30. Gestión de las ausencias de los empleados

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para quienes configuran y administran el módulo de ausencias: el admin del módulo de ausencias, los aprobadores de recursos humanos (RR. HH.) y el administrador de la aplicación. Aquí defines los días laborables, las tablas de antigüedad, los festivos oficiales, las reglas de los tipos de ausencia, las vacaciones anticipadas y el seguimiento del formulario de permiso firmado; introduces los saldos, das la aprobación final y recibes los formularios firmados con el código QR.

Para las pantallas con las que el empleado solicita una ausencia y para la primera aprobación del responsable, consulta 21. Ausencias de los empleados.

Para quién: Admin del módulo de ausencias · RR. HH. (responsable operativo de ausencias) · Administrador de la aplicación

En este capítulo

• Abrir los ajustes (módulo de ausencias)
• Días laborables, tablas de antigüedad y festivos oficiales
• Reglas de los tipos de ausencia retribuidos y no retribuidos
• Arrastre, vacaciones anticipadas y solicitudes retroactivas
• Seguimiento de la entrega del formulario firmado
• Asignar aprobadores y observadores
• Flujo de aprobación y aprobación de recursos humanos
• Introducir y corregir los saldos de vacaciones
• Todas las solicitudes, cancelación y registro de ausencias en nombre del empleado
• Recibir el formulario con el código QR (recursos humanos)
• Exportar las ausencias aprobadas al programa de nóminas

Abrir los ajustes (módulo de ausencias)

Para quién: Admin del módulo de ausencias, administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia · Versión: 0.78.0 (pestaña Admin 0.99.2)

Para qué sirve: Activa el módulo de ausencias y reúne todas sus reglas en una sola pantalla.

Antes de empezar: El módulo viene desactivado en la empresa. El administrador de la aplicación puede activarlo en Admin → General → lista de módulos (consulta 10. Administración y configuración).

1. En el ordenador, haz clic en Admin en el menú de la izquierda.
2. En el grupo Módulos, haz clic en Ausencia. Se abre Ajustes de ausencias. Si eres admin del módulo pero no administrador de la aplicación, en Admin solo ves tus propios módulos.
3. Accesos directos de arriba: Saldos de vacaciones y Todas las solicitudes de ausencia abren las ventanas correspondientes; Asignar aprobadores de RR. HH. (solo para el administrador de la aplicación) te lleva a Personas y permisos.
4. Marca la casilla Solicitudes activadas (los empleados piden ausencias en la app).
5. Rellena las secciones de abajo y haz clic en Guardar ajustes, al final. Aparece el mensaje «Ajustes de ausencias guardados.».

Importante: Los ajustes solo los cambian el admin del módulo y el administrador de la aplicación: «Solo el admin del módulo cambia los ajustes.» Desde la 0.99.2, en el recuadro Mis ausencias ya no hay botón Ajustes; el antiguo enlace #izin-ayar lleva a esta pestaña.

Días laborables, tablas de antigüedad y festivos oficiales

Para quién: Admin del módulo de ausencias · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia · Versión: 0.78.0

Para qué sirve: Define cómo se cuentan los días de ausencia y cuántos días de vacaciones anuales corresponden según la antigüedad.

1. En Días laborables, marca los días laborables (p. ej. Lun–Vie).
2. En Tablas de antigüedad (vacaciones), introduce en cada fila «… años o más → … días». Para Turquía, haz clic en Cargar tabla predefinida (1 año → 14, 6 años → 20, 15 años → 26 días). Para añadir una fila, haz clic en + Fila; para borrarla, en Eliminar.
3. Si tienes empleados en otro país, elige el país en la lista Añadir tabla de país. Define el País predeterminado.
4. En Festivos oficiales, rellena el cuadro Fechas (una AAAA-MM-DD por línea) o haz clic en Añadir festivos de Turquía 2026–2027.
5. Haz clic en Guardar ajustes.

