24. Kargo, muhaberat ve satın alma

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Adınıza gelen kargo, zarf, yemek, çiçek ya da tebligat resepsiyonda (muhaberat) kaydedilir; size bildirim ve 4 haneli bir teslim kodu gelir. Şirket adına bir şey göndermeniz gerektiğinde kargo ya da kurye talebi açar, gönderinizin dört adımını (Talep alındı → Muhaberatta → Kargoda → Gönderildi) uygulamadan izlersiniz. İş için bir şey satın alınması gerektiğinde de Satın alma talebi açarsınız: talep yönetim onayından geçer, sonra satın alma yetkilisi siparişi verir.

Bu bölüm çalışanlar, muhaberat (resepsiyon) görevlileri, satın alma onaycıları ve satın alma yetkilileri içindir. Ayarlar için bkz. 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi.

Kimler için: Çalışan · Muhaberat sorumlusu · Satın alma onaycısı · Satın alma yetkilisi

Bu bölümde

Kargo (çalışan)

• Kargo ve posta kutusu
• Adınıza gelen gönderiyi teslim alma
• Kargo ya da kurye gönderme talebi
• Gönderinizi izleme ve alıcıya ulaştı deme

Muhaberat (sorumlu)

• Muhaberat masasını açma
• Gelen gönderiyi kaydetme
• Etiket fotoğrafıyla kayıt (yapay zekâ)
• Gönderiyi teslim etme
• Giden gönderim taleplerini işleme
• Muhaberat defteri: gelen ve giden

Satın alma

• Satın alma kutusu
• Satın alma talebi açma
• Alternatif ekleme ve neden bu seçildi
• Onaysız tedarik (yetkiniz varsa)
• Talebinizi izleme ve iptal etme
• Onaycı olarak onaylama ya da reddetme
• Tedarik listesi: sipariş ve teslim
• Tüm satın alma talepleri ve CSV

Başlamadan önce: Muhaberat ve Satın alma modülleri şirkette ayrı ayrı açılır; ikisi de kapalı gelir. Kargo ve posta ya da Satın alma kutusunu görmüyorsanız o modül şirketinizde açık değildir. Bu bölümdeki ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle hazırlanmıştır.

Kargo ve posta kutusu

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Hizmetler → Kargo ve posta (bilgisayarda Pano → Hizmetler)

Ne işe yarar: Adınıza gelip teslim almayı bekleyen gönderileri, teslim kodunuzu ve kendi gönderim taleplerinizi gösterir.

1. Alttaki menüden Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Hizmetler'i seçin.
2. Kargo ve posta kutusuna gelin.
3. Adınıza bekleyen bir gönderi varsa kartında türüne göre bir başlık yazar (ör. Çiçeğiniz geldi), altında firma, tür, geliş zamanı ve Teslim yeri yazar. Kartta Teslim kodu büyük harflerle görünür.
4. Geçmiş ve giden kargolar başlığı altında teslim aldığınız gönderiler ve açtığınız gönderim talepleri listelenir.

Gönderi türleri ve bildirim başlıkları:

Sonuç: Adınıza bekleyen bir şey yoksa kutuda "Adınıza gelen kargo yok. Kargonuz geldiğinde telefonunuza bildirim ve teslim kodu gelir." yazar.

İpucu: Teslim almanızı bekleyen gönderiler Sizi bekleyenler listesinde de görünür (ör. "Yemeğiniz geldi, teslim almanızı bekliyor"; bkz. 09. Bildirimler).

Adınıza gelen gönderiyi teslim alma

Kimler için: Çalışan · Nerede: Kargo ve posta → Teslim kodu

Ne işe yarar: Gönderiniz yalnız size, teslim koduyla verilir.

1. "Kargonuz geldi" (ya da türüne göre "Yemeğiniz geldi" vb.) bildirimine dokunun ya da Kargo ve posta kutusunu açın.
2. Kartta yazan Teslim yeri'ne gidin.
3. Görevliye kartta yazan 4 haneli Teslim kodu'nu söyleyin.

Sonuç: Görevli kodu girince gönderi teslim edilir ve size "teslim edildi" bildirimi gelir. Gönderi Geçmiş ve giden kargolar listesine geçer.

