10. Verwaltung und Einrichtung

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel richtet sich an die Anwendungsadministration, die Prozence in Ihrem Unternehmen einrichtet und verwaltet. Es beschreibt, wie das Plugin in WordPress installiert wird, den Einrichtungsassistenten, den Admin-Bereich in der App, das Hinzufügen und Ausscheiden von Mitarbeitenden, die Freigabe von Profiländerungen, Mitteilungen und Berechtigungen.

Die Verwaltung findet an zwei Orten statt. Die täglichen Aufgaben (Freigaben, Mitteilungen, Berechtigungen, Unternehmenseinstellungen, Personalliste, die meisten Integrationen) liegen im Bereich Admin in der App. Einrichtung, Lizenz, Microsoft-App-Registrierung, Wallet-Zertifikat und die Details der Mitarbeiterdatensätze liegen im WordPress-Verwaltungsbereich (Menü Prozence Workplace). Zu den Verbindungen mit externen Diensten (Google, Microsoft, CRM, Teams, API, mobile Benachrichtigungen) siehe 13. Integrationen.

Dieses Kapitel gilt für Prozence Workplace 0.99.45 und spätere Versionen.

Für wen: Admin, Prüfer, Modul-Admins, WordPress-Administration

In diesem Kapitel

• Plugin in WordPress hochladen und aktivieren
• Einrichtungsassistent
• Einrichtung und Systemstatus prüfen
• Prozence-Administration festlegen (WordPress)
• Admin-Bereich und Bereichsgruppen
• Was der Bereich „Allgemein“ enthält
• Module einschalten und Beispieldaten
• Mitarbeiterliste und neue Person hinzufügen
• Mitarbeitende hinzufügen
• Mitarbeiterdaten bearbeiten
• Abteilung und Führungskraft zuweisen
• Ausgeschiedene Mitarbeitende deaktivieren
• Regeln für Profiländerungen und Freigabe
• Mitteilung an das Team senden
• Die drei Ebenen der Berechtigungen
• Berechtigung und was sie erlaubt (Übersichtstabelle)
• Wer was sieht
• App-Rolle und Aufgabenberechtigungen
• Modulrollen (Berechtigungstabelle)
• Berechtigungen im Modul-Tab vergeben (Modul-Admin)
• Startbildschirm und Verknüpfungsschaltfläche auf dem Telefon
• Erinnerung an Personen, die sich nicht angemeldet haben
• Inhaltsübersetzung einschalten (KI)
• „Das Wiki fragen“ einschalten (KI)
• Das Benutzerhandbuch im Wiki aktuell halten
• Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail: Anmeldewege und Einladung
• WordPress-Verwaltungsbildschirme

Plugin in WordPress hochladen und aktivieren

Für wen: WordPress-Administration · Wo: WordPress → Plugins → Installieren

Wozu: Prozence ist ein Plugin, das auf der eigenen WordPress-Website Ihres Unternehmens installiert wird. Die Daten liegen auf Ihrem Server und in Ihrer Datenbank.

Bevor Sie beginnen:

• Sie brauchen WordPress 6.4 oder höher und PHP 8.1 oder höher.
• Die Website muss über HTTPS erreichbar sein. Anmeldung mit Google, Telefonbenachrichtigungen und das Hinzufügen zum Startbildschirm des Telefons als App erfordern HTTPS.
• Speichern Sie das Ihnen übergebene Installationspaket (prozon-kartvizit-<sürüm>.zip) auf Ihrem Computer. Entpacken Sie das Paket nicht; WordPress entpackt die ZIP-Datei selbst.

Die WordPress-Bildschirme erscheinen in der Sprache Ihrer Website. Die Namen der Schaltflächen sind unten wie im deutschen WordPress geschrieben; die Entsprechungen im englischsprachigen WordPress stehen in Klammern.

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto im WordPress-Verwaltungsbereich an.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Plugins → Installieren (Englisch: Plugins → Add Plugin).
3. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Plugin hochladen (Englisch: Upload Plugin).
4. Wählen Sie mit Datei auswählen die ZIP-Datei und klicken Sie auf Jetzt installieren (Englisch: Install Now).
5. Klicken Sie nach der Installation auf Plugin aktivieren (Englisch: Activate Plugin). Das Plugin erscheint in der Liste unter dem Namen Prozence Workplace, und im linken Menü wird Prozence Workplace hinzugefügt.
6. Bei der ersten Aktivierung öffnet sich der Einrichtungsassistent.
7. Öffnen Sie Einstellungen → Permalinks (Englisch: Settings → Permalinks). Ist keine Struktur wie Beitragsname (Englisch: Post name) gewählt, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Änderungen speichern (Englisch: Save Changes). Die Adressen der Visitenkarten und der App (/kartvizit/…) hängen davon ab.

Tipp: Um auf eine neue Version zu wechseln, laden Sie die neue ZIP-Datei mit denselben Schritten hoch. WordPress meldet, dass dasselbe Plugin bereits installiert ist, und schlägt vor, die installierte Version durch die hochgeladene zu ersetzen (Aktuelle durch hochgeladene ersetzen; Englisch: Replace current with uploaded). Einstellungen und Daten bleiben erhalten.

Wichtig:

• Das Installationspaket (ZIP) dient nur zum Hochladen in WordPress. Ändern Sie die darin enthaltenen Dateien nicht von Hand.
• Erstellen Sie vor dem Update auf der Live-Website eine Sicherung Ihrer Website.

Einrichtungsassistent

Für wen: WordPress-Administration · Wo: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum sihirbazı („Einrichtungsassistent“)

Wozu: Legt in fünf Schritten die Unternehmensdaten, das Erscheinungsbild, die Mitarbeiteranmeldung und die ersten Mitarbeitenden fest. Wenn Sie abbrechen, machen Sie später an der Stelle weiter, an der Sie aufgehört haben.

1. Füllen Sie im Schritt Şirket („Unternehmen“) diese Felder aus und klicken Sie auf Kaydet ve devam et („Speichern und fortfahren“):
   • Şirketin tam adı * („Vollständiger Unternehmensname“) (Pflichtfeld);
   • Kısa ad („Kurzname“) (erscheint unten auf der Karte und in E-Mails; ist das Feld leer, wird der vollständige Name verwendet);
   • Web sitesi („Website“);
   • Santral telefonu („Telefon der Zentrale“) (erscheint auf der Karte als „Telefon“; die Durchwahl der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters wird angefügt);
   • E-posta gönderen adı („Absendername für E-Mails“) (erscheint als Absender in den E-Mails mit Anmeldecode und in Benachrichtigungs-E-Mails);
   • Logo: Wählen Sie mit Logo seç („Logo wählen“) eine PNG-, JPEG- oder WebP-Datei im Querformat, die auf weißem Hintergrund gut lesbar ist. SVG kann nicht verwendet werden.
2. Wählen Sie im Schritt Görünüm („Erscheinungsbild“) eine Farbpalette (Petrol, Lacivert, Zümrüt, Bordo, Mor, Turuncu, Grafit: Petrol, Marineblau, Smaragdgrün, Bordeaux, Violett, Orange, Graphit) oder wählen Sie Kendi renklerim („Meine eigenen Farben“) und geben Sie die Farbcodes für Vurgu („Akzent“) und Koyu („Dunkel“) ein (#RRGGBB). Wählen Sie als Tema („Thema“) Klasik („Klassisch“), Kapak („Titelbild“), Koyu oder Sade („Schlicht“). Klicken Sie auf Kaydet ve devam et.
3. Geben Sie im Schritt Çalışan girişi („Mitarbeiteranmeldung“) im Feld İzinli e-posta alan adları * („Zugelassene E-Mail-Domains“) die E-Mail-Domains Ihres Unternehmens durch Kommas getrennt ein (z. B. ornek.invalid). Nur Adressen dieser Domains können sich in der App anmelden. Die Liste Giriş yolları („Anmeldewege“) zeigt, dass die Anmeldung per E-Mail-Code bereit ist, und den Status der Anmeldung mit Google und Microsoft. Klicken Sie auf Kaydet ve devam et.
4. Fügen Sie im Schritt Çalışanlar („Mitarbeitende“) die Mitarbeitenden hinzu:
   • Tragen Sie in die Tabellenzeilen Ad soyad („Vor- und Nachname“), Şirket e-postası („Firmen-E-Mail“) und Unvan („Position“) ein; oder
   • fügen Sie in das Feld ya da listeyi yapıştırın („oder Liste einfügen“) pro Zeile eine Person in der Form Ad Soyad; e-posta; unvan (Vor- und Nachname; E-Mail; Position) ein (Kopieren aus Excel ist auch möglich; höchstens 50 Personen).
   • Möchten Sie die Angaben zuerst prüfen, entfernen Sie das Häkchen bei Kartvizitleri hemen yayına al („Visitenkarten sofort veröffentlichen“); die Personen werden dann als Entwurf hinzugefügt.
   • Klicken Sie auf Ekle ve devam et („Hinzufügen und fortfahren“). Um diesen Schritt zu überspringen, verwenden Sie Şimdilik atla („Vorerst überspringen“).
5. Im Schritt Bitti („Fertig“) sehen Sie den Status der Pflichtschritte und das, was fehlt. Der Link Ayarla („Einrichten“) neben jedem fehlenden Punkt öffnet den jeweiligen Bildschirm. Klicken Sie auf Sihirbazı bitir („Assistent beenden“).

