29. Mesai yönetimi

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm Mesai (PDKS: personel devam kontrol sistemi) modülünü kuran ve yöneten kişiler içindir. Ayarlar dört sekmededir: Genel, Çalışma yerleri, Çalışma düzeni, Öğle arası ve sorular. Ofisleri tanımlar, ofis dışı çalışmayı (evden, uzaktan, sahada) açar, haftalık çalışma düzenlerini kişilere ve departmanlara atar, girişteki karekod ekranını kurar, puantajı alır ve saha konum takibini yönetirsiniz.

Çalışanın giriş–çıkış ekranları ve yöneticinin Ekibim görünümü için bkz. 22. Mesai.

Kimler için: Mesai modül admini · Mesai işlem yetkilisi (İK) · Uygulama yöneticisi

Bu bölümde

• Mesai ayarlarını açma
• Genel sekmesi
• Çalışma yerleri: ofislerde şirket varsayılanı
• Bulunduğum yeri ofis olarak kaydetme
• Kayıtlı ofisi düzenleme, ofise özel giriş kuralı ve silme
• Çalışanları ofise bağlama (Ofislerde bugün)
• Ofis dışı çalışma: evden, uzaktan, sahada
• Çalışma düzenleri ve atama sırası
• Öğle arası ve sorular
• Girişe karekod ekranı kurma ve şifreleme
• Mesai yetkileri
• Puantaj ve bordro programına aktarım
• Konum takibi (saha) ayarları ve rıza belgeleri

Başlamadan önce: PDKS'yi açmadan önce çalışanlara aydınlatma metnini duyurun. Konum, selfie ya da IP kaydını açacaksanız aydınlatma metnini önce güncelleyin. Bu bölümdeki ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle (Merkez Ofis ve Ankara Şube) hazırlanmıştır; internet adresleri belgeleme için ayrılmış örnek adreslerdir.

Mesai ayarlarını açma

Kimler için: Mesai modül admini, uygulama yöneticisi · Nerede: Admin → Modüller → Mesai

Ne işe yarar: Mesai modülünün bütün ayarlarını açar.

1. Bilgisayarda soldaki menüden Admin'e tıklayın.
2. Modüller grubunda Mesai'ye tıklayın. Mesai ayarları açılır.
3. Üstteki sekmelerden birini seçin: Genel, Çalışma yerleri, Çalışma düzeni, Öğle arası ve sorular.
4. Değişiklikleri yapın ve altta sabit duran Kaydet'e tıklayın. "Mesai ayarları kaydedildi." iletisi çıkar; aynı sekme açık kalır.
5. Sayfanın altında Konum takibi (saha) ve Yetkiler bölümleri vardır.

Dikkat: Tek Kaydet düğmesi dört sekmenin hepsini kaydeder. Kayıtlı ofisler ise her işlemde kendi başına kaydedilir; onlar için Kaydet'e basmanız gerekmez. Ayarları yalnız modül admini ve uygulama yöneticisi değiştirir: "PDKS ayarlarını modül admini ya da Admin değiştirir."

Genel sekmesi

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Genel

Ne işe yarar: Modülü açar; hangi kayıt yollarının kullanılacağını, kayda nelerin yazılacağını, karekod ekranının korunmasını ve saklama süresini belirler.

1. PDKS açık kutusunu işaretleyin.
2. Kayıt yöntemleri altında kullanılacak yolları işaretleyin.
3. Gerekirse Otomatik giriş kutusunu işaretleyin.
4. Kayıtta saklanan bilgiler altında konum / Wi-Fi / IP kaydını ve girişte selfie'yi seçin; saklama sürelerini girin.
5. Karekod ekranının korunması altında ekran şifresini ve seçenekleri girin.
6. Kişiler ve görünürlük altında rehber seçeneğini ve Saklama (yıl) değerini girin.
7. Kaydet'e tıklayın.

İpucu: Yalnız bazı ofislerde ya da yalnız evden çalışmada konum veya selfie istemek için genel ayarları kapalı bırakıp Çalışma yerleri sekmesini kullanın.

Sık hatalar ve uyarılar: "En az bir kayıt yöntemi açık olmalı." · "Ekran şifresi 6–64 karakter olmalı." · "Ekranın hatırlanma süresi 1–730 gün olmalı." · ""Ekran yalnız ofis ağından açılsın" için ofis internet adreslerini girin."

