24. Pacchi, posta interna e acquisti

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Un pacco, una busta, un pasto, dei fiori o una notifica ufficiale arrivati a tuo nome vengono registrati alla reception (ufficio posta interna); ricevi una notifica e un codice di ritiro di 4 cifre. Quando devi spedire qualcosa a nome dell'azienda, apri una richiesta di spedizione con pacco o corriere e segui dall'app i quattro passaggi della spedizione (Richiesta ricevuta → In ufficio posta → In transito → Inviato). Quando serve acquistare qualcosa per il lavoro, apri una richiesta di Acquisti: la richiesta passa per l'approvazione della direzione, poi il responsabile acquisti emette l'ordine.

Questo capitolo è per i dipendenti, gli addetti all'ufficio posta interna (reception), gli approvatori degli acquisti e i responsabili acquisti. Per le impostazioni vedi 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali.

Per chi: dipendente · Responsabile dell'ufficio posta interna · Approvatore degli acquisti · Responsabile acquisti

In questo capitolo

Pacchi (dipendente)

• Il riquadro Pacchi e posta
• Ritirare una spedizione arrivata a tuo nome
• Richiesta di invio di un pacco o di un corriere
• Seguire la tua spedizione e segnalare che è arrivata

Posta interna (responsabile)

• Aprire il Banco posta
• Registrare una spedizione in arrivo
• Registrazione con la foto dell'etichetta (intelligenza artificiale)
• Consegnare la spedizione
• Gestire le richieste di spedizione in uscita
• Registro della posta interna: in arrivo e in uscita

Acquisti

• Il riquadro Acquisti
• Aprire una richiesta di acquisto
• Aggiungere alternative e spiegare perché è stato scelto questo
• Acquisto senza approvazione (se sei autorizzato)
• Seguire e annullare la tua richiesta
• Approvare o rifiutare come approvatore
• Lista approvvigionamenti: ordine e ritiro
• Tutte le richieste di acquisto e CSV

Prima di iniziare: i moduli Posta interna e Acquisti si attivano separatamente nell'azienda; entrambi sono disattivati in partenza. Se non vedi il riquadro Pacchi e posta o Acquisti, quel modulo non è attivo nella tua azienda. Le schermate di questo capitolo sono state preparate con i dati fittizi di «Örnek Teknoloji A.Ş.».

Il riquadro Pacchi e posta

Per chi: dipendente · Dove: Strumenti → Servizi → Pacchi e posta (sul computer Bacheca → Servizi) · Versione: 0.64.0 (tipi di spedizione 0.99.23, quattro passaggi 0.99.21)

A cosa serve: mostra le spedizioni arrivate a tuo nome in attesa di ritiro, il tuo codice di ritiro e le tue richieste di spedizione.

1. Tocca Strumenti nel menù in basso e scegli Servizi nella barra in alto.
2. Vai al riquadro Pacchi e posta.
3. Se c'è una spedizione in attesa a tuo nome, sulla sua scheda compare un titolo in base al tipo (ad es. Sono arrivati i tuoi fiori) e sotto l'azienda, il tipo, il momento di arrivo e il luogo di ritiro. Sulla scheda il Codice di ritiro compare a grandi cifre.
4. Sotto il titolo Pacchi passati e in uscita sono elencate le spedizioni che hai ritirato e le richieste di spedizione che hai aperto.

Tipi di spedizione e titoli delle notifiche:

Risultato: se non c'è nulla in attesa a tuo nome, nel riquadro c'è scritto «Nessun pacco a tuo nome. Quando arriva, riceverai sul telefono una notifica e il codice di ritiro.»

Suggerimento: anche le spedizioni in attesa del tuo ritiro compaiono nell'elenco In attesa di te (ad es. «Il tuo pasto è arrivato e ti aspetta»; vedi 09. Notifiche).

Ritirare una spedizione arrivata a tuo nome

Per chi: dipendente · Dove: Pacchi e posta → Codice di ritiro · Versione: 0.64.0

A cosa serve: la tua spedizione viene consegnata solo a te, con il codice di ritiro.