Tipp: Wenn Sie Google Workspace oder Microsoft 365 verwenden, ist es einfacher, die Mitarbeitenden aus dem Verzeichnis zu übernehmen, als sie von Hand einzugeben (siehe 13. Integrationen).

Wichtig: Zum Zurückgehen verwenden Sie ← Geri („← Zurück“). Die Zurück-Taste des Browsers speichert das Formular nicht.

Einrichtung und Systemstatus prüfen

Für wen: WordPress-Administration · Wo: WordPress → Prozence Workplace → Kurulum („Einrichtung“)

Wozu: Zeigt in einer Liste, was bei der Einrichtung fehlt. Dieser Bildschirm ändert von sich aus keine Einstellung. Wird das Plugin zum ersten Mal aktiviert und fehlt ein Pflichtschritt, führt WordPress Sie zu diesem Bildschirm (zum Assistenten, wenn der Einrichtungsassistent nicht abgeschlossen ist). Solange ein Pflichtschritt fehlt, erscheint oben auf den WordPress-Bildschirmen von Prozence die Warnung „Prozence kurulumu tamamlanmadı: N zorunlu adım eksik.“ („Die Einrichtung von Prozence ist nicht abgeschlossen: N Pflichtschritte fehlen.“).

Bevor Sie beginnen: Den Bildschirm kann nur ein Benutzer öffnen, der in WordPress die Prozence-Berechtigung hat (siehe Prozence-Administration festlegen (WordPress)).

1. Öffnen Sie den Bildschirm Kurulum. Oben erscheinen ein Zähler wie Zorunlu adımlar: 5 / 9 („Pflichtschritte: 5 / 9“) und ein Fortschrittsbalken. Haben Sie den Einrichtungsassistenten nicht abgeschlossen, steht oben die Schaltfläche Kurulum sihirbazıyla başla („Mit dem Einrichtungsassistenten beginnen“), sonst die Schaltfläche Kurulum sihirbazını yeniden aç („Einrichtungsassistenten erneut öffnen“).
2. Achten Sie auf das Symbol links in jeder Zeile: grünes ✓ Tamam („OK“), oranges ! Dikkat („Achtung“), rotes ✕ Eksik („Fehlt“), graues – Kullanılmıyor („Nicht verwendet“; die optionale Verbindung ist nicht eingerichtet).
3. Schließen Sie die neun Schritte in der Liste Zorunlu („Pflicht“) von oben nach unten ab. Klicken Sie neben einem fehlenden Schritt auf Ayarla; der zugehörige Bildschirm öffnet sich.
4. Klicken Sie bei Zeilen mit der Schaltfläche Dene („Testen“) (3. Kalıcı bağlantılar („Permalinks“), 8. E-posta gönderimi („E-Mail-Versand“), eingerichtete Verbindungen, Sayfa önbelleği („Seitencache“)) auf Dene. Das Ergebnis bleibt unter der Zeile als „Son deneme (tarih saat): …“ („Letzter Test (Datum Uhrzeit): …“) stehen. War der letzte Test fehlerhaft, wird die Zeile rot.
5. Prüfen Sie in der Liste İsteğe bağlı bağlantılar („Optionale Verbindungen“) den Status der Verbindungen, die Sie verwenden (zweite Tabelle unten).
6. Folgen Sie der Liste Çalışanlara açılış („Freigabe für Mitarbeitende“) ganz unten: Melden Sie sich zuerst mit Ihrem eigenen Datensatz an und prüfen Sie die Pinnwand, Ihre Karte und Ihre Signatur; geben Sie auf dem Bildschirm für Pinnwand und Kalender die Unternehmenslinks, die Vision und die Ziele ein; geben Sie den Mitarbeitenden dann die eine Adresse (…/kartvizit/) bekannt.

Pflichtschritte (der Reihe nach):

İsteğe bağlı bağlantılar („Optionale Verbindungen“) (nur eingerichtete oder bereits begonnene Verbindungen werden aufgelistet):

Tipp: Den Status der meisten dieser Verbindungen sehen Sie auch in der App im Tab Admin → Integrationen → Status (0.99.13; siehe 13. Integrationen). Ein Admin ohne WordPress-Konto verfolgt sie dort.

Wichtig: Machen Sie den Mitarbeitenden keine Mitteilung, bevor die Pflichtschritte abgeschlossen sind. Fehlt besonders E-posta gönderimi, können Anmeldecodes im Spam-Ordner landen.

Prozence-Administration festlegen (WordPress)

Für wen: WordPress-Administration · Wo: WordPress → Prozence Workplace → Yetkiler („Berechtigungen“)

Wozu: Die WordPress-Verwaltungsbildschirme von Prozence sehen nur Benutzer, denen hier eine Berechtigung erteilt wird. WordPress-Administrator zu sein, reicht allein nicht aus.

1. Öffnen Sie den Bildschirm Yetkiler.
2. Wählen Sie im Bereich Yeni yetkili ekle („Neue berechtigte Person hinzufügen“) die Person aus der Liste — WordPress kullanıcısı seçin — („— WordPress-Benutzer wählen —“).
3. Wählen Sie die Berechtigungsebene:
   • Admin: alles, einschließlich Personen, Signaturen, Banner, Kartenscan, gesammelte Visitenkarten, Wallet, Senden von Benachrichtigungen und Berechtigungen;
   • Denetçi („Prüfer“): sieht nur die Berichte Nutzung und Benachrichtigungen und kann nichts ändern.
4. Klicken Sie auf Yetkili ekle („Berechtigte Person hinzufügen“). Die Ebene können Sie später in der Tabelle Yetkililer („Berechtigte Personen“) ändern und auf Değişiklikleri kaydet („Änderungen speichern“) klicken.

Tipp: Die Person, die die App verwaltet, braucht kein WordPress-Konto. Sie können einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter in der App die Rolle Admin geben (siehe App-Rolle und Aufgabenberechtigungen).

Wichtig: Sie können Ihre eigene Berechtigung nicht ändern. Das verhindert, dass sich eine Administration versehentlich selbst aussperrt.

Admin-Bereich und Bereichsgruppen

Für wen: Anwendungsadministration, Modul-Admins · Wo: Am Computer im linken Menü Admin; auf dem Telefon Profil → Admin

Wozu: Unternehmenseinstellungen, Personen und Berechtigungen, E-Mail-Signatur und Moduleinstellungen sind auf einem Bildschirm. Die Bereiche sind in vier Gruppen zusammengefasst. Den Bereich Admin sehen nur Personen mit Berechtigung: Ein Admin sieht jeden Bereich; ein Prüfer sieht nur die Bereiche Allgemein, Integrationen (Status), Mitarbeitende und E-Mail-Signatur (Analysen) und nur lesend; Modul-Admins sehen nur die Tabs ihrer eigenen Module (siehe unten Wer was sieht (Admin-Menü)).

Am Computer:

1. Klicken Sie im linken Menü auf Admin.
2. Links auf dem Admin-Bildschirm erscheint ein gruppiertes vertikales Menü. Klicken Sie auf einen Bereich; der Inhalt öffnet sich rechts. Mit den Tasten ↑ ↓ können Sie auch zwischen den Bereichen wechseln.

Auf dem Telefon:

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Profil und dann oben auf den Streifen Admin.
2. Tippen Sie oben auf die Schaltfläche Bereich: Allgemein ▾. Die gruppierte Bereichsliste öffnet sich.
3. Tippen Sie auf einen Bereich. Die Liste schließt sich, und auf der Schaltfläche steht der Name des gewählten Bereichs.

Jeder Modul-Tab hat zwei Bereiche: … Einstellungen und Berechtigungen (siehe Berechtigungen im Modul-Tab vergeben (Modul-Admin)). In den Feldern auf den Benutzerbildschirmen gibt es keine Schaltfläche Einstellungen.

Unabhängig vom Admin-Menü gibt es für Bearbeitende im Hauptmenü links Arbeitsbildschirme: Empfang (Bearbeitende für Besucher, 0.99.24), Poststelle (Bearbeitende der Poststelle, 0.99.28), Inventar (Inventarverantwortliche und Betrachter, 0.99.42) und die für alle sichtbaren Berichte (0.98.0).

