28. Demirbaş ve zimmet

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Şirketin bütün eşyaları (bilgisayar, telefon, monitör, mobilya, araç, giriş kartı…) Demirbaşlar ekranında kayıtlıdır. Zimmet sorumlusu bir eşyayı çalışana zimmetler; çalışan Zimmetlerim kutusunda "Teslim aldım" deyince dijital zimmet tutanağı oluşur. Eşya kaybolur, çalınır, hasar görür ya da arızalanırsa çalışan uygulamadan olay bildirir; sorumlu olayı inceler ve sonuçlandırır. Sorumlular ayrıca envanter sayımı yapar, QR etiket basar, mevcut envanteri Excel'den aktarır ve satın alınan ürünleri doğrudan demirbaşa ekler.

Bu bölüm çalışanlar ve zimmet sorumluları içindir. Zimmet modülünün ayarları ve özel kategoriler için bkz. 31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi.

Kimler için: Çalışan · Zimmet sorumlusu (zimmet işlem yetkilisi ya da modül admini) · Zimmet görüntüleyicisi

Bu bölümde

Çalışan

• Zimmetlerim kutusu
• Zimmet teslimini onaylama
• Eşyanın ayrıntısı ve zimmet tutanağı
• Kayıp, çalınma, hasar ya da arıza bildirme (olay bildirimi)
• Envanter sayımında eşyanızı onaylama

Zimmet sorumlusu

• Demirbaşlar ekranı
• Demirbaş kaydetme
• Demirbaşı zimmetleme
• Demirbaşın ayrıntısı: iade, durum, düzenleme ve silme
• Olayları izleme
• Olayı incelemeye alma
• Olayı sonuçlandırma: maliyet ve kusur değerlendirmesi
• Envanter sayımı başlatma
• Sayımda işaretleme ve QR ile sayma
• QR etiket yazdırma
• QR okutarak demirbaşı açma
• Excel ya da CSV dosyasından içe aktarma
• Satın almadan demirbaşa ekleme

Başlamadan önce: Zimmet modülü şirkette kapalı gelir. Zimmetlerim kutusunu görmüyorsanız modül şirketinizde açık değildir. Demirbaşlar menüsünü yalnız zimmet sorumluları ve görüntüleyiciler görür. Bu bölümdeki ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle hazırlanmıştır; etiketlerdeki karekodlar kurgusal bir adresi gösterir.

Zimmetlerim kutusu

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Benim Alanım → Zimmetlerim (bilgisayarda Pano → Benim Alanım)

Ne işe yarar: Size zimmetli şirket eşyalarını, teslim onayınızı bekleyenleri ve sürmekte olan bir envanter sayımını gösterir.

1. Alttaki menüden Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Benim Alanım'ı seçin.
2. Zimmetlerim kutusuna gelin.
3. Her eşyada demirbaş numarası (ör. DMB-2026-0001), durum, eşyanın adı, türü, seri numarası ve veriliş tarihi yazar.
4. Bir eşyanın ayrıntısını görmek için ona dokunun.

İpucu:

• Kısa kartta ilk 3 eşya görünür; hepsini görmek için Tümünü aç'a, kartı küçültmek için Küçült'e dokunun.
• Teslim onayınızı bekleyen eşya ya da sizi bekleyen bir sayım varsa kutunun en üstünde ayrı bir kart olarak çıkar ve Sizi bekleyenler listesinde de görünür (bkz. 09. Bildirimler).

Zimmet teslimini onaylama

Kimler için: Çalışan · Nerede: Zimmetlerim → Teslim onayınız bekleniyor

Ne işe yarar: Size teslim edilen eşyayı uygulamadan onaylarsınız. Onayınız dijital zimmet tutanağı olarak kaydedilir.

