10. Administración y configuración

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para el administrador de la aplicación que instala y gestiona Prozence en su empresa. Explica cómo subir el plugin a WordPress, el asistente de configuración, el panel Admin dentro de la aplicación, cómo se añade y se da de baja a los empleados, la aprobación de cambios de perfil, los anuncios y los permisos.

La administración se hace en dos sitios. Las tareas del día a día (aprobaciones, anuncios, permisos, ajustes de la empresa, lista de empleados, la mayoría de las integraciones) están en la sección Admin dentro de la aplicación. La configuración, la licencia, el registro de la aplicación de Microsoft, el certificado de Wallet y el detalle de los registros de empleados están en el panel de administración de WordPress (menú Prozence Workplace). Para las conexiones con servicios externos (Google, Microsoft, CRM, Teams, API, notificaciones móviles), consulta 13. Integraciones.

Este capítulo es para Prozence Workplace 0.99.45 y versiones posteriores.

Para quién: Admin, Auditor, admins de módulo, administrador de WordPress

En este capítulo

• Subir y activar el plugin en WordPress
• Asistente de configuración
• Comprobar la configuración y el estado del sistema
• Asignar un administrador de Prozence (WordPress)
• Panel Admin y grupos de secciones
• Qué hay en la sección General
• Activar módulos y datos de ejemplo
• Lista de empleados y alta de un empleado nuevo
• Añadir un empleado
• Editar los datos de un empleado
• Asignar departamento y responsable
• Dar de baja a un empleado que se va
• Reglas y aprobación de los cambios de perfil
• Enviar un anuncio al equipo
• Las tres capas de permisos
• Permisos y qué puede hacer cada uno (tabla resumen)
• Quién ve qué
• Rol en la aplicación y permisos por tarea
• Roles de módulo (tabla de permisos)
• Dar permisos desde la pestaña de un módulo (admin del módulo)
• Pantalla de inicio y botón de acceso directo en el móvil
• Recordatorio para quienes no han entrado en la aplicación
• Activar la traducción de contenidos (inteligencia artificial)
• Activar Preguntar a la wiki (inteligencia artificial)
• Mantener la guía de usuario al día en la Wiki
• Empleados sin correo de empresa: métodos de acceso e invitación
• Pantallas de administración de WordPress

Subir y activar el plugin en WordPress

Para quién: Administrador de WordPress · Dónde: WordPress → Plugins → Añadir nuevo · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: Prozence es un plugin que se instala en el propio sitio WordPress de tu empresa. Los datos quedan en tu servidor y en tu base de datos.

Antes de empezar:

• Necesitas WordPress 6.4 o superior y PHP 8.1 o superior.
• El sitio debe abrirse por HTTPS. El inicio de sesión con Google, las notificaciones en el móvil y añadir la aplicación a la pantalla de inicio del teléfono requieren HTTPS.
• Guarda en tu ordenador el paquete de instalación que te han entregado (prozon-kartvizit-<sürüm>.zip). No descomprimas el paquete; WordPress descomprime el ZIP por sí mismo.

Las pantallas propias de WordPress se muestran en el idioma de tu sitio. A continuación, los nombres de los botones se escriben como en WordPress en español; el equivalente de WordPress en turco va entre paréntesis.

1. Entra en el panel de administración de WordPress con tu cuenta de administrador.
2. En el menú de la izquierda, haz clic en Plugins → Añadir nuevo (en turco: menú Eklentiler).
3. Haz clic en el botón Subir plugin de la parte superior (en turco: Eklenti yükle).
4. Con Seleccionar archivo, elige el archivo ZIP y haz clic en Instalar ahora (en turco: Şimdi kur).
5. Cuando termine la instalación, haz clic en Activar plugin (en turco: Eklentiyi etkinleştir). El plugin aparece en la lista con el nombre Prozence Workplace y Prozence Workplace se añade al menú de la izquierda.
6. En la primera activación se abre el asistente de configuración.
7. Abre Ajustes → Enlaces permanentes (en turco: Ayarlar → Kalıcı bağlantılar). Si no hay seleccionada una estructura como Nombre de la entrada (en turco: Yazı adı), selecciónala y haz clic en Guardar cambios (en turco: Değişiklikleri kaydet). Las direcciones de la tarjeta de visita y de la aplicación (/kartvizit/…) dependen de esto.

Consejo: Para pasar a una versión nueva, sube el nuevo archivo ZIP con los mismos pasos. WordPress avisa de que el mismo plugin ya está instalado y propone sustituir la versión instalada por la subida (Reemplazar actual con la subida). Los ajustes y los datos se conservan.

Importante:

• El paquete de instalación (ZIP) es solo para subirlo a WordPress. No modifiques a mano los archivos que contiene.
• En un sitio en producción, haz una copia de seguridad del sitio antes de actualizar.

Asistente de configuración

Para quién: Administrador de WordPress · Dónde: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum sihirbazı («asistente de configuración») · Versión: 0.34.0

Para qué sirve: Configura en cinco pasos los datos de la empresa, el aspecto, el acceso de los empleados y los primeros empleados. Si lo dejas a medias, después continúa desde el paso en que lo dejaste.

1. En el paso Şirket («empresa»), rellena estos campos y haz clic en Kaydet ve devam et («guardar y continuar»):
   • Şirketin tam adı * («nombre completo de la empresa») (obligatorio);
   • Kısa ad («nombre corto») (aparece en la parte inferior de la tarjeta y en los correos; si está vacío, se usa el nombre completo);
   • Web sitesi («sitio web»);
   • Santral telefonu («teléfono de la centralita») (aparece en la tarjeta como «Teléfono»; se le añade la extensión del empleado);
   • E-posta gönderen adı («nombre del remitente de los correos») (aparece como remitente en los correos con código de acceso y en los de notificación);
   • Logo: con Logo seç («elegir logotipo»), elige un PNG, JPEG o WebP apaisado que se lea bien sobre fondo blanco. No se puede usar SVG.
2. En el paso Görünüm («aspecto»), elige una paleta de colores (Petrol, Lacivert, Zümrüt, Bordo, Mor, Turuncu, Grafit: petróleo, azul marino, esmeralda, burdeos, morado, naranja, grafito) o elige Kendi renklerim («mis propios colores») y escribe los códigos de color (#RRGGBB) de Vurgu («acento») y Koyu («oscuro»). En Tema («tema»), elige Klasik («clásico»), Kapak («portada»), Koyu o Sade («sencillo»). Haz clic en Kaydet ve devam et.
3. En el paso Çalışan girişi («acceso de empleados»), escribe en el cuadro İzinli e-posta alan adları * («dominios de correo permitidos») los dominios de correo de tu empresa, separados por comas (p. ej. ornek.invalid). Solo las direcciones de estos dominios pueden entrar en la aplicación. La lista Giriş yolları («métodos de acceso») muestra que el acceso con código por correo está listo y el estado del acceso con Google y con Microsoft. Haz clic en Kaydet ve devam et.
4. En el paso Çalışanlar («empleados»), añade a los empleados:
   • escribe Ad soyad («nombre y apellidos»), Şirket e-postası («correo de empresa») y Unvan («cargo») en las filas de la tabla; o bien
   • pega Ad Soyad; e-posta; unvan (nombre y apellidos; correo; cargo) en el cuadro ya da listeyi yapıştırın («o pega la lista»), una persona por línea (también puedes copiar desde Excel; hasta 50 personas).
   • Si prefieres revisar primero los datos, desmarca la casilla Kartvizitleri hemen yayına al («publicar las tarjetas de visita ahora»); las personas se añaden como borrador.
   • Haz clic en Ekle ve devam et («añadir y continuar»). Para omitir este paso, usa Şimdilik atla («omitir por ahora»).
5. En el paso Bitti («terminado») ves el estado de los pasos obligatorios y lo que falta. El enlace Ayarla («configurar») junto a cada elemento que falta abre la pantalla correspondiente. Haz clic en Sihirbazı bitir («terminar el asistente»).