İpucu:

• Gönderinizi başka biri adınıza alırsa (görevli kod olmadan, teslim alanın adıyla teslim eder) size teslim alan kişinin adıyla bildirim gelir.
• İzindeyseniz yerinize bakan kişiye de haber gider.
• Alınmayan kargo için şirketin belirlediği aralıkla (varsayılan 2 günde bir) en çok 3 kez hatırlatma gelir. Yemek ve çiçekte hatırlatma gitmez.

Dikkat: Teslim kodu yalnız sizin ekranınızda görünür; kodu yalnız teslim görevlisine söyleyin.

Kargo ya da kurye gönderme talebi

Kimler için: Çalışan · Nerede: Kargo ve posta → Kargo gönder

Ne işe yarar: Şirket adına bir gönderi yapmanız gerektiğinde muhaberata talep açarsınız. Muhaberat gönderiyi hazırlar, kargoya ya da kuryeye verir ve size firma ile takip numarasını bildirir.

Başlamadan önce: Kargo gönder düğmesi yalnız şirketiniz giden kargo talebini açtıysa görünür.

1. Kargo ve posta kutusunda Kargo gönder'e dokunun. Pencerenin başında paketi nereye bırakacağınız yazar (ör. "Paketi teslim yerine (Resepsiyon) bırakın.").
2. Alıcı (kişi ve firma) alanına alıcıyı yazın (ör. "Berk Yalın — Mavi Ajans Ltd.").
3. Açık adres ve Alıcı telefonu'nu yazın.
4. İçerik alanına ne gönderdiğinizi yazın (ör. "Katalog ve numune (1 koli)").
5. Gönderim listesinden Kargo ya da Kurye'yi seçin.
6. İçerik kategorisi listesinden Sözleşme, Evrak, Promosyon, Pazarlama ya da Genel'i seçin.
7. Ödeme listesinden Gönderici ödemeli (şirket) ya da Alıcı ödemeli'yi seçin.
8. Gönderi aynı gün çıkmalıysa Acil (aynı gün gönderilsin) kutusunu işaretleyin.
9. İsterseniz Not (isteğe bağlı) yazın.
10. Gönderim talebi aç'a dokunun.
11. Paketi teslim yerine bırakın.

Sonuç: "Gönderim talebiniz alındı: KG-…" iletisi görünür; talep Geçmiş ve giden kargolar listesine Talep alındı durumuyla eklenir. Muhaberat sorumlularına "Kurye/Kargo gönderim talebi" bildirimi gider.

Sık hatalar:

• "Alıcı adını ve açık adresi yazın." — alıcı ya da adres boş.
• "Bugün çok sayıda gönderim talebi açtınız." — günlük sınır doldu; yarın yeniden deneyin.
• "Giden kargo talebi bu şirkette kapalı." — şirketiniz bu özelliği kapattı.

Gönderinizi izleme ve alıcıya ulaştı deme

Kimler için: Çalışan (gönderen) · Nerede: Kargo ve posta → Geçmiş ve giden kargolar

Ne işe yarar: Gönderinizin hangi adımda olduğunu, firmasını ve takip numarasını görür; alıcıya ulaştığında kaydı kapatırsınız.

1. Kargo ve posta kutusunda Geçmiş ve giden kargolar listesinde gönderinizi bulun.
2. Dört adımlı çubuğa bakın: Talep alındı → Muhaberatta → Kargoda → Gönderildi. Geçilen adımlar ✓ ile, bulunulan adım koyu renkle görünür.
3. Gönderi kargoya verildiyse Takip no yazar. Takip et bağlantısı varsa kargo firmasının takip sayfasını açar; yoksa takip numarasını Kopyala ile kopyalayın.
4. Gönderi alıcıya ulaşınca Alıcıya ulaştı'ya dokunun.

Sonuç: "Gönderildi olarak işaretlendi: alıcıya ulaştı." iletisi görünür; dört adım tamamlanır.

Talebi iptal etme: Gönderi kargoya verilmeden önce (Talep alındı ya da Muhaberatta iken) Talebi iptal et'e dokunun. "Gönderim talebi iptal edildi." iletisi görünür.

Dikkat:

• Kargoya verilmiş gönderi iptal edilemez ("Gönderilmiş kargo iptal edilemez.").
• Alıcıya ulaştı yalnız Kargoda durumundaki gönderide görünür ("Yalnız kargoya verilmiş gönderi "alıcıya ulaştı" işaretlenir."). Kargo firmalarından durum otomatik çekilmez; bu adımı siz ya da muhaberat işaretler.