Importante:

• Comprueba cada año las fechas de las fiestas religiosas; las medias jornadas de las vísperas no están en la lista.
• En un país sin filas, en el aniversario no se añade derecho; RR. HH. gestiona el saldo a mano.
• Una fecha errónea no se guarda: «La fecha del festivo debe tener el formato AAAA-MM-DD: …». Hay que elegir al menos un día laborable: «Elija al menos un día laborable.»

Reglas de los tipos de ausencia retribuidos y no retribuidos

Para quién: Admin del módulo de ausencias · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia → Tipos de permiso y reglas · Versión: 0.99.5 (permiso de desplazamiento 0.99.2)

Para qué sirve: Activa o desactiva cada tipo de ausencia; define cuántos días como máximo se pueden tomar de una vez, cuántas veces al año y el saldo del tipo.

1. En Tipos de permiso y reglas, haz clic en la tarjeta del tipo. El título de la tarjeta resume las reglas (p. ej. «3 días al año, se arrastra · máx. 2 veces al año · días laborables»).
2. Introduce las reglas (0 = sin límite). Consulta la tabla de abajo.
3. Repite los mismos pasos para otros tipos y haz clic en Guardar ajustes.

Resultado: Al elegir el tipo en el formulario Solicitar ausencia, el empleado ve sus reglas en una línea; los tipos con cupo propio aparecen en el recuadro Mis ausencias como «restantes / cupo total de este año» (restantes: ya descontadas las pendientes de aprobación; total: cupo anual y días arrastrados).

Importante:

• Un tipo no puede descontarse de las vacaciones y a la vez tener cupo propio: «…: un tipo o se descuenta de las vacaciones o tiene su propio cupo anual; no se pueden elegir los dos.»
• En un tipo con cupo anual propio, si Máx. de una vez (días) se introduce mayor que el cupo anual (o, con arrastre activado, mayor que la suma del cupo anual y el límite de arrastre), al guardar se reduce al cupo anual (redondeado hacia arriba al día completo).
• La opción «Se descuenta de las vacaciones» se escribe en el registro en el momento de la solicitud; cambiar el ajuste después no afecta a las solicitudes anteriores.
• Las reglas se aplican a la solicitud del empleado. Registrar ausencia en su nombre (registro de RR. HH.) procesa una ausencia ya ocurrida y no queda sujeta a las reglas.
• Las ausencias por enfermedad / baja médica, maternidad y hijo con discapacidad son tipos especiales: en el calendario y para los observadores solo aparece «de ausencia / ausencia privada».

Arrastre, vacaciones anticipadas y solicitudes retroactivas

Para quién: Admin del módulo de ausencias · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia → Reglas y Vacaciones anticipadas · Versión: 0.78.0 (vacaciones anticipadas 0.99.17)

Para qué sirve: Define el arrastre de las vacaciones anuales, que un empleado sin derecho o con saldo insuficiente pueda tomar vacaciones anticipadas, y cuántos días hacia atrás puede registrar el empleado una solicitud.

1. En Reglas, indica el valor de Límite de arrastre (días; 0 = ilimitado).
2. En Vacaciones anticipadas, marca la casilla Los empleados sin derecho o con saldo insuficiente pueden tomar vacaciones anticipadas. Aparece el campo Anticipo máximo (días); si está vacío, se sugiere 5.
3. Indica el valor de Solicitudes retroactivas (días).
4. Haz clic en Guardar ajustes.

Resultado: Con el anticipo activado, el empleado ve en Mis ausencias la línea «Vacaciones anticipadas: máx. …». En una solicitud con anticipo, el aprobador ve el aviso «De esta solicitud, … es anticipo (derecho que aún no se ha generado).». El anticipo no es un movimiento aparte: el saldo restante pasa a negativo y el derecho que se añade en el aniversario cubre el saldo negativo.

Importante:

• En Turquía, el derecho a vacaciones anuales se arrastra. Antes de poner un límite de arrastre, consulta a tu asesor jurídico.
• El anticipo solo es válido en los tipos que se descuentan de las vacaciones. La conformidad jurídica del anticipo (contrato de trabajo, reglamento interno) la determina la empresa.
• Al desactivar el anticipo, las solicitudes con anticipo pendientes se mantienen, pero no se pueden enviar nuevas solicitudes con anticipo.
• Cuando un empleado deja la empresa, RR. HH. cierra el anticipo usado con un ajuste de saldo.

