30. Çalışan izinleri yönetimi

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm izin modülünü kuran ve yöneten kişiler içindir: izin modülünün admini, insan kaynakları (İK) onaycıları ve uygulama yöneticisi. Çalışma günlerini, kıdem tablolarını, resmî tatilleri, izin türlerinin kurallarını, avans izni ve imzalı izin formu takibini ayarlarsınız; bakiyeleri girer, son onayı verir ve imzalı formları karekodla teslim alırsınız.

Çalışanın izin isteme ekranları ve yöneticinin ilk onayı için bkz. 21. Çalışan izinleri.

Kimler için: İzin modül admini · İK (izin işlem yetkilisi) · Uygulama yöneticisi

Bu bölümde

• Ayarları açma (izin modülü)
• Çalışma günleri, kıdem tabloları ve resmî tatiller
• Ücretli ve ücretsiz izin türlerinin kuralları
• Devir, avans izin ve geriye dönük talep
• Formun imzalı teslim takibi
• Onaycıları ve görüntüleyicileri atama
• Onay akışı ve insan kaynakları onayı
• Yıllık izin bakiyelerini girme ve düzeltme
• Tüm talepler, iptal ve çalışan adına izin kaydı
• Formu karekodla teslim alma (insan kaynakları)
• Onaylı izinleri bordro programına aktarma

Ayarları açma (izin modülü)

Kimler için: İzin modül admini, uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Modüller → İzin

Ne işe yarar: İzin modülünü açar ve bütün kurallarını tek ekranda toplar.

Başlamadan önce: Modül şirkette kapalı gelir. Uygulama yöneticisi modülü Admin → Genel → modüller listesinden açabilir (bkz. 10. Kurulum ve yönetim).

1. Bilgisayarda soldaki menüden Admin'e tıklayın.
2. Modüller grubunda İzin'e tıklayın. İzin ayarları açılır. Modül adminiyseniz ama uygulama yöneticisi değilseniz Admin'de yalnız kendi modüllerinizi görürsünüz.
3. Üstteki kısayollar: Yıllık izin bakiyeleri ve Tüm izin talepleri ilgili pencereleri açar; İK onaycılarını ata (yalnız uygulama yöneticisinde) sizi Kişiler ve yetkiler'e götürür.
4. İzin talebi açık (çalışanlar uygulamadan izin ister) kutusunu işaretleyin.
5. Aşağıdaki bölümleri doldurun ve en altta Ayarları kaydet'e tıklayın. "İzin ayarları kaydedildi." iletisi çıkar.

Dikkat: Ayarları yalnız modül admini ve uygulama yöneticisi değiştirir: "Ayarları yalnız modül admini değiştirir." 0.99.2'den itibaren İzinlerim kutusunda Ayarlar düğmesi yoktur; eski #izin-ayar bağlantısı bu sekmeye götürür.

Çalışma günleri, kıdem tabloları ve resmî tatiller

Kimler için: İzin modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İzin

Ne işe yarar: İzin günlerinin nasıl sayılacağını ve yıllık izin hakkının kıdeme göre ne kadar olacağını belirler.

1. Çalışma günleri altında iş günlerini işaretleyin (ör. Pzt–Cum).
2. Kıdem tabloları (yıllık izin) altında her satıra "… yıl ve üzeri → … gün" girin. Türkiye için Hazır tabloyu yükle'ye tıklayın (1 yıl → 14, 6 yıl → 20, 15 yıl → 26 gün). Satır eklemek için + Satır, silmek için Sil'e tıklayın.
3. Başka ülkede çalışanlarınız varsa Ülke tablosu ekle listesinden ülkeyi seçin. Varsayılan ülke'yi belirleyin.
4. Resmî tatiller altında Tarihler (her satıra bir YYYY-AA-GG) kutusunu doldurun ya da Türkiye 2026–2027 tatillerini ekle'ye tıklayın.
5. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Dikkat:

• Dinî bayram tarihlerini her yıl kontrol edin; arife yarım günleri listede yoktur.
• Satırı olmayan ülkede yıldönümünde hak eklenmez; bakiyeyi İK elle yönetir.
• Hatalı tarih kaydedilmez: "Tatil tarihi YYYY-AA-GG biçiminde olmalı: …". En az bir çalışma günü seçilmelidir: "En az bir çalışma günü seçin."