Consejo: Si usas Google Workspace o Microsoft 365, es más fácil importar a los empleados desde el directorio que escribirlos a mano (consulta 13. Integraciones).

Importante: Para volver atrás, usa ← Geri («← atrás»). El botón de retroceso del navegador no guarda el formulario.

Comprobar la configuración y el estado del sistema

Para quién: Administrador de WordPress · Dónde: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum («configuración») · Versión: 0.25.0

Para qué sirve: Muestra en una sola lista lo que falta en la configuración. Esta pantalla no cambia ningún ajuste por sí sola. Cuando el plugin se activa por primera vez y falta algún paso obligatorio, WordPress te lleva a esta pantalla (o al asistente, si el asistente de configuración no está terminado). Mientras falte un paso obligatorio, en la parte superior de las pantallas de Prozence en WordPress aparece el aviso «Prozence kurulumu tamamlanmadı: N zorunlu adım eksik.» («La configuración de Prozence no está completa: faltan N pasos obligatorios.»).

Antes de empezar: Solo abre esta pantalla un usuario con permiso de Prozence en WordPress (consulta Asignar un administrador de Prozence (WordPress)).

1. Abre la pantalla Kurulum. Arriba aparecen un contador como Zorunlu adımlar: 5 / 9 («pasos obligatorios: 5 / 9») y una barra de progreso. Si no terminaste el asistente de configuración, el botón de arriba es Kurulum sihirbazıyla başla («empezar con el asistente de configuración»); si lo terminaste, es Kurulum sihirbazını yeniden aç («volver a abrir el asistente de configuración»).
2. Mira el icono a la izquierda de cada fila: ✓ verde Tamam («correcto»), ! naranja Dikkat («atención»), ✕ rojo Eksik («falta»), – gris Kullanılmıyor («no se usa»; la conexión opcional no está configurada).
3. Completa de arriba abajo los nueve pasos de la lista Zorunlu («obligatorio»). Haz clic en Ayarla junto a un paso que falte; se abre la pantalla correspondiente.
4. En las filas que tienen un botón Dene («probar») (3. Kalıcı bağlantılar («enlaces permanentes»), 8. E-posta gönderimi («envío de correo»), las conexiones ya configuradas, Sayfa önbelleği («caché de página»)), haz clic en Dene. El resultado queda debajo de la fila como «Son deneme (tarih saat): …» («última prueba (fecha hora): …»). Si la última prueba falló, la fila se pone en rojo.
5. En la lista İsteğe bağlı bağlantılar («conexiones opcionales»), comprueba el estado de las conexiones que usas (segunda tabla de abajo).
6. Sigue la lista Çalışanlara açılış («apertura a los empleados») de la parte inferior: primero entra con tu propio registro y comprueba el Tablón, tu tarjeta y tu firma; en la pantalla de Tablón y calendario, introduce los enlaces de la empresa, la visión y los objetivos; después comunica a los empleados la dirección única (…/kartvizit/).

Pasos obligatorios (en orden):

İsteğe bağlı bağlantılar (solo se listan las conexiones ya configuradas o cuya configuración se ha iniciado):

Consejo: El estado de la mayoría de estas mismas conexiones también se ve en la aplicación, en la pestaña Admin → Integraciones → Estado (0.99.13; consulta 13. Integraciones). Un Admin sin cuenta de WordPress las sigue desde allí.

Importante: No hagas el anuncio a los empleados antes de completar los pasos obligatorios. Si falta E-posta gönderimi, en especial, los códigos de acceso pueden acabar en la carpeta de spam.

Asignar un administrador de Prozence (WordPress)

Para quién: Administrador de WordPress · Dónde: WordPress → Prozence Workplace → Yetkiler («permisos») · Versión: 0.4.2 (niveles 0.5.2)

Para qué sirve: Las pantallas de administración de Prozence en WordPress solo las ven los usuarios a quienes se da permiso aquí. Ser administrador de WordPress no basta por sí solo.

1. Abre la pantalla Yetkiler.
2. En la sección Yeni yetkili ekle («añadir un nuevo autorizado»), elige a la persona en la lista — WordPress kullanıcısı seçin — («— elige un usuario de WordPress —»).
3. Elige el nivel de permiso:
   • Admin: todo, incluidos personas, firmas, banners, lectura de tarjetas, tarjetas recogidas, Wallet, envío de notificaciones y permisos;
   • Auditor: solo ve los informes de Uso y de Notificaciones y no puede cambiar nada.
4. Haz clic en Yetkili ekle («añadir autorizado»). Puedes cambiar el nivel más tarde en la tabla Yetkililer («autorizados») y hacer clic en Guardar cambios.

Consejo: La persona que gestione la aplicación no necesita tener una cuenta de WordPress. Puedes dar a un empleado el rol Admin desde dentro de la aplicación (consulta Rol en la aplicación y permisos por tarea).

Importante: No puedes cambiar tu propio permiso. Así se evita que un administrador se bloquee por error.

Panel Admin y grupos de secciones

Para quién: Administrador de la aplicación, admins de módulo · Dónde: en el ordenador, Admin en el menú de la izquierda; en el teléfono, Perfil → Admin · Versión: 0.6.3 (menú agrupado 0.92.3; hasta 0.99.3 se llamaba Dirección; Empleados se añadió en 0.99.7, Integraciones en 0.99.13, Compras en 0.99.22 y las subpestañas de Servicios en 0.99.23)

Para qué sirve: Los ajustes de la empresa, las personas y los permisos, la firma de correo y los ajustes de los módulos están en una sola pantalla. Las secciones se agrupan en cuatro grupos. La sección Admin solo la ve quien tiene permiso: un Admin ve todas las secciones; un Auditor ve solo, en modo de solo lectura, las secciones General, Integraciones (Estado), Empleados y Firma de correo (Analítica); los admins de módulo ven solo las pestañas de sus propios módulos (consulta más abajo Quién ve qué (menú Admin)).

En el ordenador:

1. Haz clic en Admin en el menú de la izquierda.
2. A la izquierda de la pantalla Admin aparece un menú vertical agrupado. Haz clic en una sección; su contenido se abre a la derecha. También puedes moverte entre secciones con las teclas ↑ ↓ del teclado.

En el teléfono:

1. Toca Perfil en el menú inferior y, después, la franja Admin de la parte superior.
2. Toca el botón Sección: General ▾ de la parte superior. Se abre la lista de secciones agrupada.
3. Toca una sección. La lista se cierra y el botón muestra el nombre de la sección que elegiste.

Cada pestaña de módulo tiene dos secciones: Ajustes de … y Permisos (consulta Dar permisos desde la pestaña de un módulo (admin del módulo)). Los recuadros de las pantallas de usuario no tienen botón Ajustes.

