40. İş akışları

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

İş akışları modülü, şirketlerde sık tekrarlanan işleri hazır şablonlarla kendiliğinden yürütür: yeni çalışan geldiğinde BT'ye ve idari işlere görev açar, ayrılan çalışanın erişimlerini ve zimmetlerini takip ettirir, eşiği aşan satın almaya ek onay ekler, ay sonunda açık kalan işleri hatırlatır, görev ve ücret değişikliğini onaydan geçirir, belgelerin bitiş tarihini izler ve bütçeye ikinci onay ekler. Her akış aynı düzende çalışır: tetikleyici → koşul → onay → işlem → bildirim. Şirket kod yazmaz; hazır şablonu açar ve ayarlarını (eşik, kişiler, süreler, metinler, isteğe bağlı adımlar) doldurur.

Onayı olan işlerde karar her zaman o işin kendi ekranında verilir: satın alma ek onayı Satın alma'da, bütçe ikinci onayı Bütçe'de. İş akışı yalnız bu onaya kimin gireceğini belirler ve işi izler. Böylece aynı karar iki yerde istenmez.

Kimler için: Admin · İş akışları modül admini · İşlem yetkilisi · Görüntüleyici · Akış sorumlusu · Bütçe yöneticisi (yalnız bütçe ikinci onayı)

Bu bölümde

• Modülü açma
• Şablon kartları: açma ve kapatma
• Şablon ayarları
• Metinler ve önizleme
• Dene: akışı yan etkisiz sınama
• Taslak, yayımlama ve sürümler
• Yeni çalışan şablonu (Ş1)
• Ayrılan çalışan şablonu (Ş2)
• Satın alma şablonu (Ş3)
• Ay sonu kapanışı şablonu (Ş4)
• Görev ve ücret değişikliği şablonu (Ş5)
• Belge ve sertifika bitişi şablonu (Ş6)
• Bütçe ikinci onayı şablonu (Ş7)
• Geçmiş ve akış ayrıntısı
• Size atanan onay ve görevler
• Hatalar: yeniden deneme, adımı atlama, devretme ve iptal
• Belgeler: belge ekleme, CSV yükleme ve indirme
• Elle başlatma
• Denetim kaydı
• Modül ayarları ve geri dönüş denetimi
• Kim neyi görür?
• Sınırlar ve sık sorulanlar

Başlamadan önce: İş akışları modülü Profesyonel pakettedir. Modül ve bütün şablonlar kapalı gelir; açılana kadar hiçbir modülün davranışı değişmez. Bilgisayarda soldaki menüden Admin'e tıklayın ve Modüller grubunda İş akışları'nı seçin. Telefonda Profil → Admin şeridine dokunun, sonra bölüm listesinden İş akışları'nı seçin; pencereler telefonda tam ekran açılır. Bu bölümdeki ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle hazırlanmıştır; kişiler, tutarlar ve tarihler örnektir.

Modülü açma

Kimler için: Admin · İş akışları modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Şablonlar

Ne işe yarar: Modül açılınca hazır şablonlar listelenir. Şablonlar yine kapalı gelir; her birini ayrı ayrı açarsınız.

1. Soldaki menüden Admin'e tıklayın ve Modüller grubunda İş akışları'nı seçin.

2. Modül kapalıysa İş akışları kapalı kutusu görünür. Modülü aç'a tıklayın.

   

3. İş akışları açılsın mı? sorusunda Modülü aç'a tıklayın. "İş akışları modülü açıldı." iletisi çıkar ve şablon kartları görünür.

   

Modül açıkken üstte şu alt sekmeler vardır: Şablonlar, Geçmiş, Hatalar, Belgeler (yalnız belge şablonu açıkken), Ayarlar (yalnız modül admini) ve Denetim (modül admini, işlem yetkilisi ve akış sorumlusu). Ekranın altındaki Yetkiler bölümünü yalnız modül admini görür (bkz. Kim neyi görür?).

Dikkat: Modül kapalıyken ekranı yalnız modül admini görür; öteki kişiler için Admin menüsünde İş akışları hiç görünmez.

Şablon kartları: açma ve kapatma

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu (kendi şablonu) · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Şablonlar

Ne işe yarar: Her şablon bir karttır. Kartta şablonun adı, bir cümlelik açıklaması, Açık / Kapalı anahtarı, Ayar sürümü rozeti, varsa Şablonun yeni sürümü var rozeti (1.7.0'da güncellendi; bkz. Taslak, yayımlama ve sürümler) ve son 30 günün sayıları (Başlayan, Biten, Hatalı, Süren) bulunur. Kartın altında Ayarlar, Geçmiş ve şablona göre Elle başlat ya da Talep aç düğmeleri vardır.

Şablonu açmak için:

1. Kartta Kapalı anahtarına tıklayın.

2. Şablonun zorunlu bir ayarı boşsa kart Zorunlu ayar eksik: … rozetini gösterir. Anahtara tıkladığınızda istek gönderilmeden ayar penceresi açılır; eksik alan kırmızıyla işaretlenir ve "Şablonu açmadan önce doldurun: …" iletisi yazar.

   

3. Eksik alanı doldurun ve Kaydet, yayımla ve aç'a tıklayın. "Yayımlandı: ayar sürümü 1 · Şablon açıldı." iletisi çıkar, anahtar Açık olur.

Şablonu kapatmak için:

1. Açık anahtarına tıklayın. "<şablon adı>" kapatılsın mı? sorusunda Şablonu kapat'a tıklayın: "Yeni akış başlamaz; süren akışlar mevcut ayarla devam eder."
2. Şablonda süren akış varsa ikinci bir soru gelir: Süren akışlar. Süren akışlar devam etsin istiyorsanız Sürsün'e tıklayın. Onları da durdurmak için İptal gerekçesi (en az 10 karakter) alanını doldurup İptal et'e tıklayın.

Dikkat:

• Açtığınız şablon yalnız açıldıktan sonraki kayıtlar için çalışır; eski kayıtlar için akış başlamaz. Eski bir kayıt için akış gerekiyorsa bkz. Elle başlatma.
• Şablonun bağlı olduğu modül paketinizde yoksa kart Kilitli: … modülü paketinizde yok rozetiyle gelir ve anahtar pasiftir.
• Bütçe ikinci onayı şablonunu yalnız bütçe yöneticisi görür ve yönetir; teknik Admin'in listesinde bu kart yoktur (bkz. Bütçe ikinci onayı şablonu (Ş7)).
• İptal edilen akışların açtığı görevler kapanmaz; görevlere not düşülür.

Şablon ayarları

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu (kendi şablonu) · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Şablonlar → kartta Ayarlar

Ne işe yarar: Şablonun akış yapısı (adımların sırası) değişmez; siz yalnız ayarlarını verirsiniz: eşik, kişiler, süreler, metinler ve isteğe bağlı adımlar.

1. Kartta Ayarlar'a tıklayın. Pencerenin başlığı "<şablon adı> · ayarlar" olur. Üstte durum (Açık / Kapalı), Ayar sürümü ve varsa N akış eski ayarla sürüyor ya da Yayımlanmamış taslak var rozetleri görünür.
2. Bölümleri sırayla doldurun. Her bölüm açılır kapanır:
   • Ne zaman ve eşikler: akışın hangi kayıtlarda çalışacağı ve eşikler (ör. Ek onay eşiği (TRY; talep toplamı), Departmanlar (boşsa hepsi), onay kutuları).
   • Kim: her adımın kişisi ve Akış sorumlusu (en çok 10 kişi). Kişi seçmek için alana adını yazın ve öneriden seçin; seçilen kişi çip olarak görünür, × ile kaldırılır. Zorunlu alanların etiketinde * vardır. Bölümün açıklaması, kişi bulunamazsa adımın kime geçtiğini şablona göre yazar: çoğu şablonda yedeğe, o da yoksa akış sorumlusuna, o da yoksa Admin'e; görev ve ücret değişikliğinde yedek yoksa akış hataya düşer (adım teknik Admin'e düşmez); bütçe ikinci onayında yedek onaycılara, onlar da yoksa öteki bütçe yöneticilerine (teknik Admin bütçe kararına girmez).
   • Süreler: son tarihler (iş günüyle sayılır), Hatırlatma sıklığı (iş günü) (varsayılan 2; 1–7) ve En çok hatırlatma (varsayılan 3; 0–5). Son tarihi geçen onay ve göreve son tarihte bir hatırlatma gider; sonrakiler bu sıklıkla, iş günüyle sayılarak gider. En çok hatırlatma 0 ise hiç hatırlatma gitmez. Son hatırlatma akış sorumlusuna da gider (bkz. Size atanan onay ve görevler).
   • Metinler, İsteğe bağlı adımlar, Dene ve Sürümler (aşağıdaki görevler).
3. İsterseniz en altta Değişiklik notu (isteğe bağlı) yazın.
4. Kaydet ve yayımla'ya tıklayın. "Yayımlandı: ayar sürümü N" iletisi çıkar.

