le collaborateur ne peut pas modifier lui-même, comme le nom, la fonction, l'e-mail, le poste et le bureau.

1. Ouvrez l'écran Ekip. La liste affiche la fonction, l'e-mail et les liens Kart · Araçlar · vCard (« carte · outils · vCard ») de chaque collaborateur.
2. Pour chercher, saisissez un nom dans la zone en haut à droite et cliquez sur Ekipte ara (« rechercher dans l'équipe »).
3. Cliquez sur le nom du collaborateur. L'écran de modification s'ouvre.
4. Corrigez les champs que vous voulez modifier. Encadrés supplémentaires :
   • E-posta imzası: şablon (« signature e-mail : modèle ») : indique le modèle de signature appliqué à la personne et la raison ; les attributions de modèles se font dans l'application ;
   • E-posta imzası: sosyal medya (« signature e-mail : réseaux sociaux ») et E-posta imzası: ofis dışı notu (« signature e-mail : note d'absence ») ;
   • Görev geçmişi (« historique des postes ») (+ Yeni görev (« + nouveau poste »)) : changements de fonction et de service ;
   • Hakkında (profil yazısı) (« à propos (texte du profil) ») ;
   • Kartta önerilen kişiler (« personnes suggérées sur la carte »).
5. Cliquez sur Mettre à jour (anglais : Update). La carte et la signature sont mises à jour immédiatement.

Astuce : À l'enregistrement, un collaborateur dont la signature a changé peut recevoir une notification « votre signature a été mise à jour » (voir 02. Signature d’e-mail).

Important : Le service et le responsable du collaborateur ne se modifient pas sur cet écran, mais dans la section Services et organisation de l'application (voir Attribuer un service et un responsable).

Attribuer un service et un responsable

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Services et organisation · Version : 0.59.0

À quoi ça sert : Les services alimentent l'organigramme, les cibles des annonces et les unités du Tableau. Le responsable de chaque collaborateur détermine l'organigramme et la validation des congés.

1. Dans l'encadré Services, modifiez les noms des services. Saisissez les nouveaux services dans la zone Nouveaux services (un par ligne).
2. Cliquez sur Enregistrer les services.
3. Dans l'encadré Organisation, la ligne de chaque collaborateur comporte deux listes :
   • la première liste est le responsable du collaborateur (— Aucun responsable (niveau supérieur) — pour la personne tout en haut) ;
   • la deuxième liste est le service.
4. Quand vous modifiez un choix, l'enregistrement est immédiat ; il n'y a pas de bouton d'enregistrement distinct.
5. Pour trouver ce qui manque, choisissez Sans responsable ou Sans service dans le filtre à droite.

Important :

• Un service qui a des collaborateurs ne peut pas être supprimé. Si vous renommez un service, les collaborateurs et les partages passent au nouveau nom.
• Vous ne pouvez pas placer une personne sous quelqu'un de sa propre équipe (les boucles ne sont pas acceptées).

Désactiver un collaborateur qui part

Pour qui : Administrateur de l'application (ayant le droit Prozence dans WordPress) · Où : WordPress → Ekip → collaborateur → encadré Ayrılış (« départ ») · Version : 0.5.0

À quoi ça sert : La carte d'un collaborateur qui part ne se ferme pas simplement ; quand quelqu'un scanne le code QR imprimé ou ouvre l'ancien lien, une page « ne fait plus partie de notre équipe, pour ces sujets vous pouvez contacter … » s'ouvre, avec la carte de la personne qui le remplace.

1. Sur l'écran Ekip, cliquez sur le nom du collaborateur.
2. Dans l'encadré Ayrılış à droite, cochez la case Şirketten ayrıldı (« a quitté l'entreprise »).
3. Choisissez la Ayrılış tarihi (« date de départ »).
4. Dans la liste Yerine bakan kişi (« personne qui le remplace »), choisissez un collaborateur. Si vous ne choisissez personne, — Şirketin genel iletişim bilgileri — (« — les coordonnées générales de l'entreprise — ») s'affiche.
5. Si vous le souhaitez, saisissez une Kartta görünecek not (isteğe bağlı) (« note affichée sur la carte (facultatif) ») (par ex. « Teklif ve sözleşme konuları » (« offres et contrats »)).
6. Si vous voulez que les cartes de visite qu'il a scannées passent à la personne qui le remplace, laissez cochée la case Taradığı kartvizitleri yerine bakana devret (« transférer les cartes de visite qu'il a scannées à la personne qui le remplace »).
7. Cliquez sur Mettre à jour (anglais : Update).

