14. Hizmetler ve insan kaynakları yönetimi

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölümün çoğu yeni bölümlere taşındı. Mesai, izin, talep, muhaberat, satın alma, zimmet, servis, yemek, rezervasyon, ziyaretçi, acil durum ve İSG yönetimi artık kendi bölümlerinde, her ayarın ne yaptığını ve varsayılanını gösteren tablolarla anlatılıyor. Aşağıdaki taşınan başlıklar eski bağlantılar çalışsın diye duruyor ve sizi yeni yerine yönlendiriyor; rollerin verilmesi, araç tahsisi, işe alışma ve bordro bu bölümde anlatılmaya devam ediyor.

Yönetim için yeni bölümler:

• 29. Mesai yönetimi: Mesai ayarlarının dört sekmesi, kayıtlı ofisler, ofis dışı çalışma, çalışma düzenleri, karekod ekranı, puantaj ve bordro programına aktarım, konum takibi
• 30. Çalışan izinleri yönetimi: çalışma günleri, kıdem tabloları ve tatiller, izin türlerinin kuralları, avans izin, onay akışı, bakiyeler, imzalı formu karekodla teslim alma
• 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi: talep kategorileri ve hedef süreler, hazır yanıtlar, muhaberat, satın alma ve zimmet ayarları ve yetkileri
• 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi: hizmet modülleri ve roller, servis hatları, yemek menüsü ve yemekhane girişi, rezervasyon, ziyaretçi ayarları, acil durum planı ve ekipler, Güvendeyim, İSG bildirimleri, işyeri hekimi

Sorumluların günlük işleri (talepleri işleme, Muhaberat masası, satın alma onayı, Demirbaşlar, resepsiyon masası, izin ve mesai onayları) çalışanların da kullandığı ekranlarda olduğu için çalışan bölümlerinde anlatılır: 21. Çalışan izinleri, 22. Mesai, 23. Talepler, 24. Kargo, muhaberat ve satın alma, 26. Toplantı odası ve ziyaretçiler ve 28. Demirbaş ve zimmet. Çalışanların gördüğü ekranlar için bkz. 07. Şirket içi hizmetler. Masraf ve avans yönetimi ayrı bölümdedir: 18. Masraf yönetimi ve muhasebe.

Kimler için: Admin · Hizmet sorumlusu · İnsan kaynakları · Modül adminleri ve işlem yetkilileri · Departman yöneticisi

Bu bölümde

Bu bölümde anlatılanlar:

• Rolleri verme
• Araç tahsisi
• Yeni işe alışma süreci başlatma
• Ayarlar ve şablonlar (işe alışma)
• Bordro yükleme ve eşleştirme
• Bordro dönemleri, tebliğ durumu ve denetim kaydı
• Bordro eşleşme bilgileri: sicil no ve TC kimlik no
• Bordro ayarları: doğrulama, SMS sağlayıcı ve Prozon API
• Masraf onayları

Yeni bölümlere taşınanlar (başlık sizi yeni yerine yönlendiren kısa nota götürür):