Aparte del menú Admin, para los responsables operativos hay pantallas de trabajo en el menú principal de la izquierda: Recepción (responsables operativos de visitantes, 0.99.24), Correspondencia (responsables operativos de correspondencia, 0.99.28), Activos (responsables de activos y observadores, 0.99.42) y los Informes, abiertos a todos (0.98.0).

Quién ve qué (menú Admin):

• Quien tiene el rol Admin ve todas las secciones.
• Quien tiene el rol Auditor ve solo General (resumen y analítica), Integraciones (solo la pestaña Estado, de solo lectura), Empleados (lista) y Firma de correo (pestaña Analítica); no puede cambiar nada.
• Los admins de módulo ven solo las pestañas de sus propios módulos. Por ejemplo, el responsable de servicios ve Servicios, el admin del módulo de jornada ve Jornada y el admin del módulo de ausencias ve Ausencia.
• Un grupo en el que la persona no puede ver ninguna sección no aparece en el menú; quien no tiene ninguna sección no tiene el menú Admin.
• Para el resumen completo de los roles, consulta Quién ve qué.

Consejo: La antigua sección Banners se ha eliminado. Los banners ahora están en la pestaña Firma de correo → Contenido.

Qué hay en la sección General

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General · Versión: 0.6.3

La sección General contiene, de arriba abajo, estos recuadros:

Consejo: La analítica de la firma de correo y la prueba de banners están en la pestaña Admin → Firma de correo → Analítica. El botón Abrir que hay debajo del recuadro Analítica de General lleva allí.

Activar módulos y datos de ejemplo

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General → Módulos y datos de ejemplo · Versión: 0.73.0 (selección de módulos 0.74.0; Gastos y anticipos 0.96.2; Mis nóminas 0.97.0)

Para qué sirve: Activa de una sola vez los módulos que elijas y añade a cada uno unos cuantos registros de demostración con el título «[Ejemplo]». Así ves cómo se ven los módulos antes de abrirlos a los empleados.

1. En la lista Módulos en los que cargar datos de ejemplo, marca los módulos que quieras activar. Junto a los que ya están activados aparece (activado); para un módulo activado no se cargan registros de ejemplo («El módulo ya está activado. No se cargan registros de ejemplo para este módulo.»). Esta lista no desactiva módulos.
2. Haz clic en Activar los módulos elegidos y cargar datos de ejemplo. La página se recarga; en el recuadro aparece el número de registros de ejemplo.
3. Cuando termines tus pruebas, haz clic en Eliminar datos de ejemplo y confirma con Sí, eliminar. Solo se eliminan los registros «[Ejemplo]».

Importante:

• Durante este proceso no se envía ninguna notificación, correo ni mensaje de chat a nadie; los registros se crean a tu nombre.
• La lista contiene todos los módulos que se pueden activar y desactivar: Solicitudes, Correspondencia, Reservas, Visitantes, Pulso, Satisfacción del cliente, Incorporación, Wiki, Aviso de seguridad, Control horario, Activos / inventario, Solicitudes de ausencia, Mis nóminas, Gastos y anticipos y Compras (añadido en 0.99.22). Si eliges Gastos, se añade a tu nombre un gasto en borrador [Ejemplo] Comida con cliente; como es un borrador, no pasa a aprobación. Si eliges Mis nóminas, se añade a tu nombre una nómina ficticia del mes pasado (espera la notificación oficial; no se envía notificación a nadie). El directorio de clientes es el producto principal y no aparece en esta lista (Admin → Directorio de clientes).
• Los números de registros de ejemplo se indican con el nombre del módulo (p. ej. «Activos 2 · Ausencia 1 · Gasto 1»).
• Pulso y Satisfacción del cliente no están seleccionados de forma predeterminada. Al activar Pulso, la primera encuesta llega a todos los empleados cuando llega su hora. Al activar Satisfacción del cliente, se añade una línea de encuesta a las firmas de correo.

Lista de empleados y alta de un empleado nuevo

Para quién: Admin (añade), Auditor (solo ve) · Dónde: Admin → Personas → Empleados · Versión: 0.99.7 (origen SCIM añadido en 0.99.46)

Para qué sirve: Ves en una sola lista todos los registros de empleados y de dónde viene cada uno: si procede del directorio de Google Workspace o de Microsoft 365, si llegó por SCIM (Entra ID / Okta), si se añadió a mano o si llegó por una importación masiva. Añades desde aquí, sin entrar en WordPress, a los empleados que no tienen cuenta en el directorio (campo, producción, tiendas, almacén).

Leer la lista:

1. En Admin, haz clic en Empleados, dentro del grupo Personas del menú de la izquierda.
2. Arriba aparecen los recuentos por origen: Google Workspace o Microsoft 365, SCIM, Añadido a mano, Importación masiva (el origen con recuento 0 no aparece). Al hacer clic en un recuento, la lista se filtra por ese origen; al volver a hacer clic, se quita el filtro.
3. Debajo se indican la hora de la última comparación con el directorio y el número de direcciones del directorio.
4. Escribe en el cuadro de búsqueda un nombre, cargo, departamento o correo. En los cuadros de al lado, elige el origen y el estado (Publicados y borradores, Publicado, Borrador, Se fue, Todas).
5. En cada fila aparecen el nombre y el cargo, el departamento, el correo de empresa, Métodos de acceso (Correo de empresa, Correo personal, SMS), la insignia de origen y el estado. A quien no tiene método de acceso le aparece en rojo Sin método de acceso.
6. Para llevar la lista a Excel, haz clic en Descargar CSV.

Cómo se determina el origen:

• Google Workspace / Microsoft 365: el correo de empresa de la persona se encontró en el directorio en la última comparación (incluidos los alias; no cuentan las cuentas suspendidas ni archivadas) o el registro se creó como «empleado nuevo» en la sincronización del directorio.
• SCIM: el empleado llegó por SCIM desde Entra ID u Okta (0.99.37; en los registros antiguos, también quien tiene un identificador externo SCIM). SCIM va antes que la comparación con el directorio: aunque la persona esté en el directorio, aparece con la insignia SCIM.
• Importación masiva: el registro llegó con el paso Çalışanlar del asistente de configuración y no está en el directorio.
• Añadido a mano: el registro se añadió a mano desde esta pantalla o en WordPress.
• Si la sincronización está configurada, el Admin vuelve a leer el directorio con el botón Comparar con el directorio. Esta operación no modifica ningún registro; solo actualiza las insignias de origen. Para configurar la sincronización, consulta 13. Integraciones.

Añadir un empleado nuevo (Admin):

1. Haz clic en + Añadir empleado. En lugar de la lista se abre el formulario Añadir empleado; para volver a la lista, haz clic en ‹ Volver a la lista.
2. Escribe el nombre y los apellidos del empleado en el cuadro Nombre y apellidos.
3. Rellena al menos uno de estos para el acceso:
   • Correo de empresa (si tiene): debe terminar en uno de los dominios permitidos (se indican debajo);
   • Correo personal (para acceder);
   • Móvil (acceso por SMS).
4. Si quieres, rellena Cargo, Departamento, Responsable, Fecha de alta y N.º de empleado.
5. Si quieres que la persona aparezca enseguida en el directorio y pueda entrar, deja marcada la casilla Publicar ya; si la desmarcas, el registro queda como borrador.
6. Haz clic en Añadir empleado. En el recuadro verde aparece el nombre de la persona; la persona entra en la lista con la insignia Añadido a mano.
7. Si no tiene correo de empresa, da una invitación con enlace o QR desde Abrir métodos de acceso, en el recuadro verde (consulta Empleados sin correo de empresa: métodos de acceso e invitación).