1. Tocca la notifica «Il tuo pacco è arrivato» (o, in base al tipo, «È arrivato il tuo pasto» ecc.) oppure apri il riquadro Pacchi e posta.
2. Vai al luogo di ritiro indicato sulla scheda.
3. Di' all'addetto il Codice di ritiro di 4 cifre indicato sulla scheda.

Risultato: quando l'addetto inserisce il codice, la spedizione viene consegnata e ricevi la notifica «consegnato». La spedizione passa all'elenco Pacchi passati e in uscita.

Suggerimento:

• Se un'altra persona ritira la spedizione al posto tuo (l'addetto la consegna senza codice, con il nome di chi ritira), ricevi una notifica con il nome di chi l'ha ritirata.
• Se sei in ferie, l'avviso arriva anche a chi ti sostituisce.
• Per un pacco non ritirato ricevi al massimo 3 promemoria, a intervalli stabiliti dall'azienda (predefinito: uno ogni 2 giorni). Per pasti e fiori non vengono inviati promemoria.

Importante: il codice di ritiro compare solo sul tuo schermo; dillo soltanto all'addetto alla consegna.

Richiesta di invio di un pacco o di un corriere

Per chi: dipendente · Dove: Pacchi e posta → Spedisci un pacco · Versione: 0.64.0 (invio e categoria del contenuto 0.99.21)

A cosa serve: quando devi fare una spedizione a nome dell'azienda, apri una richiesta all'ufficio posta interna. L'ufficio prepara la spedizione, la consegna al corriere e ti comunica l'azienda di trasporto e il numero di tracciamento.

Prima di iniziare: il pulsante Spedisci un pacco compare solo se la tua azienda ha attivato le richieste di spedizione in uscita.

1. Nel riquadro Pacchi e posta tocca Spedisci un pacco. All'inizio della finestra è scritto dove lasciare il pacco (ad es. «Lascia il pacco al luogo di consegna (Reception).»).
2. Scrivi il destinatario nel campo Destinatario (persona e azienda) (ad es. «Berk Yalın — Mavi Ajans Ltd.»).
3. Scrivi l'Indirizzo completo e il Telefono del destinatario.
4. Nel campo Contenuto scrivi cosa stai spedendo (ad es. «Catalogo e campioni (1 scatola)»).
5. Nell'elenco Inviato scegli Pacco oppure Corriere.
6. Nell'elenco Categoria del contenuto scegli Contratto, Documenti, Promozionale, Marketing o Generale.
7. Nell'elenco Pagamento scegli Pagato dal mittente (azienda) oppure Pagato dal destinatario.
8. Se la spedizione deve partire in giornata, spunta Urgente (spedire in giornata).
9. Se vuoi, scrivi una Nota (facoltativa).
10. Tocca Richiedi spedizione.
11. Lascia il pacco al luogo di consegna.

Risultato: compare il messaggio «Richiesta di spedizione ricevuta: KG-…»; la richiesta viene aggiunta all'elenco Pacchi passati e in uscita con lo stato Richiesta ricevuta. Ai responsabili dell'ufficio posta interna arriva la notifica «Richiesta di spedizione con corriere/pacco».

Errori comuni:

• «Scrivi il nome del destinatario e l'indirizzo completo.» — il destinatario o l'indirizzo è vuoto.
• «Oggi hai aperto molte richieste di spedizione.» — il limite giornaliero è stato raggiunto; riprova domani.
• «Le richieste di spedizione in uscita sono disattivate per questa azienda.» — la tua azienda ha disattivato questa funzione.

Seguire la tua spedizione e segnalare che è arrivata

Per chi: dipendente (mittente) · Dove: Pacchi e posta → Pacchi passati e in uscita · Versione: 0.99.21

A cosa serve: vedi a che punto è la tua spedizione, il corriere e il numero di tracciamento, e chiudi la registrazione quando è arrivata al destinatario.