Wer was sieht (Admin-Menü):

• Eine Person mit der Rolle Admin sieht alle Bereiche.
• Eine Person mit der Rolle Prüfer sieht nur die Bereiche Allgemein (Kennzahlen und Analysen), Integrationen (nur der Tab Status, nur lesend), Mitarbeitende (Liste) und E-Mail-Signatur (Tab Analysen) und kann nichts ändern.
• Modul-Admins sehen nur die Tabs ihrer eigenen Module. Zum Beispiel sieht die Service-Verantwortliche Services, der Modul-Admin für Arbeitszeit Arbeitszeit und der Modul-Admin für Urlaub Urlaub.
• Eine Gruppe, in der es keinen für die Person sichtbaren Bereich gibt, erscheint im Menü gar nicht; eine Person ohne jeden Bereich hat kein Menü Admin.
• Eine vollständige Übersicht der Rollen finden Sie unter Wer was sieht.

Tipp: Der frühere Bereich Banner wurde entfernt. Banner befinden sich jetzt unter E-Mail-Signatur → Tab Inhalt.

Was der Bereich „Allgemein“ enthält

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein

Der Bereich „Allgemein“ enthält von oben nach unten diese Felder:

Tipp: Die Analysen zur E-Mail-Signatur und der Banner-Test befinden sich unter Admin → E-Mail-Signatur → Tab Analysen. Die Schaltfläche Öffnen unter dem Feld „Analysen“ in „Allgemein“ führt Sie dorthin.

Module einschalten und Beispieldaten

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Module und Beispieldaten

Wozu: Schaltet die gewählten Module in einem Schritt ein und fügt jedem einige Vorstellungsdatensätze mit dem Titel „[Örnek]“ („[Beispiel]“) hinzu. So sehen Sie, wie die Module aussehen, bevor Sie sie für die Mitarbeitenden einschalten.

1. Kreuzen Sie in der Liste Module für Beispieldaten die Module an, die Sie einschalten möchten. Bei bereits eingeschalteten steht (an); für ein eingeschaltetes Modul werden keine Beispieldatensätze geladen („Das Modul ist bereits aktiv. Für dieses Modul werden keine Beispieldaten geladen.“). Diese Liste schaltet keine Module aus.
2. Klicken Sie auf Gewählte Module einschalten und Beispieldaten laden. Die Seite wird neu geladen; im Feld erscheint die Anzahl der Beispieldatensätze.
3. Wenn Ihr Test beendet ist, klicken Sie auf Beispieldaten löschen und bestätigen Sie mit Ja, löschen. Es werden nur die Datensätze mit „[Örnek]“ gelöscht.

Wichtig:

• Dabei geht an niemanden eine Benachrichtigung, E-Mail oder Chatnachricht; die Datensätze werden in Ihrem Namen angelegt.
• In der Liste stehen alle Module, die ein- und ausgeschaltet werden können: Anfragen, Poststelle, Buchung, Besucher, Puls, Kundenzufriedenheit, Onboarding, Wiki, Sicherheitsmeldung, Zeiterfassung, Inventar / Ausstattung, Urlaubsanträge, Meine Gehaltsabrechnungen, Ausgaben und Vorschüsse und Einkauf (in 0.99.22 hinzugefügt). Wird Ausgaben gewählt, wird in Ihrem Namen eine Entwurfsausgabe [Örnek] Müşteri yemeği („[Beispiel] Kundenessen“) hinzugefügt; da es ein Entwurf ist, geht sie nicht in die Genehmigung. Wird Meine Gehaltsabrechnungen gewählt, wird in Ihrem Namen eine fiktive Abrechnung des Vormonats hinzugefügt (sie wartet auf Zustellung, niemand wird benachrichtigt). Das Kundenverzeichnis ist das Hauptprodukt und steht nicht in dieser Liste (Admin → Kundenverzeichnis).
• Die Anzahl der Beispieldatensätze wird mit dem Modulnamen angegeben (z. B. „Inventar 2 · Urlaub 1 · Ausgaben 1“).
• Puls und Kundenzufriedenheit sind standardmäßig nicht ausgewählt. Wenn Puls eingeschaltet wird, geht die erste Umfrage zum festgelegten Zeitpunkt an alle Mitarbeitenden. Wenn Kundenzufriedenheit eingeschaltet wird, wird den E-Mail-Signaturen eine Umfragezeile hinzugefügt.

Mitarbeiterliste und neue Person hinzufügen

Für wen: Admin (fügt hinzu), Prüfer (sieht nur) · Wo: Admin → Personen → Mitarbeitende

Wozu: Sie sehen alle Mitarbeiterdatensätze in einer Liste und woher jeder stammt: aus dem Verzeichnis von Google Workspace oder Microsoft 365, per SCIM (Entra ID / Okta), manuell hinzugefügt oder per Massenimport. Mitarbeitende ohne Konto im Verzeichnis (Außendienst, Produktion, Filiale, Lager) fügen Sie hier hinzu, ohne sich in WordPress anzumelden.

Liste lesen:

1. Klicken Sie in Admin im linken Menü in der Gruppe Personen auf Mitarbeitende.
2. Oben erscheinen die Anzahlen nach Quelle: Google Workspace oder Microsoft 365, SCIM, Manuell hinzugefügt, Massenimport (eine Quelle mit der Anzahl 0 erscheint nicht). Ein Klick auf eine Zahl filtert die Liste nach dieser Quelle; ein weiterer Klick hebt den Filter auf.
3. Darunter stehen der Zeitpunkt des letzten Verzeichnisabgleichs und die Anzahl der Adressen im Verzeichnis.
4. Geben Sie in das Suchfeld Name, Position, Abteilung oder E-Mail-Adresse ein. Wählen Sie in den Feldern daneben die Quelle und den Status (Veröffentlicht und Entwurf, Veröffentlicht, Entwurf, Ausgeschieden, Alle).
5. In jeder Zeile erscheinen Name und Position, Abteilung, Firmen-E-Mail, Anmeldewege (Firmen-E-Mail, Private E-Mail, SMS), das Quellen-Badge und der Status. Bei einer Person ohne Anmeldeweg steht in Rot Kein Anmeldeweg.
6. Um die Liste nach Excel zu übernehmen, klicken Sie auf CSV herunterladen.

Wie die Quelle bestimmt wird:

• Google Workspace / Microsoft 365: Die Firmen-E-Mail der Person wurde beim letzten Verzeichnisabgleich im Verzeichnis gefunden (einschließlich Aliasen; gesperrte und archivierte Konten zählen nicht), oder der Datensatz wurde bei der Verzeichnissynchronisierung als „neue Mitarbeiterin / neuer Mitarbeiter“ angelegt.
• SCIM: Die Person kam per SCIM aus Entra ID oder Okta (0.99.37; bei älteren Datensätzen auch eine Person mit einer externen SCIM-Kennung). SCIM hat Vorrang vor dem Verzeichnisabgleich: Auch wenn die Person im Verzeichnis gefunden wird, erscheint sie mit dem Badge SCIM.
• Massenimport: Der Datensatz kam über den Schritt Çalışanlar („Mitarbeitende“) des Einrichtungsassistenten und ist nicht im Verzeichnis.
• Manuell hinzugefügt: Der Datensatz wurde auf diesem Bildschirm oder in WordPress von Hand hinzugefügt.
• Ist die Synchronisierung eingerichtet, lässt der Admin das Verzeichnis mit der Schaltfläche Mit Verzeichnis abgleichen erneut einlesen. Dieser Vorgang ändert keinen Datensatz; er aktualisiert nur die Quellen-Badges. Zur Einrichtung der Synchronisierung siehe 13. Integrationen.

Neue Person hinzufügen (Admin):

1. Klicken Sie auf + Neue Person hinzufügen. Anstelle der Liste öffnet sich das Formular Neue Person hinzufügen; zur Liste zurück gelangen Sie mit ‹ Zurück zur Liste.
2. Geben Sie im Feld Vor- und Nachname den Vor- und Nachnamen der Person ein.
3. Füllen Sie mindestens einen Anmeldeweg aus:
   • Firmen-E-Mail (falls vorhanden): muss auf eine der zugelassenen Domains enden (steht darunter);
   • Private E-Mail (zur Anmeldung);
   • Mobilnummer (Anmeldung per SMS).
4. Auf Wunsch füllen Sie Position, Abteilung, Führungskraft, Eintrittsdatum und Personalnummer aus.
5. Soll die Person sofort im Verzeichnis erscheinen und sich anmelden können, lassen Sie Sofort veröffentlichen angekreuzt; entfernen Sie das Häkchen, wird der Datensatz zum Entwurf.
6. Klicken Sie auf Person hinzufügen. Im grünen Feld erscheint der Name der Person; die Person erscheint in der Liste mit dem Badge Manuell hinzugefügt.
7. Hat die Person keine Firmen-E-Mail, vergeben Sie im grünen Feld mit Anmeldewege öffnen einen Einladungslink oder QR-Code (siehe Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail: Anmeldewege und Einladung).