Consejo: El correo personal y el teléfono de acceso se usan solo para el código de acceso; no aparecen en la tarjeta de visita, en la firma ni en el directorio. El móvil de la tarjeta, la foto y los demás datos de la tarjeta se rellenan después desde el registro de WordPress o desde el propio perfil de la persona. Las filas de la lista no se editan; la lista muestra como máximo 3.000 registros.

Errores frecuentes y avisos:

Importante:

• Si el mismo correo de empresa o el mismo teléfono de acceso ya están en otro registro, la persona no se añade y aparece un aviso.
• El departamento se elige de la lista; añade primero el departamento nuevo en la sección Departamentos y organización.
• El Auditor ve la lista pero no puede añadir; los botones + Añadir empleado y Comparar con el directorio solo aparecen para el Admin.

Añadir un empleado

Para quién: Administrador de la aplicación (con permiso de Prozence en WordPress) · Dónde: WordPress → Prozence Workplace → Yeni ekip üyesi («nuevo miembro del equipo») · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: Abre al nuevo empleado la tarjeta de visita, la firma de correo y el acceso a la aplicación. La persona entra en la aplicación con la dirección de correo de su registro.

Antes de empezar: A un empleado que no tiene cuenta en el directorio también puedes añadirlo desde la aplicación, sin entrar en WordPress (consulta Lista de empleados y alta de un empleado nuevo). Para añadir a muchas personas a la vez, usa el paso Çalışanlar del asistente de configuración o la sincronización del directorio (consulta 13. Integraciones).

1. Haz clic en Yeni ekip üyesi. (También hay un botón Yeni ekip üyesi encima de la pantalla Ekip («equipo»), con la lista de empleados.)
2. En el cuadro Ad Soyad («nombre y apellidos») de la parte superior, escribe el nombre del empleado.
3. Rellena el recuadro Kartvizit bilgileri («datos de la tarjeta de visita»):
   • Unvan («cargo») y, si quieres, Unvan (İngilizce) («cargo (en inglés)»);
   • E-posta («correo») (obligatorio; es el correo de empresa y con esta dirección se entra en la aplicación);
   • Cep telefonu («teléfono móvil»), Santral dahili («extensión de la centralita»);
   • Kişisel WhatsApp («WhatsApp personal»), Kurumsal WhatsApp («WhatsApp corporativo»), LinkedIn adresi («dirección de LinkedIn»), Toplantı planlama bağlantısı («enlace para programar reuniones») (si está vacío, no se muestra en la tarjeta);
   • Kartta görünecek ofisler («oficinas que aparecerán en la tarjeta») (las direcciones vienen de la pantalla Şirket ve bannerlar).
4. En el recuadro Fotoğraf («foto») de la derecha, elige una foto. Una foto cuadrada y con la cara centrada da el mejor resultado.
5. Si quieres, en el recuadro Takvim («calendario») introduce la İşe giriş tarihi («fecha de alta») y el Doğum günü (yılsız) («cumpleaños (sin año)»).
6. Haz clic en Publicar (en WordPress en turco: Yayımla). Después de guardar, en el recuadro Kart ve araçlar («tarjeta y herramientas») de la derecha aparecen el enlace de la tarjeta y el QR.

Consejo: Si no quieres publicar el registro enseguida, usa Guardar borrador (en turco: Taslak olarak kaydet). La tarjeta de una persona en borrador no se abre; la persona no puede entrar en la aplicación, porque el acceso solo coincide con los registros publicados.

Importante: La dirección de correo debe terminar en uno de los dominios permitidos que definiste en el asistente de configuración; si no, el empleado no puede iniciar sesión.

Editar los datos de un empleado

Para quién: Administrador de la aplicación (con permiso de Prozence en WordPress) · Dónde: WordPress → Prozence Workplace → Ekip («equipo») · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: Actualizas los datos que el propio empleado no puede cambiar, como el nombre, el cargo, el correo, la extensión y la oficina.

1. Abre la pantalla Ekip. En la lista aparecen el cargo y el correo de cada empleado y los enlaces Kart · Araçlar · vCard («tarjeta · herramientas · vCard»).
2. Para buscar, escribe un nombre en el cuadro de arriba a la derecha y haz clic en Ekipte ara («buscar en el equipo»).
3. Haz clic en el nombre del empleado. Se abre la pantalla de edición.
4. Corrige los campos que quieras cambiar. Recuadros adicionales:
   • E-posta imzası: şablon («firma de correo: plantilla»): muestra la plantilla de firma que se aplica a la persona y el motivo; las asignaciones de plantillas se hacen en la aplicación;
   • E-posta imzası: sosyal medya («firma de correo: redes sociales») y E-posta imzası: ofis dışı notu («firma de correo: nota de ausencia»);
   • Görev geçmişi («historial de puestos») (+ Yeni görev («+ nuevo puesto»)): cambios de cargo y de departamento;
   • Hakkında (profil yazısı) («acerca de (texto del perfil)»);
   • Kartta önerilen kişiler («personas sugeridas en la tarjeta»).
5. Haz clic en Actualizar (en turco: Güncelle). La tarjeta y la firma se actualizan al instante.

Consejo: Al guardar, el empleado cuya firma cambia puede recibir una notificación de «tu firma se ha actualizado» (consulta 02. Firma de correo).

Importante: El departamento y el responsable del empleado no se cambian en esta pantalla, sino en la sección Departamentos y organización de la aplicación (consulta Asignar departamento y responsable).

Asignar departamento y responsable

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → Departamentos y organización · Versión: 0.59.0

Para qué sirve: Los departamentos van al organigrama, a los destinatarios de anuncios y a las unidades del Tablón. El responsable de cada empleado determina el organigrama y la aprobación de ausencias.

1. En el recuadro Departamentos, edita los nombres de los departamentos. Escribe los departamentos nuevos en el cuadro Nuevos departamentos (uno por línea).
2. Haz clic en Guardar departamentos.
3. En el recuadro Organización, la fila de cada empleado tiene dos listas:
   • en la primera, el responsable del empleado (para la persona de más arriba, — Sin responsable (nivel superior) —);
   • en la segunda, su departamento.
4. Cuando cambias una selección, se guarda al instante; no hay un botón de guardar aparte.
5. Para encontrar lo que falta, elige Sin responsable o Sin departamento en el filtro de la derecha.

Importante:

• No se puede eliminar un departamento que tiene empleados. Si cambias el nombre de un departamento, los empleados y los elementos compartidos pasan al nombre nuevo.
• No puedes colocar a una persona bajo alguien de su propio equipo (no se admiten ciclos).

Dar de baja a un empleado que se va

Para quién: Administrador de la aplicación (con permiso de Prozence en WordPress) · Dónde: WordPress → Ekip → empleado → recuadro Ayrılış («baja») · Versión: 0.5.0

Para qué sirve: La tarjeta del empleado que se va no se cierra; al escanear el QR impreso o el enlace antiguo, se abre la página «ya no está con nosotros; para estos asuntos puedes ponerte en contacto con …» y la tarjeta de la persona que lo sustituye.