1. Nel riquadro Pacchi e posta, nell'elenco Pacchi passati e in uscita, trova la tua spedizione.
2. Guarda la barra a quattro passaggi: Richiesta ricevuta → In ufficio posta → In transito → Inviato. I passaggi superati sono segnati con ✓, quello attuale è in colore scuro.
3. Se la spedizione è stata consegnata al corriere, compare N. tracciamento. Se c'è il link Traccia, apre la pagina di tracciamento del corriere; altrimenti copia il numero di tracciamento con Copia.
4. Quando la spedizione arriva al destinatario, tocca Consegnato al destinatario.

Risultato: compare il messaggio «Segnato come inviato: consegnato al destinatario.»; i quattro passaggi sono completati.

Annullare la richiesta: prima che la spedizione sia consegnata al corriere (quando è in stato Richiesta ricevuta o In ufficio posta) tocca Annulla richiesta. Compare il messaggio «Richiesta di spedizione annullata.»

Importante:

• Una spedizione già consegnata al corriere non si può annullare («Un pacco già spedito non può essere annullato.»).
• Consegnato al destinatario compare solo per le spedizioni in stato In transito («Solo una spedizione già consegnata al corriere può essere segnata come "consegnata al destinatario".»). Lo stato non viene recuperato in automatico dai corrieri; questo passaggio lo segni tu oppure l'ufficio posta interna.

Aprire il Banco posta

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna (responsabile della posta, reception) · Dove: menù a sinistra → Posta e corrieri (sul telefono barra Strumenti → Posta e corrieri) · Versione: 0.99.24 (schermata separata 0.99.28)

A cosa serve: è una schermata separata in cui registri e consegni le spedizioni in arrivo. I dipendenti non la vedono.

Prima di iniziare: se nel menù non vedi il pulsante Posta e corrieri, nel modulo Posta interna non sei Operatore (vedi capitolo 31). Se ti occupi anche dei visitatori, nel menù compare anche Reception (vedi 26. Sale riunioni e visitatori).

1. Sul computer fai clic su Posta e corrieri nel menù a sinistra. Sul telefono tocca Strumenti e scegli Posta e corrieri nella barra in alto.
2. Si apre il Banco posta. In alto sono indicati la data di oggi e il numero Spedizioni da ritirare: N.
3. Sotto ci sono il modulo Spedizioni ricevute e l'elenco Spedizioni da ritirare (N).

Suggerimento: l'elenco si aggiorna da solo ogni 30 secondi; ciò che hai scritto nel modulo non viene cancellato. Le stesse operazioni si fanno anche in Bacheca → Servizi → Pacchi e posta → scheda Posta e corrieri (N) (+ Registra pacco in arrivo, Da ritirare, Richieste di spedizione, Registro).

Registrare una spedizione in arrivo

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna · Dove: Banco posta → Spedizioni ricevute · Versione: 0.64.0 (tipi 0.99.23, banco 0.99.24)

A cosa serve: registri la spedizione in arrivo a nome del dipendente destinatario. Il dipendente riceve una notifica, in base al tipo, e un codice di ritiro.

1. Sotto Cosa è arrivato? scegli il tipo: Pacco (scatola / collo), Busta, Documenti, Notifica ufficiale, Corriere, Pasti, Fiori, Carta bancaria / di credito oppure Altro.
2. Inizia a scrivere il nome nel campo Destinatario (dipendente) e scegli il dipendente dall'elenco.
3. Scrivi o scegli dall'elenco il Corriere.
4. Se c'è, scrivi il N. di tracciamento (facoltativo).
5. Inserisci il numero di Colli (predefinito 1).
6. Se vuoi, scrivi una Nota (facoltativa) (ad es. il mittente).
7. Fai clic su Salva e avvisa il destinatario.

Risultato: compare il messaggio «Registrato; <dipendente> è stato avvisato.»; il modulo si svuota per la spedizione successiva e la spedizione viene aggiunta all'elenco Spedizioni da ritirare.