Dikkat: Biyometrik veri tutulmaz; selfie'de yüz tanıma yapılmaz. Konum, IP ve selfie kaydını açmadan önce aydınlatma metnini güncelleyip çalışanlara duyurun. Mesai sorumluları (İK) bu sekmede değil, sayfanın altındaki Yetkiler bölümünde atanır.

Çalışma yerleri: ofislerde şirket varsayılanı

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Çalışma yerleri

Ne işe yarar: Ofiste kayıt için hangi teyitlerin birlikte isteneceğini belirler. Ofis kartında "Bu ofise özel" kural seçilmemişse bu varsayılan geçerlidir.

1. Çalışma yerleri sekmesini açın. Üstteki not, ofisleri telefondan Prozence uygulamasıyla ofisin Wi-Fi'ına bağlıyken tanımlarsanız modemin Wi-Fi MAC adresinin (erişim noktası) de kaydedileceğini hatırlatır.
2. Ofislerde şirket varsayılanı: kayıt için birlikte istenecek teyitler altında istediklerinizi işaretleyin.
3. Kaydet'e tıklayın.

Hiçbiri seçili değilse açık yöntemlerden biri yeter. Seçilenlerin hepsi aynı ofiste geçmelidir: örneğin üçü seçiliyse çalışan karekodu okutur, telefonu ofis ağındadır ve konumu ofisin yarıçapındadır.

Sık hatalar ve uyarılar: "Karekod teyidi için "Ofis karekodu" yöntemi açık olmalı." · "Ofis ağı teyidi için "Ofis ağı" yöntemi açık olmalı." · "Konum teyidi için en az bir ofisin enlem ve boylamını girin."

Bulunduğum yeri ofis olarak kaydetme

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Çalışma yerleri → Kayıtlı ofisler → Bulunduğum yeri ofis olarak kaydet

Ne işe yarar: Ofisteyken konumu, internet adresini ve (mobil uygulamada) Wi-Fi bilgisini okuyup tek adımda kayıtlı ofise yazar.

Başlamadan önce: Ofiste, ofisin Wi-Fi ağına bağlıyken telefonunuzdan Prozence uygulamasıyla açın. Tarayıcıdan açarsanız Wi-Fi okunamaz; konum ve internet adresi okunur.

1. Kayıtlı ofisler altında Bulunduğum yeri ofis olarak kaydet'e tıklayın (telefonda dokunun). Konum izni istenirse verin.
2. "Şu bilgiler okundu. Kaydetmek istediklerinizi seçin:" kutusunda okunan bilgiler görünür: Konum (koordinat ve doğruluk), İnternet adresi, Wi-Fi (ağ adı ve erişim noktası). Okunamayan satır seçilemez.
3. Kaydetmek istediklerinizi işaretleyin. Mobil veriyle bağlıysanız internet adresini seçmeyin.
4. Nereye kaydedilsin? listesinden ofisi seçin ya da Yeni ofis'i seçip Ofisin adı ve Adres (isteğe bağlı) yazın. İnternet adresi zaten bir ofiste kayıtlıysa o ofis önceden seçilir ("Bu internet adresi zaten bu ofiste kayıtlı; eksik bilgiler tamamlanır.").
5. Kaydet'e tıklayın. Sonuç satırında "✓ "Merkez Ofis" güncellendi: konum, internet adresi." ya da "kayıtlı ofis olarak eklendi" yazar.

Sık hatalar ve uyarılar:

• "Konum okunamadı. Konum iznini açıp yeniden deneyin."
• "Konumun doğruluğu çok düşük (±… m). Açık alanda ya da pencere kenarında yeniden deneyin." (±1000 m'den kötü konum kabul edilmez; doğruluk payının iki katı ofisin yarıçapından büyükse yarıçap bu değere genişletilir, 50 m'ye yuvarlanır ve en çok 5000 m olur — 200 m'lik yarıçapta ±100 m'den kötü doğrulukta)
• "Bu internet adresi (…) zaten "…" ofisinde kayıtlı." · "Bu Wi-Fi erişim noktası zaten "…" ofisinde kayıtlı."
• ""…" adında bir ofis zaten var; listeden seçip güncelleyin." · "En çok 20 ofis tanımlanabilir."