1. Zimmet sorumlusu size bir eşya zimmetleyince telefon bildirimi gelir. Zimmetlerim kutusunu açın.
2. Teslim onayınız bekleniyor kartında eşyanın adı, seri numarası ve yanında verilenler (ör. "Şarj aleti, çanta") yazar.
3. Eşyayı eksiksiz aldıysanız Teslim aldım'a dokunun.
4. Eşya elinize ulaşmadıysa ya da farklı bir eşya verildiyse Teslim almadım'a dokunun, Açıklama yazın ve Bildir'e dokunun.

Sonuç: Teslim aldım derseniz "Teslim onaylandı; zimmet tutanağı kaydedildi." iletisi görünür ve eşya Zimmetli olur. Teslim almadım derseniz eşya depoya döner ve zimmet sorumlusuna haber gider.

Sık hatalar: "Kısa bir açıklama yazın (ör. eşya elime ulaşmadı)." — Teslim almadım'da açıklama zorunludur.

İpucu: Onay 3 günden uzun beklerse size bir kez hatırlatma gelir. Şirketiniz teslim onayını kapattıysa eşya zimmetlenir zimmetlenmez Zimmetli sayılır ve bu kart çıkmaz.

Eşyanın ayrıntısı ve zimmet tutanağı

Kimler için: Çalışan · Nerede: Zimmetlerim → eşyaya dokunun

Ne işe yarar: Eşyanın bilgilerini, geçmişini ve bildirdiğiniz olayların durumunu gösterir; kâğıt tutanak verir.

1. Zimmetlerim kutusunda eşyaya dokunun.
2. Eşya, Tür, Seri no, Yanında, Kimde, Veriliş, Teslim onayı ve Garanti bitişi satırlarını okuyun.
3. Eşya için olay bildirdiyseniz olayın numarası ve durumu (Yeni, İnceleniyor, Kapandı) görünür.
4. En altta Geçmiş bölümü eşyanın size ne zaman verildiğini ve onaylandığını gösterir.
5. İmzalı kâğıt tutanak gerekiyorsa Tutanağı yazdır'a dokunun.

Dikkat: İşten ayrılırken üzerinizdeki bütün eşyaları iade etmeniz gerekir; iadeyi zimmet sorumlusu kaydeder.

Kayıp, çalınma, hasar ya da arıza bildirme (olay bildirimi)

Kimler için: Çalışan · Nerede: Zimmetlerim → eşya → Olay bildir (kayıp, hasar, arıza)

Ne işe yarar: Zimmetinizdeki eşyanın başına gelen durumu zimmet sorumlusuna resmî bir olay kaydı olarak bildirirsiniz. Olay bir numara alır (ör. OLY-2026-0001); sonucunu buradan izlersiniz.

Başlamadan önce: Yalnız teslim aldığınız (onayladığınız) eşya için olay bildirebilirsiniz.

1. Zimmetlerim kutusunda eşyaya dokunun.
2. Olay bildir (kayıp, hasar, arıza)'ya dokunun.
3. Ne oldu? listesinden Kayıp, Çalınma, Hasar (kırılma, sıvı teması…), Arıza ya da Diğer'i seçin.
4. Ne zaman? tarihini seçin (bugün ya da son bir yıl içinde).
5. İsterseniz Nerede? (isteğe bağlı) alanını doldurun (ör. "Müşteri ziyareti, taksi").
6. Açıklama kutusuna ne olduğunu kısaca anlatın (en az 10 karakter).
7. Çalınma seçtiyseniz, ihbarda bulunduysanız Resmî ihbar yaptım (karakol / jandarma) kutusunu işaretleyin ve varsa Tutanak / ihbar no (isteğe bağlı) yazın.
8. İsterseniz Fotoğraf (isteğe bağlı) ile en çok 3 fotoğraf ekleyin.
9. Bildir'e dokunun.

Sonuç: "Bildirildi; zimmet sorumlusu inceleyecek." iletisi görünür. Zimmet sorumlularına telefon bildirimi gider. Sorumlu olayı incelemeye aldığında ve sonuçlandırdığında size haber gelir.