Akış sorumlusu ne yapar? Şablonun hatalarını ve zaman aşımı bildirimlerini alır, bir adımın kişisi bulunamazsa adım ona düşer, kendi şablonunun ayarlarını değiştirebilir ve akışlarına müdahale edebilir. Şablonda akış sorumlusu yoksa Ayarlar sekmesindeki Genel akış sorumlusu kullanılır.

İsteğe bağlı adımlar: Bazı şablonlarda bir adım kapatılabilir (ör. yeni çalışanda idari işler görevi, görev ve ücret değişikliğinde çalışana bilgi). İşareti kaldırdığınız adım çalışmaz: "Kapatılan adım bu şablonda çalışmaz; akış bir sonraki adımdan sürer."

Dikkat:

• Değerler sunucuda yeniden denetlenir. Hatalı bir değerde pencerenin üstünde ileti çıkar ve alan işaretlenir (ör. "…: en az 1 olabilir.", "…: en çok 2 kişi.", "…: SS:DD biçiminde saat olmalı (ör. 09:30).").
• Ayrılmış ya da bulunamayan bir kişi seçilemez.
• Kaydetmeden pencereyi kapatırsanız Değişiklikler kaydedilmedi sorusu gelir: Geri dön ya da Kapat.
• Ayarı yalnız görüntüleyebilen kişide düğme Ayarları gör olur ve alanlar pasiftir.
• 1.7.0'da koşullar (alan / işleç / değer) ekrandan yazılmaz; şablon yalnız yukarıdaki ayarlarla değiştirilir.

Metinler ve önizleme

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Nerede: şablonun ayar penceresi → Metinler

Ne işe yarar: Görevlerin başlıklarını ve bildirimlerin metinlerini şirketinize göre değiştirirsiniz.

1. Ayar penceresinde Metinler bölümünü açın. Her kutunun adı metnin nerede kullanıldığını söyler (ör. Erişim kapatma görevi · başlık, Erişim görevi bildirimi · metin). Kutuda şablonun kendi metni soluk yazılıdır.
2. Değiştirmek istediğiniz kutuya kendi metninizi yazın. Kayıt bilgilerini yer tutucuyla ekleyin: {calisan}, {departman}, {tarih}, {son_tarih}, {no}, {baslik}, {ay}, {sayi}, {akis}, {belge}, {liste}.
3. Önizle'ye tıklayın. "Önizleme (kurgusal konu): …" satırında metin örnek bir kayıtla dolu görünür.
4. Kaydet ve yayımla'ya tıklayın.

Dikkat:

• Boş bıraktığınız metin şablonun metnidir ve çalışanın uygulama dilinde gider. Sizin yazdığınız metin çevrilmez; herkese yazdığınız gibi gider.
• Tutar ve kişisel veri bildirimlere yazılmaz. {tutar}, {ucret}, {eposta}, {telefon}, {tc}, {iban} gibi yer tutucular kabul edilmez: "{tutar} yer tutucusu kullanılamaz: tutar, ücret ve kişisel veri bildirimlere yazılmaz …". Listede olmayan bir yer tutucuda "Bilinmeyen yer tutucu: …" iletisi çıkar.
• Metin en çok 300 karakter olabilir; HTML etiketleri silinir.
• {calisan} yalnız alıcı o kişiyi görmeye yetkiliyse adla dolar; değilse "bir çalışan" yazılır.

Dene: akışı yan etkisiz sınama

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Nerede: şablonun ayar penceresi → Dene

Ne işe yarar: Gerçek bir kayıt seçersiniz; akış o kayıtta çalışsaydı hangi adımın kime gideceğini görürsünüz. Görev açılmaz, bildirim gitmez.

1. Ayar penceresinde Dene bölümünü açın.
2. Çalışan şablonlarında çalışanı seçin; öteki şablonlarda Kayıt numarası'nı yazın.
3. Dene'ye tıklayın. Adımlar sırayla listelenir: adımın türü (Görev, Bildirim, Koşul, Grup …) ve adı (ör. "Erişimleri kapat", "Zimmet"), koşulun "sağlandı" ya da "sağlanmadı" olduğu, Kime: ve görev başlığı.

Dikkat:

• Kaydedilmemiş değişiklikler denemeye girmez; önce Taslak olarak sakla'ya tıklayın.
• Bir adımda kişi bulunamazsa Kime: satırında şablona göre "(kimse bulunamadı; akış sorumlusuna düşer)", görev ve ücret değişikliğinde "(kimse bulunamadı; akış hataya düşer)", bütçe ikinci onayında "(kimse bulunamadı; öteki bütçe yöneticilerine geçer)" yazar. Ayarı akış açılmadan düzeltin.

Taslak, yayımlama ve sürümler

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Nerede: şablonun ayar penceresi → Taslak olarak sakla / Kaydet ve yayımla / Sürümler

Ne işe yarar: Ayarları hemen yürürlüğe almadan saklayabilir, yayımladığınız her ayarın kaydını görebilirsiniz.

• Taslak olarak sakla: Ayar kaydedilir ama yürürlüğe girmez ("Taslak saklandı."). Pencerede Yayımlanmamış taslak var rozeti görünür; pencereyi yeniden açınca taslağınız gelir.
• Kaydet ve yayımla: Ayar yeni bir sürüm olarak yürürlüğe girer ("Yayımlandı: ayar sürümü N").
• Sürümler: Bölümü açın; her sürümün numarası, tarihi, yayımlayan kişi ve değişiklik notu listelenir.

Şablonun yeni sürümü var (1.7.0'da güncellendi): Eklenti güncellemesi şablonun yapısını (adımlarını, koşullarını, metin anahtarlarını) değiştirdiğinde kartta mavi Şablonun yeni sürümü var rozeti görünür; şablonun sürüm numarası artmasa da yapı değiştiyse rozet çıkar. Yeni yapıyı almak için kartta Ayarlar'a tıklayın ve Kaydet ve yayımla ile yeni bir ayar sürümü yayımlayın (ayarları değiştirmeniz gerekmez; isterseniz Değişiklik notu (isteğe bağlı) yazın). Rozet kalkar, Sürümler'de yeni sürüm listelenir; süren akışlar başladıkları yapıyla biter. 1.7.0'a geçen bir sitede ilk açılışta bütün yayımlanmış şablonlarda bu rozet görünür; her şablon bir kez yeniden yayımlanır.

Dikkat: Yeni ayar yalnız bundan sonra başlayan akışlara uygulanır. Süren akışlar başladıkları sürümle biter; pencerede N akış eski ayarla sürüyor rozeti bunu gösterir. Süren bir akışın yeni ayarla çalışması gerekiyorsa akışı iptal edip yeniden başlatın (bkz. Elle başlatma).

Yeni çalışan şablonu (Ş1)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · İK · BT · İdari işler · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Yeni çalışan

Ne işe yarar: Yeni bir çalışan kaydı açılınca BT'ye hesap ve cihaz, idari işlere çalışma alanı görevi açar. İşe alışma modülü açıksa işe alışma sürecini başlatır ve ona bağlanır.

Ne zaman başlar: Çalışan Admin → Personeller'den eklenince, SCIM, Google / Microsoft eşitlemesi, kurulum sihirbazı ya da WordPress kişi ekranıyla geldiğinde. Taslak gelen kişi ilk kez yayımlandığında da başlar. Aynı kişi için ikinci akış açılmaz. Kişi silinirse akış iptal edilir.