Dikkat: İnternet adresi her zaman sunucunun o an gördüğü adrestir. Konum ve Wi-Fi okuma gerçek cihaz ister; kılavuzdaki görüntüde konum deneme ortamında verilmiştir ve Wi-Fi satırı "yalnız Prozence mobil uygulamasında okunur" hâlindedir.

Kayıtlı ofisi düzenleme, ofise özel giriş kuralı ve silme

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Çalışma yerleri → Kayıtlı ofisler → ofis kartı

Ne işe yarar: Her ofisin adresini, konumunu, internet adreslerini, Wi-Fi bilgisini ve "bu adreste nasıl giriş yapılır" kuralını görür ve değiştirirsiniz.

Ofis kartı: Kartta Adres, Konum (koordinat, yarıçap, Haritada aç), İnternet adresi (IP), Wi-Fi (ağ adı · erişim noktası MAC), Giriş kuralı, Çalışanlar ve Son güncelleme yazar. Bu ofisin ağındaysanız "Şu an bu ofisin ağındasınız" rozeti görünür. Karekod yöntemi açıksa Karekod ekranını aç ve Bağlantıyı kopyala düğmeleri vardır.

Düzenleme:

1. Ofis kartında Düzenle'ye tıklayın. Ofisi düzenle formu açılır. Yeni ofis için + Elle ofis ekle'ye tıklayın (aynı form, boş).
2. Alanları doldurun (tabloya bakın).
3. Bu adreste giriş nasıl yapılsın? altında Şirket varsayılanı'nı ya da Bu ofise özel: aşağıda seçilenlerin hepsi birlikte istensin'i seçin. Özel kuralda Karekod, Ofis ağı, Konum ve Girişte selfie (yüz tanıma yapılmaz) seçeneklerinden istediklerinizi işaretleyin.
4. Değişiklikleri kaydet'e (yeni ofiste Ofisi ekle'ye) tıklayın. "Ofis kaydedildi." iletisi çıkar.

Silme:

1. Ofis kartında Sil'e tıklayın. "Bu ofis silinsin mi?" sorusu çıkar.
2. Evet, ofisi sil'e tıklayın. Vazgeçmek için Vazgeç.

Sık hatalar ve uyarılar:

• ""…" için konum teyidi seçili; önce ofisin konumunu kaydedin." · ""…" için ofis ağı teyidi seçili; önce internet adresini ya da Wi-Fi erişim noktasını kaydedin."
• ""…" için geçersiz IP adresi: …" · ""…" için geçersiz Wi-Fi erişim noktası (BSSID): …. Biçim: aa:bb:cc:dd:ee:ff"
• "Konum yarıçapı 50–5000 metre olmalı."
• "En az bir ofis kalmalı. Önce yeni ofisi ekleyin, sonra bunu silin."

Dikkat: Silinen ofisin karekod ekranı çalışmaz olur ve o ofisin ağından ya da konumundan giriş yapılamaz; geçmiş giriş–çıkış kayıtları silinmez. Ofise bağlı çalışanlar "Ofisi belirlenmemiş" olur. Ofise özel selfie isteniyorsa o ofiste otomatik giriş çalışmaz.

Çalışanları ofise bağlama (Ofislerde bugün)

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Kayıtlı ofisler → ofis kartı → Çalışanları seç

Ne işe yarar: Her çalışanın bağlı olduğu ofisi belirler. Pano'daki Ofislerde bugün kutusu ve ofis raporu, gelmeyen çalışanı bağlı olduğu ofiste "gelmedi" sayar (bkz. 06. Pano ve intranet).

1. Ofis kartında Çalışanlar satırında kaç kişinin bağlı olduğu yazar ("3 çalışan bu ofiste" ya da "Henüz seçilmedi").
2. Çalışanları seç'e tıklayın. Bu ofiste çalışanlar listesi açılır; başka ofise bağlı olanların yanında "şu an: …" yazar.
3. Ad ya da departman ara kutusuyla süzün ve kişileri işaretleyin.
4. Kaydet'e tıklayın. ""Ankara Şube": 3 çalışan." iletisi çıkar.