Sık hatalar:

• "Ne olduğunu seçin." — Ne oldu? listesinden olay türünü seçmediniz.
• "Ne olduğunu kısaca anlatın (en az 10 karakter)."
• "Olay tarihi bugün ya da son bir yıl içinde olmalı."
• "En çok 3 fotoğraf eklenebilir."
• "Bu eşya için açık bir … bildirimi zaten var: OLY-…." — aynı türde açık bir olay varken ikinci kez bildirilemez.
• "Yalnız teslim aldığınız eşya için olay bildirebilirsiniz."

İpucu: Fotoğraflar telefonda küçültülür (1600 piksel) ve korumalı bir klasörde saklanır; yalnız siz, zimmet sorumluları ve zimmet görüntüleyicileri görür.

Dikkat: Olayda girilen maliyet ve kusur değerlendirmesi kayıt amaçlıdır; maaştan kesinti yapılmaz. Bu değerlendirmeyi yalnız zimmet sorumluları ve görüntüleyiciler görür.

Envanter sayımında eşyanızı onaylama

Kimler için: Çalışan · Nerede: Zimmetlerim → Envanter sayımı: eşyalar hâlâ sizde mi?

Ne işe yarar: Şirket envanter sayımı yaparken eşyanın hâlâ sizde olduğunu tek dokunuşla onaylarsınız.

1. "Envanter sayımı" bildirimi gelince Zimmetlerim kutusunu açın.
2. Envanter sayımı: eşyalar hâlâ sizde mi? kartında sayımın adı ve sayıma giren eşyalarınız listelenir.
3. Eşya sizdeyse Bende'ye dokunun.
4. Eşya sizde değilse Bende değil'e dokunun, Açıklama kutusuna nedenini yazın (ör. "İade ettim / kayboldu / başka birinde") ve Bildir'e dokunun.

Sonuç: Bende derseniz "Teşekkürler, onaylandı." iletisi görünür. Bende değil derseniz "Zimmet sorumlusuna bildirildi." iletisi görünür.

Dikkat: Eşya kaybolduysa ya da çalındıysa Bende değil demek yetmez; ayrıca eşyanın ayrıntısından Olay bildir ile bildirin.

Demirbaşlar ekranı

Kimler için: Zimmet sorumlusu, zimmet görüntüleyicisi · Nerede: Soldaki menü → Demirbaşlar (telefonda Araçlar şeridi → Demirbaşlar)

Ne işe yarar: Şirketin bütün demirbaşlarını özetler, süzer ve olayları, sayımları ve satın almadan gelen kalemleri tek yerde toplar.

1. Bilgisayarda soldaki menüden Demirbaşlar'a tıklayın. Telefonda Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Demirbaşlar'ı seçin.
2. Üstteki özet kutularını okuyun: Toplam, Zimmetli, Depoda, Arızalı / serviste, Açık olay ve Kayıtlı değer (yaklaşık). Bir kutuya tıklayınca liste o duruma göre süzülür.
3. Sekmeler: Liste, Olaylar (N), Sayım ve (satın alma modülü açıksa) Satın almadan (N). Yeni bir şey olan sekmede kırmızı nokta görünür.
4. Liste sekmesinde durum çiplerinden birini seçin: Hepsi, Zimmetli, Depoda, Arızalı ve o durumda kayıt varsa Onay bekleyen, Açık olaylı, Ayrılanlarda, Garantisi bitiyor, Kayıp, Elden çıkarılan.
5. İsterseniz arama kutusuna (Numara, ad, seri no, konum ya da kişi) yazın; Bütün gruplar, Bütün kategoriler ve Bütün konumlar listelerinden seçin.
6. Listedeki her satırda numara, durum, ad, kategori, konum, kimde olduğu ve seri no yazar. Bir satıra tıklayınca ayrıntı açılır.