Muhaberat masasını açma

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi (muhaberat sorumlusu, resepsiyon) · Nerede: Soldaki menü → Muhaberat (telefonda Araçlar şeridi → Muhaberat)

Ne işe yarar: Gelen gönderileri kaydettiğiniz ve teslim ettiğiniz ayrı bir masa ekranıdır. Çalışanlar bu ekranı görmez.

Başlamadan önce: Menüde Muhaberat düğmesini görmüyorsanız Muhaberat modülünde İşlem yetkilisi değilsiniz (bkz. 31. bölüm). Ziyaretçi işlerini de yapıyorsanız menüde ayrıca Resepsiyon görünür (bkz. 26. Toplantı odası ve ziyaretçi).

1. Bilgisayarda soldaki menüden Muhaberat'a tıklayın. Telefonda Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Muhaberat'ı seçin.
2. Muhaberat masası açılır. Üstte bugünün tarihi ve Teslim bekleyen gönderi: N sayısı yazar.
3. Altında Gelen gönderi formu ve Teslim bekleyen gönderiler (N) listesi vardır.

İpucu: Liste 30 saniyede bir kendiliğinden tazelenir; formda yazdıklarınız silinmez. Aynı işler Pano → Hizmetler → Kargo ve posta → Muhaberat (N) sekmesinde de yapılır (+ Gelen kargo kaydet, Teslim bekleyen, Gönderim talepleri, Defter).

Gelen gönderiyi kaydetme

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi · Nerede: Muhaberat masası → Gelen gönderi

Ne işe yarar: Gelen gönderiyi alıcı çalışanın adına kaydedersiniz. Çalışana türüne göre bildirim ve teslim kodu gider.

1. Ne geldi? altında türü seçin: Kargo (koli / paket), Zarf, Evrak, Tebligat, Kurye, Yemek, Çiçek, Banka / kredi kartı ya da Diğer.
2. Alıcı (çalışan) kutusuna adı yazmaya başlayın ve listeden çalışanı seçin.
3. Kargo / kurye firması'nı yazın ya da listeden seçin.
4. Varsa Takip no (isteğe bağlı) yazın.
5. Adet'i girin (varsayılan 1).
6. İsterseniz Not (isteğe bağlı) yazın (ör. gönderen).
7. Kaydet ve alıcıya bildir'e tıklayın.

Sonuç: "Kaydedildi; <çalışan> bilgilendirildi." iletisi görünür; form sıradaki gönderi için boşalır ve gönderi Teslim bekleyen gönderiler listesine eklenir.

Sık hatalar:

• "Alıcıyı listeden seçin." — adı yazdınız ama listeden seçmediniz.
• "Muhaberat bu şirkette kapalı." — modül kapatılmış.

İpucu: Aynı kaydı Kargo ve posta kutusunda Muhaberat (N) → + Gelen kargo kaydet penceresinden de yaparsınız. Bu pencerede ayrıca Raf / yer (isteğe bağlı) ve Fotoğraf (isteğe bağlı) alanları vardır ("Hasarlı pakette fotoğraf çekmek sonradan işe yarar."); düğmenin adı Kaydet ve bildir'dir. Alıcı bugün izindeyse "Bu çalışan bugün izinde; yerine bakana da bildirim gider." yazar.

Etiket fotoğrafıyla kayıt (yapay zekâ)

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi · Nerede: Muhaberat masası → Etiketin fotoğrafını çek

Ne işe yarar: Kargo etiketinin fotoğrafını çekersiniz; yapay zekâ alıcıyı, göndereni, kargo firmasını, takip numarasını ve türü okur, formu sizin yerinize doldurur.

Başlamadan önce: Bu düğme yalnız şirketin yapay zekâ anahtarı tanımlıysa görünür (Admin → Müşteri rehberi; bkz. 12. Müşteri rehberi yönetimi). Anahtar yoksa formun üstünde "Fotoğraftan okuma kapalı (yapay zekâ anahtarı yok); bilgileri elle yazın." yazar ve bilgileri elle girersiniz.