Seguimiento de la entrega del formulario firmado

Para quién: Admin del módulo de ausencias · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia → Formulario de permiso firmado · Versión: 0.99.5 (correo y recordatorio diario 0.99.20)

Para qué sirve: Controla si el formulario firmado de las ausencias aprobadas se ha entregado a RR. HH. Con el seguimiento activado, la ausencia aprobada está en estado Formulario firmado pendiente hasta que se recibe el formulario; al recibirlo pasa a Confirmado.

1. Marca la casilla Seguir los formularios firmados de permisos aprobados (RR. HH. fotografía el formulario y se reconoce por su QR).
2. Marca o desmarca la casilla Cuando estén todas las aprobaciones, enviar el formulario en PDF al empleado (adjunto; «Tu permiso está aprobado — firma el formulario y entrégalo a RR. HH.»).
3. En Recordar cada día laborable a las 09:30 hasta que se entregue el formulario, elige los canales: Notificación en el teléfono, Correo (formulario en PDF adjunto), SMS.
4. Haz clic en Guardar ajustes.

Consejo: Si no hay proveedor de SMS, el cuadro dice «No hay proveedor de SMS (Mis nóminas → SMS); una vez definido, el SMS llega a los empleados con móvil registrado.».

Importante: No se envía recordatorio en fin de semana, en festivo oficial ni el día de la aprobación. Si no se elige ningún canal, no se hace recordatorio. El seguimiento solo se hace para las ausencias aprobadas después de configurar la función. Si lo desactivas, se detienen el correo y todos los recordatorios.

Asignar aprobadores y observadores

Para quién: Administrador de la aplicación, Admin del módulo de ausencias · Dónde: Admin → Módulos → Ausencia → Permisos · Versión: 0.99.3

Para qué sirve: Define quién da la aprobación final (RR. HH.), quién solo ve y quién administra el módulo.

1. Baja a la sección Permisos, debajo de la pestaña Ausencia.
2. En el cuadro del rol, escribe un nombre en el campo Añadir persona… y elígelo en la lista. Para quitarlo, haz clic en la × junto a la persona.
3. Para dar el rol a todos los de un departamento, haz clic en + Añadir departamento en Rol por departamento.
4. Haz clic en Guardar.

Consejo: Para el esquema detallado de permisos, consulta 10. Administración y configuración.

Flujo de aprobación y aprobación de recursos humanos

Para quién: RR. HH. (responsable operativo de ausencias) · Dónde: Mi espacio → Mis ausencias → Pendiente de aprobación (N) · Versión: 0.78.0 (aviso de anticipo 0.99.17, formulario firmado 0.99.20)

Para qué sirve: Das la aprobación final a las solicitudes que ya ha aprobado el responsable. La ausencia aprobada pasa al calendario, al Tablón y al directorio como «De ausencia», y se descuenta del saldo.

Flujo de aprobación:

1. El empleado envía la solicitud → Pendiente del responsable. Al responsable le llegan la notificación y el correo «Solicitud de ausencia pendiente de su aprobación».
2. El responsable aprueba → Pendiente de RR. HH.. A RR. HH. le llegan la notificación y el correo «Solicitud de ausencia pendiente de su aprobación (RR. HH.)».
3. RR. HH. aprueba → Formulario firmado pendiente (si el seguimiento está activado) o Aprobado. Al empleado le llegan la notificación y un correo con el PDF adjunto.
4. RR. HH. recibe el formulario firmado → Confirmado.

La solicitud de un empleado sin responsable definido, o cuyo responsable ha dejado la empresa, va directamente a RR. HH.; RR. HH. aprueba. En las solicitudes que llevan esperando más de 2 días, al aprobador le llega el recordatorio «Solicitud de ausencia pendiente».