Ücretli ve ücretsiz izin türlerinin kuralları

Kimler için: İzin modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İzin → İzin türleri ve kuralları

Ne işe yarar: Her izin türünü açar ya da kapatır; tek seferde en çok kaç gün, yılda en çok kaç kez alınabileceğini ve türün bakiyesini belirler.

1. İzin türleri ve kuralları altında türün kartına tıklayın. Kart başlığında kuralların özeti yazar (ör. "yılda 3 gün, devreder · yılda en çok 2 kez · iş günü").
2. Kuralları girin (0 = sınır yok). Aşağıdaki tabloya bakın.
3. Başka türler için aynı adımları yineleyin ve Ayarları kaydet'e tıklayın.

Sonuç: Çalışan İzin iste formunda türü seçince kurallarını bir satırda görür; kendi hakkı olan türler İzinlerim kutusunda "kalan / bu yılki toplam hak" olarak listelenir (kalan: onay bekleyenler düşülmüş; toplam: yıllık hak ve devreden günler).

Dikkat:

• Bir tür hem yıllık izinden düşüp hem kendi hakkına sahip olamaz: "…: bir tür ya yıllık izinden düşer ya da kendi yıllık hakkı olur; ikisi birden seçilemez."
• Kendi yıllık hakkı olan türde Tek seferde en çok (gün) yıllık haktan büyük girilirse (devir açıksa yıllık hak ile devir sınırının toplamından büyükse) kaydederken yıllık hakka (tam güne yukarı yuvarlanarak) indirilir.
• "Yıllık izinden düşer" seçimi talep anında kayda yazılır; ayarı sonradan değiştirmek eski talepleri etkilemez.
• Kurallar çalışanın talebinde uygulanır. Onun adına izin kaydet (İK kaydı) gerçekleşmiş izni işler ve kurallara takılmaz.
• Hastalık / sağlık raporu, doğum ve engelli çocuk izinleri özel türdür: takvimde ve görüntüleyicilerde yalnız "izinde / özel izin" görünür.

Devir, avans izin ve geriye dönük talep

Kimler için: İzin modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İzin → Kurallar ve Avans izin

Ne işe yarar: Yıllık iznin devrini, hakkı olmayan ya da yetmeyen çalışanın avans izin kullanmasını ve çalışanın en çok kaç gün geriye talep girebileceğini belirler.

1. Kurallar altında Devir sınırı (gün; 0 = sınırsız) değerini girin.
2. Avans izin altında Hakkı olmayan ya da yetmeyen çalışan avans izin kullanabilir kutusunu işaretleyin. En çok avans (gün) alanı çıkar; boşsa 5 önerilir.
3. Geriye dönük talep (gün) değerini girin.
4. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Sonuç: Avans açıkken çalışan İzinlerim'de "Avans izin: en çok …" satırını görür. Onaycı avanslı talepte "Bu talebin … avans (hakkı henüz doğmamış izin)." uyarısını görür. Avans ayrı bir hareket değildir: kalan bakiye eksiye iner, yıldönümünde eklenen hak eksiyi kapatır.

Dikkat:

• Türkiye'de yıllık izin hakkı devreder. Devir sınırı koymadan önce hukuk danışmanınıza sorun.
• Avans yalnız yıllık izinden düşen türlerde geçerlidir. Avansın hukuki uygunluğunu (iş sözleşmesi, iç yönetmelik) şirket belirler.
• Avans kapatılınca bekleyen avanslı talepler kalır, yeni avanslı talep gönderilemez.
• Çalışan işten ayrılırken kullanılmış avansı İK bakiye düzeltmesiyle kapatır.