1. En la pantalla Ekip, haz clic en el nombre del empleado.
2. En el recuadro Ayrılış de la derecha, marca la casilla Şirketten ayrıldı («dejó la empresa»).
3. Elige la Ayrılış tarihi («fecha de baja»).
4. Elige un empleado en la lista Yerine bakan kişi («persona que lo sustituye»). Si no eliges a nadie, se muestran los — Şirketin genel iletişim bilgileri — («— datos de contacto generales de la empresa —»).
5. Si quieres, escribe una Kartta görünecek not (isteğe bağlı) («nota que aparecerá en la tarjeta (opcional)») (p. ej. «Asuntos de ofertas y contratos»).
6. Si quieres que las tarjetas de visita que escaneó pasen a quien lo sustituye, deja marcada la casilla Taradığı kartvizitleri yerine bakana devret («traspasar a quien lo sustituye las tarjetas de visita que escaneó»).
7. Haz clic en Actualizar (en turco: Güncelle).

Al guardar:

• la tarjeta deja de estar publicada y la persona sale de la firma de correo y de las listas de correo;
• el enlace de la aplicación de la persona deja de ser válido y se cierran sus sesiones abiertas;
• su tarjeta en Wallet deja de ser válida (consulta 13. Integraciones).

Consejo: Si la sincronización del directorio está activada, los empleados suspendidos en Google o en Microsoft se proponen en la lista Posibles bajas (consulta 13. Integraciones).

Importante: Si lo marcaste por error, desmarca la casilla Şirketten ayrıldı y haz clic en Actualizar. Los datos de baja se borran, pero la tarjeta no vuelve a publicarse sola; publica de nuevo el registro con Publicar.

Reglas y aprobación de los cambios de perfil

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General → Cambios de perfil pendientes de aprobación (reglas: WordPress → Kişisel alan («espacio personal»)) · Versión: 0.6.0

Para qué sirve: Los empleados cambian desde Mi perfil datos como la foto y el móvil. Tú decides qué campo requiere aprobación.

Definir las reglas:

1. En WordPress, abre la pantalla Prozence Workplace → Kişisel alan.
2. En la sección Profilim: kim neyi değiştirebilir («Mi perfil: quién puede cambiar qué»), elige una opción para Fotoğraf, Cep telefonu, Kişisel WhatsApp, LinkedIn adresi y Toplantı planlama bağlantısı:
   • Kilitli (yalnız yönetici) («bloqueado (solo el administrador)»): el empleado no puede cambiarlo;
   • Yönetici onayıyla («con aprobación del administrador»): el cambio se aplica a la tarjeta tras la aprobación;
   • Doğrudan («directo»): se aplica al instante al guardar.
3. Haz clic en Ayarları kaydet («guardar ajustes»).

Aprobar o rechazar:

1. Cuando un empleado cambia un campo sujeto a aprobación, a los usuarios con permiso de Admin de Prozence en WordPress les llega el correo «… tiene un cambio de perfil pendiente de aprobación» (a quienes solo tienen el rol Admin en la aplicación no se les envía correo). Aumenta el número Pendiente de aprobación de la sección General.
2. Abre el recuadro Admin → General → Cambios de perfil pendientes de aprobación. En cada solicitud se ven el valor antiguo y el nuevo (p. ej. «Cep telefonu: eski → yeni» («teléfono móvil: antiguo → nuevo»)).
3. Haz clic en Aprobar. El cambio se aplica a la tarjeta al instante.
4. Si no lo aceptas, haz clic en Rechazar. En el cuadro que se abre puedes escribir un motivo si quieres (se comunica a la persona; puede quedar vacío).

El resultado se comunica al empleado por correo y por notificación en el teléfono. Mientras espera la aprobación, el empleado puede retirar él mismo su solicitud (consulta 00. Primeros pasos).

Consejo: También puedes aprobar las mismas solicitudes en la sección Bekleyen profil değişiklikleri («cambios de perfil pendientes»), en la parte superior de la pantalla Kişisel alan de WordPress.

Importante: El nombre, el cargo, el correo, la extensión y la oficina solo los cambia el administrador; el empleado los ve en Mi perfil en modo de solo lectura.

Enviar un anuncio al equipo

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General → Anuncio al equipo · Versión: 0.6.3 (pantalla de WordPress 0.5.2)

Para qué sirve: Envía un anuncio breve a todos los empleados o a quienes tienen las notificaciones activadas, por notificación en el teléfono y por correo.

1. En el recuadro Anuncio al equipo, escribe el Título (máximo 80 caracteres) y el Mensaje.
2. Si quieres, escribe una dirección en el cuadro Enlace (opcional).
3. En la sección Canal y destinatarios, elige los canales: Notificación en el teléfono y/o Correo electrónico.
4. Elige los destinatarios: Todos los empleados o Solo quienes tienen las notificaciones activadas.
5. Haz clic en Enviar y acepta la pregunta de confirmación. En la parte inferior de la pantalla se indica a cuántas personas, a cuántos dispositivos y a cuántos correos se ha enviado.

Lo enviado se lista en el recuadro Últimos anuncios y enlaces.

Mensaje a personas elegidas (WordPress):

1. En WordPress, abre la pantalla Prozence Workplace → Bildirimler («notificaciones»).
2. En la tabla Kimler bildirim alabiliyor? («¿quién puede recibir notificaciones?»), marca a las personas.
3. En la sección Duyuru / özel mesaj gönder («enviar anuncio / mensaje personalizado»), elige para Kime («para») la opción Yukarıda seçilen kişiler («las personas elegidas arriba»). Otras opciones: Tüm ekip («todo el equipo»), Yalnız bildirimi açanlar («solo quienes han activado las notificaciones»), Uygulamayı kurup bildirimi açmayanlar («quienes han instalado la aplicación pero no han activado las notificaciones»).
4. Escribe el Başlık («título»), el Mesaj («mensaje») y, si quieres, el Bağlantı («enlace»), elige el Kanal («canal») y haz clic en Gönder («enviar»).

Consejo: Para publicar un anuncio permanente en la Agenda de la empresa del Tablón, usa Tablón → Agenda de la empresa → + Nuevo anuncio (consulta 06. Tablón e intranet). Para que otros empleados puedan publicar anuncios, dales el permiso de anuncios (consulta Rol en la aplicación y permisos por tarea).

Importante: Un anuncio enviado no se puede deshacer. En la notificación del teléfono se ven los primeros 240 caracteres del mensaje; en el correo va completo.

Las tres capas de permisos

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Personas → Personas y permisos · Versión: 0.99.3

Para qué sirve: En Prozence, quién puede hacer qué se determina en tres capas. Cada capa se asigna en un lugar distinto.

Nombres antiguos: el rol de aplicación Responsable (en turco, Yönetici) ahora es Admin y Visualización (Görüntüleme) ahora es Auditor; el rol de módulo Gestor del módulo (Modül yöneticisi) ahora es Admin del módulo y İşlem sorumlusu ahora es Responsable operativo (İşlem yetkilisi). Las asignaciones se han trasladado tal cual; no hace falta volver a asignarlas.

Páginas:

• Mi espacio: las tareas personales de cada persona (solicitar ausencia, añadir gasto, mis solicitudes…).
• Admin: ajustes y permisos. Los recuadros de las pantallas de usuario no tienen botón Ajustes.
• Panel de WordPress: configuración y tareas técnicas (licencia, claves de integración, KVKK, sincronización).