Ne yapar:

1. Kişinin işe giriş tarihi yoksa İK'ya Başlangıç tarihini girin görevi gider (son tarih 2 gün). Kişi kaydına tarih yazılınca görev kendiliğinden kapanır. İşe giriş tarihi 60 günden eskiyse (ör. eski bir çalışanı sonradan sisteme eklediniz) yeni çalışan hazırlığı gerekmez: akış görev ve süreç açmadan Tamamlandı olur. Geçmiş'te Eski işe giriş tarihi adımının notunda "İşe giriş tarihi 60 günden eski: yeni çalışan hazırlığı gerekmiyor; akış görev açmadan bitti." yazar. Bu bir hata değildir.
2. İşe alışma modülü açıksa giriş süreci başlatılır (başlatan: ayardaki İK kişisi). Kişinin açık bir süreci varsa yenisi açılmaz, akış ona bağlanır. BT ve idari görevlerini o zaman işe alışma süreci açar.
3. İşe alışma kapalıysa ya da İşe alışmadan bağımsız da BT / idari görev aç işaretliyse iki görev aynı anda açılır: BT'ye "Hesap ve cihaz hazırla: {calisan} · başlangıç {tarih}", idari işlere "Çalışma alanını hazırla: {calisan} · {tarih}". Görev önce Talepler'de (BT / İdari kategorisi) açılır; o yoksa Görevlerim'de, o da yoksa iş akışı görevi olur.
4. İşe alışma tamamlanınca ya da görevler bitince yöneticiye ve İK'ya "İşe başlama hazırlığı tamamlandı: {calisan}" bildirimi gider. Hazırlık 30 günde bitmezse bu bildirim gitmez; yöneticiye ve İK'ya "İşe başlama hazırlığı 30 günde tamamlanmadı: {calisan}. Açık görevler: {liste}" gider (1.8.8).

Önemli ayarlar:

• İşe alışma sürecini başlatan İK kişisi (zorunlu): işe alışma sorumlusu olan bir İK kişisi seçin.
• İşe alışma şablonu (boşsa öneri), Taslak kayıtlarda da başlat, Kayıt kaynakları (boşsa hepsi), Departmanlar (boşsa hepsi).
• BT / idari son tarihi (başlangıca göre iş günü): varsayılan −2 (başlangıçtan 2 iş günü önce; −10…0). Son tarih bugünden geriye düşmez.
• İsteğe bağlı adım: idari işler görevi.

Kimler görev alır: BT görevi işe alışma ayarındaki BT kişilerine, yoksa Talepler'deki BT kategorisinin sorumlularına, o da yoksa akış sorumlusuna gider. İdari işler aynı sırayla bulunur.

Dikkat: Akış başlangıçtan 30 gün sonra bitmemişse akış sorumlusuna "Yeni çalışan akışı 30 günde tamamlanmadı: {calisan}" bildirimi gider. İşe alışma süreci için bkz. 14. Hizmetler ve insan kaynakları yönetimi.

Ayrılan çalışan şablonu (Ş2)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · İK · BT · Zimmet sorumlusu · Muhasebe · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Ayrılan çalışan

Ne işe yarar: Çalışan "Ayrıldı" işaretlenince erişimleri kapatma görevi açar; zimmet, açık avans ve onay bekleyen masrafları kontrol ettirir.

Ne zaman başlar: Kişi "Ayrıldı" işaretlenince (WordPress kişi ekranı, SCIM ile kapatılan hesap) ya da ayrılış süreci başlayınca — hangisi önce gelirse. İkincisi aynı akışa bağlanır. "Ayrıldı" işareti kaldırılırsa akış "Ayrılış geri alındı." gerekçesiyle iptal edilir. 1.8.8'den beri Admin → Personeller'den ayrılış girilince de başlar. İleri tarihli ayrılışta akış plan anında başlar ve {tarih} plan tarihidir; plan iptal edilip aynı tarihle yeniden girilirse akış ikinci kez başlamaz.

Ne yapar:

1. Ayrılış süreci: işe alışma modülü açıksa ayrılış süreci başlatılır ya da açık sürece bağlanır. Son iş günü bugünden 60 günden eskiyse ya da 180 günden ileriyse işe alışma süreci açamaz: adım Atlandı olur ve notunda "Son iş günü (…) işe alışma sürecinin kabul ettiği aralıkta değil (bugünden en çok 60 gün önce, 180 gün sonra); süreç başlatılmadı." yazar. Akış hataya düşmez, sonraki adımlardan sürer.
2. Aynı anda başlayan işler:
   • Erişimleri kapat: BT'ye "Erişimleri kapat: {calisan} · son iş günü {tarih}". Süreçte "Hesapları kapat" görevi varsa yeni görev açılmaz, o göreve bağlanır. Ayrılış süreci yoksa (atlandı, işe alışma kapalı ya da süreçte bu görev yok) görev sırayla Talepler'de (BT kategorisi), olmazsa Görevlerim'de, o da olmazsa iş akışı görevi olarak açılır. Son tarih son iş günüdür.
   • Zimmet: açık zimmet varsa zimmet sorumlusuna "Zimmet iadesi: {sayi} eşya" (süreçteki cihaz teslim görevine bağlanır; süreç yoksa iş akışı görevi olarak açılır). Bütün zimmetler iade edilince görev kendiliğinden kapanır.
   • Açık avans: muhasebeye "Açık avansı kapatın: {calisan} · {sayi} avans". Metinde tutar yoktur; ayrıntı Masraf ekranındadır.
   • Onay bekleyen masraf: masrafın onaycılarına bildirim ve muhasebeye "Ayrılan çalışanın masraflarını kontrol edin: {calisan}" görevi.
3. Hepsi bitince İK'ya ve yöneticiye "Ayrılış kontrolleri tamamlandı: {calisan}" bildirimi gider. Kontroller 30 günde bitmezse bu bildirim gitmez; İK'ya ve yöneticiye "Ayrılış kontrolleri 30 günde bitmedi: {calisan}. Açık görevler: {liste}" gider (1.8.8).

Önemli ayarlar: Ayrılış sürecini başlatan İK kişisi (zorunlu), Ayrılış şablonu (boşsa varsayılan), Erişim kapatma son tarihi (son iş gününden sonra gün) (0–2), Departmanlar (boşsa hepsi).

Dikkat:

• Ayrılan kişi uygulamaya giremez; ona görev atanmaz.
• Kontroller son iş gününden 30 gün sonra bitmemişse akış sorumlusuna "Ayrılış kontrolleri 30 günde bitmedi: {calisan}" bildirimi gider.
• Seçtiğiniz İK kişisi işe alışma sorumlusu değilse akış "Süreci başlatacak İK kişisi (işe alışma sorumlusu) bulunamadı." hatasıyla durur (bkz. Hatalar).
• Ayrılış süreci için bkz. 14. Hizmetler ve insan kaynakları yönetimi.
• "Tamamlanmadı" bildirimi Yeni çalışan şablonunun 3. ve Ayrılan çalışan şablonunun 2. sürümündedir (1.8.8). {liste} açık görev adımlarının ve bağlı işe alışma / ayrılış sürecinin bitmemiş görevlerinin adlarıdır (en çok 5 ad, ardından "ve N görev daha"). Daha önce yayımladığınız şablonun kartında Şablonun yeni sürümü var rozeti çıkar; yeniden yayımlayınca yeni akışlar bu sürümü kullanır, süren eski akışlar zaman aşımında eski metni gönderebilir.

Satın alma şablonu (Ş3)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Ek onaycı · Zimmet sorumlusu · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Satın alma

Ne işe yarar: Tutar eşiğini aşan satın alma talebine ek onay ekler; teslim alınan ürünler için demirbaş görevi açar.