Aprobar como RR. HH.:

1. En el recuadro Mis ausencias, haz clic en Pendiente de aprobación (N). Se listan las solicitudes que están Pendiente de RR. HH. (y las de tu equipo que esperan la aprobación del responsable).
2. Cada tarjeta muestra la persona, el tipo de ausencia, la fecha, el número de días, el departamento, «Vacaciones restantes: … (pendientes …)», la descripción y quién la sustituye. En una solicitud con anticipo, aparece el aviso de anticipo.
3. Haz clic en Aprobar (RR. HH.). Aparece el mensaje «Aprobado y añadido al calendario. Se espera el formulario firmado del empleado.».
4. Para rechazar, haz clic en Rechazar, escribe el motivo y vuelve a hacer clic en Rechazar.

Importante: No puedes aprobar tu propia solicitud. Los observadores ven las ausencias por enfermedad, maternidad y hijo con discapacidad solo como «Ausencia privada».

Introducir y corregir los saldos de vacaciones

Para quién: RR. HH. · Dónde: Mi espacio → Mis ausencias → Saldos (o Admin → Módulos → Ausencia → Saldos de vacaciones) · Versión: 0.78.0 (año de nacimiento 0.80.0)

Para qué sirve: Introduces una sola vez el saldo inicial de cada empleado (incluidos los días arrastrados); después, en cada aniversario de incorporación, el derecho se añade solo según la tabla de antigüedad.

1. Haz clic en Saldos. En la tabla Saldos de vacaciones aparecen, de cada empleado, País, Fecha de incorporación, Apertura, Derecho, Usados, Pendientes y Restantes. En el cuadro de búsqueda puedes escribir un nombre o un departamento.
2. Haz clic en la fila de un empleado.
3. En Saldo inicial y antigüedad, rellena Saldo inicial (días, incl. arrastrados), Fecha del saldo, Fecha de alta y País (tabla de antigüedad).
4. Si quieres, introduce el Año de nacimiento (solo lo ve RR. HH.). En Turquía, para los menores de 18 años y los mayores de 50 las vacaciones anuales no pueden ser inferiores a 20 días; al introducir el año de nacimiento, se aplica automáticamente.
5. Haz clic en Guardar.
6. Para cambiar el saldo después, en Ajuste escribe Días (+/−) y Motivo y haz clic en Añadir ajuste.

Consejo: En Movimientos se listan todos los cambios del saldo con quién los hizo. Puedes exportar la tabla con Descargar CSV (izin-bakiyeleri.csv). Cuando se añade el derecho en el aniversario, al empleado le llega la notificación «Se añadió su derecho a vacaciones».

Errores frecuentes y avisos: «El saldo inicial debe estar entre −30 y 400 días.» · «El ajuste no puede ser 0 y como máximo ±100 días.» · «Escriba el motivo del ajuste.»

Todas las solicitudes, cancelación y registro de ausencias en nombre del empleado

Para quién: RR. HH., observador (solo ve) · Dónde: Mi espacio → Mis ausencias → Todas las solicitudes · Versión: 0.78.0 (filtro «Formulario firmado pendiente» 0.99.5)

Para qué sirve: Filtras las solicitudes de ausencia de toda la empresa, cancelas una ausencia aprobada y registras en nombre del empleado una ausencia ya ocurrida (p. ej. una baja médica con fecha pasada).

1. Haz clic en Todas las solicitudes. Se abre la ventana Todas las solicitudes de ausencia.
2. En la lista Estado, elige Pendiente de aprobación, Aprobadas, Formulario firmado pendiente, Rechazadas, Canceladas o Todas. Filtra con Mes.
3. Haz clic en una solicitud para ver su detalle y su Historial. En una solicitud pendiente, Aprobar (RR. HH.) y Rechazar están aquí.
4. Para cancelar una ausencia aprobada, haz clic en Cancelar y confirma. La ausencia desaparece del calendario, los días vuelven al saldo y a los interesados les llega la notificación «Ausencia aprobada cancelada».

Registro de ausencias en nombre del empleado:

1. En Saldos, haz clic en la fila del empleado.
2. Haz clic en Registrar ausencia en su nombre. Se abre la ventana Registro de RR. HH.: ….
3. Rellena Tipo de ausencia, Inicio y Fin (último día de ausencia); se puede introducir una fecha pasada.
4. Haz clic en Guardar. Aparece el mensaje «Ausencia guardada y añadida al calendario.»; el registro se procesa como aprobado.