• Hizmetler yönetimini açma → 32
• Hizmet modüllerini açma → 32
• Yemek menüsünü girme → 32
• Yemeğe katılım ve menü puanlarını izleme → 32
• Servis hatlarını tanımlama → 32
• Canlı servis: şoför bağlantısı ve yolculara duyuru → 32
• Talep kategorileri ve sorumluları → 31
• Gelen talepleri işleme (atama, yanıt, çözme) → 23
• Muhaberat ayarları → 31
• Gelen kargoyu kaydetme ve teslim etme → 24
• Giden kargo taleplerini gönderme → 24
• Rezervasyon kaynakları ve kuralları → 32
• Ziyaretçi ayarları ve karekodla kendi kaydı → 32
• Resepsiyon ekranı: ziyaretçiyi içeri alma → 26
• Ramak kala ve tehlike bildirimlerini işleme → 32
• Güvenlik bildirimi ayarları ve raporu → 32
• Demirbaş kaydetme ve zimmetleme → 28
• Zimmeti geri alma, arıza ve kayıp → 28
• Zimmet ayarları → 31
• Ekip onayları (departman yöneticisi) → 21
• Onay bekleyen izinler (insan kaynakları) → 30
• Yıllık izin bakiyelerini girme → 30
• Tüm izin talepleri ve çalışan adına izin kaydı → 30
• Ayarlar: izin türleri ve kuralları, kıdem tabloları, tatiller → 30
• Onaylı izin formu ve QR doğrulama → 21
• Onaylı iznin imzalı formunu teslim alma (karekodla) → 30
• Mesai ayarları: kayıt yolları, ofis ağı ve karekod → 29
• Girişe karekod ekranı kurma → 29
• Konum takibi (saha) ayarları ve rıza belgeleri → 29
• Puantaj ve mesai raporu → 29
• Güvendeyim yoklaması başlatma → 32
• Yoklama panosunu izleme ve bitirme → 32
• Toplanma alanları ve Güvendeyim ayarları → 32
• Tatbikat sonuçlarına bakma → 32

Rolleri verme

Kimler için: Admin · Nerede: Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler

Ne işe yarar: Her hizmeti kimin yöneteceğini ve kimin işleyeceğini belirler. Bu bölümdeki ekranları kişi ancak rolü varsa görür.

• Hizmet sorumlusu (görev yetkisi): Admin → Hizmetler bölümünün tamamını yönetir (modüller, yemek, servis, araç ve hizmet modüllerinin ayarları).
• Acil durum sorumlusu (görev yetkisi): Güvendeyim yoklamasını başlatır, izler ve bitirir.
• Modül yetkileri tablosu: talepler, muhaberat, rezervasyon, ziyaretçiler, mesai, işe alışma, İSG bildirimi (işyeri hekimi yönetimi de bu modülün rolleriyle yapılır), zimmet, izin talepleri, bordro, satın alma ve Güvendeyim (acil durum) için Modül admini (ayarlar), İşlem yetkilisi (kayıtları işler, bildirim alır) ve Görüntüleyici (salt okunur) rolleri. Hazır paket düğmeleri (İnsan kaynakları, İdari işler, Resepsiyon, İSG ekibi) sık kullanılan rolleri tek tıkla verir.

Adımlar ve rollerin modül modül anlamı için bkz. 10. Yönetim ve kurulum ve Modül rolleri (yetki tablosu).

İpucu: Departman yöneticisine ayrıca rol vermeniz gerekmez. Organizasyon şemasında bir çalışanın yöneticisi olan kişi, o çalışanın izin ve mesai düzeltme taleplerini kendiliğinden onaylar (bkz. Departman ve yönetici atama).

Hizmetler yönetimini açma

Admin → Hizmetler ekranını açmayı ve kimin hangi sekmeyi gördüğünü anlatır. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Hizmetler yönetimini açma. Ayrıca bkz. 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi: Ayar ekranlarını açma.

Hizmet modüllerini açma

Yemek, servis ve araç tahsisi modüllerini ve yemek / servis ek özelliklerini açarsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Hizmet modüllerini açma (Genel).

Yemek menüsünü girme

Ayın menüsünü gün gün ya da CSV dosyasından girersiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Yemek menüsünü girme.

Yemeğe katılım ve menü puanlarını izleme

Günlük beklenen kişi sayısını ve menü puanlarını izlersiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Yemeğe katılım ve menü puanlarını izleme.

Servis hatlarını tanımlama

Servis hatlarını, araçları, şoförleri ve durak saatlerini girersiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Servis hatlarını tanımlama ve Bugünkü seferleri izleme.

Canlı servis: şoför bağlantısı ve yolculara duyuru

Şoföre giriş gerektirmeyen bağlantıyı verir, yolculara gecikme ya da iptal duyurusu gönderirsiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Şoför bağlantısı ve yolculara duyuru. Ayrıca bkz. 25. Servis ve yemekhane: Şoför ekranı: sefer, durak ve yolcular.