Nasıl çalışır:

1. Satın alma talebi açıldığı anda toplam eşikle karşılaştırılır. Toplam eşiğin üstündeyse ek onaycı talebin onay zincirine yazılır. Eşitse ek onay yoktur.
2. Satın alma onaycısı onaylayınca talep Ek onayda durumuna geçer ve ek onaycıya "Satın alma talebi ek onayınızı bekliyor: SA-…" bildirimi gider. Ek onaycı kararı Satın alma ekranında verir (bkz. 24. Kargo, muhaberat ve satın alma).
3. Ürün tam teslim alınınca zimmet sorumlusuna "Demirbaşa ekleyin: {no} · {baslik}" görevi açılır (son tarih 5 gün). Kalemler demirbaşa eklenince görev kendiliğinden kapanır.

Önemli ayarlar:

• Ek onay eşiği (TRY; talep toplamı) (zorunlu): varsayılan 50.000,00 TL.
• Döviz kalemli talep eşiği aşmış sayılsın: varsayılan açık. Satın almada kur olmadığı için içinde USD ya da EUR kalemi olan talep eşiği aşmış sayılır.
• Ek onaycı (zorunlu, tek kişi) ve Yedek onaycı (boşsa satın alma modül admini).
• Talep türleri (boşsa hepsi) (BT, İdari), Onaysız tedarik yetkisiyle açılan talepte de ek onay (varsayılan kapalı).
• Teslimde demirbaş: Demirbaşa ekleme görevi aç (varsayılan), Taslak demirbaş kaydı oluştur ve görev aç ya da Demirbaş adımı yok.
• Demirbaş kategorileri (boşsa hepsi): demirbaş görevi yalnız seçtiğiniz satın alma kategorilerinde açılır (ör. Donanım, Mobilya ve ofis ekipmanı). Liste Satın alma ayarlarındaki kategorilerden gelir; kategori yoksa "Satın alma kategorisi yok. Önce Admin → Satın alma ayarlarında kategori ekleyin." yazar.

Dikkat:

• Zincir talep açıldığı anda sabitlenir. Sonradan şablonu kapatsanız ya da ayarı değiştirseniz de o talep kendi zinciriyle biter.
• Talep sahibi ve talepte yönetim onayını veren kişi ek onayı veremez. Ek onaycı ayrıldıysa onay yedeğe düşer ve talebin geçmişine yazılır.
• Teslim 120 gün içinde gelmezse akış sorumlusuna "Satın alma 120 günde teslim alınmadı: {no}" bildirimi gider.
• Masrafın kendi onay eşikleri Masraf ayarlarındadır; bu şablon masrafa onaycı eklemez.

Ay sonu kapanışı şablonu (Ş4)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Muhasebe · Bordro sorumlusu · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Ay sonu kapanışı

Ne işe yarar: Ayın son iş günlerinde onaysız masraf, eksik mesai ve bekleyen izin hatırlatır; hepsi kapanınca (en geç sonraki ayın ilk iş günü) muhasebeye bordro aktarımı ve bütçe yükleme görevi açar.

Nasıl çalışır:

1. Ayın son 3 iş günü her sabah 09.30'da, işi kalan kişilere hatırlatma gider:

   • masraf onaycısına "Ay sonu: onayınızı bekleyen {sayi} masraf var", masraf sahibine "Ay sonu: gönderilmemiş masraf taslağınız var ({sayi})";
   • çalışana "Ay sonu: {sayi} gün mesai kaydınız eksik", onaycıya "Ay sonu: onay bekleyen {sayi} mesai düzeltmesi / fazla mesai var";
   • izin onaycısına "Ay sonu: onayınızı bekleyen {sayi} izin talebi var".

   Aynı gün bir kişiye birden çok hatırlatma düşerse tek bildirimde birleşir: "Ay sonu: 2 masraf onayı, 1 izin onayı bekliyor".

2. Onayda masraf, eksik / onaysız mesai ve bekleyen izin kalmayınca kapanış olur. Kalanlar kapanmasa da sonraki ayın 1. iş günü saat 12.00'de kapanış zorlanır.

3. Kapanışta bordro sorumlusuna "Bordro aktarımını yapın: {ay}" görevi açılır (son tarih sonraki ayın 2. iş günü). Puantaj dosyası indirilince görev kapanır. Kapanış zorlandıysa açıklamada "Açık kalanlar: …" yazar (ad ve tutar olmadan).

4. Bütçe modülü açıksa muhasebeye "Bütçe gerçekleşme Excel'ini yükleyin: {ay}" görevi, personel gerçekleşenini İK yüklüyorsa İK'ya "Personel icmalini yükleyin: {ay}" görevi açılır.

5. Bitince akış sorumlusuna "Ay sonu kapanışı tamamlandı: {ay}" bildirimi gider.

Önemli ayarlar: Ayın son kaç iş günü hatırlatılsın (varsayılan 3; 1–5), Hatırlatma saati (09:30), Sonraki ayın ilk iş günü en geç kapanış saati (12:00), Bordro aktarımı son tarihi (sonraki ayın kaçıncı iş günü) (varsayılan 2; 1–10).

Dikkat:

• İş günleri İzin ayarlarındaki çalışma günleri ve resmî tatil listesine göre sayılır. Tatile denk gelen gün atlanır.
• Kapalı bir modülün hatırlatması gitmez.
• Bütçenin kendi "ay yüklenmedi" hatırlatması ve Mesai'nin sabah bildirimleri ayrıca sürer.

Görev ve ücret değişikliği şablonu (Ş5)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · İK · Yönetim onaycısı · İkinci onaycı · Bordro sorumlusu · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Görev ve ücret değişikliği

Ne işe yarar: Yönetici, ekibindeki bir kişi için unvan, departman, yönetici ya da ücret değişikliği ister. İK inceler, yönetim onaylar, yüksek artışta ikinci onay alınır. Yürürlük tarihinde kişi kaydı güncellenir ve bordroya görev açılır. Tutar şifreli tutulur.

Talebi kim açar: Kişinin yöneticisi, yöneticisinin yöneticisi, İK ve Admin. Talep Pano'da Ekip Meydanı → Ekip kutusundaki Ekibimiz listesinin kişi satırından Görev / ücret değişikliği iste ile açılır. Modül admini şablon kartındaki Talep aç'a tıklayıp çalışanı seçerek de formu açabilir. Yöneticinin ve İK'nın adımları için bkz. 08. Rehber ve organizasyon ve inceleme ve onay.

Form: Ne değişiyor? (Unvan, Departman, Yönetici, Ücret; birden çoğu seçilebilir), Yürürlük tarihi (bugün ile 180 gün sonrası arası), Gerekçe (en az 20 karakter; tutar yazılmaz). Yeni yönetici adı yazılıp listeden seçilir; çalışanın kendisi ve ekibindekiler listede yoktur. Ücret seçilirse Yeni brüt aylık tutar ya da Artış oranı (%), Para birimi ve Mevcut brüt tutar (isteğe bağlı) ("Bilmiyorsanız boş bırakın; İK doldurur."). Talep gönderilince "Talep İK incelemesine gönderildi." iletisi çıkar.

Adımlar:

1. İK incelemesi: İK'ya "Görev değişikliği talebi İK incelemesinde: {calisan}".
2. Yönetim onayı: ayardaki yönetim onaycısına, boşsa talep edenin yöneticisine.
3. İkinci onay: ücret artışı eşiğe eşit ya da üstündeyse (varsayılan %20) ayardaki ikinci onaycıya.
4. Yürürlük tarihi gelince kişi kaydında unvan, departman ve yönetici güncellenir.
5. Bordroya işle: bordro sorumlusuna "Bordroya işleyin: {calisan} · yürürlük {tarih}". Görevde tutar yoktur; "Ayrıntı: İş akışları → #… (yalnız yetkililer görür)" yazar.
6. Talep edene "Görev değişikliği tamamlandı: {calisan}". Çalışana "Görev bilgileriniz güncellendi" bildirimi isteğe bağlıdır ve varsayılan kapalıdır (tutar yazmaz).

Onay adımlarında karar: Onayla, Düzeltmeye gönder (talep edene döner; talep eden akışın penceresinde Talebi düzelt ve yeniden gönder ile formu dolu açar, ücreti ve gerekçeyi yeniden girer; akış İK incelemesinden yeniden başlar), Reddet (talep edene "Görev değişikliği talebiniz reddedildi: {calisan}"). Ret ve düzeltmede not zorunludur (en az 3 karakter). Bkz. Size atanan onay ve görevler.