Importante: No puedes procesar tu propia ausencia como RR. HH.: «No puede gestionar su propio registro de permisos como RR. HH.; debe hacerlo otro responsable de RR. HH. o un Admin.»

Recibir el formulario con el código QR (recursos humanos)

Para quién: Responsable operativo de ausencias (RR. HH.), admin del módulo de ausencias · Dónde: Mi espacio → Mis ausencias → Recibir formulario firmado · Versión: 0.99.5

Para qué sirve: Cuando el empleado te entrega el formulario firmado, le haces una foto. El código QR del formulario se lee en el teléfono, la ausencia se encuentra sola y se marca como «recibido»; la ausencia pasa a Confirmado. La foto se guarda en el registro de la ausencia.

Antes de empezar: Debe estar activado el Seguimiento de la entrega del formulario firmado.

1. En el recuadro Mis ausencias, toca Recibir formulario firmado. Entre paréntesis aparece el número de formularios pendientes. En la parte inferior de la ventana se listan los Permisos pendientes de formulario firmado.
2. Toca Hacer / elegir foto del formulario. En el teléfono se abre la cámara; coloca el formulario sobre una superficie plana y haz la foto de modo que el código QR se vea nítido.
3. Si el código QR se lee, en el cuadro verde aparece «✓ Recibido: IZ-…» con el nombre del empleado, el tipo de ausencia, la fecha y la duración. Al empleado le llega la notificación «Se recibió su formulario de permiso».
4. Para el siguiente formulario, toca Hacer / elegir foto del siguiente formulario.

Si no se lee el código QR: Aparece el aviso «No se pudo leer el código QR. Coloque el formulario sobre una superficie plana y fotografíelo de nuevo con buena luz y el QR nítido.». En la lista de debajo, elige el N.º de formulario (p. ej. IZ-128) y toca Emparejar con este permiso y guardar. En el registro aparece «emparejado a mano».

Errores frecuentes y avisos:

• «El formulario no está actualizado: el registro de la ausencia ha cambiado después de imprimir el formulario. Imprima el formulario actual y vuelva a hacerlo firmar.»
• «Este formulario fue recibido el … por ….» — Con Reemplazar foto puedes cambiar la foto; la foto anterior se elimina.
• «No puede recibir su propio formulario de permiso; debe recibirlo otro responsable de RR. HH.»
• «Este código QR no pertenece a un formulario de permiso.» / «No se encontró ninguna ausencia aprobada para este código QR (la ausencia se ha cancelado).»

Importante: La foto la ven el empleado, RR. HH. y el admin del módulo (Ver formulario firmado). El observador no puede ver la foto de los tipos privados. Las fotos se guardan en una carpeta protegida y solo se abren a través de la aplicación. Esta pantalla requiere la cámara de un teléfono real; en la imagen de la guía la foto se ha elegido desde un archivo.

Exportar las ausencias aprobadas al programa de nóminas

Para quién: RR. HH., responsable de Jornada · Dónde: Mi espacio → Jornada → Registro de horas → Exportar al programa de nóminas · Versión: 0.99.31

Para qué sirve: Las ausencias aprobadas del mes se descargan, junto con el registro de horas, con las columnas adecuadas para la importación en Excel del programa de nóminas (Logo, Mikro, Luca, Netsis o plantilla general).

1. En el recuadro Jornada, haz clic en Registro de horas y elige el mes.
2. En Exportar al programa de nóminas, elige el programa y haz clic en Descargar Excel.

El mismo archivo se obtiene también en la pestaña Admin → Integraciones → RR. HH. y contabilidad (consulta 13. Integraciones). El Excel tiene dos hojas: Registro de horas (por empleado: días, horas, días de ausencia por tipo y días incompletos para la SGK) y Ausencias. Para más detalles y la imagen, consulta 29. Gestión de la jornada.

Importante: Solo cuentan las ausencias aprobadas; una ausencia que cruza el límite del mes se divide. El archivo no contiene el número de identificación (TC kimlik); la coincidencia se hace por el número de registro.