Tipp: Private E-Mail und Anmeldetelefon werden nur für den Anmeldecode verwendet; sie erscheinen nicht auf der Visitenkarte, in der Signatur und im Verzeichnis. Mobiltelefon, Foto und weitere Kartendaten auf der Visitenkarte werden später aus dem Datensatz in WordPress oder vom Profil der Person selbst ergänzt. Zeilen in der Liste werden nicht bearbeitet; die Liste zeigt höchstens 3.000 Datensätze.

Häufige Fehler und Warnungen:

Wichtig:

• Gibt es dieselbe Firmen-E-Mail oder dasselbe Anmeldetelefon schon in einem anderen Datensatz, wird die Person nicht hinzugefügt, und es erscheint eine Warnung.
• Die Abteilung wird aus der Liste gewählt; fügen Sie neue Abteilungen zuerst im Bereich Abteilungen und Organisation hinzu.
• Der Prüfer sieht die Liste, kann aber nichts hinzufügen; die Schaltflächen + Neue Person hinzufügen und Mit Verzeichnis abgleichen erscheinen nur beim Admin.

Mitarbeitende hinzufügen

Für wen: Anwendungsadministration (mit Prozence-Berechtigung in WordPress) · Wo: WordPress → Prozence Workplace → Yeni ekip üyesi („Neues Teammitglied“)

Wozu: Richtet für neue Mitarbeitende Visitenkarte, E-Mail-Signatur und App-Anmeldung ein. Die Person meldet sich mit der E-Mail-Adresse in ihrem Datensatz in der App an.

Bevor Sie beginnen: Mitarbeitende ohne Konto im Verzeichnis können Sie auch aus der App hinzufügen, ohne sich in WordPress anzumelden (siehe Mitarbeiterliste und neue Person hinzufügen). Um viele Personen auf einmal hinzuzufügen, verwenden Sie den Schritt Çalışanlar des Einrichtungsassistenten oder die Verzeichnissynchronisierung (siehe 13. Integrationen).

1. Klicken Sie auf Yeni ekip üyesi. (Auch oben auf dem Bildschirm Ekip („Team“) mit der Mitarbeiterliste gibt es die Schaltfläche Yeni ekip üyesi.)
2. Geben Sie im Feld ganz oben Ad Soyad („Vor- und Nachname“) den Namen der Person ein.
3. Füllen Sie das Feld Kartvizit bilgileri („Visitenkartendaten“) aus:
   • Unvan („Position“) und auf Wunsch Unvan (İngilizce) („Position (Englisch)“);
   • E-posta („E-Mail“) (Pflichtfeld; Firmen-E-Mail, die Anmeldung in der App erfolgt mit dieser Adresse);
   • Cep telefonu („Mobiltelefon“), Santral dahili („Durchwahl der Zentrale“);
   • Kişisel WhatsApp („WhatsApp privat“), Kurumsal WhatsApp („WhatsApp geschäftlich“), LinkedIn adresi („LinkedIn-Adresse“), Toplantı planlama bağlantısı („Terminplanungslink“) (bleibt das Feld leer, wird es auf der Karte nicht angezeigt);
   • Kartta görünecek ofisler („Auf der Karte angezeigte Büros“) (die Adressen kommen vom Bildschirm Şirket ve bannerlar („Unternehmen und Banner“)).
4. Wählen Sie im Feld Fotoğraf („Foto“) rechts ein Foto. Ein quadratisches Foto mit dem Gesicht in der Mitte liefert das beste Ergebnis.
5. Auf Wunsch geben Sie im Feld Takvim („Kalender“) das İşe giriş tarihi („Eintrittsdatum“) und den Doğum günü (yılsız) („Geburtstag (ohne Jahr)“) ein.
6. Klicken Sie auf Veröffentlichen (Englisch: Publish). Nach dem Speichern erscheinen im Feld Kart ve araçlar („Karte und Tools“) rechts der Kartenlink und der QR-Code.

Tipp: Möchten Sie den Datensatz nicht sofort veröffentlichen, verwenden Sie Entwurf speichern (Englisch: Save Draft). Die Karte einer Person im Entwurf öffnet sich nicht; die Person kann sich nicht in der App anmelden, da die Anmeldung nur mit veröffentlichten Datensätzen abgeglichen wird.

Wichtig: Die E-Mail-Adresse muss auf eine der Domains enden, die Sie im Einrichtungsassistenten als zugelassen festgelegt haben; sonst kann sich die Person nicht anmelden.

Mitarbeiterdaten bearbeiten

Für wen: Anwendungsadministration (mit Prozence-Berechtigung in WordPress) · Wo: WordPress → Prozence Workplace → Ekip („Team“)

Wozu: Sie aktualisieren Angaben wie Name, Position, E-Mail, Durchwahl und Büro, die die Mitarbeitenden selbst nicht ändern können.

1. Öffnen Sie den Bildschirm Ekip. In der Liste erscheinen Position, E-Mail und die Links Kart · Araçlar · vCard („Karte · Tools · vCard“) jeder Person.
2. Zum Suchen geben Sie oben rechts im Feld einen Namen ein und klicken auf Ekipte ara („Im Team suchen“).
3. Klicken Sie auf den Namen der Person. Der Bearbeitungsbildschirm öffnet sich.
4. Korrigieren Sie die Felder, die Sie ändern möchten. Zusätzliche Felder:
   • E-posta imzası: şablon („E-Mail-Signatur: Vorlage“): zeigt die auf die Person angewendete Signaturvorlage und den Grund; Vorlagen werden in der App zugewiesen;
   • E-posta imzası: sosyal medya („E-Mail-Signatur: soziale Medien“) und E-posta imzası: ofis dışı notu („E-Mail-Signatur: Abwesenheitsnotiz“);
   • Görev geçmişi („Positionsverlauf“) (+ Yeni görev („+ Neue Position“)): Änderungen von Position und Abteilung;
   • Hakkında (profil yazısı) („Über (Profiltext)“);
   • Kartta önerilen kişiler („Auf der Karte vorgeschlagene Personen“).
5. Klicken Sie auf Aktualisieren (Englisch: Update). Karte und Signatur werden sofort aktualisiert.

Tipp: Wenn sich beim Speichern die Signatur einer Person ändert, kann an sie die Benachrichtigung „Ihre Signatur wurde aktualisiert“ gehen (siehe 02. E-Mail-Signatur).

Wichtig: Abteilung und Führungskraft einer Person werden nicht auf diesem Bildschirm geändert, sondern in der App im Bereich Abteilungen und Organisation (siehe Abteilung und Führungskraft zuweisen).

Abteilung und Führungskraft zuweisen

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Abteilungen und Organisation

Wozu: Abteilungen fließen in das Organigramm, in die Ziele von Mitteilungen und in die Einheiten auf der Pinnwand ein. Die Führungskraft jeder Person bestimmt das Organigramm und die Urlaubsgenehmigung.

1. Bearbeiten Sie im Feld Abteilungen die Abteilungsnamen. Neue Abteilungen tragen Sie in das Feld Neue Abteilungen (eine pro Zeile) ein.
2. Klicken Sie auf Abteilungen speichern.
3. Im Feld Organisation gibt es in der Zeile jeder Person zwei Listen:
   • in der ersten Liste die Führungskraft der Person (für die Person ganz oben — Keine Führungskraft (oberste Ebene) —);
   • in der zweiten Liste ihre Abteilung.
4. Wenn Sie eine Auswahl ändern, wird sofort gespeichert; eine eigene Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.
5. Um Lücken zu finden, wählen Sie im Filter rechts Ohne Führungskraft oder Ohne Abteilung.

Wichtig:

• Eine Abteilung mit Mitarbeitenden kann nicht gelöscht werden. Benennen Sie eine Abteilung um, wechseln die Mitarbeitenden und Freigaben auf den neuen Namen.
• Sie können eine Person nicht unter jemanden aus ihrem eigenen Team stellen (Zyklen werden nicht akzeptiert).

Ausgeschiedene Mitarbeitende deaktivieren

Für wen: Anwendungsadministration (mit Prozence-Berechtigung in WordPress) · Wo: WordPress → Ekip → Person → Feld Ayrılış („Austritt“)

Wozu: Die Karte ausgeschiedener Mitarbeitender wird nicht geschlossen; beim Scannen des gedruckten QR-Codes oder des alten Links öffnen sich eine Seite „nicht mehr bei uns, zu diesen Themen erreichen Sie …“ und die Karte der Vertretung.