İpucu:

• CSV indir süzülmüş listeyi dosyaya aktarır; Etiket yazdır (N) süzülmüş listedeki eşyaların QR etiketini basar.
• Kategoriler beş gruptadır: Bilgi teknolojileri, Kart, anahtar, hat, Ofis ve mobilya, Araç ve ekipman, Diğer.
• Kayıtlı değer yaklaşık bir toplamdır; para birimlerini ayırmaz.
• Görüntüleyici rolüyle her şeyi görürsünüz ama işlem yapamazsınız ("Görüntüleyici: demirbaşları, olayları ve sayımları görürsünüz; işlem yapamazsınız.").

Demirbaş kaydetme

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → + Demirbaş

Ne işe yarar: Yeni bir şirket eşyasını envantere ekler. Kayıt bir numara alır ve Depoda olur.

1. Demirbaşlar ekranında + Demirbaş'a tıklayın.
2. Kategori listesinden türü seçin (ör. Tablet). Listede olmayan bir tür için modül admini özel kategori ekler ("Yeni kategori: Admin → Modüller → Zimmet.").
3. Ad / marka-model yazın.
4. İsterseniz Seri no (isteğe bağlı) ve Konum (isteğe bağlı) yazın. Konum yazarken daha önce girilen konumlar önerilir.
5. Alış tarihi ve Garanti bitişi'ni seçin.
6. Tedarikçi, Fatura no, Yanında verilenler (ör. "Kılıf, şarj aleti") ve Değer (ör. "16.500 TL") alanlarını doldurun.
7. İsterseniz Not (yalnız sorumlular görür) yazın.
8. Demirbaşı kaydet'e tıklayın.

Sonuç: "Demirbaş kaydedildi: DMB-…" iletisi görünür; eşya listede Depoda olarak yer alır.

Sık hatalar:

• "Kategori seçin." — kategori seçmediniz.
• "Eşyanın adını ya da marka-modelini yazın."
• "Bu seri numarası zaten kayıtlı: …" — aynı seri numarası iki kez girilemez.
• "Alış tarihi ileri bir tarih olamaz."

Demirbaşı zimmetleme

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → eşya → Zimmetle

Ne işe yarar: Depodaki eşyayı bir çalışana verirsiniz.

1. Liste'de Depoda çipini seçin ve eşyaya tıklayın.
2. Zimmetle'ye tıklayın.
3. Çalışan kutusuna adı yazın ve listeden seçin.
4. İsterseniz Not (isteğe bağlı) yazın (ör. "Yeni başlayan; şarj aleti ile").
5. Zimmetle'ye tıklayın.

Sonuç: "Zimmetlendi; çalışana bildirildi." iletisi görünür. Eşya Teslim onayı bekliyor olur; çalışan Teslim aldım deyince Zimmetli olur.

Sık hatalar:

• "Çalışanı listeden seçin."
• "Kayıp ya da elden çıkarılmış eşya zimmetlenemez."
• "Bu eşya şu an … üzerinde; önce iade alın."

Demirbaşın ayrıntısı: iade, durum, düzenleme ve silme

Kimler için: Zimmet sorumlusu (silme: modül admini, Admin) · Nerede: Demirbaşlar → eşyaya tıklayın

Ne işe yarar: Eşyanın bütün bilgilerini, olaylarını ve geçmişini görür; iade alır, durumunu değiştirir, bilgilerini düzeltirsiniz.

1. Listede eşyaya tıklayın. Pencerenin üstünde eşyanın karekodu, adı, kategorisi ve konumu görünür.
2. Seri no, Kimde, Veriliş, Teslim onayı, Yanında verilenler, Alış tarihi, Garanti bitişi, Tedarikçi, Fatura no ve Değer satırlarını okuyun.
3. Düğmeler (eşyanın durumuna göre): Zimmetle ya da İade al, Olay kaydet, Durum, Düzenle, Etiket yazdır, Sil.
4. Altta Olaylar ve Geçmiş bölümleri vardır.