Formun imzalı teslim takibi

Kimler için: İzin modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İzin → İmzalı izin formu

Ne işe yarar: Onaylanan izinlerin imzalı formunun İK'ya teslim edilip edilmediğini izler. Takip açıkken onaylı izin, form teslim alınana kadar İmzalı form bekleniyor durumundadır; teslimde Kesinleşti olur.

1. Onaylı izinlerin imzalı formunu takip et (İK formun fotoğrafını çekince karekoddan tanınır) kutusunu işaretleyin.
2. Bütün onaylar verilince formu PDF olarak çalışana e-postala (ekli; "İzniniz onaylandı — formu imzalayıp İK'ya teslim edin") kutusunu işaretleyin ya da kaldırın.
3. Form teslim edilene kadar her iş günü 09.30'da hatırlat altında kanalları seçin: Telefon bildirimi, E-posta (form PDF ekli), SMS.
4. Ayarları kaydet'e tıklayın.

İpucu: SMS sağlayıcısı tanımlı değilse kutuda "SMS sağlayıcısı tanımlı değil (Bordrolarım → SMS); tanımlanınca cep numarası kayıtlı çalışanlara gider." yazar.

Dikkat: Hafta sonu, resmî tatil ve onay gününde hatırlatma gitmez. Hiçbir kanal seçilmezse hatırlatma yapılmaz. Takip yalnız özellik kurulduktan sonra onaylanan izinler için yapılır. Kapatırsanız e-posta ve hatırlatmaların hepsi durur.

Onaycıları ve görüntüleyicileri atama

Kimler için: Uygulama yöneticisi, İzin modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İzin → Yetkiler

Ne işe yarar: Son onayı kimin vereceğini (İK), kimin yalnız göreceğini ve modülü kimin yöneteceğini belirler.

1. İzin sekmesinin altındaki Yetkiler bölümüne inin.
2. Rolün kutusundaki Kişi ekle… alanına ad yazın ve listeden seçin. Kaldırmak için kişinin yanındaki ×'a tıklayın.
3. Bir departmandaki herkese rol vermek için Departmana rol altında + Departman ekle'ye tıklayın.
4. Kaydet'e tıklayın.

İpucu: Ayrıntılı yetki düzeni için bkz. 10. Kurulum ve yönetim.

Onay akışı ve insan kaynakları onayı

Kimler için: İK (izin işlem yetkilisi) · Nerede: Benim Alanım → İzinlerim → Onay bekleyen (N)

Ne işe yarar: Yöneticinin onayladığı taleplere son onayı verirsiniz. Onaylanan izin takvime, Pano'ya ve rehbere "İzinde" olarak düşer ve bakiyeden düşülür.

Onay akışı:

1. Çalışan talep gönderir → Yönetici onayında. Yöneticiye "İzin talebi onayınızı bekliyor" bildirimi ve e-postası gider.
2. Yönetici onaylar → İK onayında. İK'ya "İzin talebi İK onayınızı bekliyor" bildirimi ve e-postası gider.
3. İK onaylar → İmzalı form bekleniyor (takip açıksa) ya da Onaylandı. Çalışana bildirim ve PDF ekli e-posta gider.
4. İK imzalı formu teslim alır → Kesinleşti.

Yöneticisi tanımlı olmayan ya da işten ayrılmış yöneticisi olan çalışanın talebi doğrudan İK'ya gider; İK onaylar. 2 günden uzun bekleyen taleplerde onaycıya "Bekleyen izin talebi" hatırlatması gider.

İK olarak onaylama:

1. İzinlerim kutusunda Onay bekleyen (N)'e tıklayın. İK onayında olan talepler (ve ekibinizin yönetici onayı bekleyen talepleri) listelenir.
2. Her kartta kişi, izin türü, tarih, gün sayısı, departman, "Kalan yıllık izin: … (bekleyen …)", açıklama ve yerine bakan yazar. Avanslı talepte avans uyarısı çıkar.
3. Onayla (İK)'ya tıklayın. "Onaylandı; takvime işlendi. Çalışandan imzalı form bekleniyor." iletisi çıkar.
4. Reddetmek için Reddet'e tıklayın, nedeni yazın ve yeniden Reddet'e tıklayın.