Consejo: Asigna a los responsables de un módulo (RR. HH., contabilidad, equipo de seguridad, recepción…) como Responsable operativo de ese módulo; las notificaciones les llegan a ellos. Cada empleado ve sus propios roles y de dónde vienen en Perfil → Mi perfil → Mis permisos (0.99.9; consulta 00. Primeros pasos).

Permisos y qué puede hacer cada uno (tabla resumen)

Para quién: Admin, admins de módulo, RR. HH. · Dónde: Admin → Personas → Personas y permisos; Admin → Módulos → módulo → Permisos · Versión: 0.99.3 (Mis permisos 0.99.9; actualizado en 0.99.45)

Para qué sirve: Antes de dar un permiso a una persona, ves en una sola tabla qué abre ese permiso. Los permisos se acumulan: una persona puede tener varias filas (p. ej. responsable de unidad y, además, Observador en el módulo de Ausencia).

Consejo: Para ver todos los roles de una persona en una sola lista, abre Permisos por módulo → Por persona. La propia persona ve sus roles en Mi perfil → Mis permisos.

Importante:

• Da el rol de Admin solo a las personas que realmente vayan a gestionar toda la empresa. Las claves de API y los ajustes de integración están abiertos al Admin.
• Si a quien creó una clave de API se le quita el rol de Admin o la persona se va, esa clave deja de funcionar (consulta 13. Integraciones).

Quién ve qué

Para quién: Admin, Auditor · Dónde: en el ordenador, el menú de la izquierda y Admin; en el teléfono, el menú inferior y Perfil → Admin · Versión: 0.99.3 (actualizado en 0.99.45)

Para qué sirve: Resume qué pantalla ve cada persona y quién puede hacer cambios en ella. En el menú solo aparecen las pantallas que la persona puede abrir.

Ejemplo (empresa de prueba): Ayşe Yılmaz (RR. HH.) es admin de los módulos Ausencia, Jornada, Incorporación, Pulso y Wiki; por eso, en el menú Admin ve solo esas cinco pestañas. Selin Aydın (Auditor) ve solo General, Integraciones, Empleados y Firma de correo.

Importante: Si una opción del menú no aparece a una persona, es que no tiene el permiso o que el módulo está desactivado. Comprueba los roles de la persona en la vista Por persona o pidiéndole una captura de su pantalla Mis permisos.

Rol en la aplicación y permisos por tarea

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Personas → Personas y permisos · Versión: 0.54.0

Para qué sirve: Das a los empleados un rol de gestión, el permiso de anuncios y permisos por tarea en la aplicación, sin crearles una cuenta de WordPress.

1. Abre la sección Personas y permisos. Encuentra a la persona con el cuadro Buscar por nombre, cargo o departamento de la parte superior. Para ver solo a quienes tienen permisos, marca Solo personas con permisos.
2. En la fila de la persona, elige el rol de aplicación en la primera lista:
   • Ninguno: empleado normal;
   • Auditor: ve la situación general y la analítica, no puede cambiar nada;
   • Admin: usa la sección Admin, publica anuncios, aprueba cambios de perfil y cambia ajustes.
3. En la segunda lista, elige el permiso de anuncios: Sin anuncios, A su departamento o A toda la empresa.
4. Si hace falta, marca las casillas:
   • Responsable de servicios: gestiona toda la sección Servicios;
   • Responsable de emergencias: inicia y termina el recuento de Estoy a salvo y recibe una notificación inmediata de quienes dicen «Necesito ayuda».
5. Cada cambio se guarda en cuanto lo eliges; en la parte inferior de la pantalla aparece «… : guardado.»

Consejo: Los roles por módulo (p. ej., la aprobación de ausencias por RR. HH. o la de gastos por contabilidad) están en la tabla Permisos por módulo, en la parte inferior de la misma pantalla (consulta Roles de módulo (tabla de permisos)).

Importante: Los usuarios con permiso de Prozence en WordPress son Admin o Auditor automáticamente; su rol no se puede cambiar aquí. Tampoco puedes cambiar tu propio rol; tu lista se ve atenuada.

Roles de módulo (tabla de permisos)

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Personas → Personas y permisos → Permisos por módulo · Versión: 0.74.0 (las filas Compras, Transporte y Comidas y comedor se añadieron en 0.99.22–0.99.27)

Para qué sirve: En cada módulo, determinas en una sola tabla quién cambia los ajustes, quién tramita los registros y quién solo observa.

Cada módulo tiene tres roles:

• Admin del módulo: cambia los ajustes del módulo;
• Responsable operativo: tramita los registros y recibe notificaciones;
• Observador: ve las listas y los informes en modo de solo lectura.

Los admins tienen todos los permisos en todos los módulos.

Asignar por módulo:

1. En el recuadro Permisos por módulo, elige Por módulo.
2. Elige el módulo en la lista Módulo.
3. En el cuadro Añadir persona… de debajo de cada rol, escribe un nombre y elige a la persona de la lista. Para quitarla, haz clic en la × junto al nombre.
4. Para dar un rol a todas las personas de un departamento, usa + Añadir departamento, debajo de Rol por departamento.
5. Haz clic en Guardar.

Asignar por persona:

1. Elige Por persona.
2. Escribe un nombre en el cuadro Buscar y elegir empleado y elige a la persona. Sus roles en todos los módulos aparecen en una sola lista.
3. Elige el rol en la lista que hay junto a cada módulo y haz clic en Guardar.
4. O bien haz clic en uno de los botones de Paquete predefinido: Recursos humanos, Administración, Recepción, Equipo de seguridad, Dirección (solo lectura). El paquete se aplica de inmediato.

Qué significan los roles en los módulos:

Consejo: Junto al nombre de los módulos desactivados aparece (desactivado); puedes dar los roles de antemano. Cada cambio se anota en el registro Últimos cambios, con quién lo hizo y cuándo.

Importante:

• El rol dado a un departamento pasa a todas las personas de ese departamento, pero las notificaciones solo llegan a los responsables operativos elegidos por su nombre.
• El paquete predefinido solo añade o sube roles; no baja un rol superior que la persona ya tenga.

Dar permisos desde la pestaña de un módulo (admin del módulo)

Para quién: Admin del módulo, Admin · Dónde: Admin → Módulos → módulo → Permisos · Versión: 0.99.3

Para qué sirve: El admin del módulo asigna los responsables operativos y los observadores de su propio módulo sin entrar en la pantalla Personas y permisos.

1. En Admin → Módulos, abre la pestaña del módulo (p. ej. Jornada). Arriba están los ajustes del módulo y abajo, la sección Permisos.
2. Escribe un nombre en el cuadro Añadir persona… de debajo de Responsable operativo u Observador y elige a la persona de la lista. Para quitarla, haz clic en la × junto al nombre.
3. Para dar un rol a todas las personas de un departamento, usa + Añadir departamento, debajo de Rol por departamento.
4. Haz clic en Guardar. Aparece «…: permisos guardados».

Importante:

• La fila Admin del módulo se ve en modo de solo lectura para el admin del módulo. El rol de admin del módulo solo lo asigna o lo quita el Admin; nadie puede cambiar su propio permiso.
• Los antiguos selectores de «responsables» de los ajustes del módulo están ocultos en esta pestaña; los responsables se asignan solo desde la sección Permisos. Así no hay registros contradictorios desde dos sitios.
• Las asignaciones de aquí son las mismas de la tabla Personas y permisos → Permisos por módulo; cada cambio se anota en el registro Últimos cambios.