Araç tahsisi

Kimler için: Hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Araç

Ne işe yarar: Şirket aracı verilen çalışanın plakasını ve lastik, bakım, muayene, sigorta, kasko tarihlerini girersiniz. Tarih yaklaşınca çalışana ve idari işlere hatırlatma gider. Çalışan yalnız kendi aracını görür, değiştiremez.

Başlamadan önce: Araç tahsisi modülü açık olmalıdır. Kapalıyken bölümün başında "Araç tahsisi kapalı; çalışanlara görünmez ve hatırlatma gitmez." yazar.

1. + Araç ekle'ye tıklayın.
2. — Çalışan seçin — listesinden çalışanı seçin.
3. Plaka (34 ABC 123) ve Marka / model kutularını doldurun.
4. Tarihleri girin: Lastik değişimi (yanındaki listeden Kışlığa geçiş ya da Yazlığa geçiş), Periyodik bakım (tarih ya da ya da km), Araç muayenesi, Trafik sigortası, Kasko.
5. İsterseniz Not yazın ve Araçları kaydet'e tıklayın.

İpucu: Geçen tarihlerin yanında geçti, yaklaşanların yanında yaklaşıyor yazar.

Dikkat: Bir çalışana tek araç tahsis edilebilir. Tahsisi kaldırmak için satırdaki Kaldır'a tıklayıp kaydedin.

Talep kategorileri ve sorumluları

Talep kategorilerini, sorumlularını ve hedef çözüm sürelerini belirlersiniz. Bu görev 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Talep ayarları: kategoriler ve hedef süreler, Hazır yanıtları tanımlama ve Talepler için yetki verme.

Gelen talepleri işleme (atama, yanıt, çözme)

Gelen talepleri üstlenir, talep sahibiyle yazışır, bilgi ister ve çözersiniz. Bu görev 23. Talepler bölümüne taşındı; bkz. Gelen talepler listesi (talepleri işleyenler), Talebi üstlenme ve yanıt yazma, Talep sahibinden bilgi isteme, Talebi çözme, kapatma, öncelik ve konu değiştirme ve Özet panosu: çözülme süreleri.

Muhaberat ayarları

Teslim yerini, hatırlatmayı, saklama süresini, sorumluları ve kargo firmalarını belirlersiniz. Bu görev 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Muhaberat ayarları ve Muhaberat için yetki verme.

Gelen kargoyu kaydetme ve teslim etme

Gelen gönderiler artık ayrı Muhaberat masası ekranında kaydedilir ve teslim kodu ile teslim edilir. Bu görev 24. Kargo, muhaberat ve satın alma bölümüne taşındı; bkz. Muhaberat masasını açma, Gelen gönderiyi kaydetme, Gönderiyi teslim etme ve Muhaberat defteri: gelen ve giden.

Giden kargo taleplerini gönderme

Çalışanların gönderim taleplerini kargoya ya da kuryeye verirsiniz; eski Hazırlanıyor düğmesinin yerinde artık Muhaberata alındı vardır. Bu görev 24. Kargo, muhaberat ve satın alma bölümüne taşındı; bkz. Giden gönderim taleplerini işleme.

Rezervasyon kaynakları ve kuralları

Ayrılabilecek toplantı odalarını ve park yerlerini, rezervasyon saatlerini ve sınırlarını belirlersiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Rezervasyon kaynakları ve kuralları ve Google Takvim eşitlemesi.

Ziyaretçi ayarları ve karekodla kendi kaydı

Ziyaretçi kaydını, saklama süresini, aydınlatma metnini ve karekodla kendi kaydını ayarlarsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Ziyaretçi ayarları, karşılama ve çıkış. Ayrıca bkz. 26. Toplantı odası ve ziyaretçiler: Karekodla kendi kaydı (ziyaretçi).

Resepsiyon ekranı: ziyaretçiyi içeri alma

Resepsiyonda beklenen ziyaretçiyi içeri alır, habersiz geleni kaydeder ve çıkışını yaparsınız. Bu görev 26. Toplantı odası ve ziyaretçiler bölümüne taşındı; bkz. Resepsiyon masası: ziyaretçiyi içeri alma, Ziyaretçinin çıkışını yapma, Şu an içeride kimler var ve Resepsiyon: Bugün listesi ve Defter.