Errori comuni:

• «Scegli il destinatario dall’elenco.» — hai scritto il nome ma non l'hai scelto dall'elenco.
• «Posta e corrieri è disattivato per questa azienda.» — il modulo è stato disattivato.

Suggerimento: la stessa registrazione si fa anche nel riquadro Pacchi e posta, da Posta e corrieri (N) → finestra + Registra pacco in arrivo. In questa finestra ci sono anche i campi Scaffale / posto (facoltativo) e Foto (facoltativa) («Fotografare un pacco danneggiato può essere utile in seguito.»); il pulsante si chiama Salva e avvisa. Se il destinatario oggi è in ferie, c'è scritto «Questo dipendente oggi è in ferie; verrà avvisato anche chi lo sostituisce.»

Registrazione con la foto dell'etichetta (intelligenza artificiale)

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna · Dove: Banco posta → Fotografa l’etichetta · Versione: 0.99.24

A cosa serve: fotografi l'etichetta del pacco; l'intelligenza artificiale legge il destinatario, il mittente, il corriere, il numero di tracciamento e il tipo, e compila il modulo al posto tuo.

Prima di iniziare: questo pulsante compare solo se l'azienda ha definito la chiave di intelligenza artificiale (Admin → Rubrica clienti; vedi 12. Gestione della rubrica clienti). Se la chiave non c'è, in cima al modulo c'è scritto «La lettura da foto è disattivata (nessuna chiave IA); inserisci i dati.» e inserisci i dati a mano.

1. Tocca Fotografa l’etichetta. Sul telefono si apre la fotocamera posteriore.
2. Scatta una foto nitida dell'etichetta. Compare «Lettura dell’etichetta…».
3. Le informazioni lette compilano il modulo: tipo, Corriere (con il nome presente nell'elenco dei corrieri in Admin, ad es. «YURTİÇİ KARGO» → «Yurtiçi Kargo»), N. di tracciamento e nel campo Nota «Mittente: …».
4. Destinatario:
   • se c'è una sola corrispondenza forte, il dipendente viene scelto da solo;
   • se ci sono più dipendenti possibili, sotto Destinatario suggerito: compaiono dei pulsanti; tocca la persona giusta;
   • se non c'è alcuna corrispondenza, scrivi il nome nel campo Destinatario (dipendente) e scegli.
5. Se non vuoi allegare la foto dell'etichetta alla registrazione, togli la spunta a Allega la foto dell’etichetta alla registrazione.
6. Controlla le informazioni e tocca Salva e avvisa il destinatario.

Importante: controlla sempre le informazioni lette. Se sull'etichetta non si legge il nome del destinatario, compare «Nessun destinatario leggibile sull’etichetta.» La lettura è limitata a 200 volte al giorno per persona.

Poiché il sito di prova di questo manuale non ha una chiave di intelligenza artificiale, questi passaggi non hanno schermate; i passaggi sono stati scritti dai testi presenti nell'app.

Consegnare la spedizione

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna · Dove: Banco posta → Spedizioni da ritirare · Versione: 0.64.0 (banco 0.99.24)

A cosa serve: consegni la spedizione alla persona giusta, con il codice di ritiro comunicato dal dipendente.

1. Trova la spedizione nell'elenco Spedizioni da ritirare. In ogni riga sono indicati il nome del destinatario, il badge del tipo, il numero, il momento di arrivo, l'azienda, il n. di tracciamento e (se aspetta da più di un giorno) una nota come «in attesa da 2 giorni».
2. Fai clic su Consegna.
3. Scrivi nel campo Codice di ritiro il codice di 4 cifre comunicato dal dipendente.
4. Se la spedizione la ritira un'altra persona, lascia vuoto il codice e scrivi il nome di chi ritira nel campo o nome di chi ritira.
5. Fai clic su Consegnato.

Risultato: compare il messaggio «Consegnato: <dipendente>»; la spedizione scompare dall'elenco e il dipendente riceve una notifica. Se a ritirare è un'altra persona, nella notifica c'è il suo nome.