Mevcut ücret: Talepte mevcut brüt tutar yoksa İK inceleme adımının atananı pencerenin altındaki Mevcut ücreti gir'e tıklar, Mevcut brüt aylık (…) alanına tutarı yazar ve Kaydet'e tıklar ("Mevcut ücret kaydedildi."). Tutar girildiyse düğme Mevcut ücreti düzelt olur. Düğme yalnız İK incelemesi sürerken, yalnız o adıma atanan kişide ve yalnız ücret değişikliği seçilmiş talepte görünür; talep eden, teknik Admin ve akış sorumlusu göremez. Değişim oranı ücret ayrıntısında bu tutara göre hesaplanır.

Ücret ayrıntısı: Akışın ayrıntı penceresinde Ücret ayrıntısını göster'e tıklayın ve Göster ile onaylayın. Yeni ve mevcut brüt aylık tutar, değişim oranı ve gerekçe görünür; "Bu görüntüleme denetim kaydına geçti."

Kim ücreti görür, kim göremez:

• Tutarı yalnız talep eden ve bu akışın adımlarına atananlar (İK, yönetim onaycısı, ikinci onaycı, bordro görevinin sahibi) açabilir. Her açılış denetim kaydına "Ücret ayrıntısı görüntülendi" olarak yazılır; kayıtta tutar yoktur.
• Teknik Admin tutarı göremez. Modül admini, akış sorumlusu (kendisi bir adımın atananı değilse) ve görüntüleyici de göremez. Bu kişiler akışta yalnız özet görür: "Bu akışın ayrıntısını yalnız katılımcılar görür." ve ilerleme satırı (ör. "İlerleme: 0 adım tamamlandı · Şu anki adım: İK incelemesi"). Özette tutar, not ve gerekçe yoktur.
• Çalışanın kendisi akışı hiç görmez; yöneticisi olsa da tutarı göremez.
• Tutar hiçbir bildirimde, görevde ve e-postada yazmaz. Bildirimden onay yoktur: tutar görülmeden karar verilmez.
• Tutar akış bittikten 90 gün sonra silinir (ayar: Ücret ayrıntısının saklama süresi (akış bittikten sonra gün), 30–365). Akış kaydında yalnız "ücret değişti" bilgisi kalır.

Önemli ayarlar: Yönetim onaycısı (boşsa talep edenin yöneticisi), İkinci onaycı (yüksek artış) (zorunlu), İkinci onay eşiği (onbinde; 2000 = %20), Ücret ayrıntısının saklama süresi (akış bittikten sonra gün).

Dikkat:

• Talep eden kendi talebinde karar veremez. Aynı kişi İK ve yönetim adımını birlikte geçemez (başka aday varsa).
• Mevcut tutar ne talepte ne de İK tarafından girildiyse artış oranı bilinmez; güvenli tarafta kalınır ve ikinci onay istenir.
• Talep düzeltilip yeniden gönderilince İK'nın girdiği mevcut ücret korunur (aynı çalışan, ücret değişikliği hâlâ seçili ve para birimi aynıysa; 1.7.0'da güncellendi). Talep eden kendisi bir mevcut tutar yazdıysa onunki geçer. Para birimi değiştiyse eski tutar silinir: İK inceleme adımının atananına Mevcut ücret yeniden girilmeli bildirimi gider, akışın ayrıntı penceresinde İK'ya "Talep düzeltilirken para birimi değişti; önce girdiğiniz mevcut ücret silindi. Mevcut ücreti yeniden girin." uyarısı görünür ve İK Mevcut ücreti gir ile yeniden girer. Ücret değişikliği kaldırılıp yeniden eklendiyse de tutar silinir; bildirim gitmez, ayrıntıda "Talep düzeltilirken ücret değişikliği kaldırılıp yeniden eklendi; …" uyarısı görünür. Uyarıyı talep eden, teknik Admin ve akış sorumlusu görmez. Denetim kaydında "mevcut ücret korundu" / "mevcut ücret silindi (para birimi değişti)" / "mevcut ücret silindi (ücret türü kaldırıldı)" yazar; tutar hiçbirinde yoktur.
• Notlar akış geçmişinde görünür; tutar yazmayın. Notta tutar ya da para işareti varsa Notta tutar sorusu gelir.
• Bu şablonda bir adımın kişisi bulunamazsa adım Admin'e düşmez; akış hatalı olur ve akış sorumlusu ayarı düzeltir.
• Yeni yönetici seçimi yönetici döngüsü yaratıyorsa (ör. kişi kendi astına bağlanıyor) kişi kaydı güncellenmez; İK'ya "Kişi kaydı güncellenemedi, elle düzeltin: {calisan}" bildirimi gider.

Belge ve sertifika bitişi şablonu (Ş6)

Kimler için: Modül admini · Akış sorumlusu · Belge sorumluları · Sağlık yetkilileri · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Belge ve sertifika bitişi

Ne işe yarar: Ehliyet, İSG eğitimi, ilk yardım gibi belgelerin bitişine 60 / 30 / 7 gün kala sorumluya yenileme görevi ve hatırlatma gönderir. Dosya saklanmaz; yalnız bitiş tarihi tutulur.

Nasıl çalışır: Her gün 07.10'da belgeler taranır.

1. İlk eşikte belgenin sorumlusuna "Belge yenileme: {calisan} · {belge} · bitiş {tarih}" görevi açılır. Çalışana da bildir (sağlık hariç) açıksa çalışana "Belgenizin süresi {tarih} tarihinde doluyor: {belge}" gider.
2. Sonraki eşiklerde "Hatırlatma: belge bitişine {sayi} gün: {calisan}" hatırlatması gider.
3. Bitiş tarihi geçerse sorumluya ve akış sorumlusuna "Belgenin süresi doldu: {calisan}" bildirimi gider.
4. Belgenin bitiş tarihini ileri aldığınızda (yenilendi) görev kendiliğinden kapanır ve sayım yeni tarihten baştan başlar.

Sorumlu kim: Belge türünün sorumlusu (ör. Ehliyet sorumlusu, İSG eğitimi sorumlusu); boşsa İK; o da yoksa akış sorumlusu.

Önemli ayarlar: Takip edilen belge türleri (Ehliyet, İSG temel eğitimi, İlk yardım belgesi, Mesleki yeterlilik / SRC ve Diğer varsayılan açık gelir; sağlık raporu türü kapalı gelir), İlk uyarı (bitişe gün) (60), İkinci uyarı (bitişe gün) (30), Son uyarı (bitişe gün) (7), Çalışana da bildir (sağlık hariç), tür sorumluları.

Sağlık raporu türü:

• "Periyodik sağlık muayenesi / sağlık raporu" türü kapalı gelir.
• Açmak için Sağlık verisinin özel nitelikli olduğunu ve yalnız seçilen kişilerin göreceğini onaylıyorum (KVKK md. 6) kutusunu işaretleyin ve Sağlık kayıtlarını görenler (İSG yetkilisi, işyeri hekimi, seçilen İK) alanında en az bir kişi seçin. Eksikse "Sağlık raporu türünü açmak için KVKK onay kutusunu işaretleyin." ya da "Sağlık kayıtlarını görecek kişileri seçin …" iletisi çıkar.
• Sağlık kayıtlarını yalnız bu kişiler görür ve yazar. Admin, modül admini, İK yazarı ve çalışanın kendisi göremez.
• Sağlık türünde görev metni "Periyodik kontrol tarihi yaklaşıyor: {calisan}" olur; tür adı ve belge adı yazılmaz, çalışana bildirim gitmez.

Dikkat:

• Uyarı günleri büyükten küçüğe olmalı: "Uyarı günleri büyükten küçüğe olmalı (ör. 60 / 30 / 7)."
• Ayrılmış kişinin ve kaldırılmış belgenin taraması yapılmaz.
• 20 gün kala eklenen bir belge yalnız 30 günlük uyarıyı alır; bu onun ilk uyarısıdır.
• İlk yardım belgesini Acil durum modülündeki acil ekip de izler. İki uyarı gitmemesi için bu şablonda ilk yardım türünü yalnız acil ekip dışındaki çalışanlar için kullanın.
• Belge kaydı için bkz. Belgeler.