1. Klicken Sie auf dem Bildschirm Ekip auf den Namen der Person.
2. Kreuzen Sie im Feld Ayrılış rechts das Kästchen Şirketten ayrıldı („Hat das Unternehmen verlassen“) an.
3. Wählen Sie das Ayrılış tarihi („Austrittsdatum“).
4. Wählen Sie aus der Liste Yerine bakan kişi („Vertretung“) eine Person. Wählen Sie niemanden, wird — Şirketin genel iletişim bilgileri — („— Allgemeine Kontaktdaten des Unternehmens —“) angezeigt.
5. Auf Wunsch schreiben Sie unter Kartta görünecek not (isteğe bağlı) („Auf der Karte angezeigter Hinweis (optional)“) einen Hinweis (z. B. „Teklif ve sözleşme konuları“ („Angebote und Verträge“)).
6. Soll die Vertretung die von der Person gescannten Visitenkarten übernehmen, lassen Sie Taradığı kartvizitleri yerine bakana devret („Gescannte Visitenkarten an die Vertretung übergeben“) angekreuzt.
7. Klicken Sie auf Aktualisieren (Englisch: Update).

Nach dem Speichern:

• wird die Karte unveröffentlicht und die Person aus E-Mail-Signatur und E-Mail-Listen entfernt;
• wird der App-Link der Person ungültig, und ihre offenen Sitzungen werden beendet;
• wird ihre Karte in der Wallet ungültig (siehe 13. Integrationen).

Tipp: Ist die Verzeichnissynchronisierung eingeschaltet, werden in Google oder Microsoft gesperrte Mitarbeitende in der Liste Ayrılmış olabilecekler („Möglicherweise ausgeschieden“) vorgeschlagen (siehe 13. Integrationen).

Wichtig: Haben Sie das Kästchen versehentlich angekreuzt, entfernen Sie das Häkchen bei Şirketten ayrıldı und klicken Sie auf Aktualisieren. Die Austrittsangaben werden gelöscht, aber die Karte wird nicht von selbst wieder veröffentlicht; veröffentlichen Sie den Datensatz mit Veröffentlichen erneut.

Regeln für Profiländerungen und Freigabe

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Profiländerungen zur Genehmigung (Regeln: WordPress → Kişisel alan („Persönlicher Bereich“))

Wozu: Mitarbeitende ändern unter „Mein Profil“ Angaben wie Foto und Mobiltelefon. Welches Feld einer Genehmigung bedarf, legen Sie fest.

Regeln festlegen:

1. Öffnen Sie in WordPress den Bildschirm Prozence Workplace → Kişisel alan („Persönlicher Bereich“).
2. Wählen Sie im Bereich Profilim: kim neyi değiştirebilir („Mein Profil: Wer was ändern darf“) für Fotoğraf („Foto“), Cep telefonu („Mobiltelefon“), Kişisel WhatsApp („WhatsApp privat“), LinkedIn adresi („LinkedIn-Adresse“) und Toplantı planlama bağlantısı („Terminplanungslink“) eine Option:
   • Kilitli (yalnız yönetici) („Gesperrt (nur Administration)“): Die Person kann nichts ändern;
   • Yönetici onayıyla („Mit Genehmigung der Administration“): Die Änderung wird nach der Genehmigung auf der Karte übernommen;
   • Doğrudan („Direkt“): Wird nach dem Speichern sofort übernommen.
3. Klicken Sie auf Ayarları kaydet („Einstellungen speichern“).

Genehmigen oder ablehnen:

1. Ändert eine Person ein genehmigungspflichtiges Feld, geht an die Benutzer mit der Prozence-Berechtigung Admin in WordPress die E-Mail „… profil değişikliği onayı bekliyor“ („… Profiländerung wartet auf Genehmigung“) (an Personen, die nur in der App die Rolle Admin haben, geht keine E-Mail). Die Anzahl Wartet auf Genehmigung im Bereich Allgemein steigt.
2. Öffnen Sie das Feld Admin → Allgemein → Profiländerungen zur Genehmigung. Bei jeder Anfrage sehen Sie den alten und den neuen Wert (z. B. „Mobiltelefon: alt → neu“).
3. Klicken Sie auf Genehmigen. Die Änderung wird sofort auf der Karte übernommen.
4. Lehnen Sie ab, klicken Sie auf Ablehnen. Im geöffneten Feld können Sie auf Wunsch einen Grund eintragen (er wird der Person übermittelt, kann leer bleiben).

Das Ergebnis wird der Person per E-Mail und Telefonbenachrichtigung mitgeteilt. Solange die Genehmigung aussteht, kann die Person ihre Anfrage selbst zurückziehen (siehe 00. Erste Schritte).

Tipp: Dieselben Anfragen können Sie auch im Bereich Bekleyen profil değişiklikleri („Ausstehende Profiländerungen“) oben auf dem WordPress-Bildschirm Kişisel alan genehmigen.

Wichtig: Name, Position, E-Mail, Durchwahl und Büro werden nur von der Administration geändert; die Person sieht sie unter „Mein Profil“ nur lesend.

Mitteilung an das Team senden

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Mitteilung an das Team

Wozu: Sendet eine kurze Mitteilung per Telefonbenachrichtigung und E-Mail an alle Mitarbeitenden oder an diejenigen, die Benachrichtigungen eingeschaltet haben.

1. Geben Sie im Feld Mitteilung an das Team den Titel (höchstens 80 Zeichen) und die Nachricht ein.
2. Auf Wunsch tragen Sie im Feld Link (optional) eine Adresse ein.
3. Wählen Sie im Bereich Kanal und Empfänger die Kanäle: Push-Benachrichtigung und/oder E-Mail.
4. Wählen Sie die Empfänger: Alle Mitarbeitenden oder Nur mit aktivierten Benachrichtigungen.
5. Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie die Rückfrage. Unten auf dem Bildschirm steht, an wie viele Personen, Geräte und E-Mails sie gegangen ist.

Gesendete Mitteilungen werden im Feld Neueste Mitteilungen und Links aufgelistet.

Nachricht an ausgewählte Personen (WordPress):

1. Öffnen Sie in WordPress den Bildschirm Prozence Workplace → Bildirimler („Benachrichtigungen“).
2. Kreuzen Sie in der Tabelle Kimler bildirim alabiliyor? („Wer kann Benachrichtigungen erhalten?“) die Personen an.
3. Wählen Sie im Bereich Duyuru / özel mesaj gönder („Mitteilung / persönliche Nachricht senden“) bei Kime („An“) die Option Yukarıda seçilen kişiler („Oben ausgewählte Personen“). Weitere Optionen: Tüm ekip („Gesamtes Team“), Yalnız bildirimi açanlar („Nur Personen mit eingeschalteten Benachrichtigungen“), Uygulamayı kurup bildirimi açmayanlar („Personen, die die App installiert, aber Benachrichtigungen nicht eingeschaltet haben“).
4. Geben Sie Başlık („Titel“), Mesaj („Nachricht“) und auf Wunsch Bağlantı („Link“) ein, wählen Sie den Kanal („Kanal“) und klicken Sie auf Gönder („Senden“).

Tipp: Um eine dauerhafte Mitteilung in der Unternehmensagenda auf der Pinnwand zu veröffentlichen, verwenden Sie Pinnwand → Unternehmensagenda → + Neue Mitteilung (siehe 06. Pinnwand und Intranet). Damit andere Mitarbeitende Mitteilungen veröffentlichen können, geben Sie ihnen das Ankündigungsrecht (siehe App-Rolle und Aufgabenberechtigungen).

Wichtig: Eine gesendete Mitteilung kann nicht zurückgenommen werden. In der Telefonbenachrichtigung sind die ersten 240 Zeichen der Nachricht zu sehen; in der E-Mail geht sie vollständig hinaus.

Die drei Ebenen der Berechtigungen

Für wen: Admin · Wo: Admin → Personen → Personen und Berechtigungen

Wozu: Wer in Prozence was tun darf, wird in drei Ebenen festgelegt. Jede Ebene hat ihren eigenen Ort.

Frühere Namen: Die App-Rolle Administrator heißt jetzt Admin, Ansicht heißt jetzt Prüfer; Modulverwalter heißt jetzt Modul-Admin, Bearbeitungsverantwortliche(r) heißt jetzt Bearbeiter. Die Zuweisungen sind unverändert übernommen worden; Sie müssen nichts neu zuweisen.

Seiten:

• Mein Bereich: die persönlichen Aufgaben aller (Urlaub beantragen, Ausgabe hinzufügen, meine Anfragen …).
• Admin: Einstellungen und Berechtigungen. In den Feldern auf den Benutzerbildschirmen gibt es keine Schaltfläche Einstellungen.
• WordPress-Verwaltungsbereich: Einrichtung und technische Aufgaben (Lizenz, Integrationsschlüssel, KVKK, Synchronisierung).