À l'enregistrement :

• la carte est dépubliée et retirée de la signature d'e-mail et des listes d'e-mails ;
• le lien d'application de la personne devient invalide et ses sessions ouvertes sont fermées ;
• sa carte dans Wallet devient invalide (voir 13. Intégrations).

Astuce : Si la synchronisation de l'annuaire est activée, les collaborateurs suspendus dans Google ou Microsoft sont proposés dans la liste Départs possibles (voir 13. Intégrations).

Important : Si vous l'avez coché par erreur, décochez la case Şirketten ayrıldı et cliquez sur Mettre à jour. Les informations de départ sont supprimées, mais la carte ne redevient pas publiée d'elle-même ; republiez la fiche avec Publier.

Règles de modification du profil et validation

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général → Modifications de profil en attente de validation (règles : WordPress → Kişisel alan (« espace personnel »)) · Version : 0.6.0

À quoi ça sert : Les collaborateurs modifient dans Mon profil des informations comme leur photo et leur mobile. Vous décidez quels champs sont soumis à validation.

Définir les règles :

1. Dans WordPress, ouvrez l'écran Prozence Workplace → Kişisel alan.
2. Dans la section Profilim: kim neyi değiştirebilir (« Mon profil : qui peut modifier quoi »), choisissez une option pour Fotoğraf (« photo »), Cep telefonu (« mobile »), Kişisel WhatsApp (« WhatsApp personnel »), LinkedIn adresi (« adresse LinkedIn ») et Toplantı planlama bağlantısı (« lien de prise de rendez-vous ») :
   • Kilitli (yalnız yönetici) (« verrouillé (administrateur uniquement) ») : le collaborateur ne peut pas modifier ;
   • Yönetici onayıyla (« avec l'approbation de l'administrateur ») : la modification est reportée sur la carte après validation ;
   • Doğrudan (« direct ») : la modification est reportée dès l'enregistrement.
3. Cliquez sur Ayarları kaydet (« enregistrer les paramètres »).

Valider ou refuser :

1. Quand un collaborateur modifie un champ soumis à validation, les utilisateurs qui ont le droit Prozence Admin dans WordPress reçoivent un e-mail « … profil değişikliği onayı bekliyor » (« … modification de profil en attente de validation ») (les personnes qui ont seulement le rôle Admin dans l'application ne reçoivent pas cet e-mail). Le nombre En attente de validation de la section Général augmente.
2. Ouvrez l'encadré Admin → Général → Modifications de profil en attente de validation. Chaque demande affiche l'ancienne et la nouvelle valeur (par ex. « Cep telefonu: eski → yeni » (« mobile : ancien → nouveau »)).
3. Cliquez sur Valider. La modification est reportée sur la carte immédiatement.
4. Si vous ne l'acceptez pas, cliquez sur Refuser. Dans la zone qui s'ouvre, saisissez un motif si vous le souhaitez (il est transmis à la personne ; vous pouvez le laisser vide).

Le collaborateur reçoit le résultat par e-mail et par notification sur téléphone. Pendant que la demande attend la validation, le collaborateur peut la retirer lui-même (voir 00. Prise en main).

Astuce : Vous pouvez aussi valider les mêmes demandes depuis la section Bekleyen profil değişiklikleri (« modifications de profil en attente ») en haut de l'écran Kişisel alan dans WordPress.

Important : Le nom, la fonction, l'e-mail, le poste et le bureau ne sont modifiés que par un administrateur ; le collaborateur les voit en lecture seule dans Mon profil.

Envoyer une annonce à l'équipe

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général → Annonce d’équipe · Version : 0.6.3 (écran WordPress 0.5.2)

À quoi ça sert : Il envoie une courte annonce par notification sur téléphone et par e-mail à tous les collaborateurs ou à ceux qui ont activé les notifications.

1. Dans l'encadré Annonce d’équipe, saisissez le Titre (80 caractères au maximum) et le Message.
2. Si vous le souhaitez, saisissez une adresse dans la zone Lien (facultatif).
3. Dans la section Canal et destinataires, choisissez les canaux : Notification sur téléphone et/ou E-mail.
4. Choisissez les destinataires : Tous les employés ou Uniquement ceux dont les notifications sont activées.
5. Cliquez sur Envoyer et acceptez la question de confirmation. En bas de l'écran, il est indiqué à combien de personnes, d'appareils et d'e-mails l'annonce est partie.