Bütçe ikinci onayı şablonu (Ş7)

Kimler için: Bütçe yöneticisi · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Bütçe ikinci onayı

Ne işe yarar: Bütçe yöneticisinin onayından sonra departman bütçesini seçilen ikinci onaycıya gönderir. Yalnız bütçe yöneticisi açıp kapatır.

1. Bütçe yöneticisi olarak Admin → Modüller → İş akışları'nı açın. Listede yalnız Bütçe ikinci onayı kartı görünür.
2. Ayarlar'a tıklayın ve İkinci onaycılar (sırayla; bütçe yöneticisi ya da izleyici) alanında bir ya da iki kişi seçin.
3. Kapsam'ı seçin: Bütün departmanlar ya da Yalnız seçili departmanlar. İkincisinde Seçili departmanlar'da departmanları işaretleyin. Ortak giderlerin bütçesine yalnız Ortak giderler dahil kutusu karar verir (listede "Ortak" seçeneği yoktur); kutu işaretliyse ortak giderler her iki kapsamda da ikinci onaya gider. Gider toplamı eşiği (raporlama parası; 0 = her birim) isteğe bağlıdır.
4. Kaydet ve yayımla'ya tıklayın, kartta anahtarı Açık yapın.

Sonra ne olur: Bütçe yöneticisi bir departman bütçesini onaylayınca bütçe İkinci onayda durumuna geçer ve ikinci onaycıya "Bütçe ikinci onayınızı bekliyor" bildirimi gider. İkinci onaycı kararı Bütçe ekranında verir (bkz. 37. Bütçe hazırlama, onay ve raporlar).

Dikkat:

• Şablon kapalı gelir; kapalıyken bütçe onayı 1.6 sürümündeki gibi tek adımdır.
• İkinci onaycı bütçede bütçe yöneticisi ya da izleyici rolüne sahip olmalıdır: "İkinci onaycı bütçede bütçe yöneticisi ya da izleyici rolüne sahip olmalı (veri görmeden onay olmaz)." İkinci onaycı ilk onaylayan, bütçeyi gönderen ya da departmanın bütçe sorumlusu olamaz.
• Teknik Admin bu şablonu göremez ve değiştiremez. Denerse "Bu şablonu bütçe yöneticisi yönetir." iletisi çıkar ve bütçe yöneticilerine bildirim gider.
• Şablonu kapattığınızda ikinci onayda bekleyen bütçeler ikinci onaycıda kalır; gerekirse bütçe yöneticisi geri çeker.

Geçmiş ve akış ayrıntısı

Kimler için: Modül admini · İşlem yetkilisi · Görüntüleyici · Akış sorumlusu · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Geçmiş

Ne işe yarar: Başlayan bütün akışları ve her akışın adım adım ilerleyişini görürsünüz.

1. Geçmiş sekmesine tıklayın. Bir şablonun kartındaki Geçmiş düğmesi listeyi o şablonla süzülmüş açar.

2. Listeyi süzün: Şablon, Durum (Sürüyor, Bekliyor, Askıda, Hatalı, Tamamlandı, İptal edildi), Başlangıç (en erken), Başlangıç (en geç). Konu numarası alanına kaydın numarasını (ör. SA-…) ya da adını yazın.

3. Her satırda şablon, durum, konu (çalışan, satın alma talebi, belge …), Başladı, Şu an kimde ve Ayar sürümü yazar. Sayfada 50 akış vardır.

   

4. Bir satırda Ayrıntı'ya tıklayın. Pencerede adımlar dikey bir çizelgede sıralanır: adımın adı, türü (Görev, Onay, Bildirim, Koşul, Grup, Bekleme, Süreç başlatma), durumu (Sırada, Bekliyor, Tamamlandı, Atlandı, Hatalı …), Atanan, Karar veren ve Not, Açılan kayıt, Son tarih ve Süre.

   • Açılan kayıt akışın açtığı ya da bağlandığı kaydı adıyla gösterir (ör. "İşe alışma süreci — Ayrılış: Pelin Sezer · Hesapları kapat", "Görev #… — Belge yenileme: …", "Talep T-… — …").
   • Adımın altındaki Hata: satırı yalnız hatalı adımda görünür. Biten bir adımdaki bilgi Not: olarak yazar (ör. "Not: yedek: asıl kural boş, yedek kişilere düştü"). Atlanan ya da iptal edilen adımda eski hata metni gösterilmez.

   

İpucu: Bildirime ya da Bugün'deki satıra dokunduğunuzda aynı ayrıntı penceresi açılır.

Dikkat: Görüntüleyici bir kaydın adını yalnız o kaydı kendi modülünde görmeye yetkiliyse görür; değilse yalnız numarası yazar. Açılan kayıt satırında da yetkisi olmayan kişi yalnız "İşe alışma süreci — Süreç #…" gibi numarayı görür; kişi ve görev adı yazmaz.

Size atanan onay ve görevler

Kimler için: Bir iş akışı adımı atanan herkes · Nerede: telefonda Alanım → Bugün; bilgisayarda Pano → Bugün; zildeki Sizi bekleyenler

Ne işe yarar: İş akışının kendi onayları (görev ve ücret değişikliği) ve kendi görevleri ("iş akışı görevi") size atanır. Talepler'de ya da Görevlerim'de açılan görevler orada görünür; iş akışı onları ikinci kez listelemez.

1. Bugün'de Onayınızı bekleyenler altında "Onayınızı bekliyor: …", yapılacaklar altında "Görev: …" satırı görünür. Birden çok kayıt varsa satır "N iş akışı adımı onayınızı bekliyor" olur ve İş akışlarında sizi bekleyenler listesini açar.

   

2. Satıra ya da listede Aç'a dokunun. Akışın ayrıntı penceresi açılır; üstte Onayınızı bekliyor ya da Sizi bekleyen görev kutusu vardır.

3. Onayda isterseniz not yazın ve Onayla, Düzeltmeye gönder ya da Reddet'e dokunun. Görevde işi yaptıktan sonra Tamamladım'a dokunun.

   

Dikkat:

• "Notlar akış geçmişinde görünür; tutar yazmayın."
• Ret ve düzeltmede not zorunludur: "Ret ve iadede not zorunlu (en az 3 karakter)."
• Başka biri aynı adımda az önce işlem yaptıysa "Bu adımda az önce işlem yapıldı; ekranı yenileyin." iletisi çıkar.
• Son tarih geçince atanana "Hatırlatma: … — son tarih …" bildirimi gider: son tarihte bir, sonra şablondaki Hatırlatma sıklığı (iş günü) aralıkla (varsayılan 2 iş günde bir), en çok En çok hatırlatma kadar (varsayılan 3). Son hatırlatma akış sorumlusuna da gider. Sıklık ve sayı akışın başladığı ayar sürümünden okunur. Onay hiçbir zaman kendiliğinden verilmez.
• Siz izindeyken yerinize bakan kişi de karar verebilir ("… adına (vekil)").
• Bugün ekranı için bkz. 06. Pano ve intranet.

Hatalar: yeniden deneme, adımı atlama, devretme ve iptal

Kimler için: Modül admini · İşlem yetkilisi · Akış sorumlusu (kendi şablonu) · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Hatalar

Ne işe yarar: Bir adım çalışamazsa (ör. kişi bulunamadı, süreci başlatacak İK kişisi işe alışma sorumlusu değil) akış Hatalı olur. Akış sorumlusuna bir kez bildirim gider; İK ve Admin'in Bugün ekranında Operasyon altında "Bir iş akışı hatada" satırı çıkar. Hatayı buradan çözersiniz.

1. Hatalar sekmesine tıklayın. Hatalı akışlar en eskisi üstte listelenir.

   

2. Akışta Ayrıntı'ya tıklayın. Üstte Son hata: satırı, hatalı adımda Hata: satırı yazar.

   

3. Hatanın nedenine göre birini seçin:

   • Yeniden dene: Önce nedeni giderin (ör. akışta seçili İK kişisine İşe alışma modülünde sorumlu rolü verin), sonra Yeniden dene'ye tıklayın. "Adım yeniden denendi." iletisi çıkar ve adım yeniden çalışır. Geçici hatalar (bağlantı, kilit) 5 dk, 15 dk, 1 sa, 4 sa ve 12 sa arayla en çok 6 kez kendiliğinden yeniden denenir. Aşağıdaki örnekte eski bir sürümle hataya düşmüş yeni çalışan akışı yeniden denendi: işe giriş tarihi işe alışmanın kabul ettiği aralıkta olmadığı için süreç adımı notuyla Atlandı ve akış tamamlandı.