Girişlere göre öneri: Kayıtlı ofislerin üstünde "Ofisi belirlenmemiş çalışan: N." notu varsa Girişlere göre öner'e tıklayın. Son 30 günde en çok giriş yaptıkları ofis önerilir; işaretleri kontrol edip Seçilenleri uygula'ya tıklayın. Hepsi bağlıysa "Bütün çalışanların bağlı ofisi belirlenmiş." yazar.

Nasıl sayılır?

• Bir ofiste giriş kaydı olan çalışan, o gün gittiği ofiste "gelen" sayılır; bağlı ofisinde "gelmedi" sayılmaz.
• Yalnız evden, uzaktan ya da sahada kaydı olan, bağlı ofisinde "uzaktan" ya da "sahada" sayılır (evden çalışan "uzaktan" sütunundadır).
• Kaydı olmayan ve onaylı izni olan "izinli", izni de olmayan çalışan iş gününde "gelmedi" sayılır. Hafta sonu, resmî tatil ve çalışma düzenindeki tatil günleri sayılmaz.

Dikkat: Başka ofise bağlı birini seçerseniz bu ofise taşınır; listeden çıkardığınızın bağı kalkar.

Ofis dışı çalışma: evden, uzaktan, sahada

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Çalışma yerleri → Ofis dışı çalışma

Ne işe yarar: Evden, uzaktan ve sahada çalışmayı ofisler gibi tanımlar: kimlerin kullanacağını ve kayıtta nelerin isteneceğini seçersiniz.

Başlamadan önce: Genel sekmesinde Ofis dışı kayıt (evden, uzaktan, sahada) açık olmalıdır.

1. Ofis dışı çalışma altında Evden çalışma, Uzaktan çalışma ve Sahada (müşteride) kartlarını bulun.
2. Her kartta Açık kutusuyla çalışma yerini açın ya da kapatın.
3. Kayıtta istenenler altında Konum (izin verilmezse kayıt yapılmaz), Selfie (girişte) ve İnternet bilgisi (IP adresi; uygulamada Wi-Fi ağı ve MAC) kayda yazılsın seçeneklerini işaretleyin.
4. Kimler kullanır? altında Herkes'i ya da Yalnız seçilen departmanlar ve kişiler (ve düzeninde o gün bu yer olanlar)'ı seçin; ikincisinde Departmanlar ve Kişiler'i seçin.
5. Sahada kartında ayrıca Saha konum denetimi uygulanan çalışanlar ve Saha konum denetimi uygulanan departmanlar'ı seçin.
6. Kaydet'e tıklayın.

Dikkat:

• Çalışma düzeninde o gün "Evden" ya da "Uzaktan" olan herkes ilgili düğmeyi her zaman görür; "Yalnız seçilen" ayarı onları dışarıda bırakmaz.
• Sahada için "Yalnız seçilen" seçip kimseyi seçmezseniz kaydedilmez: ""Sahada" için kimlerin kullanacağını seçin ya da "Herkes"i işaretleyin."
• Kapalı bir yerden kayıt yapmaya çalışan çalışan ""Evden" kaydı sizin için açık değil." iletisini görür.

Çalışma düzenleri ve atama sırası

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Çalışma düzeni

Ne işe yarar: Haftanın her günü için çalışma tipini (Ofis, Evden, Uzaktan, Tatil) ve saatlerini tanımlar; düzenleri şirkete, departmanlara ve kişilere atarsınız. Geç kalma, erken çıkış, fazla mesai, "gelmedi", otomatik giriş penceresi ve puantaj kişinin o günkü planına göre hesaplanır.

Düzen oluşturma:

1. Çalışma düzeni sekmesini açın.
2. Yeni düzen için + Yeni düzen'e ya da hazır şablonlardan birine tıklayın: Hazır: Pzt–Per ofis 09–17, Cuma evden ya da Hazır: Pzt–Cum ofis 09–18.
3. Düzenin adı alanına bir ad yazın (ör. "Hibrit: Pzt–Çar ofis, Per–Cum ev").
4. Her gün için listeden tipi seçin (Ofis, Evden, Uzaktan, Tatil) ve başlangıç–bitiş saatlerini yazın. Tatil günlerinde saat alanları kapanır.
5. Saatler her gün aynıysa ilk günü doldurup Tüm çalışma günlerine ilk günün saatini uygula'ya tıklayın.
6. Gereksiz bir düzeni Düzeni sil ile kaldırın (en az bir düzen kalmalıdır).