Les annonces envoyées sont listées dans l'encadré Dernières annonces et liens.

Message aux personnes choisies (WordPress) :

1. Dans WordPress, ouvrez l'écran Prozence Workplace → Bildirimler (« notifications »).
2. Dans le tableau Kimler bildirim alabiliyor? (« qui peut recevoir des notifications ? »), cochez les personnes.
3. Dans la section Duyuru / özel mesaj gönder (« envoyer une annonce / un message privé »), choisissez Yukarıda seçilen kişiler (« les personnes choisies ci-dessus ») pour Kime (« destinataire »). Les autres options sont : Tüm ekip (« toute l'équipe »), Yalnız bildirimi açanlar (« uniquement ceux qui ont activé les notifications »), Uygulamayı kurup bildirimi açmayanlar (« ceux qui ont installé l'application sans activer les notifications »).
4. Saisissez le Başlık (« titre »), le Mesaj (« message ») et, si vous le souhaitez, le Bağlantı (« lien »), choisissez le Kanal (« canal ») et cliquez sur Gönder (« envoyer »).

Astuce : Pour publier une annonce permanente dans l'Agenda de l’entreprise du Tableau, utilisez Tableau → Agenda de l’entreprise → + Nouvelle annonce (voir 06. Tableau et intranet). Pour que d'autres collaborateurs puissent publier des annonces, donnez-leur le droit d'annonce (voir Rôle dans l'application et droits de fonction).

Important : Une annonce envoyée ne peut pas être annulée. Dans la notification sur téléphone, les 240 premiers caractères du message sont visibles ; l'e-mail contient le message en entier.

Les trois niveaux de droits

Pour qui : Admin · Où : Admin → Personnes → Personnes et droits · Version : 0.99.3

À quoi ça sert : Dans Prozence, qui peut faire quoi est déterminé à trois niveaux. Chaque niveau se règle à un endroit différent.

Anciens noms : le rôle dans l'application Responsable est devenu Admin, Consultation est devenu Auditeur ; Gestionnaire du module est devenu Admin du module, Responsable (de module) est devenu Opérateur. Les attributions ont été reprises à l'identique ; vous n'avez pas à les refaire.

Pages :

• Mon espace : les tâches personnelles de chacun (demander un congé, ajouter une dépense, mes demandes…).
• Admin : paramètres et droits. Les encadrés des écrans utilisateur n'ont pas de bouton Paramètres.
• Tableau de bord WordPress : installation et tâches techniques (licence, clés d'intégration, KVKK, synchronisation).

Astuce : Désignez les responsables d'un module (RH, comptabilité, équipe sécurité, accueil…) comme Opérateur de ce module ; les notifications leur sont envoyées. Chaque collaborateur voit ses propres rôles et leur origine dans Profil → Mon profil → Mes droits (0.99.9 ; voir 00. Prise en main).

Droits et ce qu'ils permettent (tableau récapitulatif)

Pour qui : Admin, admins de module, RH · Où : Admin → Personnes → Personnes et droits ; Admin → Modules → module → Autorisations · Version : 0.99.3 (Mes droits 0.99.9 ; mis à jour en 0.99.45)

À quoi ça sert : Avant de donner un droit à une personne, vous voyez dans un seul tableau ce que ce droit ouvre. Les droits se cumulent : une personne peut avoir plusieurs lignes (par ex. à la fois responsable d'équipe et Observateur dans le module Congé).

Astuce : Pour voir tous les rôles d'une personne dans une seule liste, ouvrez Droits par module → Par personne. La personne voit aussi ses propres rôles dans Mon profil → Mes droits.

Important :

• Ne donnez le rôle Admin qu'aux personnes qui géreront vraiment toute l'entreprise. Les clés API et les paramètres d'intégration sont accessibles à l'Admin.
• Si le rôle Admin de la personne qui a créé une clé API lui est retiré, ou si cette personne part, cette clé ne fonctionne plus (voir 13. Intégrations).

Qui voit quoi

Pour qui : Admin, Auditeur · Où : Sur ordinateur, menu de gauche et Admin ; sur téléphone, menu du bas et Profil → Admin · Version : 0.99.3 (mis à jour en 0.99.45)

À quoi ça sert : Il résume quel écran est visible pour qui et qui peut y faire des modifications. Dans le menu n'apparaissent que les écrans que la personne peut ouvrir.