İade alma:

1. İade al'a tıklayın.
2. Eşya arızalı geldiyse Eşya arızalı / hasarlı geldi (Arızalı olarak işaretlenir) kutusunu işaretleyin; isterseniz not yazın.
3. İadeyi kaydet'e tıklayın. "İade alındı." iletisi görünür.

Hasar ya da eksik varsa iadeden sonra Olay kaydet ile maliyeti ve değerlendirmeyi işleyin.

Durum değiştirme:

1. Durum'a tıklayın.
2. Yeni durum listesinden Depoda, Arızalı / serviste, Kayıp ya da Elden çıkarıldı'yı seçin.
3. Kayıp ve elden çıkarmada Açıklama (kayıp ve elden çıkarmada zorunlu) yazın.
4. Kaydedin. "Durum güncellendi." iletisi görünür.

Sorumlu olarak olay kaydetme: Çalışan bildirmeden önce bir olay öğrendiyseniz (ör. iade sırasında hasar gördünüz) Olay kaydet'e tıklayın, olay türünü, tarihi, yeri ve açıklamayı girip Olayı kaydet'e tıklayın.

Dikkat:

• Eşya bir çalışanın üzerindeyken yalnız Kayıp seçilebilir; diğer durumlar için önce iade alın.
• Sil kaydı, olaylarını ve geçmişini tamamen kaldırır ("Kayıt, olayları ve geçmişi silinsin mi?" → Evet, sil). Zimmetli eşyanın kaydı silinemez. Yanlış açılmış kayıtlar dışında durum değiştirmeyi tercih edin.

Olayları izleme

Kimler için: Zimmet sorumlusu, zimmet görüntüleyicisi · Nerede: Demirbaşlar → Olaylar (N)

Ne işe yarar: Çalışanların bildirdiği ve sizin kaydettiğiniz bütün olayları tek listede gösterir.

1. Demirbaşlar ekranında Olaylar (N) sekmesine tıklayın.
2. Süzgeçlerden birini seçin: Açık, Kapanan ya da Hepsi.
3. İsterseniz arama kutusuna (olay no, demirbaş ya da kişi) yazın ya da Bütün türler listesinden olay türünü seçin.
4. Her satırda olay numarası, tür, durum (Yeni, İnceleniyor, Kapandı), demirbaş ve bildiren kişi yazar. Satıra tıklayınca demirbaşın ayrıntısı açılır.
5. Dosya için CSV indir'e tıklayın.

İpucu: Olay sayıları, ortalama kapanma süresi ve kusur değerlendirmesi dağılımı için bkz. 19. Raporlar.

Olayı incelemeye alma

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaş ayrıntısı → Olaylar → İncelemeye al

Ne işe yarar: Olayla ilgilendiğinizi bildirene haber verir; gerekirse eşyayı çalışandan geri alırsınız.

1. Demirbaşın ayrıntısında Olaylar bölümüne gelin. Olayda tür, açıklama, olay tarihi, yer, bildiren, o sırada kimde olduğu ve fotoğraflar görünür.
2. İncelemeye al'a tıklayın.
3. Not (bildirene iletilir) kutusuna ne yapacağınızı yazın (ör. "Servise gönderildi").
4. Eşyayı çalışandan alacaksanız Eşyayı çalışandan geri al ve "Arızalı / serviste" işaretle kutusunu işaretleyin.
5. Penceredeki İncelemeye al'a tıklayın.

Sonuç: "Olay incelemeye alındı; bildirene haber verildi." iletisi görünür; olay İnceleniyor olur.

İpucu: Olay için imza alanlı Demirbaş Olay Tutanağı gerekiyorsa Tutanak yazdır'a tıklayın.

Olayı sonuçlandırma: maliyet ve kusur değerlendirmesi

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaş ayrıntısı → Olaylar → Sonuçlandır

Ne işe yarar: Olayın sonucunu, eşyanın yeni durumunu, maliyeti ve kusur değerlendirmesini kaydedip olayı kapatırsınız.