Errori comuni:

• «Inserisci il codice di ritiro o il nome di chi ritira.» — i due campi sono vuoti.
• «Codice di ritiro errato.» — chiedi di nuovo il codice al dipendente.
• «Troppi codici errati; per la consegna senza codice scrivi il nome di chi ritira.»
• «Questo pacco è già stato consegnato.»

Importante: fatti dare il codice dal dipendente stesso. Il codice compare solo sullo schermo del destinatario.

Gestire le richieste di spedizione in uscita

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna · Dove: Bacheca → Servizi → Pacchi e posta → Posta e corrieri (N) → Richieste di spedizione (N) · Versione: 0.64.0 (passaggi 0.99.21)

A cosa serve: prepari in ordine le richieste di spedizione dei dipendenti, le consegni al corriere e comunichi il numero di tracciamento al mittente.

1. Nella scheda Bacheca → Servizi apri il riquadro Pacchi e posta.
2. Fai clic sulla scheda Posta e corrieri (N), poi su Richieste di spedizione (N). In ogni richiesta sono indicati numero, stato, destinatario, indirizzo, mittente, pacco o corriere, categoria del contenuto, telefono, contenuto e modalità di pagamento. Le richieste Urgente sono segnalate da un badge rosso.
3. Quando il pacco ti arriva, fai clic su Ricevuto in ufficio posta. La richiesta passa a In ufficio posta.
4. Per scrivere l'indirizzo sull'etichetta fai clic su Copia indirizzo («Copiato.»).
5. Quando hai consegnato il pacco, fai clic su Consegnato al corriere espresso (per il corriere, su Consegnato al corriere).
6. Nell'elenco dei corrieri è già scelto quello predefinito dell'azienda (per il corriere, «Corriere»); se serve, cambialo.
7. Scrivi il Numero di tracciamento.
8. Se vuoi, incolla nel campo Link di tracciamento (facoltativo, https://…) l'indirizzo della pagina di tracciamento del corriere.
9. Fai clic su Salva.

Risultato: la richiesta passa a In transito; al mittente arriva la notifica «La tua spedizione è stata consegnata al corriere espresso / al corriere» con il corriere e il numero di tracciamento.

Suggerimento:

• Anche le spedizioni degli ultimi 30 giorni in stato In transito restano in fondo a questo elenco. Quando vieni a sapere che il destinatario ha ricevuto la spedizione, fai clic su Consegnato al destinatario; al mittente arriva una notifica.
• Il link Traccia si forma in quest'ordine: il link presente nella registrazione, il modello del corriere in Admin, gli indirizzi già pronti di UPS / DHL / FedEx. Se non c'è nessuno di questi, il numero di tracciamento si copia con Copia.

Errori comuni:

• «Scegli il corriere.»
• «Il link di tracciamento deve iniziare con https://.»
• «Questa registrazione è già stata spedita o annullata.»

Registro della posta interna: in arrivo e in uscita

Per chi: operatore dell'ufficio posta interna, visualizzatore della posta interna · Dove: Pacchi e posta → Posta e corrieri → Registro · Versione: 0.64.0 (filtro In arrivo / In uscita 0.99.23)

A cosa serve: mostra mese per mese, in un unico elenco, tutte le spedizioni in arrivo e in uscita; puoi esportarle.

1. Nella scheda Posta e corrieri (N) fai clic su Registro.
2. Cambia mese con i pulsanti ‹ e ›.
3. Scegli il filtro Tutti, In arrivo oppure In uscita.
4. Se vuoi, scrivi nel campo di ricerca (Cerca persona, numero, corriere o n. di tracking).
5. Per ottenere il file, fai clic su Scarica CSV.

Suggerimento: le righe di pasti, fiori, carte e corrieri compaiono con un badge colorato del tipo. Per riepiloghi come chi ha fatto quante spedizioni o quante spedizioni sono partite per categoria vedi 19. Report.