Atama:

1. Aynı sekmenin altında Şirket varsayılanı listesinden düzeni seçin. Departmanına ya da kendisine düzen atanmamış herkes bunu kullanır.
2. Departmanlara göre altında her departman için düzen seçin ya da Şirket varsayılanı bırakın.
3. Kişiye özel altında Çalışan ekle: ad yazın, listeden seçin kutusuna ad yazıp seçin, sonra yanındaki listeden düzeni seçin. Kaldırmak için ×'a tıklayın.
4. Tolerans (dk) değerini girin.
5. Kaydet'e tıklayın.

Atama sırası: Bir çalışanın düzeni şu sırayla bulunur: kişiye özel → departmanına atanan → şirket varsayılanı. Örnekte Pazarlama departmanı "Hibrit" düzenini kullanır, ama aynı departmandaki Ece Yıldız'a kişiye özel "Esnek: Pzt evden, Sal–Cum ofis" atanmıştır; Ece'nin pazartesi planı "Bugün evden çalışma · 09:00–18:00" olur.

Sık hatalar ve uyarılar:

• "Her çalışma düzenine bir ad verin."
• ""…" düzeninde salı için başlangıç ve bitiş saatini SS:DD biçiminde, bitiş başlangıçtan sonra olacak şekilde girin."
• ""…" düzeninde en az bir çalışma günü olmalı."
• "Bilinmeyen departman: …" · "Kişiye özel düzende geçersiz çalışan var."

Dikkat:

• Hiç düzen kaydedilmemişse eski genel ayardan (09:00–18:00, Pzt–Cum) türetilen "Genel düzen" geçerlidir; mevcut kurulumlarda hesap değişmez.
• Silinen düzene bağlı departman ve kişi atamaları şirket varsayılanına düşer.
• En çok 12 çalışma düzeni kaydedilir; 12'den sonrakiler uyarı verilmeden kaydedilmez.
• Tolerans ve öğle arası şirket geneli içindir; düzene göre değişmez. Saha konum takibinin "Mesai saatleri" seçeneği şirket varsayılan düzeninin saatlerini kullanır.
• 6 saatten kısa günlerde öğle arası düşülmez; arife günlerinde mesai en geç 13:00'te biter.

Öğle arası ve sorular

Kimler için: Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Öğle arası ve sorular

Ne işe yarar: Öğle arasını tanımlar ve çalışana sorulacak üç soruyu açar: erken çıkışta neden, giriş yapılmayan günde neden ve evden / uzaktan günlerinde "Mesaiye başladınız mı?" hatırlatması.

1. Öğle arası süresi (dk) girin.
2. Öğle arası başlar ve Öğle arası biter saatlerini girin (ör. 12:00–13:30). Bu aralıkta yapılan çıkışta neden sorulmaz.
3. Mesai bitmeden çıkışta "Ofisten neden çıktınız?" diye sor kutusunu işaretleyin ve Çıkış nedenleri listesini düzenleyin.
4. Mesai başı + tolerans geçince giriş yoksa "Bugün neden giriş yapmadınız?" diye sor (bildirim) kutusunu işaretleyin ve Gelmeme nedenleri listesini düzenleyin.
5. Evden / uzaktan çalışma günlerinde mesai başında "Mesaiye başladınız mı?" bildirimi gönder kutusunu işaretleyin.
6. Kaydet'e tıklayın.

Bildirim metinleri:

• Mesaiye başladınız mı? — "Bugün evden çalışma gününüz (09:00–18:00). Başladıysanız Mesai'den giriş yapın." (uzaktan gününde "Bugün uzaktan çalışma gününüz (…)").
• Bugün giriş kaydınız yok — "Mesai 09:00'de başladı. Gelemiyorsanız ya da geç kalıyorsanız nedenini bildirin."