1. Olayda Sonuçlandır'a tıklayın.
2. Sonuç listesinden sonucu seçin: olay türüne göre Onarıldı, Yenisiyle değiştirildi, Bulundu, Kayıp olarak kapatıldı, Elden çıkarıldı ya da İşlem gerekmedi.
3. Eşyanın yeni durumu listesinden seçin: Değişmesin (…), Depoya al, Arızalı / serviste, Kayıp ya da Elden çıkarıldı. Depo, arızalı, kayıp ve elden çıkarıldı seçenekleri eşyayı çalışandan düşer.
4. Varsa Maliyet (isteğe bağlı) yazın (ör. "3.200") ve Para birimi'ni seçin.
5. Kusur değerlendirmesi listesinden Kusur yok, Belirlenemedi, İhmal ya da Kasıt'ı seçin.
6. Karar / açıklama (ihmal ve kasıtta gerekçe zorunlu) kutusuna kararı yazın.
7. Olayı kapat'a tıklayın.

Sonuç: "Olay kapandı; bildirene haber verildi." iletisi görünür; olay Kapandı olur.

Sık hatalar:

• "Sonucu seçin."
• "Kusur değerlendirmesini seçin."
• "İhmal ya da kasıt değerlendirmesinde gerekçeyi yazın (en az 10 karakter)."
• "Maliyet geçersiz (ör. 4.500 ya da 4500,00)."
• "Bu olay kapanmış."

Dikkat: Değerlendirme kayıt amaçlıdır; maaştan kesinti yapılmaz ve muhasebeye aktarılmaz. Maliyeti ve kusur değerlendirmesini yalnız zimmet sorumluları ve görüntüleyiciler görür. Çalışan (bildiren ya da eşya o sırada kendisindeyse) sonucu, inceleme notunu ve Karar / açıklama metnini görür; ihmal ya da kasıt gerekçesini buna göre yazın. Onarılan ya da bulunan eşya arızalı veya kayıp duruyorsa varsayılan olarak depoya döner.

Envanter sayımı başlatma

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → Sayım

Ne işe yarar: Kayıtlı demirbaşların gerçekten yerinde olup olmadığını sayarsınız. İsterseniz zimmetli çalışanlardan da "eşya hâlâ bende" onayı alırsınız.

1. Demirbaşlar ekranında Sayım sekmesine tıklayın.
2. Yeni sayım bölümünde Sayım adı yazın (ör. "2026 yıl sonu sayımı").
3. Kapsamı seçin: Kategori grubu ve Konum (ör. Bilgi teknolojileri, Bütün konumlar).
4. Çalışanların da onaylamasını istiyorsanız Zimmetli çalışanlardan "eşya hâlâ bende" onayı iste (telefon bildirimi gider) kutusunu işaretleyin.
5. Sayımı başlat'a tıklayın.

Sonuç: "Sayım başladı: …" iletisi görünür. Kapsamdaki etkin demirbaşlar (kayıp ve elden çıkarılanlar hariç) beklenen listeye alınır. Sekmenin adı Sayım · açık olur.

Sık hatalar:

• "Açık bir sayım var; önce onu bitirin." — aynı anda yalnız bir sayım açık olabilir.
• "Bu kapsamda sayılacak demirbaş yok."

İpucu: Geçmiş sayımlar listesinde son 12 sayım tarihleri ve sonuçlarıyla (bulundu, hasarlı, bulunamadı, sayılmadı) saklanır.

Sayımda işaretleme ve QR ile sayma

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → Sayım · açık

Ne işe yarar: Her demirbaşı listeden ya da etiketini telefonla okutarak sayarsınız.