Importante: con il ruolo di Visualizzatore vedi il registro ma non puoi registrare né consegnare («Visualizzatore: vedi il registro ma non puoi registrare né consegnare.»).

Il riquadro Acquisti

Per chi: dipendente · Dove: Strumenti → Il mio spazio → Acquisti (sul computer Bacheca → Il mio spazio) · Versione: 0.99.22

A cosa serve: mostra con il loro stato le richieste di acquisto che hai aperto; da qui si apre una nuova richiesta.

1. Tocca Strumenti nel menù in basso e scegli Il mio spazio nella barra in alto.
2. Vai al riquadro Acquisti. Per ogni richiesta sono indicati codice (ad es. SA-2026-0001), stato, data, titolo, tipo, categoria e importo totale.
3. Per i dettagli tocca Dettagli.

Stati: In attesa di approvazione · Approvata — in attesa di acquisto · Rifiutata · Ordinato · Ritirato · Annullata.

Suggerimento: se sei un approvatore, nel riquadro compare la scheda In attesa di approvazione (N). Se sei approvatore, responsabile acquisti o visualizzatore degli acquisti, compaiono anche le schede Lista approvvigionamenti (N) e Tutte le richieste (l'ordine e il ritiro li segna solo il responsabile acquisti). Se il riquadro appare breve, facendo clic sulla scheda si apre a tutta larghezza; con Riduci torna com'era.

Aprire una richiesta di acquisto

Per chi: dipendente · Dove: Acquisti → + Richiesta di acquisto · Versione: 0.99.22

A cosa serve: scrivi cosa vuoi acquistare, a quale prezzo e dove. La richiesta va all'approvazione della direzione; una volta approvata, il responsabile acquisti provvede all'acquisto.

1. Nel riquadro Acquisti tocca + Richiesta di acquisto.
2. Nell'elenco Tipo scegli IT oppure Amministrativo. L'elenco Categoria si filtra in base al tipo.
3. Scegli la Categoria (ad es. per IT Dotazioni, Software e licenze, Rete e accessori; per Amministrativo Mobili e attrezzature d’ufficio, Cancelleria e materiali di consumo, Acquisto di servizi, Altro).
4. Scrivi il Titolo (ad es. «Telecomando wireless per le presentazioni»).
5. Nel campo A cosa serve? scrivi chi lo userà e quale esigenza soddisfa.
6. Nella sezione Voci compila i campi Marchio, Modello, Quantità, Prezzo unitario e Valuta (TRY, USD o EUR). Il prezzo può essere anche indicativo.
7. Scrivi Dove (ad es. rivenditore del produttore, marketplace) e, se c'è, il Link al prodotto (https://…).
8. Per un altro prodotto tocca + Aggiungi articolo (al massimo 10 voci). Elimina le voci in più con Rimuovi voce.
9. Controlla la riga Totale in basso.
10. Tocca Invia richiesta.

Risultato: compare il messaggio «Richiesta SA-… inviata all'approvazione della direzione.» Agli approvatori arrivano una notifica sul telefono e un'e-mail (oggetto «Richiesta di acquisto in attesa di approvazione — SA-…»).

Errori comuni:

• «Scrivi un breve titolo per la richiesta.»
• «Compila il campo "A cosa serve?": a cosa servirà questo acquisto?»
• «Scegli una categoria del tipo selezionato.»
• «Voce 1: scrivi il marchio o il modello.» / «Voce 1: scrivi il prezzo unitario (anche indicativo).» / «Voce 1: la quantità deve essere tra 1 e 100.000.»
• «Voce 1: il link deve essere un indirizzo che inizia con https://.»
• «Oggi hai aperto molte richieste di acquisto.»

Aggiungere alternative e spiegare perché è stato scelto questo

Per chi: dipendente · Dove: Richiesta di acquisto → Voce → + Aggiungi alternativa · Versione: 0.99.22

A cosa serve: l'approvatore decide confrontando il prodotto che hai scelto con altre opzioni.