Ramak kala ve tehlike bildirimlerini işleme

Gelen İSG bildirimlerini inceler, riski puanlar, düzeltici faaliyet açar ve kapatırsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Ramak kala ve tehlike bildirimlerini işleme.

Güvenlik bildirimi ayarları ve raporu

İSG bildirimini açar, isimsiz bildirimi ve yer önerilerini ayarlarsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Güvenlik bildirimi ayarları. Ayrıca bkz. 19. Raporlar: Raporlarda iş sağlığı ve güvenliği sekmesi.

Demirbaş kaydetme ve zimmetleme

Demirbaşlar artık soldaki menüde ayrı Demirbaşlar ekranındadır; eşyayı orada kaydeder ve çalışana zimmetlersiniz. Bu görev 28. Demirbaş ve zimmet bölümüne taşındı; bkz. Demirbaşlar ekranı, Demirbaş kaydetme, Demirbaşı zimmetleme, Excel ya da CSV dosyasından içe aktarma ve QR etiket yazdırma.

Zimmeti geri alma, arıza ve kayıp

Eşyayı iade alır, durumunu değiştirir; kayıp, hasar ve arıza artık olay olarak bildirilir ve sonuçlandırılır. Bu görev 28. Demirbaş ve zimmet bölümüne taşındı; bkz. Demirbaşın ayrıntısı: iade, durum, düzenleme ve silme, Olayları izleme, Olayı incelemeye alma ve Olayı sonuçlandırma: maliyet ve kusur değerlendirmesi.

Zimmet ayarları

Zimmet modülünü, teslim onayını, garanti hatırlatmasını ve saklama süresini ayarlarsınız. Bu görev 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Zimmet ayarları ve özel kategoriler ve Zimmet için yetki verme.

Ekip onayları (departman yöneticisi)

Departman yöneticisi olarak ekibinizin izin taleplerini ve mesai düzeltmelerini onaylarsınız. Bu görev 21. Çalışan izinleri bölümüne taşındı; bkz. Yönetici olarak izin onaylama. Ayrıca bkz. 22. Mesai: Ekibim: ekibin bugünkü durumu ve düzeltme onayı.

Onay bekleyen izinler (insan kaynakları)

Yöneticinin onayladığı izin taleplerine İK olarak son onayı verirsiniz. Bu görev 30. Çalışan izinleri yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Onay akışı ve insan kaynakları onayı ve Onaycıları ve görüntüleyicileri atama.

Yıllık izin bakiyelerini girme

Çalışanların açılış bakiyesini girer, bakiyeyi sonradan düzeltirsiniz. Bu görev 30. Çalışan izinleri yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Yıllık izin bakiyelerini girme ve düzeltme.

Tüm izin talepleri ve çalışan adına izin kaydı

Bütün izin taleplerini süzer, onaylı izni iptal eder ya da çalışan adına izin kaydedersiniz. Bu görev 30. Çalışan izinleri yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Tüm talepler, iptal ve çalışan adına izin kaydı.

Ayarlar: izin türleri ve kuralları, kıdem tabloları, tatiller

İzin modülünün ayarları (çalışma günleri, kıdem tabloları, resmî tatiller, izin türlerinin kuralları, devir ve avans izin) artık ayrı görevlerde anlatılıyor. Bu görev 30. Çalışan izinleri yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Ayarları açma (izin modülü), Çalışma günleri, kıdem tabloları ve resmî tatiller, Ücretli ve ücretsiz izin türlerinin kuralları ve Devir, avans izin ve geriye dönük talep.

Onaylı izin formu ve QR doğrulama

Onaylanan izin için yazdırılabilir, karekodlu A4 form oluşur; karekod formun sistemdeki kayıtla aynı olduğunu gösterir. Bu görev 21. Çalışan izinleri bölümüne taşındı; bkz. Onaylı izin formunu yazdırma ve imzalama ve Formu karekodla doğrulama. Ayrıca bkz. 30. Çalışan izinleri yönetimi: Formun imzalı teslim takibi.