Dikkat:

• Bildirimleri 10 dakikada bir çalışan bir sunucu görevi gönderir; kişi başına günde birer kez. Yalnız Prozence mobil uygulaması yüklü ya da tarayıcı bildirimi açık cihazlara gider; uygulama içindeki kart her durumda görünür. Gerçek telefon bildirimi deneme ortamında gösterilemediği için kılavuzda metinleri verilmiştir.
• Resmî tatilde, çalışanın tatil gününde ve izinli çalışana soru sorulmaz. Yanıtlar yöneticinin Ekibim görünümünde ve puantajın Neden sütununda görünür.
• Sık hatalar: "Öğle arasının başlangıcını ve bitişini birlikte, bitiş başlangıçtan sonra olacak şekilde girin." · "Öğle arası penceresi en çok 4 saat olabilir." · "En az bir çıkış nedeni yazın." · "En çok 10 gelmeme nedeni olabilir."

Girişe karekod ekranı kurma ve şifreleme

Kimler için: Mesai modül admini, BT · Nerede: Kayıtlı ofisler → ofis kartı → Karekod ekranını aç

Ne işe yarar: Ofis girişindeki tablet ya da ekran 30 saniyede bir değişen bir karekod gösterir. Çalışan karekodu okutunca mesaisi kaydedilir.

1. Ofis kartında Karekod ekranını aç'a tıklayın. Ekranı tablette açacaksanız Bağlantıyı kopyala ile bağlantıyı alın ("Bağlantı kopyalandı.").
2. Bağlantıyı girişteki tablette açın ve tam ekrana alın.
3. Ekranda şirket logosu, Giriş–çıkış başlığı, ofisin adı ve karekod görünür: "Prozence uygulamasıyla ya da telefonunuzun kamerasıyla okutun. Kod 30 saniyede bir yenilenir."

Ekranı koruma: Genel sekmesindeki Karekod ekranının korunması bölümünde Ekran şifresi belirleyin. Tablet bağlantıyı ilk açtığında şifre sorar, sonra Ekran cihazı kaç gün hatırlansın süresince hatırlar. Şifreyi değiştirirseniz şifreyle açılmış bütün ekranlar yeniden şifre ister; Şifreyi kaldır ile şifresiz duruma dönersiniz.

Dikkat:

• Bağlantı koparsa ekranda "Bağlantı bekleniyor…" yazar; tabletin internetini kontrol edin.
• Ekran yalnız o ofisin internet adresinden (ofis ağından) açılsın işaretliyse başka ağda "Ekran yalnız ofis ağından açılır." yazar.
• Bağlantının başkasına geçtiğini düşünürseniz Kaydederken karekod ekranı bağlantılarını yenile (eski bağlantılar çalışmaz) kutusunu işaretleyip kaydedin ve yeni bağlantıyı tablette açın.

Mesai yetkileri

Kimler için: Uygulama yöneticisi, Mesai modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Yetkiler

Ne işe yarar: Mesai sorumlularını (İK), görüntüleyicileri ve modül adminini atar.

1. Mesai sayfasının en altındaki Yetkiler bölümüne inin.
2. Rolün kutusundaki Kişi ekle… alanına ad yazıp listeden seçin; kaldırmak için ×'a tıklayın. Departmana rol vermek için + Departman ekle'ye tıklayın.
3. Kaydet'e tıklayın.

Puantaj ve bordro programına aktarım

Kimler için: Mesai işlem yetkilisi (İK), görüntüleyici, uygulama yöneticisi · Nerede: Benim Alanım → Mesai → Puantaj

Ne işe yarar: Ayın çalışan bazında toplamlarını gösterir; bordro için CSV ya da bordro programına uygun Excel dosyası indirirsiniz.

1. Mesai kutusunda Puantaj'a tıklayın.
2. ‹ ve › düğmeleriyle ayı seçin.
3. Tabloda her çalışanın Gün, Çalışılan, Fazla, Geç, Eksik çıkış ve Kayıtsız iş günü değerleri yazar. Bir çalışanın adına tıklayınca o ayki kayıtları açılır.
4. Gün gün ayrıntı için CSV indir'e tıklayın (puantaj-YYYY-AA.csv).
5. Bordro programı için Bordro programına aktar altında programı seçin (Genel (bütün sütunlar), Logo (Bordro Plus / j-HR), Mikro (Bordro / İK), Luca Bordro, Netsis (Logo Netsis HR)) ve Excel indir'e ya da CSV indir (puantaj)'a tıklayın.