1. Etiketin fotoğrafını çek'e dokunun. Telefonda arka kamera açılır.
2. Etiketin net bir fotoğrafını çekin. "Etiket okunuyor…" yazar.
3. Okunan bilgiler forma dolar: tür, Kargo / kurye firması (Admin'deki firma listesindeki adıyla, ör. "YURTİÇİ KARGO" → "Yurtiçi Kargo"), Takip no ve Not alanına "Gönderen: …".
4. Alıcı:
   • tek ve güçlü bir eşleşme varsa çalışan kendiliğinden seçilir;
   • birden çok olası çalışan varsa Alıcı önerisi: altında düğmeler çıkar; doğru kişiye dokunun;
   • eşleşme yoksa Alıcı (çalışan) kutusuna adı yazıp seçin.
5. Etiket fotoğrafını kayda eklemek istemiyorsanız Etiketin fotoğrafını kayda ekle işaretini kaldırın.
6. Bilgileri kontrol edin ve Kaydet ve alıcıya bildir'e dokunun.

Dikkat: Okunan bilgileri her zaman kontrol edin. Etikette alıcı adı okunamazsa "Etikette alıcı adı okunamadı." yazar. Okuma kişi başına günde 200 kez ile sınırlıdır.

Bu kılavuzun deneme sitesinde yapay zekâ anahtarı olmadığından bu adımların ekran görüntüsü yoktur; adımlar uygulamadaki metinlerden yazılmıştır.

Gönderiyi teslim etme

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi · Nerede: Muhaberat masası → Teslim bekleyen gönderiler

Ne işe yarar: Gönderiyi doğru kişiye, çalışanın söylediği teslim koduyla verirsiniz.

1. Teslim bekleyen gönderiler listesinde gönderiyi bulun. Her satırda alıcının adı, tür rozeti, numara, geliş zamanı, firma, takip no ve (bir günden uzun bekliyorsa) "2 gündür bekliyor" gibi bir not yazar.
2. Teslim et'e tıklayın.
3. Çalışanın söylediği 4 haneli kodu Teslim kodu kutusuna yazın.
4. Gönderiyi başkası alıyorsa kodu boş bırakıp ya da teslim alanın adı kutusuna teslim alan kişinin adını yazın.
5. Teslim edildi'ye tıklayın.

Sonuç: "Teslim edildi: <çalışan>" iletisi görünür; gönderi listeden düşer ve çalışana bildirim gider. Teslim alan başka biriyse bildirimde onun adı yazar.

Sık hatalar:

• "Teslim kodunu ya da teslim alanın adını yazın." — iki kutu da boş.
• "Teslim kodu yanlış." — kodu çalışana yeniden sorun.
• "Çok fazla hatalı kod denendi; kodsuz teslimde teslim alanın adını yazın."
• "Bu gönderi zaten teslim edildi."

Dikkat: Kodu çalışanın kendisinden alın. Kod yalnız alıcının ekranında görünür.

Giden gönderim taleplerini işleme

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi · Nerede: Pano → Hizmetler → Kargo ve posta → Muhaberat (N) → Gönderim talepleri (N)

Ne işe yarar: Çalışanların gönderim taleplerini sırayla hazırlar, kargoya ya da kuryeye verir ve takip numarasını gönderene bildirirsiniz.

1. Pano → Hizmetler sekmesinde Kargo ve posta kutusunu açın.
2. Muhaberat (N) sekmesine, sonra Gönderim talepleri (N)'ye tıklayın. Her talepte numara, durum, alıcı, adres, gönderen, kargo ya da kurye, içerik kategorisi, telefon, içerik ve ödeme şekli yazar. Acil talepler kırmızı rozetle işaretlidir.
3. Paket size ulaşınca Muhaberata alındı'ya tıklayın. Talep Muhaberatta olur.
4. Adresi etikete yazmak için Adresi kopyala'ya tıklayın ("Kopyalandı.").
5. Paketi verince Kargoya verildi'ye (kuryede Kuryeye verildi'ye) tıklayın.
6. Firma listesinde şirketin varsayılan firması önceden seçilidir (kuryede "Kurye"); gerekirse değiştirin.
7. Takip numarası'nı yazın.
8. İsterseniz Takip bağlantısı (isteğe bağlı, https://…) alanına firmanın takip sayfasının adresini yapıştırın.
9. Kaydet'e tıklayın.

Sonuç: Talep Kargoda olur; gönderene "Gönderiniz kargoya/kuryeye verildi" bildirimi firma ve takip numarasıyla gider.