Onaylı iznin imzalı formunu teslim alma (karekodla)

Çalışanın getirdiği imzalı formun fotoğrafını çekersiniz; formdaki karekoddan izin bulunur ve teslim alındı olarak işaretlenir. Bu görev 30. Çalışan izinleri yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Formu karekodla teslim alma (insan kaynakları) ve Formun imzalı teslim takibi.

Mesai ayarları: kayıt yolları, ofis ağı ve karekod

Mesai ayarları 0.99.45'te dört sekmeye ayrıldı: Genel, Çalışma yerleri, Çalışma düzeni, Öğle arası ve sorular. Bu görev 29. Mesai yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Mesai ayarlarını açma, Genel sekmesi, Çalışma yerleri: ofislerde şirket varsayılanı, Kayıtlı ofisi düzenleme, ofise özel giriş kuralı ve silme, Ofis dışı çalışma: evden, uzaktan, sahada ve Çalışma düzenleri ve atama sırası.

Girişe karekod ekranı kurma

Ofis girişindeki tablette 30 saniyede bir değişen karekodu gösterir, ekranı şifreyle korursunuz. Bu görev 29. Mesai yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Girişe karekod ekranı kurma ve şifreleme.

Konum takibi (saha) ayarları ve rıza belgeleri

Saha çalışanlarının konum takibini açar, kuralları belirler ve imzalı rıza belgelerini işaretlersiniz. Bu görev 29. Mesai yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Konum takibi (saha) ayarları ve rıza belgeleri.

Puantaj ve mesai raporu

Aylık puantajı görür, CSV ya da Excel olarak indirir ve bordro programına aktarırsınız. Bu görev 29. Mesai yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Puantaj ve bordro programına aktarım. Ayrıca bkz. 19. Raporlar: Raporlarda mesai sekmesi.

Yeni işe alışma süreci başlatma

Kimler için: İK, Admin · Nerede: Pano → Benim Alanım → İşe alışma → Süreçler

Ne işe yarar: Yeni başlayan (ya da ayrılan) çalışan için bir görev listesi başlatırsınız. Görevler sorumlularına (İK, BT, idari işler, yönetici, yol arkadaşı, çalışanın kendisi) tarihleriyle dağılır.

1. İşe alışma kutusunda Süreçler'e tıklayın. İşe alışma ve ayrılış penceresinde Süren süreçler, ilerlemeleri ve gecikmiş görev sayıları listelenir.
2. + Yeni süreç'e tıklayın.
3. Şablon listesinden şablonu seçin (ör. "İşe başlama (genel) · 12 görev" ya da "Ayrılış (genel) · 5 görev").
4. Çalışan: kutusuna ad yazıp listeden seçin.
5. Başlangıç günü (ayrılışta son iş günü) tarihini seçin. Görev tarihleri bu güne göre hesaplanır.
6. İsterseniz Yöneticisi (boşsa organizasyon şemasından): ve Yol arkadaşı (isteğe bağlı): kişilerini seçin, Not (isteğe bağlı) yazın.
7. Süreci başlat ve görev sahiplerine bildir'e tıklayın.

İpucu: Size düşen görevler kutunun Görevleriniz listesinde tarih ve gecikmeyle görünür; bitince işaretleyin. Kısa kartta ilk 3 görev görünür; hepsi için Tümünü aç'a tıklayın. Bir sürece tıklayınca bütün adımlar açılır; gerekirse Süreci kapat → Evet, kapat ile kapatırsınız. Yeni çalışanın gördüğü ekran için bkz. 07. Şirket içi hizmetler.