Pantalla de inicio y botón de acceso directo en el móvil

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General → Pantalla de inicio en el móvil y Botón de accesos directos en el móvil · Versión: 0.88.0 (acceso directo 0.92.1, menú 0.93.2)

Para qué sirve: Ajustas para toda la empresa la primera pantalla que ven los empleados al abrir la aplicación en el teléfono y el botón flotante de acceso directo que hay en la parte inferior de cada pantalla.

Pantalla de inicio:

1. En el recuadro Pantalla de inicio en el móvil, elige una opción:
   • Mi tarjeta: el código QR del empleado y los botones para compartir la tarjeta (recomendado para la tarjeta de visita digital);
   • Tablón (Anuncios): los anuncios de la empresa (para un uso centrado en la comunicación interna);
   • Añadir tarjeta: escaneo de tarjetas de visita (para los equipos de ferias y de ventas en campo).
2. Haz clic en Guardar.

Botón de acceso directo:

1. En el recuadro Botón de accesos directos en el móvil, marca o desmarca Mostrar a todos. El cambio se guarda al instante.
2. Al tocar el botón se abren los accesos directos que el empleado puede usar: Escanear tarjeta, Añadir gasto, Iniciar jornada / Terminar jornada, Solicitar ausencia. Cada empleado ve solo los accesos directos de los módulos activados. Si solo hay un acceso directo, el botón lo abre directamente.

Consejo: Los empleados pueden cambiar su propia pantalla de inicio en Mi perfil → Pantalla inicial en el teléfono; la elección personal tiene prioridad sobre el ajuste de la empresa. El botón de acceso directo solo pueden desactivarlo y activarlo ellos para sí mismos si en la empresa está activado Mostrar a todos (consulta 00. Primeros pasos).

Importante: En el ordenador, la pantalla de inicio es siempre el Tablón. El botón de acceso directo solo aparece en el teléfono y en pantallas estrechas.

Recordatorio para quienes no han entrado en la aplicación

Para quién: Administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Empresa → General → Nunca han entrado en la app · Versión: 0.79.0

Para qué sirve: Envía a los empleados que nunca han iniciado sesión un correo que explica el acceso paso a paso.

1. En la parte superior del recuadro aparecen el número de empleados, los que han entrado y los que nunca han entrado. Debajo se ven la lista de quienes nunca han entrado y cuándo se les envió por última vez un recordatorio.
2. Marca a las personas a las que se enviará el recordatorio.
3. Si quieres, escribe una nota en el cuadro Nota breve (opcional).
4. Haz clic en Enviar recordatorio a los seleccionados.

Recordatorio automático:

1. Marca la casilla Recordar automáticamente: los días laborables a las 09:30, a quien aún no haya entrado.
2. Introduce los valores de Días tras crear el registro (1–30) y Máximo por persona (1–5).
3. Haz clic en Guardar ajuste automático.

Importante: A la misma persona no se le envía más de un recordatorio cada 7 días. Quien inicia sesión sale de la lista automáticamente. El recordatorio a un empleado sin correo de empresa va al correo de acceso de su registro (consulta Empleados sin correo de empresa).

Activar la traducción de contenidos (inteligencia artificial)

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Empresa → General → Traducción de contenidos · Versión: 0.99.49

Para qué sirve: En los equipos que trabajan en distintos idiomas, los anuncios, los artículos de la Wiki y las publicaciones de la Plaza del equipo se traducen con inteligencia artificial al idioma de la aplicación del empleado. El mismo contenido se traduce una sola vez a cada idioma y se guarda; a los siguientes lectores se les muestra la traducción guardada. Cuando el contenido cambia, se vuelve a traducir.

1. Primero comprueba que la clave de inteligencia artificial está definida: WordPress → Prozence → Kart tarama («escaneo de tarjetas») → Clave de API de Anthropic (consulta 12. Administración del directorio de clientes). Si no hay clave, el recuadro muestra un aviso y no se puede activar la traducción.
2. En la sección Traducción, elige un modo:
   • Desactivado: sin traducción.
   • Botón «Traducir» en los contenidos: el empleado traduce si quiere.
   • Automático: al empleado cuyo idioma de aplicación no es el turco se le muestra la traducción automáticamente; el empleado que usa turco sigue viendo el botón Traducir en los contenidos en otro idioma.
3. En la sección Qué se traduce, marca las casillas Anuncios, Artículos de la wiki y Publicaciones y comentarios de la Plaza del equipo. Los artículos de la guía de usuario no se traducen; la guía está disponible en los nueve idiomas de la aplicación.
4. En el campo Máx. de traducciones nuevas al día (todo el sitio), introduce un número entre 10 y 5.000. Volver a mostrar una traducción guardada no cuenta. Por persona se hacen como máximo 30 traducciones nuevas por hora.
5. Haz clic en Guardar. Debajo del recuadro aparece el número de traducciones hechas hoy y en total.

Importante: El texto traducido se envía al servicio de inteligencia artificial en el extranjero (Anthropic, EE. UU.); el aviso de privacidad del empleado lo explica. Si publicas anuncios con datos personales, valora mantener la traducción desactivada o quitar los anuncios del alcance, e indícalo en tu aviso informativo de la KVKK (consulta 15. Varias empresas, idioma, KVKK y licencia). Cuando se agota el límite diario, las traducciones nuevas quedan para el día siguiente; las traducciones guardadas se siguen mostrando.

Activar Preguntar a la wiki (inteligencia artificial)

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Empresa → General → Preguntar a la wiki · Versión: 0.99.50

Para qué sirve: Los empleados hacen preguntas a la Wiki en lenguaje natural. La respuesta se prepara solo a partir de los artículos de la Wiki que puede ver quien pregunta (incluida la guía de usuario) y, si quieres, de las políticas de la empresa; las fuentes se muestran con enlace. Los artículos restringidos, los borradores y las políticas que no están dirigidas a la persona no entran en la respuesta.

1. Comprueba que la clave de inteligencia artificial está definida: WordPress → Prozence → Kart tarama («escaneo de tarjetas») → Clave de API de Anthropic. La Wiki también debe estar activada (Admin → Módulos → Wiki). Si falta algo, el recuadro muestra un aviso.
2. Marca la casilla Preguntar a la wiki activado.
3. Si no quieres que las políticas también sean fuente, desmarca Usar también las políticas de la empresa como fuentes.
4. Si quieres, marca la casilla Guardar las preguntas sin respuesta. Las preguntas sin respuesta se guardan 90 días sin registrar quién las hizo y se listan en Informes → Comunicación; así ves los temas que faltan en la Wiki. Al desmarcarla, se borran las preguntas guardadas.
5. En el campo Máximo de respuestas al día (todo el sitio), introduce un número entre 10 y 5.000. Cada persona puede hacer como máximo 20 preguntas por hora. Las preguntas para las que no se encuentra un artículo relacionado no van a la inteligencia artificial y no cuentan para el límite.
6. Haz clic en Guardar. Debajo del recuadro aparece el número de preguntas respondidas hoy y en total.