Exemple (entreprise de démonstration) : Ayşe Yılmaz (RH) est admin des modules Congé, Temps de travail, Intégration, Pouls et Wiki ; elle ne voit donc que ces cinq onglets dans le menu Admin. Selin Aydın (Auditeur) voit uniquement Général, Intégrations, Employés et Signature d'e-mail.

Important : Si un élément de menu n'apparaît pas chez une personne, c'est qu'elle n'a pas le droit ou que le module est désactivé. Vérifiez les rôles de la personne dans la vue Par personne ou en demandant à la personne une capture de son écran Mes droits.

Rôle dans l'application et droits de fonction

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Personnes → Personnes et droits · Version : 0.54.0

À quoi ça sert : Vous donnez aux collaborateurs un rôle d'administration, un droit d'annonce et des droits de fonction dans l'application, sans ouvrir de compte WordPress.

1. Ouvrez la section Personnes et droits. Trouvez la personne avec la zone Rechercher par nom, poste ou service en haut. Pour ne voir que les personnes qui ont des droits, cochez Seulement les personnes avec des droits.
2. Sur la ligne de la personne, choisissez le rôle dans l'application dans la première liste :
   • Aucun : collaborateur ordinaire ;
   • Auditeur : voit la situation générale et les statistiques, ne peut rien modifier ;
   • Admin : utilise la section Admin, publie des annonces, valide les modifications de profil et modifie les paramètres.
3. Dans la deuxième liste, choisissez le droit d'annonce : Pas d’annonces, À son service ou À toute l’entreprise.
4. Si nécessaire, cochez les cases :
   • Responsable des services : gère l'ensemble de la section Services ;
   • Responsable d’urgence : lance et clôt l'appel « Je suis en sécurité », reçoit une notification immédiate pour ceux qui disent « J’ai besoin d’aide ».
5. Chaque modification est enregistrée dès que vous la choisissez ; en bas de l'écran, il est écrit « … : enregistré. »

Astuce : Les rôles par module (par ex. la validation des congés par les RH, la validation des dépenses par la comptabilité) se trouvent dans le tableau Droits par module, sous le même écran (voir Rôles de module (tableau des droits)).

Important : Les utilisateurs qui ont le droit Prozence dans WordPress sont automatiquement Admin ou Auditeur ; leur rôle ne peut pas être modifié ici. Vous ne pouvez pas non plus modifier votre propre rôle ; votre ligne apparaît grisée.

Rôles de module (tableau des droits)

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Personnes → Personnes et droits → Droits par module · Version : 0.74.0 (lignes Achats, Navette, Repas et cantine ajoutées en 0.99.22–0.99.27)

À quoi ça sert : Dans un seul tableau, vous déterminez pour chaque module qui modifie les paramètres, qui traite les fiches et qui se contente de suivre.

Chaque module a trois rôles :

• Admin du module : modifie les paramètres du module ;
• Opérateur : traite les fiches et reçoit les notifications ;
• Observateur : voit les listes et les rapports en lecture seule.

Les admins ont tous les droits dans chaque module.

Attribution par module :

1. Dans l'encadré Droits par module, choisissez Par module.
2. Choisissez le module dans la liste Module.
3. Dans la zone Ajouter une personne… sous chaque rôle, saisissez un nom et choisissez la personne dans la liste. Pour la retirer, cliquez sur le × à côté du nom.
4. Pour donner un rôle à tous les membres d'un service, utilisez + Ajouter un service sous Rôle par service.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Attribution par personne :

1. Choisissez Par personne.
2. Dans la zone Rechercher et choisir un employé, saisissez un nom et choisissez la personne. Ses rôles dans tous les modules apparaissent dans une seule liste.
3. Choisissez le rôle dans la liste à côté de chaque module et cliquez sur Enregistrer.
4. Ou cliquez sur l'un des boutons Profil prêt : Ressources humaines, Services généraux, Accueil, Équipe sécurité, Direction (lecture seule). Le profil est appliqué immédiatement.

Signification des rôles dans les modules :

Astuce : Les modules désactivés portent la mention (désactivé) à côté de leur nom ; vous pouvez donner les rôles à l'avance. Chaque modification est inscrite dans le journal Dernières modifications avec l'auteur et la date.