Ayarlar ve şablonlar (işe alışma)

Kimler için: İşe alışma modül admini · Nerede: Admin → Modüller → İşe alışma

1. Admin → Modüller → İşe alışma'ya tıklayın. İşe alışma ayarları açılır.
2. İşe alışma açık kutusunu işaretleyin ve Yeni çalışana karşılama metni'ni yazın.
3. İK görevleri:, BT görevleri: ve İdari işler görevleri: için kişileri seçin. Rol görevleri listedeki ilk kişiye atanır; liste boşsa süreci başlatana.
4. Biten süreçler kaç ay saklansın (3–60) değerini girin. Ek işe alışma sorumlularını sekmenin altındaki Yetkiler bölümünde İşlem yetkilisi olarak ekleyin.
5. Şablonlar altında bir şablon seçin. Şablon adı ve Tür (İşe başlama / Ayrılış) alanlarını düzenleyin.
6. Her görev için başlık, sorumlu rol (Çalışanın kendisi, Yöneticisi, Yol arkadaşı, İK, BT, İdari işler, Belirli kişi), gün farkı (−3 = üç gün önce, 0 = ilk gün, 30 = bir ay sonra) ve isterseniz uygulama bağlantısı (Profilim, Şirket politikaları) girin. + Görev ekle ile görev, + Şablon ile şablon ekleyin.
7. İşe alışma ayarlarını kaydet'e tıklayın.

Bordro yükleme ve eşleştirme

Kimler için: Bordro sorumlusu (İK), Admin · Nerede: Pano → Benim Alanım → Bordrolarım → Yükle

Ne işe yarar: Aylık bordro PDF'lerini toplu yüklersiniz. Dosya adındaki sicil numarası (ya da TC kimlik numarası) ve dönem, bordroyu doğru çalışana ve aya bağlar. Çalışan bordrosunu Benim Alanım'da tebliğ alarak açar.

Başlamadan önce: Bordro modülü açık olmalı ve size Bordrolarım satırında İşlem yetkilisi rolü verilmiş olmalı (Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler; İnsan kaynakları hazır paketi bu rolü de verir). Çalışanların sicil numaralarını girin (bkz. Bordro eşleşme bilgileri). Dosya adları sicil numarasını ve dönemi içersin; örneğin S-1004_2026-10.pdf. Dönem 2026-10, 202610 ya da 10-2026 biçiminde yazılabilir.

1. Bordrolarım kutusunda Yükle'ye tıklayın. Bordro yükle penceresi açılır.
2. Dönem (dosya adında yoksa) alanında ayı seçin. Varsayılan geçen aydır; dosya adında dönem varsa o geçerlidir.
3. PDF dosyaları'na tıklayıp bordroları seçin. Birden çok dosya seçebilirsiniz; her dosya en çok 10 MB olabilir.
4. Her dosya için bir satır çıkar: dosya adı, eşleşen çalışan ve dönem. Durum satırında Eşleşti, Eşleşmedi; kişiyi seçin ya da Birden çok kişiye uyuyor; kişiyi seçin yazar. Eşleşmeyen satırlar sarıdır; listeden çalışanı seçin. Gerekirse dönemi de satırda değiştirin.
5. Yükle (3)'e tıklayın (sayı dosya sayısıdır). Dosyalar sırayla yüklenir; her satırda sonuç yazar. Çalışan seçilmemiş satırlar "Kişi seçilmedi; atlandı." ile atlanır.

Dosya yerine bağlantı: Bordrolar şirketinizin kendi bordro sisteminde duruyorsa Dosya yerine bağlantı tanımla'yı açın, Çalışan ve Dönem'i seçin, Bordro bağlantısı alanına https:// ile başlayan adresi yazın ve Bağlantıyı kaydet'e tıklayın. Çalışan tebliğ aldıktan sonra bu adresi açar.

Aynı ay için ikinci bordro:

• Çalışan henüz tebliğ almadıysa yeni dosya eskisinin yerine geçer; eski dosya silinir.
• Çalışan tebliğ aldıysa eski bordro ve tebliğ kaydı korunur; yeni bordro Düzeltme etiketiyle ayrı satır olarak eklenir ve çalışan onu da tebliğ alır.