1. Sotto la voce tocca + Aggiungi alternativa.
2. Scrivi marchio, modello, prezzo, dove acquistarla e, se vuoi, il link dell'alternativa.
3. Per un'altra alternativa tocca di nuovo + Aggiungi alternativa (al massimo 3 per voce). Elimina un'alternativa non necessaria con Rimuovi.
4. Nel campo Perché è stato scelto? (rispetto alle alternative) scrivi perché hai scelto questo prodotto al posto delle alternative (ad es. «Ha il puntatore laser ed è ricaricabile; l'altro funziona a pile.»).
5. Tocca Invia richiesta.

Importante: se hai aggiunto un'alternativa, Perché è stato scelto? è obbligatorio («Voce 1: hai aggiunto un'alternativa; scrivi perché hai scelto questo prodotto.»). Il prezzo dell'alternativa non viene aggiunto al totale.

Acquisto senza approvazione (se sei autorizzato)

Per chi: dipendente con l'autorizzazione all'acquisto senza approvazione · Dove: Richiesta di acquisto → Metti nella lista approvvigionamenti senza inviare all'approvazione · Versione: 0.99.22

A cosa serve: le persone autorizzate dall'azienda possono mettere la richiesta direttamente nella lista approvvigionamenti senza aspettare l'approvazione della direzione (ad es. un ricambio urgente).

1. Compila la richiesta di acquisto come al solito.
2. Spunta la casella Metti nella lista approvvigionamenti senza inviare all'approvazione (hai l'autorizzazione all'acquisto senza approvazione …) sotto il modulo. Se c'è un limite massimo, è indicato nella casella (ad es. «al massimo 10.000,00 TRY»).
3. Tocca Invia richiesta.

Risultato: compare il messaggio «Richiesta SA-… messa nella lista degli acquisti senza approvazione.» Negli elenchi la richiesta compare con il badge Senza approvazione (autorizzato); ai responsabili acquisti arriva la notifica «Acquisto senza approvazione (autorizzato)».

Importante: se è stato fissato un limite massimo, una richiesta che lo supera o che contiene una valuta estera (USD, EUR) non può essere messa senza approvazione: «L'importo supera il limite per gli acquisti senza approvazione (… TRY) o contiene una valuta estera; invia la richiesta all'approvazione.» Se non hai l'autorizzazione, la casella non compare.

Seguire e annullare la tua richiesta

Per chi: dipendente · Dove: Acquisti → richiesta → Dettagli · Versione: 0.99.22

1. Nel riquadro Acquisti tocca il pulsante Dettagli della tua richiesta.
2. Nei dettagli sono indicati il richiedente, Scopo, Totale, le voci, le alternative e Perché è stato scelto. Se la richiesta è stata approvata o rifiutata, compare chi ha deciso e (se rifiutata) il Motivo del rifiuto; se è stata ordinata, compare la Nota d’ordine.
3. In fondo, nella sezione Storico, sono indicati in ordine i passaggi della richiesta (Richiesta aperta → approvata / rifiutata → ordine → ritiro).
4. Se la richiesta non serve più, tocca Annulla richiesta.

Risultato: compare il messaggio «Richiesta di acquisto annullata.»

Suggerimento: a ogni passaggio di approvazione, rifiuto, ordine e ritiro ricevi una notifica sul telefono (ad es. «La tua richiesta di acquisto è stata approvata: SA-…»).

Importante: la richiesta la puoi annullare solo tu, e solo mentre è in attesa di approvazione o prima che venga ordinata.

Approvare o rifiutare come approvatore

Per chi: approvatore degli acquisti, Admin del modulo Acquisti, Admin · Dove: Il mio spazio → Acquisti → In attesa di approvazione (N) · Versione: 0.99.22

A cosa serve: decidi sulle richieste di acquisto per conto della direzione.