Important :

• Le rôle donné à un service s'applique à toutes les personnes de ce service, mais les notifications ne vont qu'aux opérateurs choisis nommément.
• Un profil prêt ne fait qu'ajouter ou relever un rôle ; il ne fait pas baisser un rôle plus élevé existant.

Donner des droits depuis l'onglet du module (admin de module)

Pour qui : Admin du module, Admin · Où : Admin → Modules → module → Autorisations · Version : 0.99.3

À quoi ça sert : L'admin du module attribue les opérateurs et les observateurs de son propre module sans passer par l'écran Personnes et droits.

1. Sous Admin → Modules, ouvrez l'onglet du module (par ex. Temps de travail). En haut se trouvent les paramètres du module, en bas la section Autorisations.
2. Dans la zone Ajouter une personne… sous Opérateur ou Observateur, saisissez un nom et choisissez la personne dans la liste. Pour la retirer, cliquez sur le × à côté du nom.
3. Pour donner un rôle à tous les membres d'un service, utilisez + Ajouter un service sous Rôle par service.
4. Cliquez sur Enregistrer. Il est écrit « … : droits enregistrés. »

Important :

• La ligne Admin du module est visible en lecture seule pour l'admin du module. Seul l'Admin donne ou retire le rôle d'admin de module ; personne ne peut modifier son propre droit.
• Les anciens sélecteurs de « sorumlular » (« responsables ») dans les paramètres du module sont masqués dans cet onglet ; les responsables ne s'attribuent que dans la section Autorisations. Ainsi, il n'y a pas de fiches contradictoires venant de deux endroits.
• Les attributions faites ici sont identiques au tableau Personnes et droits → Droits par module ; chaque modification est inscrite dans le journal Dernières modifications.

Écran d'ouverture sur téléphone et bouton de raccourcis

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général → Écran d'accueil sur téléphone et Bouton de raccourcis sur téléphone · Version : 0.88.0 (raccourci 0.92.1, menu 0.93.2)

À quoi ça sert : Il règle, pour toute l'entreprise, le premier écran que les collaborateurs voient quand ils ouvrent l'application sur téléphone et le bouton flottant de raccourcis en bas de chaque écran.

Écran d'ouverture :

1. Dans l'encadré Écran d'accueil sur téléphone, choisissez l'un des écrans :
   • Ma carte : le code QR du collaborateur et les boutons de partage de la carte (recommandé pour la carte de visite numérique) ;
   • Tableau (Annonces) : les annonces de l'entreprise (pour un usage orienté communication interne) ;
   • Ajouter une carte : scan de cartes de visite (pour les équipes salons et ventes terrain).
2. Cliquez sur Enregistrer.

Bouton de raccourcis :

1. Dans l'encadré Bouton de raccourcis sur téléphone, cochez ou décochez Afficher pour tous. La modification est enregistrée tout de suite.
2. En touchant le bouton, les raccourcis que le collaborateur peut utiliser s'ouvrent : Scanner une carte, Ajouter une dépense, Commencer la journée / Terminer la journée, Demander un congé. Chaque collaborateur ne voit que les raccourcis des modules activés. S'il n'y a qu'un seul raccourci, le bouton l'ouvre directement.

Astuce : Les collaborateurs peuvent modifier leur propre écran d'ouverture dans Mon profil → section Écran d'ouverture sur le téléphone ; le choix personnel passe avant le réglage de l'entreprise. Ils ne peuvent activer et désactiver le bouton de raccourcis pour eux-mêmes que si Afficher pour tous est activé dans l'entreprise (voir 00. Prise en main).

Important : Sur ordinateur, l'ouverture se fait toujours sur le Tableau. Le bouton de raccourcis n'apparaît que sur téléphone et sur écran étroit.

Rappel aux personnes qui ne se connectent pas à l'application

Pour qui : Administrateur de l'application · Où : Admin → Entreprise → Général → Jamais connectés à l'appli · Version : 0.79.0

À quoi ça sert : Il envoie aux collaborateurs qui ne se sont jamais connectés un e-mail expliquant la connexion pas à pas.

1. En haut de l'encadré figurent les nombres de collaborateurs, de personnes connectées et de personnes jamais connectées. En dessous apparaissent la liste de celles qui ne se sont jamais connectées et la date du dernier rappel envoyé à chacune.
2. Cochez les personnes à qui envoyer un rappel.
3. Si vous le souhaitez, écrivez une note dans la zone Courte note à ajouter (facultatif).
4. Cliquez sur Envoyer un rappel aux sélectionnés.