İpucu: Bordro programınız tek PDF'te bütün çalışanları veriyorsa önce kişi başına ayrı PDF'e bölün ve dosyalara sicil numarası verin. Bordrolar web sitesinin dışarıdan açılamayan özel klasöründe (pzk-bordro) saklanır; Kinsta gibi Nginx barındırmada bu klasöre de erişim kuralı eklenmelidir; durumu Masraf ayarlarındaki Özel klasörler listesinde görürsünüz (bkz. 18. Masraf yönetimi: Özel klasörler).

Bordro dönemleri, tebliğ durumu ve denetim kaydı

Kimler için: Bordro sorumlusu (İK), Görüntüleyici, Admin · Nerede: Pano → Benim Alanım → Bordrolarım → Dönemler

Ne işe yarar: Her ay kaç bordronun tebliğ alındığını izler, kimin almadığını görür ve tebliğ kanıtını CSV olarak dışa aktarırsınız.

1. Bordrolarım kutusunda Dönemler'e tıklayın. Her ay için "9 / 15 tebliğ" gibi bir sayı görünür; hepsi alındıysa yeşil, eksik varsa sarıdır.
2. Bir aya tıklayın. Çalışan başına bir satır çıkar: ad ve sicil, durum, tebliğ zamanı ve yöntemi (ya da yükleme tarihi), dosya türü (PDF ya da bağlantı) ve açılış sayısı.
3. İşlem yetkilisiyseniz bir bordroyu Aç ile görebilirsiniz. Bu açılış denetim kaydına "İK görüntülemesi" olarak yazılır ve çalışanın tebliğini etkilemez.
4. Henüz tebliğ alınmamış yanlış bir bordroyu kaldırmak için Sil → Evet, sil'e tıklayın. Tebliğ alınmış bordro silinemez; düzeltmek için aynı aya yeni bordro yükleyin.
5. Tebliğ kanıtı için Denetim kaydı (CSV) (bu ay) ya da Dönemler penceresindeki Bütün denetim kaydı (CSV) düğmesine tıklayın.

CSV sütunları: Çalışan, Sicil, Dönem, Yükleme, Kaynak, Tür, Düzeltme, Tebliğ zamanı, Yöntem, Kanal (kodun gittiği maskeli adres ya da numara), IP, Tarayıcı, PDF SHA-256 (belgenin parmak izi) ve Açılış.

İpucu: Tebliğ bekleyen çalışanlar zillerinde (Sizi bekleyenler) ve Benim Alanım'da uyarı görür. Görüntüleyici rolündekiler dönemleri ve CSV'yi görür, bordro içeriğini açamaz.

Bordro eşleşme bilgileri: sicil no ve TC kimlik no

Kimler için: Bordro sorumlusu (İK), Admin · Nerede: Pano → Benim Alanım → Bordrolarım → Kişiler

1. Bordrolarım kutusunda Kişiler'e tıklayın. Çalışanlar listelenir; Kişi ara ile ada ya da sicil numarasına göre süzün.
2. Sicil no alanına çalışanın sicil numarasını yazın.
3. Şirketiniz TC kimlik numarasıyla eşleştiriyorsa TCKN alanına numarayı yazın. Numaranın kendisi saklanmaz, yalnız tek yönlü özeti tutulur; sonra alanda "TCKN tanımlı ✓" yazar. Silmek için - yazın.
4. Gerekirse Şirket ayarı listesinden bu çalışana özel doğrulama kanalını seçin (E-posta kodu ya da SMS kodu).
5. Satırdaki Kaydet'e tıklayın.

İpucu: Satırın altındaki "e-posta yok" ya da "cep yok" notu, o çalışana kod gönderilemeyeceğini gösterir. Kartına e-posta ya da cep telefonu ekleyin veya başka bir kanal seçin.