İpucu:

• Son 30 günün Kargoda durumundaki gönderileri de bu listenin sonunda durur. Alıcının teslim aldığını öğrenirseniz Alıcıya ulaştı'ya tıklayın; gönderene bildirim gider.
• Takip et bağlantısı şu sırayla oluşur: kayıttaki bağlantı, Admin'deki firma şablonu, UPS / DHL / FedEx'in hazır adresleri. Hiçbiri yoksa takip numarası Kopyala ile kopyalanır.

Sık hatalar:

• "Kargo firmasını seçin."
• "Takip bağlantısı https:// ile başlamalı."
• "Bu kayıt zaten gönderildi ya da iptal edildi."

Muhaberat defteri: gelen ve giden

Kimler için: Muhaberat işlem yetkilisi, muhaberat görüntüleyicisi · Nerede: Kargo ve posta → Muhaberat → Defter

Ne işe yarar: Ay ay bütün gelen ve giden gönderileri tek listede gösterir; dışa aktarırsınız.

1. Muhaberat (N) sekmesinde Defter'e tıklayın.
2. Ayı ‹ ve › düğmeleriyle değiştirin.
3. Tümü, Gelen ya da Giden süzgecini seçin.
4. İsterseniz arama kutusuna (Kişi, numara, firma ya da takip no ara) yazın.
5. Dosya için CSV indir'e tıklayın.

İpucu: Yemek, çiçek, kart ve kurye satırları renkli tür rozetiyle görünür. Kim kaç gönderi gönderdi, hangi kategoride ne kadar gönderi çıktı gibi özetler için bkz. 19. Raporlar.

Dikkat: Görüntüleyici rolüyle defteri görürsünüz ama kayıt ve teslim yapamazsınız ("Görüntüleyici: defteri görürsünüz, kayıt ve teslim işlemi yapamazsınız.").

Satın alma kutusu

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Benim Alanım → Satın alma (bilgisayarda Pano → Benim Alanım)

Ne işe yarar: Açtığınız satın alma taleplerini durumlarıyla gösterir; yeni talep buradan açılır.

1. Alttaki menüden Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Benim Alanım'ı seçin.
2. Satın alma kutusuna gelin. Her talepte kod (ör. SA-2026-0001), durum, tarih, başlık, tür, kategori ve toplam tutar yazar.
3. Ayrıntı için Ayrıntı'ya dokunun.

Durumlar: Onay bekliyor · Onaylandı — tedarik bekliyor · Reddedildi · Sipariş verildi · Teslim alındı · İptal edildi.

İpucu: Onaycıysanız kutuda Onay bekleyen (N) sekmesi görünür. Onaycı, satın alma yetkilisi ya da satın alma görüntüleyicisiyseniz Tedarik listesi (N) ve Tüm talepler sekmeleri de görünür (siparişi ve teslimi yalnız satın alma yetkilisi işaretler). Kutu kısa görünüyorsa sekmeye tıklayınca tam genişlikte açılır; Küçült ile eski hâline döner.

Satın alma talebi açma

Kimler için: Çalışan · Nerede: Satın alma → + Satın alma talebi

Ne işe yarar: Ne almak istediğinizi, kaça ve nereden alınacağını yazarsınız. Talep yönetim onayına gider; onaylanınca satın alma yetkilisi tedarik eder.

1. Satın alma kutusunda + Satın alma talebi'ne dokunun.
2. Tür listesinden BT ya da İdari'yi seçin. Kategori listesi türe göre süzülür.
3. Kategori seçin (ör. BT için Donanım, Yazılım ve lisans, Ağ ve aksesuar; İdari için Mobilya ve ofis ekipmanı, Kırtasiye ve sarf, Hizmet alımı, Diğer).
4. Başlık yazın (ör. "Sunumlar için kablosuz sunum kumandası").
5. Ne için? alanına kimin kullanacağını ve hangi ihtiyacı karşılayacağını yazın.
6. Kalem bölümünde Marka, Model, Miktar, Birim fiyat ve Para birimi (TRY, USD ya da EUR) alanlarını doldurun. Fiyat yaklaşık da olabilir.
7. Nereden (ör. üretici bayisi, pazar yeri) ve varsa Ürün bağlantısı (https://…) yazın.
8. Başka bir ürün için + Kalem ekle'ye dokunun (en çok 10 kalem). Fazla kalemi Kalemi kaldır ile silin.
9. Alttaki Toplam satırını kontrol edin.
10. Talebi gönder'e dokunun.