     

   • Adımı atla: Adımın işi akış dışında yapıldıysa Adımı atla'ya tıklayın, Gerekçe (en az 10 karakter) yazın ve Atla'ya tıklayın. "Atlanan adımın işi yapılmamış sayılır; akış bir sonraki adımdan sürer." Bu düğme yalnız atlanabilen adımlarda (ör. süreç başlatma) görünür; onay adımları atlanamaz.

     

   • Devret: Bekleyen bir onay ya da iş akışı görevini başka birine verir. Devret'e tıklayın, Yeni atanan kişiyi seçin, isterseniz Gerekçe (isteğe bağlı) yazın ve Devret'e tıklayın. Yeni kişiye bildirim gider.

     

   • Akışı iptal et: Pencerenin altındaki Akışı iptal et'e tıklayın, Gerekçe (en az 10 karakter) yazın ve İptal et'e tıklayın. "İptal edilen akışın açtığı görevler kapanmaz; görevlere not düşülür. Bu işlem geri alınamaz."

Dikkat:

• Ayarı düzeltmek hatalı akışı düzeltmez: akış başladığı ayar sürümüyle sürer. Ayarı düzeltin, hatalı akışı Yeniden dene ya da gerekirse iptal edip yeniden başlatarak çözün.
• Ayrılan çalışan akışında Ayrılış süreci adımını atlarsanız akış durmaz: Erişimleri kapat görevi süreç olmadan sırayla Talepler'de (BT kategorisi), olmazsa Görevlerim'de, o da olmazsa iş akışı görevi olarak açılır; açık zimmet varsa Zimmet iadesi iş akışı görevi olur. Yalnız kalıcı bir engel (ör. yetki) varsa adım hatalı olur.
• Bir adımın atananı ayrılırsa adım kendiliğinden onun yöneticisine, üst yöneticisine, akış sorumlusuna ya da en son Admin'e devredilir. Görev ve ücret değişikliğinde bu devir yapılmaz; akış hatalı olur.
• Modül kapatılırsa süren akışlar Askıda olur; modül yeniden açılınca kaldıkları yerden sürer ve askıda geçen süre son tarihlere eklenir.

Belgeler: belge ekleme, CSV yükleme ve indirme

Kimler için: Modül admini · İşlem yetkilisi · Belge şablonunun akış sorumlusu (yazar) · Görüntüleyici (okur) · Sağlık yetkilileri · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Belgeler

Ne işe yarar: Belge ve sertifika bitişi şablonunun takip ettiği tarihleri girersiniz. Sekme yalnız bu şablon açıkken görünür.

Listeyi okumak:

1. Belgeler sekmesine tıklayın. Her satırda çalışan, belge türü, kalan gün rozeti ("25 gün kaldı", "Bugün bitiyor", "Süresi doldu (… gün önce)"), Bitiş: ve belge adı yazar.
2. Bitiş listesinden süzün: Bütün belgeler, Bitişi 60 gün içinde, Bitişi 30 gün içinde, Bitişi 7 gün içinde.

Belge eklemek:

1. Belge ekle'ye tıklayın.
2. Çalışan'ı seçin, Tür'ü seçin, isterseniz Belge adı (isteğe bağlı) yazın (ör. B sınıfı), Bitiş tarihi'ni girin.
3. Kaydet'e tıklayın. "Belge kaydedildi." iletisi çıkar.

Belge yenilendiğinde satırda Düzenle'ye tıklayıp yeni bitiş tarihini girin. Belgeyi takipten çıkarmak için Kaldır'a tıklayın: "Belge listeden kalkar ve bitiş hatırlatması durur. Kayıt denetim için saklanır."

CSV ile toplu yüklemek:

1. Bir CSV dosyası hazırlayın. Sütunlar noktalı virgülle ayrılır: sicil;tür;bitiş;ad;not (ad ve not isteğe bağlı). Sicil yerine e-posta da olur. Tür, anahtar (ör. ehliyet) ya da ad (ör. Ehliyet) olabilir. Tarih YYYY-AA-GG ya da GG.AA.YYYY.
2. CSV yükle'ye tıklayın, Dosya'yı seçin ve Yükle'ye tıklayın.
3. Sonuç satırı yazar: "Eklenen … · güncellenen … · değişmeyen …". Yüklenemeyen satırlar numarasıyla listelenir (ör. "Satır 3: Sicil bulunamadı ya da birden çok çalışanla eşleşti.", "Satır 4: Belge türü tanınmadı.").

CSV indirmek: CSV indir'e tıklayın. Liste Excel'de açılabilen bir CSV dosyası olarak iner.

Dikkat:

• "Nota sağlık bilgisi, teşhis ya da kimlik numarası yazmayın."
• Bir dosya en çok 2.000 satır ve 512 KB olabilir.
• Sağlık türündeki satırlar yalnız sağlık yetkililerine gelir; öteki kişilerin listesinde, formunda ve indirdiği CSV'de görünmez.
• Yalnız sağlık yetkilisi olan kişi (ör. işyeri hekimi) İş akışları ekranında yalnız Belgeler sekmesini görür.

Elle başlatma

Kimler için: Modül admini · İşlem yetkilisi · Akış sorumlusu · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Şablonlar → kartta Elle başlat

Ne işe yarar: Şablon açılmadan önceki bir kayıt için ya da iptal ettiğiniz bir akışı yeniden başlatmak için akışı elle başlatırsınız. Elle başlat düğmesi yalnız açık olan Yeni çalışan, Ayrılan çalışan ve Belge ve sertifika bitişi kartlarında vardır.

1. Kartta Elle başlat'a tıklayın.
2. Yeni çalışan ve ayrılan çalışanda Çalışan'ı, belge şablonunda Belge'yi seçin.
3. Gerekçe (en az 10 karakter) yazın ve Başlat'a tıklayın. "Akış başlatıldı." iletisi çıkar ve akışın ayrıntısı açılır.

Dikkat:

• Aynı kayıt için açık bir akış varsa yenisi başlamaz: "Bu kayıt için açık bir "…" akışı zaten var."
• Elle başlatma denetim kaydına gerekçesiyle yazılır.
• Belge şablonunu elle başlattığınızda belgenin bitişi ilk uyarı gününden uzak olsa da sorumluya hemen "Belge yenileme: … · bitiş …" görevi açılır (açıksa çalışana da bilgi gider). Günlük tarama aynı bitiş tarihi için ikinci bir yenileme görevi açmaz; sonraki uyarı günlerinde yalnız hatırlatma gider. Bitiş tarihini ileri alırsanız sayım baştan başlar.

Denetim kaydı

Kimler için: Modül admini · İşlem yetkilisi · Akış sorumlusu (kendi şablonu) · Bütçe yöneticisi (bütçe ikinci onayı) · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Denetim

Ne işe yarar: Modülde yapılan her işlem değiştirilemez bir kayda yazılır: şablonun açılması ve kapanması, ayar yayımlama, akışın başlaması ve bitmesi, kararlar, devir, atlama, yeniden deneme, iptal, açılan görev ve süreçler, belge işlemleri, ücret ayrıntısının görüntülenmesi ve yetkisiz denemeler.