Dikkat: Kendi talebinizi onaylayamazsınız. Görüntüleyiciler rapor, doğum ve engelli çocuk izinlerini yalnız "Özel izin" olarak görür.

Yıllık izin bakiyelerini girme ve düzeltme

Kimler için: İK · Nerede: Benim Alanım → İzinlerim → Bakiyeler (ya da Admin → Modüller → İzin → Yıllık izin bakiyeleri)

Ne işe yarar: Her çalışanın açılış bakiyesini (devreden günler dahil) bir kez girersiniz; sonra her işe giriş yıldönümünde kıdem tablosuna göre hak kendiliğinden eklenir.

1. Bakiyeler'e tıklayın. Yıllık izin bakiyeleri tablosunda her çalışanın Ülke, İşe giriş, Açılış, Hak, Kullanılan, Bekleyen ve Kalan günleri yazar. Arama kutusuna ad ya da departman yazabilirsiniz.
2. Bir çalışanın satırına tıklayın.
3. Açılış bakiyesi ve kıdem altında Açılış bakiyesi (gün, devreden dahil), Bakiye tarihi, İşe giriş tarihi ve Ülke (kıdem tablosu) alanlarını doldurun.
4. İsterseniz Doğum yılı (yalnız İK görür) girin. Türkiye'de 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üstündekilerin yıllık izni 20 günden az olamaz; doğum yılı girilince kendiliğinden uygulanır.
5. Kaydet'e tıklayın.
6. Bakiyeyi sonradan değiştirmek için Düzeltme altında Gün (+/−) ve Neden yazıp Düzeltmeyi ekle'ye tıklayın.

İpucu: Hareketler altında bakiyenin bütün değişiklikleri kimin yaptığıyla listelenir. Tabloyu CSV indir ile dışa aktarabilirsiniz (izin-bakiyeleri.csv). Yıldönümünde hak eklenince çalışana "Yıllık izin hakkınız eklendi" bildirimi gider.

Sık hatalar ve uyarılar: "Açılış bakiyesi −30 ile 400 gün arasında olmalı." · "Düzeltme 0 olamaz ve en çok ±100 gün olabilir." · "Düzeltmenin nedenini yazın."

Tüm talepler, iptal ve çalışan adına izin kaydı

Kimler için: İK, görüntüleyici (yalnız görür) · Nerede: Benim Alanım → İzinlerim → Tüm talepler

Ne işe yarar: Bütün şirketin izin taleplerini süzer, onaylı izni iptal eder ve gerçekleşmiş izni (ör. geçmiş tarihli rapor) çalışan adına kaydedersiniz.

1. Tüm talepler'e tıklayın. Tüm izin talepleri penceresi açılır.
2. Durum listesinden Onay bekleyen, Onaylanan, İmzalı formu bekleniyor, Reddedilen, İptal edilen ya da Hepsi'ni seçin. Ay ile süzün.
3. Bir talebe tıklayarak ayrıntısını ve Geçmiş'ini görün. Bekleyen talepte Onayla (İK) ve Reddet buradadır.
4. Onaylı bir izni iptal etmek için İptal et'e tıklayın ve onaylayın. İzin takvimden kalkar, günler bakiyeye geri döner; ilgililere "Onaylı izin iptal edildi" bildirimi gider.

Çalışan adına izin kaydı:

1. Bakiyeler'de çalışanın satırına tıklayın.
2. Onun adına izin kaydet'e tıklayın. İK kaydı: … penceresi açılır.
3. İzin türü, Başlangıç ve Bitiş (son izin günü) alanlarını doldurun; geçmiş tarih girilebilir.
4. Kaydet'e tıklayın. "İzin kaydedildi ve takvime işlendi." iletisi çıkar; kayıt onaylı olarak işlenir.