Sonuç: "Talep SA-… yönetim onayına gönderildi." iletisi görünür. Onaycılara telefon bildirimi ve e-posta gider (konu "Satın alma onayı bekliyor — SA-…").

Sık hatalar:

• "Talebe kısa bir başlık yazın."
• ""Ne için?" alanını doldurun: bu satın alma neye yarayacak?"
• "Seçtiğiniz türe ait bir kategori seçin."
• "1. kalem: marka ya da model yazın." / "1. kalem: birim fiyatı yazın (yaklaşık da olur)." / "1. kalem: miktar 1–100.000 olmalı."
• "1. kalem: bağlantı https:// ile başlayan bir adres olmalı."
• "Bugün çok sayıda satın alma talebi açtınız."

Alternatif ekleme ve neden bu seçildi

Kimler için: Çalışan · Nerede: Satın alma talebi → Kalem → + Alternatif ekle

Ne işe yarar: Onaycı, seçtiğiniz ürünü başka seçeneklerle karşılaştırarak karar verir.

1. Kalemin altında + Alternatif ekle'ye dokunun.
2. Alternatifin markasını, modelini, fiyatını, nereden alınacağını ve isterseniz bağlantısını yazın.
3. Başka bir alternatif için yeniden + Alternatif ekle'ye dokunun (bir kalemde en çok 3). Gereksiz alternatifi Kaldır ile silin.
4. Neden bu seçildi? (alternatiflere göre) kutusuna, alternatifler yerine bu ürünü neden seçtiğinizi yazın (ör. "Lazer işaretçisi var ve şarjlı; diğeri pille çalışıyor.").
5. Talebi gönder'e dokunun.

Dikkat: Alternatif eklediyseniz Neden bu seçildi? zorunludur ("1. kalem: alternatif eklediniz; neden bu ürünü seçtiğinizi yazın."). Alternatif fiyatı toplama eklenmez.

Onaysız tedarik (yetkiniz varsa)

Kimler için: Onaysız tedarik yetkisi verilen çalışan · Nerede: Satın alma talebi → Onaya göndermeden tedarik listesine al

Ne işe yarar: Şirketin yetki verdiği kişiler, yönetim onayını beklemeden talebi doğrudan tedarik listesine alabilir (ör. acil yedek parça).

1. Satın alma talebini her zamanki gibi doldurun.
2. Formun altındaki Onaya göndermeden tedarik listesine al (onaysız tedarik yetkiniz var …) kutusunu işaretleyin. Bir üst sınır varsa kutuda yazar (ör. "en çok 10.000,00 TRY").
3. Talebi gönder'e dokunun.

Sonuç: "Talep SA-… onaysız tedarik listesine alındı." iletisi görünür. Talep listelerde Onaysız (yetkiyle) rozetiyle görünür; satın alma yetkililerine "Onaysız (yetkiyle) tedarik" bildirimi gider.

Dikkat: Üst sınır konduysa sınırı aşan ya da döviz (USD, EUR) içeren talep onaysız alınamaz: "Tutar onaysız tedarik sınırını (… TRY) aşıyor ya da döviz içeriyor; talebi onaya gönderin." Yetkiniz yoksa kutu görünmez.

Talebinizi izleme ve iptal etme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Satın alma → talep → Ayrıntı

1. Satın alma kutusunda talebinizin Ayrıntı düğmesine dokunun.
2. Ayrıntıda talep eden, Ne için, Toplam, kalemler, alternatifler ve Neden bu seçildi yazar. Onaylanmış ya da reddedilmişse karar veren kişi ve (reddedildiyse) Ret sebebi görünür; sipariş verildiyse Sipariş notu görünür.
3. En altta Geçmiş bölümünde talebin adımları sırayla yazar (Talep açıldı → onaylandı / reddedildi → sipariş → teslim).
4. Talebe artık gerek yoksa Talebi iptal et'e dokunun.

Sonuç: "Satın alma talebi iptal edildi." iletisi görünür.

İpucu: Onay, ret, sipariş ve teslim adımlarının her birinde size telefon bildirimi gelir (ör. "Satın alma talebiniz onaylandı: SA-…").

Dikkat: Talebi yalnız siz iptal edebilirsiniz ve yalnız onay beklerken ya da sipariş verilmeden önce.