1. Sayım · açık sekmesini açın. Üstte sayımın adı, başlayan kişi, kapsam ve ilerleme çubuğu (ör. "4 / 10 sayıldı (%40) · 3 bulundu · 1 hasarlı · 0 bulunamadı · 0 çalışan onayı") görünür.
2. Süzgeçlerden Sayılmadı (N)'yı seçin.
3. Her demirbaş için Bulundu, Hasarlı ya da Yok'a tıklayın.
4. Telefonla saymak için QR ile say'a dokunun ve demirbaşın etiketindeki karekodun fotoğrafını çekin. Eşya kendiliğinden Bulundu olarak işaretlenir (ör. "DMB-2026-0006 bulundu olarak işaretlendi (5/10).").
5. Çalışanların Bende / Bende değil yanıtları listeye kendiliğinden işlenir; Bende değil yanıtları size ayrıca bildirilir.
6. Sayım bitince Sayımı bitir'e tıklayın ve "Sayım bitirilsin mi?" sorusunda Evet, bitir'e tıklayın.

Sonuç: "Sayım bitti." iletisi görünür. Sayım sonucu ekranında bulunamayan, hasarlı ve sayılmayan kalemler listelenir. CSV indir ile sonucu dosyaya aktarın.

Sık hatalar:

• "Karekod okunamadı. Etiketi yakından ve net çekin."
• "Bu demirbaş sayımın kapsamında değil."

QR etiket yazdırma

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → Liste → Etiket yazdır (N) ya da demirbaş ayrıntısı → Etiket yazdır

Ne işe yarar: Demirbaşlara yapıştıracağınız karekodlu etiketleri A4 kâğıda basarsınız. Etiket telefon kamerasıyla okutulunca demirbaşın kaydı açılır.

1. Liste'de etiketini basacağınız demirbaşları süzün (ör. Zimmetli çipi ya da bir konum). Tek bir eşya için ayrıntısındaki Etiket yazdır'ı kullanın.
2. Etiket yazdır (N)'ye tıklayın.
3. Boyutu seçin: Küçük (A4'te 5 × 13) ya da Büyük (A4'te 3 × 8).
4. Tarayıcının yazdırma penceresi açılır; yazıcıyı ya da "PDF olarak kaydet"i seçip yazdırın.

İpucu: Etiketleri A4 etiket sayfasına basabilirsiniz. Karekod uygulamanın içinde üretilir; dış bir servis kullanılmaz.

Dikkat: Bir kerede en çok 300 etiket basılır ("En çok 300 etiket; süzgeçle daraltın.").

QR okutarak demirbaşı açma

Kimler için: Zimmet sorumlusu; çalışan (yalnız kendi eşyası) · Nerede: Demirbaşlar → QR okut ya da telefonun kamerası

Ne işe yarar: Elinizdeki eşyanın kaydını etiketinden bulursunuz.

1. Demirbaşlar ekranında QR okut'a dokunun.
2. Etiketteki karekodun fotoğrafını çekin. "Etiket okunuyor…" yazar.
3. Demirbaşın ayrıntısı açılır.

İpucu: Etiketi telefonun kendi kamerasıyla da okutabilirsiniz: zimmet sorumlusunda kayıt Demirbaşlar'da, çalışanda (eşya kendisine zimmetliyse) Zimmetlerim'de açılır. Başkasının eşyasının kaydını çalışan göremez.

Sık hatalar:

• "Karekod okunamadı. Etiketi yakından ve net çekin."
• "Okunan kod bir demirbaş etiketi değil."

Excel ya da CSV dosyasından içe aktarma

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → İçe aktar

Ne işe yarar: Mevcut envanter listenizi (Excel .xlsx ya da CSV) tek seferde Prozence'e taşırsınız.