Bordro ayarları: doğrulama, SMS sağlayıcı ve Prozon API

Kimler için: Bordro modül admini, Admin · Nerede: Admin → Modüller → Bordro

1. Admin → Modüller → Bordro'ya tıklayın. Bordro ayarları açılır. Bordro sorumlularını (İK) sekmenin altındaki Yetkiler bölümünde İşlem yetkilisi olarak atayın.
2. Bordro modülü açık kutusunu işaretleyin.
3. Tebliğ doğrulaması'nı seçin:
   • E-posta kodu (önerilen): Çalışanın kartındaki e-posta adresine 6 haneli kod gider.
   • SMS kodu: Kod cep telefonuna SMS ile gider; aşağıda SMS sağlayıcısı tanımlanmalıdır.
   • Doğrudan açma (kod yok): Çalışan Tebliğ aldım, aç'a basar; zaman ve IP yine kaydedilir.
4. Dosya adından eşleşme için Sicil no, TC kimlik no ya da Sicil no ya da TC kimlik no'yu seçin.
5. İsterseniz Yeni bordro gelince çalışana telefon bildirimi gönder'i işaretleyin.
6. SMS kullanacaksanız SMS sağlayıcı bölümünde Sağlayıcı'yı seçin:
   • Netgsm: Kullanıcı kodu, Şifre ve Gönderici başlığı'nı girin.
   • Diğer (HTTP şablonu): sağlayıcınızın https:// adresini, yöntemini (POST / GET), gövdesini ve istek başlıklarını girin. {telefon} ve {mesaj} yer tutucularını kullanın. Şifre ve istek başlıkları şifreli saklanır ve bir daha gösterilmez; boş bırakırsanız kayıtlı değer korunur, silmek için - yazın.
7. Kaydet'e tıklayın. SMS için deneme alanına bir cep numarası yazıp Deneme SMS'i gönder'e tıklayın.

Prozon API (bordroyu sistemden sisteme gönderme): Bordrolarınızı Prozon hazırlıyorsa Anahtar oluştur'a tıklayın. Anahtar yalnız o anda görünür; kopyalayıp Prozon'a güvenli bir kanaldan iletin. Prozon her bordroyu bu anahtarla pzk/v1/bordro-api ucuna gönderir (sicil no, TC kimlik no ya da e-posta; dönem; PDF ya da bağlantı) ve bordro çalışanın kutusuna kendiliğinden düşer. Tek bir çalışanla eşleşmeyen istek reddedilir. Yeni anahtar oluştur eskisini hemen geçersiz kılar.

Bordro sorumlularını atama: İK kişilerini Admin → Kişiler → Kişiler ve yetkiler'de Bordrolarım satırından atayın: Modül admini (bu ayarlar), İşlem yetkilisi (yükleme, kişiler, açma) ve Görüntüleyici (tebliğ durumu ve denetim kaydı).

Güvendeyim yoklaması başlatma

Bir acil durumdan ya da tatbikattan sonra çalışanlara "Güvende misiniz?" diye sorarsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Güvendeyim yoklaması başlatma. Ayrıca bkz. 27. Acil durum, iş güvenliği ve işyeri hekimi: Acil durum bildirme (sorumlu).

Yoklama panosunu izleme ve bitirme

Kimin güvende olduğunu, kimin yardım istediğini ve kimin yanıt vermediğini izler, yoklamayı bitirirsiniz. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Yoklama panosunu izleme ve bitirme.

Toplanma alanları ve Güvendeyim ayarları

Toplanma alanlarını, konum paylaşımını, hatırlatmayı ve varsayılan metinleri ayarlarsınız. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Toplanma alanları ve Güvendeyim ayarları.

Tatbikat sonuçlarına bakma

Geçmiş yoklamaların ve tatbikatların sonuçları yoklama panosunun Geçmiş yoklamalar bölümünde, tatbikat kayıtları ekipler ekranındadır. Bu görev 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi bölümüne taşındı; bkz. Yoklama panosunu izleme ve bitirme ve Acil müdahale ekipleri ve tatbikatlar.

Masraf onayları

Masraf ve iş avansı onayları, muhasebe onayı, ödeme ve rapor için bkz. 18. Masraf yönetimi ve muhasebe. Departman yöneticisi olarak ekibinizin masraflarını onaylamak için bkz. 17. Masraf, iş avansı ve harcırah.