Rappel automatique :

1. Cochez la case Rappel automatique : les jours ouvrés à 09:30, à ceux qui ne se sont toujours pas connectés.
2. Saisissez les valeurs Jours après la création de la fiche (1–30) et Maximum par personne (1–5).
3. Cliquez sur Enregistrer le réglage automatique.

Important : Il n'est pas envoyé plus d'un rappel en 7 jours à la même personne. Une personne qui se connecte disparaît automatiquement de la liste. Pour un collaborateur sans e-mail professionnel, le rappel est envoyé à l'e-mail de connexion de sa fiche (voir Collaborateurs sans e-mail professionnel).

Activer la traduction des contenus (IA)

Pour qui : Admin · Où : Admin → Entreprise → Général → Traduction des contenus · Version : 0.99.49

À quoi ça sert : Dans les équipes qui travaillent en plusieurs langues, les annonces, les articles du Wiki et les publications de la Place de l’équipe sont traduits par l'IA dans la langue de l'application du collaborateur. Un même contenu n'est traduit qu'une fois dans une même langue et est conservé ; les lecteurs suivants voient la traduction conservée. Quand le contenu change, il est traduit de nouveau.

1. Assurez-vous d'abord que la clé d'IA est définie : WordPress → Prozence → Kart tarama (« scan de cartes ») → Clé API Anthropic (voir 12. Gestion de l’annuaire clients). S'il n'y a pas de clé, l'encadré affiche un avertissement et la traduction ne peut pas être activée.
2. Dans la section Traduction, choisissez un mode :
   • Désactivé : pas de traduction.
   • Bouton « Traduire » dans les contenus : le collaborateur traduit s'il le souhaite.
   • Automatique : la traduction est affichée automatiquement au collaborateur dont la langue de l'application n'est pas le turc ; le collaborateur qui utilise le turc voit quand même le bouton Traduire sur un contenu en langue étrangère.
3. Dans la section Ce qui est traduit, cochez les cases Annonces, Articles du wiki et Publications et commentaires de la Place de l’équipe. Les articles du guide d'utilisation ne sont pas traduits ; le guide est disponible dans les neuf langues de l'application.
4. Dans le champ Max. de nouvelles traductions par jour (tout le site), saisissez un nombre entre 10 et 5 000. L'affichage répété d'une traduction déjà enregistrée n'est pas compté. Par personne, 30 nouvelles traductions au maximum sont faites par heure.
5. Cliquez sur Enregistrer. Sous l'encadré figure le nombre de traductions faites aujourd'hui et au total.

Important : Le texte traduit est envoyé au service d'IA situé à l'étranger (Anthropic, États-Unis) ; l'information de confidentialité des collaborateurs le précise. Si vous publiez des annonces contenant des données personnelles, envisagez de garder la traduction désactivée ou de retirer les annonces du périmètre, et mentionnez-le dans votre information KVKK (voir 15. Plusieurs entreprises, langues, KVKK et licence). Quand la limite quotidienne est atteinte, les nouvelles traductions sont reportées au lendemain ; les traductions enregistrées continuent d'être affichées.

Activer Demander au wiki (IA)

Pour qui : Admin · Où : Admin → Entreprise → Général → Demander au wiki · Version : 0.99.50

À quoi ça sert : Les collaborateurs posent des questions au Wiki en langage naturel. La réponse est préparée uniquement à partir des articles du Wiki que l'auteur de la question peut voir (guide d'utilisation compris) et, si vous le souhaitez, des politiques de l'entreprise ; les sources sont indiquées par un lien. Les articles restreints, les brouillons et les politiques qui ne visent pas la personne n'entrent pas dans la réponse.

1. Assurez-vous que la clé d'IA est définie : WordPress → Prozence → Kart tarama (« scan de cartes ») → Clé API Anthropic. Le Wiki doit aussi être activé (Admin → Modules → Wiki). S'il manque quelque chose, l'encadré affiche un avertissement.
2. Cochez la case Demander au wiki activé.
3. Si vous ne voulez pas que les politiques servent aussi de source, décochez Utiliser aussi les politiques de l'entreprise comme sources.
4. Si vous le souhaitez, cochez la case Conserver les questions restées sans réponse. Les questions sans réponse sont conservées 90 jours, sans enregistrer qui les a posées, et sont listées dans Rapports → Communication ; vous voyez ainsi les sujets manquants du Wiki. Si vous décochez la case, les questions conservées sont supprimées.
5. Dans le champ Nombre max. de réponses par jour (tout le site), saisissez un nombre entre 10 et 5 000. Par personne, 20 questions au maximum peuvent être posées par heure. Les questions pour lesquelles aucun article pertinent n'est trouvé ne vont pas à l'IA et ne comptent pas dans la limite.
6. Cliquez sur Enregistrer. Sous l'encadré figure le nombre de questions ayant reçu une réponse aujourd'hui et au total.