Onaycı olarak onaylama ya da reddetme

Kimler için: Satın alma onaycısı, satın alma modül admini, Admin · Nerede: Benim Alanım → Satın alma → Onay bekleyen (N)

Ne işe yarar: Satın alma taleplerine yönetim adına karar verirsiniz.

1. "Satın alma onayı bekliyor" bildirimine ya da e-postasına tıklayın ya da Satın alma kutusunda Onay bekleyen (N) sekmesini açın.
2. Talebi incelemek için Ayrıntı'ya tıklayın: kalemler, Ürün bağlantısı, Alternatifler ve Neden bu seçildi yazar. Bağlantılar yeni sekmede açılır.
3. Uygunsa Onayla'ya tıklayın. "Talep onaylandı; tedarik listesine alındı." iletisi görünür.
4. Uygun değilse Reddet…'e tıklayın, Reddetme sebebi (talep sahibine gider) kutusuna sebebi yazın ve Reddet'e tıklayın. "Talep reddedildi; sebep talep sahibine iletildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• "Reddetme sebebini yazın." — ret sebebi zorunludur.
• "Kendi talebinizi onaylayamaz ya da reddedemezsiniz; başka bir onaycı karar verir."
• "Satın alma taleplerini yönetim onaycıları onaylar." — onaycı değilsiniz.

İpucu: Onay bekleyen talepler Sizi bekleyenler listesinde de görünür ("N satın alma talebi onayınızı bekliyor"). Onay tek aşamalıdır: bir onaycının kararı yeterlidir.

Tedarik listesi: sipariş ve teslim

Kimler için: Satın alma yetkilisi (Satın alma → İşlem yetkilisi) · Nerede: Benim Alanım → Satın alma → Tedarik listesi (N)

Ne işe yarar: Onaylanan ve onaysız alınan talepleri siparişe dönüştürür, teslim alınca kapatırsınız.

1. Satın alma kutusunda Tedarik listesi (N) sekmesini açın. Listede Onaylandı — tedarik bekliyor ve Sipariş verildi durumundaki talepler vardır.
2. Yalnız yetkiyle onaysız alınanları görmek için Yalnız onaysız (yetkiyle) kutusunu işaretleyin.
3. Siparişi verince talepteki Sipariş verildi'ye tıklayın. Talebin ayrıntı penceresi açılır.
4. İsterseniz Sipariş notu (isteğe bağlı) kutusuna sipariş no, tedarikçi ya da tahmini teslim tarihini yazın.
5. Penceredeki Sipariş verildi'ye tıklayın. "Sipariş verildi olarak işaretlendi; talep sahibine bildirildi." iletisi görünür.
6. Ürün gelince talepteki Teslim alındı'ya tıklayın. "Teslim alındı olarak işaretlendi." iletisi görünür.

Sonuç: Her adımda talep sahibine bildirim gider. Teslim alınan talepler zimmet sorumlularının Demirbaşlar → Satın almadan sekmesine düşer (bkz. 28. Demirbaş ve zimmet).

Sık hata: "Tedarik listesini satın alma yetkilileri işler." — satın alma yetkilisi değilsiniz.

İpucu: Sipariş bekleyen talepler Sizi bekleyenler listesinde görünür ("N satın alma talebi sipariş bekliyor").

Tüm satın alma talepleri ve CSV

Kimler için: Onaycı, satın alma yetkilisi, satın alma görüntüleyicisi · Nerede: Satın alma → Tüm talepler

Ne işe yarar: Şirketteki bütün satın alma taleplerini kategoriye göre gruplu görür ve dışa aktarırsınız.

1. Satın alma kutusunda Tüm talepler sekmesini açın.
2. Süzgeçleri kullanın: Tüm türler, Tüm kategoriler, Tüm durumlar, Yalnız onaysız (yetkiyle) ve arama (kod, ürün, kişi).
3. Talepler kategori başlıkları altında gruplanır (ör. "Donanım · BT · 2"). Reddedilen talepte Ret sebebi satırı görünür.
4. Dosya için CSV indir'e tıklayın.

İpucu: Kategoriye, türe, departmana ve kişiye göre tutarlar için bkz. 19. Raporlar. Döviz tutarları TRY'ye çevrilmez, ayrı gösterilir.

Dikkat: Bu liste yalnız onaycılara, satın alma yetkililerine ve görüntüleyicilere açıktır ("Bu liste onaycılara, satın alma yetkililerine ve görüntüleyicilere açıktır.").