Importante: La pregunta y las secciones de artículos relacionadas se envían al servicio de inteligencia artificial en el extranjero (Anthropic, EE. UU.); el aviso de privacidad del empleado lo explica. Si en la Wiki hay artículos con datos personales, restringe su acceso (consulta 06. Tablón e intranet); un artículo restringido solo se usa en la pregunta de quien puede verlo.

Mantener la guía de usuario al día en la Wiki

Para quién: Admin (quien gestiona los ajustes de la Wiki) · Dónde: Admin → Módulos → Wiki → Guía de usuario · Versión: 1.1.0

Para qué sirve: Esta guía de usuario está en la Wiki en dos categorías: Guía de usuario (para empleados) y Guía de usuario — Administración. La guía viene en los nueve idiomas de la aplicación: turco, inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, ruso y azerbaiyano. Cada persona lee la guía en el idioma de su aplicación. Cuando Prozence publica una nueva versión de la guía, tu Wiki la recibe automáticamente.

1. Abre Admin → Módulos → Wiki y baja hasta la sección Guía de usuario.
2. En la línea Versión instalada ves la versión de la guía, el número de capítulos y sus idiomas. La línea Última comprobación muestra cuándo se buscó por última vez una versión nueva y el resultado.
3. La casilla Actualizar la guía automáticamente está marcada en la primera instalación. La Wiki busca una versión nueva una vez al día y cada vez que se actualiza el plugin. Si hay una versión nueva, la descarga, verifica su resumen SHA-256 y la importa.
4. Para comprobarlo de inmediato, toca Comprobar ahora.
5. Si prefieres gestionar la guía a mano, desmarca la casilla. Sube el paquete con Subir paquete de la guía, mira la vista previa y toca Importar.

Importante: Los capítulos cuyo texto en turco han modificado los editores se conservan en la actualización automática; solo se renuevan sus textos en los demás idiomas. Los capítulos que se retiran de la guía no se borran automáticamente. Puedes borrarlos con Quitar cuando importes la guía a mano.

Consejo: Cuando el empleado cambia el idioma de la aplicación en Mi perfil → Idioma, también lee la guía en ese idioma. En un idioma en el que la guía no está disponible, se muestra la versión en inglés.

Empleados sin correo de empresa: métodos de acceso e invitación

Para quién: Administrador de la aplicación, RR. HH. · Dónde: Admin → Personas y permisos → Métodos de acceso e invitaciones; los ajustes en WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan («espacio personal») · Versión: 0.99.0

Para qué sirve: Las personas que trabajan en campo, producción, tienda o almacén y no tienen correo de empresa también entran en la aplicación: con un código enviado a su correo personal o a su teléfono, o con un enlace de invitación de un solo uso (QR) que generas tú. En los dispositivos compartidos, la sesión se mantiene corta.

Activar los métodos (WordPress):

1. Abre la pantalla WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan.
2. En la sección Şirket e-postası olmayan çalışanlar («empleados sin correo de empresa»), marca los métodos que quieras: Kişisel e-posta ile kod («código por correo personal»), SMS ile kod («código por SMS»), Davet bağlantısı / QR («enlace de invitación / QR»).
3. En el cuadro Ortak cihaz oturumu («sesión en dispositivo compartido»), escribe la duración máxima de la sesión (1–24 horas, 8 por defecto).
4. Haz clic en Ayarları kaydet («guardar ajustes»).

Introducir los datos de acceso de un empleado (aplicación):

1. En la pestaña Admin → Personas y permisos, baja hasta la sección Métodos de acceso e invitaciones. Arriba se indica qué métodos están activados.
2. Con Solo sin correo de empresa marcado, en la lista aparecen solo estas personas. Busca al empleado y elígelo.
3. Rellena el cuadro Correo de acceso (personal) y/o Teléfono de acceso y haz clic en Guardar. Si el teléfono de acceso está vacío, se usa el número de móvil de la tarjeta de visita.

Crear un enlace de invitación:

1. En la misma pantalla, haz clic en Crear enlace de invitación.
2. Aparecen un QR y un enlace. Envía el enlace al empleado con Copiar o Compartir, o escanea el QR con el teléfono del empleado.
3. Si hace falta, haz clic en Cancelar invitación. Historial de invitaciones muestra quién generó un enlace, cuándo y si se usó.

Consejo:

• El recuadro Giriş (şirket e-postası olmayanlar) («acceso (empleados sin correo de empresa)») del registro del empleado en WordPress hace lo mismo.
• El código por SMS usa el proveedor de SMS de los ajustes de Mis nóminas (Netgsm o HTTP genérico) (consulta Ajustes de nómina: verificación, proveedor de SMS y API de Prozon). Si no hay proveedor, el botón de SMS no aparece en la pantalla de acceso y esta sección muestra un aviso.
• El inicio de sesión con Google no ha cambiado: solo se acepta la cuenta de Workspace del dominio de la empresa; a quien llega con una cuenta personal de Gmail se le proponen los demás métodos.

Importante:

• El enlace de invitación solo se muestra en el momento de crearlo; es válido 48 horas y se usa una sola vez. Si lo necesitas de nuevo, crea un enlace nuevo; el anterior deja de ser válido.
• No se puede escribir en el correo de acceso una dirección del dominio de la empresa; esa dirección se escribe en el campo de correo de la tarjeta de visita. Una dirección o un teléfono de acceso no pueden estar en dos empleados.
• Si el mismo número de móvil está en la tarjeta de varios empleados (p. ej. una línea compartida), el acceso por SMS con ese número no funciona; la sección lo avisa. Escribe un teléfono de acceso distinto para la persona.
• Cuando se marca al empleado como baja, se borran el correo de acceso, el teléfono de acceso y la invitación. Estos datos no aparecen en la tarjeta de visita, en la firma ni en el directorio (fila «Giriş bilgileri» («datos de acceso») del inventario de tratamientos de la KVKK).

Pantallas de administración de WordPress

Para quién: Administrador de la aplicación (con permiso de Prozence en WordPress) · Dónde: WordPress → Prozence Workplace · Versión: 0.4.2–0.49.0 (nombre del menú 0.88.0)

Para qué sirve: La configuración, la licencia, las conexiones externas, los registros de empleados y algunos informes están en el panel de administración de WordPress. Las pantallas del menú están en orden alfabético (según sus nombres en turco).

Consejo: Las pantallas de administración de Prozence en WordPress (asistente de configuración, licencia y las demás páginas del plugin) están solo en turco; el panel Admin de la aplicación se ve en el idioma elegido. Las pantallas propias de WordPress (Plugins, Ajustes) se ven según el idioma de WordPress de tu sitio.

Importante: Muchos ajustes aparecen tanto en WordPress como en la aplicación. Ajustes como el logotipo, los colores, la firma de correo y la tabla de permisos se cambian solo en la aplicación; en WordPress ves un resumen de solo lectura. En la parte superior de las pantallas CRM bağlantıları, Google eşitlemesi y Kart tarama (HubSpot) hay la nota «… artık uygulamada da: Admin → Entegrasyonlar. Burası çalışmaya devam eder; iki yer aynı ayarı kullanır.» («… ahora también está en la aplicación: Admin → Integraciones. Esta pantalla sigue funcionando; los dos sitios usan el mismo ajuste.») y un enlace Uygulamada aç («abrir en la aplicación»). El registro de la aplicación de Microsoft y los certificados de Wallet se configuran solo en WordPress; la clave JSON de la cuenta de servicio de Google, desde la 0.99.25, también se puede pegar en el asistente de la aplicación.