Important : Les questions et les sections d'articles pertinentes sont envoyées au service d'IA situé à l'étranger (Anthropic, États-Unis) ; l'information de confidentialité des collaborateurs le précise. S'il y a dans le Wiki des articles contenant des données personnelles, restreignez leur accès (voir 06. Tableau et intranet) ; un article restreint n'est utilisé que pour la question d'une personne qui peut le voir.

Garder le guide d'utilisation à jour dans le Wiki

Pour qui : Admin (qui gère les paramètres du Wiki) · Où : Admin → Modules → Wiki → Guide d’utilisation · Version : 1.1.0

À quoi ça sert : Ce guide d'utilisation se trouve dans le Wiki dans deux catégories : Guide d’utilisation (pour les collaborateurs) et Guide d’utilisation — Administration. Le guide est fourni dans les neuf langues de l'application : turc, anglais, allemand, français, espagnol, italien, portugais, russe et azéri. Chacun lit le guide dans la langue de son application. Quand Prozence publie une nouvelle version du guide, votre Wiki la récupère automatiquement.

1. Ouvrez Admin → Modules → Wiki et descendez jusqu'à la section Guide d’utilisation.
2. Sur la ligne Version installée, vous voyez la version du guide, le nombre de chapitres et les langues. La ligne Dernière vérification indique quand la dernière recherche de nouvelle version a eu lieu et son résultat.
3. La case Mettre à jour le guide automatiquement est cochée à la première installation. Le Wiki cherche une nouvelle version une fois par jour et à chaque mise à jour du plugin. S'il y en a une, il la télécharge, vérifie son empreinte SHA-256 et l'importe.
4. Pour vérifier tout de suite, touchez Vérifier maintenant.
5. Si vous voulez gérer le guide à la main, décochez la case. Chargez le paquet avec Charger le paquet du guide, regardez l'aperçu et touchez Importer.

Important : Les chapitres dont les éditeurs ont modifié le texte turc sont conservés lors de la mise à jour automatique ; seuls les textes dans les autres langues sont renouvelés. Les chapitres retirés du guide ne sont pas supprimés automatiquement. Quand vous les importez à la main, vous pouvez les supprimer avec Retirer.

Astuce : Quand le collaborateur change la langue de l'application dans Mon profil → Langue, il lit aussi le guide dans cette langue. Dans une langue où le guide n'existe pas, la version anglaise est affichée.

Collaborateurs sans e-mail professionnel : moyens de connexion et invitation

Pour qui : Administrateur de l'application, RH · Où : Admin → Personnes et droits → Modes de connexion et invitations ; réglages dans WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan (« espace personnel ») · Version : 0.99.0

À quoi ça sert : Les personnes qui travaillent sur le terrain, en production, en magasin ou à l'entrepôt et qui n'ont pas d'e-mail professionnel se connectent aussi à l'application : avec un code envoyé à l'e-mail personnel ou au téléphone, ou avec un lien d'invitation à usage unique (QR) que vous générez. Sur les appareils partagés, la session est courte.

Activer les moyens (WordPress) :

1. Ouvrez l'écran WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan.
2. Dans la section Şirket e-postası olmayan çalışanlar (« collaborateurs sans e-mail professionnel »), cochez les moyens souhaités : Kişisel e-posta ile kod (« code par e-mail personnel »), SMS ile kod (« code par SMS »), Davet bağlantısı / QR (« lien d'invitation / QR »).
3. Dans la zone Ortak cihaz oturumu (« session sur appareil partagé »), saisissez la durée maximale de la session (1–24 heures, 8 par défaut).
4. Cliquez sur Ayarları kaydet (« enregistrer les paramètres »).