CSV dosyasının 16 sütunu: Çalışan · Departman · Tarih · Giriş · Çıkış · Çalışılan (dk) · Fazla (dk) · Geç (dk) · Eksik çıkış · İzinde · Kayıtsız iş günü · Yer · Resmî tatil · Tatil çalışması (dk) · Plan · Neden. Dosya UTF-8'dir ve noktalı virgülle ayrılır. Plan sütununda o günün çalışma düzeni tipi, Neden sütununda çalışanın bildirdiği gelmeme ya da çıkış nedeni yazar.

Bordro Excel dosyası iki sayfadır: Puantaj (çalışan başına çalışılan gün, normal / fazla / resmî tatil saati, devamsızlık, türe göre izin günleri, SGK eksik gün sayısı ve nedeni, SGK prim günü) ve İzinler. Eşleşme sicil numarasıyla yapılır; dosyada TC kimlik numarası yoktur. Aynı dosya Admin → Entegrasyonlar → İK ve muhasebe'den de alınır (bkz. 13. Entegrasyonlar).

İpucu: Raporlar bölümündeki Mesai ve ofis raporları için bkz. 19. Raporlar.

Dikkat: İzindeki günler "kayıtsız" sayılmaz. Bordroya aktarmadan önce eksik çıkışların düzeltilmesini bekleyin. Sütun adları bordro programının sürümüne göre değişebilir; aktarım ekranında sütunları eşleyin. Ay içinde işe giren ya da ayrılanlarda SGK prim gününü programda kontrol edin.

Konum takibi (saha) ayarları ve rıza belgeleri

Kimler için: Mesai modül admini, uygulama yöneticisi; rıza belgesi için Mesai işlem yetkilisi (İK) · Nerede: Admin → Modüller → Mesai → Konum takibi (saha)

Ne işe yarar: Saha çalışanlarının şirket telefonundaki Prozence mobil uygulamasıyla çalışma saatlerinde konumunun alınmasını açar; kimlerin, hangi saatlerde, hangi aralıkla takip edileceğini ve verinin ne kadar saklanacağını belirler. Açık rızayı ve imzalı rıza belgesini buradan izlersiniz.

Başlamadan önce: Konum takibi Mesai modülünün parçasıdır; Mesai kapalıysa çalışmaz. Durakların ofis adıyla görünmesi için ofislere enlem, boylam ve yarıçap girin.

1. Mesai sayfasında Konum takibi (saha) bölümüne inin. Üstteki sarı kutu KVKK (Türkiye'nin kişisel verileri koruma kanunu) kurallarını özetler: "KVKK: çalışandan yazılı açık rıza alınmadan takip başlamaz."
2. Konum takibi açık kutusunu işaretleyin.
3. Takip edilecek çalışanlar kutusuna ad yazıp seçin; isterseniz Takip edilecek departmanlar'dan seçin (Ctrl / Cmd ile birden çok).
4. Takip saatleri'ni seçin ve diğer değerleri girin (tabloya bakın).
5. Açık rıza metni ve Aydınlatma metni taslaklarını şirketinize göre düzenleyin (şirket unvanı, adres, başvuru adresi).
6. Kaydet'e tıklayın.

İmzalı rıza belgesini işaretleme (İK):

1. Bölümün altındaki Takip edilenler tablosunda her çalışanın Açık rıza, İmzalı belge ve Cihazlar durumu görünür.
2. Çalışan uygulamada rıza verdikten sonra ıslak imzalı belgeyi alın ve satırdaki Belge alındı'ya tıklayın. Durum Rıza tamam olur. Yanlışsa Kaldır'a tıklayın.
3. Bir cihazı (ör. kaybolan telefon) çıkarmak için cihazın yanındaki ×'a tıklayın. Güzergâh çalışanın gününü açar.

Dikkat:

• Rıza isteğe bağlıdır; vermeyen çalışan için takip başlamaz ve bunun olumsuz bir sonucu olmamalıdır. Çalışan rızasını her an geri çekebilir.
• Rıza ve aydınlatma metinleri taslaktır; takibi açmadan önce hukuk danışmanınızla gözden geçirin.
• Konumu kişinin kendisi, birim yöneticisi ve Mesai işlem yetkilisi görür; görüntüleyici göremez. Her bakış kayda geçer.
• Konumu Prozence mobil uygulaması gönderir; arka planda konum gönderimi gerçek cihaz ister. Kılavuzdaki güzergâh kurgusal noktalardan oluşur.