1. Demirbaşlar ekranında İçe aktar'a tıklayın. İçe aktar (Excel / CSV) penceresi açılır.
2. Şablon için Örnek dosyayı indir'e tıklayın ve listenizi bu düzende hazırlayın:
   • İlk satır başlık olmalı.
   • Zorunlu sütunlar: Kategori ve Ad / marka-model.
   • İsteğe bağlı sütunlar: Seri no, Konum, Değer, Alış tarihi, Garanti bitişi, Tedarikçi, Fatura no, Yanında verilenler, Not, Zimmetli (çalışanın e-postası ya da adı soyadı).
   • Tarihler GG.AA.YYYY ya da YYYY-AA-GG biçiminde olabilir.
3. Dosya alanından dosyanızı seçin. Önizleme açılır.
4. Eşleşen sütunlar satırında dosyanızdaki başlıkların hangi alana eşlendiğini kontrol edin.
5. Önizleme tablosunda her satırın Durum sütununu okuyun: Hazır ya da hatanın nedeni (ör. "Kategori tanınmadı: …", "Alış tarihi okunamadı (GG.AA.YYYY ya da YYYY-AA-GG)", "Bu seri numarası zaten kayıtlı: DMB-…").
6. Hatalı satırları dosyada düzeltip yeniden seçin ya da yalnız hazır satırları aktarmak için N satırı aktar'a tıklayın.

Sonuç: Hazır satırlar demirbaş olarak eklenir. Zimmetli sütunu dolu satırlar bildirim gönderilmeden doğrudan o kişiye zimmetli kaydedilir (mevcut envanteri taşımak için).

Sık hatalar:

• "Dosyada en az "Kategori" ve "Ad / marka-model" sütunları olmalı. Örnek dosyayı indirip doldurun."
• "Dosya en çok 5 MB olabilir."
• "Önizlemenin süresi doldu; dosyayı yeniden seçin." — önizleme 30 dakika geçerlidir ve bir kez kullanılır.
• "Dosyada aktarılacak satır bulunamadı."
• "Tek seferde en çok 1000 satır aktarılır; dosyayı bölün."

Dikkat: Bir kerede en çok 1.000 satır aktarılır. Eski Excel biçimi (.xls) desteklenmez; dosyayı .xlsx ya da CSV olarak kaydedin. Kategori adı yerleşik ya da şirketin özel kategorilerinden biri olmalıdır.

Satın almadan demirbaşa ekleme

Kimler için: Zimmet sorumlusu · Nerede: Demirbaşlar → Satın almadan (N)

Ne işe yarar: Satın alma talebiyle alınıp teslim alınan ürünleri, değer, tedarikçi ve alış tarihini yeniden yazmadan demirbaşa eklersiniz.

Başlamadan önce: Bu sekme yalnız Satın alma modülü açıksa görünür (bkz. 24. Kargo, muhaberat ve satın alma). Bir satın alma talebi Teslim alındı olunca size "demirbaşa ekleyin" bildirimi gelir.

1. Demirbaşlar ekranında Satın almadan (N) sekmesine tıklayın. Son 12 ayda teslim alınan ve henüz demirbaşa eklenmemiş kalemler listelenir: talep kodu, başlık, talep eden, teslim tarihi, ürün, adet, eklenen adet, birim fiyat ve tedarikçi.
2. Kalemin Demirbaşa ekle (N) düğmesine tıklayın.
3. Adet (en çok N) kutusuna kaç tanesini şimdi ekleyeceğinizi yazın.
4. Kategori seçin.
5. Seri numaraları kutusuna her satıra bir seri no yazın (isteğe bağlı).
6. İsterseniz Konum, Garanti bitişi ve Yanında verilenler alanlarını doldurun.
7. Ürünü talebi açan kişiye vermek için Talep edene zimmetle (…) kutusunu işaretleyin.
8. Demirbaş kaydet'e tıklayın.

Sonuç: Her adet ayrı bir demirbaş numarası alır; değer, tedarikçi ve alış tarihi satın alma kaydından gelir. Eklenen adetler kalemde işaretlenir; bütün adetler eklenince kalem listeden düşer.

Sık hatalar:

• "Bu kalemin bütün adetleri demirbaşa eklenmiş."
• "Aynı seri numarası iki kez yazılmış."
• "Adet 1 ile … arasında olmalı." — kalan adetten fazlası (ve bir kerede 50'den fazlası) eklenemez.
• "Satın alma modülü kapalı."