Saisir les informations de connexion d'un collaborateur (application) :

1. Dans l'onglet Admin → Personnes et droits, descendez jusqu'à la section Modes de connexion et invitations. En haut figure la liste des moyens activés.
2. Quand Seulement sans e-mail professionnel est coché, seules ces personnes apparaissent dans la liste. Cherchez et choisissez le collaborateur.
3. Remplissez les zones E-mail de connexion (personnel) et/ou Téléphone de connexion et cliquez sur Enregistrer. Si le téléphone de connexion est vide, le numéro de mobile de la carte de visite est utilisé.

Créer un lien d'invitation :

1. Sur le même écran, cliquez sur Créer un lien d’invitation.
2. Le code QR et le lien apparaissent. Transmettez le lien au collaborateur avec Copier ou Partager, ou faites scanner le code QR avec le téléphone du collaborateur.
3. Si nécessaire, cliquez sur Annuler l’invitation. L'Historique des invitations indique qui a généré un lien, quand, et s'il a été utilisé.

Astuce :

• La zone Giriş (şirket e-postası olmayanlar) (« connexion (sans e-mail professionnel) ») de la fiche du collaborateur dans WordPress fait le même travail.
• Le code par SMS utilise le fournisseur de SMS des paramètres de Mes fiches de paie (Netgsm ou HTTP générique) (voir Paramètres de la paie : vérification, fournisseur de SMS et API Prozon). S'il n'y a pas de fournisseur, le bouton SMS n'apparaît pas sur l'écran de connexion et cette section affiche un avertissement.
• La connexion avec Google n'a pas changé : seul le compte Workspace du domaine de l'entreprise est accepté ; la personne qui arrive avec un compte Gmail personnel se voit proposer les autres moyens.

Important :

• Le lien d'invitation n'est affiché qu'au moment de sa création ; il est valable 48 heures et s'utilise une seule fois. Si vous en avez de nouveau besoin, créez un nouveau lien ; l'ancien devient invalide.
• Une adresse du domaine de l'entreprise ne peut pas être saisie comme e-mail de connexion ; cette adresse se saisit dans le champ e-mail de la carte de visite. Une même adresse ou un même téléphone de connexion ne peut pas exister chez deux collaborateurs.
• Si le même numéro de mobile figure sur la carte de plusieurs collaborateurs (par ex. une ligne partagée), la connexion par SMS avec ce numéro ne fonctionne pas ; la section avertit, saisissez un téléphone de connexion distinct pour la personne.
• Quand le collaborateur est marqué comme parti, l'e-mail de connexion, le téléphone de connexion et l'invitation sont supprimés. Ces informations n'apparaissent ni sur la carte de visite, ni dans la signature, ni dans l'annuaire (ligne « Giriş bilgileri » (« informations de connexion ») dans l'inventaire des traitements KVKK).

Écrans d'administration WordPress

Pour qui : Administrateur de l'application (ayant le droit Prozence dans WordPress) · Où : WordPress → Prozence Workplace · Version : 0.4.2–0.49.0 (nom du menu 0.88.0)

À quoi ça sert : L'installation, la licence, les connexions externes, les fiches des collaborateurs et certains rapports se trouvent dans le tableau de bord de WordPress. Les écrans du menu sont classés par ordre alphabétique.

Astuce : Les écrans d'administration WordPress de Prozence (assistant d'installation, licence et autres pages du plugin) sont uniquement en turc ; le panneau Admin de l'application s'affiche dans la langue choisie. Les écrans propres à WordPress (Extensions, Réglages) s'affichent dans la langue WordPress de votre site.

Important : De nombreux paramètres apparaissent à la fois dans WordPress et dans l'application. Les paramètres comme le logo, les couleurs, la signature d'e-mail et le tableau des droits se modifient uniquement dans l'application ; dans WordPress, vous voyez un résumé en lecture seule. En haut des écrans CRM bağlantıları, Google eşitlemesi et Kart tarama (HubSpot), il y a la note « … artık uygulamada da: Admin → Entegrasyonlar. Burası çalışmaya devam eder; iki yer aynı ayarı kullanır. » (« … désormais aussi dans l'application : Admin → Intégrations. Cet écran continue de fonctionner ; les deux endroits utilisent le même réglage. ») et un lien Ouvrir dans l’application. Le certificat Microsoft (enregistrement de l'application) et les certificats Wallet ne se configurent que dans WordPress ; la clé JSON du compte de service Google peut, depuis 0.99.25, être collée aussi dans l'assistant de l'application.