Tipp: Weisen Sie die Verantwortlichen eines Moduls (Personalwesen, Buchhaltung, Sicherheitsteam, Empfang …) als Bearbeiter dieses Moduls zu; die Benachrichtigungen gehen dann an sie. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht die eigenen Rollen und woher sie stammen unter Profil → Mein Profil → Meine Berechtigungen (0.99.9; siehe 00. Erste Schritte).

Berechtigung und was sie erlaubt (Übersichtstabelle)

Für wen: Admin, Modul-Admins, Personalwesen · Wo: Admin → Personen → Personen und Berechtigungen; Admin → Module → Modul → Berechtigungen

Wozu: Bevor Sie einer Person eine Berechtigung geben, sehen Sie in einer Tabelle, was diese Berechtigung freischaltet. Berechtigungen addieren sich: Eine Person kann mehrere Zeilen haben (z. B. sowohl Vorgesetzte(r) als auch Betrachter im Modul Urlaub).

Tipp: Um alle Rollen einer Person in einer Liste zu sehen, öffnen Sie Modulberechtigungen → Nach Person. Die Person sieht ihre eigenen Rollen unter Mein Profil → Meine Berechtigungen.

Wichtig:

• Geben Sie die Rolle Admin nur Personen, die wirklich das ganze Unternehmen verwalten. API-Schlüssel und Integrationseinstellungen stehen dem Admin offen.
• Wird der Person, die einen API-Schlüssel erstellt hat, die Rolle Admin entzogen oder scheidet sie aus, funktioniert dieser Schlüssel nicht mehr (siehe 13. Integrationen).

Wer was sieht

Für wen: Admin, Prüfer · Wo: Am Computer das linke Menü und Admin; auf dem Telefon das untere Menü und Profil → Admin

Wozu: Fasst zusammen, welchen Bildschirm wer sieht und wer dort Änderungen vornehmen kann. Im Menü erscheinen nur die Bildschirme, die die Person öffnen kann.

Beispiel (Testunternehmen): Ayşe Yılmaz (Personalwesen) ist Admin der Module Urlaub, Arbeitszeit, Onboarding, Puls und Wiki und sieht deshalb im Admin-Menü nur diese fünf Tabs. Selin Aydın (Prüfer) sieht nur Allgemein, Integrationen, Mitarbeitende und E-Mail-Signatur.

Wichtig: Wird ein Menüpunkt bei einer Person nicht angezeigt, hat sie die Berechtigung nicht, oder das Modul ist ausgeschaltet. Prüfen Sie die Rollen der Person in der Ansicht Nach Person oder bitten Sie die Person um einen Screenshot des Bildschirms Meine Berechtigungen.

App-Rolle und Aufgabenberechtigungen

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Personen → Personen und Berechtigungen

Wozu: Sie geben Mitarbeitenden Verwaltungsrollen, das Ankündigungsrecht und Aufgabenberechtigungen in der App, ohne ein WordPress-Konto anzulegen.

1. Öffnen Sie den Bereich Personen und Berechtigungen. Finden Sie die Person mit dem Feld Nach Name, Position oder Abteilung suchen oben. Um nur Personen mit Berechtigungen zu sehen, kreuzen Sie Nur Personen mit Berechtigungen an.
2. Wählen Sie in der Zeile der Person in der ersten Liste die App-Rolle:
   • Keine: normale Mitarbeiterin oder normaler Mitarbeiter;
   • Prüfer: sieht die Gesamtlage und die Analysen, kann nichts ändern;
   • Admin: nutzt den Bereich Admin, veröffentlicht Mitteilungen, genehmigt Profiländerungen und ändert Einstellungen.
3. Wählen Sie in der zweiten Liste das Ankündigungsrecht: Keine Mitteilungen, An die eigene Abteilung oder An das ganze Unternehmen.
4. Kreuzen Sie bei Bedarf die Kästchen an:
   • Service-Verantwortliche: verwaltet den gesamten Bereich Services;
   • Notfallverantwortliche(r): startet und beendet die Abfrage „In Sicherheit“ und erhält sofortige Benachrichtigungen bei „Ich brauche Hilfe“.
5. Jede Änderung wird gespeichert, sobald Sie sie wählen; unten auf dem Bildschirm steht „… : gespeichert.“

Tipp: Rollen auf Modulebene (z. B. die Urlaubsgenehmigung durch das Personalwesen, die Ausgabengenehmigung durch die Buchhaltung) befinden sich in der Tabelle Modulberechtigungen weiter unten auf demselben Bildschirm (siehe Modulrollen (Berechtigungstabelle)).

Wichtig: Benutzer mit Prozence-Berechtigung in WordPress sind automatisch Admin oder Prüfer; ihre Rolle kann hier nicht geändert werden. Auch Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern; Ihre Liste erscheint abgeblendet.

Modulrollen (Berechtigungstabelle)

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Personen → Personen und Berechtigungen → Modulberechtigungen

Wozu: In einer Tabelle legen Sie für jedes Modul fest, wer die Einstellungen ändert, wer die Datensätze bearbeitet und wer nur zusieht.

Jedes Modul hat drei Rollen:

• Modul-Admin: ändert die Einstellungen des Moduls;
• Bearbeiter: bearbeitet Datensätze und erhält Benachrichtigungen;
• Betrachter: sieht Listen und Berichte nur lesend.

Admins haben in jedem Modul volle Rechte.

Zuweisung nach Modul:

1. Wählen Sie im Feld Modulberechtigungen die Option Nach Modul.
2. Wählen Sie das Modul aus der Liste Modul.
3. Geben Sie im Feld Person hinzufügen… unter jeder Rolle einen Namen ein und wählen Sie die Person aus der Liste. Zum Entfernen klicken Sie auf das × neben dem Namen.
4. Um allen in einer Abteilung eine Rolle zu geben, verwenden Sie unter Rolle für Abteilung die Schaltfläche + Abteilung hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Zuweisung nach Person:

1. Wählen Sie Nach Person.
2. Geben Sie im Feld Mitarbeiter suchen und wählen einen Namen ein und wählen Sie die Person. Die Rollen der Person in allen Modulen erscheinen in einer Liste.
3. Wählen Sie neben jedem Modul die Rolle aus der Liste und klicken Sie auf Speichern.
4. Oder klicken Sie auf eine der Schaltflächen unter Fertigpaket: Personalwesen, Verwaltung, Empfang, Sicherheitsteam, Geschäftsleitung (nur lesen). Das Paket wird sofort angewendet.

Bedeutung der Rollen in den Modulen:

Tipp: Bei ausgeschalteten Modulen steht neben dem Namen (aus); die Rollen können Sie vorher vergeben. Jede Änderung wird im Protokoll Letzte Änderungen mit Person und Zeitpunkt festgehalten.

Wichtig:

• Eine einer Abteilung gegebene Rolle gilt für alle in dieser Abteilung, aber Benachrichtigungen gehen nur an Bearbeiter, die mit Namen gewählt wurden.
• Ein Fertigpaket fügt Rollen nur hinzu oder erhöht sie; eine bereits höhere Rolle wird nicht herabgesetzt.

Berechtigungen im Modul-Tab vergeben (Modul-Admin)

Für wen: Modul-Admin, Admin · Wo: Admin → Module → Modul → Berechtigungen

Wozu: Der Modul-Admin weist die Bearbeiter und Betrachter seines Moduls zu, ohne den Bereich „Personen und Berechtigungen“ zu öffnen.

1. Öffnen Sie unter Admin → Module den Tab des Moduls (z. B. Arbeitszeit). Oben stehen die Einstellungen des Moduls, unten der Bereich Berechtigungen.
2. Geben Sie im Feld Person hinzufügen… unter Bearbeiter oder Betrachter einen Namen ein und wählen Sie die Person aus der Liste. Zum Entfernen klicken Sie auf das × neben dem Namen.
3. Um allen in einer Abteilung eine Rolle zu geben, verwenden Sie unter Rolle für Abteilung die Schaltfläche + Abteilung hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint „…: Berechtigungen gespeichert.“

Wichtig:

• Die Zeile Modul-Admin ist für den Modul-Admin nur lesend sichtbar. Die Rolle Modul-Admin vergibt oder entzieht nur der Admin; niemand kann die eigene Berechtigung ändern.
• Die früheren Auswahlfelder für „Verantwortliche“ in den Moduleinstellungen sind in diesem Tab ausgeblendet; Verantwortliche werden nur im Bereich Berechtigungen zugewiesen. So gibt es keine widersprüchlichen Einträge von zwei Stellen.
• Die Zuweisungen hier sind dieselben wie in der Tabelle Personen und Berechtigungen → Modulberechtigungen; jede Änderung wird im Protokoll Letzte Änderungen festgehalten.