1. Denetim sekmesine tıklayın. Her satırda işlem (ör. Akış başladı, Elle başlatıldı, Görev açıldı, İşe alışma sürecine bağlandı, Yeniden denendi, Geri dönüş denetimi), tarih, kişi ("Sistem": motorun kendisi) ve ayrıntı yazar. Adı bilinmeyen bir işlemde Diğer işlem yazar. Ayrıntı okunur biçimdedir (1.7.0'da güncellendi): şablon adı, adım adı, olay adı, kaydın adı ve sonuç " · " ile ayrılarak yazılır (ör. "Yeni çalışan · sürüm 2", "Satın alma · SA-2026-0019 — Toplantı odası kamera seti (K3) · Satın alma talebi açıldı", "Akış #18 mevcut ücret girildi"). Kayıttaki kişinin ya da sürecin adını yalnız o kaydı görmeye yetkiliyseniz görürsünüz; yetkiniz yoksa yalnız numara yazar (ör. "Süreç #9", "Çalışan #12"). CSV aynı biçimdedir.
2. Başlangıç ve Bitiş tarihleriyle süzün.
3. Kaydı indirmek için CSV indir'e tıklayın (yalnız modül admini).

Dikkat:

• "Denetim kaydını okumak da kayda geçer."
• Kayıtta tutar ve kişisel veri yoktur; sağlık türündeki belgelerde tür adı yerine "özel" yazar.
• Kayıt varsayılan olarak 5 yıl saklanır (bkz. Modül ayarları ve geri dönüş denetimi).

Modül ayarları ve geri dönüş denetimi

Kimler için: Admin · Modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Ayarlar

Ne işe yarar: Modülü açıp kapatır, saklama sürelerini ve genel akış sorumlusunu belirlersiniz.

1. Ayarlar sekmesine tıklayın. Üstte İş akışları modülü: Açık satırı ve Modülü kapat düğmesi vardır.
2. Alanları doldurun:
   • Denetim kaydı saklama süresi (yıl): varsayılan 5 (1–20).
   • Biten akışların saklama süresi (ay): varsayılan 24 (1–120). "Süre dolunca akış ve adım kayıtları silinir."
   • Genel akış sorumlusu: şablonun kendi sorumlusu yoksa hatalar ve düşen adımlar bu kişilere gider (en çok 10 kişi).
3. Kaydet'e tıklayın. "Ayarlar kaydedildi." iletisi çıkar.

Modülü kapatmak: Modülü kapat'a tıklayın ve İş akışları kapatılsın mı? sorusunda Modülü kapat ile onaylayın: "Modül kapanınca yeni olay işlenmez; süren akışlar askıya alınır. Modül yeniden açılınca kaldıkları yerden sürer." Satın almaya ve bütçeye eklenmiş ek onaylar etkilenmez; o kayıtlar kendi modülünde biter.

Geri dönüş denetimi: Eklentiyi eski bir sürüme döndürmeden önce Denetle'ye tıklayın. Eski sürüm, iş akışlarının satın almaya ve bütçeye eklediği ek onayları tanımaz; denetim bunları sayar:

• Ek onayda bekleyen satın alma talebi (ek onaycının sorusunu bekleyen talepler dahil),
• İkinci onayda bekleyen bütçe,
• Bekleyen yerel onay ve görev adımı.

İlk ikisinde kayıt varsa satır kırmızıyla işaretlenir ve "Geri dönüşten önce kapatılması gereken kayıt var." yazar. Bu talepleri Satın alma'da, bütçeleri Bütçe'de sonuçlandırın (onay, ret ya da geri çekme) ve yeniden denetleyin. Engel yoksa "Geri dönüşü engelleyen kayıt yok." yazar. Sonuçta yalnız sayılar vardır; talep numarası, başlık ve tutar gösterilmez. Her denetim denetim kaydına yazılır.

Kim neyi görür?

Kimler için: Admin · Modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İş akışları → Yetkiler

Ne işe yarar: İş akışları rolleri Prozence'in modül yetki tablosuyla verilir. Admin her modülde modül admini sayılır.

Rol vermek:

1. Ekranın altındaki Yetkiler bölümünde rolün kutusuna kişinin adını yazıp seçin: Modül admini, İşlem yetkilisi ya da Görüntüleyici. Bir departmanın herkesine rol vermek için Departmana rol → + Departman ekle.
2. Yetkileri kaydet'e tıklayın.

Gizlilik özeti:

• Ücret tutarını teknik Admin ve çalışanın kendisi göremez. Tutarı yalnız talep eden ve akışın adımlarına atananlar açar; her açılış kayda geçer.
• Sağlık raporu türü kapalı gelir. Açılırsa yalnız seçilen İSG yetkilisi, işyeri hekimi ve İK görür; Admin ve modül admini göremez.
• Akış kayıtlarında, bildirimlerde ve denetim kaydında ad, e-posta, telefon, kimlik numarası, sağlık bilgisi ve tutar tutulmaz; adlar ekranda okuyanın yetkisiyle gösterilir.

Sınırlar ve sık sorulanlar

Kimler için: Admin · Modül admini

Sınırlar (1.7.0):

• Yalnız hazır şablonlar ve ayarları vardır; şablonun adımları ve koşulları ekrandan değiştirilmez (serbest akış tasarımcısı sonraki sürümde).
• Bir şablon şirkette bir kez kurulur. Çok şirketli hesaplarda şirket ayrımı ayardaki departman süzgeçleriyle yapılır; ay sonu kapanışı site başına bir akış açar.
• Şirket bazlı İK kapsamı (1.8.10): kapsam açıksa (Admin → Kişiler ve yetkiler → Şirket bazlı İK kapsamı) adımların İK ve bordro alıcıları akışın konusu olan çalışanın, yoksa talep edenin, o da yoksa akışı başlatanın şirketindeki İK ve bordro yetkilileridir. O şirkette İK yoksa adım uygulama Admin'lerine gider (konu kişi ve talep eden hariç); görev ve ücret değişikliğinde (Ş5) Admin'e düşmez, akış sorumlusuna gider. Kapsam kapalıyken ve kişisiz akışlarda (ay sonu kapanışı) davranış değişmedi.
• İzin onay zincirine ve masrafa iş akışından onaycı eklenmez; masrafın ek onayı Masraf ayarlarındaki eşiklerle sürer.
• Satın almada kur yoktur: eşik TRY toplamına bakar, dövizli talep eşiği aşmış sayılır.
• Belge dosyası saklanmaz; yalnız bitiş tarihi tutulur.
• Zamanlı işler (ay sonu, belge taraması, hatırlatmalar) sitenin zamanlayıcısıyla çalışır; trafiği az olan sitelerde birkaç saat gecikebilir. Son tarihler gün düzeyindedir.
• Geçmiş listesinin CSV'si yoktur (denetim kaydının CSV'si vardır). Konu numarası araması yalnız ekrandaki sayfada arar.

Sık sorulanlar:

• Şablonu açtım ama eski kayıtlar için akış başlamadı. Şablon yalnız açıldıktan sonraki olaylara bakar. Eski bir kayıt için Elle başlatma kullanın.
• Ayarı değiştirdim, süren akış eski kişiye gidiyor. Süren akışlar başladıkları ayar sürümüyle biter. Gerekirse adımı Devret ile başka kişiye verin.
• Görev neden Talepler'de / Görevlerim'de açıldı? Görevler sırayla Talepler'de, Görevlerim'de (Projeler ve görevler modülü), olmazsa iş akışı görevi olarak açılır. Talepler'deki görev talep çözülünce, Görevlerim'deki görev "Yapıldı" olunca akışta kendiliğinden tamamlanır.
• Görevlerim'de açılan bordro görevinin başlığında neden "bir çalışan" yazıyor? Görev ve ücret değişikliği (Ş5) gizli bir şablondur; Görevlerim'deki Bordroya işle görevinde çalışanın adı yazılmaz ("Bordroya işleyin: bir çalışan · yürürlük …"), çünkü görev kaydını akışın katılımcısı olmayanlar da görebilir. Görevin açıklamasındaki "Ayrıntı: İş akışları → #…" satırındaki akışı Bugün'den ya da Geçmiş'ten açın; adı orada yetkinize göre görürsünüz. Yeni çalışan, ayrılan çalışan ve belge şablonlarının Talepler / Görevlerim'e açtığı görevlerde ad yazılır (1.7.0'da güncellendi).
• Aynı kişiye iki kez görev açılır mı? Hayır. Aynı kayıt için ikinci akış açılmaz; işe alışma süreci açıksa iş akışı ayrıca görev açmaz, sürece bağlanır.
• Bildirime tutar yazabilir miyim? Hayır. Metinlerde tutar ve kişisel veri yer tutucusu yoktur.