1. Tocca la notifica o l'e-mail «Richiesta di acquisto in attesa di approvazione» oppure apri la scheda In attesa di approvazione (N) nel riquadro Acquisti.
2. Per esaminare la richiesta fai clic su Dettagli: compaiono le voci, il Link al prodotto, le Alternative e Perché è stato scelto. I link si aprono in una nuova scheda.
3. Se va bene, fai clic su Approva. Compare il messaggio «Richiesta approvata; aggiunta alla lista approvvigionamenti.»
4. Se non va bene, fai clic su Rifiuta…, scrivi il motivo nel campo Motivo del rifiuto (inviato al richiedente) e fai clic su Rifiuta. Compare il messaggio «Richiesta respinta; il motivo è stato inviato al richiedente.»

Errori comuni:

• «Scrivi il motivo del rifiuto.» — il motivo del rifiuto è obbligatorio.
• «Non puoi approvare né respingere la tua richiesta; decide un altro approvatore.»
• «Le richieste di acquisto sono approvate dagli approvatori della direzione.» — non sei un approvatore.

Suggerimento: le richieste in attesa di approvazione compaiono anche nell'elenco In attesa di te («N richieste di acquisto attendono la tua approvazione»). L'approvazione è a un solo livello: basta la decisione di un approvatore.

Lista approvvigionamenti: ordine e ritiro

Per chi: responsabile acquisti (Acquisti → Operatore) · Dove: Il mio spazio → Acquisti → Lista approvvigionamenti (N) · Versione: 0.99.22

A cosa serve: trasformi in ordini le richieste approvate e quelle acquistate senza approvazione, e le chiudi al ritiro.

1. Nel riquadro Acquisti apri la scheda Lista approvvigionamenti (N). Nell'elenco ci sono le richieste negli stati Approvata — in attesa di acquisto e Ordinato.
2. Per vedere solo quelle acquistate senza approvazione grazie all'autorizzazione, spunta la casella Solo senza approvazione (autorizzato).
3. Quando hai emesso l'ordine, fai clic su Ordinato sulla richiesta. Si apre la finestra dei dettagli della richiesta.
4. Se vuoi, scrivi nel campo Nota d’ordine (facoltativa) il numero d'ordine, il fornitore o la data di consegna prevista.
5. Fai clic su Ordinato nella finestra. Compare il messaggio «Segnato come ordinato; il richiedente è stato avvisato.»
6. Quando il prodotto arriva, fai clic su Ritirato sulla richiesta. Compare il messaggio «Segnato come ricevuto.»

Risultato: a ogni passaggio il richiedente riceve una notifica. Le richieste ritirate finiscono nella scheda Beni → Dagli acquisti dei responsabili delle assegnazioni (vedi 28. Beni aziendali e beni in dotazione).

Errore comune: «La lista approvvigionamenti è gestita dai responsabili acquisti.» — non sei un responsabile acquisti.

Suggerimento: le richieste in attesa di ordine compaiono nell'elenco In attesa di te («N richieste di acquisto attendono l'ordine»).

Tutte le richieste di acquisto e CSV

Per chi: approvatore, responsabile acquisti, visualizzatore degli acquisti · Dove: Acquisti → Tutte le richieste · Versione: 0.99.22

A cosa serve: vedi tutte le richieste di acquisto dell'azienda raggruppate per categoria e le esporti.

1. Nel riquadro Acquisti apri la scheda Tutte le richieste.
2. Usa i filtri: Tutti i tipi, Tutte le categorie, Tutti gli stati, Solo senza approvazione (autorizzato) e la ricerca (codice, prodotto, persona).
3. Le richieste sono raggruppate sotto i titoli delle categorie (ad es. «Dotazioni · IT · 2»). Per una richiesta rifiutata compare la riga Motivo del rifiuto.
4. Per ottenere il file, fai clic su Scarica CSV.

Suggerimento: per gli importi per categoria, tipo, reparto e persona vedi 19. Report. Gli importi in valuta estera non vengono convertiti in TRY, ma mostrati a parte.

Importante: questo elenco è aperto solo ad approvatori, responsabili acquisti e visualizzatori («Questo elenco è aperto ad approvatori, responsabili acquisti e osservatori.»).