Startbildschirm und Verknüpfungsschaltfläche auf dem Telefon

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Startbildschirm auf dem Telefon und Verknüpfungsschaltfläche auf dem Handy

Wozu: Legt für das ganze Unternehmen fest, welchen Bildschirm Mitarbeitende beim Öffnen der App auf dem Telefon als Erstes sehen und welche schwebende Verknüpfungsschaltfläche unten auf jedem Bildschirm erscheint.

Startbildschirm:

1. Wählen Sie im Feld Startbildschirm auf dem Telefon eine Option:
   • Meine Karte: der QR-Code der Person und die Schaltflächen zum Teilen der Karte (für die digitale Visitenkarte empfohlen);
   • Pinnwand (Mitteilungen): Unternehmensmitteilungen (für überwiegend interne Kommunikation);
   • Karte hinzufügen: Visitenkarten scannen (für Messe- und Außendienstteams).
2. Klicken Sie auf Speichern.

Verknüpfungsschaltfläche:

1. Setzen oder entfernen Sie im Feld Verknüpfungsschaltfläche auf dem Handy das Häkchen bei Für alle anzeigen. Die Änderung wird sofort gespeichert.
2. Beim Antippen der Schaltfläche öffnen sich die Kurzbefehle, die die Person nutzen kann: Karte scannen, Ausgabe hinzufügen, Arbeitszeit starten / beenden, Urlaub beantragen. Jede Person sieht nur die Kurzbefehle der eingeschalteten Module. Gibt es nur einen Kurzbefehl, öffnet ihn die Schaltfläche direkt.

Tipp: Mitarbeitende können ihren eigenen Startbildschirm unter Mein Profil → Startbildschirm auf dem Telefon ändern; die persönliche Auswahl hat Vorrang vor der Unternehmenseinstellung. Die Verknüpfungsschaltfläche können sie nur dann für sich aus- und einschalten, wenn im Unternehmen Für alle anzeigen eingeschaltet ist (siehe 00. Erste Schritte).

Wichtig: Am Computer ist der Startbildschirm immer die Pinnwand. Die Verknüpfungsschaltfläche erscheint nur auf dem Telefon und auf schmalen Bildschirmen.

Erinnerung an Personen, die sich nicht angemeldet haben

Für wen: Anwendungsadministration · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Noch nie in der App angemeldet

Wozu: Sendet Mitarbeitenden, die sich noch nie angemeldet haben, eine E-Mail, die die Anmeldung Schritt für Schritt erklärt.

1. Oben im Feld stehen die Zahlen der Mitarbeitenden, der Angemeldeten und der Personen, die sich noch nie angemeldet haben. Darunter sehen Sie die Liste der Personen, die sich noch nie angemeldet haben, und wann ihnen die letzte Erinnerung gesendet wurde.
2. Kreuzen Sie die Personen an, an die eine Erinnerung gehen soll.
3. Auf Wunsch schreiben Sie in das Feld Kurze Notiz (optional) eine Notiz.
4. Klicken Sie auf Erinnerung an Ausgewählte senden.

Automatische Erinnerung:

1. Kreuzen Sie Automatisch erinnern: werktags um 09:30 alle, die sich noch nicht angemeldet haben an.
2. Geben Sie die Werte für Tage nach Anlage des Eintrags (1–30) und Höchstens pro Person (1–5) ein.
3. Klicken Sie auf Automatik speichern.

Wichtig: Dieselbe Person wird höchstens einmal in 7 Tagen erinnert. Wer sich angemeldet hat, verschwindet automatisch aus der Liste. Eine Erinnerung an Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail geht an die Anmelde-E-Mail in ihrem Datensatz (siehe Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail).

Inhaltsübersetzung einschalten (KI)

Für wen: Admin · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Inhaltsübersetzung

Wozu: In Teams, die in verschiedenen Sprachen arbeiten, werden Mitteilungen, Wiki-Artikel und Beiträge auf dem Teamplatz per KI in die App-Sprache der Person übersetzt. Derselbe Inhalt wird einmal in dieselbe Sprache übersetzt und gespeichert; spätere Lesende sehen die gespeicherte Übersetzung. Ändert sich der Inhalt, wird er neu übersetzt.

1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der KI-Schlüssel hinterlegt ist: WordPress → Prozence → Kart tarama („Kartenscan“) → Anthropic API anahtarı („Anthropic-API-Schlüssel“) (siehe 12. Verwaltung des Kundenverzeichnisses). Ohne Schlüssel erscheint im Feld eine Warnung, und die Übersetzung lässt sich nicht einschalten.
2. Wählen Sie im Bereich Übersetzung einen Modus:
   • Aus: keine Übersetzung.
   • Schaltfläche „Übersetzen“ in Inhalten: Mitarbeitende übersetzen, wenn sie möchten.
   • Automatisch: Mitarbeitenden, deren App-Sprache nicht Türkisch ist, wird die Übersetzung automatisch angezeigt; Mitarbeitende, die Türkisch verwenden, sehen bei Inhalten in einer Fremdsprache trotzdem die Schaltfläche Übersetzen.
3. Kreuzen Sie im Bereich Was übersetzt wird die Felder Mitteilungen, Wiki-Artikel und Beiträge und Kommentare auf dem Teamplatz an. Artikel des Benutzerhandbuchs werden nicht übersetzt; das Handbuch liegt in den neun Sprachen der App vor.
4. Geben Sie im Feld Max. neue Übersetzungen pro Tag (gesamte Website) eine Zahl zwischen 10 und 5.000 ein. Die erneute Anzeige einer gespeicherten Übersetzung zählt nicht. Pro Person werden höchstens 30 neue Übersetzungen pro Stunde erstellt.
5. Klicken Sie auf Speichern. Unter dem Feld steht, wie viele Übersetzungen heute und insgesamt erstellt wurden.

Wichtig: Der übersetzte Text wird an den KI-Dienst im Ausland (Anthropic, USA) gesendet; der Datenschutzhinweis für Mitarbeitende erläutert das. Veröffentlichen Sie Mitteilungen mit personenbezogenen Daten, erwägen Sie, die Übersetzung ausgeschaltet zu lassen oder Mitteilungen aus dem Umfang zu nehmen, und weisen Sie in Ihrem KVKK-Informationstext darauf hin (siehe 15. Mehrere Unternehmen, Sprache, KVKK und Lizenz). Ist das Tageslimit erreicht, werden neue Übersetzungen auf den nächsten Tag verschoben; gespeicherte Übersetzungen werden weiter angezeigt.

„Das Wiki fragen“ einschalten (KI)

Für wen: Admin · Wo: Admin → Unternehmen → Allgemein → Das Wiki fragen

Wozu: Mitarbeitende stellen dem Wiki Fragen in natürlicher Sprache. Die Antwort wird nur aus Wiki-Artikeln (einschließlich Benutzerhandbuch), die die fragende Person sehen darf, und auf Wunsch aus Unternehmensrichtlinien erstellt; die Quellen werden mit Link angezeigt. Eingeschränkte Artikel, Entwürfe und Richtlinien, die nicht an die Person gerichtet sind, fließen nicht in die Antwort ein.

1. Stellen Sie sicher, dass der KI-Schlüssel hinterlegt ist: WordPress → Prozence → Kart tarama → Anthropic API anahtarı. Auch das Wiki muss eingeschaltet sein (Admin → Module → Wiki). Fehlt etwas, erscheint im Feld eine Warnung.
2. Kreuzen Sie das Feld „Das Wiki fragen“ aktiv an.
3. Sollen auch Richtlinien keine Quelle sein, entfernen Sie das Häkchen bei Auch Unternehmensrichtlinien als Quellen verwenden.
4. Auf Wunsch kreuzen Sie Fragen ohne Antwort speichern an. Fragen ohne Antwort werden 90 Tage lang gespeichert, ohne dass festgehalten wird, wer gefragt hat, und unter Berichte → Kontakt aufgelistet; so sehen Sie, welche Themen im Wiki fehlen. Wenn Sie das Häkchen entfernen, werden die gespeicherten Fragen gelöscht.
5. Geben Sie im Feld Max. Antworten pro Tag (gesamte Website) eine Zahl zwischen 10 und 5.000 ein. Pro Person können höchstens 20 Fragen pro Stunde gestellt werden. Fragen, zu denen kein passender Artikel gefunden wird, gehen nicht an die KI und zählen nicht zum Limit.
6. Klicken Sie auf Speichern. Unter dem Feld steht, wie viele Fragen heute und insgesamt beantwortet wurden.

Wichtig: Frage und die zugehörigen Artikelabschnitte werden an den KI-Dienst im Ausland (Anthropic, USA) gesendet; der Datenschutzhinweis für Mitarbeitende erläutert das. Enthalten Wiki-Artikel personenbezogene Daten, schränken Sie ihren Zugriff ein (siehe 06. Pinnwand und Intranet); ein eingeschränkter Artikel wird nur bei Fragen der Personen verwendet, die ihn sehen dürfen.