Dikkat: Kendi izninizi İK olarak işleyemezsiniz: "Kendi izin kaydınızı İK olarak işleyemezsiniz; bunu başka bir İK sorumlusu ya da Admin yapmalı."

Formu karekodla teslim alma (insan kaynakları)

Kimler için: İzin işlem yetkilisi (İK), İzin modül admini · Nerede: Benim Alanım → İzinlerim → İmzalı form teslim al

Ne işe yarar: Çalışan imzalı formu size verdiğinde formun fotoğrafını çekersiniz. Formdaki karekod telefonda okunur, izin kendiliğinden bulunur ve "teslim alındı" işaretlenir; izin Kesinleşti olur. Fotoğraf izin kaydında saklanır.

Başlamadan önce: Formun imzalı teslim takibi açık olmalıdır.

1. İzinlerim kutusunda İmzalı form teslim al'a dokunun. Parantezde bekleyen form sayısı yazar. Pencerenin altında İmzalı formu beklenen izinler listelenir.
2. Formun fotoğrafını çek / seç'e dokunun. Telefonda kamera açılır; formu düz bir yüzeye koyun ve karekod net görünecek şekilde çekin.
3. Karekod okunursa yeşil kutuda "✓ Teslim alındı: IZ-…" ile çalışanın adı, izin türü, tarihi ve süresi yazar. Çalışana "İzin formunuz teslim alındı" bildirimi gider.
4. Sıradaki form için Sıradaki formun fotoğrafını çek / seç'e dokunun.

Karekod okunamazsa: "Karekod okunamadı. Formu düz bir yüzeye koyup iyi ışıkta, karekod net görünecek şekilde yeniden çekin." uyarısı çıkar. Altındaki listeden formun Form no'sunu (ör. IZ-128) seçip Bu izinle eşle ve kaydet'e dokunun. Kayıtta "elle eşlendi" yazar.

Sık hatalar ve uyarılar:

• "Form güncel değil: izin kaydı form yazdırıldıktan sonra değişmiş. Güncel formu yazdırıp yeniden imzalatın."
• "Bu form … tarihinde … tarafından teslim alınmış." — Fotoğrafı yenile ile fotoğrafı değiştirebilirsiniz; eski fotoğraf silinir.
• "Kendi izin formunuzu teslim alamazsınız; başka bir İK yetkilisi teslim almalı."
• "Bu karekod bir izin formuna ait değil." / "Bu karekoda ait onaylı bir izin bulunamadı (izin iptal edilmiş)."

Dikkat: Fotoğrafı çalışan, İK ve modül admini görür (İmzalı formu gör). Görüntüleyici özel türlerin fotoğrafını göremez. Fotoğraflar korumalı klasörde saklanır, yalnız uygulama üzerinden açılır. Bu ekran gerçek telefon kamerası ister; kılavuzdaki görüntüde fotoğraf dosyadan seçilmiştir.

Onaylı izinleri bordro programına aktarma

Kimler için: İK, Mesai sorumlusu · Nerede: Benim Alanım → Mesai → Puantaj → Bordro programına aktar

Ne işe yarar: Ayın onaylı izinleri, puantajla birlikte bordro programının Excel aktarımına uygun sütunlarla indirilir (Logo, Mikro, Luca, Netsis ya da genel şablon).

1. Mesai kutusunda Puantaj'a tıklayın ve ayı seçin.
2. Bordro programına aktar altında programı seçip Excel indir'e tıklayın.

Aynı dosya Admin → Entegrasyonlar → İK ve muhasebe sekmesinden de alınır (bkz. 13. Entegrasyonlar). Excel iki sayfadır: Puantaj (çalışan başına gün, saat, izin günleri türe göre ve SGK eksik gün) ve İzinler. Ayrıntılar ve görsel için bkz. 29. Mesai yönetimi.

Dikkat: Yalnız onaylı izinler sayılır; ay sınırını aşan izin bölünür. Dosyada TC kimlik numarası yoktur; eşleşme sicil numarasıyla yapılır.