Das Benutzerhandbuch im Wiki aktuell halten

Für wen: Admin (der die Wiki-Einstellungen verwaltet) · Wo: Admin → Module → Wiki → Benutzerhandbuch

Wozu: Dieses Benutzerhandbuch liegt im Wiki in zwei Kategorien: Benutzerhandbuch (für Mitarbeitende) und Benutzerhandbuch — Verwaltung. Das Handbuch gibt es in den neun Sprachen der App: Türkisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Russisch und Aserbaidschanisch. Jeder liest das Handbuch in der eigenen App-Sprache. Veröffentlicht Prozence eine neue Version des Handbuchs, übernimmt Ihr Wiki sie automatisch.

1. Öffnen Sie Admin → Module → Wiki und scrollen Sie zum Bereich Benutzerhandbuch.
2. In der Zeile Installierte Version sehen Sie die Version des Handbuchs, die Anzahl der Kapitel und die Sprachen. Die Zeile Letzte Prüfung zeigt, wann zuletzt nach einer neuen Version gesucht wurde, und das Ergebnis.
3. Das Kästchen Handbuch automatisch aktualisieren ist bei der Ersteinrichtung angekreuzt. Das Wiki sucht einmal täglich und bei jeder Aktualisierung des Plugins nach einer neuen Version. Gibt es eine neue Version, lädt es sie herunter, prüft die SHA-256-Prüfsumme und importiert sie.
4. Um sofort zu prüfen, tippen Sie auf Jetzt prüfen.
5. Möchten Sie das Handbuch von Hand verwalten, entfernen Sie das Häkchen. Laden Sie das Paket mit Handbuchpaket hochladen hoch, sehen Sie sich die Vorschau an und tippen Sie auf Importieren.

Wichtig: Kapitel, in denen die Redaktion den türkischen Text geändert hat, bleiben bei der automatischen Aktualisierung erhalten; nur die Texte in den anderen Sprachen werden erneuert. Aus dem Handbuch entfernte Kapitel werden nicht automatisch gelöscht. Beim manuellen Import können Sie sie mit Entfernen löschen.

Tipp: Ändert eine Person ihre App-Sprache unter Mein Profil → Sprache, liest sie auch das Handbuch in dieser Sprache. In einer Sprache, in der es kein Handbuch gibt, wird die englische Fassung angezeigt.

Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail: Anmeldewege und Einladung

Für wen: Anwendungsadministration, Personalwesen · Wo: Admin → Personen und Berechtigungen → Anmeldewege und Einladungen; Einstellungen unter WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan („Persönlicher Bereich“)

Wozu: Auch Personen im Außendienst, in der Produktion, in der Filiale oder im Lager, die keine Firmen-E-Mail haben, melden sich in der App an: mit einem Code, der an die private E-Mail-Adresse oder das Telefon gesendet wird, oder mit einem von Ihnen erzeugten Einladungslink (QR-Code) zur einmaligen Verwendung. Auf gemeinsam genutzten Geräten wird die Sitzung kurz gehalten.

Wege einschalten (WordPress):

1. Öffnen Sie den Bildschirm WordPress → Prozence Workplace → Kişisel alan.
2. Kreuzen Sie im Bereich Şirket e-postası olmayan çalışanlar („Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail“) die gewünschten Wege an: Kişisel e-posta ile kod („Code per private E-Mail“), SMS ile kod („Code per SMS“), Davet bağlantısı / QR („Einladungslink / QR-Code“).
3. Tragen Sie im Feld Ortak cihaz oturumu („Sitzung auf gemeinsam genutzten Geräten“) die längste Sitzungsdauer ein (1–24 Stunden, Standard 8).
4. Klicken Sie auf Ayarları kaydet („Einstellungen speichern“).

Anmeldedaten für Mitarbeitende eintragen (App):

1. Scrollen Sie im Tab Admin → Personen und Berechtigungen zum Bereich Anmeldewege und Einladungen. Oben steht, welche Wege eingeschaltet sind.
2. Ist Nur ohne Firmen-E-Mail angekreuzt, erscheinen in der Liste nur diese Personen. Suchen Sie die Person und wählen Sie sie aus.
3. Füllen Sie das Feld Anmelde-E-Mail (privat) und/oder Anmeldetelefon aus und klicken Sie auf Speichern. Ist das Anmeldetelefon leer, wird die Mobilnummer von der Visitenkarte verwendet.

Einladungslink erstellen:

1. Klicken Sie auf demselben Bildschirm auf Einladungslink erstellen.
2. QR-Code und Link erscheinen. Geben Sie den Link mit Kopieren oder Teilen an die Person weiter oder lassen Sie den QR-Code mit dem Telefon der Person scannen.
3. Klicken Sie bei Bedarf auf Einladung widerrufen. Der Einladungsverlauf zeigt, wer wann einen Link erzeugt hat und ob er verwendet wurde.

Tipp:

• Das Feld Giriş (şirket e-postası olmayanlar) („Anmeldung (Personen ohne Firmen-E-Mail)“) im Mitarbeiterdatensatz in WordPress erfüllt denselben Zweck.
• Der Code per SMS nutzt den SMS-Anbieter aus den Einstellungen von „Meine Gehaltsabrechnungen“ (Netgsm oder allgemeines HTTP) (siehe Lohnabrechnungseinstellungen: Verifizierung, SMS-Anbieter und Prozon-API). Ist kein Anbieter vorhanden, erscheint die SMS-Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm nicht, und dieser Bereich zeigt eine Warnung.
• Die Anmeldung mit Google hat sich nicht geändert: Es wird nur ein Workspace-Konto mit der Domain des Unternehmens akzeptiert; Personen, die mit einem privaten Gmail-Konto kommen, werden auf die anderen Wege verwiesen.

Wichtig:

• Der Einladungslink wird nur im Moment der Erstellung angezeigt; er ist 48 Stunden gültig und kann nur einmal verwendet werden. Brauchen Sie ihn erneut, erstellen Sie einen neuen Link; der alte wird ungültig.
• Eine Adresse mit der Domain des Unternehmens kann nicht als Anmelde-E-Mail eingetragen werden; diese Adresse gehört in das E-Mail-Feld der Visitenkarte. Eine Adresse oder ein Anmeldetelefon kann nicht bei zwei Mitarbeitenden vorkommen.
• Steht dieselbe Mobilnummer auf den Karten mehrerer Mitarbeitender (z. B. gemeinsamer Anschluss), funktioniert die SMS-Anmeldung mit dieser Nummer nicht; der Bereich warnt, tragen Sie der Person ein eigenes Anmeldetelefon ein.
• Wird eine Person als ausgeschieden markiert, werden Anmelde-E-Mail, Anmeldetelefon und Einladung gelöscht. Diese Angaben erscheinen nicht auf der Visitenkarte, in der Signatur und im Verzeichnis (im KVKK-Verarbeitungsverzeichnis die Zeile „Giriş bilgileri“ („Anmeldedaten“)).

WordPress-Verwaltungsbildschirme

Für wen: Anwendungsadministration (mit Prozence-Berechtigung in WordPress) · Wo: WordPress → Prozence Workplace

Wozu: Einrichtung, Lizenz, externe Verbindungen, Mitarbeiterdatensätze und einige Berichte befinden sich im WordPress-Verwaltungsbereich. Die Bildschirme im Menü sind alphabetisch (nach ihren türkischen Namen) geordnet.

Tipp: Die WordPress-Verwaltungsbildschirme von Prozence (Einrichtungsassistent, Lizenz und die anderen Plugin-Seiten) gibt es nur auf Türkisch; der Bereich Admin in der App erscheint in der gewählten Sprache. Die eigenen Bildschirme von WordPress (Plugins, Einstellungen) erscheinen in der WordPress-Sprache Ihrer Website.

Wichtig: Viele Einstellungen erscheinen sowohl in WordPress als auch in der App. Einstellungen wie Logo, Farben, E-Mail-Signatur und die Berechtigungstabelle werden nur in der App geändert; in WordPress sehen Sie eine Übersicht nur zum Lesen. Oben auf den Bildschirmen CRM bağlantıları, Google eşitlemesi und Kart tarama (HubSpot) steht der Hinweis „… artık uygulamada da: Admin → Entegrasyonlar. Burası çalışmaya devam eder; iki yer aynı ayarı kullanır.“ („… jetzt auch in der App: Admin → Integrationen. Dieser Bildschirm funktioniert weiter; beide Stellen verwenden dieselbe Einstellung.“) und der Link Uygulamada aç („In der App öffnen“). Die Microsoft-App-Registrierung und die Wallet-Zertifikate werden nur in WordPress eingerichtet; den JSON-Schlüssel des Google-Dienstkontos können Sie seit 0.99.25 auch in den Assistenten in der App einfügen.